Bài giảng Kỹ năng quản lý hồ sơ

KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

I/ KHÁI QUÁT CHUNG:

1. Khái niệm

2. Vai trò của quản lý hồ sơ

1. Quản lý hồ sơ là gì ?

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét

lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc

phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong

sự hoạt động của một tổ chức

2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ

•

Giảm chi phí mua sắm thiết bị

Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.

Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc

riêng.

•

Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân

viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ

sơ

•

Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ

thống lưu trữ hồ sơ.

Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng

tìm ra khi cần.

Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành,

nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào

được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.

•

Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các

doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở

rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.

-

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ

sơ

•

Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều

hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm

hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.

•

Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự

hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ

sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt

động của tổ chức là một xem xét khác.

•

Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung

cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số

lãnh vực.

Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và

theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ

cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ

sơ

•

Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải

đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi

cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về

danh mục sắp xếp.

•

Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự

chỉ đạo chung.

Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ

hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm

rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi,

đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng

hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại.

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ

sơ

•

Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ

và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau.

•

Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận

diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một

màu nào đó.

•

Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng

dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ

sơ.

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ

sơ

•

Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục

chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên

riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên

hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được

tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ

sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các

chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt

trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.

•

Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như

vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia

thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến

Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa

lý hoặc bằng một phương pháp khác

II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ

•

Lưu theo vần, mẫu tự:

Lưu theo số, mã số

Phương tiện và thiết bị lưu trữ