Bài giảng Tin học - Phần 2 - Chương 7: Cơ sở dữ liệu trong Excel

CHƯƠNG 7

7.1. CƠ SỞ DỮ LIỆU

Cơ sở dữ liệu trong Excel gồm:

• Trường (Field): là một thuộc tính nào đó của đối tượng. Ví dụ: Họ

tên, Giới tính, Ngày sinh, HSL, …vv

• Bản ghi (Record): là giá trị của các trường tương ứng. Ví dụ:

Nguyễn Văn A, Nam, 23/04/1978, 3.67, …vv

7.2. SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU

7.2.1. Hiển thị chức năng FORM

• Chọn File/Options/Chọn Customize Ribbon

• Tại Choose commands from: chọn All commands, trong phần này

bạn chọn Form/Nhấn Add/Chọn Tab và nhấn OK.

7.2. SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU

• 7.2.2 Chức năng form

• Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu

• Bước 2: Thực hiện Data/Form

• Bước 3: Thực hiện các chức năng trên hộp thoại.

Nhập mới

Xóa bản ghi

Tìm đến bản ghi

trước đó

Tìm đến bản ghi

kế tiếp

Tìm theo điều

kiện

Đóng hộp thoại

form

7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)

• Bôi đen vùng dữ liệu cần đặt điều kiện nhập.

• Chọn Data/Data Validation/Data Validation. Xuất hiện hộp thoại:

Chọn mức độ quy

định nhập dữ liệu

Đặt quy tắc nhập dữ

liệu

Hiển thị lời nhắc khi di

chuyển đến vùng nhập

7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)

• Thẻ Settings:

- Allow:

+ Any value: giá trị bất kỳ

+ Whole number: quy định cho dữ liệu kiểu số

+ Decimal: quy định cho dữ liệu kiểu thập phân.

+ List: Dữ liệu nhập vào theo danh sách (nhập

vào source hoặc bôi đen vùng danh sách)

+ Date: quy định cho dữ liệu kiểu ngày.

+ Time: quy định cho dữ liệu kiểu thời gian.

+ Text length: quy định theo chiều rộng của dữ

liệu kiểu ký tự.

+ Custom: quy tắc xác định theo công thức, bắt

đầu bởi dấu =

7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)

• Thẻ Input Message

- Show input message when cell is

selected: Tích chọn nếu di chuyển

chuột vào thì hiển thị lời nhắc.

- Title: Tiêu đề của trên hộp thoại

thông báo.

- Input Message: Nội dung thông

báo.

7.3. QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION)

• Thẻ Error Alert

- Show error alert after invalid data is entered: Tích

chọn để hiển thị thông báo lỗi khi dữ liệu nhập

vào không đúng quy định nhập.

- Style: Chọn mức độ quy định

+STOP: mức độ cao nhất, không cho nhập

dữ liệu nếu vi phạm quy tắc.

+ WARNING: vẫn cho phép nhập dữ liệu khi

vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn YES.

+ INFORMATION: vẫn cho nhập dữ liệu khi

vi phạm quy tắc nhưng người dùng nhấn OK.

- Title: tiêu đề của cửa sổ thông báo.

- Error Message: Nội dung thông báo khi nhập dữ

liệu vi phạm quy tắc.

7.4. SẮP XẾP CSDL

• Bước 1: Chọn vùng

CSDL.

• Bước 2: Chọn

Data\Sort. Xuất

hiện hộp hội thoại:

7.5. SỬ DỤNG AUTOFILTER, ADVANCED FILTER

7.5.1. Chức năng AutoFilter

Auto Filter là tính năng cho

phép người dùng lọc ra

những bản ghi thỏa mãn điều

kiện. Để thực hiện lọc ta thực

hiện như sau:

• Bước 1: Bôi đen vùng

CSDL (cả hàng tiêu đề)

• Bước 2: Chọn Data/Filter.

Tại trường có điều kiện lọc,

kích chọn:

7.5.1. Auto Filter

• + Equals: lọc ra bản ghi có giá trị

bằng giá trị bạn gõ vào hộp thoại.

• + Does Not Equal: lọc ra các bản ghi

có giá trị khác giá trị mà bạn gõ vào

hộp thoại

• + Greater Than: lọc ra các bản ghi lớn

hơn giá trị mà bạn gõ vào

• + Greater Than Or Equal To: lọc ra

các bản ghi có giá trị lớn hơn hoặc

bằng giá trị mà bạn gõ vào

• + Less Than: lọc ra bản ghi có giá trị

nhỏ hơn giá trị gõ vào.

• + Less Than Or Equal To: lọc ra các

bản ghi có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng

giá trị bạn gõ vào.

7.5.1. Auto Filter

• + Between: lọc ra những bản ghi nằm trong

khoảng giá trị mà bạn gõ vào.

• + Top 10: giữ lại 10 bản ghi có giá trị lớn

nhất

• + Above Average: lọc ra những bản ghi có

giá trị lớn hơn trung bình cộng của tất cả các

bản ghi trong cột.

• + Below Average: lọc ra những bản ghi có

giá trị nhỏ hơn trung bình cộng của tất cả

các bản ghi trong cột.

• + Begins With: Lọc ra bản ghi bắt đầu bởi ký

tự mà bạn gõ vào.

• + Ends With: Lọc ra bản ghi kết thúc bởi ký

tự mà bạn gõ vào.

• + Contains: Lọc ra bản ghi chứa ký tự mà

bạn gõ vào.

• + Does Not Contain: Lọc ra bản ghi không

chứa ký tự mà bạn gõ vào.

7.5.1. Auto Filter

+ Custom Filter: tùy chọn khác, hiển

thị hộp thoại:

Tại vị trí 1 tích chọn vào hộp thả, xuất

hiện các tùy chọn như trên, gõ giá trị

vào vị trí 3, nếu có hai điều kiện đồng

thời thì tích chọn And, điều kiện hoặc

thì tích chọn Or và chọn tại vị trí 2, gõ

giá trị vào vị trí số 4.

• * Hủy lọc:

• Để hủy tính năng lọc, chọn

Data/Filter.

7.5.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

- Vùng điều kiện có hai loại: điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp.

* Vùng điều kiện trực tiếp:

Được thành lập bằng cách sau: Gồm tối thiểu hai hàng, hàng đầu tiên

phải là tên trường trong CSDL, từ hàng thứ hai trở đi gõ giá trị cần so

sánh với nó, có thể kết hợp dấu >, <, <>,>=, <=, =.

Nếu điều kiện đồng thời (and) thì giá trị bản ghi của các trường cùng

hàng, còn điều kiện hoặc thì phải khác hàng.

7.5.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

* Vùng điều kiện trực tiếp:

Ví dụ 1:

+ Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn

hơn 5 triệu:

7.5.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

* Vùng điều kiện trực tiếp:

Ví dụ 1:

+ Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu:

7.5.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

* Vùng điều kiện gián tiếp:

Được thiết lập gồm hai hàng và một cột, hàng đầu tiên lấy tên bất kỳ (không

được trùng với bất kỳ tên trường nào trong CSDL), hàng thứ hai là biểu thức

logic, có thể kết hợp nhiều hàm, so sánh trên bản ghi đầu tiên của CSDL, kết

quả trả về TRUE hoặc FALSE.

Ví dụ: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh

lớn hơn 5 triệu:

7.5.2. ADVANCED FILTER

a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range)

* Vùng điều kiện gián tiếp:

Ví dụ: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5

triệu:

+ Điều kiện lọc ra những người ở phòng "Kế hoạch" và Thực lĩnh khác 6 triệu:

7.5.2. ADVANCED FILTER

b. Sử dụng tính năng Advanced

Filter

• Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu

(hàng tiêu đề không được trộn –

Merge cell)

• Bước 2: Chọn Data/Tại Sort & Filter

chọn Advanced. Xuất hiện hộp

thoại:

7.5.2. ADVANCED FILTER

b. Sử dụng tính năng Advanced Filter

Action:

+ Filter the list, in-place: Lọc và để kết quả tại

bảng csdl đang chọn.

+ Copy to another location: Lưu kết quả sau khi

lọc sang một vị trí khác, vị trí này được xác định

bởi phần Copy to (chỉ cần chọn 1 cell trong vùng

trống để lưu)

List range: vùng csdl

Criteria range: vùng điều kiện (được thiết lập

bằng vùng điều kiện gián tiếp hoặc trực tiếp)

Unique records only: tích chọn này để giữ lại

một bản ghi nếu trùng nhau.

Nhấn OK