Tài liệu Chuyên đề Những vấn đề kế toán cơ bản trong doanh nghiệp nhỏ và vừa - Vũ Đình Hiển

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ  
CỤC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP  
Chuyên đề  
NHỮNG VẤN ĐỀ KẾ TOÁN CƠ BẢN  
TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA  
(Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực  
cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa)  
Biên soạn: TS. Vũ Đình Hiển  
HÀ NỘI - 2012  
MỤC LỤC  
1
CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ KẾ TOÁN CƠ BẢN  
TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ  
1.1. TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN CỦA DOANH NGHIỆP  
1.1.1 Tài sản của doanh nghiệp  
Tài sản là toàn bộ các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đƣợc sử dụng cho các  
hoạt động sinh lợi trong tƣơng lai.  
Đƣợc coi là tài sản của doanh nghiệp nếu thoả mãn đồng thời 3 điều kiện sau:  
- Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài của doanh nghiệp,  
- Có giá trị thực sự đối với doanh nghiệp,  
- Có giá phí xác định.  
Căn cứ vào mức độ luân chuyển giá trị của tài sản vào chi phí sản xuất, kinh doanh,  
tài sản của doanh nghiệp đƣợc phân thành tài sản cố định và tài sản lƣu động.  
1.1.1.1.Tài sản lưu động  
Tài sản lƣu động là toàn bộ tài sản hữu hình hoặc vô hình có giá trị nhỏ hoặc thời  
gian sử dụng ngắn dƣới một năm.  
Tài sản lƣu động gồm:  
Tiềncủa doanh nghiệp bao gồm mặt: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim  
khí, đá quý...  
Theo vị trí, tiền của doanh nghiệp có thể đang nằm trong két của doanh nghiệp, gửi  
vào tài khoản của doanh nghiệp ở ngân hàng hoặc đang trên đƣờng trả cho ngƣời bán hoặc  
vận chuyển từ doanh nghiệp ra ngân hàng hay ngƣợc lại.  
Tiền gửi ngân hàng: bao gồm các loại tiền của doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng.  
Tiền đang chuyển là các loại tiền của doanh nghiệp đang trên đƣờng vận chuyển  
để thanh toán cho chủ nợ. Đây là số tiền mà doanh nghiệp đã xuất quỹ nhƣng chƣa  
nhận đƣợc chứng từ xác nhận đã thanh toán hoặc đã nộp vào ngân hàng nhƣng chƣa  
có giấy báo có.  
Hàng tồn kho (còn gọi là tài sản dự trữ) gồm hai loại là tồn kho cho sản xuất và  
hàng tồn kho chờ tiêu thụ.  
Hàng tồn kho (dự trữ) cho sản xuất gồm các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu và công  
cụ đang dự trữ trong kho chuẩn bị cho sản xuất.  
Hàng tồn kho chờ tiêu thụ bao gồm các loại hàng hoá, thành phẩm đang dự trữ trong  
kho hoặc đang gửi bán.  
Tài sản lƣu động trong sản xuất bao gồm các loại nguyên liệu, bán thành phẩm  
đang trong quá trình chế biến. Giá trị của các loại tài sản này đƣợc gọi là chi phí sản xuất  
dở dang.  
2
       
Các khoản phải thu bao gồm phải thu của ngƣời mua hàng, phải thu nội bộ của các  
cá nhân và tổ chức trong doanh nghiệp, ... Đây là tài sản của doanh nghiệp đang trong quá  
trình thanh toán bị các cá nhân và tập thể khác chiếm dụng.  
Tài sản tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp bao gồm các loại cổ phiếu, trái phiếu  
ngắn hạn và các khoản đầu tƣ ngắn hạn khác.  
1.1.1.2. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn  
Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài trên 1 năm.  
Tài sản cố định đƣợc chia thành hai loại: tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định  
vô hình.  
Tài sản cố định hữu hình là những tài sản cố định có hình thái vật chất cụ thể, có đủ  
tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định cho tài sản cố định. Tài sản cố định  
hữu hình của doanh nghiệp thƣờng bao gồm: Nhà xƣởng, máy móc thiết bị, kho tàng,  
phƣơng tiện vận tải, đƣờng xá, các công trình kiến trúc, ... Tài sản cố định hữu hình có thể  
do doanh nghiệp tự mua sắm hoặc đi thuê dài hạn.  
Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể thể hiện  
lƣợng giá trị đã đƣợc đầu tƣ nhằm có đƣợc các quyền hoặc lợi ích của doanh nghiệp nhƣ  
chi phí thành lập, chuẩn bị sản xuất, bằng sáng chế, phát minh, quyền sử dụng đất,...  
Các khoản đầu tƣ dài hạn (TSCĐ tài chính) là những khoản đầu tƣ có thời hạn thu  
hồi vốn trên một năm. Các tài sản tài chính trong doanh nghiệp thƣờng bao gồm: các  
khoản góp vốn liên doanh, cổ phiếu, trái phiếu dài hạn,...  
Việc phân loại tài sản theo từng nhóm nhƣ trên cho chúng ta thông tin về kết cấu và  
tình hình sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Để có thông tin đầy đủ hơn về nguồn gốc tài  
sản cũng nhƣ tình hình tài chính của doanh nghiệp đòi hỏi phải nghiên cứu tài sản của  
doanh nghiệp theo nguồn hình thành.  
1.1.2. Nguồn vốn của doanh nghiệp  
Nguồn vốn hay nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp gồm: nguồn vốn của chủ  
sở hữu và các khoản công nợ.  
1.1.2.1. Các khoản công nợ  
Các khoản nợ phải trả là số tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán do vay hoặc chiếm  
dụng của doanh nghiệp khác. Theo thời hạn phải thanh toán các khoản nợ đƣợc chia ra  
thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.  
Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong thời hạn dƣới  
1 năm. Theo nguồn gốc hình thành nợ ngắn hạn đƣợc chia thành vay ngắn hạn và phải trả  
ngắn hạn.  
Vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn dƣới 1 năm. Khi hết thời hạn vay doanh  
nghiệp phải trả cả vốn và lãi. Nợ phải trả ngắn hạn gồm các khoản phải trả phát sinh trong  
quá trình mua, bán vật tƣ, hàng hoá giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp. Trong thời  
3
 
hạn chƣa phải thanh toán doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn vốn này bổ sung vào vốn  
kinh doanh của doanh nghiệp mà không phải trả lãi.  
Nợ dài hạn là các khoản nợ có thời gian phải thanh toán trên 1 năm. Nợ dài hạn  
cũng gồm 2 loại: vay dài hạn và nợ dài hạn.  
1.1.2.2. Nguồn vốn chủ sở hữu  
Phần chênh lệch giữa tài sản và công nợ gọi là tài sản ròng hay nguồn vốn chủ sở  
hữu.  
Nguồn vốn chủ sở hữu thể hiện giá trị tài sản đƣợc đầu tƣ từ nguồn vốn của chủ  
doanh nghiệp.  
Nguồn vốn chủ sở hữu do các chủ sở hữu doanh nghiệp đóng góp khi thành lập  
doanh nghiệp hoặc đƣợc bổ sung thêm trong quá trình doanh nghiệp hoạt động.Tuỳ theo  
hình thức doanh nghiệp mà nguồn vốn này đƣợc hình thành theo những cách thức khác  
nhau. Doanh nghiệp đƣợc toàn quyền sử dụng nguồn vốn này vào mục đích kinh doanh.  
Nguồn vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ của doanh nghiệp, vì vậy doanh  
nghiệp không phải cam kết thanh toán. Tùy theo hình thức nguồn vốn chủ sở hữu có thể  
đƣợc chia thành các (nguồn) vốn sau:  
Nguồn vốn kinh doanh: là nguồn hình thành của các tài sản đƣợc sử dụng cho mục  
đích kinh doanh. Nguồn vốn này có thể tăng thêm hoặc giảm bớt trong quá trình kinh  
doanh nhƣng không đƣợc thấp hơn số vốn tối thiểu theo quy định của pháp luật (nếu có).  
Lợi nhuận chƣa phân phối: là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí của các  
hoạt động kinh doanh. Phần lợi nhuận này sau khi nộp thuế lợi tức và trích lập các quỹ  
của doanh nghiệp sẽ đƣợc phân phối cho các chủ sở hữu. Trong thời gian chƣa phân phối,  
doanh nghiệp có thể dùng nguồn này bổ sung cho vốn kinh doanh.  
Nguồn vốn chuyên dùng: là nguồn hình thành của các tài sản dùng cho các mục  
đích nhất định nhƣ dự phòng, phát triển sản xuất, kinh doanh, khen thƣởng, xây dựng cơ  
bản,... các nguồn vốn này thƣờng có nguồn gốc từ lợi nhuận của doanh nghiệp.  
Nguồn vốn chủ sở hữu khác gồm các nguồn hình thành do các nguyên nhân khách  
quan nhƣ chênh lệch tăng của giá cả hàng hoá, thành phẩm hoặc tỷ giá ngoại tệ....  
Nguồn kinh phí là nguồn vốn do nhà nƣớc cấp phát cho các doanh nghiệp để sử  
dụng cho những mục đích nhất định nhƣ: chi sự nghiệp, nghiên cứu, thí nghiệm,...  
Các thông tin về tài sản và nguồn vốn giúp cho việc đánh giá tình hình tài chính  
của doanh nghiệp và là căn cứ cho việc lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn của  
doanh nghiệp.  
1.1.3. Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn  
Tài sản và nguồn vốn là hai mặt của cùng một lƣợng tài sản trong một doanh nghiệp.  
Xem xét giá trị tài sản để biết đƣợc doanh nghiệp đang quản lí sử dụng những tài sản nào,  
giá trị từng loại tài sản là bao nhiêu. Xem xét nguồn vốn để biết các tài sản của doanh  
4
 
nghiệp do đâu mà có hoặc đƣợc dùng vào việc gì. Thông qua 2 cách xem xét này ngƣời ta  
có thể đánh giá tình hình tài chính, khả năng thanh toán, … của doanh nghiệp. Vì là cùng  
một lƣợng tài sản của một doanh nghiệp đƣợc xét theo 2 mặt khác nhau nên tổng tài sản  
phải bằng với tổng nguồn vốn. Đây chính là đẳng thức kế toán cơ bản.  
Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn  
Mỗi phần tài sản và nguồn vốn của một doanh nghiệp đƣợc trình bày vào một bên  
của bảng Cân đối kế toán (trƣớc đây gọi là Bảng tổng kết tài sản). Bảng này sẽ đƣợc trình  
bày chi tiết trong chƣơng "Báo cáo tài chính".  
1.2. LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN  
Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm công ty tƣ nhân,  
công ty TNHH và công ty cổ phần phải lập các chứng từ phù hợp theo quy định trong  
bảng sau:  
TÍNH  
CHẤT  
TT  
TÊN CHỨNG TỪ  
SỐ HIỆU  
BB  
(*)  
HD  
(*)  
A- CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QĐ SỐ: 48/2006/QĐ-BTC  
I- LAO ĐỘNG TIỀN LƢƠNG  
1
2
3
4
5
6
Bảng chấm công  
01a-LĐTL  
01b-LĐTL  
02-LĐTL  
03-LĐTL  
04-LĐTL  
05-LĐTL  
x
x
x
x
x
x
Bảng chấm công làm thêm giờ  
Bảng thanh toán tiền lƣơng  
Bảng thanh toán tiền thƣởng  
Giấy đi đƣờng  
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc  
hoàn thành  
7
8
9
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ  
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài  
Hợp đồng giao khoán  
06-LĐTL  
07-LĐTL  
08-LĐTL  
09-LĐTL  
x
x
x
x
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng  
giao khoán  
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng  
12 Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội  
II- HÀNG TỒN KHO  
10-LĐTL  
11-LĐTL  
x
x
1
2
3
Phiếu nhập kho  
Phiếu xuất kho  
Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, sản  
phẩm, hàng hoá  
01-VT  
02-VT  
03-VT  
x
x
x
4
5
Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ  
Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm,  
hàng hoá  
04-VT  
05-VT  
x
x
6
7
Bảng kê mua hàng  
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ,  
06-VT  
07-VT  
x
x
5
 
dụng cụ  
III- BÁN HÀNG  
1
2
3
4
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi  
Thẻ quầy hàng  
Bảng kê mua lại cổ phiếu  
Bảng kê bán cổ phiếu  
IV- TIỀN TỆ  
01-BH  
02-BH  
03-BH  
04-BH  
x
x
x
x
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Phiếu thu  
Phiếu chi  
01-TT  
02-TT  
03-TT  
04-TT  
05-TT  
06-TT  
07-TT  
08a-TT  
08b-TT  
x
x
Giấy đề nghị tạm ứng  
Giấy thanh toán tiền tạm ứng  
Giấy đề nghị thanh toán  
Biên lai thu tiền  
Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý  
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)  
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng,  
bạc, kim khí quý, đá quý)  
x
x
x
x
x
x
x
10 Bảng kê chi tiền  
V- TÀI SẢN CỐ ĐỊNH  
09-TT  
x
1
2
3
Biên bản giao nhận TSCĐ  
Biên bản thanh lý TSCĐ  
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn  
thành  
01-TSCĐ  
02-TSCĐ  
03-TSCĐ  
x
x
x
4
5
6
Biên bản đánh giá lại TSCĐ  
Biên bản kiểm kê TSCĐ  
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ  
04-TSCĐ  
05-TSCĐ  
06-TSCĐ  
x
x
x
B- CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT  
KHÁC  
1
2
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH  
Danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau,  
thai sản  
x
x
3
4
5
6
7
8
Hoá đơn Giá trị gia tăng  
01GTKT-3LL  
02GTGT-3LL  
03 PXK-3LL  
04 HDL-3LL  
05 TTC-LL  
04/GTGT  
x
x
x
x
x
x
Hoá đơn bán hàng thông thƣờng  
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ  
Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý  
Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính  
Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không  
có hoá đơn  
9
..........................  
Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc  
(*) HD: Mẫu hƣớng dẫn  
Khi lập hoặc tiếp nhận các chứng từ đã lập từ đơn vị khác, kế toán phải kiểm tra các  
yếu tố bắt buộc phải có của chứng từ. Một chứng từ đƣợc coi là hợp lệ khi có và đƣợc ghi  
đầy đủ các yếu tố sau:  
6
- Tên gọi chứng từ  
- Tên và địa chỉ đơn vị xảy ra nghiệp vụ đồng thời là nơi lập chứng từ.  
- Tên và địa chỉ các cá nhân, đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ.  
- Ngày và số thứ tự chứng từ.  
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế là cơ sở để phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp  
vụ kinh tế và ghi vào các tài khoản kế toán. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng  
từ cần đƣợc thể hiện rõ ràng, ngắn gọn.  
- Qui mô của nghiệp vụ về số lƣợng, giá trị là cơ sở số liệu để ghi sổ kế toán.  
- Chữ kí của những ngƣời có liên quan đến thực hiện nghiệp vụ và xác minh tính  
đúng đắn của nghiệp vụ và bản chứng từ. Mỗi nghiệp vụ kinh tế thƣờng gắn với việc thay  
đổi trách nhiệm vật chất từ ngƣời này sang ngƣời khác vì vậy mỗi bản chứng từ cần có ít  
nhất chữ kí của 2 ngƣời có liên quan đến nghiệp vụ đó.  
Các chứng từ sau khi lập xong phải đƣợc luân chuyển qua các vị trí khác nhau theo  
từng kế hoạch luân chuyển cụ thể quy định cho từng loại chứng từ nhằm kiểm tra về tính  
hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trƣớc khi nó đƣợc thực hiện.  
1.3. GHI SỔ KẾ TOÁN  
1.3.1. Tài khoản kế toán  
Số liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ kế toán sau khi thực  
hiện xong sẽ đƣợc ghi vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết liên quan bằng thƣớc đo giá  
trị. Các sổ kế toán này thực chất là các tài khoản kế toán.  
Hình thức đơn giản nhất của tài khoản kế toán đƣợc mô phỏng nhƣ sau:  
Nợ  
Tên tài khoản  
Có  
Bên Nợ  
Bên Có  
Đây là cơ sở để kế toán xây dựng các tài khoản phản ánh tài sản, nguồn vốn, thu nhập,  
chi phí. Nội dung ghi chép trên từng loại tài khoản kế toán cụ thể nhƣ sau:  
Nợ  
TK Tài sản  
Có  
Nợ TK Nguồn vốn Có  
Dƣ đk: xxx  
PS tăng  
xxx: Dƣ đk  
PS giảm  
PS giảm  
PS tăng  
Dƣ ck: xxx  
xxx: Dƣ ck  
Số dƣ cuối kì của các tài khoản này đƣợc tính bằng công thức:  
Số dƣ cuối kì = Số dƣ đầu kì + phát sinh tăng - phát sinh giảm  
Các tài khoản thu nhập (doanh thu) và tài khoản chi phí có kết cấu nhƣ sau:  
7
   
Nợ TK Thu nhập Có  
Nợ  
TK Chi phí  
Có  
Dƣ đk: xxx  
PS tăng  
PS tăng  
PS giảm  
PS giảm  
(Kết chuyển  
thu nhập)  
(Kết chuyển  
chi phí)  
Dƣ ck: xxx  
Hình thức biểu hiện cụ thể của tài khoản kế toán trong thực tế là các trang sổ đƣợc  
thiết kế theo các mẫu cụ thể theo từng hình thức sổ kế toán, phù hợp theo từng đối tƣợng  
và nhu cầu thông tin của ngƣời sử dụng. Nếu sử dụng các chƣơng trình máy tính để làm  
kế toán thì các tài khoản kế toán cũng đƣợc thiết kế theo các mẫu bảng tƣơng tự nhƣ các  
trang sổ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp theo  
phƣơng pháp "ghi kép", còn ghi vào các sổ chi tiết đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp "ghi  
đơn" (ghi 1 lần không theo quan hệ đối ứng).  
Thực tế cho thấy một nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao giờ cũng liên quan đến ít nhất  
2 khoản mục thuộc tài sản, nguồn vốn hoặc đồng thời liên quan đến tài sản và nguồn vốn.  
Mối liên hệ tăng, giảm giữa các khoản mục của tài sản và nguồn vốn trong một nghiệp vụ  
kinh tế phát sinh đƣợc gọi là quan hệ đối ứng kế toán. Có nhiều loại nghiệp vụ kinh tế  
phát sinh liên quan đến nhiều loại tài sản và nguồn vốn cụ thể khác nhau do đó cũng có  
nhiều quan hệ đối ứng kế toán. Tuy nhiên, các quan hệ đối ứng kế toán này đều có thể quy  
về các quan hệ đối ứng kế toán cơ bản. Các quan hệ đối ứng kế toán cơ bản gồm:  
Loại 1: Tăng tài sản này, giảm tài sản khác  
Ví dụ 1.1: Mua vật liệu nhập kho giá 1.000.000 đ đã trả bằng tiền mặt.  
Loại 2: Tăng nguồn vốn này, giảm nguồn vốn khác.  
Ví dụ 1.2: Vay ngân hàng 2.000.000 đ để trả nợ ngƣời bán.  
Loại 3: Tăng tài sản, tăng nguồn vốn tương ứng.  
Ví dụ 1.3: Mua vật liệu nhập kho giá 3.000.000 đ chƣa thanh toán.  
Loại 4: Giảm tài sản, giảm nguồn vốn tương ứng.  
Ví dụ 1.4: Dùng tiền mặt trả nợ ngƣời bán 4.000.000 đ.  
1.3.2. Ghi kép vào tài khoản  
Ghi kép vào tài khoản là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài  
khoản liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nó và mối liên hệ khách quan giữa các đối  
tƣợng kế toán.  
Các nghiệp vụ kinh tế trong các ví dụ ở trên đƣợc ghi kép vào tài khoản bằng các  
bút toán sau (số trong ngoặc đơn chỉ số thứ tự của ví dụ):  
8
 
(Đơn vị : 1.000 đ)  
Nợ  
TK "Tiền mặt"  
Có  
Nợ  
TK "Vật liệu"  
Có  
Dƣ đk:  
10.000  
Dƣ đk: 4.000  
1.000 (1)  
(1) 1.000  
4.000 (4)  
5.000  
(3) 3.000  
TPS: -----  
TPS: 4.000  
Dck: 8.000  
Dƣ ck: 5.000  
Nợ  
TK "Vay  
ngân hàng"  
Có  
Nợ  
TK "Phải trả  
ngƣời bán"  
5.000 Dƣ đk  
Có  
------- Dƣ đk  
2.000 (2)  
(2) 2.000  
(4) 4.000  
TPS: 6.000  
3.000 (3)  
TPS: -----  
2.000  
3.000  
2.000 Dck  
2.000 Dck  
Để hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót có thể xảy ra, trƣớc khi ghi vào tài khoản cần  
phải xác định các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ và số tiền ghi vào bên Nợ và bên Có  
của từng tài khoản. Công việc này gọi là định khoản kế toán.  
Nói cách khác, định khoản kế toán là việc xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có các tài  
khoản liên quan căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh.  
Các nghiệp vụ trong các ví dụ trên đƣợc định khoản nhƣ sau (đơn vị 1000 đ):  
ĐK 1:  
ĐK 3:  
Nợ TK "Vật liệu": 1000  
Có TK "Tiền mặt": 1000  
ĐK 2:  
Nợ TK "Vật liệu": 3.000  
Có TK "Phải trả N. bán": 3.000  
ĐK 4:  
Nợ TK "Phải trả N. bán": 2.000  
Có TK "Vay ngân hàng": 2.000  
Nợ TK "Phải trả người bán": 4.000  
Có TK "Tiền mặt": 4.000  
Tuỳ theo tính chất đơn giản hay phức tạp của nghiệp vụ kinh tế mà ngƣời ta có định  
khoản giản đơn hay phức tạp.  
Định khoản giản đơn là những định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản.  
Định khoản phức tạp là những định khoản liên quan ít nhất đến 3 tài khoản.  
Ví dụ 1.5: Mua vật liệu trị giá 1.500.000 đ. Đã thanh toán bằng tiền mặt 1.000.000 đ,  
phần còn lại chƣa thanh toán.  
9
Với nghiệp vụ này chúng ta có định khoản 5 nhƣ sau (đơn vị: 1.000 đ):  
Nợ TK "Vật liệu": 1.500.  
Có TK "Tiền mặt": 1.000.  
Có TK "Phải trả người bán": 500.  
Một định khoản phức tạp có thể đƣợc tách ra thành nhiều định khoản giản đơn. Vì  
vậy, định khoản 5 này có thể đƣợc tách ra thành các định khoản giản đơn sau:  
ĐK 5a,  
Nợ TK "Vật liệu": 1.000.  
Có TK "Tiền mặt": 1.000.  
ĐK 5b,  
Nợ TK "Vật liệu": 500.  
Có TK "Phải trả người bán": 500.  
Mỗi định khoản đƣợc ghi vào sổ bằng một bút toán (một lần ghi vào sổ kế toán).  
Ghi kép vào tài khoản đƣợc thực hiện theo các quy định sau:  
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đƣợc ghi ít nhất vào 2 tài khoản có liên quan  
theo đúng mối liên hệ khách quan giữa các tài khoản.  
- Trong một định khoản, tổng số tiền ghi Nợ bao giờ cũng bằng tổng số tiền ghi Có  
các tài khoản. Đây là căn cứ để kiểm tra việc ghi sổ kế toán. Để tránh sai sót trong ghi sổ  
cần thƣờng xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc ghi sổ kế toán với nội dung kinh tế  
của nghiệp vụ và các số liệu trên chứng từ.  
Nhƣ vậy, mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phải lập chứng từ, sau đó  
căn cứ vào chứng từ đã lập để định khoản và ghi vào sổ kế toán. Các công việc này đƣợc  
thể hiện trong sơ đồ sau:  
Trình tự ghi kép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ vào tài khoản kế toán  
Mua vật liệu nhập kho giá 1.000.000 đ đã trả  
Nghiệp vụ kinh tế  
bằng tiền mặt.  
Vật liệu nhập kho tăng 1.000.000 đ, tiền mặt của  
Phân tích  
doanh nghiệp giảm 1.000.000 đ.  
Tài sản tăng ghi Nợ:  
Ghi Nợ TK Vật liệu: 1.000.000 đ  
Tài sản giảm ghi Có:  
Áp dụng nguyên  
tắc ghi kép  
Ghi Có TK Tiền mặt: 1.000.000 đ.  
TK "Tiền mặt"  
1.000.000  
TK "Vật liệu"  
1.000.000  
Bút toán  
ghi sổ  
10  
1.3.3. Hệ thống tài khoản kế toán  
Hệ thống tài khoản kế toán là một tập hợp các tài khoản kế toán đƣợc sử dụng để ghi  
chép, phản ánh tình trạng và sự biến động của đối tƣợng hạch toán kế toán.  
Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp ở  
Việt Nam (xem phụ lục 1) đƣợc kí hiệu bằng các chữ số. Mỗi chữ số trong kí hiệu tài  
khoản thể hiện ý nghĩa sau:  
- Số đầu tiên chỉ loại tài khoản.  
- Hai số đầu tiên thể hiện nhóm tài khoản. Ví dụ: tài khoản có hai số đầu là 15 (TK  
15x) chỉ tài khoản thuộc nhóm TK "Hàng tồn kho".  
- Số thứ ba chỉ tài khoản cấp 1 thuộc nhóm đƣợc phản ánh. Ví dụ: TK 152 "Nguyên  
liệu, vật liệu".  
- Số thứ 4 (nếu có) chỉ tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản đƣợc phản ánh bằng 3 số đầu.  
Ví dụ: TK 1521 "Vật liệu chính".  
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành đƣợc phân thành các loại sau:  
Loại 1 - Tài sản lƣu động  
- Nhóm 1 - Tiền  
- Nhóm 2 - Tài sản tài chính và đầu tƣ ngắn hạn.  
- Nhóm 3 - Tài sản trong thanh toán.  
- Nhóm 4 - Các khoản tạm ứng, chi phí trả trƣớc.  
- Nhóm 5 - Hàng tồn kho.  
- Nhóm 6 - Chi sự nghiệp.  
Loại 2 - TSCĐ và đầu tƣ dài hạn.  
- Nhóm 1 - TSCĐ.  
- Nhóm 2 - Các khoản đầu tƣ dài hạn.  
Loại 3 - Nợ phải trả.  
Loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu.  
Loại 5 - Doanh thu.  
Loại 6 - Chi phí sản xuất, kinh doanh.  
Loại 7 - Thu nhập hoạt động khác.  
Loại 8 - Chi phí hoạt động khác.  
Loại 9 - Xác định kết quả kinh doanh.  
Loại 0 - Các tài khoản ngoài bảng.  
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp vừa  
và nhỏ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006, kế toán lựa chọn  
các tài khoản kế toán phù hợp để phản ánh các hoạt động kinh tế của đơn vị mình. Việc  
lựa chọn các TK dựa vào các căn cứ sau:  
- Căn cứ vào kết cấu tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.  
11  
 
- Căn cứ vào yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin cho quản lí,  
- Căn cứ vào kết cấu và nội dung ghi chép của các tài khoản trong hệ thống tài  
khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (thực  
chất là cho các doanh nghiệp ngoài quốc doanh).  
1.4. KĨ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA CHỮA SAI SÓT CỦA KẾ TOÁN  
1.4.1. Kĩ thuật ghi sổ  
Trong kế toán thủ công việc ghi sổ đƣợc quy định nhƣ sau:  
Đầu kì khi mở sổ phải ghi số dƣ đầu kì (nếu có) vào đúng vị trí quy định.  
Trong kì căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ để ghi sổ theo đúng  
quy định của từng mẫu sổ. Các bút toán đƣợc ghi bằng mực thƣờng. Trƣờng hợp ghi số  
âm dùng mực màu đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn.  
Cuối các trang cần cộng dồn số liệu theo từng cột. Dòng đầu tiên của trang kế tiếp  
ghi số liệu cộng dồn của trang trƣớc với diễn giải “Trang trƣớc mang sang”.  
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ phải đƣợc ghi chép đầy đủ, kịp  
thời vào các tài khoản trên các sổ kế toán liên quan. Cuối kì, phải ghi các bút toán  
kết chuyển và điều chỉnh nhƣ: bút toán phân bổ khấu hao, phân bổ các chi phí trả  
trƣớc, doanh thu thực hiện trong kì, kết chuyển doanh thu thuần, thu nhập hoạt động  
khác, giá vốn hàng bán, các chi phí quản lí kinh doanh, chi phí hoạt động khác, ...  
xác định kết quả kinh doanh.  
Cuối kì, trƣớckhi khoá sổ cần gạch ngang để cộng dồn từng cột, tính tổng số phát  
sinh và số dƣ của từng TK.  
1.4.2. Kỹ thuật sửa chữa sai sót  
Để hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót có thể xảy ra kế toán phải thƣờng xuyên  
kiểm tra, đối chiếu phát hiện các sai sót trƣớc khi cộng dồn số liệu. Tuy nhiên, do ảnh  
hƣởng của các yếu tố về tâm lí, sức khỏe, điều kiện môi trƣờng, … chúng ta vẫn có thể  
mắc các sai sót ngoài ý muốn. Các sai sót thƣờng xảy ra khi ghi sổ kế toán gồm:  
- Bỏ sót các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh (bỏ sót chứng từ),  
- Ghi sai số liệu phản ánh quy mô nghiệp vụ,  
- Ghi lặp lại,  
- Định khoản sai,...  
Khi phát hiện sai sót, kế toán không đƣợc dùng các phƣơng pháp tẩy xoá thông  
thƣờng mà phải sửa chữa theo các quy định riêng của kế toán. Tuỳ theo thời điểm phát  
hiện sai sót sớm hay muộn (trƣớc hoặc sau khi cộng dồn số liệu hoặc khi đã lập các báo  
cáo kế toán) thƣờng dùng một trong các cách sửa chữa sau:  
Cải chính  
Sử dụng khi các sai sót chƣa ảnh hƣởng đến số tổng cộng hoặc các số liệu trên các  
tài khoản khác. Cách sửa chữa nhƣ sau:  
12  
     
Gạch số ghi sai bằng một gạch đỏ, viết lại số đúng bằng mực thƣờng ở ngay phía  
trên số đã ghi sai, kế toán trƣởng phải kí xác nhận ở bên cạnh.  
Ghi bổ sung  
Dùng khi các sai sót do bỏ quên chứng từ, ghi sai số tiền nhỏ hơn số thực tế phát  
sinh. Cách sửa chữa này dùng khi sai sót đƣợc phát hiện muộn không thể dùng đƣợc  
phƣơng pháp cải chính. Ghi bổ sung bằng cách lập "chứng từ ghi sổ bổ sung" với số tiền  
bằng số chênh lệch giữa số liệu thực tế phát sinh với số đã ghi.  
Ví dụ 1.6: Mua vật liệu nhập kho bằng tiền mặt giá tiền 86.000đ.  
Kế toán ghi sai:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 68.000  
Có TK "Tiền mặt": 68.000  
Bút toán lập chứng từ và ghi bổ sung theo định khoản:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 18.000  
Có TK "Tiền mặt": 18.000  
Ghi giảm (ghi số âm)  
Dùng khi ghi sai số tiền lớn hơn số phát sinh thực tế hoặc định khoản sai, ghi trùng  
nghiệp vụ.  
Các trường hợp sửa chữa cụ thể như sau:  
Ghi số tiền lớn hơn:  
Ghi giảm bằng cách ghi lại định khoản giống nhƣ đã ghi sai với số tiền bằng số  
chênh lệch lớn hơn bằng mực đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn và phải có chữ ký của kế toán  
trƣởng bên cạnh.  
Chẳng hạn ở ví dụ 1.6nếu kế toán ghi nhầm thành:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 88.000  
Có TK "Tiền mặt": 88.000  
Bút toán sửa sai:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": (2.000)  
Có TK "Tiền mặt": (2.000)  
Ghi trùng nghiệp vụ hai lần:  
Xoá một bút toán bằng cách ghi lại định khoản giống nhƣ đã ghi trùng với số tiền  
ghi bằng mực đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn.  
Chẳng hạn ở ví dụ 1.6 kế toán ghi:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 86.000  
Có TK "Tiền mặt": 86.000  
Nhƣng sau đó kế toán lại ghi trùng lần nữa:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 86.000  
Có TK "Tiền mặt": 86.000  
13  
Kế toán sửa sai bằng cách xoá đi một bút toán:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": (86.000)  
Có TK "Tiền mặt": (86.000)  
Định khoản sai:  
Dùng bút toán giống nhƣ đã ghi sai với số tiền ghi bằng mực đỏ hoặc đặt trong  
ngoặc đơn để xoá bút toán ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thƣờng.  
Ở ví dụ 1.6nếu kế toán ghi:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 86.000  
Có TK "Tiền gửi ngân hàng": 86.000  
Kế toán sửa sai nhƣ sau:  
Ghi bút toán âm để xoá bút toán đã ghi sai:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": (86.000)  
Có TK "Tiền gửi ngân hàng": (86.000)  
Ghi lại bút toán đúng bằng mực thƣờng:  
Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 86.000  
Có TK "Tiền mặt": 86.000  
1.5. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ  
NHỎ  
1.5.1. Các căn cứ lựa chọn hình thức hạch toán kế toán  
Hình thức sổ kế toán là cách thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau theo một  
trình tự ghi chép nhất định.Một trong các công việc của kế toán là phải lựa chọn hình thức  
sổ kế toán phù hợp. Công việc này có ý nghĩa quan trọng và ảnh hƣởng đến hoạt động kế  
toán của cả công ty trong thời gian dài. Việc lựa chọn đúng hình thức sổ kế toán không  
những giúp cho kế toán thuận tiện trong ghi chép, xử lí số liệu kế toán mà còn tiết kiệm  
đƣợc thời gian và công sức, tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời.  
Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp cần dựa vào các căn cứ sau:  
- Quy mô, cơ cấu tài sản, nguồn vốn và đặc điểm quá trình kinh doanh của  
doanh nghiệp.  
- Trình độ kế toán và yêu cầu thông tin cho quản lí.  
- Phƣơng tiện kĩ thuật trang bị cho quản lí và cho kế toán.  
1.5.2. Các hình thức kế toán cõ bản  
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng kế toán thủ công thƣờng sử dụng các  
hình thức sổ kế toán sau:  
1.5.2.1. Hình thức nhật kí chung  
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh theo thứ tự thời  
gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ theo hình thức này nhƣ sau:  
14  
     
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật kí chung  
Chứng từ kế toán  
Sổ Nhật  
kýđặc biệt  
Sổ, thẻ kế  
toánchi tiết  
SỔ NHẬT KÝ CHUNG  
SỔ CÁI  
Bảng tổng  
hợpchi tiết  
Bảng cân đối  
số phát sinh  
BÁO CÁO TÀI CHÍNH  
Ghi chú:  
Ghi hàng ngày  
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ  
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra  
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán ghi các số liệu vào sổ nhật kí  
chung. Sau đó, căn cứ số liệu đã ghi trên nhật kí chung để ghi vào các tài khoản phù hợp  
trên sổ cái. Các số liệu liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng đƣợc đồng thời ghi  
vào các sổ, thẻ chi tiết tƣơng ứng.  
Ngoài nhật ký chung, kế toán có thể mở các nhật kí đặc biệt nhƣ: nhật kí thu tiền,  
nhật kí chi tiền, nhật kí mua hàng, nhật kí bán hàng,... Căn cứ để ghi vào các nhật kí đặc  
biệt là các chứng từ gốc liên quan. Định kì từ 5-10 ngày hoặc cuối tháng số liệu tổng hợp  
từ các nhật kí đặc biệt đƣợc ghi vào các TK phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại trừ sự  
trùng lắp của những nghiệp vụ đƣợc đồng thời ghi vào nhiều sổ nhật kí đặc biệt khác.  
Cuối tháng, quý, năm cộng các số liệu trên sổ Cái, tính số dƣ để lập Bảng cân đối  
TK. Các số liệu trên sổ kế toán chi tiết cũng đƣợc tổng hợp để lập ra các bảng tổng hợp  
chi tiết. Sau khi kiểm tra thấy khớp đúng, số liệu từ các sổ này đƣợc sử dụng để lập các  
báo cáo kế toán.  
1.5.2.2. Hình thức Nhật kí - Sổ cái  
Hàng ngày ngƣời giữ Nhật kí - Sổ cái nhận toàn bộ chứng từ gốc, kiểm tra, định  
khoản rồi ghi vào sổ. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng ở cả hai phần nhật kí và sổ cái. Kế  
toán có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cho các chứng từ gốc cùng loại phát sinh  
15  
nhiều lần trong tháng theo định kì sau đó căn cứ vào số liệu trên bảng này để ghi vào sổ  
cái. Các chứng từ gốc liên quan đến các đối tƣợng cần hạch toán chi tiết sau khi ghi vào sổ  
cái đƣợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.  
Cuối tháng sau khi ghi toàn bộ số liệu trên các chứng từ gốc vào Nhật kí - Sổ cái và  
các sổ chi tiết liên quan, kế toán cộng dồn số liệu trên Nhật kí - Sổ cái và các sổ, thẻ kế  
toán chi tiết. Các số liệu cộng dồn phải đạt đƣợc quan hệ cân đối sau:  
Tổng cộng số  
tiền phát sinh  
Tổng cộng phát sinh  
bên Nợ các TK  
Tổng cộng phát sinh  
=
=
bên Có các TK  
và  
Tổng số dư Nợ cuối kì  
của các tài khoản  
Tổng số dư Có cuối kì  
của các tài khoản  
=
Ơ
Lập bảng tổng hợp các số liệu phát sinh trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết, đối chiếu số  
liệu trên bảng tổng hợp với số liệu trên sổ cái theo từng TK.  
Sau khi đối chiếu số liệu thấy khớp đúng thì căn cứ vào các số liệu trên sổ cái và các  
sổ chi tiết để lập báo cáo kế toán.  
Hình thức Nhật ký - Sổ cái có ƣu điểm là đơn giản, dễ làm, thích hợp với các doanh  
nghiệp có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, sử dụng ít TK (khoảng trên dƣới 20 TK). Tuy  
nhiên, hình thức này cũng tồn tại một số nhƣợc điểm nhƣ: việc ghi chép trùng lặp làm  
tăng khối lƣợng công việc kế toán, không thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn,  
nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh.  
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức "Nhật ký -Sổ cái"  
Chứng từ kế toán  
Sổ, thẻ  
kế toán  
chi tiết  
Bảng tổng  
hợp chứng từ  
kế toán cùng  
loại  
Sổ quỹ  
Bảng  
tổng hợp  
chi tiết  
NHẬT KÝ – SỔ CÁI  
BÁO CÁO TÀI CHÍNH  
Ghi chú:  
Ghi hàng ngày  
Ghi cuối tháng  
Đối chiếu, kiểm tra  
16  
Tải về để xem bản đầy đủ
pdf 112 trang yennguyen 20100 Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu Chuyên đề Những vấn đề kế toán cơ bản trong doanh nghiệp nhỏ và vừa - Vũ Đình Hiển", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

File đính kèm:

  • pdftai_lieu_chuyen_de_nhung_van_de_ke_toan_co_ban_trong_doanh_n.pdf