Vai trò của người giám đốc bán hàng

Người giám đốc bán hàng khu vực đóng một vai trò then chốt trong cơ cấu quản trị

bán hàng.Trách nhiệm trọng yếu của họ là quản lý đội ngũ bán hàng. Thật ra lý do

để vị trí này tồn tại là sự tin rằng các giám đốc bán hàng sẽ làm tăng hiệu quả và

năng lực của đội ngũ bán hàng trong khu vực. Ngoài trách nhiệm chủ yếu là lãnh

đạo những nhân viên chào hàng, họ còn là đại diện của công ty đối với khách hàng

và thị trường cũng như là những nguồn quan trọng về tài năng lãnh đạo.

Liên kết về mặt quản trị đối với thị trường

Trong kênh thông tin liên lạc giữa thị trường và Ban quản trị cấp cao, những Giám

đốc bán hàng khu vực là người đại diện đầu tiên và gần nhất của Ban quản trị.

Trong khả năng đó, họ phát hiện và đánh giá thông tin rồi báo cho ban quản trị cấp

cao hơn những gì mà họ cho là quan trọng và hữu ích. Sau đó họ truyền đạt và thi

hành chính sách và thủ tục của công ty xuống đội ngũ bán hàng phía dưới. Người

ta mong đợi những giám đốc bán hàng khu vực đưa ra một số quyết định và giải

quyết các vấn đề tại chỗ, do vậy giảm nhẹ cho Ban quản trị cấp cao khỏi phải giải

quyết những vấn đề ở mức độ chiến thuật.

Với những quận được xem như những trung tâm tạo ra lợi nhuận, các giám đốc

bán hàng trở nên có quan hệ trực tiếp với việc tạo doanh số và lợi nhuận cho Công

ty. Sự thành công hay thất bại của họ trực tiếp với việc tạo doanh số và lợi nhuận

cho công ty. Họ là những “điểm chọn của lưỡi gươm” thực hiện các chính sách và

chiến thuật của công ty trong quan hệ hàng ngày với khách hàng và đối thủ cạnh

tranh. Hơn nữa, cách họ quản lý các nhân viên trong khi thực hiện chính sách và

chiến lược không những sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến sự thành công của công ty trong

hiện tại mà cả tương lai trên thị trường.

Nguồn tài năng lãnh đạo

Những cuộc điều tra về các nhân viên lãnh đạo cấp cao luôn cho thấy rằng kinh

nghiệm tiếp thị và bán hàng là điều chủ yếu để bảo đảm con đường dẫn đến chức

vụ cao cấp tuy không nhất thiết phải dẫn đến chiếc ghế Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Tại sao kinh nghiệm về tiếp thị và bán hàng này lại tỏ ra quan trọng như vậy trong

nhiều công ty? Một cá nhân thăng tiến từ nhân viên chào hàng lên giám đốc rồi

quản trị viên trung cấp và cao cấp thi hành một số các nhiệm vụ quan trọng cho

công ty. Một cách điển hình, khi một nguời được tuyển dụng làm nhân viên chào

hàng thì người đó đôi khi nhận được sự phân công khu vực hoạt động. Những nhân

viên thành công, chứng tỏ được kỹ năng quản trị sẽ được thăng tiến lên chức vụ

quản trị. Trong nhiều công ty, những người giám đốc này được trao nhiều quyền

hạn rộng rãi đến nỗi mà trên thực tế họ đã trở thành chủ tịch của một công ty nhỏ

với những trách nhiệm về thu nhập, chi phí và nhân sự. Sự tín nhiệm này cho phép

người giám đốc biểu lộ hoặc không thể biểu lộ tài năng lãnh đạo trong khi điều

hành doanh nghiệp nhỏ này. Nếu các giám đốc bán hàng khu vực thành công, họ

có thể được thăng tiến lên chức vụ quản trị bán hàng cấp cao. Tại đó họ sẽ mở rộng

trách nhiệm về thu nhập, chi phí, nhân sự và quản trị tài sản. Tiến trình thăng tiến

tự nhiên với việc mở rộng dần trách nhiệm của một người phần nào là sự thử thách

tài năng lãnh đạo. Do đó khu vực bán hàng trở thành một địa điểm để công ty có

thể nhận định và thử thách năng lực của các nhân viên quản trị trung và cao cấp

tiềm tàng.

Vị trí của giám đốc bán hàng trong một công ty đòi hỏi sự tập trung vào những

trách nhiệm liên quan đến những công việc khác hơn là những công việc với cùng

chức danh tại một công ty khác, ngay cả là công ty cùng ngành. . liệt kê những

trách nhiệm phổ biến của các giám đốc bán hàng khu vực trong nhiều ngành nghề.

Cho dù những trách nhiệm được liệt kê trong là theo thứ tự quan trọng, nhưng phần

thời gian lớn nhất của người giám đốc bán hàng nên dành cho việc tiếp xúc cá nhân

với đội ngũ bán hàng. Một chuyên viên đề nghị 80% thời gian của một giám đốc

bán hàng khu vực nên được sử dụng với 1/3 đội ngũ nhân viên chào hàng cấp cao.

Huấn luyện nhân viên chào hàng Thiết lập các tiêu chuẩn về kết

Quản trị đội

quả hoạt động Phát triển các nhân viên chào hàng Khuyến khích

ngũ chào hàng

các nhân viên chào hàngđánh giá các nhân viên chào hàng

Quản trị hành Quản trị hành chính văn phòng bán hàng Tăng cường thực hiện

chính

chính sách của công ty và giao thiệp tại khu vực hoạt động Phối

hựp các hoạt động khác của công ty Viết báo cáoTổ chức các cuộc

họp

Phát triển việc kinh doanh mới Sự báo Thu nhập và đánh giá thông

tin về cạnh tranh, về kháchhàng và thị trường

Tiếp thị

Bán hàng bằng

cách tiếp xúc

trực tiếp

Tự mình bán hàng cho khách hàngGọi điện thoại để bán hàng cùng

với cá nhân viên chào hàng

Tài chính

Chuẩn bị ngân quỹKiểm soát chi phíPhân tích chi phí

cũng cho thấy một số hoạt động khác thường bổ sung và hỗ trợ cho nhiệm vụ này.

Do đó mỗi nhóm trách nhiệm có thể được phân chia thành các hoạt động chi tiết

hơn nữa. Thảo luận kỹ hơn về những trách nhiệm này, hãy xem các tài liệu như

trong chú ý.

Quản trị đội ngũ chào hàng

Giám đốc bán hàng khu vực cũng phải thực hiện các nhiệm vụ giống như bất kỳ

giám đốc nào khác bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Sự thi

hành đúng đắn những nhiệm vụ này sẽ dẫn đến các kết quả hoạt động tốt hơn cả

cho người giám đốc và các nhân viên trong đội ngũ chào hàng.

Quản trị hành chính

Các giám đốc bán hàng khu vực ghi nhận rằng trung bình họ sử dụng 24% thời

gian vào nhiệm vụ hành chính. Đối với nhiều giám đốc, những nhiệm vụ này bao

gồm việc quản lý văn phòng khu vực. Văn phòng khu vực chắc chắn sẽ có các thư

ký giúp và trong một văn phòng lớn hơn thì có thể bao gồm một số các lãnh vực

khác từ việc quản lý hệ thống máy tính cho đến vấn đề xe cộ và kho bãi. Các trách

nhiệm quản lý hành chính buộc người giám đốc phải tham gia vào những nhiệm vụ

như lưu trữ hồ sơ, viết báo cáo và quản lý nhân viên văn phòng. Những nhiệm vụ

này rất quan trọng. Ví dụ, các nhân viên văn phòng thường rất quan trọng cho việc

thành công của một văn phòng khu vực và cho đội ngũ chào hàng mà họ hỗ trợ.

Tinh thần và sự gắn bó của nhân viên văn phòng với nhân viên chào hàng và khách

hàng trong những khu vực bán hàng thành công và kém thành công thì có thể khác

nhau.

Hoạt động hàng ngày của đội ngũ bán hàng làm phát sinh nhiều hoạt động hành

chính dưới dạng các báo cáo, bản đánh giá, những cách xác định và giải quyết khó

khăn của khách hàng và hàng loạt nhiệm vụ bàn giấy khác. Hoàn thành nhanh

chóng và hiệu quả những thủ tục hàng ngày góp phần vào việc hoạt động thành

công và trôi chảy của một khu vực.

Tiếp thị

Các trách nhiệm và hoạt động tiếp thị của giám đốc còn tùy thuộc từng công ty và

từng ngành. Trong những công ty sản xuất hàng tiêu dùng bán các sản phẩm trọn

gói như Camphello South, Ralsston và Kellogg thì giám đốc và nhân viên chào

hàng phát triển những chiến dịch tiếp thị sâu rộng đến khách hàng. Trong những

trường hợp khác, những nhiệm vụ tiếp thị của giám đốc được giới hạn ở việc thu

thập thông tin và dự đoán doanh số.

Trong nhiều công ty, đội ngũ chào hàng vừa được xem như một nguồn cung cấp

thông tin vừa là một cách để thu thập thông tin. Tuy rằng nhiều nghiên cứu đã chỉ

rõ rằng những nhân viên chào hàng không thích và cũng không thạo các nhiệm vụ

này nhưng các giám đốc lại thấy rằng chúng phải được tiến hành.

Trong nhiều công ty, các giám đốc bán hàng cũng có trách nhiệm dự báo, đặc biệt

như là một phần của kế hoạch ngân quỹ, tiếp thị. Mức độ phức tạp của trách nhiệm

này tùy theo từng trường hợp. Nếu như những ước lượng của người giám đốc chỉ

dùng để xác nhận các dự báo nghiên cứu hay các hướng dẫn chung cho chính sách

tiếp thị thì việc thiết lập các dự báo ở cấp giám đốc bán hàng có thể chỉ yêu cầu

“các ước lượng tốt nhất” của người giám đốc về doanh số và chi phí trong tương

lai. Tuy nhiên, các quyết định rất đặc trưng cần được đưa ra, ví dụ như tiến độ sản

xuất, thiết lập chỉ tiêu hoặc quản lý hàng tồn kho thì người ta trông chờ các dự

đoán về mặt số lượng. Trong trường hợp này, người giám đốc có thể sẽ phát triển

các dự báo về doanh số bán cần thiết, thị phần và chi phí bằng cách dùng kinh

nghiệm cũng như các kỹ thuật thống kê có sử dụng máy vi tính. Chương 8 thảo

luận chi tiết về dự báo ở cấp giám đốc bán hàng.

Bán hàng bằng cách trực tiếp tiếp xúc

Những giám đốc bán hàng khu vực trong vài công ty và vài ngành thường duy trì

trách nhiệm bán hàng bằng cách trực tiếp tiếp xúc. Có nhiều lý do để giải thích

điều này. Trước hết, nếu tiền hoa hồng chiếm một tỷ lệ lớn trong thu thập của nhân

viên chào hàng thì việc duy trì một số “khách hàng ruột” cho một giám đốc có thể

là cách duy nhất thúc đẩy nhân viên chào hàng thăng tiến lên vị trí giám đốc. Có

những khách hàng cá nhân còn giúp cho người giám đốc có được sự tiếp xúc trực

tiếp với khách hàng. Hơn nữa, đối với một khách hàng lớn thì không có gì bất

thường khi họ đòi hỏi được phục vụ tạm thời hay thường xuyên bởi một nhân viên

quản trị. Các giám đốc ghi nhận là đã dùng 17% thời gian của họ để bán hàng trực

tiếp và 12% thời gian cho các hoạt động bán hàng qua điện thoại.

Tài chính

Mỗi nhân viên chào hàng đại diện cho hàng ngàn USD dùng vào việc đào tạo và

quan hệ với khách hàng. Mỗi nhân viên cũng đại diện cho các chi phí hàng năm về

lương, phúc lợi và các chi phí khác phải được quản lý. Trung tâm tạo ra lợi nhuận

có thể đại diện cho một phần có quy mô lớn của kết quả hoạt động của công ty.

Hơn nữa, nhiều giám đốc chịu trách nhiệm về quy mô và số lượng hàng tồn kho

của công ty trong khu vực của mình. Các công ty khác có thể yêu cầu một giám

đốc quản lý quy mô và sự phân bổ các khách hàng trong khu vực hoạt động. Giám

đốc bán hàng cũng có thể phải thực hiện nhiệm vụ tài chính, đặc biệt như phân tích

và dự báo doanh số, phát triển khách hàng về mặt tài chính, dự báo và kiểm tra các

dữ liệu chi phí. Người giám đốc có những trách nhiệm trực tiếp về ngân quỹ bao

gồm việc đi lại và giải trí. Tùy theo từng công ty và từng ngành, đôi khi giám đốc

bán hàng có thể được yêu cầu đưa ra quyết định hoặc số liệu về chi phí của công ty

tại khu vực của mình.

Quan hệ

Người giám đốc bán hàng tồn tại như một chức vụ và như một con người trong cơ

cấu tổ chức. Là một con người, giám đốc bán hàng duy trì một hệ thống thông tin

mở rộng trong cũng như ngoài công ty. Tuy rằng mô hình quan hệ có thể thay đổi

nhiều tùy theo công ty và có thể tùy từng giám đốc nhưng là một mô hình hợp lý

về mạng lưới thông tin liên lạc của giám đốc cả trong hệ thống tổ chức và theo một

cơ sở thường xuyên, cả với môi trường bên ngoài.

Những mỗi quan hệ của giám đốc

Các mô hình quan hệ bên trong diễn tả quá trình tiếp diễn giữa người giám đốc và

các phòng khác nhau. Trong đó, giám đốc bán hàng có thể có liên hệ với những

người và bộ phận sau:

 Phòng kế toán để giải quyết vấn đề khách hàng hoặc giải quyết tình trạng rắc

rối trong sổ sách của một số nhân viên chào hàng.

 Phòng tổ chức nhân sự để hỗ trợ việc mô tả công việc đại diện bán hàng, xây

dựng kế hoạch tuyển dụng nhằm đạt được mục tiêu và đáp ứng cơ hội hoặc

để kiểm soát tính đúng đắn của chế độ y tế và nghỉ hưu của một nhân viên

chào hàng.

 Giám đốc tiếp thị hoặc giám đốc sản phẩm để tuyền đạt và nhận được thông

tin về sản phẩm mới, xu hướng, thị trường và cạnh tranh.

 Phòng vận chuyển để xác định yêu cầu giao hàng cho khách hàng như thời

gian giao hàng hoặc thời gian giao hàng đặc biệt.

 Phòng nghiên cứu và phát triển để tìm hiểu về kết quả hoạt động của khu

vực, các đặc điểm sản phẩm và các vấn đề thực hiện sản phẩm.

Quan hệ bên ngoài

Một giám đốc bán hàng sẽ phát triển và duy trì các quan hệ kinh doanh được mở

rộng ra khỏi cơ cấu tổ chức chính thức. Những mối quan hệ này là một bộ phận

của công việc và có thể bao gồm gần như toàn bộ quan hệ thường xuyên và/hoặc

tạm thời với các cá nhân và tổ chức bên ngoài công ty. Các quan hệ này có thể

được phân thành những loại sau:

1. Các nhà cung cấp như các công ty vận tải, các công ty dịch vụ tại trường học

và những nhà cung cấp thiết bị

2. Các khách hàng phân phối và/hoặc tiêu thụ sản phẩm của công ty. Phần lớn

những quan hệ này được duy trì như một bộ phận của những cuộc gọi điện

thoại của nhân viên chào hàng.

3. Các đối thủ cạnh tranh thường cũng hiểu nhau rất rõ. Về mặt đạo đức và

pháp lý các giám đốc phải thận trọng với những quan hệ này. Các công ty

ngày càng lo lắng về những quan hệ có tính cạnh tranh ngay cả ở những mức

độ “thấp” trong tổ chức.

4. Những tổ chức chuyên môn như Hội bảo vệ người tiêu dùng, hôi

marketing,…. đưa ra quyền làm hội viên, sự huấn luyện và các mối liên hệ

với những giám đốc bán hàng khác.

5. Các tổ chức doanh nghiệp tổng hợp mang đến cho giám đốc bán hàng các

mối quan hệ cơ hội giới thiệu công ty ở mọi mức độ của cộng đồng địa

phương.

Tuy rằng hai loại quan hệ sau cùng này mang tính tự nguyện nhưng nhiều công ty

rất khuyến khích các giám đốc của mình tham gia.