Bài giảng môn Kỹ năng thuyết trình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG

BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM

-------

Bài giảng môn học

KỸ NĂNG

THUYẾT TRÌNH

Thành phố Hồ Chí Minh - 2014

1

LỜI NÓI ĐẦU

Các bạn sinh viên thân mến!

Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh

nghiệp cho thấy hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin

việc là rất thấp. Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số hạn chế

nhất định, lý do quan trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần

thiết để hòa nhập và thành công trong công việc của các bạn. Đáp ứng nhu cầu đó,

Bộ môn Kỹ năng mềm ra đời nhằm mục tiêu trang bị cho các bạn đầy đủ một số kỹ

năng mềm tối cần thiết ngay từ khi các bạn còn đang trong môi trường sinh viên,

nhằm giúp cho các bạn có được nhiều lợi thế cạnh tranh hơn trong quá trình học tập

cũng như đi làm sau này.

Khi cầm tài liệu học tập này trên tay, chắc hẳn bạn đã nhận ra kỹ năng thuyết

trình ngày càng trở nên quan trọng như thế nào trong môi trường kinh doanh hiện

đại ngày nay? Chính vì vậy, cuốn sách này nhằm phục vụ đối tượng độc giả là đông

đảo các bạn sinh viên, các bạn trẻ, đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, nhân viên môi

giới bất động sản, nhân viên đang làm việc tại các doanh nghiệp, ngân hàng, các

quản lý cấp trung, trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, …. và bất cứ ai đang phải

làm công việc cần đến kỹ năng truyết trình, đang mong muốn hoàn thiện hơn nữa

kỹ năng này.

Là một người làm kinh doanh, tại các buổi hội nghị khách hàng, hội thảo, các

cuộc hội họp giữa các phòng ban trong công ty, đại hội cổ đông, các buổi giới thiệu

sản phẩm với khách hàng, họp báo, các diễn đàn doanh nghiệp,… bạn không thể

2

không thuyết trình. Dù muốn dù không, bạn phải thừa nhận một thực tế là, kỹ năng

thuyết trình là một trong những chiếc chìa khóa giúp bạn thành công – dù bạn kinh

doanh trong bất cứ lĩnh vực nào.

Hiện tại, bạn có tự tin vào khả năng thuyết trình của bạn không? Dù bạn là

người mới bước chân vào lĩnh vực kinh doanh hay bạn tự tin rằng mình đã gặt hái

nhiều thành công trong kinh doanh rồi, liệu giờ đây bạn đã là một người thuyết trình

xuất sắc chưa?

Sắp tới đây, bạn có chắc chắn rằng, thính giả sẽ thực sự lắng nghe bạn khi

bạn thuyết trình không?

Làm thế nào để thuyết trình một cách thành công, vì lợi ích của mình cũng

như của thính giả, và nhất là làm sao chinh phục được cả những thính giả “khó tính”

nhất?

Làm thế nào để tự tin hơn khi thuyết trình? Và làm thế nào để tạo được

phong cách cá nhân của riêng mình khi thuyết trình?

Liệu có cách nào để thuyết trình nhằm lôi cuốn được cả trái tim lẫn trí óc của

người nghe hay không?

Đó là những câu hỏi quan trọng mà bất cứ ai khi thuyết trình cũng quan tâm

và muốn tìm lời giải đáp.

Như đã nói, có được kỹ năng thuyết trình hiệu quả là điều cần thiết để bạn

thành công trong môi trường làm việc ngày nay. Thiết nghĩ, đây là một cuốn sách

tham khảo mà bạn nên có trong tủ sách của mình. Nếu tập tài liệu này có thể giúp

ích cho bạn, khiến bạn thuyết trình một cách hiệu quả hơn, từ đó gặt hái được nhiều

3

thành công hơn trong phạm vi nghề nghiệp của mình, thì bản thân những người biên

soạn cũng rất lấy làm mãn nguyện.

Nội dung chính của bài giảng gồm 5 chương, mỗi chương được trình bày

theo kết cấu: A. Mục tiêu chương – B. Nội dung – xen lẫn trong phần nội dung là

các tình huống tham khảo, các bài tập thực hành và các câu hỏi ôn tập. Ngoài ra,

chương 5 là chương mà các tác giả muốn gởi đến các bạn một số hướng dẫn cơ bản

nhất và các ví dụ cụ thể cho các tình huống để tham khảo. Với kết cấu như vậy,

chúng tôi hy vọng sẽ giúp các bạn sinh viên có sự định hướng rõ ràng ngay khi bắt

đầu việc đọc một chương cụ thể. Thông qua 5 chương của tài liệu này, chúng tôi

cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về thuyết trình trong kinh doanh.

Trên cơ sở, sinh viên có thể tự mình xây dựng và thực hiện các bước cho một buổi

thuyết trình cụ thể. Nhờ vậy, sinh viên sẽ tự tin hơn và dần hoàn thiện kỹ năng

thuyết trình của mình.

Với những kiến thức được chuyển đạt bằng ngôn từ gần gũi, dễ hiểu, những

ví dụ sinh động và tình huống thực tế để xử lý và tham khảo, chúng tôi hy vọng sinh

viên sẽ cảm thấy thật sự ý nghĩa và thú vị với tập tài liệu này.

Tập bài giảng này là kết quả làm việc nghiêm túc và tâm huyết của nhóm

biên soạn. Tuy nhiên, do lần đầu ra mắt nên chắc chắn không tránh khỏi những

thiếu sót. Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận những ý kiến đóng góp quý báu của quý

thầy cô, các bạn sinh viên để kịp thời chỉnh sửa, hoàn thiện trước khi tập bài giảng

được được nâng lên thành giáo trình.

4

Mọi ý kiến đóng góp của các bạn sẽ giúp cho tài liệu này hoàn thiện hơn

trong những lần cập nhật sau này. Thư từ góp ý xin gửi về: Bộ môn Kỹ năng mềm -

Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng trường Đại học Tài chính - Marketing.

Chân thành chúc bạn luôn gặt hái nhiều thành công trong học tập, cuộc sống

và sự nghiệp.

Nhóm biên soạn

5

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH

Mục tiêu:

a.

-

Hiểu và trình bày được các khái niệm về thuyết trình

Nhận thức được lợi ích của việc thuyết trình

Nhận thức được lợi ích và tầm quan trọng của việc học kỹ năng thuyết

-

trình

b.

Nội dung:

I.

TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH

Khái niệm về thuyết trình

1.1

Nói đến thuyết trình, có lẽ bạn sẽ liên tưởng đến công việc của doanh nhân,

chính trị gia hay một diễn giả nào đó. Tuy nhiên, trên thực tế tất cả chúng ta đều

thường xuyên phải thuyết trình về các vấn đề trong học tập, cuộc sống và công

việc…

Thuyết trình là một nghệ thuật, người thuyết trình được ví như là một nghệ sĩ

hay diễn viên đứng trước công chúng, thuyết trình là một kỹ năng được phát triển

thông qua kinh nghiệm và đào tạo; Thuyết trình được hiểu một cách đơn giản nhất

là diễn đạt để cho người khác hiểu rõ được nội dung mình muốn truyền tải. Một

người thuyết trình hiệu quả là người mất ít thời gian nhất để truyền tải thông tin,

nhưng người khác vẫn hiểu được cặn kẽ và rõ ràng thông tin được truyền tải.

Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người nghe về một vấn đề nào

đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.

Thông thường có hai hình thức thuyết trình chính (Dựa vào mục tiêu của bài

thuyết trình) đó là cung cấp thông tin và thuyết phục.

* Hiểu theo nghĩa rộng, thuyết trình là một dạng hoạt động của con người,

nhằm trình bày, giải thích, thuyết minh một vấn đề, chủ yếu bằng lời nói, sao cho

người khác hiểu, đồng thuận, tự điều chỉnh nhận thức, hành vi hoặc thực hiện, làm

theo. Hiểu theo cách này, bất cứ ai cũng có thể là người thuyết trình và thuyết trình

là hoạt động bình thường của mọi người.

6

* Hiểu theo nghĩa hẹp, thuyết trình là hoạt động diễn thuyết trước đám đông.

Người thuyết trình thường là các chính trị gia, các nhà khoa học, các chuyên gia về

từng lĩnh vực. Người nghe thường là đông đảo công chúng hoặc những người cùng

chí hướng, cùng chuyên môn.

1.2

Lợi ích của việc thuyết trình

“Yếu tố thành công quan trọng nhất đối với bất cứ ai trong vị trí lãnh đạo chính là

khả năng giao tiếp với lòng nhiệt huyết, chân tình, sự rõ ràng và cô đọng”.

-John Chen, GĐ điều hành Sybase-

Hiện nay, để có thể tiến xa hơn so với các đối thủ cạnh tranh và muốn gia

tăng doanh số bán hàng, nhiều công ty tuyển dụng nhân viên tiếp thị luôn đòi hỏi

ứng viên phải có kỹ năng giao tiếp tốt và kỹ năng thuyết trình. Nếu bạn là một nhân

viên tiếp thị, thì kỹ năng thuyết trình sẽ giúp bạn thuyết phục khách hàng một cách

hiệu quả hơn, nhờ đó bạn gia tăng doanh số bán hàng và gặt hái thành công trong

nghề nghiệp…

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt khốc liệt, các công ty sẽ phải

làm nhiều việc hơn để quảng bá thương hiệu. Nếu bạn là giám đốc kinh doanh, kỹ

năng thuyết trình chắc chắn là không thể thiếu được tại các buổi hội nghị khách

hàng hoặc trong những sự kiện trọng đại khác của công ty bạn…

Nếu bạn là giám đốc điều hành, bạn sẽ khó có thể làm cho công ty phát triển

lớn mạnh nếu thiếu một đội ngũ nhân viên giỏi. Vậy làm thế nào để bạn có thể

truyền cảm hứng làm việc, động viên đội ngũ nhân viên và đem lại cho họ một tầm

nhìn, sứ mệnh và những giá trị cốt lõi của công ty? Thành công cá nhân và thành

công của công ty bạn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, trong đó không thể

thiếu kỹ năng thuyết trình của bạn.

Nếu bạn là thành viên của một dự án, thì kỹ năng thuyết trình sẽ là một trong

những kỹ năng giúp bạn thành công khi làm việc cùng với các thành viên khác. Nhờ

đó, các thành viên có thể hợp tác tốt với nhau để cùng đem lại thành công cho dự

án...

7

Đặc biệt, nếu bạn là một sinh viên khoa kinh tế và đang nuôi dưỡng những

hoài bão kinh doanh, thì kỹ năng thuyết trình là vô cùng cần thiết. Ngay từ bây giờ,

bạn nên trang bị cho bản thân mình những kỹ năng thực tế cần thiết cho sự nghiệp

tương lai của bạn. Thực tế cho thấy, với các bạn sinh viên, nhiều bạn vẫn còn thiếu

sự tự tin và những kỹ năng cơ bản để có thể thuyết trình một cách hiệu quả. Nếu

bạn sớm quan tâm đến kỹ năng thuyết trình, thì điều này không chỉ giúp bạn thành

công trong thời gian học đại học mà còn tạo cho bạn có nhiều lợi thế trong môi

trường làm việc sau này của bạn.

Trong một lần diễn thuyết trước sinh viên ngành quản trị kinh doanh của Đại

học Nebraska, hai nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett và Bill Gates nhận được một câu

hỏi: “Chúng tôi nên làm những gì để luôn thăng tiến trong công việc?”. Buffett đã

trả lời rằng khả năng diễn thuyết là một yếu tố cần thiết. “Với một số người nó là tài

sản quí giá, nhưng với những ai không có khả năng thì nó là một gánh nặng thực sự.

Khả năng diễn thuyết tốt trước mọi người có thể giúp công việc của bạn phát triển

tới 50 hoặc 60 năm”

Dù bạn là ai, bạn đang làm công việc gì, dù bạn có kiến thức và tài giỏi nhiều

đến đâu chăng nữa, nhưng nếu bạn không thể truyền đạt cho người khác hiểu những

gì bạn muốn thì bạn sẽ rất khó thành công. Dù bạn là một cố vấn tài chính, một nhà

tư vấn, một nhân viên kinh doanh, một nhà quản lý hay một giám đốc điều hành thì

những buổi nói chuyện luôn đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công trong

sự nghiệp của bạn. Hãy thử nghĩ đến các cuộc giao tiếp mà bạn phải thực hiện hằng

ngày – gặp gỡ khách hàng tiềm năng, trò chuyện cùng sếp trong thang máy, họp

nhân viên, dự hội nghị hay trao đổi qua điện thoại,v.v… cuốc sống của bạn luôn là

một chuỗi tiếp nối những buổi nói chuyện và đòi hỏi bạn phải thể hiện khả năng

giao tiếp của bản thân. Thông qua khả năng diễn đạt của mình, bạn có thể lôi cuốn

cả trái tim và khối óc người nghe dù là trong những câu chuyện hàng ngày hay khi

đứng trên bục diễn thuyết.

8

Để làm được điều này, bạn phải tuân thủ theo những nguyên tắc thuyết trình

vô cùng hiệu quả. Một khi đã am hiểu và có thể vận dụng được các kỹ năng được

trình bày dưới đây, bạn sẽ:

- Đạt được hiệu quả cao trong giao tiếp

- Tiến xa hơn so với đối thủ cạnh tranh

- Nâng cao hình ảnh của tổ chức

- Truyền cảm hứng và sự sinh động cho khán giả

- Thăng tiến trong công việc

Một giáo viên không thể dạy giỏi nếu không làm cho học sinh hiểu bài, mặc

dù có kiến thức sâu rộng. Người giáo viên đó sẽ chưa thành công vì không đạt được

mục tiêu quan trọng nhất của nghề giáo là truyền đạt kiến thức cho học sinh. Một

giám đốc giỏi không chỉ là người có tầm nhìn chiến lược, ý tưởng kinh doanh sáng

tạo mà còn phải là một người có khả năng thuyết trình tốt, một người có thể làm cho

nhân viên hiểu và làm theo những chiến lược và định hướng mà anh ta đề ra. Một

sinh viên cho dù có thành tích học tập tốt vẫn không được đánh giá cao nếu sinh

viên ấy không thể tự trình bày ý tưởng và kiến thức của mình trước giảng viên và

các bạn cùng lớp.

Vì vậy, rèn luyện kỹ năng thuyết trình cho mình mỗi ngày sẽ rút ngắn con

đường đi đến thành công của bạn. Và điều quan trọng là, bạn càng thuyết trình giỏi,

bạn càng dễ thuyết phục người khác. Và đó cũng là hình ảnh mà hầu hết những

người đạt đến vị trí lãnh đạo đều cần có.

1.3

Lợi ích của việc học kỹ năng thuyết trình

Giao tiếp như một mạch máu thông suốt gắn kết mọi quan hệ phát sinh trong

xã hội. Giao tiếp gắn với mỗi người từ lúc sinh ra cho đến khi lìa đời, có một ảnh

hưởng rất quan trọng đến các mối quan hệ trong công việc và trong cuộc sống nói

chung. Giao tiếp tốt là một trong những điều kiện tiên quyết mà các nhà tuyển dụng

tìm kiếm ở các ứng viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp. Phát triển kỹ năng

giao tiếp là cần thiết không chỉ đối với sinh viên đang ngồi trên ghế giảng đường mà

còn giúp họ tự tin hơn khi bước vào công việc.

9

Thuyết trình là một dạng cấp cao của giao tiêp và là một kỹ năng quan trọng

trong môi trường làm việc. Thuyết trình được xem là một trong những họat động

khó khăn nhất trong cuộc sống. Một khi bạn đã làm quen với việc thuyết trình, chắc

chắn bạn sẽ tự tin hơn khi đối diện với nhiều lĩnh vực khác, thậm chí sẽ cho bạn khả

năng đối mặt với thử thách tốt hơn.

Học kỹ năng thuyết trình có rất nhiều lợi ích như:

o

Học được cách nói trước đám đông

Học các kỹ năng áp dụng trong hội thoại

Phát triển kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng

Có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm

Có thêm sự tự tin trong cuộc sống

Hiểu được người khác muốn gì, làm như thế nào để đạt được sự

thuyết phục người khác

…

10

Câu hỏi ôn tập chương 1

1. Bạn tham gia môn học này do bắt buộc hay tự chọn?

2. Hãy kể tên các kiểu thuyết trình bạn đã từng sử dụng (trên lớp, nơi làm việc,

tại các hoạt động ngoại khóa hay trong các tổ chức,v.v…)

3. Kế hoạch về công việc tương lai của bạn là gì? Kỹ năng thuyết trình có quan

trọng đối với công việc đó hay không? Mức độ quan trọng như thế nào?

4. Hãy liệt kê những điểm bạn nghĩ mình mạnh nhất trong vai trò diễn giả? Giải

thích cho việc lựa chọn của bạn.

5. Mục tiêu nào cần thực hiện để bạn có thể cải thiện kỹ năng thuyết trình khi

theo học môn học này? Hãy giải thích một cách cụ thể.

TRẮC NGHIỆM VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Kỹ năng thuyết trình hoàn toàn có thể rèn luyện được. Vấn đề là bạn phải

biết khả năng của mình ở mức nào và cần phải bổ sung thêm những gì. Bài trắc

nghiệm sau (dịch từ website mindtools.com) sẽ giúp bạn:

1. Các hình ảnh trong bài thuyết trình có tương thích với thông điệp

bạn muốn truyền tải đến khán giả và giúp bạn trình bày hiệu quả hơn không?

a. Không bao giờ (1 điểm)

b. Hiếm khi (2 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (4 điểm)

11

e. Luôn luôn (5 điểm)

2. Khi chuẩn bị bài thuyết trình, bạn có suy nghĩ kỹ những thông điệp

sẽ truyền tải đến khán giả?

a. Không bao giờ (1 điểm)

b. Hiếm khi (2 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (4 điểm)

e. Luôn luôn (5 điểm)

3. Trước khi thuyết trình, bạn có làm quen với không gian của khán

phòng không?

a. Không bao giờ (1 điểm)

b. Hiếm khi (2 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (4 điểm)

e. Luôn luôn (5 điểm)

4. Bạn có lên kế hoạch luyện tập bài thuyết trình nhiều lần cho đến khi

trình bày một cách tự nhiên và lưu loát?

a. Không bao giờ (1 điểm)

b. Hiếm khi (2 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (4 điểm)

12

e. Luôn luôn (5 điểm)

5.Bạn cho rằng khán giả biết rất ít về những gì mình sẽ trình bày nên cố

gắng mang đến cho họ những thông tin cần thiết và bổ ích nhất?

a. Không bao giờ (5 điểm)

b. Hiếm khi (4 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (2 điểm)

e. Luôn luôn (1 điểm)

6. Bạn tiếp cận khán giả một cách gián tiếp và truyền tải thông điệp một

cách nhẹ nhàng.

a. Không bao giờ (5 điểm)

b. Hiếm khi (4 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (2 điểm)

e. Luôn luôn (1 điểm)

7. Lo lắng có khiến bạn trở nên căng thẳng và áp lực hơn khi trình bày?

a. Không bao giờ (5 điểm)

b. Hiếm khi (4 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (2 điểm)

e. Luôn luôn (1 điểm)

13

8. Bạn cho rằng ban tổ chức sẽ chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và phương tiện

để bài thuyết trình diễn ra theo đúng kế hoạch?

a. Không bao giờ (5 điểm)

b. Hiếm khi (4 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (2 điểm)

e. Luôn luôn (1 điểm)

9. Bạn khuyến khích khán giả đặt câu hỏi và nêu thắc mắc của họ ở phần

cuối của bài thuyết trình?

a. Không bao giờ (1 điểm)

b. Hiếm khi (2 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (4 điểm)

e. Luôn luôn (5 điểm)

10.Bạn chú ý đến ngôn ngữ cơ thể như biểu hiện khuôn mặt và ánh mắt, để

tương tác tốt hơn với khán giả?

a. Không bao giờ (1 điểm)

b. Hiếm khi (2 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (4 điểm)

e. Luôn luôn (5 điểm)

14

11.Bạn có đưa ra các ví dụ cụ thể để minh họa cho những điều mình đang

nói?

a. Không bao giờ (1 điểm)

b. Hiếm khi (2 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (4 điểm)

e. Luôn luôn (5 điểm)

12. Thỉnh thoảng bài thuyết trình của bạn kéo dài hơn dự kiến.

a. Không bao giờ (5 điểm)

b. Hiếm khi (4 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (2 điểm)

e. Luôn luôn (1 điểm)

13.Để thuyết phục một khán gải nào đó, bạn sẽ khiến họ hình dung ra kết

quả trong tương lai nếu họ không thay đổi.

a. Không bao giờ (1 điểm)

b. Hiếm khi (2 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (4 điểm)

e. Luôn luôn (5 điểm)

15

14. Bạn tập trung vào phần giữa của bài thuyết trình hơn là phần mở đầu

và phần kết luận, bởi vì đó là phần chứa nhiều thông tin mà bạn muốn

truyền tải nhất?

a. Không bao giờ (5 điểm)

b. Hiếm khi (4 điểm)

c. Thỉnh thoảng (3 điểm)

d. Thường xuyên (2 điểm)

e. Luôn luôn (1 điểm)

KẾT QUẢ TRẮC NGHIỆM

14-32 điểm: Bài thuyết trình của bạn thực sự không mấy thu hút và hơi

nhàm chán! Bạn cần luyện tập nhiều hơn, học cách giảm bớt sự lo lắng hồi hộp,

cách duy trì nguồn năng lượng và tăng độ thuyết phục của bài thuyết trình.

33-51 điểm: Bài thuyết trình của bạn giống như những bài thuyết trình điển

hình của hầu hết mọi người. Ấn tượng mà bạn để lại cho khán giả không xấu nhưng

cũng không quá ấn tượng. Bài phát biểu của bạn “an toàn” trong các bữa tiệc, buổi

họp và trình bày kế hoạch nhưng thông điệp của bạn thực sự không tồn tại và dễ

dàng bị quên đi một cách nhanh chóng

52-70 điểm: Khán giả rất hứng thú và hài lòng với bài thuyết trình của bạn.

Bạn biết cách dành thời gian để thu hút sự chú ý của họ khi bài trình bày đi về phần

cuối. Đó là kỹ thuật của một diễn giả chuyên nghiệp! Rất mong có ngày nào đó

được cộng tác với bạn với tư cách là một đồng nghiệp.

16

CHƯƠNG 2: GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH

Mục tiêu:

a.

-

Đánh giá được mức độ quan trọng của các nội dung cần chuẩn bị.

Giải thích được ý nghĩa của mục đích, mục tiêu thuyết trình.

Lựa chọn được chủ đề phù hợp

Xác định mục tiêu thuyết trình cụ thể

Giới hạn được các điểm chính.

Xác định được thông điệp cốt lõi của bài thuyết trình

Thực hiện được bài thuyết trình với đầy đủ cấu trúc theo yêu cầu

Nắm được nguyên tắc thiết kế slide

Làm được trang chiếu theo đúng nguyên tắc để thuyết trình

Phân tích được tình huống khi thuyết trình.

b.

Nội dung:

II.

GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH

“Không ai, dù tài năng đến đâu đi nữa, có thể diễn thuyết mà không cần sự

chuẩn bị”

-Rudolph Giuliani-

Thuyết trình là một nghệ thuật và có những qui tắc riêng. Nếu bạn nắm vững

những qui tắc và kiên trì rèn luyện thì đến một ngày bạn sẽ đạt được kết quả như ý.

Đề cập đến thuyết trình, nhiều cá nhân nghĩ rằng đây là một khả năng thiên bẩm.

Song, bằng trải nghiệm bản thân, chúng tôi nghĩ nên xem nó là một kỹ năng có

được từ quá trình và được tích hợp qua nhiều giai đoạn. Thật vậy, khi thuyết trình,

sẽ “không ai làm tốt ngay từ lần đầu tiên” và “không chuẩn bị đồng nghĩa với thất

bại”. Chuẩn bị tốt là chìa khóa cho một bài thuyết trình thành công. Bạn càng chuẩn

bị chu đáo,thì cơ hội thành công càng cao.

Việc chuẩn bị bao gồm: xác lập mục tiêu, chủ đề, thu thập thông tin, phân

tích thính giả và diễn giả, cho đến việc soạn thảo nội dung và tập luyện trước, đều

phải được lưu ý.

17

Tùy thuộc vào qui mô, mức độ và tầm quan trọng của buổi thuyết trình, bạn

có thể phải bắt đầu công việc chuẩn bị trước một ngày, một tuần, hoặc thậm chí

trước hàng tháng.

2.1

Câu hỏi thảo luận:

Giả dụ bạn đang chuẩn bị cho một buổi thuyết trình, Bạn sẽ đặt những câu

Tìm hiểu khán thính giả

hỏi gì để tìm hiểu thông tin về khán thính giả?

Fidel Castro từng nói rằng: “Tôi luôn xem thính giả là những người thân yêu

nhất của mình”. Thật vậy, khán thính giả góp phần quyết định cho thành công của

buổi thuyết trình. Vì thế, nội dung bài thuyết trình phải được xây dựng xoay quanh

người nghe, lấy người nghe làm trung tâm. Muốn làm được điều này, chúng ta phải

phân tích khán thính giả. Càng hiểu rõ về khán thính giả, khả năng thành công trong

buổi thuyết trình của bạn càng lớn.

Việc tìm hiểu thông tin về khán thính giả, bạn có thể tiến hành bằng nhiều

cách. Chẳng hạn như xem danh sách trích ngang của khách mời, đến dự buổi sinh

hoạt trước nếu đây là buổi sinh hoạt thường kỳ, tiếp xúc với vài cá nhân trong cử

tọa khi chờ đợi...

Để có thể có được thông tin về khán thính giả, bạn cần đặt những câu hỏi

sau:

-

Khán thính giả của buổi thuyết trình gồm những ai? Tuổi tác, trình độ

văn hóa, chuyên môn nhiệp vụ… của họ ra sao? Việc xác định được những nội

dung trên sẽ giúp bạn lựa chọn cách sử dụng từ ngữ cho phù hợp khi trình bày.

Ví dụ:

Bạn sẽ giới thiệu sản phẩm PHÂN BÓN cho khán thính giả (khách hàng) là

người nông dân. Vậy thì ngôn ngữ bạn chọn khi thuyết trình nên là những từ ngữ

thật dễ hiểu, ngắn gọn, giới thiệu trực tiếp công dụng chính của sản phẩm cũng như

cách dùng, liều lượng ra sao. Nếu bạn cứ thao thao bất tuyệt về thành phần sản

18

phẩm với những công thức hóa học dài ngoằng thì chắc chắn hiệu quả mang lại sẽ

không cao, nếu không muốn nói là khán thính giả sẽ không hiểu được những gì bạn

muốn trình bày. Và ngược lại nếu khán thính giả của bạn là những nhà chuyên

môn, họ đến nghe bạn giới thiệu về sự cải tiến, hoặc một bước đột phá trong ngành

phân bón thông qua một sản phẩm mới, thì từ ngữ mà bạn giới thiệu phải là từ

mang tính chuyên môn cao.

Hoặc là bạn được mời đến làm quản trò để tổ chức sinh nhật cho bé gái 5

tuối và bạn của cô bé. Việc xác định được đối tượng khán thính giả là thiếu nhi sẽ

giúp bạn quyết định chọn từ ngữ và cách thức tổ chức phù hợp là đơn giản, vui tươi

kèm bong bong nhiều màu sắc, nhạc thiếu nhi rộn ràng, âm lượng vừa phải…

-

Để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, cần lưu ý trình độ văn

hóa và quan điểm của người nghe. Đồng thời, bạn phải tính đến phản ứng của người

nghe trước khi bạn định đề cập đến một vấn đề nhạy cảm, vì điều này có thể ảnh

hưởng đến bầu không khí của buổi thuyết trình. Nếu bạn biết một số người nghe có

quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi

trong tay mình đã có những chứng cứ, lập luận tốt.

-

Bạn phải đặt mình vào thính giả để trả lời câu hỏi “Tại sao mình phải

quan tâm đến bài thuyết trình”. Trả lời câu hỏi ấy ngay từ đầu sẽ gây sự chú ý của

thính giả và làm cho họ tiếp tục quan tâm. Do vậy, nhiệm vụ của bạn là phải “trả lời

câu hỏi quan trọng nhất” đó. Nếu không trả lời tốt câu hỏi mà khán thính giả đặt ra,

buổi thuyết trình của bạn sẽ thất bại vì không đáp ứng đúng nhu cầu cũng như sự

quan tâm hứng thú từ thính giả. Một khi hiểu rõ mối quan tâm của khán thính giả,

bạn sẽ chọn được nội dung trọng tâm cần truyền tải “Mình muốn nói gì với họ?”.

Như vậy, cả người nói lẫn người nghe đều đạt được mục đích của mình.

-

Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu của bài thuyết trình.

Nếu chỉ có ít người nghe, bạn có thể trả lời câu hỏi của người nghe một cách cụ thể,

hoặc đề nghị người nghe cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Còn đối với

trường hợp có nhiều người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều.

Trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng

19

để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Quy mô người nghe

cũng giúp bạn có được quyết định lựa chọn địa điểm thuyết trình và bố trí các

phương tiện hỗ trợ cho phù hợp và như vậy khả năng thành công cũng sẽ cao hơn.

-

Và cuối cùng, bạn muốn họ làm những gì sau khi nghe bài thuyết

trình của bạn.

Thông thường thì thính giả thuộc nhiều kiểu khác nhau:

Người phản ứng mạnh: sẵn sàng chống lại bạn, họ kêu gọi mọi

người chống đối bạn, vì thế hãy cẩn thận, bạn sẽ gặp thách thức với họ

Người không thân thiện: không đồng ý với quan điểm của người

v

thuyết trình nhưng chưa hẳn là chống đối lại; họ không ủng hộ cũng như không có

hành động gì chống đối lại bạn

v

Người trung lập: họ hiểu vai trò của bạn nhưng không ủng hộ cũng

như không chống đối lại bạn một cách rõ ràng

v

Người do dự: họ băn khoăn giữa việc chống lại hay ủng hộ bạn, chưa

tìm ra cơ sở để có được quyết định của mình

v

Người ngoài cuộc: không có ý kiến rõ ràng về vai trò của bạn vì họ

không biết những gì bạn đang trình bày

v

hành động

v

Người ủng hộ: hơi hiểu vai trò của bạn và ủng hộ bạn nhưng họ chưa

Người ủng hộ mạnh mẽ: họ không chỉ hiểu rõ vai trò của bạn mà còn

sẵn sàng hành động để ủng hộ bạn.

Để có thể xác định được đối tượng nghe của buổi thuyết trình là ai, bạn có

thể nói chuyện với họ, nói chuyện với những người quen biết họ và cần có sự quan

sát tổng thể cũng như một cách tỉ mỉ.

v

-

•

Thuyết trình trong kinh doanh:

Đối với bên trong tổ chức, đối tượng nghe có thể là:

Cấp trên

•

Cấp dưới

•

Đồng nghiệp

20