Bài giảng Soạn thảo thư chào hàng

Core Consultant Course

Soạn Thảo Thư Chào Hàng

TS. Vũ Thế Dũng

Đại Học Bách Khoa Tp.HCM

Tôi sẽ học được gì?

Cuối buổi học này, các bạn sẽ có thể:

 Giải thích “Một thư chào hàng là gì?”

 Hiểu cách cơ cấu một thư chào hàng chuyên nghiệp

 Có kinh nghiệm trong việc thiết lập một đề án

 Có kinh nghiệm với những thách thức đặc thù từ phía

khách hàng khi trình bày một đề án

2

Chuơng trình

Thư chào hàng là gì?

Bạn có nắm rõ khách hàng muốn / cần gì?

Bạn muốn thực hiện dự án này như thế nào?

Lợi ích của khách hàng là gì?

Kể một sự việc hợp lý…

Chuyển đổi thông điệp cho thích ứng với nhu cầu của

khá ch hàng

Tại sao họ nên thuê bạn?

Các ví dụ và nguồn lực

3

Chương trình

Thư chào hàng là gì?

Bạn có nắm rõ khách hàng muốn / cần gì?

Bạn muốn thực hiện dự án này như thế nào?

Lợi ích của khách hàng là gì?

Kể một sự việc hợp lý…

Chuyển đổi thông điệp cho thích ứng với nhu cầu của

khá ch hàng

Tại sao họ nên thuê bạn?

Các ví dụ và nguồn lực

4

Thư Chào Hàng Là Gì?

a) Một báo cáo đáp lại “Yêu cầu gửi thư chào

hàng (Request For Proposal)

b) Một buổi trình bày để cơ cấu một buổi họp bán

hàng

c) Một cơ hội để bạn thể hiện rằng bạn thật sự

hiểu được nhu cầu của khách hàng và có thể

đáp ứng được

d) Một dịp để truyền đạt thông tin trong một chiến

dịch bán hàng

e) …tất cả những yếu tố trên

5

Bạn Cần Lưu Ý Điều Gì?

 Bạn có hiểu rõ khách hàng muốn / cần gì?

 Bạn muốn thực hiện dự án này ở mức độ nào?

 Những lợi ích về phía khách hàng?

 Tường thuật một sự kiện hợp lý…

 Biến đổi thông điệp của bạn theo nhu cầu của

khá ch hàng

 Tại sao họ nên thuê bạn?

Với hình thức nào?

Thư, Báo cáo, Trình bày?

6

Bạn Có Hiểu Rõ Khách Hàng Muốn / Cần Gì?

 Thể hiện rằng bạn hiểu tường tận các thách thức

Hòan cảnh /Vấn đề

 Nhắc lại vấn đề, hoàn cảnh của khách hàng

 Họ cần sự giúp đỡ ở những chỗ nào?

 Hãy xem xét công ty, lĩnh vực kinh doanh của họ và vận

dụng kinh nghiệm của bạn để bình luận vấn đề:

“…Theo kinh nghiệm của tôi đó là những vấn đề điển

hình mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam hay

gặp phải khi qui mô công ty của họ tăng trưởng đến 200

nhâ n viên...”

Giải pháp / Dự án

 Xây dựng “vấn đề nóng bỏng”

 Chỉ ra tại sao họ thực sự cần thực hiện dự án

 Vấn đề hiện tại sẽ trở nên trầm trọng ở mức độ nào trong

khoảng 6 tháng / 2 năm vấn nếu họ không đầu tư vào dự

á n này?

Điều gì nếu bạn

khô ng ?

 Nêu ra phần thưởng

 Nếu như khách hàng đầu tư bây giờ, 2 năm sau họ sẽ được

gì ?

7

Bạn Muốn Thực Hiện Dự Án Đến Mức Độ

Nào?

Hỏi: Bạn có thể / bạn có muốn thực hiện dự án?

Xem xét những nỗ lực (thời gian và tiền bạc) bạn muốn

đầu tư để lấy được dự án. Tùy thuộc vào:

Mức độ cạnh tranh của đợt thầu?

Bạn “nhập cuôc để thắng” hay biết trước rằng bạn

sẽ không lấy được hợp đồng?

Độ sâu và mức quan hệ của bạn với khách hàng?

Tầm quan trọng của khách hàng đối với công ty

của bạn?

Sự chắc chắn trong hành động của khách hàng

Bao nhiêu thời gian/nổ lực bạn có thể đầu tư vào

dự thầu?

8

Những Lợi Ích Cho Khách Hàng ?

 Đâu là những giá trị cho khách hàng? Có một lý do hấp

dẫn nào để thực hiện dự án không ?

 Nếu Có – Bạn cần giải thích:

 Đâu là giá trị đối với khá ch hàng?

 Các khoản chi phí ?

Tó m Tắt

Tì nh Huống

 Thời gian hoàn vốn?

 Nếu chúng ta KHÔNG thực hiện ?

 Sử dụng một tình huống kinh doanh (đơn giản) giúp bạn hiểu giá trị

dựa án sẽ mang đến (hoặc không)

 Nếu Không - Dừng lại đây và nói cảm ơn với với khách

hàng

9

Thế Nó có Giống Tình Huống Kinh doanh

Khô ng?

 Tình huống kinh doanh sẽ là tư liệu

Thư Chào Hàng

chính cho thư chào hàng.

 Cá i gì ?

 Những kết quả phân tích sẽ giúp bạn

chứng minh tại sao bạn nên thực hiện

dự án này.

 TạI Sao? – Có phải bởi vì

nó đáp ứng nhu cầu

khá ch hàng?

 TạI sao? - Bởi vì nó tạo ra

nhiều giá trị cho công ty

hơn là chi phí để thực

hiện dự án.

 Như thế nào?

 Bao Nhiêu?

 Trong một vài trường hợp, các tình

huống khác nhau sẽ giúp bạn đưa ra

các đề nghị tốt nhất cho khách hàng.

 Các chi tiết có thể đưa vào bản phụ

lục

 TạI sao lại là chúng ta?

 Nếu theo tình huống bạn thấy rằng dự

á n này khô ng đáng để làm thì hãy thảo

luận điều này với khách hàng (đừng

phí thời gian để làm thư chào hàng)

Tó m tắt Tì nh Huống

10

Tường Thuật Một Sự Kiện Hợp Lý…

Cá i gì & tại sao?

Như thế nào?

CVs

Thư ủy nhiệm

Hoàn cảnh

Vấn đề

Giải pháp

Giá trị

Cách tiếp cận

Nguồn lực

Kinh nghiệm



Hoàn cảnh khách hàng – Ngành kinh doanh, vị thế canh tranh



Vấn đề gặp phải là gì?





Dấu hiệu của vấn đề là gì?



Bạn khuyến cáo điều gì? Tại sao lạI là sự lưa chọn này

Điều gì thuộc phạm vi ? / ngoài phạm vi của dự án?

Những sản phẩm chuyển giao?





Những ảnh hưởng chủ yếu là gì?

Dự toán lợi ích & chi phí và những giả định, Phân tích tính nhạy cảm và rủi ro?

Thời gian hoàn vốn?





Bạn sẽ mang đến sự thay đổi như thế nào?

Những cột mốc quan trọng là gì? Những thành công ngay ?

Những rủi ro và yếu tố phụ thuộc?

^

Tiến trình của một thư chào

hàng tốt là khi bạn đi dến

mục LÀM NHƯ THế NÀO,

bạn đã thực hiện việc bán

hàng rồi .



Những kỹ năng cần có?

Đội ngũ tư vấn dự án /

Yêu cầu về nguồn lực từ khách hàng.



Trước đây bạn đã

thực hiện việc này

ở đâu?



Chứng cứ hỗ

11

trợ



Biến đổi thông điệp của bạn cho thích ứng

với khách hàng

Bạn phải hiểu những giá trị khác nhau của khách hàng

Mỗi cá nhân sẽ có một vai trò khác nhau trong tiến trình mua hàng. Ai với vai trò nào

chấp nhận thư chào hàng của bạn?

 Những vai trò chính yếu

 Người mua kinh tế (economic buyer)sẽ ra quyết định chấp thuận sau cùng($)

 Người mua với tư cách là ngườI sử dụng đánh giá sự ảnh hưởng của sản

phẩm đến cách thực hiện công việc

 Chuyên gia có thể từ chối các giải pháp/phương pháp tiếp cận dựa trên góc độ

kỹ thuật

 Những vai trò hỗ trợ

 Những người có ảnh hưởng có thể tác động đến quyết định mua hàng

 Người huấn luyện sẽ cung cấp thông tin hỗ trợ việc bán hàng

 Những giá trị khách hàng sẽ thay đổi, và có những thời điểm những giá trị này trở

nên mâu thuẫn – thí dụ như:

 Sự đầu tư mang tính chiến lược trong dài hạn khác biệt với sự đầu tư ngắn

hạn

 Phần mềm chi phí thấp khác với hệ thống dễ sử dụng

12

Thí dụ: Những Giá Trị Người Mua Khác Nhau

“Chúng ta nên mua sản

Người sử dụng

phẩm này cho hệ thống

quản lý kế toán mới bởi

vì ..”

Thao tác tốt hơn/nhanh

hơn/dễ dàng hơn

Trợ lý hành chính

Độ tin cậy của hệ thống

Sư gia tăng hiệu qủa

Dễ học và dễ sử dụng

Thêm nhiều kỹ năng

Tổng Giám Đốc

Giám đốc tài chính

Chuyên gia

Kinh tế

Chi phí mất đi

Đáp ứng nhu cầu tốt nhất

Giải pháp kỹ thuật tốt nhất

chức năng hoạt động tốt nhất

Phù hợp vớI ngân sách

Tăng năng suất

Những ai khác có

Sự phù hợp với luật lệ / các

quy định

Khả năng tạo ra lợi nhuận

Độ linh họat

ảnh hưởng đến

quyết đinh mà bạn

không thể đáp ứng

được?

Độ tin cậy

Tỷ lệ hòan vốn đầu tư

13

Tại Sao Họ Nên Thuê Bạn?

Bạn có thể trả lời các câu hỏi này không?

 Lợi thế cạnh tranh của bạn là gì?

 Bằng chứng nào bạn có thể chứng minh BẠN là sự lựa chọn

tốt nhất?

 Thể hiện sự hiểu biết của bạn về ngành kinh doanh của họ

 Mô tả những kinh nghiệm của bạn trong các dự án trước đây

 Sử dụng những nghiệm đã có để chứng minh thuyết phục giải pháp

bạn đưa ra

 Nêu ra những kinh nghiệm thành công với những lợi ích đã mang lại.

 Chỉ ra những kỹ năng và kinh nghiệm độc đáo của nhóm những nhà

tư vấn của bạn

 Cung cấp cho khách hàng các địa chỉ tham khảo để họ có thể kiểm

tra.

 Đính kèm một thư tham khảo (1 trang) của các dự án tương tự / có

liên quan (ẩn danh nếu cần) – Tốt nhất là có phần trích dẫn ý kiến

của khách hàng

14

Phí: Tình Thế Khó Xử….

 Bạn sẽ cơ cấu dự án thế nào?

 Thời gian & Vật chất

 Dựa theo các cột mốc (tính phí theo các sản phẩm chuyển giao)

 Rủi ro & phần thưởng (phần trăm phí liên hệ vớI kết quả kinh

doanh)

 Thách Thức

 Cân bằng giữa các nguồn lực và thời gian

 Khách hàng không thích khoản phí phải trả hàng ngày cao

 Thiếu sự rõ ràng trong cách tính phí (và sản phẩm so với thực thi)

 Xem xé t:

 Mức lợi nhuận – dựa trên tổng chi phí

 Mức tính phí/ Mức sử dụng

15

Tóm Tắt

Điều gì làm nên một thư chào hàng tốt đáp ứng mong đợi của khách

hàng?

 Thuyết phục được rằng họ thuê đúng người/công ty cho công viêc

 Tự tin rằng bạn thưc sự hiểu rõ các vấn đề của họ

 Thuyết phục được khách hàng nên đầu tư vào dự án

 Hiểu rõ các lợi ích

 Tin rằng bạn có khả năng thực hiện công việc

 Nghĩ rằng bạn đề nghị một mức giá hợp lý

 Hiểu rõ những gì sẽ được chuyển giao cho khách hàng

 Tin rằng sẽ không có những điều bất ngờ ngòai ý muốn khách hàng

 Có được các thư tham khảo tốt từ các khách hàng cũ của bạn

16

Tập Dượt Trước Buổi Họp

Nếu bạn phải trình bày thư chào hàng, đảm bảo rằng bạn

chuẩn bị tốt với các thành viên trong nhóm:

 Thống nhất vai trò của từng thành viên

 Ai sẽ giới thiệu nhóm?

 Giải quyết những điểm bất đồng giữa các thành viên – bạn

phải trình bày một mối liên kết hoàn toàn thống nhất với thư

chào hàng của bạn

 Suy nghĩ cách bạn sẽ trả lời các câu hỏi / vấn đề như thế

nào

 Thực hiện thử nghiệm một buổi họp với một người nào đó

khách quan đóng vai là khách hàng

 Gọt dũa lại bài trình bày của bạn

17

Các Công Cụ và Nguồn Lực

 Các mẫu thư chào hàng

Đáp ứng theo “Yêu cầu thư chào hàng” (RFP)

 Mẫu thư chào hàng theo tiêu chuẩn viết dưới dạng

Word.

Cấu trúc mẫu của thư chào hàng viết dưới dạng

Powerpoint

18

Chúng Ta Đã Học Được Gì?

Bây giờ các bạn có thể:

 Thế nào là một thư chào hàng tốt

 Hiểu cách cấu trúc một thư chào hàng chuyên

nghiệp

 Hiểu được các nhân tố thành công quan trọng

cho một thư chào hàng

19

Những Điểm Chính Cần Nhớ …

 Xác lập “một nền tảng cấp thiết” hiểu được các Vấn

Đề, chứng minh được sự Cần Thiết cho Hành Động

 Đưa ra các đề xuất với GÍA TRỊ - Xác định rõ những lợi

ích bạn sẽ mang lại

 Làm cho HẤP DẪN – hãy kể một câu chuyện, huớng

nó theo những nhu cầu và sự ưa thích của khách

hàng; nắm bắt sự chú ý của họ và lôi kéo họ tham gia

 Tại sao là bạn?

20

Bài giảng Soạn thảo thư chào hàng - Vũ Thế Dũng