Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm (Phần 1)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

---oOo---

BÀI GIẢNG

PGS.TS ĐẶNG ĐÌNH BÔI

-TP.HCM 2010-

LỜI NÓI ĐẦU

Chúng tôi biên soạn tài liệu này phục vụ nhằm phục vụ cho sinh viên Trường Đại học

Nông Lâm TP Hồ Chí Minh cho các chương trình học theo hệ thống tín chỉ có môn học

“Kỹ năng làm việc nhóm”với thời lượng 2 tín chỉ (30 tiết). Phần trình bày tại sách này

như là các bài giảng tóm tắt những nội dung cơ bản nhất của kỹ năng làm việc theo

nhóm. Kỹ năng làm việc theo nhóm này là một trong những “kỹ năng mềm” vô cùng

quan trọng với con người trong đời sống hàng ngày cũng như trong công việc. Muốn có

kỹ năng làm việc nhóm tốt, ngoài việc hiểu rõ các lý thuyết cơ bản và bản chất quá trình

nhóm làm việc, người học còn phải vận dụng, trải nghiệm thực tế, quan sát, tự rút ra các

bài học cho chính mình. Kỹ năng làm việc nhóm do đó được nhiều tác giả viết phục vụ

cho các đối tượng làm việc trong kinh doanh, hành chính, nhóm công tác xã hội, xã giao,

làm việc với cộng đồng… Cuốn tài liệu này do vậy, ngoài những lý luận về làm việc

nhóm nói chung, cũng có những nội dung nhằm phục vụ cho những người sau này công

tác có liên quan đến làm việc cùng cộng đồng.

Phần lý thuyết dự định được giảng dạy trong 20 tiết, còn dành 10 tiết cho các học viên

thực hành theo nhóm. Các bài thực hành và trò chơi sẽ được viết riêng cho sinh viên thực

hành trên lớp.

Tác giả, ngoài tham khảo các tài liệu đã ghi ở đây và nhiều tài liệu khác, đã trình bày một

số kinh nghiệm thực hành khi tham gia các chương trình của các tổ chức Quốc tế như

SFSP và ETSP, Helvetas (Thụy Sỹ), SEANAFE (Thụy Điển), VocTech (Hà Lan). Với

kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế, tài liệu không tránh khỏi thiếu sót, mong các đồng

nghiệp góp ý và chỉ dẫn. Góp ý xin gửi về theo địa chỉ: Đặng Đình Bôi, Trường Đại Học

Nông Lâm TP Hồ Chí Minh; hay qua Email: boi.dang@hcmuaf.edu.vn ,

boilamnghiep@hcm.fpt.vn .

Xin chân thành cảm ơn!

Tác giả

2

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

MỤC LỤC

I.Tổng quan về nhóm :

1.1.Khái niệm về nhóm:

1.2.Tầm quan trọng của nhóm

1.3.Các loại nhóm

II.Hoạt động của nhóm :

2.1.Phát triển nhóm:

2.2.Hoạt động nhóm:

2.3.Thông tin trong nhóm:

2.4.Thảo luận và ra quyết định trong nhóm:

III.Điều hành nhóm:

3.1.Vai trò các thành viên trong nhóm:

3.2.Phong cách điều hành hoạt động nhóm:

IV.Kỹ năng làm việc nhóm:

4.1.Giải quyết các xung đột:

4.2.Họp nhóm:

4.3.Một số công cụ điều hành họp nhóm.

4.4.Cải thiện bản thân trong nhóm làm việc

TÀI LIỆU THAM KHẢO

3

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

I.Tổng quan về nhóm :

1.1.Khái niệm về nhóm:

Trong xã hội loài người nhóm hình thành rất sớm. Từ thời tiền sử, con người muốn tồn

tại cần hình thành các nhóm. Nhóm để chống thú dữ, nhóm để cùng săn bắn, xây dựng

chỗ ở chống chọi với thiên nhiên…

Từ nhỏ chúng ta đã sống trong gia đình, nhóm bạn

bè cùng xóm, cùng lớp học, cùng lứa tuổi…cho đến

khi trưởng thành học tập và làm việc chúng ta đã vô

tình hay có ý thức tham gia vào rất nhiều nhóm. Chỉ

có điều chúng ta chưa tự hỏi vậy thì ta sẽ hòa mình

vào nhóm như thế nào để làm việc hiệu quả nhất. Và

nhóm cũng đã làm gì giúp cho chúng ta và giúp

nhóm hoạt động hiệu quả. Do đó nghiên cứu, học

tập về động thái nhóm rất quan trọng. Từ đầu thế kỷ

20 đã có nhiều nghiên cứu về nhóm trong sản xuất

công nghiệp, ảnh hưởng của nó tới năng suất lao

động của từng người và nhóm người cũng như tác

động thay đổi hành vi, ứng xử của cá nhân. Những

phát hiện của các nhà xã hội học Âu-Mỹ cho thấy nhóm có tác động tích cực và cả tiêu

cực đến mọi mặt hoạt động xã hội: giáo dục, sản xuất, nghiên cứu …Do đó mọi người

cần được trang bị những kiến thức và kỹ năng về nhóm và làm việc nhóm.

Ngày nay, sống trong xã hội công nghiệp, mỗi cá nhân hoạt động trong một số nhóm. Các

tổ chức cũng tìm cách huy động tối đa khả năng làm việc và sáng tạo của các nhóm trong

tổ chức của họ. Các nhóm dự án được thành lập nhằm phát huy tối đa năng lực cạnh tranh

trong sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã mới. Người ta coi các nhóm làm việc là

nhân tố cơ bản làm nên vốn nhân lực trong một tổ chức. Nghiên cứu về nhóm làm việc

càng trở nên quan trọng và bức thiết.

Những kiến thức và hiểu biết về hoạt

động nhóm do đó không những cần cho

các nhà hoạt động xã hội, văn hóa, công

tác thanh thiếu niên, các nhà giáo dục,

nhân viên các dự án phát triển mà còn rất

cần cho mọi người trong các lĩnh vực

công nông nghiệp sản xuất ra của cải vật

chất.

Vậy nhóm là gì? Nhóm là tập hợp nhiều

4

người cùng có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai

trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau.

Có thể chia ra thành nhóm chính thức và nhóm không chính thức. Nhóm chính thức là

nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của tổ

chức đó. Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành

viên của nhóm , thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người có cùng mối quan

tâm…Trong một tổ chức thường tồn tại cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức.

Thời gian tồn tại của nhóm cũng là một yếu tố quan trọng. Có nhóm tồn tại suốt thời gian

tồn tại của tổ chức. Có nhóm tồn tại theo từng dự án. Có nhóm lại chỉ hoạt động trong

thời gian ngắn tính bằng phút như các nhóm thực hiện các bài tập , trò chơi trong các

buổi tập huấn…Các nhóm dự án là các nhóm làm việc, nó là tập hợp những thành viên có

năng lực làm việc bổ trợ cho nhau, cùng cam kết thực hiện mục tiêu chung, gắn với mục

đích của tổ chức .

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của nhóm là phải có mục tiêu nhóm. Mục tiêu

chung (hay mục đích) của nhóm phải cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu này phải được các thành

viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện. Mục tiêu xuyên suốt quá trình hoạt động

của nhóm , nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn

tại. Tuy nhiên mục tiêu từng thành viên, mục tiêu của nhóm phải phù hợp với mục tiêu

của tổ chức.

Yếu tố thứ hai của một nhóm là các thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau

thường xuyên. Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và

tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm: có thể tích cực hoặc tiêu cực.

Yếu tố thứ ba là các quy tắc nhóm. Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy

của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả. Đây là những quy tắc chính thức. Trong

nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không kém

phần quan trọng. Quy tắc ngầm có mặt tích cực và mặt tiêu cực.

Yếu tố cuối cùng là vai trò, trách nhiệm rõ

ràng của các thành viên trong nhóm. Nhóm chỉ

hoạt động hiệu quả khi các thành viên được

biết rõ nhiệm vụ, phù hợp năng lực của mình,

không chồng chéo, giẫm đạp lên nhau.

Nhóm làm việc được thành lập để giải quyết và

thực hiện công việc nào đó có mục tiêu rõ ràng

mà một cá nhân không thể hoàn thành . Nếu

những công việc đơn giản, có thể giải quyết

bởi 1 cá nhân, không đòi hỏi phải phối hợp,

không cần phối hợp nhiều kỹ năng thì không

cần thiết tới thành lập nhóm.

5

1.2.Tầm quan trọng của nhóm làm việc:

Làm việc theo nhóm là xu hướng chung của các tổ chức, doanh nghiệp, công ty trên thế

giới. Tại sao vậy? Một số đặc điểm sau đây có thể lý giải xú hướng này.

Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc. Nhiều

nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi cá

nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ.

Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm bổ trợ lẫn nhau.

Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt

hơn. Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môi trường, nắm bắt

cơ hội và giảm thiểu nguy cơ.

Nhóm có thể tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá

nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn.

Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân

chỉ có thể hoàn thành một phần việc. Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá

nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn. Các thành viên tự rút ra những

gí tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình.

Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm cơ bản như các thành viên hiểu

rõ lý do tồn tại của nhóm; các nguyên tắc và quy chế được thảo luận, đồng thuận; thông

tin trong nhóm thông đạt; các thành viên hỗ trợ nhau; có những quy tắc kiểm tra, đánh

giá, khen thưởng rõ ràng. Để có những đặc điểm trên nhóm phải giữ giá trị căn bản của

nhóm, lấy đó làm định hướng hoạt động của mình chứ không phải là thi hành theo chỉ thị

cấp trên. Các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm được nêu rõ bằng các mục tiêu (SMART).

Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo. Tuy nhiên những đặc điểm trên không phải là có

ngay mà phải hình thành xây dựng dần dần trong các giai đoạn phát triển của nhóm.

Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các yêu tố bối cảnh, quy mô nhóm, sự đa

dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực nhóm, lãnh đạo…

1.3.Các loại nhóm:

Từ “nhóm” có nghĩa chỉ một tập hợp từ hai người trở lên. Có khi từ này dùng với nghĩa

chung chỉ nhóm người rất rộng. Khái niệm nhóm chúng ta dùng ở đây là nhóm tập hợp

một số ngưới có mục tiêu chung, có tương tác với nhau, có xây dựng các quy tắc chung

để thành viên tuân theo và các thành viên đảm nhận những vai trò rõ ràng. Trong đó có

thể chia làm nhóm chính thức – được thành lập bởi nhu cầu của tổ chức trên nhóm, có

quyết định thành lập và mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức và nhóm

không chính thức – nhóm được hình thành tự nhiên do nhu cầu xã hội của những người

tham gia, mục tiêu của nhóm có thể không trùng mục tiêu của tổ chức. Trong một tổ chức

đồng thời có thể tồn tại nhiều nhóm chính thức và không chính thức. Các nhóm làm việc

trong một cơ quan, tổ chức, nhà máy thường là nhóm “chính thức”. Tuy nhiên vai trò và

ảnh hưởng của các nhóm không chính thức cũng rất quan trọng. Các nhóm không chính

thức có khi ảnh hưởng rất mạnh đến kết quả hoạt động của các nhóm chính thức.

6

II.Hoạt động nhóm:

2.1.Phát triển nhóm.

Thông thường một nhóm nào đó chính thức hay không chính thức đều trải qua 5 giai

đoạn trong quá trình phát triển của nhóm. Các giai đoạn này được mô tả dưới đây.

Giai đoạn 1: Hình thành nhóm.

Giai đoạn này các thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại. Họ mang đến nhóm nhiều điểm

khác biệt nhau từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức và kỹ năng. Họ cần có thời gian

tìm hiểu, thăm dò lẫn nhau để có thể thể hiện vai trò của họ hoặc không thể trong nhóm.

Vai trò trưởng nhóm giai đoạn này là thúc đẩy các thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau,

sau đó cùng phối hợp xây dựng định hướng hoạt động của nhóm hoặc mục tiêu hoạt động

nhóm. Nhóm trưởng và các thành viên tìm hiểu các thành viên khác về tính tình, khả

năng làm việc, sự tự tin, trách nhiệm và những suy nghĩ đóng góp cho nhóm…Sau đó

nhóm quyết tâm xây dựng hoặc hiểu rõ mục tiêu mà nhóm phải hoàn thành. Các mục tiêu

được xây dựng bởi nhóm thường được đánh giá bằng các tiêu chí cụ thể, đo được, được

đồng thuận, khả thi và có thời hạn xác định (SMART). Nếu nhóm không xây dựng được

mục tiêu hoặc các thành viên không hiểu rõ mục tiêu của nhóm thì nhóm không thể hoàn

thành công việc hoặc sớm tan rã.

Giai đoạn 2: Hỗn loạn/ bão táp.

Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên xung

đột nhau về cách làm việc, công việc phân

công và chia sẻ trách nhiệm. Mới hình thành

nhóm nên có một số thành viên tỏ ra nổi trội,

mất đoàn kết có thể xảy ra. Truyền thông ,

giao tiếp trong nhóm chưa suôn sẻ, người

muốn thống trị, lôi kéo, người thì hãy thờ ơ.

Trưởng nhóm lúc này phải là người cứng rắn,

gương mẫu, gần gũi các thành viên, tránh để

xảy ra căng thẳng quá, tổ chức tốt công việc và

làm cho công việc bắt đầu có hiệu quả. Làm

sao cho các thành viên nhóm hiểu nhau nhiều

nhất, hiểu công việc, tránh các thành viên cạnh tranh nhau trở thành đối thủ. Tăng cường

giao tiếp trong nhóm. Chuyển các công việc do thành tích cá nhân sang thành tích chung

của nhóm.

Giai đoạn 3: Ổn định

Giai đoạn này các thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào công việc chung của nhóm.

Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với nhau qua công việc. lãnh đạo nhóm

tạo điều kiện để các thành viên hỗ trợ nhau. Bảo đảm các kênh thông tin trong nhóm

thông suốt, xây dựng được cơ chế phản hồi tích cực. Thành viên tin tưởng lẫn nhau, cùng

gắn kết bởi mục tiêu chung. Nhóm viên lắng nghe ý kiến lẫn nhau.

7

Giai đoạn 4: Hoạt động.

Sau giai doạn ổn định là giai đoạn hoạt động hiệu quả. Đặc trưng giai đoạn này là các

thành viên hoàn toàn hòa hợp nhau, tạo ra năng suất làm việc cao, mọi tiềm năng của cá

nhân và tập thể nhóm được phát huy, vấn đề được giải quyết hiệu quả, các mâu thuẫn

không còn xảy ra. Tuy nhiên không phải là đã loại bỏ hết xung đột, vì xung đột lúc nào

cũng thường trực tác động đến bất cứ nhóm nào ở bất cứ giai đoạn nào. Các thành viên

phải tự hoàn thiện mình trong nhóm, thích ứng với thay đổi, chấp nhận sự khác biệt,

hướng mục tiêu chung, tham gia vào việc quản lý chung.

Giai đoạn 5: Kết thúc (hay tan rã!).

Giai đoạn này các thành viên đã hoàn thành mục tiêu chung (hoặc không hoàn thành mục

tiêu nào cả). Các thành viên ít phụ thuộc vào nhau. Nhiệm vụ hoàn thành thì nhóm sẽ kết

thúc vai trò (các nhóm nghiên cứu, nhóm dự án thường kết thúc như vậy), xây dựng hoặc

tập hợp thành các nhóm mới với mục tiêu mới. Hoạt động của nhóm thường được giám

sát và đánh giá để rút kinh nghiệm và bài học cho các nhóm khác, dự án khác.

2.2.Hoạt động nhóm:

Nhóm là tập hợp nhiều người do đó luôn có những thành viên mới với thành viên cũ, có

quen nhau từ trước hoặc hoàn toàn chưa quen nhau. Người trưởng nhóm luôn phải giải

quyết nhiều vấn đề về đoàn kết, tranh chấp, xung đột, ra quyết định, hài hòa các chức

năng của nhóm. Các thành viên cũng cần hiểu rõ cá động thái của nhóm để xây dựng

nhóm làm việc. Nhóm muốn vận hành hiệu quả thì cần làm tốt các hoạt động sau:

1.Hội nhập thành viên mới vào nhóm. Khó khăn luôn xảy ra khi nhóm mới thành lập

hoặc có thêm thành viên mới nhập vào nhóm. Thành viên mới cũng phải tự mình giải

quyết vấn đề hội nhập. Các thành viên mới có thể thuộc một trong ba dạng chính như

người thích tranh cãi, người tốt bụng hoặc người có lý, ba dạng này đều gây khó khăn

cho quá trình hội nhập. Người thích tranh cãi hay phản ứng lại mọi vấn đề, muốn khẳng

định sự nổi trội của mình trong nhóm. Người tốt bụng thì có thái độ phụ thuộc người

khác, luôn muốn tìm phe nhóm để dựa, sợ hãi những điều bất ngờ, nhu cầu an toàn cao.

Người có lý thì lo lắng về nhu cầu cá nhân của mình trong nhóm, bướng bỉnh khi hòa hợp

nhu cầu cá nhân và định hướng của nhóm.

2.Lãnh đạo nhóm liên quan đến nhiệm vụ và các mối quan hệ. Để đạt được năng suất

trong làm việc nhóm thì phải thỏa mãn hai nhu cầu: nhu cầu liên quan đến nhiệm vụ và

nhu cầu liên quan đến các mối quan hệ. Hai nhu cầu này toàn thể thành viên nhóm và

lãnh đạo nhóm phải cùng phấn đấu để thỏa mãn. Các công việc gồm nêu ra tất cả các ý

kiến, tìm kiếm thông tin, làm sáng tỏ các nhiệm vụ, làm rõ và tóm tắt nội dung các cuộc

họp nhóm, thảo luận nhóm, khuyến khích các thành viên, dung hòa sự khác biệt, tăng

cường giao tiếp, khuyến khích tham gia, tránh các thái độ gây rối…

3.Vai trò trong nhóm và sự vận động. Trong nhóm làm việc các thành viên luôn có một

vai trò và muốn người khác cũng có vai trò rõ ràng. Nếu vai trò không rõ thì sẽ dễ gây

hiểu lầm, mất đoàn kết ảnh hưởng đến năng suất chung. Các thành viên cũng mong muốn

được biết người khác chờ đợi gì ở cá nhân đó. Không nen để vai trò của người này quá

8

nhiều (quá tải) và người khác thì quá ít. Xung đôt về vai trò có thể xảy ra bời cá nhân với

cá nhân , bởi cá nhân với tập thể, bởi chính cá nhân với vai trò của anh ta.

4.Các chuẩn mực, quy định của nhóm. Đây là các quy chế, quy tắc mà nhóm tự đề ra để

các thành viên theo đó mà thực hiện. Các chuẩn mực của nhóm rất quan trọng, nó cho

phép các thành viên trong nhóm nhận các thông tin phản hồi tích cực. Các chuẩn mực

được xây dựng có sự tham gia, sao cho mục tiêu của nhóm được thực hiện một cách tốt

nhất.

5.Sự gắn kết trong nhóm. Sự gắn kết trong nhóm làm cho nhóm hoạt động hiệu quả và

bền vững. Các thành viên càng tự hào về mình được tham gia nhóm thì sự gắn kết trong

nhóm càng cao. Như vậy các thành viên cũng như trưởng nhóm phải làm sao cho nhóm

đáng tự hào về các công việc làm. Trưởng nhóm và các thành viên cần phấn đấu để có sự

gắn kết trong nhóm cao và sự tuân theo chuẩn mực của nhóm cũng cao, để hình thành

nhóm lý tưởng, có hiệu suất làm việc cao.

2.3.Thông tin trong nhóm:

Thông tin trong nhóm rất quan trọng , nó như là các mạch máu nuôi dưỡng cơ thể nhóm.

Thông tin rõ ràng, chính xác thì mọi người sẽ hiểu nhau và hiểu nhiệm vụ để hơp tác với

nhau. Thông tin có nguồn phát ra và có nơi tiếp nhận qua một kênh truyền nào đó, rồi lại

phản hồi lại nơi phát thông tin. Cơ chế này phải thông suốt trong nhóm. Quá trình thông

tin luôn tiếp diễn không ngừng.

Trong nhóm thì thông tin xảy ra giữa cá nhân mỗi thành viên với nhóm trưởng và ngược

lại, các thành viên với nhau và ngược lại.

Thông tin được truyền bởi các kênh truyền thông tin. Các kênh này như nói, viết, ngôn

ngữ cơ thể (động tác tay, chân, nét

mặt…)

Khi thông tin thì có những rào cản của

thông tin. Các rào cản này làm hạn chế

hoặc triệt tiêu thông tin mà mọi thành

viên muốn gửi cho nhau và muốn nhận

được. Do đó muốn nhậ thông tin tốt thì

chúng ta phải rèn các kỹ năng truyền

thông tin và nhận thông tin. Các kỹ

năng này sẽ đề cập đến trong phần “ kỹ

năng giao tiếp”.

2.4.Thảo luận và ra quyết định trong nhóm:

Nhóm là một tập thể làm việc để đạt được mục tiêu. Rất nhiều công việc cần phải được

cùng bàn bạc, thảo luận và cuối cùng là ra quyết định. Cho nên đi tới quyết định định

cuối cùng là nhiệm vụ rất quan trong của nhóm. Quá trình ra quyết định có sự tham gia

có những đặc trưng riêng mà mỗi cá nhân trong nhóm cần phải hiểu để làm. Để ra quyết

định có thể theo một số cách sau:

9

Ra quyết định theo kiểu thờ ơ: một người nào đó đưa ra ý tưởng, các thành viên khác

không quan tâm và do đó quyết định được nhanh chóng thông qua. Theo kiểu này một số

ý tưởng hay khác không được phân tích và bị bỏ qua.

Ra quyết định từ trên xuống: Theo kiểu này người lãnh đạo nhóm hay cấp cao hơn chỉ

cần phổ biến, thông báo, nhân danh cả nhóm thông qua mà không qua thảo luận. Ra

quyết định kiểu này nhanh chóng, nhưng cũng như kiểu trên có thể nhiều ý kiến hay khác

bị bỏ qua. Nó trở nên xấu nếu người ra quyết định có quá ít thông tin, chủ quan và độc

đoán. Khi thực hiện quyết định sẽ xảy ra vấn đề khác không lường trước.

Ra quyết định theo kiểu thiểu số: Cách này một hoặc một vài cá nhân gợi ý rồi thúc giục,

ép mọi người theo ý kiến mình. Khuyết điểm của cách này cũng như trên.

Ra quyết định theo nguyên tắc đa số: Theo cách này mang danh dân chủ qua bỏ phiếu

hoặc giơ tay tán thành lấy số đông. Quyết định sẽ thông qua nhưng không phải tất cả các

thành viên đều hài lòng. Một số không hài lòng sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu

suất công việc. Nguy cơ trong nhóm sẽ kéo bè cánh để lấy phiếu áp đảo cho quyền lợi

của một nhóm nào đó.

Ra quyết định theo nguyên tắc đồng thuận: cách này chỉ

ra quyết định khi đã thảo luận kỹ mọi ý tưởng, không

bỏ qua ý kiến nào kể cả các ý kiến trái ngược. Quyết

định được ra khi có đa số tán thành nhưng thiểu số khác

cũng được nghe, được phân tích và có ý kiến của mình.

Kiểu ra quyết định này mất nhiều thời gian nhưng sẽ

tiến tới dần sự đồng thuận hoàn toàn – là lý tưởng đối

với tiến trình ra quyết định.

Để ra quyết định các thành viên cần được biết những

khó khăn và thuận lợi khi ra quyết định, nhất là quyết

định có sự đồng thuận, có sự tham gia. Những thuận lợi

ở đây có thể là nhóm có nhiều hiểu biết, có nhiều lựa

chọn hơn một người. Nhóm một khi đồng thuận thì có động lực cùng thực hiện quyết

định. Khó khăn là có một số thành viên như bị bắt phải đồng ý, phải theo một ý tưởng, có

thể có bè phái và áp đặt ý tưởng của các nhóm nhỏ, thảo luận nhiều thì chậm ra quyết

định và có thể mất cơ hội.

Nhóm cũng cần phải tránh kiểu “tư duy nhóm” nghĩa là đoàn kết quá thiếu dần tư duy

phê phán. Tham gia trong nhóm lâu nên các thành viên gắn kết , không còn sẵn sàng phê

phán ý tưởng của thành viên khác. Cần phát hiện sớm tư duy nhóm và có biện pháp

phòng trừ.

Để ra quyết định các thành viên và nhất là nhóm trưởng cần có các kỹ năng phát huy ý

tưởng các thành viên khi thảo luận, bàn bạc và ra quyết định. Các kỹ năng này như

phương pháp động não, cây vấn đề, phương pháp Delphi (dùng bảng hỏi gửi trước), thảo

luận nhóm, đóng vai chậu cá…

10

Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm (Phần 1) - Đặng Đình Bôi