Bài thu hoạch thực tập Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu lẻ container bằng đường biển tại Công ty TNHH tiếp vận Đại Giang Sơn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

CƠ SỞ II TẠI TP. HỒ CHÍ MINH

---------***--------

THU HOẠCH THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại

NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA

NHẬP KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI

CÔNG TY THHH TIẾP VẬN ĐẠI GIANG SƠN

Họ và tên sinh viên: Phạm Ngọc Tính

Mã sinh viên: 1201016555

Lớp: K51D – A13

Khóa: K51

Người hướng dẫn khoa học: ThS. Hà Hiền Minh

TP. Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2015

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

.............................................................................................................................

TP.HCM, ngày 10 tháng 08 năm 2015

ThS. Hà Hiền Minh

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Tiếng Việt

Từ viết tắt

Tiếng Anh

Asean economic community

Association of South East

Asian Nations

AEC

Cộng đồng kinh tế Asean

Hiệp hội các quốc gia Đông

Nam Á

ASEAN

B/L

C/O

CCHQ

CFS

CIC

CIF

Bill of Lading

Certificate of Origin

Vận đơn

Giấy chứng nhận xuất xứ

Công chức hải quan

Phí xếp dỡ hàng lẻ

Phí mất cân đối vỏ container

Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí

Lệnh giao hàng

Container Freight Station

Container Imbalance Charge

Cost Insurance and Freight

Delivery order

D/O

FCL

Full Container Load

Nguyên container

LCL

NVGN

THC

TNHH

Less Container Load

Lẻ container

Nhân viên giao nhận

Phí làm hàng tại cảng

Terminal handling charge

Trách nhiệm hữu hạn

Trans-Pacific Strategic

Economic Partnership

Agreement

Hiệp định đối tác xuyên Thái

Bình Dương

TPP

WTO

XNK

World Trade Organization

Tổ chức thương mại thế giới

Xuất nhập khẩu

DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ

STT

Tên bảng/ sơ đồ

Trang

Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tiếp Vận Đại

Giang Sơn

1

5

Sơ đồ 2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng LLC

bằng đường biển công ty DGS Logistics

Bảng 1.1. Tình hình nhân sự công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang

10

2

3

4

6

7

8

Sơn

Bảng 1.2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn giai đoạn 2012-2014

Bảng 1.3. Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa nhập

khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp

Vận Đại Giang Sơn giai đoạn 2012-2014

Bảng 1.4. Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa nhập

khẩu lẻ container bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận

5

6

9

Đại Giang Sơn

6

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời gian qua, Việt Nam đang cố gắng mở cửa nên kinh tế để hòa nhập

với thế giới. Vì thế ngành xuất nhập khẩu cũng từng bước phát triển kéo theo sự phát

triển của ngành giao nhận.

Quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nếu diễn ra nhanh chóng chính

xác thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi, thúc đẩy xuất nhập khẩu hàng hóa của đất nước và

đưa kinh tế nước nhà đi lên. Công việc giao nhận đòi hỏi người giao nhận phải tinh

thông về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, am hiểu về luật pháp và tập

quán quốc tế. Tuy nhiên, nhiều nhà xuất nhập trong nước và ngoài nước vẫn chưa

thành thạo được quy trình này nên dẫn đến sự ra đời của các công ty cung cấp dịch

vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm mục đích tối ưu hóa thời gian giao

nhận, giảm thiểu chi phí cho các đại lý, tạo uy tín cho các công ty.

Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động này, em quyết định chọn thực tập tại

công TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn để tìm hiểu rõ hơn về lí thuyết và thực tế trong

khâu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Từ đó đưa ra những nhân xét về quy trình

và đưa những đề xuất bằng vốn kiến thức của em để công ty có thể ngày càng hoàn

thiện và phát triển hơn trong tương lai.

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn, nhờ có sự

giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong công ty em đã có cơ hội được trau

dồi, học hỏi thêm nhiều kiến thức trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

Trên những sự thuận lợi và cơ hội đó, cùng với sự hướng dẫn của Cô Hà Hiền Minh,

em quyết định chọn đề tài: “Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu LCL

bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn”. Kết cấu bài thu hoạch

gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Đại Giang Sơn

Chương 2: Nghiệp vụ tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại

công ty TNHH Đại Giang Sơn.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa

nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Đại Giang Sơn

7

Vì thời gian thực tập còn hạn chế, kiến thức của em còn chưa đầy đủ nên

không thể không tránh khỏi thiếu sót trong bài báo cáo của mình, em rất mong nhận

được sự sửa chữa, góp ý từ các quý thầy cô tại trường Đại Học Ngoại Thương thành

phố Hồ Chí Minh. Em xin chân thành cảm ơn.

Sinh viên thục hiện

Phạm Ngọc Tính

8

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN

ĐẠI GIANG SƠN

1.1. Quá trình hình thành và phát triển

1.1.1. Khái quát về công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn

Tên công ty: Công Ty TNHH Tiếp Vận Ðại Giang Sơn

Tên viết tắt: DGS logistics Co, Ltd.

Tên tiếng Anh: Dai Giang Son Logistics Company Limited

Trụ sở : 158 Đinh Bộ Lĩnh, Bình Thạnh, TP.HCM

Điện thoại: 84-8-62902008

Fax: 84-8-62902007

Email: [email protected]

Website: www.dgs.com.vn

Mã số thuế: 0309212899

1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn thành lập vào 07/2009, theo giấy

chứng nhận đănh kí kinh doanh số 4102075092 được cấp tại phòng đăng kí kinh

doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh. Công ty hoạt động trong lĩnh

vực giao nhận hàng hóa quốc tế, cung cấp những dịch vụ chất lượng, uy tín, đáp ứng

đầy đủ những yêu cầu của khác hàng. Những hoạt động của công ty là hoàn toàn hợp

pháp, đi theo định hướng của Nhà Nước và Chính Phủ trong việc phát triển kinh tế -

xã hội của đất nước.

Trải qua hơn 6 năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, công ty TNHH

Tiếp Vận Đại Giang Sơn đã và đang trở thành một trong những công ty lớn mạnh trong

ngành Logistics Việt Nam. Bằng uy tín và trách nhiệm của mình, công ty đã tạo được

rất nhiều mối quan hệ tốt với các Hãng tàu và Forwarder khác giúp gia tăng vị thế của

mình. Hiện nay, công ty đã có một lượng lớn khách hàng trung thành đến từ các nước

như Đài Loan, Trung Quốc, Singapore, Ấn Độ… Với quy trình ngày càng hoàn thiện

của mình cùng đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, công ty được mong có thể gặt hái

nhiều thành công trong tương lai.

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

1.2.1. Chức năng

9

Công ty là một doanh nghiệp loại hình trách nhiệm hữu hạn, thực hiện chế độ

hoạch toán độc lập trên cơ sở hoạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ tại công ty.

Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng theo đúng luật doanh nghiệp.

Chức năng chủ yếu của công ty là:

- Làm dịch vụ giao nhận hàng hoá XNK cho các doanh nghiệp của Việt Nam

hoặc dự án lớn như: Công ty dầu khí BP, dự án đường dẫn khí Nam Sơn,...

- Làm thủ tục XNK hành lý cá nhân cho các khách hàng nước ngoài vào Việt

Nam công tác hoặc định cư,...

- Vận tải hàng hoá bằng đường biển và hàng không.

- Thời gian qua công ty không ngừng mở rộng, tìm kiếm các đối tác làm dịch

vụ giao nhận và vận chuyển hàng hoá, máy móc thiệt bị cho các dự án và các khách

hàng có yêu cầu về XNK.

1.2.2. Nhiệm vụ

Xây dựng và thực hiện các dịch vụ giao nhận hàng hoá, máy móc thiết bị cho

các đơn vị XNK và tổ chức vận chuyển chúng từ Việt Nam đi các nước và ngược lại

theo đúng pháp luật.

Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước nhằm thực hiện kinh doanh có

hiệu quả cao.

Quản lý và sử dụng đồng vốn kinh doanh đúng chế độ của nhà nước có hiệu

quả, tự tạo nguồn vốn với các hình thức thích hợp, bảo đảm tự trang trải về mặt tài

chính, kinh doanh có lãi.

Chấp hành đầy đủ các chính sách chế độ và pháp luật của nhà nước phù hợp

với luật doanh nghiệp.

Thực hiện đầy đủ các cam kết hợp đồng kinh tế với khách hàng và phục vụ

khách hàng chi đáo, nhiệt tình, đúng trách nhiệm.

Quản lý tốt đội ngũ cán bộ công nhân viên, thường xuyên tổ chức huấn luyện

nghiệp vụ và nâng cao trình độ văn hoá, chuyên môn cho nhân viên.

1.2.3. Cơ cấu tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty khá gọn, bao gồm: Giám đốc và các phòng ban .

Việc tổ chức như vậy phù hợp với đặc điểm của công ty hiện tại là một công ty nhỏ.

Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức cũng giúp cho giám đốc có thể theo sát nhân viên của

10

mình trong quy trình thực hiện nghiệp vụ; đồng thời nhân viên các phòng ban có thể

hỗ trợ kịp thời cho nhau, xây dựng sự đoàn kết trong nội bộ công ty.

Vai trò và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban được trình bày ở Sơ đồ 1.1 sau:

Sơ đồ 1.. Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn

Giám đốc

Phòng

dịch vụ

kinh doanh

chứng từ

khai thác

kế toán

khách hàng

(Nguồn: Phòng kế toán)

Giám đốc là người giữ chức vụ cao nhất trong Công ty, nhân danh Công ty để

điều hành và quyết định mọi công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu

trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó. Đồng thời, giám đốc

cũng kiêm nhiệm vụ kiểm tra và quản lý tình hình tài chính của Công ty, trực tiếp

đàm phán với khách hàng và ký hợp đồng.

Phòng Kinh doanh là người chịu trách nhiệm trong việc tạo dựng mối quan hệ với

khách hàng cho công ty, trực tiếp tiếp xúc với khách qua internet điện thoại hoặc gặp

mặt. Người trong phòng Kinh Doanh phải nắm vững các lý thuyết về Logistics để có

thể cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng về dịch vụ của công ty. Phòng Chứng

Từ là người chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ cần thiết nếu

khách hàng yêu cầu (B/L, Invoice Packing List,…), đồng thời chuẩn bị đầy đủ chứng

từ để nhân viên giao nhận có thể nhanh chóng làm thủ tục xuất hoặc nhập khẩ

hóa ở cảng.

Phòng Dịch Vụ Khách Hàng

 Chăm sóc, tư vấn cho khách hàng đồng thời tiếp xúc với các hãng tàu

và Forwarder khác.

 Giúp Giám đốc tìm kiếm khách hàng, tiếp thị và quảng cáo cho công ty.

 Cung cấp thông tin và liên lạc với các hãng tàu, các đại lý để báo cước

vận chuyển, lấy booking cho khách hàng.

11

Phòng Khai Thác là người thực hiện công tác lấy chứng từ (B/L, D/O..), khai

báo hải quan và làm thủ tục giao nhận hàng hóa.

Phòng Kế Toán

 Giúp giám đốc quản lý vốn của công ty:

 Thường kỳ phản ánh mọi hoạt động thu chi và công nợ của công ty một

cách đầy đủ, kịp thời và chính xác.

 Kịp thời phân tích hoạt động kinh doanh của công ty, lưu trữ - cập nhật

sổ sách chứng từ nhanh chóng giúp Giám đốc nắm tình hình tài chình

của công ty. Theo dõi giá cả thị trường để có đơn giá phù hợp từng thời

kỳ.

 Thực hiện hoạch toán kinh tế tài chính theo đúng luật pháp nhà nước.

1.2.4. Tình hình nhân sự

Cụ thể, tình hình nhân sự được thể hiện ở bảng 1.1. như sau:

Bảng 1.. Tình hình nhân sự công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn

Đơn vị tính: người, %

2012

2013

2014

Chỉ tiêu

Giới Nam

Số

lượng

Số

lượng

Số

lượng

%

4

20,0%

80,0% 17

85,0% 18

4

19,0%

81,0% 18

85,7% 20

5

21,7%

78,3%

87,0%

13,0%

tính

Nữ

16

17

3

< 35

≥ 35

Cao

Tuổi

15,0%

3

14,3%

3

8

40,0%

9

42,9% 10

57,1% 13

43,5%

56,5%

Trình đẳng

độ

Đại

12

60,0% 12

học

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Quy mô của công ty là tương đối nhỏ (20 nhân viên trong năm 2012 và tăng

lên 23 nhân viên trong năm 2014). Tuy chỉ mới thành lập trong 6 năm nhưng công ty

vẫn đang trên đà phát triển và hứa hẹn sẽ ngày càng mở rộng quy mô hơn trong

tương lai.

Theo bảng 1.1, ta có thể thấy nhân lực của công ty tương đối trẻ (87% nhân

lực dưới 35 tuổi trong năm 2014) và tăng lên trong cả 3 năm. Vì vậy sự năng động,

nhiệt tình trong công việc là điều thường thấy ở trong công ty.

12

Trình độ chuyên môn của công ty cũng tương đối cao (lực lượng cử nhân đại

học là trên 50% trong cả 3 năm)

1.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai

đoạn 2012 – 2014

Bảng 1.. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tiếp Vận

Đại Giang Sơn giai đoạn 2012-2014

Đơn vị tính: triệu đồng, %

So sánh

Giá trị

2013/2012

Tuyệt Tương Tuyệt

đối đối đối

-7,9%

2014/2013

Chỉ tiêu

Tổng

Tương

đối

2012

2013

2014

82.298 75.769 85.538 -6.529

9.769

12,9%

doanh thu

Tổng chi phí

80.735 74.283 83.648 -6.452

-8,0%

-4,9%

9.365

405

12,6%

27,2%

Lợi

nhuận

1.563

1.486 1.891

-77

trước thuế

(Nguồn: Phòng kế toán)

Dựa vào bảng 1.2, ta có thể đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh của

công ty như sau:

Tổng doanh thu của công ty vào năm 2013 đạt 75.769 triệu đồng, giảm tương đối

so với năm 2012 (82.298 triệu đồng) là 7,9% tức là giảm 6.529 triệu đồng. Điều này có thể

hiểu được là do công ty chịu ảnh hưởng mạnh từ khủng hoảng toàn cầu nói chung và tác

động đến Việt nam nói riêng. Mặt khác công ty không những phải cạnh tranh với các công

ty nội địa và các công ty nước ngoài cũng xâm nhập thị trường mạnh mẽ trong lĩnh vực

Logistics trong thời điểm này khiến thị trường trở nên khắc nghiệt, việc tìm kiếm, thỏa

thuận với khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn hơn. Tuy nhiên, sang năm 2014, tổng

doanh thu của công ty là 85.538 triệu đồng, tăng tương đối so với năm 2013 là 12,9%, tức

9.769 triệu đồng. Với hơn 5 năm thành lập trong lĩnh vực Logistics, công ty đã và đang

tạo được nhiều mối quan hệ thân thiết với các khách hàng, mặt khác rút kinh nghiệm từ

những năm trước, công ty cũng ngày càng đổi mới hoàn thiện quy trình của mình nên

cũng xây dựng được quan

hệ tốt với những khách hàng mới khác. Vì vậy doanh thu của công ty ngày càng tăng

và hứa hẹn sẽ còn phát triển mạnh trong tương lai.

13

Tổng chi phí của công ty vào năm 2013 là 74.283 triệu đồng giảm tương đối

so với năm 2012 (80.735 triệu đồng) là 8,0%, tức 6.452 triệu đồng. Trong khi đó,

tổng chi phí năm 2014 lại là 83.648 triệu đồng tăng 12,6% so với năm 2013, tức

9.365 triệu đồng. Mặc dù tổng chi phí có sự biến động nhỏ qua các năm nhưng vẫn

giữ được ở mức ổn định 80.000 – 84.000 triệu đồng/ năm. Điều này chứng tỏ công ty

có sự quản lý tốt việc sử dụng nguồn vốn và chi tiêu của mình, hạn chế được nhiều rủi ro

trong thời đại nền kinh tế mở cửa hiện nay.

Tổng lợi nhuận của công ty năm 2012 là 1.563 triệu đồng, giảm xuống 1.486 triệu

đồng vào năm 2013 rồi lại tăng lên 1.891 triệu đồng vào năm 2014. Chúng ta dễ thấy được

dựa vào doanh thu và chi phí của công ty qua ba năm 2012, 2013, 2014 thì sự biến động

đó kéo theo việc tăng và giảm của lợi nhuận công ty.

Nhìn chung, tuy có sự biến động nhẹ trong doanh thu và chi phí của công ty

nhưng một cách tổng quát thì công ty đã có sự chặt chẽ trong việc quản lý thu chi của

mình. Quá trình hoạt động của công ty đang dần ổn định và trên đà phát triển qua các

năm. Nếu tiếp tục đổi mới và hoàn thiện thì công ty hứa hẹn sẽ trở thành một thế lực

trong hoạt động Logistics ở Việt Nam.

1.4. Vai trò của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng

đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn

Vai trò của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng

đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn được thể hiện ở bảng 1.3. Trong

năm 2012, doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container của công

ty là 32.426 triệu đồng, sau đó giảm xuống 31.346 triệu đồng vào năm 2013 và tăng lên

37.414 triệu đồng vào năm 2014. Có thể thấy được ngành vận tải biển hàng nhập bằng

FCL luôn đóng góp về doanh thu cao trong hoạt động kinh doanh của công ty (khoảng

40% trong 3 năm 2012, 2013, 2014). Cũng giống như các công

ty Logistics khác, doanh thu của Công ty TNHH Tiếp vận Đại Giang Sơn đến từ những nguồn

khác nhau như: Nghiệp vụ xuất khẩu, nghiệp vụ nhập khẩu, trong đ bằng đường biển, đường

hàng không…Nghiệp vụ xuất nhập khẩu bằng đườn lại chia ra hàng xuất, nhập FCL và LCL.

Trong đó doanh thu từ hoạt động nhập k hàng hóa LCL bằng đường biển của công ty lại chiếm

khoảng hơn 40% tổng do

14

thu của công ty, chứng tỏ nghiệp vụ này đóng một vai trò hết sức quan trọng đ tồn tại và phát

triển của công ty này.

Bảng 1.4. Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu lẻ container

bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang Sơn

Đơn vị tính: triệu đồng, %

Giá trị (triệu đồng)

Cơ cấu giá trị (%)

2012 2013 2014

Năm

Chỉ tiêu

2012

2013

2014

Doanh thu từ hoạt động

giao nhận hàng xuất khẩu

lẻ container

32.426 31.346

82.298 75.769

37.414 39,4% 41,4% 43,7%

100,0

%

100,0

%

100,0

%

85.538

Tổng doanh thu

(Nguồn: Phòng kinh doanh và Phòng kế toán) Công ty TNHH Tiếp Vận Đại Giang

Sơn đã khẳng định rằng vai trò của ngành giao nhận hàng hóa là vô cùng quan trọng

đối với nền kinh tế mở cửa của Việt Nam.

Đặc biệt nước ta là nước nhập siêu nên nghiệp vụ giao nhập hàng hóa LCL bằn đường biển lại

càng được quan tâm và chú trọng hơn nữa, đáp ứng nhu cầu khẩu ngày càng gia tăng trong cả

nước, đồng thời có ảnh hưởng lớn đến sự ph và mở rộng của công ty sau này.

15

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP

KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY

TNHH TIẾP VẬN ĐẠI GIANG

SƠN 2.1. Thực tế quy trình

Sơ đồ 2.. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng FLC bằng đường biển công ty

DGS Logistics

Tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết

hợp đồng với khách hàng

Kiểm tra bộ chứng từ

Lấy lệnh giao hàng (D/O)

Làm thủ tục Hải quan

Giao hàng và quyết toán với khách hàng

Lưu giữ hồ sơ

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Để minh họa cho quy trình trên, tác giả sử dụng hợp đồng số 150420/01/PV-

SPX ngày 20/04/2015 giữa bên bán là Công ty Spx Hydraulic Technologies và bên mua

là Công ty Cổ phần Kỹ thuật Phong Việt (sau đây gọi tắt là Công ty Phong Việt). Hàng

hóa giao nhận trong hợp đồng này là hảng lẻ container có số kiện là PHONG

16

VIET TECHNICAL CORPORATION HCM, VIETNAM PACKAGE NO.11 được

đóng trong container số DFSU 6186637 loại 40 feet và số seal là CS006373.

2.1.1. Tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết hợp đồng với khách hàng

Nhân viên phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về

dịch vụ nhập khẩu hàng hóa. Khách hàng của Công ty thường là các doanh nghiệp

trong nước có hoạt động nhập khẩu, nhưng chưa thực hiện được quá trình nhập khẩu

một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian hoặc là các đại lý, đối tác của Công ty

ở nước ngoài cần Công ty nhập khẩu hàng hóa để hoàn tất chuỗi cung ứng từ người

bán ở nước ngoài đến người mua ở Việt Nam.

Sau khi tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng nhân viên

phòng kinh doanh sẽ tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận tiến tới ký kết

hợp đồng giao nhận.

Hợp đồng số 150420/01/PV-SPX được kí theo điều kiện E nên Phong Việt có

nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục thông quan xuất khẩu và nhập khẩu.

Để thực hiện việc giao nhận hàng hóa theo hợp đồng số 150420/01/PV-SPX, Công ty

Cổ phần Kỹ thuật Phong Việt đã liên hệ với Công ty Đại Giang Sơn để thực hiện

việc giao nhận hàng hóa. Đại Giang Sơn đã liên hệ với đại lý của mình ở nước người

bán là Công ty ASM Logistics Pte Ltd ở Singapore để tiến hành khâu làm hàng bên

nước xuất khẩu.

2.1.2. Kiểm tra bộ chứng từ

Nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra chứng từ của đại lý gửi về một cách

nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và

đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số cont và

số seal, số kiện và chi tiết hàng hóa.

Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với

nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung và thông

báo cho Công ty khi có sự điều chỉnh gấp. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không

bổ sung chứng từ cho Công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phí

điều chỉnh.

Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan và thuê tàu ở Singapore, ASM Logistics

tổng hợp và gửi bộ chứng từ về cho Đại Giang Sơn bao gồm: 1 hóa đơn Tax Invoice

17

số IN15060195, 1 bộ B/L số SIN/SGN/30465 do người gom hàng (Forwarder) ECU

Line phát hành, 1 bộ B/L số HCMSE15060031-01 do đại lý ASM Logistics phát

hành, 1 Invoice & Packing list số 19586. Phòng kế toán có nghĩa vụ dựa vào hóa đơn

Tax Invoice để thanh toán tiền cho đại lý. Nhân viên phòng chứng từ có nghĩa vụ

tổng hợp và kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên các chứng từ trên để đảm bảo nội

dung của chúng phù hợp với nhau. Nếu có bất kì thông tin nào sai lệch thì ngay lập

tức báo cho ASM Logistics để kịp thời sửa chữa.

2.1.3. Lấy lệnh giao hàng (D/O)

Trước ngày dự kiến hàng đến từ 1 đến 2 ngày, Công ty nhận được giấy báo

nhận hàng (Arrival Notice) của người gom hàng. Phòng Khai thác công ty DGS

Logistics đến Forwarder trình B/L gốc, giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu và

thanh toán các chi phí cần thiết để lấy lệnh giao hàng (D/O).

Ngày 15/06/2015, Công ty nhận được thông báo hàng đến từ người gom hàng

ECU Line Vietnam. Nhân viên phòng chứng từ tổng hợp các chứng từ gồm giấy

thông báo nhận hàng, B/L gốc số SIN/SGN/30465 do người gom hàng (forwarder)

ECU Line phát hành, giấy giới thiệu của Công ty cùng với tiền ứng từ phòng kế toán

để nhân viên phòng khai thác mang đến trụ sở của ECU Line. Tại đây, nhân viên

phòng khai thác đóng các khoản phí ở cảng đến, bao gồm phí làm hàng tại cảng

(THC), Phí mất cân bằng container (CIC), phí xếp dỡ hàng lẻ (CFS) và phí chứng từ

để nhận hóa đơn giá trị gia tăng cho các khoản phí trên kèm lệnh giao hàng số

50,849/18-ECU-DO từ ECU Line.

2.1.4. Làm thủ tục hải quan

Sơ đồ quy trình làm thủ tục hải quan được trình bày ở phần phụ lục 2. Cụ thể

gồm các bước sau:

Bước 1: Truyền Hải quan. Mọi hàng hóa xuất nhập khẩu đều được khai báo

Hải quan trên hệ thống điện tử. Tại Tp HCM dùng phần mềm ECUSK4 còn tại Hải

Phòng và các tỉnh thành khác dùng phần mềm ECUSK5 từ ngày 01/04/2014 để khai

báo trên điện tử. Bước này do nhân viên Phòng kinh doanh tiến hành.

Bước 2: Sau khi hệ thống Hải quan điện tử tiếp nhận thì sẽ tự động phân luồng

cho khai báo này như sau:

 Luồng xanh: bao gồm luồng xanh vô điều kiện và có điều kiện

18

 Luồng xanh vô điều kiện: Nhân viên Phòng khai thác chỉ phải trình tờ

khai Hải quan để được chấp nhận thông quan.

 Luồng xanh có điều kiện: nhân viên Phòng khai thác phải trình tờ khai

Hải quan, giấy kiểm dịch hàng hóa và giấy phép nhập khẩu hàng hóa

liên quan mới được chấp nhận thông quan.

 Luồng vàng: Nhân viên Phòng khai thác phải trình hồ sơ giấy cho Hải

quan kiểm tra để xác định giá và tính thuế cho hàng hóa. Nếu hồ sơ

đồng nhất và đúng với khai báo Hải quan thì sẽ được chấp nhận thông

quan. Nhưng nếu hồ sơ bị nghi ngờ thì phải kiểm tra thực tế hàng hóa

mới được chấp nhận thông quan.

 Luồng đỏ: Nhân viên Phòng khai thác phải trình hồ sơ giấy cho Hải

Quan kiểm tra để xác định giá và tính thuế cho hàng hóa. Nếu hồ sơ

đúng với khai báo thì sẽ được kiểm tra thực tế hàng hóa nhưng nếu hồ

sơ sai thì phải điều chỉnh lại tờ khai và truyền bổ sung tờ khai đó. Sau

khi kiểm tra lại tờ khai đã chỉnh sửa này nếu đúng thì sẽ được kiểm tra

thực tế hàng hóa để xét duyệt chấp nhận thông quan.

Bước 3: Nhân viên Phòng khai thác đóng lệ phí và nhận tờ khai Hải quan.

Bước 4: Hải quan giám sát hàng hóa xuất khẩu. Ở bước này, nhân viên Phòng

khai thác phải trình tờ khai đã được chấp nhận thông quan để Hải quan đóng dấu xác

nhận thanh lý tờ khai. Sau đó, nhân viên Phòng khai thác tiếp tục liên hệ với Cảng để

làm phiếu nhập kho và đưa hàng vào kho CFS.

Với trường hợp luồng vàng và luồng đỏ, hồ sơ cần chuẩn bị để trình lên Hải

quan kiểm tra sau khi được phân luồng như sau:

1. Tờ khai Hải quan: 2 bản chính, 1 để Hải Quan lưu, 1 để Công ty lưu.

2. Hợp đồng thương mại (Contract): 01 bản sao y

3. Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản gốc

4. Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản gốc

5. Vận tải đơn (Bill of lading)

6. Giấy phép (đối với hàng đặc biệt): 01 bản gốc

7. Giấy giới thiệu công ty

8. Giấy tờ khác theo yêu cầu của Hải quan (nếu có)

Để làm thủ tục hải quan cho lô hàng theo hợp đồng số 150420/01/PV-SPX,

ngày 16/06/2015, nhân viên Phòng kinh doanh đã tiến hành tập hợp chứng từ từ

19

Phòng chứng từ gửi sang và tiến hành khai hải quan cho lô hàng trên hệ thống phần

mềm ECUSK4. Kết quả phân luồng trả về luồng vàng.

Do đó, ngày 18/06/2015 nhân viên phòng Khai thác phải mang bộ Hồ sơ Hải

quan gồm các chứng từ: 2 bản tờ khai hải quan số 1100440942340, 1 bản sao y hợp

đồng số 150420/01/PV-SPX, 1 bản hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói số 19586,

1 bản vận đơn số HCMSE15060031-01 và giấy giới thiệu của Công ty để Hải quan

kiểm tra và chấp nhận thông quan. Sau đó nhân viên Phòng khai thác đã mang tờ

khai đã được chấp nhận thông quan để đóng dấu qua khu vực Hải quan giám sát. Đến

đây lô hàng tiếp tục được làm phiếu nhập kho và vận chuyển về khu vực hàng lẻ

(CFS) của Cảng Cát Lái.

2.1.5. Giao hàng và quyết toán khách hàng

Khi hàng chuẩn bị cập cảng, Phòng chứng từ sẽ soạn email gửi một Thông báo

hàng đến (Arrival Notice) cho khách hàng, yêu cầu khách hàng mang một số chứng từ

cần thiết đến cho Công ty và hoàn thành việc thanh toán dịch vụ cho Công ty. Nếu khách

hàng mang đúng chứng từ như yêu cầu và hoàn thành đóng phí, Công ty sẽ cấp cho

khách hàng một lệnh giao hàng để khách hàng ra cảng làm thủ tục nhận hàng.

Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu, Phòng khai thác của Công ty tiến hành

thuê xe ra khu vực CFS của cảng, trình lệnh giao hàng của Forwarder cấp để nhận

hàng và kéo về cho khách hàng sau khi nhận đủ thanh toán mà không phải cấp cho

khách hàng một lệnh giao hàng nữa.

Cụ thể quy trình nhận hàng ở cảng diễn ra như sau:

 Đóng tiền thương vụ – In phiếu xuất kho

+ Tại thương vụ Cảng Cát Lái, NVGN bốc số thứ tự và đợi đến số.

+ NVGN nộp D/O – 1 bản chính cho Thương vụ cảng để thương vụ phát hà phiếu xuất

kho và hóa đơn Phí giao hàng (phí nâng).

+ Sau khi đã đóng tiền và nhận lại hóa đơn cùng phiếu xuất kho thì NV mang đến khu

vực HQGS để thanh lý cổng.

 Thanh lý cổng

+

Hồ sơ thanh lý bao gồm: Tờ khai chính đã thông quan, list hàng, phiế xuất kho, tờ

khai photo, B/L photo, 1 D/O bản chính.

20

+ NVGN nộp bộ hồ sơ vào cho CCHQ. Hải quan sau khi kiểm tra các thông tin trên

chứng từ, đóng dấu “Hàng đã qua khu vực giám sát” trên tờ khai đồng th tên đóng dấu trên

phiếu xuất kho và tờ khai và trả lại cho NVGN.

 Nhận hàng ở kho: NVGN mang phiếu xuất kho ra kho để nhận hàng, sau đó liên lạc

với phương tiện vận chuyển chạy vào kho, giao hàng lên xe chở về khách hàng.

Để thực hiện việc giao nhận hàng LCL theo hợp đồng số 150420/01/PV-SPX,

ngày 15/06/2015, Phòng chứng từ soạn một Thông báo hàng đến có số tham chiếu

IMSEH1506038 gửi cho Công ty Phong Việt báo lô hàng theo vận đơn số

HCMSSE15060031-01 chuẩn bị cập cảng vào ngày 16/06/2015. Ngày 19/06/2015,

sau khi hàng được giao về kho CFS, Phòng chứng từ soạn tiếp một Giấy báo cước

(Freight Note) gửi Công ty Phong Việt thông báo các khoản cước phí mà Công ty

Phong Việt phải trả cho Công ty Đại Giang Sơn. Sau khi Công ty Phong Việt đóng

đầy đủ các khoản phí, Phòng Chứng từ xuất một lệnh giao hàng có số tham chiếu

IMSEH1506038 và gửi kèm với lệnh giao hàng số 50,849/18-ECU-DO do ECU Line

cấp cho Đại Giang Sơn cho Công ty Phong Việt để Công ty Phong Việt tự thuê xe ra

cảng nhận hàng và kéo về kho của mình.

2.1.6. Lưu giữ hồ sơ

Toàn bộ hồ sơ chứng từ trong quá trình giao nhận sẽ được Công ty giữa lại

hoặc scan và photo (đối với trường hợp bản gốc phải giao cho khách hàng) để lưu giữ

tại Công ty. Việc lưu giữ chứng từ này nhằm mục đích cập nhật cơ sở khách hàng

hiện có của công ty, lập các báo cáo hoạt động kinh doanh, cập nhật giá cả thị trường

hoặc hỗ trợ sinh viên thực tập làm báo cáo.

Trong quá trình thực tập, người viết được Công ty tạo điều kiện trao cho bộ

chứng từ theo hợp đồng số 150420/01/PV-SPX để thực hiện việc nghiên cứu quy

trình giao nhận hàng nhập khẩu lẻ container tại Công ty.

2.2. Nhận xét chung

2.2.1. Điểm mạnh

Công ty nằm tại trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh, vốn là vùng kinh tế trọng

điểm của phía Nam. Bên cạnh đó còn tiếp giáp với các khu vực có tốc độ phát triển