Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm

Team work

A.

Giới thiệu kỹ năng làm việc nhóm

Tổng quan về làm việc nhóm

1. Khái niệm nhóm

2. Nhu cầu làm việc nhóm

3. Các thuận lợi

4. Các khó khăn

5. Phân loại nhóm

6. Kỹ năng làm việc nhóm

1. Khái niệm nhóm

 “ Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn

thành một mục tiêu chung” (Lewis-McClear)

 “ Một số người với các kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng

cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu

chung" (Katzenbach và Smith)

 " Nó như một chiếc xe Ferrari, hoạt động cực kì mạnh

mẽ, nhưng tốn rất nhiều tiền của/công sức để bảo

dưỡng"

 Là một nhóm người có những kỹ năng khác nhau,

những nhiệm vụ khác nhau, nhưng làm việc chung với

nhau, bổ sung các chức năng và hỗ trợ cho nhau để đạt

được mục tiêu chung.

Chưa hệ thống

Hệ thống

Làm việc nhóm

 Đến với nhau chỉ là sự

khởi đầu

 Giữ được nhau là sự

tiến bộ

 Làm việc cùng nhau

mới là thành công

o Henry Ford

2. Nhu cầu làm việc nhóm

 Thế giới của con người bắt đầu với chỉ một cá nhân,

một vài người và rồi họ tụ họp cùng nhau thành một

nhóm.

o Tuy nhiên, việc hoạt động theo nhóm lại thường dẫn tới sự

xung đột và kết quả là nhiều nhóm đã tan rã.

 Khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu

làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết.

o Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập

trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau.

o Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc

Nhu cầu làm việc nhóm

Các thuận lợi- Đối với cá nhân

 Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân

 Giảm sự hốt hoảng và tính vô dụng khi đương đầu với

những mục tiêu lớn

 Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm việc với người

khác

 Tăng cường tính hợp tác và xây dựng trong một tổ

chức

 Đánh giá cao phần thưởng tinh thần (internal awards)

khi hoàn thành công việc nhóm

 Có nhiều động lực hơn đến hoàn thành công việc

Các thuận lợi- Đối với cá nhân

 Năng suất công việc hiệu quả hơn so với làm việc cá

nhân

 Để giải quyết các công việc ngoài khả năng của cá

nhân

 Để đạt được kết quả lớn hơn, tốt hơn và có nhiều ý

tưởng hơn

 Cải thiện môi trường làm việc, giải tỏa căng thẳng

 Tăng lòng tin, tự tin thông qua các lời động viên khuyến

khích.

 Học hỏi được nhiều hơn

Thuận lợi- cấp quản lý

 Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục tiêu

o vì làm việc nhóm giúp tăng năng suất, hiệu qủa, sự trung thành

và xóa bỏ căng thẳng trong nội bộ

 Công tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí từng cá nhân

o vì nhóm thường hoạt động theo kiểu bán phân quyền (semi-

autonomy)

Thuận lợi- cho tổ chức

 Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, hiệu quả và

giúp tổ chức phát triển

 Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên

ngoài và những nhân viên tiềm năng

4. Khó khăn cho tổ chức

 Doanh nghiệp có cấu trúc quan liêu (bureaucratic) và

theo thứ bậc (hierarchical)

 Những thành viên trong nhóm có những chế độ thưởng

và lương bổng khác nhau

 Hệ thống quản lí thực hiện nhóm yếu kém như:

o chính sách tuyển dụng, lập mục tiêu, thực hiện mục tiêu

o giao tiếp yếu kém cản trở nhóm làm việc hiệu quả

 Mục tiêu đề ra chung chung

o không thể truyền tất cả những thông điệp cần thiết đến cho

thành viên trong nhóm

 Không mô tả công việc chi tiết, rõ ràng và những công

việc chi tiết không đi đến mục tiêu kinh doanh chung

Khó khăn cho cấp quản lý

 Cấp quản lí từ trung cấp trở lên (middle manager)

thường sợ mất quyền lực và địa vị hiện tại vì nhóm có

thể không cần giám sát khi thực hiện công việc

 Cấp quản lí thường không trao tất cả quyền tự quyết cho

nhóm vô tình ngăn cản nhóm cố gắng đến mục tiêu cuối

cùng

 Cấp quản lí không thể cung cấp đầy đủ điều kiện cho

nhóm

o thiếu công tác đào tạo cho nhóm, những công cụ và quyền hạn

cần thiết

Khó khăn cho cá nhân

 Sợ mất vị trí hiện tại và lạc lõng do nhu cầu cao trong làm

việc nhóm

 Lo ngại không được tín nhiệm, lương bổng và thăng tiến

khi kết quả chung của nhóm lấn át những đóng góp của

họ

 Sợ lãnh trách nhiệm quá lớn trong nhóm

5. Phân loại nhóm- Các nhóm chính thức

 Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức.

o Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và

có phân công rõ ràng.

o Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn

đề và điều hành các đề án.

 Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn

và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu

chuyên biệt.

o Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến

chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ.

5. Phân loại nhóm- Các nhóm chính thức

Teamwork

High-performing

Cooperative Group

Cooperative

Group

Individual

Members

Traditional

Group

TYPE OF GROUP

Pseudo-group

5. Phân loại nhóm-Các nhóm kg chính thức

 Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để

làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải

quyết nhiều nhu cầu, như:

o Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ

o Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng

vụ việc

o Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần

nhiều sáng tạo

o Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút

những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn

So sánh

 Nhóm càng chính thức  Cũng thế, các nhóm

càng cần được huấn

không chính thức tuân

theo những quy trình

thất thường.

luyện về khả năng lãnh

đạo của nó về các mặt

như:

o Những ý kiến và những

giải pháp có thể được

phát sinh trên cơ sở tùy

hứng

o các quy tắc của tổ chức

và các quy trình phải

tuân theo

o thực hiện các báo cáo,

ghi chép tiến độ, và các

kết quả đạt được trên

cơ sở thông lệ.

o các quy trình quản lý

thiếu nghiêm ngặt hơn

Kỹ năng làm việc nhóm

 Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các

thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả

công việc việc phát triển tiềm năng của tất cả các thành

viên.

 Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc với

nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa

quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống.

o Xây dựng vai trò chính trong nhóm

o Kỹ năng quản lý hội họp.

o Phát triển quá trình làm việc nhóm

o Sáng tạo và kích thích tiềm năng

Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Nguyễn Tường Dũng