Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Nguyễn Thị Ngọc Hương

KỸ NĂNG

LÀM VIỆC NHÓM

ThS Nguyễn Thị Ngọc Hương

I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM

1. Khái niệm nhóm

2. Phân loại

3. Các giai đoan hình thành nhóm.

4. Các vị trí trong nhóm

1.1 Khái niệm nhóm

▪ Nhóm là: “ Hai hay nhiều người làm việc

với nhau để cùng hoàn thành một mục

tiêu chung” (Lewis-McClear)

▪ Nhóm là: “ Một số người với các kỹ năng

bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm việc,

chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu

chung" (Katzenbach và Smith)

▪ Nhóm là: " Nó như một chiếc xe Ferrari,

hoạt động cực kì mạnh mẽ, nhưng tốn rất

nhiều tiền của/công sức để bảo dưỡng

1.1 Khái niệm nhóm

▪ Là một nhóm người có những kỹ năng khác nhau,

những nhiệm vụ khác nhau, nhưng làm việc chung với

nhau, bổ sung các chức năng và hỗ trợ cho nhau để đạt

được mục tiêu chung.

▪ Đặc điểm:

- Là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung

cho nhau

- Cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu

chung.

- Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với

trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung.

- Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của

nhau để thực hiện phần việc của mình

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm

1.2.1. Thuận lợi đối với cá nhân:

1. Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân

2. Giảm sự hốt hoảng và tính vô dụng khi

đương đầu với những mục tiêu lớn

3. Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm

việc với người khác

4. Tăng cường tính hợp tác và xây dựng trong

một tổ chức

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm

1.2.1. Thuận lợi đối với cá nhân:

5. Đánh giá cao phần thưởng tinh thần

(internal awards) khi hoàn thành công việc

nhóm

6. Có nhiều động lực hơn đến hoàn thành công

việc

7. Năng suất công việc hiệu quả hơn so với làm

việc cá nhân

8. Để giải quyết các công việc ngoài khả năng

của cá nhân

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm

1.2.1. Thuận lợi đối với cá nhân:

9. Để đạt được kết quả lớn hơn, tốt hơn và có

nhiều ý tưởng hơn

10. Cải thiện môi trường làm việc, giải tỏa căng

thẳng

11. Tăng lòng tin, tự tin thông qua các lời động

viên khuyến khích.

12. Học hỏi được nhiều hơn

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm

1.2.2. Thuận lợi đối với cấp quản lý:

▪ Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục

tiêu vì làm việc nhóm giúp tăng năng suất, hiệu

qủa, sự trung thành và xóa bỏ căng thẳng trong

nội bộ

▪ Công tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí

từng cá nhân vì nhóm thường hoạt động theo

kiểu bán phân quyền (semi-autonomy

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm

1.2.3. Thuận lợi đối với tổ chức:

▪ Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất,

hiệu quả và giúp tổ chức phát triển

▪ Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng

bên ngoài và những nhân viên tiềm năng

1.3. Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác

giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc

đẩy hiệu quả công việc ,phát triển tiềm năng của

tất cả các thành viên.

Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người

làm việc với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành

một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng

như trong cuộc sống.

1.3.1. Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm các

kỹ năng nhỏ

▪ Xây dựng vai trò chính trong nhóm

▪ Kỹ năng quản lý hội họp.

▪ Phát triển quá trình làm việc nhóm

▪ Sáng tạo và kích thích tiềm năng

▪ Những vấn đề nảy sinh trong mô hình làm

việc theo nhóm

1.4. Kỹ năng làm việc nhóm

1.4.1.Đặc điểm cần thiết của nhóm

▪ Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác

định rõ ràng,

▪ quyền hạn được phân chia cụ thể để quản

lý các quy trình làm việc,

▪ cần phải có một sự ổn định về các thành

viên của nhóm trong một khoảng thời gian

nhất định

1.5. Phân loại nhóm

1.5.1 Các nhóm chính thức

▪ Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức.

Chúng thường cố định, thực hiện công việc có

tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có

cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết

các vấn đề và điều hành các đề án.

▪ Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo

chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm

đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức

năng chính thức thường đưa ra những ý kiến

chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ.

1.5.2 Các nhóm không chính thức

▪ Những nhóm người nhóm lại với nhau thất

thường để làm việc theo vụ việc có tính chất

đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:

✓ các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

✓ các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay

cần dàn xếp từng vụ việc,

✓ các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho

những đề án cần nhiều sáng tạo,

✓ những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết

gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian

ngắn

1.5.3 So sánh các nhóm chính thức và không

chính thức

▪ Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về

khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc

của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện

các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được

trên cơ sở thông lệ.

▪ Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những

quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp

có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy

trình ít nghiêm ngặt hơn.

▪ Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính

thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành

quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.

II. Các giai đoạn hình thành và phát triển

nhóm

▪ Hình thành

▪ Xung đột

▪ giai đoạn bình thường hóa

▪ giai đoạn hoạt động trôi chảy

Các giai đoạn phát triển nhóm

Thái độ

4 giai đoạn phát triển nhóm

Tín nhiệm

Tương thuộc

Độc lập

Xung đột

Vận hành

Phụ thuộc

t

Bình thường hóa

Hình thành

Coming together is a beginning, staying together is progress,

and working together is success.

- Henry Ford

1 Hình thành nhóm

▪ Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi

người đều rất giữ gìn và rụt rè.

▪ Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực

tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là

tiêu cực.

▪ Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi

những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.

▪ Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém

quan trọng và lo âu quá.

▪ Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi

trội lên như một người lãnh đạo.

1 Hình thành nhóm

Cần làm gì ở giai đoạn này?

◼ Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm

◼ Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc hoạt

động của nhóm

◼ Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về

chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở trường

hoặc những kinh nghiệm tích lũy được trước

đây hơn là lao vào làm các dự án

◼ Phân công vai trò và nhiệm vụ các thành viên

◼ Xác định mục tiêu chung