Bài giảng Đàm phán thương mại quốc tế - Chương 3: Quy trình đàm phán thương mại quốc tế

CHƯƠNG 3

QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN

THƯƠNG MꢀI QUꢁC TÊ

́

1. Lập kế hoạch đàm phán

2. Tổ chức đàm phán

3. Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá

1. Lập kế hoạch đàm phán

1.1. Vai trò của kế hoạch

 Định hướng cho các hoạt động của các thành viên.

 Tạo điều kiện cho đoàn đàm phán có thể nắm vững được

các tình thế đàm phán và sử dụng các kỹ thuật, chiến lược

đàm phán, áp dụng các bước tiến hành đàm phán thích hợp,

từ đó thực hiện được mục tiêu của quá trình đàm phán.

 Phối hợp các nỗ lực của đoàn đàm phán được hoàn hảo hơn

và thúc đẩy các nhà đàm phán hướng tới sự suy nghĩ có hệ

thống hơn.

 Giúp các nhà đàm phán có đường hướng và cách thức hành

động, tạo một môi trường ra quyết định an toàn trong đàm

phán.

 Giúp các nhà đàm phán triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra

đánh giá quá trình đàm phán và rút ra các kinh nghiệm cần

thiết cho các lần đàm phán sau.

1.2.Nội dung kế hoạch

 Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán.

- Phân tích khái quát những nét cơ bản của thị

trường thế giới,

- Những đặc điểm của đối tác, văn hoá của đối tác,

của doanh nghiệp

- Những điểm yếu, điểm mạnh,

- Những thuận lợi, khó khăn

 Xác định mục tiêu đàm phán.

Yêu cầu :

1. Phải rõ ràng cụ thể

2. Có định lượng

3. Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

4. Phù hợp với tình huống đàm phán

5. Định hướng được hành động

 Lập kế hoạch hành động

- Kế hoạch chiến lược

- Kế hoạch về nội dung

- Kế hoạch nhân sự

- Kế hoạch về địa điểm

- Kế hoạch cho chương trình đàm phán

 Lập kế hoạch về chiến lược

1. Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì;

2. Chúng ta đối xử với bên kia theo cách thức gì;

3. Sẽ tác động như thế nào để đối tác cân nhắc những quan

điểm chủ chốt của mình;

4. Khi nào thì thảo luận những mối quan tâm và mục tiêu nổi

bật của các bên;

5. Tại sao các bên lại nên kiên trì để đạt được những thoả thuận

cuối cùng.

 Kế hoạch về nội dung

- Các nội dung cần đàm phán

- Các phương án cho mỗi nội dung

- Các nội dung có thể nhân nhượng, không thể nhân

nhượng

- Các mức cần đạt được cho mỗi nội dung

 Kế hoạch về nhân sự

- Xác định được những nhà đàm phán của đối tác, những người

đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà chúng ta

đã biết trước và những người mà chúng ta chưa biết.

- Từ đó lập kế hoạch cho đàm phán của ta, bao gồm những

người đã từng tham gia đàm phán với đối tác, những người đã

từng được đối tác biết đến và những người chưa từng biết đến,

và xác định số lượng, thành phần của đoàn đàm phán, kế

hoạch lựa chọn đoàn đàm phán

 Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ

khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và kiểm tra

đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.

 Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch.

1.Phân tích tình huống đàm phán;

2. Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những

nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh;

3. Xác định nguyên nhân;

4. Xác định mức độ điều chỉnh;

5. Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ

thể

2. Tổ chức đàm phán

- Chuẩn bị đàm phán

- Tiến hành đàm phán

- Kết thúc đàm phán

2.1. Chuẩn bị đàm phán

a. Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán

- Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt động đàm

phán là:

+ Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.

+ Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo

tính cập nhật.

+ Cung cấp thông tin kịp thời.

b.Chuẩn bị nội dung

B1. Xác định nội dung

Xác định các nội dung cần đàm phán

Xác định các phương án của mỗi nội dung

Xác định các phương án

có thể nhân nhượng

Xác định các phương

án cần thuyết phục

Xác định trình tự đàm phán các nội dung

Các nội dung cần đàm phán

 đàm phán để thống nhất các định nghĩa

 Tên hành,

 Nội dung về số lượng,

 Về quy cách phẩm chất, về bao bì ký mã hiệu,

 Các nội dung về giá cả, về thanh toán,

 về thời gian và địa điểm giao hàng,

 Các nội dung về vận tải bảo hiểm, bảo hành các nội

dung về kiểm tra hàng hoá, về phạt và bồi thường

thiệt hại,

 Nội dung về bất khả kháng, về trọng tài và một số nội

dung khác.

B2. Lựa chọn phương án đàm phán

- Các căn cứ để lựa chọn phương án đàm phán.

+ Căn cứ vào đặc điểm của thị trường trong nước, thị

trường nước ngoài và thị trường quốc tế

+ Phải căn cứ vào tình hình của đối tác

+ Phải căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp

+ Phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của hoạt động kinh

doanh cần đàm phán

c. Chuẩn bị nhân sự

 Các căn cứ để lựa chọn đoàn đàm phán

+ Căn cứ vào nội dung của cuộc đàm phán:

+ Căn cứ vào đoàn đàm phán của đối tác, vào văn hoá

của đối tác:

+ Căn cứ vào mục đích của cuộc đàm phán,

+ Căn cứ vào ngân sách chi phí cho cuộc đàm phán.

 Thành phần:

+ Các chuyên gia về thương mại xem xét các điều

khoản về kinh tế và nghiệp vụ kinh doanh.

+ Các chuyên gia kỹ thuật xem xét các điều khoản quy

định về đối tượng giao dịch.

+ Các chuyên gia về luật pháp xem xét các điều khoản

có liên quan đến luật pháp và tập quán kinh doanh

quốc tế.

 Tiêu thức để lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán là:

+ Có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm trong công việc.

+ Có phong cách đàm phán

+ Có khả năng bao quát, nhận dạng và phát hiện vấn đề, nhanh chóng hiểu được mục

đích, quan điểm thông qua các hành vi của đối tác.

+ Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết phục đối tác trong

đàm phán, vui lòng thay đổi quan điểm của họ.

+ Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các

hoàn cảnh không dự đoán được.

+ Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý mình.

+ Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác và điều chỉnh đề nghị của mình cho phù

hợp với giới hạn và sức ép hiện tại.

+ Biết cách tập trung vào các quyền lợi chứ không phải tập trung vào các quan điểm.

+ Luân kiểm soát được vấn đề, có khả năng làm việc độc lập, có tính sáng tạo và phản

ứng linh hoạt trước mọi vấn đề

 Các tiêu thức để lựa chọn trưởng đoàn đàm phán:

+ Có uy tín với các thành viên trong đoàn đàm phán và có uy tín

với đoàn đàm phán của đối tác.

+ Có khả năng ra quyết định đúng đắn trong mọi tình huống.

+ Có khả năng thâu tóm các quan điểm dàn trải thành một tập

hợp.

+ Có khí chất nền nã.

+ Có tính năng động để đối phó kịp thời với mọi tình hình

+ Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình.

+ Có tài phân biệt thật giả.

+ Biết dừng đúng lúc.

+ Biết cách tận dụng sức mạnh của tập thể.

 Tổ chức đoàn đàm phán có hiệu quả

+ Đề ra các quy định chung cho đoàn đàm phán như

tinh thần trách nhiệm, ý thức kỷ luật và công việc.

+ Phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị cho

đoàn đàm phán và cho từng thành viên trong đoàn

đàm phán.