Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm

GV: ThS. Trần Quốc Trung

05-06-12

Contents

1. Giới thiệu làm việc nhóm

2. Phân tích vai trò trong nhóm

3. Các bước phát triển nhóm

4. Các bước làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm

5. Văn hóa nhóm

LOGO

6. Quản lý xung đột nhóm

1. Giới thiệu về làm việc nhóm

1.1. Nhóm là gì?

1.1.2. Khái niệm

1.1.2. Đặc điểm

Nhóm là tập hợp một số ít người với các

kỹ năng, đặc tính có thể bổ trợ cho nhau

cùng chung một mục đích, mục tiêu, phương

pháp hoạt động và chịu trách nhiệm với

nhau.

 Một số ít người: 5 – 10 người.

 Tính bổ sung.

 Sự cam kết cùng chung mục đích, mục

tiêu và phương pháp hoạt động.

 Chịu trách nhiệm với nhau.

Tại sao làm việc nhóm đôi lúc không

được ủng hộ?

1. Giới thiệu về làm việc nhóm

1.2. Làm việc nhóm là gì?

 Khuyến khích các hoạt động giao tiếp: lắng

nghe và phản hồi ý kiến của các thành viên

khác.

 Thiếu niềm tin

Làm việc nhóm gây trở ngại cho quá trình

ra quyết định và giảm năng suất lao động.

 Sự rụt rè của cá nhân

 Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác khi cần

thiết.

 Văn hóa tổ chức không phù hợp

. Không tin tưởng lẫn nhau.

. Đề cao cá nhân.

 Tôn trọng những lợi ích và thành tích của các

thành viên khác.

 Khuyến khích hoạt động cá nhân lẫn hoạt

động nhóm.

1

GV: ThS. Trần Quốc Trung

05-06-12

1. Giới thiệu về làm việc nhóm

1.4. Phân loại nhóm làm việc

1.3. Tại sao phải làm việc nhóm?

 Tối đa hóa hiệu quả làm việc của cá

nhân.

1.4.1. Nhóm theo nhiệm vụ

5 – 10 nhân viên cùng 1 bộ phận gặp

nhau trong vài giờ mỗi tuần để thảo luận về

các vấn đề kinh doanh như: cái thiện chất

lượng, thích nghi với thay đổi…

 Khai thác tốt tài năng cá nhân.

 Dễ thích nghi với những thay đổi của môi

trường.

1.4.2. Nhóm tự quản

 Khoảng 10 thành viên đảm nhiệm cả

nhiệm vụ của người giám sát.

 Lập kế hoạch, giao việc cho các thành

viên trong nhóm và ra quyết định theo

nhóm.

 Dân chủ hóa trong tổ chức và tạo động

lực cho cá nhân phát triển.

1. Giới thiệu về làm việc nhóm

1.4. Phân loại nhóm làm việc

1.4.3. Nhóm đa chức năng

1.4. Phân loại nhóm làm việc

1.4.4. Nhóm ảo

Các nhân viên cùng cấp bậc ở các bộ phận

khác nhau lập nên 1 nhóm để thực hiện 1

nhiệm vụ được giao trước.

Nhóm sử dụng công nghệ thông tin để kết

nối với nhau, không liên lạc trực tiếp nhằm thực

hiện 1 mục tiêu chung.

CÁI GÌ LÀ ĐỘC NHẤT?

2. Phân tích vai trò trong nhóm

Team Role

Contribution

Allowable Weakness

 Mỗi nhóm thảo luận trong 5 phút và

chuẩn bị 1 đồ vật.

Người hiểu các nghịch lý đồng Người này có khuynh hướng

thời là nguồn của những sáng lãng-trí-bác-học và có vấn đề

tạo để giải quyết các vấn đề.

Người sáng

tạo

khi truyền tải tư tưởng cho

người khác.

(PL)

Người chỉ ra các cơ hội, khiến Người này thường khó theo

Người

khám phá

 Sau khi thảo luận, từng nhóm đưa

ra đồ vật của mình.

cho nhóm hào hứng đuổi theo

một dự án nào xuyên suốt và

thường hay quên các chi tiết

nhỏ.

Có khả năng tiếp xúc với bên

ngoài nhóm rất tốt.

(RI)

Thường trở thành trưởng nhóm, Thỉnh thoảng hay bị đánh giá

công việc là lùi lại và thu lấy tầm là có khuynh hướng thao túng

Người kết

hợp (CO)

 Nhóm nào đưa ra đồ vật mà nhóm

khác không thể có được cái tương tự

về chức năng sẽ giành chiến thắng.

nhìn tổng thể.

người khác và dừa hết công

việc của mnh cho người khác.

́

Vững chãi và trưởng thành;

nhận ra được khả năng của

người khác và rất giỏi giao việc

cho đúng người.

Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993

2

GV: ThS. Trần Quốc Trung

05-06-12

2. Phân tích vai trò trong nhóm

Allowable

Weakness

Team Role

Contribution

Vai trò

Điểm mạnh

Người có có kỷ luật bản thân Có thể bị đánh giá là thiển cận

cao, năng lực tốt, chấp nhận các và cứng nhắc v bản thân họ

công việc mà mọi người khác không tự đưa ra những kế

không muốn làm. hoạch cho riêng mnh.

Điểm yếu

Người thực

Người tập trung hoàn toàn vào nhiệm Dễ làm tổn thương

vụ được giao với tinh thần trách nhiệm người khác.

Người

thúc giục

́

thi

cao độ, có động lực chiến thắng.

(IMP)

Trong nhóm có hai hay

Thách thức, tranh căi hay thể hiện ba người này sẽ dễ dẫn

phong cách quyết liệt trong việc theo tới tranh căi hay đấu đá

́

(SH)

Người cầu toàn, sẵn sàng bỏ rất Có thể làm cho những người

nhiều thời gian để cốt sao cho cùng nhóm khó chịu.

Người hoàn

thiện

đuổi thành công.

nhau

làm việc cho hoàn toàn "đúng

đắn“.

Không bao giờ tin tưởng giao

công việc cho người khác..

(CF)

Người quan sát với con mắt vô tư

những sự việc sảy ra xung quanh.

Quá bài bản, và thường

làm người khác mất

hứng trong công việc

của họ.

Người điều

hành

Làm việc chậm mà chắc và ra quyết

định chính xác.

Người có niềm đam mê trong Chỉ đóng góp trong chuyên

lănh vực của mnh; có nền tảng môn hẹp; nằm ngoài chuyên

Chuyên gia

(SP)

(ME)

́

kiến thức sâu xắc, và thường môn của họ, họ sẽ bỏ qua.

thích thú chia xẻ những gì mình

biết cho người khác.

Ngườiđoàn

kết

Người gắn bó đội nhóm, họ có khả

năng lắng nghe tuyệt vời, ngoại giao

rất giỏi và có khả năng hòa giải.

Không quyết đoán trong

công việc khi cần thiết.

(TW)

Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993

3. Các giai đoạn phát triển nhóm

Belbin’s Ideal Team

3.1. Hình thành (Forming)

Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình

thành nhóm làm việc.

 1 Người kết hợp hoặc 1 Người thúc giục

 1 Người sáng tạo

 1 Người điều hành

 1 hoặc nhiều

 Tham gia do giới thiệu.

 Ai cũng rất máu, hăng hái.

 Có rất nhiều mong đợi khi tham gia vào

nhóm.

. Người thực thi

. Người đoàn kết

 Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng,

nghi ngờ, lo âu...

. Người khám phá

. Người hoàn thiện

3. Các giai đoạn phát triển nhóm

3.3. Chuẩn hóa (Norming)

3.2. Hỗn loạn (Storming)

 Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại

được dàn xếp và giải quyết.

 Công việc bắt đầu được triển khai một

cách chậm chạp, đầy trắc trở.

 Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu

chuẩn được hình thành và hoàn thiện.

 Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau.

Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình

thành.

 Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen,

sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau.

 Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới

xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm.

 Mức độ không hài lòng tăng dần, cảm

giác bất mãn tăng lên.

3

GV: ThS. Trần Quốc Trung

05-06-12

3. Các giai đoạn phát triển nhóm

3.5. Kết thúc

3.4. Thể hiện (Performing)

 Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết

mạnh mẽ.

 Đối với những nhóm thành lập tạm thời

sau khi hoàn thành nhiệm vụ thì nhóm tự

giải tán.

 Sự háo hức thể hiện rõ.

 Mức độ cam kết về công việc cao.

 Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả

các thành viên của nhóm.

4. Các bước làm việc nhóm hiệu quả

6. Quản lý xung đột nhóm

Giai đoạn I: Tổ chức

Giai đoạn III: Tổng kết

 Bước 8: Công bố kết quả.

 Bước 9: Khen thưởng.

 Bước 1: Tập trung vào nhóm.

 Bước 2: Phân chia vai trò.

 Bước 3: Thiết lập quy tắc.

Giai đoạn II: Hoạt động

 Bước 4: Lập kế hoạch.

 Bước 10: Tiếp tục nhiệm vụ khác.

 Bước 5: Triển khai thực hiện.

 Bước 6: Đánh giá sơ bộ.

 Bước 7: Hoàn thiện công việc.

5. Văn hóa nhóm

5.1. Khái niệm

5.2. Cấu trúc của văn hóa nhóm

“Văn hóa nhóm là các giá trị văn hoá

được gây dựng trong suốt quá trình tồn tại và

phát triển, trở thành các giá trị, các quan

niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào

hoạt động của nhóm và chi phối tình cảm,

nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên

trong việc theo đuổi và thực hiện các mục

đích.”

Chuẩn mực

Giá trị

Không khí và phong cách

quản lý

Yếu tố hữu hình

4

GV: ThS. Trần Quốc Trung

05-06-12

5. Văn hóa nhóm

Các yếu tố hữu hình

5.3. Các dạng văn hóa nhóm

5.3.1. Văn hóa dựa trên quyền lực

 Tập trung quyền lực.

. Kiến trúc đặc trưng

. Biểu tượng

. Màu sắc chủ đaọ

. Ngôn ngữ

 Đề cao cá nhân.

 Quy định bất thành văn/gián tiếp.

 Trung thành với sếp.

. Nghi lễ

. Giai thoại về nhân vật anh hùng

. Đồng phục

5.3.2. Văn hóa chú trọng vai trò

 Quan liêu và chú trọng thứ bậc.

 Chú trọng các thủ tục, quy tắc, luật lệ.

. Ấn phẩm điển hình

5. Văn hóa nhóm

6. Quản lý xung đột nhóm

6.1. Khái niệm

5.3. Các dạng văn hóa nhóm

5.3.3. Văn hóa chú trọng nhiệm vụ

 Chú trọng sự cam kết của nhóm.

 Nhân viên linh hoạt với sự tự chủ cao.

 Môi trường làm việc sáng tạo.

4. Văn hóa chú trọng con người

 Nuôi dưỡng sự phát triển cá nhân.

 Chú trọng vào quan hệ giữa người và

người.

Xung đột nhóm là xung đột giữa 2 hay

nhiều cá nhân trong nhóm làm ảnh hưởng

đến kết quả làm việc hoặc làm giảm hiệu

quả làm việc tối ưu của nhóm.

6. Quản lý xung đột nhóm

6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm

 Không tham dự các cuộc họp quan trọng.

 Vắng mặt thường xuyên.

6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm

 Không đảm bảo thời gian, chất lượng công

việc của nhóm.

 Chỉ tay vào nhau khi nói chuyện, lăng mạ

lẫn nhau.

 Xuất hiện sự dèm pha, nói xấu lẫn nhau.

 Không trả lời điện thoại, email.

 Xuất hiện hành vi thụ động hay quá khích.

 Găm giữ thông tin mà không chia sẻ.

 Phàn nàn, cau có.

 Có hành vi bạo lực.

5

GV: ThS. Trần Quốc Trung

05-06-12

6. Quản lý xung đột nhóm

6.3.2. Những tác động tích cực từ xung

đột

6.3. Xung độ nhóm tốt hay xấu?

6.3.1. Khi xung đột không được giải quyết

 Mất thời gian, giảm năng suất làm việc.

 Nhân viên bỏ việc.

 Động lực để phát triển.

 Tạo ra cái mới.

 Cải thiện hoạt động giao tiếp, kết nối.

 Ảnh hưởng xấu uy tín tổ chức.

 Suy giảm động lực làm việc.

 Tổn hại sức khỏe.

 Giúp tìm được công việc khác phù hợp

hơn.

 Chi phí cho kiện tụng nếu phải

ra toà để giải quyết tranh chấp.

“Two heads are better than one only if they

contain different opinions”

6. Quản lý xung đột nhóm

6.5. Các phương pháp giải quyết xung đột

 Chinh phục – phân định rạch ròi thắng – thua,

giải quyết triệt để mâu thuẩn.

6.4. Nguyên nhân xung độ nhóm

 Khác biệt về nhận thức

 Khác biệt về giá trị

 Né tránh – không giải quyết mà lở đi với mong

muốn để thời gian hàn gắn.

 Khác biệt về quyền lực

 Khác biệt về ý kiến

 Thỏa thuận – làm rõ lợi ích, thiệt hại để hai bên

tìm ra được kết cục phù hợp.

 Hiềm khích cá nhân

 Không tuân thủ nguyên tác

 Nhu cầu được chú ý

 Xoa dịu – tìm ra giải pháp tạm thời, không giải

quyết căn nguyên mâu thuẩn.

6. Quản lý xung đột nhóm

6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột

 Tấn công vấn đề, không tấn công con

người.

6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột

 Lắng nghe trước khi đưa ra phán xét.

 Bày tỏ sự tôn trọng đối với ý kiến của

người khác.

 Chỉ tập trung vào những gì có thể cải

thiện được.

 Khuyến khích các ý kiến trái chiều.

 Biểu lộ cảm xúc nhưng không lạm dụng.

 Xác định cụ thể trách nhiệm đối với từng

phần hay toàn bộ của vấn đề cho các cá

nhân cụ thể.

 Giải quyết xung đột đồng thời với xây

dựng quan hệ.

6

GV: ThS. Trần Quốc Trung

05-06-12

LOGO

7

Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Trần Quốc Trung