Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm (Phần 2)

III.Điều hành nhóm:

3.1.Vai trò các thành viên trong nhóm:

Các thành viên nhóm thường có vai trò nhất định, được phân công hoặc nhận những

nhiệm vụ cụ thể. Nhóm chính thức có trưởng phó nhóm, thư ký, hậu cần…Nhóm không

chính thức cũng có thể có các vai trò đó.

Trưởng nhóm giữ vai trò người tổ chức, người thực hiện và người điều hành. Trưởng

nhóm phải lo bố trí các cuộc họp từ buổi gặp mặt đầu tiên đến khi nhóm tan rã. Việc tổ

chức cuộc họp bàn kế hoạch sao cho có sự tham gia bình đẳng giữa các thành viên là kỹ

năng cần có của trưởng nhóm. Lập kế hoạch và phân công công việc cho các thành viên

cũng là nghệ thuật của trưởng nhóm. Tất cả các giai đoạn hoạt động của nhóm, người

nhóm trưởng phải nắm vững và điều hành cho tốt. Các kỹ năng điều hành hoạt động

nhóm đã có rất nhiều sách viết và có những lớp tập huấn kỹ càng. Nhưng quan trọng nhất

là trưởng nhóm phải là người có các kỹ năng truyền thông và thúc đẩy và càng có nhiều

trải nghiệm càng tốt ( xem phần Kỹ năng giao tiếp). Các kỹ năng này được xây dựng dựa

trên nền tảng của 4 thái độ: cảm thông, tôn trọng, quan tâm và tin tưởng vào tiềm năng

nhóm. Tóm lại trưởng nhóm phải là người có trách nhiệm với công việc của nhóm, với

từng thành viên của nhóm và với cả nhóm nói chung.

Ngoài ra khi đề cập đến vai trò thành viên còn lại trong nhóm người ta thường phân các

thành viên thành các “kiểu vai trò” hỗ trợ hay cản trở các hoạt động của nhóm. Có ba loại

vai trò như vậy.

Loại thứ nhất là các thành viên hỗ trợ cho viêc hoàn thành công việc như người khởi

xướng, người làm sáng tỏ, người thực hiện, người thông tin, người đóng góp.

Loại thứ hai là các thành viên củng cố nhóm như người khuyến khích, người giữ cửa,

người quan sát, người đề xuất và củng cố quy tắc, người đùa vui.

Nhóm thứ ba là nhóm những người tiêu cực như người gây hấn, người phu thuộc, người

thống trị, người đùa dai, người lè phè, người phá đám…

Hai nhóm đầu là nhóm tích cực. Khi có những hành vi tiêu cực cần đưa quy tắc, quy chế

của nhóm ra để các thành viên tự giác tuân theo.

3.2.Phong cách điều hành hoạt động nhóm:

Đây là nói về phong cách của người điều hành nhóm hay trưởng nhóm. Các phong cách

này thường thấy ở các nhóm chính thức.

3.2.1.Phong cách chuyên quyền.

Trưởng nhóm đưa ra mục đích công việc, quyết định

phương thức làm việc, phân công nhiệm vụ, thông tin

chủ yếu từ trên xuống. Phong cách này cả nhóm bị

động theo dẫn dắt của trưởng nhóm, các thành viên

độc lập với trưởng nhóm, đôi khi âm thầm chống lại

trưởng nhóm. Phong cách này dễ gây ra cá nhân chủ

11

nghĩa, ganh đua, ngờ vực lẫn nhau nhưng có ưu điểm là đôi khi nhóm nhanh triển khai

công việc và đạt mục tiêu, có hiệu quả.

3.2.2.Phong cách tự do.

Trưởng nhóm không đưa ra quyết định, để nhóm tự do tổ chức giải quyết các công việc.

Nhóm có thể tự tổ chức thành công hoặc sinh ra những thủ lĩnh tự phát, làm giảm uy tín

của trưởng nhóm. Phong cách này cũng dễ dẫn tới thất bại vì nhóm không có khả năng tự

tổ chức, người chăm, người lười sinh xung đột giữa các thành viên.

3.2.3.Phong cách cộng tác.

Người trưởng nhóm là người chỉ huy đề xuất

các phương án khác nhau để nhóm bàn bạc, lựa

chọn. Trưởng nhóm phân công nhiệm vụ khi

được bàn bạc thống nhất. Hoạt động nhóm theo

cách tiếp cận có sự tham gia, có sự hợp tác của

mọi thành viên. Phong cách này có nhược điểm

là mất nhiều thời gian cho thảo luận, bàn bạc.

Nếu cần giải quyết gấp rút công việc thì không

phù hợp. Nhưng phong cách này có sự hài lòng

của các thành viên và đa số trường hợp mang lại

tính hiệu quả của công việc.

IV.Kỹ năng làm việc nhóm:

4.1.Giải quyết các xung đột:

Kỹ năng quản lý nhóm quan trọng nhất là kỹ năng quản lý xung đột, mâu thuẫn do nhóm

được tạo nên bởi nhiều người có tư tưởng, quan điểm, văn hóa, nguồn gốc xã hội, cách

làm việc… khác nhau. Xung đột là sự bất đồng xảy ra giữa cá nhân với cá nhân trong

nhóm, giữa các nhóm trong một tổ chức do khác biệt về nhu cầu, giá trị, mục đích hay

cạnh tranh về quyền lợi, tài nguyên, quyền lực hay bất đồng về vai trò, nhiệm vụ, trách

nhiệm.

Xung đột có thể là yếu tố phá hoại nhưng cũng có

thể là yếu tố xây dựng đối với hiệu quả làm việc

của nhóm. Xung đột nếu lôi kéo mọi người tham

gia vào giải quyết vấn đề và đưa tới giải pháp cho

vấn đề thì mang tính tích cực. Nếu xung đột làm

chệch hướng mục tiêu, phá hỏng hoạt động nhóm,

chia rẽ thành viên thì mang tính tiêu cực, cần phát

hiện và loại bỏ sớm. Hiểu biết về xung đột để các

nhóm, các thành viên có thể quản lý và giải quyết

xung đột sao cho có lợi cho hoạt động của nhóm.

Để làm được việc quản lý xung đột một số lời

khuyên sau đây cần được áp dụng. Nhóm cần giải

quyết xung đột nhỏ trước khi trở thành lớn. Tăng

cường giao tiếp trong nhóm, nhóm cần tìm ra những nguyên nhân thực sự trước khi đi

12

kiếm tìm giải pháp. Linh hoạt tìm những giải pháp khác nhau cho cùng một nguyên nhân.

Công bằng và minh bạch trong giải pháp. Tìm giải pháp giải quyết vấn đề xung đột chứ

không tìm giải pháp chống lại nhau. Mọi thành viên cần có thái độ tôn trọng nhau, thông

cảm thực sự với nhau. Muốn người khác xem xét vấn đề của mình thì mình cần xem xét

vấn đề của người khác trước họ. Nhìn thẳng vào vấn đề, nói ra, tránh im lặng ngấm

ngầm.

Quản lý xung đột chứ không đàn áp xung đột hay tiêu diệt xung đột, là một nghệ thuật để

củng cố hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Người ta chia ra năm cách ứng phó với

xung đột.

Cách thứ nhất là cứng rắn, áp đảo (kiểu cá mập). Cách này một bên luôn áp đảo bên kia,

đặt quyền lợi của mình hay nhóm mình trước quyền lợi của nhóm khác. Nhóm này phải

thắng trong tranh chấp. Như vậy sẽ đặt mối quan hệ các bên vào tình trạng nguy hiểm,

tạo thù địch, có kẻ thắng, người thua. Nó cũng có mặt tích cực là có thể tạo thay đổi hay

dẫn đến tiến bộ.

Cách thứ hai là né tránh (kiểu con rùa). Đây là cách khi gặp xung đột thì né tránh sự va

chạm, sợ đối đầu với mâu thuẫn, không quan tâm đến nhu cầu của các bên, thua cũng

không sao. Cách này dễ tạo ra kết quả các bên cùng thua.

Cách thứ ba là nhường nhịn, xoa dịu (gấu bông). Cách này quan tâm đến giữa các mối

quan hệ chứ không cần quan tâm đến kết quả quyền lợi. Vì vậy loại người giải quyết

xung đột theo kiểu này có thể hy sinh quyền lợi của mình nhưng giữa được mối quan hệ

thân thiện với mọi người khác nhóm khác là được.

Cách thứ tư là cách thỏa hiệp (con chồn). Mỗi bên có thể phải hy sinh một chút quyền lợi

để đạt được một số quyền lợi khác. Họ cùng nhau tìm những giải pháp trung hòa để đôi

bên cùng có một phần lợi ích. Có thể tạo ra kết quả cùng thắng hoặc cùng thua thiệt.

Cách cuối cùng là hợp tác (chim cú). Cách này coi trong cả mục đích và mối quan hệ.

Các bên hợp tác với nhau tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả đôi bên, chú trọng sự đồng

thuận. Tất cả các bên phải cùng theo đuổi tìm kiếm giải pháp tốt cho các bên chứ không

chỉ cho một bên. Cách này tạo ra được kết quả cả hai bên đều thắng.

Nên nhớ rằng trong nhóm bao giờ cũng có các thành viên muốn giải quyết xung đột theo

một trong 5 cách nói trên.

Muốn quản lý tốt xung đột người ta thường đi theo 4 bước.

1.Nhìn nhận ra xung đột , coi nó là vấn đề cần được giải quyết, xác định rõ nội dung chi

tiết của xung đột, không quy kết, dán nhãn, tố cáo.

2.Mọi người lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm của chính mình, phát hiện

những khác biệt giữa hai bên. Sẵn sàng hợp tác, xây dựng vì mục đích chung.

3.Tìm hiểu hoàn cảnh và điều kiện của người có xung đột với mình để hiểu quan điểm

của họ

13

4.Có gắng tiến dần tới sự thỏa thuận giữa hai bên.

Nhóm trưởng (lãnh đạo nhóm) cần khách quan, công bằng, vì mục đích chung. Cách giải

quyết phải linh hoạt, nhẹ nhàng với cả hai bên, dựa vào các thành viên tích cực để quản

lý và giải quyết mâu thuẫn.

4.2.Họp nhóm:

Đặc điểm của sinh hoạt loài người là nhóm họp, tập trung lại làm việc gì đó, bàn bạc, hỏi

han, hội hè, vui chơi , học tập…Nhiều khi người ta lạm dụng hội họp để lãng phí biết bao

thời gian, tiền bạc. Nhưng con người vẫn phải họp nhóm cho dù ngày nay có thể có các

cuộc họp ảo (thông qua các phần mềm hội họp), nhưng họp gặp mặt nhau vẫn là hình

thức phổ biến và có nhiều mặt tích cực. Vấn đề là họp để làm gì, tiến hành như thế

nào.Để tránh lãng phí thì cần có tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả. Trước khi triệu tập

họp cần xem xét họp có phải là hình thức tốt nhất trong trường hợp này không hay có thể

có hình thức nào tốt hơn. Có thể thay thế một cuộc họp bằng gửi tài liệu phát tay, viết

thông báo trên bảng, gửi Email, gọi điện thoại…hay không? Kỹ năng tổ chức một cuộc

họp phù hợp cũng là một yếu tố quyết định đến sự thành bại của cuộc họp vì các cuộc

họp có mục tiêu khác nhau: để thông tin, để thuyết phục, để thu thập ý kiến, để ra quyết

định…

Thông thường một cuộc họp nhóm , dù quy mô lớn nhỏ thế nào, người trưởng nhóm điều

hành (hoặc người thay thế trưởng nhóm để điều hành) cũng phải vận dụng các kỹ năng

điều hành cuộc họp. Dưới đây sẽ trình bày về một số kỹ năng đó.

Trước tiên là bước chuẩn bị họp nhóm.

Bước này người điều hành xem xét

trước xem chủ đề cuộc họp, mục tiêu và

nội dung cuộc họp có rõ ràng không,

thành viên cần tham gia là ai. Lập kế

hoạch điều hành cuộc họp, các kế hoạch

sử dụng công cụ trực quan ( bảng biểu,

tài liệu, máy chiếu…). Các kế hoạch về

thời gian, địa điểm, phòng ốc, hậu cần,

giấy mời, thông báo…ai chuẩn bị và

chuẩn bị đến đâu. Trước ngày họp nên

chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm quen

phương tiện, phòng họp…

Bước tiếp theo là bắt đầu cuộc họp. Bước này cần làm những việc như làm quen các

thành viên, tạo không khí thân thiện, thống nhất khung chương trình làm việc, chỉnh sửa

mục tiêu cuộc họp nếu cần, thống nhất cách làm việc.

Bước thứ ba là đưa ra từng chủ đề, phân tích từng chủ đề. Đây là bước quan trọng nhất

của một cuộc họp. Các thành viên được thảo luận, tham gia ý kiến để cuối cùng ra quyết

định của nhóm, các quyết định này phù hợp với mục tiêu cuộc họp.

14

Bước thứ tư là lập kế hoạch hành động. Ở bước này toàn nhóm lập ra một kế hoạch sau

cuộc họp được các thành viên nhất trí chấp thuận. Kế hoạch này thường bao gồm : công

việc gì cần làm, ai làm, làm như thế nào, kết quả mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ

trợ gì…Nếu cuộc họp mà không có kế hoạch hành động, hay nói cách khác nếu sau cuộc

họp mà các thành viên thấy không phải làm gì thì là cuộc họp không hiệu quả hay không

nên họp.

Bước cuối cùng là bế mạc cuộc họp. Các cuộc họp nhóm nên dành thời gian đánh giá,

suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ sót, các vấn đề gác lại để

cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa, các thành viên sẽ nhận kết quả này

như thế nào, cuộc họp thành công đến mức nào qua đánh giá nhanh.

Để tiến hành tốt năm bước này người điều hành thường sử dụng các công cụ như: thảo

luận nhóm nhỏ, cây vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic, động não, bản đồ tư duy, chậu

cá, đóng vai, tranh luận… mà một số kỹ năng này sẽ trình bày ngắn gọn sau đây.

4.3.Một số công cụ điều hành họp nhóm.

4.3.1.Kỹ thuật động não:

Động não là kỹ thuật nhận ý tưởng của các thành viên. Nguyên tắc là càng nhiều ý tưởng

nhận được càng tốt, do đó người điều hành cần tạo ra môi trường để nhận ý tưởng. Để

làm tốt kỹ thuật này có các thẻ màu (kích thước 1/3 kích thước tờ giấy A4) để viết các ý

tưởng. Phát các tờ giấy màu cho từng thành viên đề nghị họ viết ngắn gọn mỗi ý tưởng

của họ vào một thẻ màu đó rồi dùng băng dính (loại giấy xé) dán các thẻ này lên. Sau đó

có thể cho các thành viên gom nhóm, phân loại các ý tưởng, rồi thảo luận lựa chọn ưu

tiên ý tưởng. Nếu không có thẻ màu có thể dùng giấy A0 cử thành viên viết ý tưởng trên

đó mỗi khi có thành viên phát biểu. Chú ý kỹ thuật này coi trong số lượng các ý tưởng

hơn chất lượng , không phê phán, bình luận, chấp nhận mọi ý tưởng có thể lạ lùng, trái

chiều.

4.3.2. Sử dụng cây vấn đề:

Từ vấn đề chính cần thảo luận người điều

hành vẽ nó như thân của một cây. Sau đó

đặt các câu hỏi tại sao để tìm các nguyên

nhân chính đặt vào phía dưới như các rễ

chính của cây, có thể đặt thêm câu hỏi tại

sao vào các nguyên nhân chính tạo ra các rễ

cây cấp hai… và có thể tiếp tục. Phần cành

cây là các nhánh chính trả lời cho câu hỏi

kết quả thế nào. Cũng như các “rễ cây”, các

cành nhánh của cây cũng có cành bậc hai

khi đặt câu hỏi tiếp kết quả ra sao cho các

nhánh kết quả chính. Cả nhóm sẽ xây dựng

được một hình tượng cái cây mà thân cây là vấn đề, rễ cây là các nguyên nhân và cành

cây là các kết quả.

4.3.3.Sử dụng bản đồ tư duy (mind map).

Công cụ này xuất phát từ một vấn đề chính coi như một nhánh, đi phân tích tiếp mối liên

hệ với các vấn đề khác chi tiết hơn, rồi lại phân tích tiếp các vấn đề chi tiết hơn, cứ như

15

vậy cho đến ý kiến chi tiết, cụ thể. Hình vẽ thể hiện như một dây thần kinh từ nhánh lớn

đến nhánh nhỏ và tới các nhánh nhỏ nhất.

4.3.4.Sử dụng khung logic.

Khung này là một ma trận dạng bảng gồm 4 cột và 4 hàng. Bốn cột từ trái sang phải gồm

có cột các nội dung, chỉ báo, nguồn chứng minh, điều kiện (hay giả định). Bốn hàng từ

trên xuống dưới gồm mục đích, mục tiêu, kết quả mong đợi, các hoạt động. Dựa trên ma

trận này mà nhóm thảo luận và kết quả được đưa vào từng ô của ma trận.

4.3.5.Kỹ thuật sử dụng chậu cá.

Chậu cá là dạng thảo luận nhóm có đóng vai. Một nhóm 4 đến 5 thành viên ngồi ở giữa

thảo luận về một vấn đề nào đó. Có một thành viên đóng vai người thúc đẩy cuộc họp

nhóm. Có để một ghế trống để người ngoài khi muốn tham gia tranh luận thì ngồi vào đó,

phát biểu xong thì phải đi ra để ghế trống cho cơ hội tham gia của người khác. Các thành

viên còn lại ngồi xung quanh để nghe nhóm trong thảo luận và khi muốn tham gia thì

phải ngồi vào ghế trống phía trong. Người thúc đẩy cuối buổi thảo luận phải tổng kết và

tóm tắt những điều đã thảo luận và nhất trí của nhóm.

Một số kỹ năng khác sẽ được trình bày ở phần ”kỹ năng giao tiếp”.

4.4.Cải thiện bản thân trong nhóm làm việc:

Trong một nhóm, như đã trình bày ở

trên, thường là tập hợp những thành

viên có khác biệt trong cách giao tiếp,

ngôn ngữ, quan điểm, suy nghĩ, cách ra

quyết định, khác cấp bậc, nhiệm vụ và

quyền hạn…, nói tóm lại là khác biệt về

văn hóa. Mọi người có khó khăn làm

việc trong nhóm như vậy.

Để cải thiện bản thân trong nhóm đa

văn hóa, mỗi người cần nắm phương

châm: hãy đối xử với thành viên khác

như cách mà mình muốn ngưới khác

đối xử với mình.

Để làm tốt, thứ nhất trong nhóm các thành viên luôn luôn cần học hỏi các nền văn hóa

khác. Làm như vậy để có thể hiểu được nhiều nhất các thành viên khác nghĩ gì và hành

động như thế nào qua giao tiếp cá nhân – cá nhân. Để học hỏi cần đọc sách báo về các

nền văn hóa, tìm hiểu về lịch sử, tôn giáo, giá trị, phong tục của nơi các thành viên khác

xuất xứ.

Thứ hai, mọi người phải cải thiện kỹ năng viết, một kênh giao tiếp quan trọng. Viết sao

cho rõ ràng, ngắn gọn, tránh sử dụng thành ngữ, tiếng lóng… Làm sao cho người đọc

hiểu thông điệp mình muốn gửi đến họ như mình hiểu.

Thứ ba cải thiện kỹ năng nói. Vì họp và gặp nhau mặt giáp mặt là hoạt động thường

xuyên của nhóm nên kỹ năng nói với nhau là rất quan trọng. Luyện sao cho trường độ,

16

cao độ, âm lượng và âm vực tiếng nói của bạn là rõ ràng, dễ hiểu với người nghe. Ngoài

ra khi nói, kết hợp với ngôn ngữ không lời (động tác tay, chân, nét mặt…) phù hợp với

ngữ cảnh gây ấn tượng với người nghe.

Thứ tư là phải cải thiện kỹ năng nghe. Lắng nghe người khác là biểu thị tôn trọng họ.

Các kỹ năng này sẽ được trình bày kỹ hơn trong phần kỹ năng giao tiếp.

Có thể tóm tắt những phương châm xây dựng bản thân để hoạt động trong nhóm như

trong bảng sau:

Đối với bản thân

Đối với người khác

-Nói lên điều mình nghĩ

-Có thái độ cởi mở

-Có tư duy tích cực

-Hãy khoan dung

-Đừng đòi hỏi sự hoàn hảo

-Hãy cố gắng hiểu họ

-Luôn sẵn sàng giúp đỡ người khác

-Hãy là chính mình

-Biết ngưng đúng lúc

-Giữ bí mật những điều riêng tư

-Hãy cố tìm cái tốt nơi họ

-Hãy phê phán hành vi, không phê phán

vào con người

-Hãy tập thương yêu người khó gần

-Hãy luôn dựa trên sự kiện khách quan

-Biết cảm thông

-Làm chủ thái độ của bạn

-Hãy là người hiểu biết

17

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.Michel Maginn; Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả; Nhà xuất bản tổng hợp TP HCM,

2007.

2.Trần Thị bích Nga; Phạm Ngọc Sáu; Nguyễn Thu Hà (biên dịch); Xây dựng nhóm làm

việc hiệu quả; Nhà xuấ bản tổng hợp TP Hồ Chí Minh, 2006.

3.PGS.TS Vũ Hoàng Ngân, ThS Trương Thị Nam Thắng; Xây dựng và phát triển nhóm

làm việc; Nhà xuất bản Phụ nữ, 2009.

4.ThS.Nguyễn Thị Oanh; Làm việc theo nhóm; Nhà xuất bản Trẻ, 2007.

18

Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm (Phần 2) - Đặng Đình Bôi