Bài giảng PDCA trong hoạt động nhóm

PDCA TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓM

WELCOME TEAM LEADERS

ĐÁNH GIÁ ViỆC LẬP KHCL CỦA CBN

STT

NHẬN XÉT

SỐ LƯỢNG (17)

SL

%

1

2

3

4

Chưa phân tích tình trạng

1

5.88

Không đưa ra nguyên nhân

4

1

23.53

5.88

Nguyên nhân đưa ra không cụ thể

Không đưa ra giải pháp

5

29.41

5

6

7

Giải pháp đưa ra không phù hợp với nguyên nhân

Giải pháp đưa ra không cụ thể

5

1

29.41

5.88

Không đưa ra mục tiêu tổng thể

5

29.41

8

9

Không đưa ra mục tiêu của từng giai đoạn

Trình bày không rõ ràng, mạch lạc

4

1

23.53

5.88

10

Lạc đề ( cách XD kế hoạch, XD kế hoạch tổng thể)

2

11.76

•Vận dụng 1 số

kỹ thuật sơ đồ

xương cá, bản

đồ tư duy,

MỤC TIÊU

phương pháp

20/80

• Nắm được

các bước

trong chu

trình

• Thực hành

phân tích và

lập KHCL

theo PDCA

PDCA

NỘI DUNG

1

2

3

Giới thiệu

Các bước

của chu

trình

Giải thích

các bước

P-D-C-A

Bài tập thực

hành

Giới thiệu

❖ PDCA là công cụ hữu hiệu, phương pháp luận khoa học để giải

quyết vấn đề

❖ Được thiết kế để áp dụng liên tục, nhiều lần

❖ Bao gồm các hoạt động theo vòng khép kín

❖ Nâng cao kiến thức cá nhân khi đánh giá nguyên nhân của vấn đề

❖ Mục đích cuối cùng của chu trình PDCA là cải tiến liên tục làm cho

khá ch hàng hài lò ng

❖ Khi thực hiện cần:

✓ Dữ liệu

✓ Bằng chứng về việc dữ liệu và số liệu liên quan đến vấn đề

✓ Phân tích khách quan và tư duy phê phán xung quanh vấn đề

P – Plan - Lập kế hoạch

D – Do - Thực hiện

C – Check - Kiểm tra

A – Act - Hành động

Prof. Edwards Deming (1900 – 1993)

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

✓ P: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu

✓ P: Xác định nguyên nhân

✓ P: Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc

rễ của vấn đề

✓ P: Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch hành

động

✓ D: Thực hiện kế hoạch hành động

✓ C: Xác định hiệu quả của kế hoạch

✓ A: Chuẩn hoá các kết quả, tổ chức triển khai thực

hiện ở toàn đơn vị, ở các lĩnh vực có liên quan

KHÁI NIỆM:

Là quá trì nh xác định những mục tiêu của tổ

chức và phương thức tốt nhất để đạt được

những mục tiêu đó

VAI TRÒ :

“Không lập kế hoạch

là lập kế hoạch cho thất bại”

Là chức năng quan trọng và không thể thiếu

trong hoạt động quản trị của các nhà quản lý

3

4

2

1

Đề xuất giải

Xác định

mục tiêu

cho giải

pháp

Xác đinh,

Đo lường

vấn đề

Phân tích

nguyên

nhân

pháp

Khi gặp bất cứ vấn đề gì, chúng ta thường đặt

ra các câu hỏi:

➢

What: Vấn đề là gì?

Where: Nguyên nhân ở đâu?

Why : Tại sao nảy sinh vấn đề

How : Chúng ta phải giải quyết nó như thế nào

…

Bài tập 1

Trong thời gian qua nhóm bạn có 1 số

vấn đề cần giải quyết. Trong thời gian 2

tháng tới bạn ưu tiên giải quyết vấn đề

số 1 ( handout1). Là cán bộ nhóm các

bạn hãy phân tích các nguyên nhân và

đánh giá, xác định nguyên nhân chủ

yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn.

Xây dựng

chương

trình giảng

dạy

Sự thỏa

mãn cao

hơn

Hỗ trợ

từ cơ

quan

Tỉ lệ

tiêu

hao

Hỗ trợ

tài năng

Hiểu biết

rộng hơn

thấp

Hỗ trợ

Môi

trường

vật chất

Thiết

kế

khóa

học

sinh viên

(đào tạo

kỹ thuật)

PHÂ N TÍ CH NGUYÊN NHÂ N

SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ ( FISH BONE)

❖ People/Man/Con người: Bất cứ ai tham gia quá trình phục

vụ

❖ Methods/ Phương pháp: Quá trình thực hiện và những yêu

cầu đặc biệt để tiến hành quá trình đó như các chính sách,

qui trình, luật, lệ, qui định

❖ Machines/ Má y mó c: Any equipment, computers, tools etc.

required to accomplish the job (Bất cứ công cụ, máy tính,

dụng cụ,v.v… nào cần thiết để hoàn thành công việc)

❖ Materials/ Vật liệu: Vật liệu thô, các bộ phận, bút, giấy,v.v..

được sử dụng để tạo nên thành phẩm cuối cùng

❖ Measurements/ Đo lường: Dữ liệu được thu thập từ quá

trình được dùng để đánh giá chất lượng của quá trình đó

❖ Environment/ Môi trường: Các điều kiện, như địa điểm,

thời gian, nhiệt độ và văn hóa nơi mà quá trình diễn ra

Bài tập 2

Với các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến

vấn đề của nhóm bạn, bạn hãy đề xuất

các giải pháp khắc phục.

ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP

( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP )

ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP

( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)

❖

Gợi nhớ ( Hồi tưởng): Bất cứ khi nào thông tin được xuất hiện

từ trong bộ não, thì mind maps cho phép các ý tưởng được ghi

lại rất nhanh .

Sáng tạo: Mind maps sẽ giúp bạn giải phóng cách suy diễn cổ

điển theo phương thức ghi chép sự kiện theo dòng, cho phép

các ý tưởng mới được hình thành nhanh chóng theo luồng tư

duy xuất hiện.

Giải quyết vấn đề: Mind maps có thể giúp bạn nhìn nhận tất cả

các vấn đề và làm thế nào để liên kết chúng lại với nhau. Nó

cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quát là bạn có thể nhìn

nhận vấn đề dưới những góc độ nào và sự quan trọng của nó.

Lập kế hoạch: Mind maps giúp bạn có được tất cả các thông

tin liên quan vào một nơi và tổ chức nó một cách thật đơn

Trì nh bày: Giúp ta tổ chức các ý kiến hợp lý, dễ hiểu để trình

bày mả không cần phải nhìn vào biên bản có sẵn.

ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP

( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)

❖

Làm thế nào để mind map?!?

- Tư duy hai chiều (phản biện)

Sử dụng những từ chính hoặc những hình ảnh cần thiết.

- Bắt đầu từ trung tâm và triển khai ra.

- Tạo cho trung tâm một hình ảnh rõ ràng và “mạnh” miêu tả được nội dung

tổng quất của toàn bộ mind map.

- Tạo các trung tâm nhánh và các chi tiết nhánh.

- Đặt những từ trọng tâm vào những hàng mà làm tăng kết cấu của các ghi

chú.

- Những trường hợp sau phải phân biệt rõ hơn những trường hợp trước.

- Những gì không có trong trình bày thì không nên đưa vào mind map.

- Sử dụng mũi tên, biểu tượng hoặc những hình ảnh để chỉ ra sự liên kết.

- Đừng để bị tắc ở một khu vực. Nếu cạn kiệt suy nghĩ thì chuyển sang

nhá nh khá c

- Ghi ngay ý tưởng vào nơi hợp lý ngay khi nghĩ ra nó. Đừng lưỡng lự.

- Phá vỡ ranh giới. Khi hết giấy để trình bày thì đừng nên thay một tờ giấy

khác to hơn mà sử dụng thêm các tờ khác ghép vào.

- In ra giấy hơn là viết tay vì làm cho dễ đọ và dễ nhớ hơn.

- Sử dụng màu sắc để làm nổi bật vấn đề.

- Hãy sáng tạo.

- Bắt tay vào và HAVE FUN.

Bài tập 3

Với tất cả các giải pháp đã đề ra bạn hãy

lựa chọn những giải pháp chính cho

phù hợp với điều kiện nguồn lực, khả

năng của nhóm bạn và đặt mục tiêu cho

các giải pháp đó.

LỰA CHỌN GiẢI PHÁP

( PHƯƠNG PHÁP 20/80)

❖ Richard Kock, người sáng lập ra Bain & Co và BCG Consultant, từng khẳng định rằng: “20%

việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả

cuôi cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu

quả”. Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các cơ hội sẵn có, chúng ta

hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất

dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80”.