Bài giảng Kỹ năng giao tiếp & tổ chức cuộc họp hiệu quả
KỸ NĂNG GIAO TIẾP & TỔ CHỨC CUỘC
HỌP HIỆU QUẢ
MỤC TIÊU
• Giúp các thành viên nhóm quản lý và tổ viên
hiểu được vì sao thông tin trong giao tiếp và
truyền đạt có thể bị sai lệch
• Tổ biết phải làm gì để giao tiếp và đặc biệt là
tổ chức cuộc họp trong tổ đạt hiệu quả
Giao tiếp là gì?
• Sự chia sẻ những hiểu biết, ý tưởng, cảm nghĩ,
kinh nghiệm… giữa người này với người khác
• Nói chuyện giữa người này với người khác
bằng lời hoặc không lời
Có những kiểu giao tiếp nào?
• Giao tiếp trực tiếp
– bằng ngôn ngữ, cử chỉ, ánh mắt, điện thoại…
• Giao tiếp gián tiếp
– bằng thư từ, văn bản, công văn, thông qua người
khác, email, điện tín…
• Chú ý:
– Trong khi nói chuyện thông tin dễ bị sai lệch.
Thông tin càng truyền qua nhiều người thì sai lệch
càng lớn
TẠI SAO?
Lý do gây sai lệch: Do người nói
• Nói không rõ ràng, nói nhanh, nói không
chính xác, nói khó hiểu
• Câu nói quá dài
• Nói không chịu để ý người nghe có hiểu hay
không
Lý do gây sai lệch: Do người nghe
• Không chú ý lắng nghe
• Nghe rồi quên và tự suy diễn theo cách nghĩ
của mình
• Nghe xong không hiểu, nhưng không chịu
nói ra mình đang hiểu như thế nào
Lý do gây sai lệch
Do môi trường xung quanh
• Ồn ào quá nghe không được
• Cách sắp xếp chỗ ngồi không thuận tiện
• Mưa gió hoặc nóng nực
Tổ chức họp trong THT phải
lưu ý tới tất cả những lý do
này để có thể tổ chức một
cuộc họp hiệu quả
Một vài câu hỏi suy ngẫm
• Tại sao tổ hợp tác phải họp? Nếu không họp
thì có thể xảy ra chuyện gì?
• Mỗi nhóm nhớ lại:
– Buổi họp gần đây nhất của nhóm là khi nào?
– Nhóm đã làm những gì để chuẩn bị và tiến hành
cuộc họp đó?
Vậy làm thế nào để
có thể tổ chức một
cuộc họp hiệu quả?
Trả lời
• Cần phải họp:
– Để đảm bảo sự tham gia
– Nhiều tổ viên nên cần cung cấp thông tin (giao tiếp)
một cách chính thức
Trả lời
• Nếu không thường xuyên họp đầy đủ các tổ viên trong
nhóm sẽ có thể có các hậu quả:
– Quyết định đưa ra không công bằng
– Nhiệm vụ, công việc không được giao và không có
người thực hiện
– Các tổ viên không biết về những công việc của THT
– Kiến thức, kinh nghiệm và ý tưởng của các tổ viên
không được chia sẻ
– Mọi người không cảm thấy mình là một phần của tổ
hợp tác và sự hợp tác sẽ khó khăn hơn
Yếu tố cần có để tổ chức họp
• Phải có lý do/mục tiêu rõ ràng
–VD- Họp thường kỳ, thảo luận về tiến độ
thực hiện các hoạt động;
–Họp để thông báo một kế hoạch mới
–Họp để giải quyết một vấn đề phát sinh đột
xuất
Để tổ chức cuộc họp hiệu quả-
Nhóm điều hành cần chuẩn bị gì?
• Lựa chọn thời gian/thời điểm họp, mức độ
thường xuyên
– Thời gian phải phù hợp với nhu cầu của đa
số thành viên (vd không nên họp vào thời
điểm thu hoạch)
– Thời gian phải thuận tiên cho đa số thành
viên kể cả phụ nữ (vd: buổi tối)
– Để họp định kỳ thì nên họp hàng tháng hay
hàng quý
Để tổ chức cuộc họp hiệu quả- Nhóm
điều hành cần chuẩn bị gì? (tiếp)
• Chuẩn bị chương trình họp
– Giúp người chủ trì (người nói) nhớ tất cả những vấn đề
cần đề cập đến
– Giúp cuộc họp được tổ chức tốt, có hiệu quả và đúng
thời gian dự định
– Giúp các tổ viên có thể chuẩn bị ý kiến và tham gia
thảo luận, và biết họ có thể mong đợi gì từ cuộc họp
– Giúp đảm bảo cuộc họp có mục tiêu rõ ràng và sau
cuộc họp có thể đạt được những kết quả gì, giải quyết
được những vấn đề gì
Gợi ý một chương trình họp
1. Mở đầu cuộc họp
2. Điểm danh đại biểu
3. Đọc biên bản cuộc họp kỳ trước (nếu cần)
4. Đọc chương trình và sau đó theo đúng chương
trình để tiến hành trình tự các bước trong cuộc
họp
5. Công việc chung/thảo luận chung
6. Đọc nhanh biên bản cuộc họp
7. Kết thúc
Để tổ chức cuộc họp hiệu quả
Nhóm điều hành cần chuẩn bị gì? (tiếp)
• Chuẩn bị địa điểm
– Lựa chọn địa điểm: Chọn nơi thoáng mát yên tĩnh
– Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý sao cho người nói và
người nghe rõ hơn
– Chuẩn bị các văn phòng phẩm, thiết bị nếu cần
thiết
• Mời người tham dự
• Phân công nhóm cán bộ điều hành, phát biểu tại cuộc
họp
Để tổ chức cuộc họp hiệu quả
Người nói cần chuẩn bị gì?
• Nên có phân công rõ ràng:
– Người chủ trì
– Thư ký viết biên bản họp, tổng hợp ý kiến tổ viên
– Người phát biểu cho từng nội dung
• Người nói nên nói rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, khi nói
xong cần hỏi lại và lắng nghe xem người nghe đã
hiểu đúng ý mình chưa
• Người điều hành/chủ trì cuộc họp nên lưu ý tập trung
thảo luận vào vấn đề để tìm ra giải pháp
Để tổ chức cuộc họp hiệu quả- Người
nghe nên làm gì?
• Người nghe sau khi nghe xong cũng nên hỏi lại theo
cách nói của mình xem đúng như ý người nói hay
không
• Những việc gì khó nhớ hoặc các thông báo… nên
hỏi đi hỏi lại nhiều lần hoặc ghi ra giấy
• Việc cần nhớ lâu nên ghi vào biên bản để tránh tranh
cãi vô ích
2 ví dụ về việc không ghi biên bản
Tải về để xem bản đầy đủ
25 trang
07/04/2022
6160
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kỹ năng giao tiếp & tổ chức cuộc họp hiệu quả", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_ky_nang_giao_tiep_to_chuc_cuoc_hop_hieu_qua.pdf
