Nghệ thuật và kỹ xảo trong đàm phán

một người đàm phán có kinh nghiệm, trước hết nên biết làm thế nào để mở đầu

một cuộc đàm phán. Điều này rất quan trọng đối với đôi bên tham gia. Lời mở đầu

chính là thông tin đầu tiên của người đàm phán, giống như tiếng trống mở đầu cho

một cuộc chơi, có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý, thái độ của đối phương. Lời mở

đầu thành công sẽ xoá đi những nghi ngờ giữa hai bên đàm phán cũng như làm dịu

bớt không khí căng thẳng, cuộc thảo luận nhờ đó mà được tiến hành thuận lợi hơn.

Phương thức biểu đạt lời mở đầu chủ yếu bao gồm:

1, Phương thức vòng quanh: Thông thường khi mở đầu một cuộc đàm phán

không nên đề cập tới vấn đề chính trước tiên, điều này dễ gây cho người đàm phán

rơi vào thế “ gươm tuốt vỏ, nỏ giương dây ”, gây ảnh hưởng tới không khí hoà

thuận giữa đôi bên. Khi đàm phán có thể vận dụng phương thức quay vòng, ví dụ

như hàn huyên hỏi chuyện tình hình liên quan đến công ty đối phương. Những chủ

đề nói chuyện được coi là phổ biến nhất là những vấn đề liên quan đến khí hậu,

thời tiết hay thăm hỏi tình hình gia đình đối phương, ngoài ra còn nhiều đề tài khác

như bàn luận về một bức hoạ nào đó hay một sự việc trong cuộc sống. Mặt khác có

thể bàn luận về tình hình kinh doanh, kinh tế của đối phương. Thông qua các hình

thức trò chuyện như trên có thể tiến hành bàn bạc một cách thuận lợi những đề tài

đàm

phán

chính

thức.

2, Phương thức trực tiếp: Phương thức trực tiếp hay còn gọi là bàn luận đi thẳng

vào vấn đề, trực tiếp biểu đạt suy nghĩ của mình. Để đối phương lắng nghe ý kiến.

Phương thức trực tiếp là phương thức hai bên đối tác tiến hành đàm phán dưới hình

thức quan hệ đàm phán thân mật dưới một thời gian gấp rút, nhanh chóng, phương

thức này được bắt đầu từ những vấn đề nhỏ nhất, cũng có thể được tiến hành từ

những vấn đề mang tính nguyên tắc, hay một vấn đề cụ thể nào đó. Ví dụ như: “

Ông X, bây giờ trời đã sang xuân, theo tôi được biết, công ty ông vừa sản xuất một

kiểu dáng điều hoà mới, việc tiêu thụ điều hoà vào thời điểm này là hoàn toàn hợp

lý

”.

Khi biểu đạt lời mở đầu cần lưu ý khi hỏi han đối phương nên có thái độ chân

thành, nhiệt tình, hữu nghị. Điều này có thể mau chóng thu nhỏ khoảng cách giữa

hai bên, và xây dựng được bầu không khí tốt đẹp. Nếu vừa bắt đầu cuộc đàm phán

kèm theo ánh mắt lạnh lùng, sẽ là điều bất lợi cho cuộc đàm phán, vì mỗi người

chúng ta khi tiến hành đàm phán đều có tâm lý sợ từ chối. Bất luận chúng ta có

chuẩn bị tốt một dũng khí tự tin những trên thực chất luôn có tâm lý sợ khó khăn

hay rắc rối xảy ra. Giống như những người đi leo núi hay đi trên đường cũng vậy,

họ luôn muốn đi trên một con đường thẳng, chứ không muốn đi trên một con

đường

đầy

rẫy

nguy

hiểm,

gập

gềnh,

mấp

mô.

Đàm phán là quá trình cân đo “ giá trị đàm phán ”, còn là biểu hiện một tinh thần

hợp tác, dựa trên cơ sở hai bên cùng có lợi, thông qua nỗ lực đàm phán nhằm mục

đích đạt được thoả thuận chung thống nhất. Một người đàm phán giỏi không thể áp

dụng cách thức đàm phán mạnh mẽ, cứng nhắc để đạt được mục đích của mình. Vì

vậy trong quá trình tiến hành đàm phán, chúng ta phải nắm bắt tốt kĩ xảo đàm

phán, các kĩ xảo chủ yếu là: kĩ xảo trình bày, giải thích, kĩ xảo đưa ra câu hỏi hay

kĩ xảo trả lời, phá vỡ bế tắc, hay thuyết phục đối tác v.v…

Trước tiên thái độ đàm phán cần đối đãi chân tình. Khiêm tốn, thành khẩn, thân

mật, tôn trọng tuy nhiên đó cũng chưa phải là điều kiện bắt buộc trong ngôn ngữ

đàm phán, trong đàm phán nên có thái độ chân tình, không chỉ nhằm nói chuyện

một cách chân thành với đối phương mà điều này rất thích hợp khi bạn muốn đối

phương hiểu rõ những động cơ và suy nghĩ của mình, làm tốt việc đối đãi chân tình

còn cần giữ chừng mực một cách thích hợp, tránh việc bộc lộ tất cả suy nghĩ, dễ bị

đẩy vào thế bị động, còn khiến cho lợi ích của bản thân bị ảnh hưởng.

Tiếp theo đó là nội dung trình bày phải rõ ràng, đơn giản dễ hiểu. Trong đàm phán

cần có lời lẽ rõ ràng không được mơ hồ, khó hiểu, để truyền đi thông tin chính xác

đến đối phương, vì đàm phán không giống viết văn bản, văn bản sau khi viết xong,

có thể cân nhắc từng câu từng chữ, có thể sửa lại. Nhưng ngôn ngữ trong đàm phán

là “ một câu nói ra, không lấy lại được ”. Vì thế khi trình bày giải thích cần nắm

bắt vấn đề trọng tâm, nêu bật được vấn đề trọng tâm mới là quan trọng. Khi trình

bày cần rõ ràng, cần có sự sắp xếp hợp lý việc nên nói gì trước tiên và nói gì sau

đó. Khi nói không phân biệt vấn đề chủ yếu hay thứ yếu. Vừa nói xong vấn đề này

thì chuyển ngay sang vấn đề khác, điều này dễ gây rối rắm trong tư duy của đối

phương, không có lợi cho việc tiến hành đàm phán. Do trí nhớ con người có hạn,

với lượng thông tin truyền đạt cho đối phương trong một khoảng thời gian ngắn chỉ

nhớ được một phần nội dung chủ yếu. Trong quá trình đàm phán, khi trình bày

không chỉ cần nội dung rõ ràng, có trật tự, mà cũng cần có nội dung đơn giản dễ

hiểu.

Để có được nội dung đơn giản, cần chú ý hai vấn đề sau: Thứ nhất không nên đưa

ra quá nhiều lời đối thoại. Ví như, một lúc thì “ chúng ta đã nói…..”, khi thì “ tôi

nói…”, lúc lại “ anh ấy lại nói….” “ lúc đó thì tôi nói…”. Từ “ nói ” dược nhắc đi

nhắc lại, ngôn ngữ lộn xộn, khiến người khác cảm thấy chán ngán. Thứ hai đó là

không nên đề cập quá nhiều đến những chi tiết nhỏ. Nhất thiết phải đặt mình vào

toàn hoàn cảnh, không nên chỉ vì những vấn đề nhỏ mà để vướng mắc. Nếu không

sẽ bị vướng thân vì những chuyện nhỏ nhặt mà khó thực hiện được những bước

quan trọng. Tận dụng hết sức thực hiện một cuộc hội nghị để giải quyết một hay

nhiều vấn đề. Ngoài ra sau khi tường thuật một nội dung dài khi hết thúc nên rõ

ràng rành mạch tổng kết nội dung một lần. Việc này sẽ để lại ấn tượng tốt với đối

tác đàm phán.

Ví dụ: Khi bạn được giới thiệu sản phẩm, nhưng công ty bạn không cần tới sản

phẩm đó, bạn có thể nói như thế này: “ Cảm ơn quí công ty đã giới thiệu, tuy nhiên

hiện tại công ty chúng tối chưa cần sản phẩm này ”. Hay ví dụ như, khi hai bên

đàm phán chưa đạt được thoả thuận chung, thì có thể nói: “ Một số yêu cầu của quí

công ty chúng tôi sẽ nghiên cứu kĩ lưỡng, và sẽ tiến hành đàm phán nếu như có cơ

hội thích hợp.” “ vấn đề bạn giải quyết thật thông thoáng, dễ hiểu, khâm phục,

khâm phục, hi vọng rằng lần sau chúng ta sẽ có một cuộc đàm phán thành công.”

Về phương diện từ ngữ trần thuật, nên chú ý tới ngữ điệu, tốc độ nói và âm lượng.

Còn cần chú ý tới phương diện mượn từ, thông thường, cùng một câu ngữ điệu

biểu đạt hàm ý khác nhau là không giống nhau, điều này cũng biểu đạt tình cảm và

suy nghĩ của người nói, Vì thế, người đàm phán nên thông qua việc biến đổi ngữ

điệu khác nhau để biểu đạt sự tự tin, quyết tâm, bất mãn, nghi ngờ cũng như sự

ghen ghét. Đồng thời cũng có cùng sự thay đổi tình cảm trong ngữ điệu của đối

phương.

Trong khi nói, không nên nói quá nhanh, điều này sẽ làm cho đối phương khó

nghe. Tốc độ nói cũng không nên quá chậm, quá chậm sẽ gây ra cảm giác ngượng

ngùng,

không

nhanh

nhẹn

và

không

quyết

đoán.

Âm lượng không nên quá nhỏ, nhỏ quá sẽ làm cho đối phương khó nghe, gây ra

cảm giác trầm tĩnh, và không để lại ấn tượng. Tuy nhiên âm lượng cũng không

được quá to, Quá to sẽ gây cảm giác hùng hổ hăm doạ hay giận dữ xúc phạm. Về

phương diện mượn từ, lựa chọn cách dùng từ dễ hiểu, thông thuộc. Sử dụng từ

quen, từ chuyên dụng để đối phương dễ hiểu. Dùng từ chính xác, nhất thiết không

được sử dụng ngôn ngữ mờ ám khó hiểu, tránh tồn tại khoảng trống giữa đôi bên.

Trong khi đàm phán vận dụng những từ hỏi để thu hút sự chú ý của đối phương,

đồng thời đưa ra phương hướng cụ thể theo suy nghĩ của đối phương, và trong quá

trình đối thoại thu thập những thông tin chưa rõ hoặc những tư liệu chưa biết.

Hình thức hỏi trong đàm phán muôn màu muôn vẻ. Có thể hỏi về một vấn đề cụ

thể nào đó. Ví dụ như: “ Ông cho rằng cung cách phục vụ sau khi tiêu thụ liệu có

thể cải tiến được không? ” Cũng có thể tiến hành hỏi đối với một vấn đề tổng hợp

hay vấn đề toàn cục. Ví dụ như: “ Ông có cách nhìn nhận như thế nào đối với tình

hình cạnh tranh trên thị trường hiện nay? ” Cách hỏi như thế này không giới hạn về

phạm vi. Cũng có thể tiến hành phương thức hỏi thăm dò. Ví dụ: “ Chúng tôi sẽ

tăng lượng hàng mua, về phía quí công ty liệu có đãi ngộ gì không? ” Có thể vận

dụng phương án hỏi dẫn dắt, ví dụ: “ Kinh doanh tiêu thụ mặt hàng này nếu không

nhận được triết khấu 3% chúng tôi sẽ không thể thu được nhiều lợi nhuận và sẽ

khó đạt được hiệu quả cao nhất ”. Cách hỏi như thế này sẽ khiến đối phương không

còn cách lựa chọn nào khác sẽ phải trả lời. Hỏi cũng có thể hỏi theo phương thức

hiệp thương, ví dụ: “ Quí công ty xem với triết khấu là 3% của phía chúng tôi như

vậy đã thoả đáng chưa? ” Ngữ khí hỏi như thế này luôn mang ngữ khí chuyển biến,

dễ được tiếp nhận. Phương thức hỏi đa dạng, chúng ta có thể tiến hành các phương

thức hỏi đối với các tình huống khác nhau. Nên hỏi sau khi đối phương đã nói

xong.

Khi đối phương phát ngôn, nói leo chính là hành vi gây phản cảm nhất. Tuy nhiên

nếu đối phương nói quá dài dòng, thì có thể lựa để hỏi chen ngang một cách tế nhị.

Ví dụ như, có thể hỏi khi đối phương ngừng giữa chừng: “ ý của ông vừa nói có ý

nghĩa gì vậy...? ” “ Vấn đề trên chúng tôi đã nắm được rồi, còn vấn đề kia thì như

thế nào? ” Ngoài ra có thể tiến hành hỏi trước và sau khi phát ngôn. Còn có thể hỏi

trong thời gian thảo luận trong hội nghị. Kĩ xảo trả lời trong đàm phán cũng không

phải là một việc dễ dàng. Đòi hỏi phải trải qua tổng quan toàn cục của người đàm

phán, sau khi suy nghĩ tỉ mỉ mới có thể trả lời. Vì vậy mà trên thương trường bây

giờ luôn có câu “ nhất ngôn cửu …” khi bạn hối hận vì câu nói của mình thì đó là

hành vi thất ngôn, và phải trả giá từ điều đó. Câu hỏi của đối phương trong khi

đàm phán được tính toán hết sức tỉ mỉ. Trong đó có chiến lược, có nghi ngờ, có cả

cạm bẫy. Đối với những vấn đề này, người trả lời cần phải tuỳ cơ ứng biến, tuy

nhiên không

nhất thiết phải trả

lời chính diện vấn đề.

A, Cần chuyển hướng đối thoại. Khi hai bên đàm phán phát sinh tranh chấp mâu

thuẫn , chẳng qua cũng chỉ là việc bé xé ra to, là chướng ngại trong khi đàm phán.

Cần biết thay đối cuộc đối thoại. Ví dụ như: “ Chúng ta đã bàn luận sang chủ đề

khác, bây giờ có thể thảo luận lại chủ đề ban đầu hay không? ” “ Vấn đề này tương

đối phức tạp, chúng ta nên phân ra để thảo luận dễ hơn ”.

B, Không nhất thiết phải trả lời tận cùng câu hỏi của đối phương. Trong quá

trình tiến thêm một bước đàm phán, chúng ta có thể sẽ rơi vào thế bị động. Ví dụ:

đối phương đưa ra câu hỏi về chất lượng sản phẩm. Chúng ta cũng không nên giới

thiệu tận cùng tỉ mỉ tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, chỉ nên trả lời một số các chỉ

tiêu chủ chốt, để từ đó xây dựng một ấn tượng chất lượng tốt.

C, Phương thức từ chối trả lời. Đàm phán đó là nhằm mục đích đôi bên cùng có

lợi, và đôi bên cùng đạt được hiệu quả đàm phán như ý. Nếu như không tiếp nhận

được điều kịen của đối phương, không kí kết được hợp đồng. Lúc này chính là lúc

sử dụng phương án từ chối cự tuyệt, không nên khiến đối phương có cảm giác “

đối thủ ” mà nên duy trì quan hệ “ đối tác ”. Khi cự tuyệt vẫn phải giữ hoà khí, sự

chuyển biến. Ví dụ: “ ý kiến của bạn rất hay, chúng tôi có thể xem xét lại ”, “ tôi

rất thích sản phẩm cả bạn, nhưng tiếc là vốn dùng của chúng tôi quá ít ”.

D, Mượn cách trả lời vòng vo. Trong đàm phán, Khi đối phương đưa ra câu hỏi

mà bạn chưa suy nghĩ cân nhắc kĩ mà đối phương thúc giục không đúng lúc, bạn

có thể vận dụng những tư liệu còn dang dở hay mượn cách nói vòng vo để trả lời.

Ví dụ: “ Tôi chưa thể đưa ra câu trả lời đối với câu hỏi của bạn, nhất thiết phải hỏi

ý kiến cấp trên ”. Trả lời vòng vo không có nghĩa là từ chối không trả lời. Điều này

biểu thị sự việc này cần phải được suy nghĩ cân nhắc trước khi đua ra quyết định.

Trong quá trình đàm phán, do hai bên luôn mong duy trì được lợi ích cho bản thân,

để mong sao đạt được thoả thuận chung, tuy nhiên cũng tồn tại nhiều ý kiến bất

đồng, có khi làm cho cuộc đàm phán rơi vào bế tắc. Lúc này nếu không giải quyết

được bế tắc thì cuộc đàm phán không cách nào có thể tiến hành được. Nếu muốn

phá vỡ bế tắc, một mặt chúng ta nên đưa ra những lời cổ vũ động viên đối phương

về những nỗ lực đã đạt được; mặt khác có thể áp dụng những phương án khác để

giải

quyết.

Phương pháp cụ thể để vận dụng kĩ xảo này đó là:

A, Dùng lời lẽ khích lệ cổ vũ đối phương. Khi đàm phán rơi vào bế tắc, bạn có

thể dùng những câu nói khích lệ như: “ Ngài thấy đấy, chúng ta đã giải quyết được

rất nhiều vấn đề, hiện giờ chỉ còn lại một số ít, nếu không giải quyết ngay thì có

phải là rất tiếc không? ” Cách nói này xem ra ổn nhất, trên thực tế nếu biết cổ vũ

khích

lệ

thì

sẽ

mang

lại

tác

dụng

rất

tốt.

Đối với cuộc đàm phán có quá nhiều vấn đề để thảo luận, nên xoá bỏ những bế tắc

còn tồn tại, ví dụ, trong cuộc đàm phán có sáu vấn đề cần thảo luận mà trong đó có

bốn vấn đề là quan trọng, còn lại hai vấn đề là thứ yếu, giả sử như trong bốn vấn đề

thì có ba vấn đề đạt được thoả thuận, còn lại một vấn đề quan trọng và hai vấn đề

nhỏ, thì khi đối diện với bế tắc bạn nên nói với đối phương như thế này: “ Trong

bốn vấn đề đã giải quyết được ba vấn đề, còn lại một vấn đề nếu như giải quyết

được thì coi như các vấn đề nhỏ khác cũng giải quyết được, để chúng ta có thể tiếp

tục nỗ lực, yên tâm thảo luận nốt vấn đề cuối cùng! Nếu gạt bỏ nó thì tất nhiên sẽ

cảm thấy rất tiếc! ” Nghe vậy đối phương rất có thể sẽ tiếp tục đàm phán, và bế tắc

đã

bị

loại

bị

hoàn

toàn.

B, Tìm một phương án khác. Trong đàm phán, do hai bên không đồng nhất quan

điểm nên giao dịch dễ rơi vào bế tắc. Lúc này mà dùng lời nói để giải quyết bế tắc

thì không thể thành công. Dưới tình hình này, chúng ta có thể vận dụng các

phương pháp nhằm loại bỏ những bế tắc. Và dưới đây là những biện pháp thay thế:

(1) Thay đổi lãnh đạo hoặc nhân viên của nhóm nhỏ đàm phán.

(2) Lựa chọn thời gian đàm phán. Ví dụ như định lại thời gian đàm phán để có thể

thảo luận bàn bạc những vấn đề khó giải quyết. Vì lúc đó có thể sẽ có nhiều tư liệu

và

lí

do

đầy

đủ

.

(3) Thay đổi phương thức phục vụ sau khi tiêu thụ, ví dụ như đề nghị giảm bớt các

thủ tục rườm rà, để bảo đảm phục vụ sau ngày.

(4) Cải biến các mức độ nguy hiểm. Phân tích những lợi ích cũng như tổn thất có

thể xảy ra, giúp đối phương quay trở lại vòng đàm phán.

(5) Thay đổi hình thái đàm phán, từ tình hình tranh đấu căng thẳng cho tới tình

trạng cùng nhau nỗ lực, đồng tâm hiệp lực. Tăng sự liên lạc liên kết giữa ông chủ,

kiến trúc sư, và các kĩ sư kĩ thuật của hai bên đàm phán, cùng có sự ảnh hưởng để

đi

đến

giải

quyết

vấn

đề.

(6) Tìm một người trung gian để lí giải, đương nhiên người này phải có uy tín và

có quyền đưa ra sự cảm hoá điều tiết.

(7) Thiết lập một uỷ ban nghiên cứu do nhân viên hai bên hợp thành.

(8) Nhượng bộ hợp lí, đưa nhiều phương án để đối phương có cơ hội lựa chọn.

(9) Bỏ qua vấn đề này bàn luận những vấn đề dễ giải quyết sau đó đợi có cơ hội để

giải

quyết

những

vấn

đề

khó.

(10) Tạm thời nghỉ giải lao, sau khi thoải mái, thích hợp kết nối tình cảm đôi bên,

để

đưa

ra

thái

độ

nhẹ

nhàng

để

giải

quyết

vấn

đề.

Hoá giải những bế tắc để tăng thêm thành ý hợp tác giữa đôi bên, giúp cho tiến

trình đàm phán đạt được thuận lợi.