Bài giảng Kế toán trên máy vi tính - Nguyễn Thị Bích Diệp
ThS. Nguyễn Thị Bích Diệp (Chủ biên)
ThS. Lưu Thị Thảo
KÕ TO¸N
TR£N M¸Y VI TÝNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017
ThS. Nguyễn Thị Bích Diệp (Chủ biên)
ThS. Lưu Thị Thảo
BÀI GIẢNG
KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017
LỜI NÓI ĐẦU
Môn Kế toán trên máy vi tính là môn học chuyên ngành trong khung
chương trình đào tạo của ngành kế toán và các ngành kinh tế khác của trường
Đại học Lâm nghiệp. Mục tiêu của môn học nhằm nâng cao kỹ năng nghề kế
toán và khả năng tiếp cận thực tiễn cho sinh viên, trang bị cho sinh viên kiến
thức cơ bản về hệ thống phần mềm kế toán, tiêu chuẩn lựa chọn và đánh giá
phần mềm, các loại phần mềm và các nhà cung cấp phần mềm trên thị trường.
Cung cấp cho sinh viên quy trình xử lý của phần mềm kế toán nói chung và
phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015 nói riêng; giúp sinh viên sau khi tốt
nghiệp ra trường tiếp cận nhanh với phần mềm MISA cũng như các phần mềm
kế toán khác sẵn có tại doanh nghiệp. Từ đó, họ có thể làm việc một cách hiệu
quả nhất, mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp mình.
Chính vì vậy, bài giảng Kế toán trên máy vi tính được tổ chức biên soạn
nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới nội dung, chương trình giảng dạy và mục tiêu
đào tạo của trường Đại học Lâm nghiệp đồng thời phục vụ công tác giảng dạy
cho sinh viên chuyên ngành kế toán và một số ngành kinh tế khác thuộc các hệ
đào tạo Đại học chính quy, vừa làm vừa học, liên thông của trường Đại học Lâm nghiệp.
Bài giảng Kế toán trên máy vi tính gồm 11 chương do ThS. Nguyễn Thị
Bích Diệp làm chủ biên và chịu trách nhiệm biên soạn các chương 1, 2, 3, 4, 5;
Ths.Lưu Thị Thảo biên soạn các chương 6, 7, 8, 9, 10,11.
Trong quá trình nghiên cứu, biên soạn, nhóm tác giả đã có nhiều cố gắng
để bài giảng đảm bảo được tính khoa học, thời sự và gắn liền với thực tiễn Việt
Nam. Tuy nhiên, bài giảng được biên soạn trong bối cảnh chế độ kế toán, các
quy định pháp lý về kế toán, kiểm toán đang trong giai đoạn thay đổi và hoàn
thiện. Do vậy, bài giảng không tránh khỏi những thiếu sót, nhóm tác giả rất
mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp xây dựng của các nhà khoa học, các nhà
quản lý, các đồng nghiệp và sinh viên đọc để bài giảng được hoàn thiện hơn.
Nhóm tác giả
3
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
Chữ viết tắt
Chữ đầy đủ
1
BHTN
BHXH
BHYT
CCDC
CĐKT
CĐTK
GTGT
HĐ
Bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
2
3
4
Công cụ dụng cụ
Cân đối kế toán
Cân đối tài khoản
Giá trị gia tăng
5
6
7
9
Hóa đơn
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
HMLK
KPCĐ
KQHĐKD
NLĐ
Hao mòn lũy kế
Kinh phí công đoàn
Kết quả hoạt động kinh doanh
Người lao động
Người sử dụng
NSD
NVL
Nguyên vật liệu
Quản lý doanh nghiệp
Sản xuất kinh doanh
Tập hợp chi phí
Tài khoản
QLDN
SXKD
THCP
TK
TNDN
TSCĐ
TTĐB
XDCB
Thu nhập doanh nghiệp
Tài sản cố định
Tiêu thụ đặc biệt
Xây dựng cơ bản
4
Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Sau khi hoàn thành chương này, sinh viên nắm được:
Khái niệm phần mềm kế toán
Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Lợi ích và tính ưu việt của phần mềm kế toán
Phân loại phần mềm kế toán
Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy
Trình tự đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng
Một số phần mềm nước ngoài và trong nước
1.1. Khái niệm và mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự
động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng
từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng
từ, sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và
báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích
tài chính khác.
Tóm lại:
- Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính
toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.
- Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban
hành.
- Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như
kế toán thủ công.
5
1.1.2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Sơ đồ 1.1. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3
công đoạn:
Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
- Trong công đoạn này NSD phải tự phân loại các chứng từ phát sinh
trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tuỳ theo
đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
- Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào
trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
Công đoạn 2: Xử lý
- Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong
công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
- Trong công đoạn này sau khi NSD quyết định ghi thông tin chứng từ đã
nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc
các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan,
đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân
6
đối của từng tài khoản.
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
- Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm
tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê,
phân tích,... Từ đó, NSD có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để
phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ
thống phần mềm khác.
- Tuỳ theo nhu cầu của NSD thực tế cũng như khả năng của từng phần
mềm kế toán, NSD có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng
được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể
được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn
là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát
với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
1.2. Lợi ích và tính ưu việt của việc sử dụng phần mềm kế toán
1.2.1. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán
* Lợi ích của doanh nghiệp
- Đối với kế toán viên:
+ Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay.
+ Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm
vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều
này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về
nghiệp vụ.
- Đối với kế toán trưởng:
+ Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo.
+ Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm
nào cho người quản lý khi được yêu cầu.
- Đối với giám đốc tài chính:
+ Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo
nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.
+ Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh
nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.
- Đối với giám đốc điều hành:
+ Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần
7
thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất
kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.
+Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp
của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách
hàng và nhà đầu tư.
* Lợi ích của cơ quan thuế và kiểm toán
Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại doanh nghiệp.
1.2.2. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
1.2.2.1. Tính chính xác
Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo
cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian tiêu
tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì
nay với sự hỗ trợ của phần mềm, NSD có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào
việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút.
Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy
nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần
mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ
công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên
nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình
trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng
hợp bị sai lệch.
1.2.2.2. Tính hiệu quả
Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông
tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với khả năng
cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần
mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn
và hiệu quả hơn.
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.
Trong khi phần mềm kế toán, do tự động hoá hoàn toàn các công đoạn tính toán,
lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian,
chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
1.2.2.3. Tính chuyên nghiệp
Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh
nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xoá), đẹp và nhất quán theo các chuẩn
8
mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp
của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán
và đầu tư. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình.
1.2.2.4. Tính cộng tác
Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế
toán từ mua hàng, bán hàng,... cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều
người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như
vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu
đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra
một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hoá làm việc của
doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.
1.3. Phân loại phần mềm kế toán
1.3.1. Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1.3.1.1. Phần mềm kế toán bán lẻ
Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ
thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là
các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hoá đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và
giao hàng cho khách hàng. Tuỳ từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm
này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần mềm này
có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo
tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho.
Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà
hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet. Kết quả đầu ra của phần mềm
này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị.
1.3.1.2. Phần mềm kế toán tài chính quản trị
Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn
phòng - Back Ofice Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm
kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích
thống kê tài chính.
1.3.2. Phân loại theo hình thức sản phẩm
1.3.2.1. Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng
gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ
đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ
9
biến trên thị trường.
Ưu điểm
- Giá thành rẻ: do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp
nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người dùng.
- Tính ổn định của phần mềm cao
- Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: do nhà cung cấp phần mềm đóng gói
chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật,
nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh chóng và đồng loạt
cho các công ty đang sử dụng tại một thời điểm.
- Chi phí triển khai rẻ: phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài liệu
hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp người
dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ
phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển khai cho NSD.
- Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng.
Nhược điểm
Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt
động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được tính đơn giản, nhỏ
gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ
không có trong phần mềm.
1.3.2.2. Phần mềm đặthàng
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm
thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp
trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể. Đặc
điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao.
* Ưu điểm
Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp.
* Nhược điểm
- Chi phí cao: do toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ dồn
vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao. Ngoài chi phí lớn
đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các chi phí khác như chi
phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này.
- Khó cập nhật và nâng cấp: khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp
phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm và
thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt, nên doanh nghiệp đầu
tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới mình.
10
- Tính ổn định của phần mềm kém.
- Tính rủi ro cao: không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất lượng
đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một cách dễ dàng,
nên rất có thể là sau khi nhận bàn giao không như ý. Không thể đưa vào sử dụng
hoặc đưa vào sử dụng nhưng không hiệu quả.
1.4. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tư
103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc
"Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán".
1.4.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
- Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho NSD tuân thủ các quy định của Nhà
nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất,
nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật
hiện hành về kế toán.
- Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung
phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính
mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
- Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số
liệu kế toán.
- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.
1.4.2. Điều kiện của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết
minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại
Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể
kèm theo để giúp NSD vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.
Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải
được bảo hành trong thời hạn do hai bên thoả thuận, ít nhất phải hoàn thành
công việc kế toán của một năm tài chính.
Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán gồm:
1.4.2.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
- Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của
doanh nghiệp.
- Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản
lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán
11
- Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần
mềm đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của
đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản
lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ
ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối
với các máy nhập và xử lý số liệu,…
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố
trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
1.4.2.2. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán
Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ
vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy
theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo
cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.
Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức
năng, nhiệm vụ của từng NSD trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu,
quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông
tin không được phép lưu chuyển.
1.4.2.3. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán
Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty,
Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp
nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế
toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.
1.5. Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy
1.5.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán
được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần
mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo
quy định của Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó với nhau. Phần
mềm kế toán phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được
thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó
nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
12
1.5.2. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy
Sơ đồ 1.2. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy
1.6. Trình tự đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng
Bước 1: Đặt mua phần mềm.
Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính.
Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống.
- Tạo dữ liệu kế toán.
- Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ,
phương pháp tính giá xuất kho,…
- Lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, tài sản,...
- Tiến hành thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống, khai báo người dùng
phần mềm và định nghĩa các quyền hạn cho người dùng.
- Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các đối tượng như: khách hàng,
nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, tài sản,...
Bước 4: Hạch toán, ghi chép nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm.
Bước 5: An toàn và an ninh dữ liệu.
Thực hiện chế độ sao lưu dữ liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và chế
độ bảo hành, bảo trì hệ thống theo yêu cầu của nhà cung cấp phần mềm và nhu
cầu của NSD.
Bước 6: Bảo trì hệ thống.
1.7. Một số phần mềm nước ngoài và trong nước
1.7.1. Phần mềm nước ngoài
* Một số phần mềm nước ngoài như:
hàng đầu thế giới về phần mềm, dịch vụ, hỗ trợ các giải pháp kế toán - tài chính
- quản trị doanh nghiệp. Đối tượng MYOB chủ yếu nhắm đến là các doanh
13
nghiệp vừa và nhỏ.
- QuickBooks (website: http://quickbooks.intuit.com): là phần mềm kế
toán của Tập đoàn Intuit của Mỹ. Phần mềm này có nhiều gói khác nhau phù
hợp với quy mô doanh nghiệp theo giai đoạn phát triển của doanh nghiệp (giá
từ khoảng 100$ - 1000$).
phần mềm kế toán của tập đoàn phần mềm Sage – Anh. PeachTree có các sản
phẩm phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp từ lúc khởi nghiệp cho đến
khi doanh nghiệp lớn mạnh: Basic, Standard, Advanced, Premium.
phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp của tập đoàn phần mềm Sage dành cho
đối tượng các doanh nghiệp lớn.
*Ưu điểm: Chất lượng tốt, mang tính chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại.
* Nhược điểm:
- Giá thành cao: không thể cạnh tranh về giá với các phần mềm nội địa.
- Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: do một số công ty sản xuất
phần mềm nước ngoài không có trụ sở tại Việt Nam.
- Vấn đề địa phương hoá.
- Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài (phần
lớn là tiếng Anh) gây nhiều khó khăn cho người Việt Nam chưa thông thạo
ngoại ngữ sử dụng. Việc dịch ngôn ngữ phần mềm và các tài liệu gặp nhiều khó khăn.
- Hệ thống kế toán Việt Nam: Chưa theo hệ thống kế toán chuẩn quốc tế,
trong khi các phần mềm nước ngoài được xây dựng trên các chuẩn quốc tế. Điều
này dẫn đến việc có nhiều thông tin không phù hợp, gây khó khăn cho NSD là
những người đang theo hệ thống Kế toán Việt Nam.
- Hệ thống máy tính: Phần mềm nước ngoài thường đòi hỏi hệ thống máy
tính có cấu hình cao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa thể đáp ứng.
1.7.2. Phần mềm trong nước
* Một số phần mềm trong nước
Theo cuộc khảo sát BITCup 2011, giải pháp phần mềm kế toán được
doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn nhiều nhất là: ACSoft, Bravo, Ef ect, ESoft, Fast,
MISA, Vacom,Vic,... Trong đó, MISA-SME của MISA được người dùng đặc biệt
đánh giá cao tiện ích sử dụng: thân thiện, thao tác đơn giản, có cảnh báo khi nhập sai
số liệu nằm ngoài phạm vi cho phép. MISA-SME cũng được đánh giá cao về giải
pháp kỹ thuật (dễ nâng cấp, thích ứng với hệ điều hành hiện tại,...).
14
MISA đều là các phần mềm đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp với các
doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa với chi phí thấp. Ưu điểm của các dòng sản
phẩm phần mềm MISA nói chung là đơn giản, dễ học, dể sử dụng, hình ảnh giao
diện thân thiện. MISA-SME có nhiều gói sản phẩm khác nhau, đáp ứng tối đa
nhu cầu của các doanh nghiệp mà vẫn tiết kiệm được chi phí. Đặc biệt, MISA-
SME có gói Express miễn phí giúp cho các doanh nghiệp mới thành lập tiết
kiệm chi phí ban đầu. Hơn nữa, gói sản phẩm này cũng rất phù hợp với các sinh
viên sinh viên hoặc bất cứ ai muốn tự học, thực hành phần mềm kế toán ở nhà.
Các sinh viên có thể download miễn phí phần mềm MISA-SME Express cùng
Phần mềm kế toán và Hệ thống quản lý tổng thể Effect- ERP. Các sản phẩm của
công ty được viết theo đơn đặt hàng nên có mức giá khá cao so với những phần
mềm kế toán khác phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số phần hành áp dụng
và độ phức tạp trong quản lý.
quản trị tài chính Bravo. Đây là phần mềm thuộc nhóm phần mềm "may đo"
theo đặt hàng (customize). Từ phần mềm cơ bản của Bravo, tuỳ theo nhu cầu
của doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ xây dựng chương trình riêng. Do đây là phần
mềm viết riêng cho từng doanh nghiệp nên chi phí cao hơn rất nhiều so với việc
mua sản phẩm đóng gói. Hiện tại giá phần mềm này có thể dao động từ vài ngàn
đến vài chục ngàn đô la Mỹ.
Fast được xây dựng trên cơ sở Visual Foxpro và đều thuộc phần mềm đóng gói.
- Accnet: là phần mềm kế toán quản trị tài chính doanh nghiệp thuộc
nhóm phần mềm đóng gói, nhắm đến đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ.
phục vụ kế toán, thuế đáp ứng yêu cầu của Người làm kế toán, thuế.
* Ưu điểm
- Giá thành thấp.
- Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời.
- Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: do được xây dựng theo hệ thống
kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, dễ hiểu đối với người Việt Nam và yêu
cầu cấu hình của hệ thống máy tính không cao.
* Nhược điểm
- Cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với các phần mềm
nước ngoài.
15
Chương 2
TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MISA SME.NET 2015
Sau khi hoàn thành chương này, sinh viên nắm, thực hiện được:
Những vấn đề chung về phần mềm MISA SME.NET 2015
Cách cài đặt được phần mềm
Các bước tiến hành mở sổ kế toán
Thiết lập được thông tin ban đầu
Nhập số dư ban đầu
Cách phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán
Việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính
Phục hồi dữ liệu kế toán
Nhập dữ liệu từ file excel vào phần mềm
Xuất dữ liệu từ phần mềm ra file excel, word, PDF .
2.1. Những vấn đề chung về phần mềm MISA SME.NET 2015
MISA SME.NET 2015 là phần mềm kế toán được thiết kế dành cho doanh
nghiệp vừa và nhỏ, gồm 13 phân hệ chính liên quan đến các hoạt động kế toán
của doanh nghiệp, đó là các phân hệ nghiệp vụ như: ngân sách, quỹ, ngân hàng,
mua hàng, bán hàng, kho, tài sản cố định,…
Phần mềm kế toán làm việc được trên cả mạng nội bộ LAN và mạng diện
rộng WAN hay Internet. Với hàng loạt các tính năng ưu việt, MISA SME.NET
2015 giúp tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ kế toán hàng ngày của kế toán
viên, trở thành công cụ đắc lực cho công tác quản lý doanh nghiệp.
Với quy trình hạch toán bằng hình ảnh, MISA SME.NET 2015 giúp
người dùng dễ dàng nắm bắt được trình tự công việc cần làm, phù hợp với sự đa
dạng về trình độ kế toán của người dùng.
2.2. Hướng dẫn cài đặt và thiết lập thông tin ban đầu
2.2.1. Điều kiện
Để có thể sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2015, hệ thống máy tính
người dùng phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Máy tính: Bộ vi xử lý Intel Dual Core CPU 1.0 GHz hoặc cao hơn
- Bộ nhớ trong (RAM): 1GB trở lên.
16
- Đĩa cứng: 3GB đĩa trống hoặc nhiều hơn.
- Màn hình: Độ phân giải 1024x768 hoặc cao hơn.
- Hệ điều hành: Windows 7, Windows Vista, Windows XP SP2 trở lên,
Windows Server 2008, Windows Server 2003 SP2.
2.2.2. Chuẩn bị cài đặt
Trước khi tiến hành cài đặt MISA SME.NET 2015, NSD cần kiểm tra cấu
hình máy tính của mình có đáp ứng yêu cầu về hệ thống không? Sau đây là cách
kiểm tra một số yêu cầu thiết yếu:
2.2.3. Kiểm tra hệ điều hành và máy tính
- Kích chuột phải vào biểu tượng My Computer trên màn hình Desktop,
chọn Properties.
- Tại mục System: Kiểm tra xem có phải là một trong các hệ điều hành
được liệt kê ở trên hay không. Trong trường hợp là hệ điều hành Windows XP
thì có phải là Service Pack 2 trở lên hay không, nếu là Service Pack 1 thì người
sử dụng cần nâng cấp lên Service Pack 2 hoặc Service Pack 3.
- Tại mục Computer:
+ Kiểm tra bộ vi xử lý có phải là Intel Dual Core trở lên hay không. Nếu
nhỏ hơn thì máy tính không đủ đáp ứng yêu cầu để cài đặt được phần mềm này.
+ Kiểm tra bộ nhớ trong (RAM) có 1GB hay không. Nếu nhỏ hơn thì
người sử dụng có thể lắp thêm RAM để đạt được yêu cầu này. Trong hình trên là
RAM 4GB.
17
2.2.4. Kiểm tra ổ đĩa cứng
- Kích chuột phải vào biểu tượng My Computer trên màn hình Desktop,
chọn Open.
- Kích chuột phải vào biểu tượng ổ C: (cài hệ điều hành của máy tính),
chọn Properties.
- Kiểm tra dung lượng được thống kê tại mục Free space có 3GB hay
không. Nếu nhỏ hơn thì NSD cần làm trống ổ đĩa trước khi cài đặt phần mềm
MISA SME.NET 2015.
Sau khi chắc chắn máy tính đáp ứng được yêu cầu về hệ thống trước khi
cài đặt, NSD đóng tất cả các ứng dụng đang mở để chuyển sang thao tác cài đặt.
2.2.5. Thực hiện cài đặt
Để cài đặt phần mềm MISA SME.NET 2015, cần phải có bộ cài của
phần mềm. Có hai cách để có được bộ cài: Tải bộ cài từ website công ty cổ
2.2.5.1. Download bộ cài từ website MISA
- Trên website, nhấn vào mục Download.
- Chọn download bộ cài MISA SME.NET 2015
18
- MISA yêu cầu người dùng đăng nhập vào web MISA, người dùng phải
nhập thông tin đăng nhập: Tài khoản đăng nhập, mật khẩu.
- Nếu chưa có tài khoản đăng nhập thì người dùng phải Đăng ký 1 tài
khoản trên website. Điền đầy đủ thông tin có biểu tượ(thông tin bắt buộc điền).
- Sau khi đăng ký xong tài khoản người dùng thực hiện đăng nhập, MISA
gửi thông báo để người dùng chọn tải về máy bộ cài.
- Sau khi đã download xong bộ cài về máy, NSD giải nén file để chuẩn bị
các bước cài đặt phần mềm MISA SME.NET 2015.
2.2.5.2. Chép bộ cài từ USB để cài
- Người dùng cắm USB vào máy tính, vào My Computer, chọn ổ đĩa
chứa USB.
- Copy tệp nén của bộ cài (thường là tệp có đuôi .RAR hay .ZIP), hay
thư mục chứa bộ cài (Thường là thư mục màu vàng, có tên MISA SME.NET
2015,…) vào ổ D, ổ E trên máy tính.
2.2.5.3. Thực hiện cài đặt phần mềm MISA SME.NET 2015
Sau khi đã có được bộ cài, NSD tiến hành cài đặt phần mềm MISA
SME.NET 2015.
Mở file đã được giải nén và nhấn Setup để tiến hành cài đặt
19
Tải về để xem bản đầy đủ
241 trang
18/04/2022
8040
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kế toán trên máy vi tính - Nguyễn Thị Bích Diệp", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_ke_toan_tren_may_vi_tinh_nguyen_thi_bich_diep.pdf
