Bài giảng Quan hệ công chúng - Chương 5: Tổ chức sự kiện

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

Bộ môn Marketing

• Môn học:

QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

(PR- PUBLIC RELATION)

G.v.c Th.s Ngô Minh Cách

(Trưởng bộ môn Marketing)

1

CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC SỰ KIỆN

5.1 Tổng quan về tổ chức sự kiện

- Khái niệm

- Nguyên tắc tổ chức sự kiện

5.2 Xây dựng kế hoạch cho sự kiện

- Quản trị nhân sự

- Quản trị tài chính

- Kế hoạch tổ chức và thực hiện

5.3 Các loại hình sự kiện

5.4 Chiến lược tài trợ sự kiện

2

KHÁI NIỆM

Tổ chức sự kiện( Events) là quá trình kết hợp

các hoạt động lao động với các tư liệu lao động

,thực hiện các dịch vụ trong một không gian và

thời gian cụ thể, đảm bảo toàn bộ các công việc

chuẩn bị và các hoạt động triển khai cuả một

sự kiện nào đó diễn ra đúng kế hoạch, nhằm

chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những

thông điệp truyền thông theo yêu cầu của

khách hàng mục tiêu

3

CÁC THÀNH TỐ TRONG MỘT SỰ KIỆN

Chủ sở hữu sự kiện: là người có nhu cầu tổ chức sự

kiện để truyền thông. Họ có thể là các tổ chức, cá nhân,

doanh nghiệp hoặc các đoàn thể. Họ là người đầu tư cho

sự kiện

Người tổ chức sự kiện: là những người thực hiện sự

kiện, chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu về sự thành công

của sự kiện đó

Đối tượng tham dự sự kiện: là khách mời theo yêu

cầu của chủ sự kiện.Đó là đối tượng nhận thông điệp

truyền thông từ chủ sự kiện .

4

CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Event phải được đặt trong chiến lược marketing của công ty

Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu

Phải đặt mục tiêu rõ ràng cho sự kiện làm cơ sở cho việc xây

dựng chiến lược, chiến thuật và hoạt động đánh giá

Phải quảng bá cho sự kiện nhằm thu hút và xác định rõ hơn

khách hàng mục tiêu

Phải có kế hoạch thực hiện cụ thể, rõ ràng

Nhân lực là yếu tố quan trọng nhất( Cả người tham gia và

người thực hiện)

Xác định rõ ngân sách dành cho sự kiện

5

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN

 Quản trị nhân sự

 Quản trị tài chính

 Kế hoạch tổ chức và triển khai thực hiện

6

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO SỰ KIỆN

Hai loại nhân sự : Full- time & Part- time

Phân bố nguồn nhân lực

Phân công nhiệm vụ và trách nhiêm cụ thể cho từng

loại nhân sự

Huấn luyện nhân viên

7

NHIỆM VỤ CỦA TỪNG LOẠI NHÂN SỰ

Quản lý dự án/Sự kiện; Trợ lý quản lý dự án

Trưởng bộ phận phụ trách nghệ thuật; quản lý khu trò chơi

Trưởng bộ phận phụ trách pháp lý

Trưởng bộ phận điện nước và bảo vệ

Trưởng bộ phận phụ trách về giao thông, an ninh

Trưởng bộ phận phụ trách thông tin liên lạc; quảng cáo

Trưởng bộ phận nhân sự

Quản lý khu vực VIP, thủ kho…

8

QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN

Yêu cầu cơ bản:

Nhà tổ chức cần phải khẳng định rằng có đủ nguồn ngân sách

để tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện cần phải thu xếp sử dụng nguồn ngân sách

một cách hợp lý cho dù sự kiện lớn hay nhỏ, không để thiếu tiền

khi đang tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện cững cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm

tổ chức sự kiện cho phù hợp với nguồn ngân sách

Việc chi tiêu ngân sách cần phải có kế hoạch chi tiết , đảm bảo

yêu cầu của từng công việc và tính hiệu quả

9

QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN

Dự toán ngân sách:

Việc dự toán ngân sách phụ thuộc rất lớn vào mục đích tổ chức sự

kiện.Vì vậy, khi tổ chức sự kiện nhà tổ chức cần trả lời: Mục đích

của sự kiện là gì? Mục đích sẽ chi phối đến quy mô thiết kế và tổ

chức hoạt động của sự kiện

Cần phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ, khối

lượng công việc cần thiết cho tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức cần phân tích mối tương quan giữa ngân sách và

danh mục hàng hóa,dịch vụ để điều chỉnh cho phù hợp

10

QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN

Phân bổ ngân sách:

Lập bảng chi phí: Liệt kê các hạng mục công việc, nội dung hoạt

động cùng ngân sách dự kiến kèm theo

Kiểm tra, điều chỉnh tổng thể: Sau khi lập bảng cần phân tích, rà

soát lại toàn bộ, tiến hành điều chỉnh nhằm đảm bảo tính hợp lý

giữa hạng mục các công việc và chi phí

Các sự kiện khác nhau về tính chất và quy mô nên bảng chi phí sẽ

khác nhau. Khi làm kế hoạch thì lập bản dự toán còn khi triển

khai sẽ lập bảng chi phí cho từng công việc cụ thể

11

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

1- Giai đoạn chuẩn bị:

Phân tích chiến lược : Event phải phục vụ cho chiến lược kinh

doanh và marketing trong từng giai đoạn

Xác định mục tiêu Event :

- Tăng doanh số

- Tạo đồng minh chiến lược

- Xây dựng và củng cố thương hiệu

- Thu hút lực lượng truyền thông

- Giáo dục, huần luyện nhân sự nội bộ

- Xây dựng văn hóa tổ chức…

12

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Xác định loại hình sự kiện :

Khai trương, khánh thành, động thổ.

Ra mắt sản phẩm mới

Họp báo

Roadshow

Hội chợ triển lãm

Kỷ niệm ngày thành lập công ty

Sự kiện tổ chức vào các dịp lễ như: năm mới, ngày 8.3…

13

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Hoạch định ngân sách : Căn cứ vào

Tổng ngân sách chi cho marketing của công ty

Mức độ ưu tiên và tầm quan trọng của sự kiện so với các hoạt

động marketing khác

Hiệu quả của Event trong tích hợp của cả chiến dịch PR và

truyền thông marketing

Phạm vi và quy mô của sự kiện

14

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Xác định đội ngũ hoạch định và triển khai Event

Giám đốc marketing

Giám đốc quan hệ công chúng

Giám đốc thương hiệu

Giám đốc nhân sự

Nhân viên marketing; Các agency quảng cáo

Giám đốc điều hành

Giám đốc tài chính

Nhân viên thực hiện cho từng công việc..

15

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Xác định hình ảnh và cảm nhận của Event:

• Hình ảnh:

+ Thông điệp; định vị

+ Qui mô tổ chức

+ Cá tính, phong cách

+ Nội dung, cấu trúc của sự kiện

• Cảm nhận:

+ Những mong muốn đạt được về cảm nhận của người tham dự

+ Cảm nhận của giới truyền thông

+ Cảm nhận của công chúng

16

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Xác định đối tượng tham dự Event:

Xác định cụ thể đối tượng tham dự

Xác định cụ thể số lượng và cơ cấu người tham dự cho từng sự

kiện

Xác định phương pháp thu hút người tham dự

17

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Phát triển ý tưởng của Event:

Chủ đề

Thời gian

Địa điểm: khách sạn, công viên, sân vận động, tòa nhà….

ý tưởng kịch bản

ý tưởng thiết dàn dựng về hình ảnh và âm thanh

Những hoạt động sau sự kiện: báo chí viết bài, thu hình phát

sóng, làm đĩa CD phát hành…

18

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

2- Giai đoạn triển khai :

Những yếu tố quan trọng:

Sáng tạo : Dựa trên cơ sở của :chiến lược định vị và xây dựng

thương hiệu ; thực trạng về ngân sách về thời gian về địa điểm

Tổ chức thực hiện : Chính xác thời gian; Khớp nối các bộ phận

và công việc; Đảm bảo an toàn

Đối tượng tham dự : Đảm bảo đông đủ, đúng thành phần; có

phương án dự phòng

19

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Phân tuyến hoạch định:

Tuyến tĩnh vật: Địa điểm,sân khấu, âm thanh,ánh sáng...

 Tuyến nhân vật : Khách hàng, truyền thông, công an, nhân viên,

tham gia biểu diễn...

Lên kịch bản chi tiết :Thời gian Tiết mục Người phụ trách

Nội dung Điều kiện hỗ trợ sự cố và khắc phục

Tính toán chi phí : chi phí nhân công; chi phí trang thiết bị; chi

phí in ấn và trang trí; chi phí điện thoại và fax; chi phí giấy phép,

chi phí an ninh và truyền thông...

20

Bài giảng Quan hệ công chúng - Chương 5: Tổ chức sự kiện - Ngô Minh Cách