Giáo trình Tin học văn phòng - Nghề: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI  
TRƯỜNG CAO ĐẲNG LÀO CAI  
GIÁO TRÌNH  
TIN HỌC VĂN PHÒNG  
Trình độ: Cao đẳng  
Nghề: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ  
Mã môn học: MH 28  
Năm 2017  
2. Hệ thông menu mơi la...................................................................................................................5  
8. Khả năng mở rộng màn hình.......................................................................................................10  
10.  
11.  
12.  
13.  
Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010........................................................................................ 118  
I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010  
1. Tối ưu Ribbons  
Nêu ban vân đang dung bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chuân năm ở phia  
trên cưa sổ thì hay chuân bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010.  
Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo tưng tab riêng  
biệt trên menu chứ không hiên thị ra toàn bộ như kiêu menu cũ.  
Thực ra bộ Office 2007 cũng đa được trang bị kiêu menu Ribbon, tuy nhiên, menu cua  
Office 2010 được tôi ưu đê thuân tiện hơn cho người dung. Ngoài ra, ban cũng có thê tao  
thêm các tab mới đê chứa các chức năng cua riêng mình.  
Menu Ribbon trên Word 2010  
Có thê khi mới chuyên qua menu mới, ban sẽ găp it nhiêu khó khăn vê sự mới la, tuy nhiên,  
một khi đa quen thuộc, ban sẽ khó mà châp nhân quay trở lai sư dung mâu menu cũ trên  
Office 2003.  
   
2. Hệ thông menu mơi la  
Trước đây, Office 2007 đa tao ra sự khác biệt hoàn toàn so vơi Office 2003 cũng như các  
phiên ban Office cũ vê măt giao diện, đăc biệt là menu cua chương trình thì giơ đây, Office  
2010 lai là tao nên 1 câp độ mơi và là một sự thay đổi vê menu công cu cua chương trình.  
Khi lựa chon trên menu công cu, thay vì sổ xuông 1 menu như trước đây, toàn bộ cưa sổ  
Office 2010sẽ thay đổi màu săc và sẽ cung câp cho bạn các tuy chon như Save, Open, Close,  
Preview...  
Và trên cùng, hệ thong menu mơi cung câp các thông tin chi tiêt vê tác gia, kich thước tâp  
tin, và các thông tin vê sưa đổi file.... Thêm vào đó là một cưa sổ cho phép bạn xem trước  
tài liệu ở dạng trang in đê chăc chăn răng văn ban đa được trình bày theo đung y bạn. Nói  
một đơn gian: Hệ thông menu mới cua Office 2010 rõ ràng và chi tiêt hơn rât nhiêu.  
3. Chức năng Backstage View  
Trong Office 2010, nút bâm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, năm ở trong  
cùng bên trái. Khi bạn click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage View sẽ  
được hiện lên. Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chưa các tác vu, màn hình bên phai  
sẽ là tùy chọn các chức năng tương ưng với tác vu đó.  
 
4. Chức năng Paster Preview  
Microsoft đa thu thâp phan hôi cua khách hàng vê các phiên ban Office trước và phát hiện  
ra răng sô đông ngươi dung thương xuyên mât nhiêu thơi gian đê dán một đoan văn bản  
hoăc hình ảnh vào nội dung soạn thảo cua mình.  
Nguyên do cua tình trang này là vì ngươi dung không biêt trước nội dung được dán vào văn  
bản sẽ trông như thê nào, và ho phải làm lai nhiêu lân mới khiên cho chung trông hợp ly và  
phu hợp với định dang cua nội dung soan thảo. Và đó là ly do tinh năng Paste Preview được  
ra đơi.  
Paste Preview cho phép ban xem trước nội dung soan thao sẽ trông như thê nào nêu một nội  
dung khác được dán vào trong đó, giúp ban tiêt kiệm được thời gian. Ngoài ra tinh năng này  
con cho phép lưu giữ định dang cua nội dung cân dán, kêt hợp các định dang hoăc loai bỏ  
định dang cua nội dung trước khi dán.  
5. Chức năng Text Effect  
Thay vì phải tạo một đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, giờ đây  
với Office 2010 công việc đó đã đơn giản hơn rất nhiều và người dùng cũng có thêm nhiều  
lựa chọn với việc trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007. Tính năng  
WordArt chỉ được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự vẫn y  
như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác.  
Với tính năng Text Effect bạn có thể sử dụng hoàn toàn các hiệu ứng đẹp mắt của WordArt  
   
trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản bạn chỉ cần lựa chọn  
đoạn văn bản cần áp dụng hiệu ứng sau đó nhấp chuột vào biểu tượng của Text Effect trên  
thanh công cụ tại thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép bạn lựa chọn các hiệu ứng  
cần áp dụng  
Và bạn hoàn toàn có thể áp dụng các hiệu ứng có trong Text Effect với văn bản của mình.  
Nếu như phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt thì giờ đây người dung có  
thể chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn bản có hiệu ứng của WordArt  
Người dùng có thể chèn, xóa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu... với  
văn bản mang hiệu ứng của WordArt  
Chú ý: Chức năng này chỉ sử dụng cho những file Word được tạo ra từ Word 2010 và có  
định dạng *.docx nếu người dùng lưu file dưới dạng *.doc thì các hiệu ứng này sẽ tự động  
bị gỡ bỏ khỏi văn bản  
6. Lưu file dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn  
Ngoài các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đó như Doc, Docx. thì  
Office 2010 cũng hỗ trợ lưu file dưới định dạng PDF và XPS mà không phải cài đặt thêm  
Add-in nào như Office 2007  
7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button  
Để biết thông tin về file văn bản bạn đang làm việc bạn chỉ việc nhấp chuột vào nút Office  
Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến lần lưu cuối cùng), số  
trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người  
tạo...  
   
8. Khả năng mở rộng màn hình  
Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn hoặc hiện bảng  
Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải cửa sổ làm việc  
của các ứng dụng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1  
Symbols  
Signature Line *  
7T Equation T  
Date a Time  
■>j>J Object ý.  
Symbol ■  
9. Chưc năng chinh sưa file Media chuyên dung  
Chưc năng chinh sưa file Media chuyên dung:  
Review View J Format  
Mailings  
File  
H
ome Insert Page Layout  
References  
.
Picture Border ’  
Corrections ’ ] M  
7l 4 Bring Forward ’  
_ ..............—1 Q Send Backward  
Position Wrap „  
3 Picture Effects ’  
Sharpen and Soften  
▼ Text’ Selection Pane  
Remove  
Picture Layout  
Background  
Arrange  
3 MM ■  
Brightness and Contrast  
•
■» »„•  
w * ■  
Không chi biêt đên với những công cu soạn thao văn ban và tinh toan, Office 2010 con biêt  
đên vơi công cu chinh sưa anh và video manh mẽ. Cu thê, ban có thê dễ dàng chinh sưa và  
biên tâp nội dung hình anh cũng như video ngay trong trong Microsoft PowerPoint. Bạn  
thâm chi có thê loại bỏ nên của hình anh với bộ Office mới.  
Nói cách khác, Office 2010 có rât nhiêu tinh năng mà bạn có thê làm được với các file  
media. Măc du nó sẽ không phai là phân mêm chinh sưa anh chuyên dung như Photoshop,  
nhưng Office 2010 thực sự làm cho việc tạo và chinh sưa nội dung các hình anh dễ dàng  
hơn.  
10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản  
Đây là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert bạn dễ dàng nhận thấy nút  
lệnh Screenshot.  
   
Khi nhấp chuột vào nút lệnh này một menu hiện ra cho phép bạn chụp ảnh một ứng dụng  
đang chạy hay một cửa sổ đang được mở để chèn vào ngay tại vị trí con trỏ.  
Khi nhấp chuột vào nút lệnh Screenshot một menu hiện ra hiển thị các cửa sổ đang mở và  
chương trình đang chạy người dùng chỉ việc nhấp chuột vào đối tượng để có được bức ảnh  
chèn vào văn bản. Người dùng cũng có thêm lựa chọn chụp tuỳ chọn bằng cách lựa chọn  
Screen Clipping để chụp ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn lệnh này màn hình máy  
tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người dùng nhấp chuột và khoanh  
một vùng cần chụp vùng đó sẽ sáng lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ có được một  
bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn.  
11.Xử lý ảnh như một chương trình chuyên nghiệp  
Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hiệu ứng cho  
đối tượng picture được chèn vào văn bản. Chỉ cần chọn đối tượng này sau đó vào Menu  
 
Picture Tools\Format người dùng có thể dễ dàng nhận thất các lựa chọn để thay đổi hiệu  
ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect.  
Color’  
IT]  
Remove  
Background  
• Artistic Effects ’  
Adjust  
12. Phát triển chức năng tìm kiếm  
Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đó hộp thoại tìm kiếm không có gì khác  
biệt thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá  
linh hoạt và tốc độ tìm kiếm cũng được cải thiện đáng kể. Khi chọn lệnh tìm kiếm hay nhấn  
tổ hợp phím Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại về bên trái nhường chỗ cho hộp thoại  
tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống  
sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp thoại cũng hiện ra một phần đoạn văn  
gần với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể dễ dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm  
kiếm  
Navigation  
word 2010  
▼ X  
X ’  
to of 26 matches  
 
13.  
Tuy chon bao mât manh me  
Ban luôn lo lăng nội dung tài liệu cua mình sẽ bị thay đổi và truy câp trái phép? Điêu này  
sẽ được han chê tôi đa ở trong Office 2010. Phiên ban Office mơi cung câp những tinh năng  
cho phép han chê việc thay đổi mà không có sự cho phép cua tác gia, ngoài ra con cung câp  
thêm vào một “chê độ bao vệ” (protection mode) đê tránh việc ban vô tình sưa nội dung cua  
file ngoài y muôn. Office 2010 cho phép ban chon lựa ai trong sô những người nhân được  
tài liệu cua ban được phép chinh sưa, hoăc chi được xem mà không có quyên chinh sưa.  
II. Nội dung chính  
Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010  
1. Tạo mới văn bản  
Tương tự như Word 2007, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2010 là Ctrl+N.  
Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp  
chuột vô mục Blank document.  
       
Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn  
New. Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.  
2. Mở một văn bản tạo sẵn  
Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào  
Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open.  
 
3. Lưu một văn bản đã soạn thảo  
Lưu tài liệu  
Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2007). Cách khác: Nhấn Microsoft Office  
Button (hoặc Tab File), chọn Save.  
Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và  
chọn nơi lưu.  
Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button (hoặc  
Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2007).  
Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước  
Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà  
bạn đã quen thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở  
về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà  
không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003  
(trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 972003 Document).  
Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office  
Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong  
khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003  
Document (*.doc). Nhấn OK.  
 
General  
Customize how documents are saved.  
Display  
Save documents  
Proofing  
Save  
Save files in this format  
Word Document (“.docx)  
0 Save AutoRecover inforr Word Document (‘.docx)  
Language  
Advanced  
Customize Ribbon  
Quick Access Toolbar  
Add-Ins  
Word Macro-Enabled Document (‘.docm)  
0 Keep the last Auto R  
Word 97-2003 Document (‘.doc;  
Word Template (X.dotx)  
AutoRecover file location:  
Word Macro-Enabled Template (‘.dotm)  
Default file location:  
Word97-2003 Template (*.dot)  
Single File Web Page (‘.mht, ‘.mhtml)  
Web Page (*,htnn, ‘.html)  
Offline editing options for de  
Web Page.. Filtered (*.htm, '.htnil)  
Rich Text Format (x.rtf)  
Save checked-out files to: i o  
The server drafts loci ®  
The Office DMUmen'  
Trust Center  
Plain Text (‘.tit)  
Word XI IL Document i'.xml)  
Word 2003 XML Document (■'.xml)  
OpenDocument Text (‘.odt]  
Works 6 - 9 Document (‘.wps)  
Server drafts location:  
Preserve fidelity when sliarin  
Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ  
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu  
tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn  
Save  
4. Thao tác với chuột và bàn phím  
4.1 Thao tác với chuột:  
a. Sao chép dạng văn bản:  
Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (nút hình  
cây cọ trên thanh công cụ Standard). Bạn có thể dùng nó để sao chép dạng từ một đoạn văn  
bản này đến một hoặc nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là tiện  
lợi nhất.  
Đầu tiên đánh khối văn bản có dạng cần chép, bấm một lần vào nút Format Painter (nếu  
muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác) hoặc bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào  
nhiều đoạn văn bản khác). Tiếp theo, để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ cần  
đánh khối chúng là xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đó bạn  
bấm kép nút Format Painter).  
b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table:  
Trong một table, nếu bạn muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều dòng hoặc cột thì  
có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di  
chuyển, kéo khối đã chọn (nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mà  
bạn muốn.  
c. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản trên trang:  
Thông thường bạn dùng cây thước để định vị các dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang  
hay đặt các tab dừng. Nhưng nó còn một công dụng khác không kém phần thú vị và tiện lợi,  
đó là xem chính xác (thể hiện trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề, cạnh  
trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi phần như thế nào, bạn bấm và giữ chuột  
tại một vị trí nào đó trên thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải là sẽ  
thấy ngay khoảng cách giữa mỗi phần là bao nhiêu.  
d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản:  
Cũng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài liệu, bạn có thể dùng cách  
kéo và thả trong việc sao chép hoặc di chuyển văn bản. Ở đây không cần phải nói gì thêm  
 
về phương pháp này (vì chắc hầu hết chúng ta đều đã biết cách làm này), nhưng chỉ lưu ý  
một điều là để có thể dùng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu  
Tools-Options-thẻ Edit) phải được đánh dấu.  
e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu:  
Khi cần phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, thông thường bạn sẽ chọn từ nút Zoom trên thanh  
Standard, nhưng như thế cũng hơi bất tiện vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của bạn có  
3 nút thì có thể nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, bằng cách nhấn  
giữ phím Ctrl trong khi đẩy nút chuột lên (phóng to) hoặc xuống (thu nhỏ).  
f. Mở nhanh hộp thoại Tabs và Page Setup:  
Khi cần chỉnh sửa chi tiết các dấu tab dừng trong đoạn văn bản, bạn sẽ phải nhờ đến hộp  
thoại Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì bạn lại phải dùng đến hộp thoại Page  
Setup. Thay vì mở các hộp thoại đó từ menu Format-Tabs hay menu File-Page Setup, bạn  
có thể nhanh chóng mở chúng bằng cách bấm kép bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang  
(trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp thoại Tabs hoặc trên hàng  
số để mở hộp Page Setup).  
g. Đánh khối toàn bộ tài liệu:  
Trước khi cung cấp một dạng nào đó cho toàn bộ văn bản, điều đầu tiên mà bạn sẽ làm là  
đánh khối toàn bộ chúng và bạn có thể dùng những cách như bấm menu Edit-Select All  
hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng bạn hãy thử cách này xem, chỉ cần đưa chuột về lề trái văn bản  
(mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải) và bấm nhanh 3 lần cũng có thể chọn toàn bộ tài liệu  
được đấy.  
4.2 Thao tác với bàn phím  
Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím:  
Các phím di chuyển con trỏ:  
Phím ị: Di chuyển con trỏ lên một dòng.  
Tải về để xem bản đầy đủ
pdf 144 trang yennguyen 19541 Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học văn phòng - Nghề: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

File đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_tin_hoc_van_phong_nghe_quan_tri_doanh_nghiep_vua.pdf