Bài giảng Kỹ năng giao việc/uỷ quyền

Kỹ năng giao việc/uỷ quyền

PGS. TS. Trần Văn Bình

1

Nội dung trình bày

1. Lý do của giao việc và trao quyền

2. Khái niệm về giao việc và trao quyền

3. Những lợi ích của giao việc và trao quyền

4. Cách thức và nguyên tắc giao việc

5. Trao quyền và các mức độ trao quyền/ủy

thá c

6. Quy trình ủy thác công việc

2

Doanh nghiệp của bạn có gặp

những vấn đề sau?

⚫ Công việc thường trễ hạn và tổ chức hay gặp khó

khăn do những quyết định đưa ra chậm trễ.

⚫ Không tìm được người trong tổ chức để giao việc.

⚫ Một số nhân viên quá bận rộn trong khi một số nhân

viên khác lại ngồi không.

⚫ Các nhân viên được giao những nhiệm vụ không

liên quan gì tới chuyên môn và nghiệp vụ của họ.

⚫ Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn của mình.

3

Doanh nghiệp của bạn có gặp

những vấn đề sau? …

⚫ Quyết định của nhân viên thường vượt quá quyền hạn

của mình và dường như chẳng ai biết ai là người đảm

trách dự án.

⚫ Các nhân viên có liên quan không được thông báo những

thông tin nằm trong kế hoạch và mục tiêu.

⚫ Các nhân viên có năng lực đôi khi cảm thấy nhàm chán,

tổ chức có nhiều nhân viên xin thôi việc.

⚫ Người lãnh đạo đôi khi can thiệp vào việc đã được giao

mà không thông qua người đã phân qua việc đó.

⚫ Người lãnh đạo thường quá bận rộn không có thời gian

quan tâm tới nhân viên.

4

Lý do nào?

⚫ Lãnh đạo tham công tiếc việc, ôm đồm?

⚫ Lãnh đạo sợ mất việc, mất quyền?

⚫ Lãnh đạo không tin tưởng nhân viên, những

người xung quanh?

⚫ Lãnh đạo chưa biết cách, chưa có các kỹ

năng để giao việc và phân quyền cho người

khá c?

5

Ghi nhớ

⚫ Cá c nhà quản lý thành cô ng là người biết và tin

tưởng phâ n cô ng cô ng việc cho thành viên khá c.

⚫ Việc phâ n cô ng nhiệm vụ hiệu quả giúp nhà

quản lý có nhiều thời gian hơn cho những cô ng

việc quản lý và hoạch định, trá nh việc trở thành

“nô lệ” cho những cô ng việc của nhâ n viên.

⚫ Việc tin tưởng phâ n cô ng nhiệm vụ cho nhâ n

viên cũng sẽ giúp nhâ n viên có động lực làm

việc và cơ hội để phá t triển trong tổ chức.

6

Khái niệm về giao việc/Trao quyền

⚫ Giao việc là giao nhiệm vụ cho nhâ n viên.

Giao cho nhâ n viên thực hiện một cô ng việc

hay một phần cô ng việc nào đó.

⚫ Trao quyền là hì nh thức quản lý cho phé p

nhâ n viên có quyền chủ động quyết định và

tự chịu trá ch nhiệm về quyết định của mì nh

trong phạm vi nhất định của cô ng việc;

⚫ Trao quyền bao hàm: Quyền lực, quyền lợi

và trách nhiệm

7

Những lợi ích của giao việc và

trao quyền

⚫ Đối với người được phân công

⚫ Đối với người phân công

⚫ Đối với tổ chức, doanh nghiệp

8

Lợi ích đối với người được phân

cô ng

⚫ Cơ hội phát triển chuyên môn

⚫ Cơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý tình

huống, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian,

giao tiếp, ra quyết định, …

⚫ Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn

thành công việc

⚫ Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp

⚫ Cơ hội thử thách và chinh phục

⚫ Tính tham gia cao hơn, dẫn đến sự tinh thần

và động lực làm việc ngày càng tốt hơn

9

Lợi ích đối với người phân công

⚫ Điều hòa được công việc của đơn vị

⚫ Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản

lý và kiểm soát công việc

⚫ Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm

trong việc quản lý, giám sát, đánh giá

⚫ Giảm áp lực công việc đối với nhà quản lý

⚫ Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa

⚫ Tăng ảnh hưởng và uy tín đối với nhân viên

⚫ Minh chứng được năng lực điều hành với

doanh nghiệp

10

Lợi ích đối với tổ chức, doanh

nghiệp

⚫ Cho phé p khai thá c những năng lực và

kiến thức tiềm tàng của nhâ n viên.

⚫ Tăng năng suất lao động

⚫ Tiết kiệm chi phí

⚫ Thúc đẩy tinh thần làm việc nhó m

⚫ Tập thể có năng lực

11

Kết luận

⚫ Phâ n cô ng và ủy thá c cô ng việc hiệu

quả là con đường thành cô ng của cá c

nhà quản lý “Thành cô ng bằng hợp

sức của nhiều người khá c” và

"Thành cô ng bằng sức mạnh, sự

sá ng tạo tập thể"

12

Cách thức giao việc

Bước 1: Nhận dạng công việc

⚫ Lập sổ tay công việc

⚫ Dành 5-15 phút đầu ngày làm việc để hình

dung tất cả công việc phải làm

⚫ Sắp xếp trình tự công việc theo tính chất ưu

tiên và quan trọng

⚫ Nhóm công việc theo các tiêu chí đặc thù

13

Lưu ý

Những vấn đề cần xem xé t khi quyết định cô ng việc

được giao

⚫ Những cô ng việc mà nhâ n viên bắt buộc phải làm.

⚫ Những cô ng việc nhâ n viên nên làm, nhưng bạn có

thể giúp nếu cần.

⚫ Những cô ng việc bạn có thể làm, nhưng nhâ n viên

cũng có thể làm nếu có cơ hội.

⚫ Những cô ng việc mà bạn nên làm, nhưng cần sự

giúp đỡ của nhâ n viên.

⚫ Những cô ng việc mà chỉ mì nh bạn mới có thể làm.

14

Cách thức giao việc …

Bước 2: Nắm vững năng lực

⚫ Phải nắm vững thông tin về tay nghề, năng

lực của nhân sự

⚫ Phải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng

của nhân sự

⚫ Nắm rõ mãng công việc chính của từng

người

⚫ Nắm rõ lượng công việc hiện tại của từng

người

15

Cách thức giao việc …

Bước 3: Ráp nối công việc và con người

⚫ Xác định công việc gì cần phải phân công

⚫ Ai là người phù hợp để giao việc

⚫ Giao việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin

cần thiết

⚫ Nêu rõ yêu cầu, mong đợi và ước lượng thời

gian hoàn thành

16

Lưu ý

Những vấn đề cần xem xé t khi chọn nhâ n viên để

giao việc:

⚫ Đã phâ n tí ch kỹ những đòi hỏi của cô ng việc trước

khi bắt đầu quá trì nh lựa chọn nhâ n viên.

⚫ Đã xem xé t kỹ những thô ng tin khá ch quan về kỹ

năng và kiến thức của ứng viên, những thành cô ng

và thất bại trong quá khứ, khả năng làm việc độc lập,

thá i độ đối với cô ng việc, với đồng sự, với cá n bộ

quản lý và với khá ch hàng ?

⚫ Có chắc rằng mỗi nhâ n viên đều hiểu được yêu cầu

cô ng việc và tin tưởng vào mức độ thi hành.

17

Nguyên tắc giao việc

⚫ Đúng người, đúng việc, đúng thời điểm

⚫ Rõ ràng, công khai, minh bạch

⚫ Công bằng, hợp lý

⚫ Có công tác giám sát

⚫ Yêu cầu báo cáo phản hồi kết quả

18

Nguyên tắc giao việc …

⚫ Giao việc không có nghĩa là “đẩy công việc”

cho ai đó.

⚫ Giao việc không phải là trù dập

⚫ Giao việc không có nghĩa là người quản lý

hết nhiệm vụ

19

Những điều nên tránh khi giao

việc

⚫ Luô n nghĩ rằng mì nh có thể làm mọi thứ.

⚫ Khô ng bao giờ cho nhâ n viên những cô ng việc thử

thá ch với đủ quyền hạn để thực thi cô ng việc.

⚫ Chọn lựa quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao

việc.

⚫ Bỏ qua những cơ hội giao việc cho cá c nhâ n viên

mới và chưa qua thử thá ch.

⚫ Nắm bắt những nhiệm vụ khô ng mang tí nh quản lý

mà mọi người đều có thể làm.

20

Bài giảng Kỹ năng giao việc/uỷ quyền - Trần Văn Bình