Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH
QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ
SINH VIÊN THỰC HIỆN: BÙI LÊ BẢO PHƯỚC
Niên khoá: 2016-2020
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH
QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ
Sinh viên thực hiện: Bùi Lê Bảo Phước
Lớp: K50A Kiểm Toán
Giáo viên hướng dẫn
TS. Nguyễn Đình Chiến
Niên khoá: 2016-2020
Huế, tháng 9 năm 2019
Lời Cảm ơn
Những lời đầu tiên, em muốn gửi lời cám ơn sâu sắc đến nhất
đến quý thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế Huế đã tận tình giảng
dạy và chia sẽ những kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho em
trong suốt những năm tháng em được học tập tại trường, tạo nền
tảng vững chắc giúp em bước vào đời.
Để hoàn thành được đề tài khóa luận này, ngoài sự nỗ lực của
bản thân, em xin chân thành cám ơn Ban lãnh đạo Công ty Scavi
Huế, các anh chị phòng thương mại tại Công ty cũng như các anh
chị tại nhà máy Scavi đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ em
trong quá trình thực tập, cung cấp số liệu và truyền đạt những
kinh nghiệm thực tế để em có thể thực hiện khóa luận.
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Tiến sĩ
Nguyễn Đình Chiến đã tận tình, dành nhiều thời gian và công sức
trực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình làm đề tài tốt nghiệp
này.
Em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè - những người
luôn quan tâm, động viên, giúp đỡ để khóa luận tốt nghiệp của em
được hoàn thànột cách tốt nhất
Lời cuối cùem xin chúc quý thầy cô và bạn bè nhiều sức
khỏe, may mắn, gặp nhiều thuận lợi trong công việc cũng như
trong cuộc sốn
Do hạn chế về thời gian nghiên cứu cũng như kiến thức, kinh
nghiệm thực tế nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu
sót. Kính mong quý thầy cô giáo góp ý để đề tài được hoàn thiện
hơn.
Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn.
Huế, tháng 12 năm 2019
Sinh viên thực hiện
Bùi Lê Bảo Phước
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
DANH SÁCH CHỮ CÁI VIẾT TẮT
AQL:
BOM:
DN:
Acceptable Quality Limit
Bảng liệt kê nguyên phụ liệu
Doanh nghiệp
ETD:
GTGT:
Input:
HĐQT:
HTK:
KH:
Estimated Time Delivery
Giá trị gia tăng
Ngày vào chuyền
Hội đồng quản trị
Hàng tồn kho
Khách hàng
KSNB:
MDS:
MS:
Kiểm soát nội bộ
arket Development Stage
Manufacturing Stage
Nguyên phụ liệu
Ngày dứt chuyền
Phiếu nhập kho
NL:
Output:
PNK:
PXK:
PLVT:
PR:
Phiếu xuất kho
Phiếu lĩnh vật tư
Purchase Requisition
Sản xuất kinh doanh
Supply Production Leader
Sale Order
SXKD:
SPL:
SO:
TSCĐ:
Tài sản cố định
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: sơ đồ bộ máy quản lý của công ty scavi huế................................................28
Sơ đồ 2.2 cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty scavi huế....................................38
Sơ đồ 2.3 quy trình phát triển đơn hàng ........................................................................41
Sơ đồ 2.4: tông quát quy trình quản lý đơn hàng ..........................................................43
Sơ đồ 2.4 quy trình quản lý đơn hàng tại công ty scavi huế .........................................67
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: tình hình lao động của scavi huế qua 3 năm 2017 – 2018............................32
Bảng 2.2. tình hình tài sản nguồn vốn của scavi huế 2017-2018..................................35
Bảng 2.3 kết quả hoạt động kinh doanh của scavi huế năm 2017 - 2018 .....................37
Biểu 2.1. phiếu lĩnh vật tư .............................................................................................47
Biểu 2.2. phiếu điều chuyển NPL..................................................................................48
Bảng 2.4 thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý quy trình quản lý đơn hàng tại
công ty scavi huế ...........................................................................................................54
Bảng 2.5 thủ tục kiểm soát tại công ty scavi đối với quy trình quản lý đơn hàng ........64
Biểu 2.3: bảng liệt kê hàng hóa đóng gói ......................................................................72
Biểu 2.4: hóa đơn giá trị gia tăng nhập khẩu.................................................................73
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
MỤC LỤC
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1
1. Đặt vấn đề:............................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu:............................................................................................2
2.1 Mục tiêu chung:...............................................................................................2
2.2 Mục tiêu cụ thể:..............................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: .......................................................................3
3.1 Đối tượng nghiên cứu:.....................................................................................3
3.2 Phạm vi nghiên cứu:........................................................................................3
4. Phương pháp nghiên cứu: ....................................................................................3
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: .......................................................................3
4.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: ..................................................................3
4.3 Phương pháp phân tích số liệu: .......................................................................4
4.4 Phương pháp quan sát: ....................................................................................4
5. Kết cấu đề tài:.......................................................................................................4
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ
ĐƠN HÀNG.................................................................................................................5
1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: .................................5
1.1.1 Khái niệm về hệ thống KSN....................................................................5
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: .....................................6
1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:.......................................6
1.1.4 Các thành phần của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:...........................7
1.1.4.1 Môi trường km soát:............................................................................7
1.1.4.2 Đánủi ro: ....................................................................................10
1.1.4.3 Hoạt đg kiểm soát: ...........................................................................10
1.1.4.4 Thông tin và truyền thông:...................................................................12
1.1.4.5 Giám sát: ..............................................................................................12
1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống KSNB của doanh nghiệp: ................................13
11 Môi trường kiểm soát:................................................................................13
1.2.2 Đánh giá rủi ro:...........................................................................................14
1.2.3 Hoạt động kiểm soát:..................................................................................15
1.2.4 Thông tin và truyền thông:.........................................................................16
1.2.5 Giám sát:.....................................................................................................17
1.3 Khái quát về quy trình quản lý đơn hàng:........................................................17
1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng:......18
1.3.1.1 Các chức năng cơ bản trong quy trình quản lý đơn hàng: ...................18
1.3.1.2 Các mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng: .................................19
1.3.2 Những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình quản lý đơn hàng: ..................20
1.4 KSNB quy trình quản lý đơn hàng:...................................................................21
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
1.5. Các hạn chế của hệ thống KSNB:....................................................................23
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN
HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ.........................................................................24
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam và công ty Scavi Huế: ............24
2.1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam:........................................24
2.1.2 Tổng quan về công ty Scavi Huế: ..............................................................25
2.1.2.1 Vài nét về công ty Scavi Huế: .............................................................5
2.1.2.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:......................................................28
2.1.2.3. Các khách hàng chính của Scavi Huế:................................................31
2.1.2.4. Tình hình lao động của công ty qua 3 năm gần 2017 – 2018:............32
2.1.2.5. Tình hình tài sản, nguồn vốn trong của công ty qua các năm 2017-
2018: ..................................................................................................................33
2.1.2.6. Tình hình kết quả kinh doanh của công ty qua các năm 2017-2018: .36
2.1.2.7. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị:....................................38
2.1.2.8. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán: ......................................................39
2.2 Hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế: ...............41
2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi
Huế: .....................................................................................................................41
2.2.1.1 Quy trình phát triển đơn hàng tại công ty Scavi Huế: .........................41
2.2.2.1. Sự cần thiết của KSNB quy trình quản lý đơn hàng:..........................55
2.2.2.2. Mục tiêu KSNB quy trình quản lý đơn hàng:.....................................55
2.2.3. Thực trạng hệ thống KSNB công ty Scavi Huế: ..................................56
2.2.3.1. Môi trường kiểm soát:.........................................................................56
2.2.3.2 Đánh giá rủi ro: ....................................................................................58
2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát: ...........................................................................64
2.2.3.4. Thông tin vruyền thông:..................................................................76
2.2.3.5. Giá............................................................................................77
CHƯƠNG 3: MỘT SGIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY
SCAVI HUẾ............................................................................................................80
3.1 Đánh giá hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế:
..........................................................................................................................80
3.1.1. Kết quả đạt được: ......................................................................................80
3.1.2. Hạn chế còn lại:.........................................................................................83
3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quy trình quản
lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: .......................................................................85
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................90
3.1. Kết luận: ..........................................................................................................90
3.2. Kiến nghị: ........................................................................................................91
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Đặt vấn đề:
Với chiến lược tăng trưởng bền vững, tăng cường hợp tác quốc tế, công ty Scavi
Huế đang từng bước mở rộng quy mô, các mối quan hệ với những khách hàng lớn trên
thế giới ngày càng được mở rộng đã mở ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn cho công ty,
nhưng đi kèm với đó là những rủi ro đang ngày một hiện diện thường xuyên và khó
kiểm soát hơn ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty. Nhận thức được
điều này, công ty Scavi Huế đang chú trọng hơn đến việc hoàn thiện hệ thống KSNB
và cho rằng nâng cao chất lượng hệ thống KSNB là phương pháp cần sớm được triển
khai thực hiện nhằm giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng
như để cải thiện năng lực quản lý, kiểm tra, giám sát của tổ chức.
Tại các công ty ngành may nói chung và công ty Scavi Huế nói riêng, quản lý đơn
hàng là quy trình gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, đi xuyên suốt từ lúc bắt
đầu thiết lập một đơn hàng với khách hàng cho đến lúc sản xuất ra thành phẩm và giao
hàng. Có thể nói, quản lý đơn hàng là trình, hoạt động xương sống, cốt lõi song
song với hoạt động sản xuất luôn được mọi doanh nghiệp ngành may chú trọng tìm ra
các giải pháp cải tiến, hoàn thiện, nâng cao hiệu quả nhằm gia tăng được lợi thế cạnh
tranh của mình trên thị trườnĐể cho quy trình quản lý đơn hàng được vận hành hiệu
quả, đảm bảo đúng yu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng,…đòi
hỏi sự hỗ trợ và hợp tác làm việc giữa các bộ phận với nhau một cách nhịp nhàng,
chuyên nghiệp, nhquán cùng với đó là một hệ KSNB đóng vai trò kiểm tra, đánh
giá, kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra, đảm bảo tất cả quy định, quy trình, chính
sách đã đề ra được tuân thủ một cách nhất quán, giúp nhà quản lý ý thức được các
nhân tố ảnh hưởng (từ bên trong và bên ngoài), nhận diện và đối phó với rủi ro ảnh
hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị.
Hiện tại, công ty Scavi Huế đang hợp tác cùng một khách hàng chiến lược, lâu đời
là khách hàng Decathlon đến từ Pháp. Tỉ trọng doanh thu đến từ khách hàng Decathlon
chiếm đến gần 50% tổng doanh thu, năng lực sản xuất của công ty Scavi Huế cũng
như chiếm gần 10% doanh thu, công suất của cả tập đoàn, là khách hàng lớn nhất của
1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
công ty. Vì vậy, tất cả các hoạt động liên quan đến khách hàng này rất được công ty
chú trọng. Các rủi ro xảy ra ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh đều được
kiểm soát hết sức chặt chẽ, đáng kể đến nhất chính là việc KSNB đối với hoạt động
quản lý đơn hàng. Nhờ việc liên tục hoàn thiện hệ thống KSNB đối với quy trình quản
lý đơn hàng qua các giai đoạn hoạt động kinh doanh, hợp tác với khách hàng, đến nay
quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế đang được thực hiện rất hiệu quả,
bằng chứng qua đánh giá tỷ lệ bàn giao đơn hàng đúng hẹn (HOT – Handover on time)
từ KH đối với Scavi đang là hơn 85%. Để làm được điều này, một phần nhờ vào việc
công ty Scavi Huế có một hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, linh hạt, chặt chẽ. Tuy
vậy, qua quá trình quan sát, thực tập tại đây em nhận thấy đơn vị vẫn còn tồn tại một
số hạn chế và đang gặp khó khăn trong việc tìm giải pháp khắc phục, hoàn thiện, nâng
cao hiệu quả hoạt động KSNB quy trình quản lý đơn hàng.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, em đã quyết định chọn đề tài “Tìm
hiểu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế” để nghiên
cứu. Đề tài này sẽ giúp công ty đánh giá lại công tác kiểm soát, quản lý rủi ro của công
ty, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động nh doanh trong thời gian tới. Ngoài ra còn
giúp em hiểu hơn về quy trình quản lý đơn hàng cũng như hệ thống KSNB đối với quy
trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi.
2. Mục tiêu nghiên
2.1 Mục tiêu chung:
Tìm hiểu hệ thg KSNB đối với chu trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi
Huế, đánh giá những ưu nhược điểm và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ
thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng đó.
2.2 Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng
- Khảo sát thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi
Huế.
2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại
công ty Scavi Huế.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
3.1 Đối tượng nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu là hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty
Scavi Huế.
3.2 Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi nội dung: Chỉ nghiên cứu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại
công ty Scavi đối với đơn hàng của khách hàng Decathlon Pháp.
- Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại công ty Scavi Huế, khu công
nghiệp Phong Điền, huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
- Phạm vi thời gian:
+ Thu thập thông tin, phân tích dữ liệu thứ cấp liên quan đến công ty từ năm 2017-
2018
+ Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ 30/9/2019 đến 30/11/2019
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp thdữ liệu:
Phương pháp hu thập số liệu: Thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các hệ thống
chứng từ liên quan ến đơn hàng, chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề
tài. Bên ạnh đó, thông qua các kênh thông tin như: trang web của công ty, sách báo
để tìm hiểu những thông tin liên quan đến tình hình cơ cấu tổ chức, các báo cáo tài
chính của công ty...
4.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp:
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Quan sát, phỏng vấn trực tiếp những nhân viên
làm việc tại Phòng Thương Mại và các phòng có liên quan để tìm hiểu công việc cụ
thể của họ.
3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
4.3 Phương pháp phân tích số liệu:
Thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu. Từ đó tiến hành
phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin để đánh giá hệ thống KSNB quy trình quản lý
đơn hàng.
4.4 Phương pháp quan sát:
Thông qua quá trình thực tập tại đơn vị, quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe) và
ghi lại những vấn đề liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên
cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá, xác nhận thông tin đphỏng vấn.
5. Kết cấu đề tài:
Đề tài gồm 3 phần:
Phần I: Đặt vấn đề
Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng
Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB uy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi
Huế
Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quy
trình quản lý đơn hàcông ty Scavi Huế
Phần III: Kết luận và kiến nghị:
4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH
QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:
1.1.1 Khái niệm về hệ thống KSNB:
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu nhằm
kiểm soát việc tuân thủ các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành vi và các khía cạnh
khác của tổ chức, giúp cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đảm bảo tính hợp lý, trung
thực của các báo cáo phục vụ cho nội bộ và bên ngoài tổ chức. Nhận thức được tầm
quan trọng, nhiều tổ chức và cá nhân đã nghiên cứu về hệ thống này. Quá trình nhận
thức và nghiên cứu về KSNB đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau. Có
thể kể đến các khái niệm sau:
Luật Kế toán 2015 cho rằng, “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội
bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy
định của pháp luật nbảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt
được yêu cầu đề ra”.
Theo đó, nói ề hệ thống KSNB là nói đến các chính sách, thủ tục, các bước kiểm
soát do ban lãnh đạo, quản lý của đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọi
hoạt độrong đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro và tìm các biện pháp để kiểm soát các
rủi ro đó.
Còn theo Theo COSO (Committee of Spornsoring Organizations), “KSNB là quá
trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó
được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: đảm
bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp,
đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”.
5
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Từ định nghĩa theo COSO ta có thể thấy, KSNB là một quá trình vì hệ thống KSNB
không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất
định mà phải được vận hành một cách liên tục. KSNB được thiết kế và vận hành bởi
con người vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc
lập… mà phải bao gồm cả yếu tố con người - hội đồng quản trị (HĐQT), ban giám
đốc, nhân viên của tổ chức. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập
nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng.
Dù cho định nghĩa của tổ chức nào đi nữa, nhìn chung, hệ thống KSNB là bộ phận
không thể thiếu nhằm giúp hạn chế những rủi ro, gian lận và tăng hiệu quả hoạt động
của doanh nghiệp, xây dựng và duy trì hệ thống hệ thống KSNB khoa học, phù hợp và
hiệu quả là trách nhiệm của mọi đơn vị, tổ chức.
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:
Theo định nghĩa mà COSO đưa ra về hệ thống KSNB năm 1992, có thể chỉ ra ba mục
tiêu cụ thể mà hệ thống này hướng đến như sau:
- Đối với báo cáo tài chính: KSNB phảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy,
bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn
mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân tSNB kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ luật pháp hiện hành và
quy định nội bộ của đơvị đối với mọi thành viên. Điều này xuất phát từ trách nhiệm
của người quản đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo
vệ và sụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, đồng thời đưa ra các biện
pháp nhằm đánh giá các loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt động
của doanh nghiệp, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh
doanh của đơn vị…
1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:
Hệ thống KSNB có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh
nghiệp có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các
6
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu
thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản càng phân táng ở nhiều địa điểm
và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu
hiệu
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên
của công ty gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty.
- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
1.1.4 Các thành phần của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:
1.1.4.1 Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tác
động đến việc thiết kế, hoạt ộng và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân
tố thuộc môi trường soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận
thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các nhân tố trong môi
trường kiểm soábao gồm:
a) Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong công
ty: Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với một tập thể nhân viên làm việc đạt
kết quả cao. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty và tính
trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để hợp tác
và phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch nhanh nhất, đạt được
các mục tiêu của mình. Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục
kiểm soát trong hoạt động của công ty vì vậy dù có một đội ngũ nhân viên có chuyên
môn tốt nhưng không trung thực, thiếu đạo đức có thể vượt qua được một hệ thống
7
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
KSNB chặt chẽ. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội
dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi
giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi
đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo
đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các
chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình
Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm
vi công việc của từng cá nhân. Nếu nhân viên có năng lực, tin cậy, học vấn cao, đáng
tin cậy thì dù cho nhiều quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm
bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế
và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên
kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống
KSNB không thể phát huy hiệu quả.
b) Sự tham gia của Ban quản trị vào KSNB: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng
trong việc xây dựng hệ thống KSNB và trách nhiệm đó được đề cập nhiều trong các
chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và văn bản quy định khác, hoặc trong các hướng
dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc
thiết kế và vận hành hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, chú trọng các thủ tục báo cáo
sai phạm và các thủ nh giá tính hiệu quả của KSNB của đơn vị.
c) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều
hành của Ban Giám đốc đề cập đến nhiều khía cạnh như quan điểm, thái độ và hành
động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua
việc lựa ọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có hợp lý, phù hợp hay không khi có
nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận
trọng khi xây dựng các ước tính kế toán. Ngoài ra, thái độ của Ban lãnh đạo với rủi ro
của đơn vị làm cơ sở cho quyết định xây dựng hệ thống KSNB chặt chẽ hay lỏng lẽo.
d) Cơ cấu tổ chức: Thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, lựa
chọn các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh phản hồi phù hợp. Sự
phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị.
8
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Một cơ cấu phù hợp, đảm bảo các nguyên tắc về phân công phân nhiệm sẽ là cơ sở để
lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế
cơ cấu tổ chức không phù hợp, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát
mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức thực chất còn phản ánh sự phân chia quyền lực, trách
nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức cũng như thể hiện mối quan hệ hợp tác
với nhau. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị.
e) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm
có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh
nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm
vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để
đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành
động và trách nhiệm của mình có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các
mục tiêu đó, sau cùng là nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào
và chịu trách nhiệm về cái gì.
f) Các chính sách và thông lệ về nhân sự:
Con người là yêu tố trung tâm của mọi hoạt động trong tổ chức, do đó sự phát triển
của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố
quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm
soát trong hoạt động ơn vị.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên
quan tới nhận thứề kiểm soát của đơn vị. Ví dụ, tiêu chuẩn, chính sách dành cho
việc tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện sự cam kết của đơn vị đối
với những người có năng lực và đáng tin cậy.
Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế
độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ
luật đối với nhân viên trong đơn vị
Các nhà quản lý doanh nghiệp cũng cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về
tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên để xây dựng cho
9
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
mình một đội ngũ tốt. Một chính sách nhân sự tốt là nhân tố quyết định đảm bảo cho
môi trường kiểm soát mạnh
1.1.4.2 Đánh giá rủi ro:
Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức,
doanh nghiệp nào trong quá trình sản suất kinh doanh đếu phải đối mặt với rủi ro.
Những rủi ro này có thể do bản thân bên trong doanh nghiệp hay từ môi trường bên
ngoài như kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động.
Rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do các nguyện nhân: mâu tuẫn về mục đích
hoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp đưa ra cản trỏ việc thực hiện các mục tiêu.
Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ
thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức
và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho
quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ
hoặc do thiếu quan tâm…
Các yếu tố bên ngoài. Thay đổi cônghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay
đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời.
Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban
hành của một đạo luật ay chh sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức…
Để tránh bị thiệt hạo các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định
rủi ro hiện hữu tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và
xác định các biện áp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
1.1.4.3 ạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục kiểm soát mà nhà quản lý đã thiết
lập để hỗ trợ việc đạt được mục tiêu của đơn vị về hoạt động, báo cáo tài chính hoặc
tuân thủ. Nhà quản lý phải xác định cách giải quyết những rủi ro đã được nhận diện.
Nhà quản lý phải đánh giá xem việc kiểm soát rủi ro có đem lại lợi ích cho đơn vị hay
không. Việc lựa chọn các hoạt động kiểm soát cần phải cân đo đong đếm giữa chi phí
và lợi ích nếu triển các hoạt động kiểm soát này để giảm rủi ro đã được xác định.
10
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Các thủ tục kiểm soát dựa trên phán đoán của các nhà quản lý của doanh nghiệp và các
thủ tục này nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu
cụ thể của đơn vị: bảo vệ tài sản, số liệu kế toán đáng trung thực, tin cậy. Các bước
kiểm soát và thủ tục kiểm soát cũng rất khác nhau giữa các doanh nghiệp khác nhau.
Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc phổ biến sau:
a) Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
- Không để cá nhân nào nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ.
- Không cho phép kiêm nhiệm một số chức năng trong đơn vị.
b) Kiểm soát quá trình xử lí thông tin và nghiệp vụ.
c) Kiểm soát ngăn ngừa: Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừa
những sai phạm, hoặc những điều kiện dẫn đến sai phạm nó được thực hiện trước khi
nghiệp vụ xẩy ra.
d) Kiểm soát phát hiện.
e) Kiểm soát điều chỉnh.
f) Ủy quyền đầy đủ cho các nghiệp vụ hay hoạt động.
g) Thiết kế và sử dụng chứng ừ sổ sách.
h) Kiểm soát quá trinh lí thông tin.
i) Bảo vệ thông n quá trình KSNB:
- Bảo mật tài liệu, thông tin KSNB theo quy định của pháp luật và quy định nội
bộ của Tập đoàn.
- Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ theo từng đối
tượng được kiểm soát.
- Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu KSNB phải được lưu giữ tại bộ phận KSNB ít nhất
05 (năm) năm.
j) Phân tích và rà soát:
11
Tải về để xem bản đầy đủ
108 trang
24140
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- khoa_luan_tim_hieu_he_thong_kiem_soat_noi_bo_quy_trinh_quan.pdf
