Bài giảng Kỹ năng đàm phán và những điều cần lưu ý trong việc đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

7/15/2012

ꢀ Trả lời các câu hỏi sau để xem những hiểu biết của

các bạn trong kỹ năng đàm phán ở mức độ nào,

với mỗi câu hỏi, chọn mức độ phù hợp nhất:

ꢀ 1. Hoàn toàn đồng ý

ꢀ 2. Đồng ý

Người hướng dẫn: Trần Hồng Hải

ꢀ 3. Không xác định

ꢀ 4. Không đồng ý

ꢀ 5. Hoàn toàn không đồng ý

ꢀ Tôi tin rằng tất cả mọi thứ đều có thể đàm phán được

ꢀ Với các câu 1, 3, 5, điểm của bạn là: 6 – số bạn

ꢀ Trong tất cả các cuộc đàm phán, một số người sẽ được

(lợi) và một số người sẽ mất (thiệt)

chọn

ꢀ Với các câu 2, 4,6 điểm của bạn chính là số bạn

chọn

ꢀ Tôi cố gắng thu thập thông tin càng nhiều càng tốt về

đối tác trước khi tiến hành cuộc đàm phán

ꢀ Tổng điểm:

ꢀ Những đề nghị ban đầu của đối tác định hình chiến

lược đàm phán của tôi

ꢀ <19: bạn chưa hiểu biết nhiều về đàm phán

ꢀ 19 – 24: bạn có hiểu biết về đàm phán, song có

những điều cần rèn luyện thêm

ꢀ Tôi cố gắng mở ra các cơ hội đàm phán với những

hành động tích cực như đề nghị một sự nhượng bộ

nhỏ

ꢀ >25: bạn cơ bản hiểu biết về đàm phán

ꢀ Tôi tạo ra hình ảnh của sự thành công bằng việc chú

trọng vào chiến thắng càng nhiều càng tốt trong các

cuộc đàm phán

ꢀ Sự phức tạp của nhận thức

ꢀ Nhu cầu cho những phản hồi khẳng định

ꢀ Cảm tính, trực giác

ꢀ Người đàm phán giỏi là do bẩm sinh

ꢀ Kinh nghiệm là người thầy tốt nhất

ꢀ Người đàm phán tốt là người chấp nhận rủi ro

ꢀ Người đàm phán tốt tin vào trực giác

1

7/15/2012

ꢀ Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái

ta mong muốn từ người khác, đó là quá trình giao

tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đi đến thỏa

thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền

lợi chung và quyền lợi đối kháng (Getting to YES

– Roger Fisher & Williams Ury)

ꢀ Khoảng cách lợi ích quá lớn giữa hai bên

ꢀ Một bên dùng thế mạnh để ép buộc bên kia

ꢀ Do không hiểu nhau (giao tiếp không tốt)

ꢀ Không có kỹ năng đàm phán tốt, chuẩn bị không

tốt trước khi đàm phán

ꢀ Quá trình trong đó hai hay nhiều bên trao đổi các

hàng hóa, dịch vụ và nỗ lực đạt tới sự đồng ý về

“giá cả” của sự trao đổi này

ꢀ Xác định miền đàm phán

Thỏa thuận

Miền chấp nhận của A

Miền chấp nhận của B

ꢀ Xác định BATNA của mình và đối tác (Best

Alternative to No Agreement)

Miền thỏa thuận

Mục tiêu

tối đa

của B

Điểm từ

chối của

B

Điểm từ

chối của

A

Mục tiêu

tối đa

của A

ꢀ Best Alternative to No Agreement: Giải pháp thay

thế tốt nhất cho một thỏa thuận đang được

thương lượng

ꢀ Xác định BATNA

◦ Lập danh sách các thỏa thuận thay thế nếu thỏa thuận

không đạt được

◦ Đánh giá và lựa chọn giải pháp thay thế tốt nhất

ꢀ Chính là hành động được ưu tiên thực hiện khi

thỏa thuận không đạt được

ꢀ Hoàn thiện BATNA

◦ Những cách thức, yếu tố hoặc điều khoản nào mà bạn

nhận ra được trước hoặc ngay trong quá trình thương

lượng có thể làm cho BATNA của bạn tốt hơn là gì?

ꢀ BATNA cần được xác định trước khi hai bên bước

vào cuộc thương lượng

ꢀ BATNA cần được xác định đúng để tăng sức

mạnh trong cuộc đàm phán

2

7/15/2012

ꢀ Chân thành ꢀ tạo sự tin cậy từ phía đối tác, tiết lộ

thông tin cần thiết

ꢀ Liên hệ các nguồn thông tin trong lĩnh vực ngành,

nghề

ꢀ Quan sát ꢀ tinh thần, thái độ, cử chỉ, tâm lý của phía

bên kia và có cách ứng xử cho phù hợp

ꢀ Lắng nghe, đặt câu hỏi ꢀ thu thập thông tin

ꢀ Đồng cảm, tôn trọng ꢀ đặt mình vào vị thế của

người khác, tôn trọng sự khác biệt, nhưng tránh để

cảm xúc xen vào quá nhiều trong quyết định

ꢀ Kiểm tra các ấn phẩm kinh doanh có liên quan

ꢀ Xem lại báo cáo hàng năm (hay các tài liệu được

công bố)

ꢀ Tưởng tượng xem nếu bạn là họ, bạn sẽ quan tâm

những gì, nhu cầu của bạn ra sao?

ꢀ Lắng nghe và Đặt các câu hỏi thường xuyên trong

ꢀ Khoan dung ꢀ kiên nhẫn, chấp nhận sự khác biệt

quá trình thương lượng

ꢀ Thuyết phục ꢀ bằng cách đưa ra các lý lẽ phù hợp

(cả cảm tính và lý tính cân bằng), nên chuẩn bị nhiều

phương án khác nhau khi ngồi vào bàn đàm phán

ꢀ Câu hỏi đóng

ꢀ Câu hỏi mở

ꢀ Thu thập thông tin

ꢀ Kiểm tra

ꢀ Khi nào thì sử dụng các dạng câu hỏi trên?

ꢀ Thực tập: hai bạn trong lớp sẽ thu thập thông tin

về một sở thích bất kỳ của nhau, một người hỏi,

một người trả lời và sau đó đổi vai. Các bạn khác

trong lớp quan sát và cho nhận xét?

ꢀ Làm rõ

ꢀ Khẳng định

ꢀ Gợi ý

ꢀ Điều khiển

ꢀ Nghe khác nhau với lắng nghe như thế nào?

ꢀ Đừng ngắt lời/vừa nói vừa nghe

ꢀ Không nói chen vào ý người khác

ꢀ Đừng đưa ra lời khuyên quá vội vàng

ꢀ Tiết chế cảm xúc

ꢀ Tránh các yếu tố gián đoạn

ꢀ Diễn đạt lại ý/đặt câu hỏi

ꢀ Thái độ lắng nghe tích cực, tập trung

ꢀ Chuẩn bị cho quá trình lắng nghe

ꢀ Chú ý các yếu tố phi ngôn ngữ (hình thể, giọng

nói, tốc độ nói..)

ꢀ Nguyên nhân lắng nghe kém?

◦ Thích nói hơn thích nghe

◦ Tự mãn về tầm hiểu biết của mình

◦ Tốc độ suy nghĩ nhanh hơn tốc độ nói

◦ Định kiến riêng

◦ Không chuẩn bị

◦ Thời gian

◦ Ngôn ngữ

◦ Nội dung

◦ Quá tải thông tin

◦ Các yếu tố gây mất tập trung

◦ Khả năng giao tiếp của người nói

3

7/15/2012

ꢀ Vẻ bề ngoài

ꢀ Biểu hiện nét mặt

ꢀ Ánh mắt

ꢀ Hướng về người mà bạn đang nói chuyện

ꢀ Gật đầu nhẹ và thể hiện sự quan tâm

ꢀ Ngồi hướng về phía trước + ánh mắt, cười, gật

đầu

ꢀ Di chuyển đầu

ꢀ Cử chỉ

ꢀ Nhấn mạnh những điểm chính trong nội dung

cuộc nói chuyện

ꢀ Tư thế

ꢀ Bắt chước tư thế của người đối diện

ꢀ Định hướng

ꢀ Khoảng cách vật lý

ꢀ Đụng chạm cơ thể

ꢀ ..

ꢀ Nhìn đi chỗ khác

ꢀ Hàng hóa

ꢀ Cau mày, nhăn mặt

ꢀ Kéo tai

ꢀ Hướng người về chỗ khác

ꢀ Cắn viết, cắn móng tay

ꢀ Khoanh tay trước ngực

ꢀ Tay chống hông

ꢀ Thị trường

ꢀ Đối tác (nhà cung ứng, khách hàng)

ꢀ Phương pháp nghiên cứu

ꢀ Chuẩn bị giao dịch xuất khẩu

ꢀ Kỹ thuật và nội dung đàm phán

ꢀ Tay choàng qua cổ, ngả người về phía sau

ꢀ Vặn các khớp ngón tay

ꢀ Nhìn đồng hồ

ꢀ ..

ꢀ Chất lượng, công dụng của hàng hóa

ꢀ Tình hình cung – cầu, giá cả

ꢀ Quan hệ ngoại giao

ꢀ Tình hình chính trị - xã hội, luật pháp

ꢀ Tình hình kinh tế

ꢀ Tình hình đối thủ cạnh tranh

ꢀ Tỷ suất ngoại tệ của mặt hàng (quyết định lúc nào

nên xuất, nhập)

ꢀ Tình hình tài chính – tiền tệ

ꢀ Tình hình vận tải, giá cước

ꢀ Văn hóa tiêu dùng của thị trường

ꢀ Những yêu cầu đặc biệt so với các thị trường khác

ꢀ Tiêu dùng theo mùa

4

7/15/2012

ꢀ Tư cách pháp nhân

ꢀ Nghiên cứu tại bàn (Desk research)

◦ Tìm kiếm thông tin qua các nguồn thông tin thứ cấp

(thông tin có sẵn)

ꢀ Lĩnh vực kinh doanh

ꢀ Khả năng tài chính

◦ Sách, báo, ấn phẩm kinh doanh, Internet, hiệp hội, các

bộ, ngành..

ꢀ Uy tín kinh doanh

ꢀ Khả năng hợp tác

ꢀ Ưu điểm: có sẵn, chi phí thấp, thông tin có tính

tổng hợp

ꢀ Người quyết định thực sự trong công ty?

ꢀ Nhược điểm: thông tin lạc hậu, dàn trải, ảnh

hưởng bởi quan điểm của người viết

ꢀ Nghiên cứu trực tiếp (field research)

ꢀ Tìm hiểu nguồn hàng trong nước để làm cơ sở ký

◦ Trực tiếp đi tới các đơn vị, thị trường cần thiết để thu

kết hợp đồng xuất khẩu

thập thông tin

◦ Cách thức: tự sản xuất, gia công, xuất ủy thác, liên doanh

liên kết

ꢀ Ưu điểm: thông tin cập nhật, chứng kiến trực tiếp,

cơ hội giao tiếp trực tiếp, mở rộng quan hệ bạn

hàng

ꢀ Định giá hàng xuất khẩu: giá xâm nhập

(penetrating), giá hớt váng (skimming), giá trung

hòa (neutral)

ꢀ Nhược điểm: Chi phí cao, thông tin ngắn hạn (tức

◦ Quy dẫn giá: theo đơn vị đo lường, theo đơn vị tiền tệ,

theo thời gian và theo điều kiện thương mại Incoterms

thời), ảnh hưởng bởi quan điểm của người quan

sát

ꢀ Gửi đơn chào hàng

◦ Free offer

◦ Firm offer

◦ Initiative offer

◦ Passive offer

ꢀ Đàm phán thương mại là quá trình mặc cả và

thuyết phục giữa hai bên mua bán về nội dung có

liên quan tới giao dịch mua bán như số lượng,

chất lượng, giá cả sản phẩm, mẫu mã, bao bì,

phương thức thanh toán, vận chuyển.. nhằm đạt

được sự thống nhất để ký kết hợp đồng thương

mại

5

7/15/2012

ꢀ Quá trình tác động lẫn nhau giữa chủ thể có lợi

ích chung và lợi ích xung đột, nhằm tối đa hóa lợi

ích chung và giảm thiểu xung đột về lợi ích giữa

hai bên, từ đó đề ra được các giải pháp có thể

chấp nhận được cho các chủ thể đó

ꢀ Đàm phán thư tín

ꢀ Đàm phán qua điện thoại

ꢀ Đàm phán trực tiếp

ꢀ Quá trình thống nhất giữa hai (các) mặt đối lập,

mục tiêu của đàm phán là đạt được một thỏa

thuận chứ không phải là một thắng lợi hoàn toàn,

chịu sự chi phối về thế và lực của các chủ thể

tham gia

ꢀ Mang tính nghệ thuật và khoa học, cần kết hợp

nhuần nhuyễn để đạt hiệu quả đàm phán

ꢀ Hình thức đàm phán trong đó các bên trao đổi với

nhau bằng thư từ, điện tín, fax, telex, email.. để đi

tới thỏa thuận

ꢀ Ưu điểm:

ꢀ Tiến hành dễ dàng

ꢀ Chi phí thấp

ꢀ Hình thức phổ biến trong thương mại quốc tế

ꢀ Cùng một lúc có thể đàm phán với nhiều đối tác

ꢀ Có thời gian cân nhắc trước khi trả lời

ꢀ Có thể tham khảo ý kiến của nhiều người

ꢀ Nhược điểm:

ꢀ Nên sử dụng khi mới làm quen, hoặc khi muốn bổ

sung cho hợp đồng đã được ký kết

ꢀ Tốc độ chậm, có thể bỏ lỡ thời cơ mua bán

ꢀ Khó chiếm được lòng tin của bạn hàng

ꢀ Khó đi đến quyết định cuối cùng

ꢀ Lời lẽ cần lịch sự, lễ phép, nội dung phải rõ ràng

ꢀ Cần trả lời đối tác nhanh chóng

ꢀ Giao dịch cho tới khi kết thúc vấn đề

ꢀ Không phù hợp khi đàm phán trong các hợp đồng

phức tạp

ꢀ Hiệu quả không cao

6

7/15/2012

ꢀ Hình thức đàm phán mà hai bên tiến hành trao

đổi thông tin với nhau thông qua điện thoại

ꢀ Hai bên tiến hành đàm phán thông qua gặp gỡ

trực tiếp tại một địa điểm thỏa thuận trước, có thể

tại nước người bán, người mua hoặc một nước

trung gian

ꢀ Ưu: nhanh chóng, dễ kết thúc vấn đề, thuận tiện

cho các trường hợp cần nắm bắt nhanh cơ hội

ꢀ Nhược: chi phí cao, nội dung ngắn, dễ nhầm lẫn,

không có bằng chứng xác thực như thư tín

ꢀ Nguyên tắc tiến hành:

ꢀ Chuẩn bị kỹ trước khi tiến hành, chủ động gọi,

chuẩn bị trước nhiều phương án, sau khi kết thúc

cần ghi nhận bằng văn bản và yêu cầu đối tác xác

nhận

ꢀ Ưu điểm:

ꢀ Nhược điểm:

ꢀ Hai bên có điều kiện hiểu nhau rõ hơn thông qua

tiếp xúc trực tiếp, quan sát, lắng nghe..

ꢀ Có thể sử dụng phối hợp nhiều phương pháp để

quan sát tình thế và thuyết phục đối phương

ꢀ Chi phí tốn kém, thủ tục rườm rà

ꢀ Khó che giấu điểm yếu trước đối phương (cảm

xúc, tâm lý, cách giao tiếp..)

ꢀ Dễ yếu thế khi không ở trên sân nhà (ngôn ngữ,

văn hóa..)

ꢀ Tốc độ đàm phán nhanh chóng

ꢀ Đem lại hiệu quả cao nhất trong các hình thức

ꢀ Hình thức đàm phán phức tạp và phải chuẩn bị

công phu nhất

ꢀ Giai đoạn đàm phán:

ꢀ Mở đầu lịch thiệp, tạo không khí tốt đẹp, cởi mở

ꢀ Nên chỉ định một người phát ngôn duy nhất, tránh sơ

hở nội bộ

ꢀ Cần có một người theo dõi, ghi chép nội dung cuộc

đàm phán

ꢀ Chủ động nắm thời cơ, chốt lại từng vấn đề

ꢀ Dẫn dắt đối phương đi tới câu trả lời quyết định,

nhưng cũng dành sự bảo lưu cho mình

ꢀ Nguyên tắc tiến hành:

ꢀ Giai đoạn chuẩn bị:

ꢀ Là cơ sở cho cuộc đàm phán thành công

ꢀ Đừng bám chặt vào nguyên tắc cố định ban đầu,

nhưng điều kiện ban đầu đưa ra thường tạo ấn

tượng quan trọng nhất

ꢀ Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật

ꢀ Chuẩn bị địa điểm, thời gian, chương trình, đội

ngũ, tài liệu, thông tin về đối tác

ꢀ Tránh nói chuyện riêng, tránh dùng tiếng mẹ đẻ

ꢀ Nên dùng phiên dịch nếu không hiểu rõ ngôn ngữ

giao tiếp và nên cố gắng hiểu biết ngôn ngữ để tránh

bị phụ thuộc hoặc chơi xấu

7

7/15/2012

ꢀ Sau khi đàm phán:

ꢀ Cách thức viết thư thương mại trong đàm phán

ꢀ Nên giành quyền soạn thảo hợp đồng

ꢀ Các phong cách tiếp cận trong vấn đề đàm phán:

◦ Hợp tác

ꢀ Chuẩn bị phương án tiếp đãi khi cần thiết

ꢀ Theo dõi tình hình thực hiện của cả hai bên để kịp

thời ứng phó, dự liệu những trường hợp bất ngờ

xảy ra

◦ Thỏa hiệp

◦ Dàn xếp

◦ Né tránh

◦ Điều khiển

ꢀ Các kiểu đàm phán

◦ Thương thuyết lập trường

◦ Nguyên tắc

8

Bài giảng Kỹ năng đàm phán và những điều cần lưu ý trong việc đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế - Trần Hồng Hải