Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
1
MꢀC LꢀC
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
MICROSOFT ACCESS..................................................................................... 2
1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu .............................................................................. 2
2. Cơ sở dữ liệu quan hệ................................................................................... 2
3. Khái niệm về Microsoft Access.................................................................... 2
4. Khởi động và thoát khỏi Access................................................................... 3
5. Các thành phần trong tập tin CSDL.............................................................. 5
6. CHUẨN BỊ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC BAN ĐẦU Error! Bookmark not
defined.
CHƯƠNG 2: BẢNG DỮ LIỆU (TABLE) ......................................................... 8
1. Khái niệm về bảng dữ liệu ........................................................................... 8
2. Tạo bảng dữ liệu .......................................................................................... 9
3. Các chế độ hiển thị của bảng dữ liệu.......................................................... 16
4. Sửa đổi cấu trúc bảng................................................................................. 17
5. Thiết lập quan hệ giữa các bảng ................................................................. 18
6. Các lỗi thường gặp trong khi cập nhật dữ liệu cho bảng............................. 21
7. Trình bày cửa sổ nhập liệu ......................................................................... 22
8. Xử lý dữ liệu trên bảng.............................................................................. 26
CHƯƠNG 3: TRUY VẤN (QUERY) .............................................................. 36
1. Khái niệm .................................................................................................. 50
2. Các phép toán: ........................................................................................... 51
3. Tạo truy vấn bằng lưới QBE ...................................................................... 52
4. Tạo truy vấn bằng ngôn ngữ SQL .............................................................. 72
5. Một số lỗi thường gặp trong quá trình thực hiện truy vấn........................... 78
CHƯƠNG 4: BIỂU MẪU (FORM) ................................................................. 82
1. Một số khái niệm ....................................................................................... 82
2. Các thành phần của biểu mẫu..................................................................... 85
3. Thiết kế một biểu mẫu bằng chế độ Wizard ............................................... 86
4. Thuộc tính của biểu mẫu và một số thao tác cơ bản trên biểu mẫu ở cửa sổ
thiết kế. ............................................................................................................ 89
5. Thiết kế một biểu mẫu bằng chế độ Design................................................ 92
6. Tạo các đối tượng điều khiển ..................................................................... 92
7. Tạo Main Form/Sub Form........................................................................ 100
CHƯƠNG 5: REPORT (BIỂU BÁO) ............................................................ 107
CHƯƠNG 6: MACRO (TẬP LỆNH)............................................................. 136
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
2
BÀI 1: MꢁT Sꢂ KHÁI NIꢃM Vꢄ Hꢃ QUꢅN TRꢆ Cꢇ Sꢈ Dꢉ LIꢃU
MICROSOFT ACCESS
Giꢊi thiꢋu:
Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, sử dụng hệ quản trị cơ
sở dữ liệu, tin học ứng dụng đã trở nên thông dụng và cần thiết với các doanh
nghiệp, công ty, trường học... vì tính tiện dụng rất lớn khi ứng dụng tin học ứng
dụng vào việc quản lý. Tuy nhiên để để thực hiện được các công việc trên trước
tiên chúng ta phải hiểu được các khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Mꢌc tiêu:
- Xác định được xuất xứ phần mềm acces, khả năng của access, vì sao phải
dùng access;
- Khởi động và thoát được access;
- Trình bày được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL;
- Thực hành được trên cửa sổ database;
- Vận dụng được cơ sở dữ liệu.
Nꢍi dung chính:
1.1.Hꢋ quꢎn trꢏ cơ sꢐ dꢑ liꢋu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Relational Data Management System) là hệ
thống chương trình hỗ trợ cho chức năng quản lý, khai thác dữ liệu theo mô
hình cơ sở dữ liệu quan hệ.
1.2.Cơ sꢐ dꢑ liꢋu quan hꢋ
- Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin về một đối tượng cụ thể.
- Cơ sở dữ liệu quan hệ là những bảng 2 chiều chứa dữ liệu, được cấu
tạo bởi các dòng và các cột. Tên cột gọi là trꢀꢁng (field), các dòng gọi
là mꢂu tin (record).
- Cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép trích ra các tập hợp dữ liệu con từ các
bảng.
- Cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép nối các bảng với nhau.
1.3.Khái niꢋm vꢒ Microsoft Access
1.3.1Khái niꢋm
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Management
System gọi tắt là DBMS) chạy trên môi trường Windows do hãng phần
mềm Microsoft sản xuất (1989-1996).
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
3
Đây là một phần mềm chuyên dùng, giúp chúng ta quản lý, bảo trì và
khai thác dữ liệu được lưu giữ một cách có tổ chức bên trong máy tính (lưu
trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể
tính toán, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ.)
1.3.2.ꢓꢔc ꢕiꢖm cꢗa Microsoft Access
1.2.Khꢐi ꢕꢍng và thoát khꢘi Access
1.2.1.1.Khꢐi ꢕꢍng MS Access
Có nhiều cách để khởi động chương trình Microsoft Access, dưới đây
là một số cách thông dụng nhất:
- Nhấp đúp chuột vào biểu tượng shortcut của MS Access trên desktop.
- Nhấp chuột vào Start ---> chọn Program ---> chọn MS Access.
- Nếu trên desktop có thanh Office shortcut, nhấp chuột vào nút có biểu
tượng của MS Access.
- Biểu tượng của chương trình:
1.2.1.2.Thoát khꢘi MS Access
Microsoft Access
- Chọn nút Close trên cửa sổ chương trình.
- Hoặc vào menu File ꢀ Exit
1.2.1.3.Các thành phꢙn trong cꢚa sꢛ MS Access
Thanh tiêu ꢕꢒ
- Nằm ở trên cùng cửa sổ.
- Thể hiện tên chương trình.
- Chứa các lệnh và các nút lệnh quản lý cửa sổ.
Thanh menu (thanh trình ꢕơn)
- Nằm dưới thanh tiêu đề.
- Chứa các nhóm lệnh.
Thanh công cꢌ
- Nằm dưới thanh menu.
- Chứa các biểu tượng, mỗi biểu tượng đại diện cho một hành
động.
Thanh trꢜng thái
- Nằm ở dưới cùng của cửa sổ.
- Thể hiện tình trạng hiện hành của ứng dụng.
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
4
Thanh tiêu đề
Thanh menu
Thanh công cụ
Thanh trạng thái
Hình 1.1 – Thanh công cꢌ ꢝng dꢌng
Tꢜo tꢞp tin cơ sꢐ dꢑ liꢋu
- Trong cửa sổ chương trình MS Access vào menu File ꢀ New ꢀ Xuất
hiện Task Panel trong mục New chọn Blank Database ꢀ xuất hiện
hộp thoại File New Database
Chọn vị trí lưu
Nhập tên tập
tin csdl
Thực hiện lệnh tạo
Hình 1.2 Cửa sổ File New Database
- Cửa sổ cơ sở dữ liệu Quan ly Sinh Vien
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
5
Hình 1.3
Mꢐ tꢞp tin cơ sꢐ dꢑ liꢋu ꢕã tꢟn tꢜi
- Vào File --> chọn Open hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + O
- Chọn vị trí và tên tập tin muốn mở -- > chọn Open.
Hoꢀc:
- Khi khởi động chương trình, trong Task Panel, tại mục Open a File
chọn tên tập tin csdl đang hiện hữu hoặc chọn More File để mở hộp
thoại Open.
1.3.Các thành phꢙn trong tꢞp tin CSDL
1.3.1.Cꢚa sꢛ Database
Là nơi lưu giữ tất cả các đối tượng của tập tin cơ sở dữ liệu.
1.3.2.Table (Bꢎng)
Là thành phần cơ bản của một cơ sở dữ liệu trong Access. Tổ chức cơ
sở dữ liệu theo mô hình quan hệ thực thể có dạng bảng.
Hình 1.4
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
6
Hàng đầu tiên cho biết tên các trường (cột) Field1, Field2,…
Các dòng phía dưới là các vùng thuộc tính của các mẩu tin (Record)
Trong bảng phải có ít nhất một khóa (primary key) của cơ sở dữ liệu.
Khóa gồm một hay nhiều vùng thuộc tính làm cơ sở để phân biệt hai
mẩu tin bất kỳ trong bảng. Dữ liệu trong vùng khóa không được trùng với
nhau (no duplicated) và không nên thay đổi dữ liệu trong vùng khóa, dễ
dẫn đến lỗi nghiêm trọng trong hệ thống dữ liệu.
1.3.3.Query (Truy vꢠn)
Query là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên
số liệu. Người ta sẽ sử dụng Query để thực hiện việc liên kết dữ liệu từ các
table và lấy ra thông tin cần quang tâm (Select Query). Ngoài ra, Query
còn là công cụ cần thiết để sửa đổi số liệu (Update Query), để tạo ra table
mới (Make Table Query), để nối thêm các mẩu tin vào table (Append
Query), để xóa số liệu (Delete Query), tổng hợp số liệu (Crosstab Query),
và nhiều công dụng khác nữa.
Để thực hiện truy vấn ta có thể sử dụng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc
SQL (Structure Query Language) hoặc công cụ truy vấn bằng ví dụ QBE
(Query By Example).
1.3.4.Form (Biꢖu mꢡu)
Form là công cụ cho phép tạo các màn hình dùng để cập nhật hoặc
xem dữ liệu lưu trong các bảng. Nó còn cho phép tạo ra các hộp thoại hỏi
đáp giữa người sử dụng & hệ thống ứng dụng.
1.3.5.Report (Biꢖu báo)
Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình xử lý, dùng để in ấn hay thể
hiện các báo cáo có nguồn gốc từ các bảng (Table) hay từ kết quả của các
truy vấn (Query). Biểu báo (Report) có nhiều hình thức trình bày phong
phú, đẹp mắt, không những gồm chữ nghĩa mà còn gồm cả hình ảnh, đồ
thị.v.v..
1.3.6.Macro (Tꢞp lꢋnh)
Macro là công cụ cho phép tạo ra các hành động đơn giản trong MS
Access mà không cần đến lập trình. Ví dụ như: cho xuất hiện 1 thông báo,
mở biểu mẫu, biểu báo, thực hiện 1 truy vấn …
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
7
1.3.7.Module (Bꢍ mã lꢋnh)
Một dạng tự động hóa cao cấp và chuyên sâu hơn Macro. Đó là những
hàm riêng của người dùng được soạn thảo bằng ngôn ngữ Access Basic,
dành cho các thảo chương viên chuyên nghiệp.
BÀI TꢢP THꢣC HÀNH
Bài 1: Hãy mở chương trình MS Access, tạo CSDL quanlysinhvien
Bài 2: Ở cửa sổ Object, lần lượt chọn các mục:Table, Query, Form, Report và
quan sát
Bài 3: Tạo mới thêm CSDL quanlynhanvien
Bài 4: Ở thanh menu, nhấn vào Create và lần lượt nhấn vào Table Design,
Query Design, Form Design, Report Design và quan sát
Bài 5: Ở thanh menu, nhấn vào Create và lần lượt nhấn vào Query Wizard,
Form Wizard, Report Wizard và quan sát. Sau đó đóng chương trình
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
8
BÀI 2: BꢅNG Dꢉ LIꢃU (TABLE)
Giꢊi thiꢋu:
Bảng là các đối tượng thiết yếu trong một cơ sở dữ liệu vì chúng chứa
toàn bộ thông tin hoặc dữ liệu. Trước khi tạo bảng, hãy cân nhắc yêu cầu và xác
định toàn bộ các bảng mà có thể cần.
Mꢌc tiêu:
- Trình bày được các khái niệm về bảng;
- Tạo lập được bảng;
- Thiết lập được các trường, thuộc tính;
- Thao tác được với dữ liệu ở dạng datasheet.
Nꢍi dung chính:
2.1 Khái niꢋm vꢒ bꢎng dꢑ liꢋu
2.1.1 Khái niꢋm
Là thành phần cơ bản của một cơ sở dữ liệu trong Access. Tổ chức cơ
sở dữ liệu theo mô hình quan hệ.
Bảng dữ liệu là một bảng 2 chiều dùng để lưu trữ thông tin dữ liệu.
Trong bảng dữ liệu có:
- Các cột (trường): trong một bảng phải có ít nhất là một cột. Trên cùng
một cột chỉ được phép chứa một loại dữ liệu duy nhất. Mỗi cột có các
đặc trưng cơ bản:
- Tên cột (field name)
- Kiểu dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (data type)
- Chiều dài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (field size)
- Giá trị mặc định ban đầu (default value)
- Các dòng hoặc các mẫu tin: là những thể hiện dữ liệu các cột trong
bảng.
- Khóa chính: gồm một hoặc nhiều trường trong một bảng mà qua một
bộ giá trị cho trước của các trường đó, ta chỉ tìm thấy trong bảng mꢃt
và chꢄ mꢃt mẫu tin (duy nhất).
Nhꢅn xét:
- Các trꢀꢁng là khóa chính phꢆi luôn luôn có dꢇ liꢈu (không ꢉꢀꢊc
rꢋng).
- Dꢇ liꢈu trong các trꢀꢁng là khóa chính không ꢉꢀꢊc phép trùng lꢌp.
- Khóa ngoại: là các trường trong bảng, ꢉꢍng thꢁi các trường này lại là
khóa chính của một bảng khác.
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
9
2.2Cꢠu trúc cꢗa bꢎng dꢑ liꢋu
Tên trường
Các mẫu
tin
Chờ nhập mẫu
tin mới
Hình 2.1
2.3 Tꢜo bꢎng dꢑ liꢋu
2.3.1 Mꢍt sꢤ giꢊi hꢜn không thꢖ vưꢥt qua cꢗa mꢍt Table
Tổng số ký tự tối đa cho tên bảng
Tổng số ký tự tối đa cho tên trường (Field name)
Tổng số field trong table
64
64
255
Tổng số table có thể mở cùng lúc
Kích thước tối đa một table
1024
1 gigabyte
255
65535
1 gigabyte
32
Số ký tự tối đa trong field kiểu Text
Tổng số ký tự trong field kiểu memo
Kích thước tối đa một field kiểu OLE Object
Tổng số indexes tối đa trong table
Tổng số field tối đa trong index
10
Tổng số ký tự tối đa trong một thông báo kiểm chính – validation 255
Text
Tổng số ký tự tối đa trong quy luật kiểm chính –validation Rule 2048
Tổng số ký tự tối đa trong phần mô tả table hay field
255
Tổng số ký tự tối đa trong một Record (không kể field Memo và 2000
OLE)
Tổng số ký tự trong một qui đinh thuộc tính – property Setting
255
2.3.2 Tꢜo bꢎng dꢑ liꢋu
Trong cửa sổ database chọn thẻ Table ꢀ chọn nút lệnh New (hoặc
menu Insert ꢀTable) để mở hộp thoại New Table
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
10
Hình 2.2
Có thꢁ tꢂo lꢃp mꢄt table mꢅi theo các cách thꢆc sau:
2.3.3 Tꢜo mꢊi Table bꢦng Datasheet View
- Trong hộp thoại New Table chọn Datasheet View rồi chọn OK.
- Access đưa ra một mẫu Table gồm 21 hàng và 10 cột. Các cột có
tên là Field1,Field2,… đến Field10.
ꢓꢖ thay ꢕꢛi tên vùng thuꢍc tính , chꢧn mꢍt trong hai cách thao
tác sau:
- Rà chuột vào đỉnh cột muốn sửa tên , kích chuột phải (right
click), xuất hiện menu lệnh, chọn Rename Column.
- Vào menu Format ꢀ Rename Column
2.3.4 Theo sꢨ hưꢊng dꢡn cꢗa Access (nhưng thường chẳng thích hợp với tổ
chức theo yêu cầu của bạn.)
- Trong hộp thoại New Table chọn Table Wizard rồi chọn OK.
2.3.5 Tꢜo mꢊi Table bꢦng Design View
Đây là biện pháp hữu hiệu nhất , tuy mất công nhưng chủ động
và phù hợp với việc tạo cấu trúc cơ sở dữ liệu.
- Trong hộp thoại New Table, chọn Design View rồi chọn OK ꢀ
xuất hiện cửa sổ thiết kế như sau:
Hình 2.3
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
11
- Ta cũng có thể tạo mới một bảng bằng cách trong cửa sổ cơ sở
dữ liệu chọn lệnh Create Table in Design View ꢀ xuất hiện cửa
sổ thiết kế.
+ Field name (Tên trường): Đặt tên trường
- Bꢎt ꢉꢏu bꢐng ký tꢑ chꢇ (A-Z,a-z)hoꢌc sꢒ
- Trong tên có thꢓ có khoꢆng trꢎng ,nhꢀng không ꢉꢀꢊc chꢔa các
dꢕu chꢕm câu , dꢕu nháy.
-
Chiꢖu dài tꢒi ꢉa 64 ký tꢑ
-
Thꢀꢁng ꢉꢌt tên ngꢎn gꢗn , mang tính gꢊi nhꢘ.
+ Data type: Cài đặt kiểu dữ liệu cho trường.
Kiꢁu dꢇ liꢈu
Text
Ý nghꢉa lưu trꢇ
Kiꢓu chuꢋi có ꢉꢃ dài tꢒi ꢉa 255 kí tꢑ
Kiꢓu chuꢋi có ꢉꢃ dài tꢒi ꢉa 65,535 kí tꢑ
Kiꢓu sꢒ
Memo
Number
Date / Time
Currency
Kiꢓu ngày / giꢁ
Kiꢓu sꢒ có ꢉꢙnh dꢚng theo loꢚi tiꢖn tꢈ
Kiꢓu sꢒ nhꢀng tꢑ ꢉꢃng tꢛng do MS Access
cung cꢕp và quꢆn lý, ngꢀꢁi sꢜ dꢝng không
thꢓ cꢅp nhꢅt
AutoNumber
Yes / No
Kiꢓu logic
OLE Object
Hyperlink
Kiꢓu ꢉꢒi tꢀꢊng kꢞt nhúng: Word, Excel
Kiꢓu chuꢋi chꢄ ꢉꢀꢁng cꢟa mꢃt ꢉꢙa chꢄ hꢍ sơ
hoꢌc mꢃt trang Web
Lookup Wizard Tꢚo mꢃt cꢃt ꢉꢓ chꢗn giá trꢙ và tìm kiꢞm tꢠ
mꢃt bꢆng khác
+ Description (Mô tả trường):
-
Dùng ꢉꢓ ghi chú ý nghꢡa cꢟa trꢀꢁng dꢇ liꢈu.
-
Có thꢓ nhꢅp kí tꢑ hoꢌc kí sꢒ vào ô này. Các ghi chú này sꢢ
ꢉꢀꢊc hiꢓn thꢙ trên thanh trꢚng thái bên dꢀꢘi màn hình khi mꢣ
rꢃng bꢆng ꢣ chꢞ ꢉꢃ cꢅp nhꢅt dꢇ liꢈu (Datasheet View).
+ Field properties (Các thuộc tính):
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
12
-
-
Vùng Field properties ꢉꢓ khai báo các thuꢃc tính cꢟa mꢃt
trꢀꢁng.
Ý nghꢡa các thuꢃc tính có thꢓ thay ꢉꢤi tùy theo kiꢓu dꢇ liꢈu cꢟa
trꢀꢁng.
- Ví dꢊ: Cửa sổ thiết kế bảng dữ liệu MONHOC
Hình 2.4
2.4 Mꢍt sꢤ thuꢍc tính cơ bꢎn cꢗa Field (Field Properties)
* Thꢩ General:
+ Field Size: xác định độ rộng tối đa của dữ liệu trên một trường. Ý
nghĩa thay đổi theo kiểu dữ liệu.
+ Format: quy định cách thức thể hiện dữ liệu (lựa chọn các dạng thể
hiện dữ liệu.)
Kiꢖu dꢑ liꢋu Number
ꢓꢏnh dꢜng
Thꢖ hiꢋn
Ví dꢌ minh hꢧa
General Num Đúng số đã nhập
Currency
Euro
Có dấu phân cách phần ngàn, số lẻ $ 26,530
và chèn thêm kí tự $
Định dạng giống kiểu Currency
nhưng chèn thêm kí tự €
€ 2,786.05
Fixed
Có dấu phân cách phần ngàn và có 5,368.05 (2 số lẻ)
làm tròn, phụ thuộc vào vị trí số lẻ
khai báo trong Decimal Places
Có dấu phân cách phần ngàn và số
5,368.0 (1 số lẻ)
Standard
1,899.03
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
13
lẻ
Percent
Dữ liệu nhập vào được nhân (x) với Nhập 0.2 ꢀ 20%
100 và chèn thêm kí tự %
Scientific
Số nhập vào được hiển thị dưới
dạng số khoa học
Kiꢖu dꢑ liꢋu Text
Thꢖ hiꢋn
Nhập 100 ꢀ 1.0E+02
ꢓꢏnh dꢜng
Ví dꢌ minh hꢧa
>
Đổi dữ liệu nhập vào thành chữ in “tin học” ꢀ “TIN
hoa HỌC”
Đổi dữ liệu nhập vào thành chữ in “INTERNET”
<
ꢀ
thường
“internet”
@
&
Dữ liệu bắt buộc nhập
Dữ liệu không bắt buộc nhập
Kiꢖu dꢑ liꢋu Data / Time
Thꢖ hiꢋn
General Date Ngày giờ đầy đủ
ꢓꢏnh dꢜng
Ví dꢌ minh hꢧa
2/5/02, 08:42:00 PM
Long Date
Thứ, tháng, ngày, năm
Sunday, March 16,
2002
Medium
Date
Ngày – tháng – năm
12 – Apr – 02
Short Date
Long Time
Medium
Time
Ngày – tháng – năm
Giờ: phút: giây AM/PM
Giờ: phút AM/PM
5/8/02
3:24:53 PM
9:28 PM
Short Time
Giờ: phút
6:46
Các ký tꢨ ꢕꢏnh dꢜng biꢖu diꢖn filed theo ngàygiꢪ
Ký tꢨ
Công dꢌng
Dấu cách giờ phát giây. Định nghĩa bởi International(Control
:
Panel).
Dấu cách Ngày tháng năm.
/
c
Ngày chuẩn theo Standard General Date
Ngày trong tháng, 1 hoặc 2 cột tùy theo cần thiết (1-31).
Ngày trong tháng, luôn luôn 2 cột số (01-31).
Tên tắt của ngày trong tuần (Sun-Sat)
d
dd
ddd
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
14
Tên đầy đủ của ngày trong tuần (Sunday-Saturday)
Ngày theo chuẩn Standard Sort Date
Ngày theo chuẩn Standard Long Date
Tháng trong năm,1 hay 2 cột số tùy theo cần thiết.
Tháng trong năm (01-12).
dddd
ddddd
dddddd
m
mm
Tên tắt của tháng trong năm (Jan-Dec)
Tên đầy đủ của tháng trong năm(January-December).
Dạng đầy dủ của ngày tháng năm.
Quý trong năm (1-4)
mmm
mmmm
dd/mm/yyyy
q
y
Ngày trong năm (1-366).
Năm không có phần thế kỷ (01-99).
Năm có phần thế kỷ (0100-9999).
Giờ trong ngày, 1 hay 2 cột số tùy theo yêu cầu (0 – 23)
Giờ trong ngày (00 – 23).
yy
yyyy
h
hh
n
Phút, 1 hay 2 cột số tùy theo yêu cầu (0 – 59).
Phút (00 – 59)
nn
s
Giây, 1 hay 2 cột số tùy theo yêu cầu (0 – 59).
Giây(00-59).
ss
Giờ theo cách chia 12 giờ, sang AM chiều
PM
AM/PM,am/pm,A/P,a/p,AM
M
+ Input Mask: mặt nạ định dạng dữ liệu, quy định cách thức nhập dữ
liệu, dùng để bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải
tuân theo đúng định dạng đó.
Kí tꢨ
Ý nghꢫa cho phép nhꢞp
Kí số 0 ꢀ 9, bắt buộc nhập
0
9
Kí số 0 ꢀ 9 và khoảng trắng, không bắt buộc nhập
Kí số 0 ꢀ 9 và khoảng trắng
#
Kí tự A ꢀ Z , bắt buộc nhập
L
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
15
Kí tự A ꢀ Z , không bắt buộc nhập
?
A
a
Kí tự hoặc kí số, bắt buộc nhập
Kí tự hoặc kí số, không bắt buộc nhập
Bất kì một kí tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập
&
C
Bất kì một kí tự nào hoặc khoảng trắng, không bắt buộc
nhập
Các dấu phân cách: số lẻ, phần ngàn, ngày, giờ (các dấu
phân cách này còn phụ thuộc vào bên trong thuộc tính
Regional Settings của Control Panel trên Windows)
. ,: ; - /
Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang thường
Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ IN
<
>
+ Decimal Place: qui định số chữ số thập phân.
+ Caption: đặt tiêu đề cho trường, tiêu đề này được thể hiện trong bảng
ở chế độ cập nhật dữ liệu. Nếu không khai báo tiêu đề thì MS Access
sẽ lấy tên trường làm tiêu đề.
+ Default Value: cài đặt giá trị mặc định ban đầu của trường khi thêm
một mẫu tin mới.
+ Validation Rule: cài đặt quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập vào bảng có hợp
lệ hay không.
+ Validation Text: cài đặt câu thông báo sẽ hiện ra khi nhập dữ liệu
không đúng với quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập vào bảng.
+ Required: xác định dữ liệu trên trường là bắt buộc phải nhập hay có
thể để trống (chọn Yes hoặc No).
+ Allow Zero Length: xác định việc cho phép chứa một chuỗi có chiều
dài bằng 0 (chọn Yes hoặc No).
+ Indexed: xác định có đặt chỉ mục trên trường đó hay không.
* Thꢩ Lookup:
+ Display control: là thuộc tính thể hiện điều khiển cho phép chọn loại
điều khiển (có thể là Text box, Combo box, List box).
+ Row Source Type: xác định kiểu dữ liệu nguồn (Table/Quety, Value
List, Field List).
+ Row Source: tên nguồn dữ liệu được lấy vào hoặc danh sách các giá
trị đưa vào (nếu kiểu dữ liệu là Value List).
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
16
+ Bound Column: số thứ tự của trường trong dữ liệu nguồn được tham
chiếu đến.
+ Column Count: số trường (cột) hiển thị trong danh sách.
+ Column Heads: xác định có thể hiện tiêu đề các trường trong danh
sách hay không.
+ Column Widths: độ rộng của các trường trong danh sách.
+ List Rows: số dòng tối đa hiển thị trong danh sách.
+ List Width: độ rộng của cả danh sách.
+ Limit To List: xác định chỉ cho phép chọn các giá trị trong danh sách
(Yes) hoặc không bắt buộc phải chọn giá trị trong danh sách (No).
2.2.5 Tꢜo khoá chính
Các bưꢅc thꢋc hiꢈn:
Bưꢊc 1: Mở bảng ở chế độ thiết kế.
Bưꢊc 2: Chọn các trường làm nên khóa chính.
Bưꢊc 3: Vào Edit ---> chọn Primary Key (hoặc nhấp chuột vào nút
Primary Key trên thanh công cụ)
Chúng ta cꢥng có thꢓ ꢉꢌt lꢚi khóa chính cho bꢆng hoꢌc xóa khóa
chính cꢟa bꢆng bꢐng cách chꢗn các trꢀꢁng làm khóa cꢏn xóa rꢍi thꢑc hiꢈn
bꢀꢘc 3.
2.2.6 Lưu cꢠu trúc bꢎng
Để lưu lại cấu trúc bảng vừa thiết kế, ta thực hiện:
Vào File ꢀ chọn Save
2.3 Các chꢬ ꢕꢍ hiꢖn thꢏ cꢗa bꢎng dꢑ liꢋu
2.3.1 Mꢐ bꢎng ꢐ chꢬ ꢕꢍ thiꢬt kꢬ (Design View)
Khi muốn sửa đổi cấu trúc của bảng. Thực hiện như sau:
- Chọn bảng muốn mở.
- Nhấp chuột vào nút hành động Design.
2.3.2 Mꢐ bꢎng ꢐ chꢬ ꢕꢍ cꢞp nhꢞt dꢑ liꢋu (Datasheet)
Khi muốn nhập dữ liệu cho bảng hoặc xóa, sửa dữ liệu.
- Chọn bảng muốn mở.
- Nhấp chuột vào nút Open hoặc có thể nhấp đúp chuột vào tên bảng.
2.3.3.Chuyꢖn ꢕꢛi qua lꢜi giꢑa các chꢬ ꢕꢍ hiꢖn thꢏ
Để chuyển đỗi qua lại giữa các chế độ hiển thị khi bảng biểu đang mở
ta vào menu View ꢀ Design View/ Datasheet View (hoặc kích chọn nút
View tương ứng
/
trên thanh công cụ)
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
17
2.4 Sꢚa ꢕꢛi cꢠu trúc bꢎng
2.4.1 Chꢧn mꢍt hoꢔc nhiꢒu trưꢪng
Chꢧn mꢍt trưꢪng: Kích chuột vào đầu thanh chọn (trước tên trường)
của trường cần chọn.
Chꢧn nhiꢒu trưꢪng liên tꢌc:
- Tại vị trí đầu thanh chọn, Drap chuột từ trường đầu tiên kéo đến
trường cuối cùng trong danh sách cần chọn.
- Hoꢔc nhấn giữ phím Shift, sau đó kích chuột chọn trường đầu
tiên và trường cuối cùng trong danh sách các trường cần chọn.
Chꢧn nhhiꢒu trưꢪng không liên tꢌc: nhấn giữ phím Ctrl, sau đó kích
chuột chọnlần lược các trường.
2.4.2 Chèn mꢍt hoꢔc nhiꢒu trưꢪng
Chèn mꢍt trưꢪng:
- Chọn vị trí muốn chèn thêm trường.
- Vào Insert ꢀ chọn Rows (Hoặc kích chuột phải, chọn Insert
Rows) nếu ở chꢌ ꢍꢄ thiꢌt kꢌ Design View.
Vào Insert ꢀ chọn Column (Hoặc kích chuột phải, chọn Insert
Column) nếu ở chꢌ ꢍꢄ nhꢃp dꢇ liꢈu Datasheet View.
Chèn nhiꢒu trưꢪng:
- Mở bảng biểu ở chế độ thiết kế Design
- Chọn vị trí chèn thêm trường
- Chọn số lượng dòng đúng bằng số lượng trường cần chèn thêm.
- Vào Insert ꢀ chọn Rows (Hoặc kích chuột phải, chọn Insert
Rows)
2.4.3 Xóa mꢍt hoꢔc nhiꢒu trưꢪng
- Chọn các trường muốn xóa.
- Vào Edit ꢀ chọn Delete (Hoặc kích chuột phải, chọn Delete
Rows) nếu ở chꢌ ꢍꢄ thiꢌt kꢌ Design View.
Vào Edit ꢀ chọn Delete Column (Hoặc kích chuột phải, chọn
Delete Column) nếu ở chꢌ ꢍꢄ nhꢃp dꢇ liꢈu Datasheet View.
2.4.4 Sao chép, di chuyꢖn trưꢪng
- Chọn trường muốn sao chép/ di chuyển.
- Vào Edit ꢀ chọn Copy/Cut (hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl+C/Ctrl+X)
- Chọn nơi muốn xuất hiện trường đã sao chép/di chuyển đến.
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
18
- Vào Edit ꢀ chọn Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Ta có thể di chuyển vị trí các trường bằng cách chọn các trường cần di
chuyển ꢀ Di chuyển chuột đến vị trí đầu các trường vừa chọn sao cho con
chuột hiện thành hình mũi tên màu trắng ( ) ꢀ Drap chuột tới vị trí mới.
2.4.5 ꢓꢛi tên trưꢪng
ꢎ chꢌ ꢍꢄ thiꢌt kꢌ Design View: ta chỉ cần xóa tên cũ sau đó đặt lại tên
mới.
ꢎ chꢌ ꢍꢄ nhꢃp dꢇ liꢈu Datasheet View: Chọn các trường muốn đỗi
tên ꢀ Vào menu Format ꢀ chọn (Hoặc kích chuột phải, chọn Rename
Column).
* Sau khi thꢑc hiꢈn các thao tác sꢜa ꢉꢤi cꢕu trúc bꢆng, ta phꢆi thꢑc hiꢈn
thao tác lꢀu cꢕu trúc bꢆng ꢉꢓ giꢇ lꢚi nhꢇng gì ta vꢠa sꢜa ꢉꢤi cho bꢆng.
2.5 Thiꢬt lꢞp quan hꢋ giꢑa các bꢎng
2.5.1 Tꢙm quan trꢧng cꢗa quan hꢋ giꢑa các bꢎng
Các bảng trong cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ thực thể kết hợp,
thường ngay sau khi thiết kế xong cấu trúc bạn phải tạo mối quan hệ
(Relationships) giữa các bảng này. Khi thiết lập mối quan hệ, tính chất nhất
quán của dữ liệu sẽ được đảm bảo tốt hơn.
Thí dꢊ: Trong hệ thống quản lý hồ sơ sinh viên ở một trường đại học
có một bảng SINHVIEN lưu trữ thông tin về cac sinh viên, một bảng
KHOA lưu trữ thông tin về các khoa, một bảng MONHOC lưu trữ thông
tin về các môn học, một bảng KETQUA lưu trữ thông tin về kết quả thi của
các sinh viên ta thấy để phát hiện việc nhập sai mã sinh viên ở bảng kết quả
(trường hợp mã nhập sai không thuộc của sinh viên nào trong trường) thì
bảng này cần có mối liên hệ vớ mã sinh viên ở bảng SINHVIEN để khi
nhập sai trong trường hợp trên thì sẽ đưa ra thông báo lỗi.
2.5.2 Các loꢜi quan hꢋ
Để tạo mối liên kết (Relationships) giữa các table phải thỏa mãn yêu
cầu sau:
- Hai table phải có chung nhau một vùng thuộc tính (Field)để làm vùng
liên kết.
- Tùy theo tính chất của vùng liên kết trong bảng sẽ cho tính nối kết
tương ứng của mối liên kết hai ngôi (hai bảng tham gia liên kết)
+ Nếu là khóa (primary key) của bảng: nối kết 1(one).
+ Nếu là vùng mô tả: nối kết ∞ (many).
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
19
- Quan hệ mꢍt – mꢍt (one to one): dùng để mô tả mối quan hệ 1 – 1 của
2 bảng, trong đó, ứng với giá trị của một trường khóa của bảng này chỉ
tìm thấy duy nhất 1 giá trị tương ứng của trường có quan hệ trong
bảng kia.
Ví dꢌ: Trong một năm học, một giáo viên chỉ được phân công chủ
nhiệm một lớp.
1: 1
GVCN
LỚP
- Quan hệ mꢍt – nhiꢒu (one to many): dùng để mô tả mối quan hệ
1 - ∞ (hoặc ∞ -1) của 2 bảng, trong đó, ứng với 1 giá trị của trường
khóa của bảng này cho phép tìm thấy nhiều giá trị trong trường tương
ứng.
Ví dꢌ: Một sinh viên thì có thể học nhiều môn học.
1:
∞
SINHVIEN
KETQUA
- Trong thực tế còn có mối quan hệ nhiꢒu – nhiꢒu: không dùng trong
cơ sở dữ liệu quan hệ.
2.5.3 Các bưꢊc tꢜo quan hꢋ
Để tạo mối liên kết ta thực hiện theo các bước sau:
Bưꢊc 1: Mở cửa sổ quan hệ:
- Vào Tool ꢀ chọn Relationships (Hoặc hắp biểu tượng trên thanh
Toolbar). Cửa sổ Relationships hiện ra cùng với hộp thoại Show
Table.
Hình 2.5
Bưꢊc 2: Đưa các bảng vào cửa sổ quan hệ:
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
20
- Chọn thẻ Table ꢀ chọn bảng muốn tạo quan hệ, nhấp chuột vào
nút Add để chèn bảng đã chọn vào cửa sổ quan hệ (hoặc kích
đúp chuột vào tên bảng)
* Trꢀꢁng hꢊp hꢃp thoꢚi Show Table ꢉã bꢙ ꢉóng, muꢒn hiꢓn thꢙ hꢃp
thoꢚi này ta vào menu Relationships ꢀ chꢗn Shows table (Hoꢌc
nhꢕp phꢆi chuꢃt tꢚi vùng trꢒng trên màn hình ꢀ chꢗn Shows table)
Bưꢊc 3: Thiết lập quan hệ giữa các bảng.
- Chọn trường cần tạo quan hệ ở bảng mà trường đó làm khóa
chính, sau đó kéo lê chuột và thả vào trường muốn tạo quan hệ ở
bảng mà trường đó làm khóa ngoại.
Hình 2.6
- Xác định các qui tắc ràng buộc cho mối quan hệ: chọn ô kiểm tra
hiệu lực của ràng buộc toàn vẹn (Enforce Referential
Integrity).
+ Việc chọn ⌧Enforce Referential Integrity buộc Access
phải kiểm tra gía trị tên vùng liên kết của mẩu tin bên Many
phải ứng với bên One. Từ đó không cho phép có một mẩu
tin có giá trị trên vùng liên kết bên many mà không có bên
One.
+ Việc chọn ⌧ Cascade Update Related Field sẽ cho phép
khi bạn sửa nội dung giá trị trên vùng nối kết bên One dẩn
đến Access sẽ xóa tất cả các mẩu tin liên hệ ở bên many.
Điều này có thể dẩn đến nguy hiểm trầm trọng. Thí dụ, khi
xóa mã sản phẩm(MSP)trong table SANPHAM dẩn đến các
mẩu tin cũng mã này trong tập HOADON sẽ bị xóa sạch.
Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh
Tải về để xem bản đầy đủ
170 trang
19980
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_tin_hoc_ung_dung_trong_kinh_doanh.pdf
