Đồ án Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công nghệ Thăng Long

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình

thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án

Vũ Thu Hà

1

LỜI CẢM ƠN

Sau 3 tháng thực tập tốt nghiệp, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc

sỹ Nguyễn Hữu Xuân Trường, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài:

“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG”.

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống

thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức làm hành

trang bước tương lai. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng

dẫn Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy đã cung cấp cho em những kiến thức quý

báu, động viên, chỉ bảo tận tình trong quá trình em nghiên cứu, giúp em hoàn

thành đồ án của mình.

Để thực hiện được đề tài này, em còn được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các

các anh chị ở đơn vị thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn bộ

cán bộ nhân viên Phòng Tài chính Kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng và

Phát triển công nghệ Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được thực tập và nhiệt

tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp ở công ty.

Hà Nội, ngày 5 tháng 05 năm 2014

Sinh viên

Vũ Thu Hà

2

MỤC LỤC

L ỜI CAM ĐOAN ................................................................................................. 1

L Ờ I C ẢM ƠN ....................................................................................................... 2

M Ụ C L Ụ C............................................................................................................. 3

PH Ầ N M Ở ĐẦ U................................................................................................... 9

DANH M Ụ C T Ừ ĐIỂ N VI Ế T T Ắ T ................................................................... 12

CHƯƠNG 1: NHẬ N TH Ứ C CHUNG V Ề CÔNG TÁC K Ế TOÁN V ẬT TƯ

TRONG DOANH NGHI Ệ P................................................................................ 13

1.1. Cơ sở th ự c ti ễn để xây d ự ng ph ầ n m ề m k ế toán trong doanh nghi ệ p ..... 13

1.1.1. Khái ni ệ m, vai trò, đặ c điể m và các thành ph ầ n c ủ a ph ầ n m ề m k ế toán

trong DN...................................................................................................... 13

1.1.1.1. Khái ni ệ m ph ầ n m ề m k ế toán .................................................... 13

a. Khái ni ệ m ph ầ n m ề m ...................................................................... 13

b. Khái ni ệ m ph ầ n m ề m k ế toán ......................................................... 13

1.1.1.2. Vai trò c ủ a ph ầ n m ề m k ế toán ................................................... 13

1.1.1.3. Đặc điể m c ủ a ph ầ n m ề m k ế toá n ............................................... 14

a. Ho ạt độ ng c ủ a m ộ t ph ầ n m ề m k ế toán đượ c chia làm 3 giai đoạ n: 14

b.M ộ t s ố đặc trưng cơ bả n c ủ a ph ầ n m ề m k ế toán: ............................ 15

c. Các thành ph ầ n c ủ a ph ầ n m ề m k ế toán bao g ồ m:........................... 16

1.1.2. Trình t ự xây d ự ng ph ầ n m ề m k ế toá n ............................................... 16

1.1.3. Công c ụ xây d ự ng ph ầ n m ề m k ế toán............................................... 17

1.1.3.1. Công c ụ qu ả n tr ị cơ sở d ữ li ệ u ................................................... 17

a. Các khái ni ệm cơ bả n ...................................................................... 17

3

b. Ưu, nhược điể m c ủ a m ộ t s ố h ệ qu ả n tr ị cơ sở d ữ li ệu thườ ng dùng

............................................................................................................. 18

1.1.3.2. Ngôn ng ữ l ậ p trình ..................................................................... 20

a. Khái ni ệ m ........................................................................................ 20

b. Đặc đ i ể m: ........................................................................................ 21

c. Các ngôn ng ữ l ập trình thườ ng dùng: ............................................. 21

1.1.3.3. Công c ụ t ạ o báo cá o ................................................................... 21

a. Khái ni ệ m ........................................................................................ 21

b. Đặc điể m ......................................................................................... 21

c. M ộ t s ố công c ụ t ạ o báo cáo............................................................. 22

1.2. Lý lu ậ n chung v ề k ế toán v ật tư trong doanh nghiệ p............................... 23

1.2.1.Nhi ệ m v ụ k ế toán các lo ạ i v ật tư ........................................................ 23

1.2.2. Phân lo ạ i v ật tư .................................................................................. 23

1.2.2.1. Nguyên li ệ u v ậ t li ệ u ................................................................... 23

a. Khái ni ệ m ........................................................................................ 23

b. Phân lo ạ i.......................................................................................... 23

1.2.2.2. Công c ụ , d ụ ng c ụ ....................................................................... 25

a. Khái ni ệ m ........................................................................................ 25

b. Đặc điể m ......................................................................................... 25

c. Phân lo ạ i .......................................................................................... 25

1.2.3. Đánh giá vật t ư .................................................................................. 26

1.2.3.1. Nguyên t ắc đánh giá ................................................................... 26

1.2.3.2. Phương pháp đánh giá ................................................................ 27

a. Đánh giá nguyên vậ t li ệ u theo tr ị giá v ố n th ự c t ế :.......................... 27

4

b. Đánh giá vật tư theo giá hạ ch toán................................................. 28

1.2.3.3. Phương pháp đánh giá vật tư xuấ t kho ...................................... 28

1.2.4. H ạ ch toán chi ti ế t v ật tư .................................................................... 29

1.2.5. K ế toán t ổ ng h ợ p nh ậ p, xu ấ t v ật t ư ................................................... 30

1.2.5.1. K ế toán t ổ ng h ợ p nh ậ p, xu ấ t v ật tư theo phương pháp kê khai

thườ ng xuyên........................................................................................... 30

a. Đặc điểm phương pháp kê khai thườ ng xuyên: .............................. 30

b. Phương pháp kế toán các nghi ệ p v ụ ch ủ y ế u:................................. 30

1.2.5.2. K ế toán nh ậ p xu ấ t v ật tư theo phương pháp kiểm kê đị nh k ỳ ... 33

a. Đặc điể m c ủa phương pháp kiể m kê đị nh k ỳ :................................. 33

b. Phương pháp kế toán m ộ t s ố nghi ệ p v ụ ch ủ y ế u: ........................... 34

CHƯƠNG 2: KHẢ O SÁT TH Ự C TR Ạ NG CÔNG TY C Ổ PH Ầ N XÂY D Ự NG

VÀ PHÁT TRI Ể N CÔNG NGH Ệ THĂNG LON G ........................................... 36

2.1. T ổ ng quan v ề Công ty C ổ ph ầ n Xây d ự ng và Phát tri ể n Công ngh ệ Thăng

Long ................................................................................................................ 36

2.1.1. Gi ớ i thi ệ u v ề công ty......................................................................... 36

2.1.1.1.Thông tin chung: ......................................................................... 36

2.1.1.2. Các lĩnh vự c s ả n xu ấ t kinh doanh ch ủ y ế u: .............................. 36

2.1.1.3. Sơ đồ b ộ máy t ổ ch ứ c c ủ a công t y ............................................. 37

2.2. Th ự c tr ạ ng công ty ................................................................................... 39

2.2.1. Sơ đồ b ộ máy k ế toán........................................................................ 39

2.2.2. Hình th ứ c t ổ ch ứ c công tác k ế toán................................................... 41

2.2.3. Tài kho ả n k ế toán s ử d ụ ng ................................................................ 42

2.2.4. Các h ồ sơ dữ li ệ u s ử d ụ ng ở công ty................................................. 42

5

2.2.5. Phân lo ạ i nguyên v ậ t li ệ u .................................................................. 43

2.2.6. Đánh giá nguyê n v ậ t li ệ u .................................................................. 43

2.2.7. Phương pháp hạ ch toán NVL............................................................ 44

2.2.8. Tình hình ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin vào công tác k ế toán nguyên

v ậ t li ệ u t ạ i công t y ....................................................................................... 46

2.3. Đánh giá và phương hướ ng phát tri ể n công tác k ế toán nguyên v ậ t li ệ u t ạ i

công ty C ổ ph ầ n Xây d ự ng và phát tri ể n công ngh ệ Thăng Lon g .................. 46

2.3.1. T ổ ch ứ c b ộ máy k ế toán, cơ sở v ậ t ch ất, con ngườ i ......................... 46

2.3.2. Hình th ứ c t ổ ch ứ c công tác k ế toán................................................... 47

2.3.3. Tài kho ả n k ế toán s ử d ụ ng ................................................................ 49

2.3.4. Các h ồ sơ dữ li ệ u s ử d ụ ng ở công ty................................................. 50

2.3.5. B ộ s ổ k ế toán..................................................................................... 51

2.3.6. T ổ ch ứ c h ệ th ố ng báo cáo k ế toán nguyên v ậ t li ệ u........................... 52

2.3.7. Phương pháp hạ ch toán NVL............................................................ 52

2.3.8. Tình hình ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin.......................................... 53

CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THI Ế T K Ế VÀ XÂY D Ự NG PH Ầ N M Ề M K Ế

TOÁN V ẬT TƯ TẠ I CÔNG TY C Ổ PH Ầ N XÂY D Ự NG VÀ PHÁT TRI Ể N

CÔNG NGH Ệ THĂNG LONG .......................................................................... 54

3.1. Mô hình nghi ệ p v ụ h ệ th ố ng thông tin qu ả n lý v ật tư tạ i công ty C ổ ph ầ n

Xây d ự ng và Phát tri ể n Công ngh ệ Thăng Long ............................................ 54

3.1.1. Xác đị nh m ụ c tiêu c ủ a h ệ th ố ng........................................................ 54

3.1.2. Xác đị nh yêu c ầ u và mô t ả bài toá n .................................................. 54

3.1.2.1. Xác đị nh yêu c ầ u bài toá n .......................................................... 54

3.1.2.2. Mô t ả bài toán ............................................................................ 55

3.1.2.3. Các h ồ sơ thu thập đượ c............................................................. 56

6

3.1.3. Mô hình nghi ệ p v ụ c ủ a bài toán........................................................ 57

3.1.3.1. Bi ểu đồ ng ữ c ả nh ....................................................................... 57

3.1.3.2. Bi ểu đồ phân rã ch ức năng ......................................................... 58

3.1.3.3. Mô t ả chi ti ế t ch ức năng lá ......................................................... 58

3.1.3.4. H ồ sơ, chứ ng t ừ s ử d ụ n g ............................................................ 60

a. Ch ứ ng t ừ .......................................................................................... 60

b. S ổ sách, báo cá o .............................................................................. 60

3.1.3.5. Ma tr ậ n th ự c th ể ch ức năng ........................................................ 61

3.1.4. Phân tích mô hình khái ni ệ m – logic ................................................ 62

3.1.4.1. Bi ểu đồ lu ồ ng d ữ li ệ u m ứ c 0...................................................... 62

3.1.4.2. Các bi ểu đồ lu ồ ng d ữ li ệ u v ậ t lý m ứ c 1 ..................................... 63

a. Bi ểu đồ c ủ a ti ến trình “1.1. Nhập kho”........................................... 63

b. Bi ểu đồ c ủ a ti ến trình “1.2. Xuất kho” ........................................... 64

c. Bi ểu đồ c ủ a ti ến trình “1.3. Kiểm kê, đánh giá lạ i v ật tư”.............. 65

d. Bi ểu đồ c ủ a ti ến trình “1.4. Báo cáo” ............................................. 65

3.1.5. Mô hình khái ni ệ m d ữ li ệ u E – R...................................................... 66

3.1.5.1. Bướ c 1: L ậ p b ả ng t ừ điể n d ữ li ệ u .............................................. 66

3.1.5.2. Bướ c 2: Xác đị nh các th ự c th ể và các thu ộ c tính ...................... 70

3.1.5.3. Bước 3: Xác đị nh m ố i quan h ệ và các thu ộ c tín h ...................... 71

3.1.5.4. Mô hình khái ni ệ m d ữ li ệ u: Mô hình E – R............................... 73

3.2. Thi ế t k ế mô hình logic ............................................................................. 74

3.2.1. Chuy ể n mô hình E – R sang mô hình quan h ệ .................................. 74

3.2.2. Bi ể u di ễ n các m ố i quan h ệ ................................................................ 74

3.2.3. Chu ẩ n hóa.......................................................................................... 75

7

3.2.3.1. Chu ẩ n hóa phi ế u nh ậ p................................................................ 75

3.2.3.2 Chu ẩ n hóa phi ế u xu ấ t.................................................................. 75

3.2.3.3. Chu ẩ n hóa biên b ả n ki ể m k ê ...................................................... 76

3.3. Thi ế t k ế mô hình v ậ t lý ............................................................................ 76

3.3.1. Thi ế t k ế cơ sở d ữ li ệ u v ậ t lý.............................................................. 76

3.3.1.1. Phi chu ẩ n hóa các quan h ệ trên.................................................. 76

3.3.1.2. Thi ế t k ế cơ sở d ữ li ệ u v ậ t lý....................................................... 77

3.3.2. Bi ểu đồ mô hình d ữ li ệ u quan h ệ ...................................................... 81

3.3.2. H ệ th ố ng giao di ện tương tác củ a h ệ th ố ng: ..................................... 82

3.3.2.1. H ệ th ố ng menu chín h ................................................................. 82

3.3.2.2. Thi ế t k ế các giao di ệ n: ............................................................... 82

a. M ộ t s ố màn hình giao di ệ n c ủ a meun h ệ th ố ng .............................. 82

b. M ộ t s ố màn hình giao di ệ n trong menu Danh m ụ c ........................ 85

c. M ộ t s ố giao di ệ n c ủ a menu Ch ứ ng t ừ ............................................. 91

d. Giao di ện form “Tính giá xuấ t kho cu ố i k ỳ” .................................. 95

e. M ộ t s ố m ẫ u báo cáo ........................................................................ 95

8

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Đặt vấn đề

Hệ thống thông tin một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông

tin. Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh

nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của

khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý

của đơn vị một cách hiệu quả nhất, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.

Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các

nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta vấn đề

áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức

thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình.

Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong

muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính

hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình.

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công

nghệ Thăng Long, em đã được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của công

ty thực tập và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại

đây. Em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư trong công

tác quản lý, đồng thời được sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường

cùng các cán bộ phòng kế toán cuả công ty em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Xây

dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển

công nghệ Thăng Long.”

Hiện nay, tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng

Long đang làm kế toán bằng phương pháp thủ công và một phần hỗ trợ Excel. Do

vậy cần phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán vật tư giúp cho việc giải

quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của

doanh nghiệp.

9

2. Phạm vi của đề tài

Đề tài tập trung vào nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán vật tư của

đơn vị. Sản phẩm của đề tài là mô hình phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại

bộ phận kế toán vật tư.

3. Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là được người sử dụng chấp nhận và áp dụng vào

doanh nghiệp. Do đó chương trình phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản: đầy

đủ các chức năng, đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.

Bên cạnh đó, hệ thống còn phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

 Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh

chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho các đội thi

công.

 Hỗ trợ cho nhân viên kế toán vật tư và thủ kho trong việc quản lý

nguyên liệu, vật liệu của công ty.

 Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội

ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản

lý vật tư.

4. Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài: phương pháp thu

thập thông tin, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và lập trình

hướng đối tượng.

5. Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Sql Server Management Studio 2008

Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio 2012

Công cụ tạo báo cáo: XtraReport của Devexpress

10

6. Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài tập trung chủ

yếu vào 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về công tác kế toán vật tư trong doanh

nghiệp.

Chương 2: Khảo sát thực trạng Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát

triển Công nghệ Thăng Long.

Chương 3: Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại

Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long.

Dù đã hết sức cố gắng, song đồ án của em không tránh khỏi những hạn chế

và thiếu sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy

cô Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế để giúp em hoàn thiện hơn những kiến

thức đã được học và có thể vận dụng vào thực tế.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn

Hữu Xuân Trường và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể cán bộ nhân viên Phòng

Tài chính – Kế toán Công ty Cổ Phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng

Long đã giúp em hoàn thành đề tài này!

11

DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT

Tên viết tắt

Nghĩa đầy đủ

HTTT

CTGS

DN

Hệ thống thông tin

Chứng từ ghi sổ

Doanh nghiệp

GTGT

CSDL

HQTCSDL

N- X- T

QĐ – BTC

TK

Giá trị gia tăng

Cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Nhập – Xuất – Tồn

Quyết định – Bộ Tài Chính

Tài khoản

NVL

Nguyên vật liệu

Việt Nam Đồng

VNĐ

12

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh

nghiệp

1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế

toán trong DN

1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán

a. Khái niệm phần mềm

Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng một

hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu

liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết

một vấn đề cụ thể nào đó.

Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực

tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình

hay phần mềm khác.

b. Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin

kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ,

xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra

sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.

1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán

Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa

là cũng thực hiện vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, vai

trò theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên

do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: cộng nghệ thông tin và lĩnh vực kế toán nên

vai trò của phần mếm kế toán còn được thể hiện thêm qua các khía cạnh sau:

- Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ

công:Việc tin học hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế một

13

phần hay toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của người

làm kế toán. Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng

huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác

hơn. Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra

các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh

hơn bằng cách thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những kết quả

khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.

- Vai trò số hoá thông tin: Phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp

thông tin được số hoá để hình thành nên một xã hội số hoá thông tin điện tử, thông

tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng

số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nôi bộ hay trên

internet. Chẳng hạn như các nhà đầu tư có thể tìm thấy thông tin của doanh nghiệp

thông qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của công ty

chứng khoán (nếu các công ty đang được niêm yết). Như vậy thay vì đọc gửi các

thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax… người sử dụng thông

tin kế toán có thể có được thông tin từ máy vi tính của họ thông qua công cụ trao

tin điện tử như email, internet và các vật mang tin khác. Đây cũng là công cụ nền

tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau

trong hiện tại cũng như trong tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ.

1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán

a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào

Trong giai đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh

trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống theo cách

phân loại của từng phần mềm cụ thể.

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở

dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý.

14

Giai đoạn 2: Xử lý

Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông

tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong giai đoạn

1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.

Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng

từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích

lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan,

đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân

đối thử của từng tài khoản

Giai đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu

tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài

chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,... để in ra máy in hoặc

lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay

kết nối với các hệ thống phần mềm khác.

Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế

toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích

phục vụ nhu cầu quản trị.

Như vậy nhìn vào mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có

thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn

toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá

sát với quy trình ghi chép kế toán thủ công.

b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế

toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình

thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán

không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế

toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được

thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó

nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Các thành

phần của một phần mềm kế toán:

Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp

xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.

15

c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:

(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục

để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin.

(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ

chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ

nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.

(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà

máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết

theo thuật toán đã chỉ ra.

(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc

xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.

(5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người.

1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán

- Bước 1: Khảo sát nhu cầu

Tìm hiểu và làm sang tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu mức cao về ứng dụng

của khách hang.

- Bước 2: Phân tích

Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống. Trong

rất nhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng của hệ thống nhắm

tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh/quản

lý.

- Bước 3: Thiết kế hệ thống

Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2

tiến hành phân tích và thiết kế kỹ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất

cho hệ thống.

16

- Bước 4: Xây dựng hệ thống

Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ thống và giao

diện đồ họa cần bắt tay vào việc xây dựng hệ thống. Trong quá trình này luôn cập

nhật về tiến độ của dự án.

- Bước 5: Kiểm thử

Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua

quy trình kiểm thử nội bộ, một phiên bản chạy thử sẽ được tạp dựng và hoạt động

để kiểm thử.

- Bước 6: Chuyển giao

Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao các kết quả cho khách

hàng.

- Bước 7: Đào tạo

Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành đào tạo sử

dụng, vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng

nguyên tắc.

- Bước 8: Bảo hành, bảo trì.

Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo

dõi, xử lý mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh.

1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán

1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu

a. Các khái niệm cơ bản

- Một cơ sở dữ liệu (CSDL/ DB: DataBase) là một tập hợp các tập tin có

liên quan với nhau, được thiết kế nhằm làm giảm thiểu sự lặp lại dữ liệu.

- Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL/ DBMS: DataBase

Management System) là một hệ thống gồm một CSDL và các thao tác trên CSDL

17

đó, được thiết kế trên một nền tảng phần cứng, phần mềm và với một kiến trúc

nhất định.

- Một hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL/ DBS: DataBase System) là một phần mềm

cho phép xây dựng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm,

sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện người sử

dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Thông qua các lệnh của ngôn ngữ

người/máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài. Còn người sử dụng dùng ngôn ngữ

hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểm chung là sử

dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc (Structured Query Language). Các hệ quản

trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến là MySQL, Oracle , Visual FoxPro,

PostgreSQL ,SQL Server , DB2 , Infomix...

- Ưu điểm của HQTCSDL:

+ Quản lý được dữ liệu dư thừa.

+ Đảm báo tính nhất quán cho dữ liệu.

+ Tạo khả năng chia sẻ dữ liệu nhiều hơn.

+ Cải tiến tính toàn vẹn cho dữ liệu.

- Nhược điểm:

+ HQTCSDL tốt thì khá phức tạp.

+ HQTCSDL tốt thường rất lớn chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ.

+ Giá cả khác nhau tùy theo môi trường và chức năng.

+ HQTCSDL được viết tổng quát cho nhiều người dùng thì thường

chậm.

18

* Đối với các hệ thống nhỏ: Là hệ thống có qui mô nhỏ, yêu cầu quản trị

cơ sở dữ liệu thấp nên hệ quản trị CSDL Microsoft Acess là phù hợp. Nó có các

ưu, nhược điểm như sau:

- Ưu điểm:

+ Nhỏ gọn.

+ Cài đặt dễ dàng.

+ Phù hợp với các qui mô nhỏ.

- Nhược điểm:

+ Hạn chế về kích thước CSDL.

+ Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL.

+ Kích thước dữ liệu càng lớn độ ổn định càng giảm.

+ Hạn chế tổng số module trong một ứng dụng.

+ Không hỗ trợ truy câp từ xa qua mạng.

* Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu phân tán trên một

phạm vi rộng. Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân tán là

phù hợp nhất đối với các hệ thống này. Tiêu biểu cho hệ quản trị CSDL này là

Oracle với những ưu, nhược điểm như sau:

- Ưu điểm:

+ Tính bảo mật, độ an toàn dữ liệu cao.

+ Dễ bảo trì, nâng cấp.

+ Dễ cài đặt và triển khai

+ Có cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định.

- Nhược điểm:

+ Chi phí đầu tư lớn.

+ Độ phức tạp cao.

19

+ Quản trị khó.

* Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ

sở dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro. Trong đó, mỗi hệ quản trị có những ưu

và nhược điểm nhất định:

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro

- Ưu điểm:

+ Dễ dàng nâng cấp, sửa đổi.

+ Dễ dàng tổ chức Cơ sở dữ liệu.

- Nhược điểm:

+ Khả năng bảo mật kém.

+ Không thuận tiện chạy trên môi trường mạng.

+ Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode,

VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows.

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

- Ưu điểm:

+ Truy cập cơ sở dữ liệu ổn đinh.

+ Dễ sử dụng.

+ Dễ theo dõi.

+ Cung cấp hệ thống các hàm tiện ích mạnh.

- Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows.

1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình

a. Khái niệm

Ngôn ngữ lập trình là một dạng ngôn ngữ được thiết kế và chuẩn hóa để

truyền các chỉ thị cho máy tính (hoặc máy khác có bộ xử lí). Ngôn ngữ lập trình

20