Giáo trình Kỹ năng thuyết trình - Hồ Thanh Mỹ Phương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG

DỰ ÁN P.H.E

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

(Tài liệu phục vụ chuyên đề rèn luyện kỹ năng sống

cho sinh viên thiệt thòi trường ĐHAG)

Biên soạn: TS. Hồ Thanh Mỹ Phương

Và nhóm cộng tác viên:

Trương Thị Mỹ Dung

Đoàn Mỹ Ngọc

Tháng 01/ 2007

1

`LỜI NÓI ĐẦU

Thuyết trình là một hoạt động không thể thiếu đối với sinh viên trong trường đại học

ngày nay. Cùng với việc đổi phương pháp dạy học, các trường đại học ngày nay trong đó có

trường đại học An Giang đã chuyển dần từ kiểu giảng dạy truyền đạt một chiều sang phương

pháp dạy học lấy người học làm trung tâm. Do vậy sinh viên ngày nay đến lớp không phải chỉ

để nghe giảng bài và ghi chép bài giảng của giảng viên. Sinh viên ngày nay thường xuyên

được yêu cầu tự tra cứu tài liệu và trình bày trước lớp. Kỹ năng trình bày hay thuyết trình

trước nhiều người vì vậy trở nên rất cần thiết đối với sinh viên ngày nay. Có được những bài

thuyết trình thành công trước lớp hay trước đám đông sẽ góp phần giúp sinh viên thành công

trong học tập ở trường. Kỹ năng này cũng rất cần thiết cho sinh viên khi trình bày các công

trình nghiên cứu, khoá luận, báo cáo khoa học, v.v trong và ngoài trường. Sau khi tốt nghiệp,

kỹ năng thuyết trình sẽ giúp sinh viên tự tin, thành công hơn ở nơi làm việc.

Với mong muốn giúp sinh viên trường đại học An Giang, đặc biệt là sinh viên thiệt

thòi luyện tập kỹ năng thuyết trình nhằm giúp sinh viên thành công trong học tập cũng như

trong công việc sau này, chúng tôi thiết kế tài liệu “kỹ năng thuyết trình” để sử dụng trong các

lớp chuyên đề “ Kỹ năng thuyết trình” tại trường đại học An Giang. Tài liệu này cung cấp các

nội dung cơ bản về lý thuyết dùng kèm theo các hoạt động trong các lớp chuyên đề. Mong

rằng các lớp chuyên đề về kỹ năng thuyết trình tới đây sẽ thú vị và hữu ích cho các bạn sinh

viên.

Chúc các bạn thành công.

TS. Hồ Thanh Mỹ Phương

Và nhóm cộng tác viên

2

MỤC LỤC

Chương 1: TỰ ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH.

Tự đánh giá khả năng thuyết trình ….………………………………………….. 4

Khắc phục sự hồi hộp khi thuyết trình …………………………………………..7

Chương 2: CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI THUYẾT TRÌNH

Chuẩn bị về hình dáng bên ngoài ………………………………………………14

Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình ………………………………………….....16

Tám bước cần thiết để chuẩn bị tốt một bài thuyết trình ………………………19

Chương 3 : DỤNG CỤ TRỰC QUAN

Chuẩn bị và sử dụng dụng cụ trực quan………………………………………...29

10 cách để chuẩn bị dụng cụ trực quan hiệu quả ………………………………30

Màu sắc dùng trong các dụng cụ trực quan …………………………………....32

Chương 4: LUYỆN TẬP THUYẾT TRÌNH

Cách luyện tập thuyết trình ……………………………………………………35

Điều khiển không khí của buổi thuyết trình …………………………………...36

Chương 5: TIẾN HÀNH THUYẾT TRÌNH

Cách tiến hành thuyết trình ……………………………………………………40

Các lưu ý trong khi thuyết trình ……………………………………………….41

Kỹ thuật đặt câu hỏi và trả lời khi thuyết trình ………………………………..46

Chương 6: THỰC HÀNH

Ôn tập các nội dung và thực hành …………………………………………….50

Danh mục các bước cần thực hiện để có một bài thuyết trình thành công…….51

3

Chương 1: TỰ ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

4

Hãy đối chiếu xem bạn thuộc mẫu người

nào.

Mẫu Người

Đặc Điểm

_____NGƯỜI TRỐN TRÁNH

_____NGƯỜI THỤ ĐỘNG

Người thuộc dạng này luôn tìm cách trốn tránh

xuất hiện trước đám đông và thuyết trình.

Người thuộc dạng này luôn rất sợ bị yêu cầu phát

biểu. Người thụ động không trốn tránh việc phát

biểu nhưng không bao giờ hứng thú với việc này.

Khi phát biểu, họ luôn cảm thấy khó khăn và rất

miễn cưỡng.

_____NGƯỜI CHẤP NHẬN

_____NGƯỜI TÌM CƠ HỘI

Người thuộc dạng này sẽ phát biểu nhưng không

mong muốn lắm. Người chấp nhận đôi khi nghĩ

rằng họ đã làm rất tốt. Đôi khi họ lại cảm thấy

thích phát biểu trước đám đông.

Người thuộc dạng này luôn tìm cơ hội nói trước

đám đông. Người tìm cơ hội hiểu rằng sự hồi

hộp sẽ là chất kích thích làm tăng hứng thú khi

thuyết trình. Họ sẽ trở nên rất tự tin và thuần

thục trong giao tiếp vì có cơ hội nói thường

xuyên.

5

BẢNG TỰ ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Để thuyết trình hiệu quả, hãy kiểm tra kỹ năng thuyết trình của bạn. Bảng đánh giá dưới đây

sẽ cho bạn biết cần phải tập trung vào những khía cạnh nào để phát triển năng lực của bạn.

Hãy đọc các câu sau và khoanh tròn những số phù hợp với bạn nhất. Sau đó chú ý những ý mà

bạn đã đánh số 1, 2 hay 3.

Thường xuyên

Không bao giờ

1. Tôi xác định các mục tiêu cơ bản trước khi

chuẩn bị bài thuyết trình

5

4

3

2 1

2. Tôi xem xét tiêu chuẩn, nhu cầu, và những hạn

chế của người nghe.

4

3

3. Tôi viết các ý chính trước rồi chuẩn bị bài

thuyết trình xoay quanh các ý này

3

4. Khi bài thuyết trình đã được sắp xếp trật tự,

tôi xem đi xem lại các ý chính

5. Tôi xây dựng phần mở đầu thu hút sự chú ý

của người nghe nhưng vẫn bảo đảm những thông

tin cơ bản cần thiết

6. Phần kết luận của tôi luôn có liên quan với phần

mở đầu và nếu thích hợp thì hãy lồng vào “một

lời kêu gọi hành động”

5

4

3

2 1

7. Tôi chuẩn bị kỹ các dụng cụ trực quan sao cho

đơn giản, dễ hiểu,và có tác dụng

5

4

3

2 1

8. Số lượng các dụng cụ trực quan thích hợp sẽ

làm tăng hiệu quả của bài thuyết trình

9. Lí lẽ tôi đưa ra rất hợp lí và làm rõ các luận điểm,

nhờ đó, bài thuyết trình của tôi thuyết phục được

người nghe

10. Sự hồi hộp nung đúc thêm sự hăng say khi thuyết

5

4

3

2 1

6

trình chứ không cản trở tôi.

11. Tôi chắc rằng bài thuyết trình của tôi sẽ thuyết

phục người nghe và họ sẽ thấy được những lợi ích

mà bài thuyết trình của tôi mang lại

5

4

3

2 1

12. Tôi trình bày hết sức nhiệt tình và hăng say

4

3

2 1

13. Tôi tập chú ý vào người nghe và hạn chế nhìn vào giấy 5

14. Bản ghi chú chỉ có những “từ khóa” vì vậy tôi tránh nhìn 5

vào bản thảo

15. Tôi tập thuyết trình và sử dụng các dụng cụ trực

quan trong bài thuyết trình

5

4

3

2 1

16. Tôi chuẩn bị trước câu hỏi và tập trả lời trước để

giải quyết nhanh các câu hỏi này

17. Tôi sắp xếp chỗ ngồi (nếu thích hợp) và kiểm tra

băng ghi hình cẩn thận trước buổi thuyết trình

18. Tôi luôn nhìn về phía người nghe

19. Cử chỉ của tôi tự nhiên và không bị gò bó bởi sự

hồi hộp

5

4

3

2 1

20. Giọng tôi lớn và rõ chứ không đều đều

5

4

3

2 1

Tổng số điểm

Nếu tổng số điểm của bạn từ 80 đến 100, bạn là một nhà hùng biện tài ba, bạn

chỉ cần giữ vững các kỹ năng cơ bản thôi.

Nếu tổng số điểm của bạn từ 60 đến 80, bạn rất có khả năng trở thành một diễn

giả giỏi.

Nếu tổng số điểm của bạn từ 40 đến 60 thì khoá huấn luyện này có thể giúp

bạn đáng kể đấy

Nếu tổng số điểm của bạn từ 30 đến 40 thì bạn cần phải luyện tập thường hơn.

Nếu tổng số điểm của bạn dưới 30, hãy xắn tay áo và hành động ngay. Thật

không dễ dàng gì nhưng bạn sẽ tiến bộ nhanh nếu cố gắng

Khi học xong khoá huấn luyện này, hãy làm bài đánh giá này một lần nữa và

so sánh điểm số. Bạn sẽ hài lòng với những tiến bộ của mình.

7

KHẮC PHỤC SỰ HỒI HỘP

Hồi hộp là trạng thái tự nhiên khi bị căng thẳng. Chúng ta

thường căng thẳng khi thuyết trình. Những thay đổi tâm sinh

lí sẽ gây ra các triệu chứng như là hồi hộp, đổ mồ hôi, run rẩy

tay chân, thở nhanh, và tim đập nhanh.

Đừng lo lắng! Nếu bạn có các triệu chứng như trên trước hoặc

trong suốt buổi thuyết trình thì bạn là người bình thường đấy.

Rất hiếm người không có các triệu chứng trên. Hầu như tất cả

mọi người đều cảm thấy căng thẳng trước khi thuyết trình hay

thậm chí là khi chỉ làm một việc đơn giản như “tự giới thiệu”. Những cách sau đây sẽ giúp

bạn phát huy hết khả năng.

Khi bạn đã biết cách chế ngự sự căng thẳng, buổi thuyết trình có thể sẽ sôi nổi hơn. Những

trang tiếp theo sẽ giúp bạn biết cách tận dụng sự hồi hộp và thuyết trình tốt hơn.

Có một người đã nói rằng “ Hãy trút bỏ sự bồn chồn và tập trung vào một việc”.

Leo là một kỹ sư của công ty AT&T. Anh ấy sẽ phải trình bày dự án

mà anh ta đang xây dựng trước giám đốc từ các chi nhánh của Bell

Labs. Anh ấy biết đề tài, nhưng người nghe sẽ xem xét rất kỹ những

đề xuất của anh, và chắc chắn Leo sẽ phải trả lời những câu hỏi rất

khó. Mỗi khi Leo nghĩ đến việc cần phải chuẩn bị nói gì thì anh ta trở

nên rất căng thẳng.

8

Nếu trước khi thuyết trình mà Leo gặp những vấn đề như vậy thì những cách sau đây

sẽ hữu dụng.

CÁCH GI

Ả

M H

Ồ

I H

Ộ

P

1. CHUẨN BỊ KỸ

Một trong những nguyên nhân chính gây sợ hãi là thiếu sự chuẩn bị. Phần sau của tập

tài liệu này sẽ cho bạn biết những kỹ năng rất đơn giản cần thiết cho công tác chuẩn

bị một buổi thuyết trình. Bởi vì việc chuẩn bị trước một cách kỹ lưỡng sẽ giúp bạn có

thêm tự tin và giúp buổi thuyết trình thành công hơn.

2. TƯỞNG TƯỢNG

Hãy tưởng tượng bạn bước vào phòng, được giới thiệu, hăng say thuyết trình, giải đáp

các câu hỏi thật tự tin và nhận thức được rằng bạn đã làm rất tốt. Thử mường tượng

các tình huống như vậy sẽ giúp bạn biết mình cần phải làm gì để thành công.

3. LUYỆN TẬP

Nhiều diễn giả đọc nhẩm hay chỉ

mường tượng bài thuyết trình trong

đầu. Thay vì vậy, bạn hãy đứng dậy

và luyện tập như thể có khán giả ngay

trước mặt bạn và sử dụng các dụng cụ

trực quan (nếu có). Ít nhất cũng cần

9

phải tập luyện hai buổi. Nếu có thể, nhờ một người nhận xét hoặc ghi hình lại các buổi

tập. Xem lại băng ghi hình, lắng nghe nhận xét và chỉnh sửa nếu cần thiết trước buổi

luyện tập cuối cùng. Đây là cách luyện tập tốt nhất.

Duyên là sinh viên lớp Anh văn năm thứ hai. Hôm nay cô phải trình bày

trước lớp một nội dung đã tiến hành nghiên cứu. Tâm, bạn cùng lớp của

cô sắp trình bày xong phần của anh ta và trong hai phút nữa Duyên sẽ

phải thuyết trình. Cô ta cực kỳ hồi hộp khi phải tập trung và giữ bình tĩnh.

Tình huống của Duyên rất phổ biến. Nếu bạn cảm thấy hồi hộp ngay trước khi thuyết

trình, hãy thử những cách sau đây vào lần phát biểu tiếp theo:

4. NHỊP THỞ

Khi các cơ bắp của bạn bị căng ra và bạn cảm thấy hồi hộp, có lẽ bạn thở chưa đủ sâu.

Điều đầu tiên cần phải làm đó là thả lỏng, chân duỗi thẳng, thư giãn, và hít thở thật sâu

một vài lần.

5. HÃY THƯ GIÃN

Thay vì nghĩ về sự căng thẳng-hay cứ căng thẳng. Hãy tự bảo mình “tôi ” khi hít vào

và “thư giãn” khi thở ra. Cố gắng đừng suy nghĩ hay lo sợ mà hãy lập lại điệp khúc ”

tôi - thư giãn” trong vài phút.

10

6. GIẢI TỎA CĂNG THẲNG

Khi bạn căng thẳng và các cơ bị căng ra, bạn sẽ hồi hộp nhiều hơn. Điều này làm cho

tay chân bạn run rẩy. Trước khi thuyết trình, tốt nhất là hãy thực hiện vài cử động để

giảm căng thẳng.

Bắt đầu với ngón cái và cơ bắp chân, hãy căng cơ (ngón chân, bàn chân, bắp chân, bắp

đùi, dạ dày, ngực, vai, cánh tay và ngón tay) trước khi bắt tay vào việc. Ngay lập tức

căng thẳng sẽ được giải tỏa và hãy thở thật sâu. Lập lại các động tác này cho đến khi

bạn cảm thấy hết căng thẳng. Nên nhớ rằng bài tập này được thực hiện một cách kín

đáo để mọi người không biết bạn đang thư giãn!

Anh Quang là kế toán làm việc cho một tổ chức tài chính lớn. Anh ta

luôn cảm thấy rất hồi hộp khi thuyết trình. Anh ta đổ mồ hôi, tay run

lẩy bẩy, giọng trở nên đều đều (và có lúc không nghe được). Anh ta

cũng không ở yên một chỗ và cứ loay xoay với chiếc bút, nhìn vào bài

soạn hay máy chiếu, chứ không nhìn vào khán giả. Anh ta nôn nóng kết

thúc sớm và trở về chỗ ngồi

11

Trường hợp của anh Quang không hiếm. Có lẽ bạn không mắc phải tất cả các triệu

chứng trên nhưng sẽ gặp các triệu chứng tương tự. Những kỹ thuật dưới đây sẽ có ích

cho bạn trong trường hợp này.

7. DI CHUYỂN

Bạn sẽ căng thẳng nếu chỉ đứng một chỗ và không cử động. Để thư giãn, bạn cần giải

tỏa căng thẳng bằng cách cử động các cơ bắp. Nếu bạn cảm thấy tay chân bị bó buộc

khi trình bày thì hãy tập thư giãn như thể bạn đang đối thoại với ai đó cho quen khi

thuyết trình. Vì bình thường bạn không thể khoa chân múa tay nhiều.

Những cử động ở phần trên cơ thể rất quan trọng, nhưng di chuyển bàn chân cũng góp

phần làm giảm căng thẳng. Bạn nên bước qua lại hoặc tiến về phía người nghe. Khi

đứng nói trên bục, bạn hãy đi quanh bục để tạo sự chú ý ( nếu micro có thể di chuyển

được). Điều này sẽ giúp bạn thư giãn và thu hút sự chú ý của người nghe. Nếu bạn

không thể đi quanh bục thì thỉnh thoảng hãy bước qua, bước lại để bớt căng thẳng.

8. NHÌN NGƯỜI NGHE

Hãy biến bài thuyết trình trở thành bài đối thoại. Nhìn mọi người một cách thân thiện.

Bạn sẽ cảm thấy thư giãn và không bị cô lập nếu nhìn mọi người trong khi thuyết trình

và điều này sẽ giúp mọi người thích bạn.

12

ÔN LẠI VIỆC KHẮC PHỤC SỰ HỒI HỘP.

Bạn sẽ áp dụng các mục nào trong bảng sau đây vào bài thuyết trình

Tôi dự định:

ꢀ Chuẩn bị tài liệu

ꢀ Tưởng tượng ra mình sẽ trình bày thật thành công

ꢀ Tập sử dụng tất cả các dụng cụ trực quan trong bài thuyết trình

ꢀ Chú ý những cách thư giãn đơn giản, kín đáo

ꢀ Luôn hướng về người nghe để giảm bớt căng thẳng

ꢀ Di chuyển trong khi nói để tự nhiên và thư giãn

ꢀ Mắt luôn hướng về người nghe.

LUYỆN TẬP SẼ GIÚP HOÀN HẢO HƠN

13

Chương 2: CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH

14

CHUẨN BỊ HÌNH DÁNG BÊN NGOÀI

Đây không phải là những hướng dẫn cụ thể về thời trang mà chỉ là những lưu ý về

cách ăn mặc và diện mạo. Nói chung là tránh sự lố bịch, giữ khuôn mẫu , đơn giản, hài hòa.

Bạn phải là trọng tâm trong buổi thuyết trình chứ không phải quần áo bạn mặc.

Sau đây là một vài gợi ý khi bạn thuyết trình trước một hội nghị trịnh trọng

Đối với phụ nữ

1. Quần áo phải vừa vặn, không quá chật.. Thông thường, bạn sẽ trông lịch lãm hơn khi

mặc áo dài tay.

2. Chọn 2-3 màu phù hợp với màu da và màu tóc của bạn. Bạn nên tham khảo sách

hướng dẫn về chọn màu phù hợp. Bạn có thể kết hợp các phụ kiện khác nhau với trang

phục để tạo ra sự đa dạng. Tìm loại vải tốt và bảo đảm không gây ra tiếng động khi di

chuyển! Nói chung, tránh màu đỏ tươi, cam, đen và trắng vì những màu này rất chói

và làm mất sự tập trung vào khuôn mặt của bạn.

3. Tránh sử dụng trang sức lấp lánh, lòng thòng hay phát ra tiếng ồn. Khi thuyết trình,

bạn cần sử dụng những phụ kiện trang nhã. Bông tai, vòng tay khác thường đôi khi

làm khán giả khó chịu và làm họ mất tập trung vào bài thuyết trình.

4. Trang điểm đơn giản và phù hợp với trang phục. Trang điểm quá đậm sẽ tạo ấn tượng

xấu. Trang điểm đẹp là khi kiểm soát được những vùng bóng nhờn trên gương mặt,

làm nổi bậc những nét tự nhiên và giúp bạn thoải mái ngay cả trong một buổi thuyết

trình gay go.

5. Tóc cũng cần hài hoà với hình dáng của bạn.

Đối với nam giới

1. Trang phục phải được may cẩn thận. Khi thuyết trình, trang phục có kẻ ô vuông, màu

sáng hoặc không tương phản sẽ làm hình tượng của bạn xấu đi. Thông thường, màu

15

xanh sẫm, xám và đen cài đơn hay cài chéo là an toàn nhất. Tùy vào đối tượng người

nghe, một chiếc áo khoác thể thao và chiếc quần hợp màu sắc sẽ rất ấn tượng.

2. Áo khoác của nam thường có nút gài trong khi hầu hết áo khoác của nữ thì không. Bạn

có thể gài nút áo vét, không gài nút hay thậm chí có thể cởi áo khoác ra tùy vào tính

trang trọng của buổi thuyết trình.

3. Áo sơ mi phải vừa vặn và màu không quá sáng. Nếu bạn sợ áo thấm mồ hôi, hãy mặc

áo phông bằng cotton và áo sơ mi trắng bên ngoài. Nếu bạn chuẩn bị thu hình thì hãy

tránh mặc áo sơ mi trắng mà hãy sử dụng áo màu xám sáng (muối tiêu).

4. Cà vạt nên chọn loại nào có thể làm tôn lên gương mặt và đôi mắt của bạn. Kiểu cà vạt

đỏ cổ điển có thể không phù hợp với bạn. Thử nghĩ xem, cà vạt màu đỏ sẽ thu hút sự

chú ý của người nghe và họ không còn chú

ý bạn nữa. Cà vạt với màu dịu hơn có thể

sẽ phù hợp với bạn.

5. Giày vừa chân, thoải mái và được đánh

bóng cẩn thận. Tìm vớ phù hợp và có thể

che được cả đôi chân trần khi bạn ngồi

xuống.

6. Tóc hợp với khuôn mặt và phải tươm tất,

gọn gàng cho dù đó là kiểu gì đi nữa. Râu

quai hàm cũng phải gọn gàng và ria mép phải được tỉa trên vành môi.

Hướng dẫn cách sử dụng kính cho cả hai phái

Thông thường trong buổi thuyết trình, bạn chỉ nên mang kính khi cần nó mới có thể

nhìn thấy khán giả và đọc được các dụng cụ trực quan.. Bạn có thể không đeo kính

nếu bạn không cần dùng chúng , hoặc bạn có thể thay thế bằng kính sát tròng. Đó là vì

kính sẽ phản chiếu ánh sáng trong phòng và khán giả sẽ không nhìn vào mắt bạn được.

Cũng nên tránh sử dụng kính sát tròng màu vì khán giả khó mà nhìn vào mắt của bạn .

Hiện nay đã có loại kính chống choá. Và các diễn giả đều được khuyên sử dụng loại

kính này.

16

CHUẨN BỊ NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH

Trước tiên, bạn nên tự hỏi tại sao bạn tiến hành thuyết trình hay bạn thuyết

trình vì mục đích gì. Đáp án cho câu hỏi này có thể giúp bạn chuẩn bị tốt nội dung bài

thuyết trình của bạn.

Chẳng hạn như bạn được đề nghị trình bày trước ban giám đốc về ngân sách năm sau

của công ty . Đừng bắt đầu ngồi xuống và viết ra những gì bạn sẽ nói. Thay vào đó,

hãy nghĩ xem mục tiêu của bài thuyết trình của bạn là gì, sau đó bạn sẽ xác định được

bạn cần trình bày những gì để đạt mục tiêu đó.

Bạn có bị chất vấn về sự tăng trưởng của ngân sách không? Hay bị yêu cầu lên kế

hoạch giảm chi tiêu không? Hãy nghĩ về những mục tiêu cụ thể có liên quan đến người

nghe trước khi chuẩn bị bài thuyết trình.

Bạn có thể tưởng tượng ra việc xây nhà mà không có bảng vẽ không? Bất kì ai, trước

khi xây nhà đều phải có bảng vẽ để dựa vào đó mà tính toán việc mua vật tư và theo

dõi vật tư được sử dụng như thế nào. Giống như vậy, việc chuẩn bị tốt nội dung cho

bài thuyết trình sẽ giúp công việc trôi chảy và hiệu quả hơn. Xác định mục tiêu và tìm

hiểu đối tượng nghe là hai công đoạn rất cần thiết để chuẩn bị nội dung cho bài thuyết

trình.

Bước 1-Xác định mục tiêu

Cung cấp thông tin

Thuyết phục

Biểu đồ P-I

Biểu đồ này mô tả mối liên hệ giữa hai giai đoạn của bài thuyết trình: giai đoạn thuyết

phục (persuasive) và giai đoạn cung cấp thông tin (informative) trong bài thuyết trình.

Chúng không phải là hai loại riêng biệt mà là một quá trình liên tục. Tất cả những bài

thuyết trình thành công đều chứa đựng những thông tin cần thiết và các lý lẽ thuyết

phục.

17

Theo hướng mũi tên bài thuyết trình càng lúc càng mang tính thuyết phục hơn . Khi

bài thuyết trình còn trong giai đoạn cung cấp thông tin thì bài thuyết trình chứa đựng

nhiều con số, sự kiện, dữ liệu để làm rõ hay chứng minh vấn đề và các dữ liệu này

càng lúc càng mạnh mẽ hơn khi tiến gần trung tâm. Khi mũi tên đã đi qua trục tung ở

giữa, diễn giả muốn nêu ra những điều cần phải thay đổi; những lý lẽ thuyết phục sự

đồng tình hay sự quyết định.

Bước 2 – Tìm hiểu khán giả

Hãy đặt bạn vào vị trí của khán giả!

Khi tìm hiểu khán giả, bạn phải xem xét bốn khía cạnh sau:

1. Giá trị - Cần xác định điều gì là quan trọng đối với khán giả? Các tổ chức khác nhau

có những hệ thống giá trị khác nhau. Thuyết trình cho những người ngoài tổ chức của

bạn sẽ khác so với trình bày với những người trong cùng đơn vị. Ngay cả những người

cùng đơn vị nhưng từ các bộ phận khác nhau cũng sẽ có những nhận thức giá trị khác

nhau.

2. Nhu cầu - Tìm hiểu nhu cầu của nhóm trước buổi thuyết trình là rất quan trọng - có

thể những gì họ cần khác hẳn với những gì bạn nghĩ . Diễn giả phải tìm cách giải

quyết sự khác biệt này.

3. Sự bó buộc- Đó là những ức chế ngăn cản người nghe làm những gì họ muốn hay

nắm bắt những gì họ cần biết. Trong đó có các mặt sau:

A. Quan điểm về chính trị: Những quan điểm khác nhau về chính trị có thể sẽ

gây ra sự bó buộc. Nếu bạn cần sự ủng hộ của nhóm đối lập, bạn phải nghĩ đến điều

này ngay khi chuẩn bị bài thuyết trình. Thêm vào đó, những mâu thuẫn về tính cách và

những xung đột khác sẽ cản trở sự thành công của bài thuyết trình.

B. Tài chính: Bất cứ lúc nào bạn đề cập việc phải chi phí, bạn sẽ đối mặt với sự

chống đối. Phải đoán trước điều này và tìm cách giải quyết khi thuyết trình.

C. Kiến thức: Nên nhớ rằng mỗi khán giả có thể chuyên về một lĩnh vực riêng

và không biết nhiều về lĩnh vực khác. Vì vậy bạn không nên sử dụng các thuật ngữ,

18

viết tắt, từ chuyên ngành, vân vân làm cho người nghe không hiểu. Nếu không chắc là

thuật ngữ đó có thông dụng trong khán giả không bạn hãy hỏi khán giả xem họ có biết

các thuật ngữ đó không và nên định nghĩa nếu cần thiết.

4. Thông tin chung về buổi thuyết trình: bạn cần biết số lượng người nghe, địa điểm

thuyết trình, các trang thiết bị sẵn có, vv để chuẩn bị tốt cho buổi thuyết trình.

.

BẢNG NHẬN XÉT VỀ KHÁN GIẢ

Phiếu nhận xét này sẽ giúp bạn chuẩn bị hiệu quả hơn cho bài thuyết trình

1. Những mục tiêu có liên quan đến khán giả là:

__________________________________________________________________

2. Những giá trị cần phải quan tâm của từng khán giả bao gồm:

3. Khi trình bày, cần nhận ra những ức chế gì của từng khán giả cụ thể

_________________________________________________________

4. Những nhu cầu đặc biệt của người nghe

_________________________________________________________

5. Tôi có thể đánh giá kiến thức và các thuật ngữ về đề tài của người nghe về chủ

đề thuyết trình:

Cao____

6. Mức độ đồng tình của người nghe đối với các ý tưởng trình bày của tôi:

Cao____ Thấp____ Vừa____ Không biết____

7. Người nghe đánh giá trình độ thuyết trình của tôi:

Tốt____ Tệ______ Vừa________ Không biết____

Thấp____

Vừa____

Không biết____

8. Các ví dụ và các lý lẽ có tác dụng là:

9. Các ví dụ và lí luận có thể gây ra các phản ứng tiêu cực là

19

TÁM BƯỚC CẦN THIẾT ĐỂ CHUẨN BỊ TỐT MỘT

BÀI THUYẾT TRÌNH

Khi chuẩn bị một bài thuyết trình, chúng ta nên bắt đầu phần thân bài trước và đừng lo lắng về

phần mở đầu bởi vì thông thường, phần mở đầu được rút ra từ những ý của phần thân bài.

Những nhà thuyết trình chuyên nghiệp đã học được cách tổ chức phần trình bày của mình đi

từ trọng tâm ra những vấn đề có liên quan. Sau đây là những gợi ý có thể giúp bạn:

BƯỚC 1- Động não để có được những ý tưởng chính

Động não, suy nghĩ ra những ý tưởng chính cho phần trình bày

của bạn và ghi mỗi ý tưởng đó vào một mẫu giấy. Hãy để cho ý

tưởng đến một cách tự nhiên, đừng sửa chữa (bước này sẽ được

thực hiện sau). Ở bước này, bạn nghĩ ra càng nhiều ý tưởng càng

tốt.

Khi bạn đã có khá nhiều ý tưởng, hãy loại bỏ bớt một vài ý. Cố gắng tóm lại chỉ còn từ hai

đến năm ý chính thôi bởi vì đó là cách mà người ta thường sử dụng khi trình bày. Nếu như

bạn có nhiều hơn năm ý tưởng, thì hãy giảm chúng xuống bằng cách biến một vài ý thành

những ý nhỏ hơn.

VÍ DỤ

Giả sử như bạn phải trình bày với Ban Giám Đốc cấp trên để xin được cấp thêm 20% ngân

quỹ cho công ty của bạn vào năm tới. Bạn đã hoàn thành bảng phân tích người nghe, và bạn

biết rằng bạn phải trình bày thật thuyết phục. Bạn đã suy nghĩ ra 10 tới 15 ý tưởng chính và

bạn cũng đã tóm lại thành ba ý lớn như sau:

Chúng tôi cần phải

cập nhật

Chúng tôi cần có thêm

những

Chúng tôi cần được hỗ

trợ về tài chính

hệ thống máy vi tính

của chúng tôi

lập trình viên

để phát triển hệ thống

của chúng tôi

20