Bài giảng Tin học ứng dụng - Bài 2: Xây dựng cơ sở dữ liệu Access

BÀI 2

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

GV Th.S. Thiều Quang Trung

Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại

Nội dung

• Bảng dữ liệu và các thuật ngữ liên

1

2

3

4

quan

• Kiểu dữ liệu và các thuộc tính của

trường dữ liệu

• Mối liên kết và các kiểu liên kết

• Thuộc tính Lookup

GV. Thiều Quang Trung

2

Giới thiệu

• Xây dựng CSDL là bước đầu tiên trong quy

trình phát triển một ứng dụng trên Access

– Một CSDL được thiết kế tốt sẽ đáp ứng yêu cầu

của người dùng

• CSDL Access là một đối tượng bao gồm:

– Các bảng dữ liệu (tables)

– Mối liên kết giữa các bảng (relationships)

GV. Thiều Quang Trung

3

Bảng dữ liệu

• Bảng dữ liệu:

– Nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng;

– Mỗi cột lưu giữ một loại thông tin;

– Mỗi dòng lưu trữ thông tin của một đối tượng bao

gồm tất cả các cột.

• Một CSDL có thể có nhiều bảng. Các bảng phải được

thiết kế:

– Có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết

– Giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu

– Dễ dàng bảo trì CSDL (thuận tiện trong cập nhật, tìm

kiếm, truy vấn)

GV. Thiều Quang Trung

4

Minh họa bảng dữ liệu

Tên bảng

Field

Record

GV. Thiều Quang Trung

5

Bảng dữ liệu

• Bảng bao gồm:

–Tên bảng

–Các trường (fields)

• Tên trường, kiểu dữ liệu, kích thước trường,

thuộc tính cần thiết cho mỗi trường

–Các bản ghi (records)

–Khoá chính (primary key)

GV. Thiều Quang Trung

6

Bảng dữ liệu

• Tên bảng:

– Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong

cấu trúc của bảng

– Có thể đổi lại tên bảng

• Lưu ý: Không nên sử dụng dấu cách (space), các

ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong

tên bảng

GV. Thiều Quang Trung

7

Trường dữ liệu (cột/field)

• Lưu trữ thông tin liên quan đến một thuộc

tính của đối tượng;

• Mỗi trường trong bảng là duy nhất, nhận diện

qua một tên duy nhất trong bảng (đặt tên

không chứa các ký tự !@#$%^&*()?><);

• Mỗi trường có một tập hợp các thuộc tính

miêu tả trường dữ liệu đó như: kiểu dữ liệu,

trường khoá, độ lớn, định dạng, …

GV. Thiều Quang Trung

8

Các kiểu dữ liệu

• Mỗi trường chỉ chứa duy nhất một kiểu dữ liệu

T Kiểu dữ

Mô tả

Độ lớn

T

liệu

1 Text

Xâu ký tự

dài tối đa 255 ký tự

2 Memo

có độ dài tối đa 65.535 ký

tự

3 Number

4 Date/time

5 Currency

Số nguyên, thực

Ngày tháng/giờ

Tiền tệ

dài : 1 , 2, 4 hoặc 8 Byte

dài 8 Byte

6 AutoNumber Số nguyên tự động được 4 bytes

đánh số.

GV. Thiều Quang Trung

9

Các kiểu dữ liệu

T Kiểu dữ

liệu

Mô tả

Độ lớn

T

7 Yes/No

Kiểu Logic

Dữ liệu chỉ nhận một

trong 2 giá trị true/false

8 OLE Object Đối tượng

Hình ảnh, âm thanh, đồ

họa

9 Lookup

Wizard

Cho phép chọn giá trị từ một

danh sách các giá trị của một

trường ở bảng khác

.. …

…

GV. Thiều Quang Trung

10

Thuộc tính của trường

• Công dụng:

– Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu

– Nhập liệu theo mẫu

– Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản nhập sai

– Tăng tốc độ tìm kiếm

GV. Thiều Quang Trung

11

Thuộc tính của trường

Field Size

Số ký tự của trường Text, hoặc kiểu của trường number

Format

Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số

Decimal Places

Số chữ số thập phân trong kiểu number và cunency

InputMask (Mặt nạ nhập) Quy định khuôn dạng nhập liệu

Caption

Đặt nhãn cho trường. Nhãn sẽ được hiển thị khi nhập

liệu thay vì tên trường (nhãn mặc định).

Default Value

Xác định giá trị mặc định của trường

Validation Rule

Quy tắc dữ liệu hơp lệ. Dữ liệu phải thoả mãn quy tắc

này mới được nhập

Required

Không chấp nhận giá trị rỗng. Cần phải nhập một dữ

liệu cho trường.

AllowZeroLength

Indexed

Chấp nhận chuỗi rỗng trong trường Text, Memo.

Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này

GV. Thiều Quang Trung

12

Thuộc tính của trường

• Thuộc tính Validation Rule

– Để kiểm tra sự hợp lệ của dữ liệu nhập vào => dựa

trên một biểu thức (điều kiện) hợp lệ. Ví dụ:

<>0 : giá trị nhập vào phải khác 0

0 or >1 : giá trị nhập vào phải bằng 0 hoặc lớn hơn 1

Like "K???“ : phải nhập 4 ký tự, ký tự đầu phải là K

Like "CTY*" : 3 ký tự đầu phải là CTY

<#1/1/2016# : ngày nhập trước năm 2016

>=#1/1/2015# and <#1/1/2016# : ngày nhập phải

trong năm 2015

GV. Thiều Quang Trung

13

Thuộc tính của trường

• Thuộc tính Indexed

– Thuộc tính này có thể nhận các giá trị:

– No: không tạo chỉ mục hoặc xoá chỉ mục đã lập

– Yes (Dupticates Ok): tạo chỉ mục

– Yes (No Duplicates): tạo chỉ mục kiểu Unique (các

giá trị cần khác nhau, giống như khoá chính).

GV. Thiều Quang Trung

14

Khóa chính (primary key)

• Khóa chính là tập hợp của một hoặc nhiều

cột dữ liệu duy nhất không trùng lắp;

• Dữ liệu của khóa chính trong bảng không

được rỗng;

• Khoá chính có tác dụng phân biệt giá trị các

bản ghi trong cùng một bảng với nhau.

GV. Thiều Quang Trung

15

Khóa chính (primary key)

• Lợi ích của khóa chính:

– Access tự động tạo chỉ mục (Index) trên khoá

nhằm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác;

– Khi xem mẫu tin (dạng bảng hay mẫu biểu), các

mẫu tin sẽ được trình bầy theo thứ tự khoá

chính;

– Khi nhập số liệu, Access kiểm tra sự trùng nhau

trên khoá chính;

– Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa

các bảng.

GV. Thiều Quang Trung

16

Khóa chính (primary key)

• Đặt khóa chính:

– Chon Field hoặc tổ hợp Field làm khóa chính

(nhấn Ctrl khi chọn nhiều Field)

– Ấn nút lệnh Primary Key (hoặc chọn Edit –>

Primary Key)

– Khoá chính là không bắt buộc, có thể xóa khóa

sau khi đã thiết lập khoá chính

GV. Thiều Quang Trung

17

Khóa chính (primary key)

• Xoá khoá chính: Chọn View Indexes. Kết quả

nhận được cửa sổ Indexes trong đó chứa các

trường của khoá chính

• Chọn các trường (của khoá chính, mỗi trường trên

một dòng) cần xoá rồi bấm phím Delete.

GV. Thiều Quang Trung

18

Bản ghi dữ liệu (mẫu tin/record)

• Là một thể hiện dữ liệu của các cột trong

bảng;

• Mỗi bản ghi lưu trữ thông tin của một đối

tượng;

• Tại vị trí con trỏ bản ghi (đang nằm ở bản ghi

nào) người dùng có thể chỉnh sửa dữ liệu bản

ghi đó;

• Bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được

gọi là EOF.

GV. Thiều Quang Trung

19

Tiến trình thiết kế CSDL

• Xác định thông tin cần lưu trữ

• Xây dựng các bảng, có hai cách tiếp cận

– Tìm ra các kiểu thực thể (đối tượng, chủ thể, khái

niệm, sự kiện)

• Mỗi kiểu thực thể  Một bảng

• Sau đó, với mỗi kiểu thực thể tìm ra các trường mô tả

chúng

– Phát hiện các trường cần lưu trữ, sau đó gom các

trường liên quan vào các bảng

GV. Thiều Quang Trung

20

Bài giảng Tin học ứng dụng - Bài 2: Xây dựng cơ sở dữ liệu Access - Thiều Quang Trung