Bài giảng Kỹ năng truyền thông - Chương 3: Kỹ năng hội họp - Lê Thị Ngọc Tiền
12/30/2017
TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
NỘI DUNG
KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG
Chương 3. KỸ NĂNG HỘI HỌP
TTổổnngg qquuaann
Các thành viên trong cuộc họp
Các kỹ thuật hỗ trợ
GV: Ths. LÊ THỊ NGỌC TIỀN
Bộ môn: Quản trị kinh doanh – Marketing
KỸ NĂNG HỘI HỌP
2
Email: ltntien@agu.edu.vn
KỸ NĂNG HỘI HỌP
TỔNG QUAN
TỔNG QUAN
Thú vị
><
Phiền
toái?
Thích
><
Lý do
Ghét?
phải họp
Lý do
phải họp
Họp để trao đổi
thông tin
Phân
loại cuộc
họp
• Cung cấp
• Thu thập
• Trao đổi
Phân loại
cuộc họp
Họp hàng tháng
Nguyên
nhân họp
không
Họp để kiểm soát
công việc
Họp hàng tuần
Nguyên
nhân họp
không
hiệu quả
Họp công đoàn
hiệu quả
3
• Xây dựng kế hoạch
• Kiểm soát
Họp về an toàn lao động
Họp báo cáo tình hình bán hàng
KỸ NĂNG HỘI HỌP hàng tháng; ….
KỸ NĂNG HỘI HỌP
4
1
12/30/2017
Xây dựng kế hoạch
Kiểm soát
Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được
mục tiêu
Giám sát và đo
lường kết quả
công việc và
Đối chiếu tiến
độ công việc so
với kế hoạch,
chỉ tiêu
Điều chỉnh các
hoạt động,
Xác định nguồn lực cần thiết thực hiện các
hoạt động
hiệu quả sử
nếu cần
dụng nguồn lực
Đặt chỉ tiêu cho công việc liên quan
KỸ NĂNG HỘI HỌP
5
KỸ NĂNG HỘI HỌP
6
TỔNG QUAN
Kiểm soát
• Họp chính thức
• Họp phi chính
thức
Căn cứ
tính chất
SƠ ĐỒ
QUY
Lý do
phải họp
TRÌNH
HỘI
HỌP
Phân
loại cuộc
họp
Căn cứ
• Họp định kỳ
• Họp đột xuất
tần suất
Nguyên
nhân họp
không
• Họp theo chủ đề
• Ví dụ: họp bàn
về kế hoạch tài
chính, kế hoạch
Căn cứ
hiệu quả
nội dung
marketing…
KỸ NĂNG HỘI HỌP
7
KỸ NĂNG HỘI HỌP
8
2
12/30/2017
TỔNG QUAN
HỌP ĐỊNH KỲ
Không
thông báo
trước
Không
chuẩn bị
chương
Không ý
kiến đóng
góp giá trị
Lý do
trình làm
việc cụ thể
phải họp
Nguyên
nhân
Họp hằng
tháng của
BGĐ và các
phòng ban
Họp hàng
Họp báo
cáo tổng
kết tình
hình
Họp xét thi
đua, khen
thưởng
Phân
loại cuộc
họp
tuần của
các phòng
ban
Không
đúng
Áp lực
ngầm về
quan hệ
người,
đúng việc
Nguyên
nhân họp
không
Không ai
điều khiển
hiệu quả
KỸ NĂNG HỘI HỌP
9
KỸ NĂNG HỘI HỌP
10
KHÔNG NÊN TRIỆU TẬP CUỘC HỌP NẾU
Những điều cần tránh khi tổ chức họp
Không có
mục đích
rõ ràng
Không cần
ý kiến tập
thể
Có thể làm
cách khác
tốt hơn
Chỉ vì đến
định kỳ
phải họp
KỸ NĂNG HỘI HỌP
11
KỸ NĂNG HỘI HỌP
12
3
12/30/2017
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
NỘI DUNG
Người
Chủ tọa
T
T
ổ
ổ
n
n
g
g
q
q
u
u
a
a
n
n
tham dự
Các thành viên trong cuộc họp
Các kỹ thuật hỗ trợ
Người
Thư ký
tổ chức
Vai trò của từng thành viên?
KỸ NĂNG HỘI HỌP
13
14
Buổi họp phải có mặt đầy đủ các thành viên kể trên? Tại sao?
CÁC THÀNHVIÊN TRONG CUỘC HỌP
NHẬN XÉT
KỸ NĂNG HỘI HỌP
15
4
12/30/2017
VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA
VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA
TRONG
Điều khiển
Kiểm soát
•Mục đích và
•Mở cuộc họp
mục tiêu họp?
•Theo dõi
kiểm tra thực
hiện các thỏa
thuận trong
cuộc họp
•Thúc đẩy mọi
người tham gia
vào cuộc họp
•Giải quyết
mâu thuẫn
•Quyết định
thành phần
tham dự
•Xây dựng
chương trình
họp
•Đưa ra kết luận
TRƯỚC
SAU
KỸ NĂNG HỘI HỌP
17
TRONG CUỘC HỌP
XỬ LÝ TÌNH HUỐNG TRONG CUỘC HỌP
Tiên đoán
trước câu
hỏi hoặc
tranh cãi
Nội dung
Kết thúc
Mở đầu
• Đảm bảo đủ nội
dung trong thời
gian đã hoạch
định
• Hướng ý kiến
thảo luận theo
trọng tâm
• Cung cấp thêm
thông tin cần thiết
• Dự kiến và xử lý
các tình huống
xảy ra trong cuộc
họp
Lắng nghe
cẩn thận
Kiểm soát
• Nêu mục đích
cuộc họp
• Hỏi tài liệu
• Cho thời gian
đọc sơ tài liệu
• Xin phép bắt
đầu cuộc họp
• Mời các thành
viên phát
biểu
• Thống nhất ý
kiến (biểu
quyết)
• Tóm lại các ý
kiến
• Thông báo
cuộc họp tiếp
theo (nếu có)
• Lời cảm ơn
Xử lý
tình
huống
trong
Lưu ý người
tham dự về
thời gian
Thông báo
tin xấu
cuộc
họp
Ứng phó với
quan điểm
cá nhân
Xử lý tin đồn
19
KỸ NĂNG HỘI HỌP
20
5
12/30/2017
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
Trước khi họp
Trong khi họp
Sau khi họp
Thời gian & địa điểm
Lắng nghe
Ghi chép
Nghe lại biên bản
Mục đích cuộc họp
Ai tham dự
Thực hiện công
việc được giao
Thu xếp để họp
đúng giờ
Phát biểu ý kiến
Thảo luận
Địa điểm, thời gian
Thông báo mời họp ra sao
Chương trình cuộc họp
Bố trí phòng họp
Ghi nhớ thông
báo cuộc họp
tiếp theo
Đọc tài liệu
Chuẩn bị những
ý kiến/ câu hỏi
KỸ NĂNG HỘI HỌP
21
KỸ NĂNG HỘI HỌP
22
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP
Chương trình họp hàng tháng
PHÒNG BÁN HÀNG
Tháng 2/2014
Mục đích cuộc họp
Ai tham dự
Chủ đề chính:………………………………….
Thời gian:………………………………….
Địa đểm:………………………………….
Chủ tọa:………………………………….
Thư ký:………………………………….
Địa điểm, thời gian
Thông báo mời họp ra sao
Chương trình cuộc họp
Thành phần tham dự:………………………………….
Mục
Nội dung
Thời gian Người trình bày
Bố trí phòng họp
3 cách
…………………………..
……………………….
……………………….
1
2
………………………….
……………………….
……………………….
KỸ NĂNG HỘI HỌP
23
KỸ NĂNG HỘI HỌP
24
6
12/30/2017
Bố trí phòng họp
Bố trí phòng họp
Cách 1
Cách 1
Người quan trọng tiếp theo
1
7
2
3
4
6
5
Chủ
tọa
Người quan trọng tiếp theo
KỸ NĂNG HỘI HỌP
25
KỸ NĂNG HỘI HỌP
26
Bố trí phòng họp
Bố trí phòng họp
Cách 2
Cách 2
KỸ NĂNG HỘI HỌP
27
KỸ NĂNG HỘI HỌP
28
7
12/30/2017
Bố trí phòng họp
Bố trí phòng họp
Cách 3
Cách 3
KỸ NĂNG HỘI HỌP
29
KỸ NĂNG HỘI HỌP
30
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
Tham khảo chương trình hay nội dung
chính cuộc họp trước;
Ghi nội dung chính xác, khách quan;
Không chen vào biên bản các chính kiến,
quan điểm của mình khi chưa được thông
qua trong cuộc họp;
KỸ NĂNG HỘI HỌP
31
KỸ NĂNG HỘI HỌP
32
8
12/30/2017
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
BIÊN BẢN HỌP
Cần đầy đủ những nội dung cơ bản
Cuối buổi họp: Đọc lại biên bản họp
cho mọi người cùng nghe (nếu có
yêu cầu)
Gửi bản sao biên bản họp cho các
thành viên
Tiêu đề
Chủ đề cuộc họp
Thời gian, địa điểm
Tên Chủ tọa, Thư ký
KỸ NĂNG HỘI HỌP
33
KỸ NĂNG HỘI HỌP
34
Biên bản họp hàng tháng
BIÊN BẢN HỌP
PHÒNG BÁN HÀNG
Tháng 2/2014
Chủ đề chính:………………………………………………………..
Thời gian:………………………………………………………..
Địa điểm:………………………………………………………..
Chủ tọa:………………………………………………………..
Thư ký:………………………………………………………..
Thành phần:………………………………………………………..
Vắng mặt:………………………………………………………..
Cần đầy đủ những nội dung cơ bản
Người tham dự
Nội dung họp
Các quyết định và hành động
Thời gian
thực hiện
Người
trình bày
Ghi chú/
tiến độ
Mục
Mục đích cuộc họp
1
2
3
…………………………………
…………………………………
…………………………………
………………
………………
………………
………………
………………
Những nội dung chính thảo luận trong cuộc họp, ý kiến
Cuộc họp kết thúc lúc…Chữ kí của chủ tọa và thư kí
………………
………………
………………
………………
Cuộc họp kết thúc lúc: ………………
Chữ ký chủ tọa và thư ký
KỸ NĂNG HỘI HỌP
35
KỸ NĂNG HỘI HỌP
36
9
12/30/2017
CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
NỘI DUNG
Tổng
Bảng so sánh
(Force fields
analysis)
Tổng quan
quan
Các thành viên trong
cuộc họp
Phát ý tưởng
(Brain
Storming)
Các kỹ thuật
hỗ trợ
KỸ NĂNG HỘI HỌP
37
KỸ NĂNG HỘI HỌP
38
Bảng so sánh - Force fields analysis
PHÁT Ý TƯỞNG - BRAIN STORMING
Khó khăn
===
===
• Mọi thành viên tham gia tích cực
• Không chỉ trích phản bác
• Khuyến khích mọi ý tưởng không bình thường
• Quan tâm nhiều đến số lượng ý tưởng
• Liên kết và phát triển tiếp các ý tưởng….
Bảng
Điểm
Thuận lợi
===
===
ĐINH GHIM
GIẤY LẬT
Điểm yếu
mạnh
…
…
…
…
… …
… …
Nguyên tắc áp dụng
40
KỸ NĂNG HỘI HỌP
39
KỸ NĂNG HỘI HỌP
10
12/30/2017
CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
Tập thể danh nghĩa
CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
• Nhóm 7-10 người trong bàn họp
(không nói chuyện với nhau)
• Mỗi người tự viết ý tưởng của mình,
sau đó chia sẽ với nhau
• Mỗi người trình bày 1 ý tưởng
• Thư ký ghi chép tất cả ý tưởng
MỘT
MỘT
SỐ KỸ
THUẬ
T
Liệt kê thuộc tính
• Chia vấn đề thành những phần nhỏ
để xem xét
• Phát triển danh sách các ý tưởng cải
thiện từng chi tiết nhỏ
SỐ KỸ
THUẬT
KHÁC
KHÁC
KỸ NĂNG HỘI HỌP
41
KỸ NĂNG HỘI HỌP
42
KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI
NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG CUỘC HỌP
Khi bạn chưa rõ vấn đề
trong cuộc họp
Đừng đợi người khác
đặt câu hỏi cho bạn
Tránh ngắt lời
người khác
Cách phê bình
Nói quá nhiều
Đặt câu hỏi mang tính
đóng góp
Chú ý lúc nào bạn nên
đặt câu hỏi
Thái độ mình
luôn đúng, cái
tôi quá lớn
Điện thoại
Mang tính khách quan,
không ủng hộ hay phản đối
KỸ NĂNG HỘI HỌP
43
KỸ NĂNG HỘI HỌP
44
11
11 trang
12/04/2022
2780
Bạn đang xem tài liệu "Bài giảng Kỹ năng truyền thông - Chương 3: Kỹ năng hội họp - Lê Thị Ngọc Tiền", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_ky_nang_truyen_thong_chuong_3_ky_nang_hoi_hop_le_t.pdf
