Giáo trình Tin học văn phòng (Mới)
Trang 1
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay bộ sản phẩm Microsoft Office được sử dụng khá rộng rãi trong đời sống
hằng ngày. Đối với nhiều trường học và doanh nghiệp, kỹ năng sử dụng ứng dụng tin học văn
phòng không còn là điều xa lạ, ngoài tầm với, mà là một sự cần thiết tuyệt đối.
Microsoft Word hay còn gọi là Winword, là một phần mềm trong bộ Microsoft Office
của hãng phần mềm nổi tiếng Microsoft, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản, sách vở,
tạp chí ... phục vụ cho công tác văn phòng.
Microsoft PowerPoint là một phần mềm trình diễn (presentation) chuyên nghiệp có
nhiều tiện ích để trình bày vấn đề có hình thức đẹp và sinh động, dễ sử dụng, hiệu quả. Có thể
sử dụng PowerPoint để tạo các trình diễn phục vụ đông đảo khán thính giả với nhiều mục
đích.
Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau:
Cung cấp đầy đủ các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng và dễ sử dụng.
Khả năng đồ hoạ khá mạnh, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and
Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu
word như biểu đồ, bảng tính, ...
Trình diễn là phương tiện để truyền đạt thông tin, thuyết phục, giáo dục khán giả.
PowerPoint cung cấp cho bạn các công cụ để tạo các minh họa cho phần thuyết trình trong
các hội thảo, hội nghị, seminar, báo cáo luận văn,… Ngoài ra nó cũng được sử dụng phổ biến
trong công tác giảng dạy. Mỗi trang thể hiện nội dung, hình ảnh, âm thanh, … được gọi là
một Slide.
Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ,
cũng như mạng Internet.
Trong quá trình biên soạn chúng tôi đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các
trường Đại học khối kỹ thuật, các trường Cao đẳng nghề.
Do khả năng có hạn và giáo trình được biên soạn lần đầu nên không thể tránh khỏi
thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các đồng nghiệp để giáo
trình ngày càng được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Trang 2
MỤC LỤC
WORD .......................................................................................................................................4
1.1. Giới thiệu.....................................................................................................................4
1.3. Màn hình giao tiếp.......................................................................................................4
1.4. Thoát khỏi Winword ...................................................................................................6
2. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN...............................................................................................7
2.1. Các phím thường dùng.................................................................................................7
2.2. Nguyên tắc nhập văn bản ..............................................................................................7
2.3. Quy ước gõ tiếng Việt .................................................................................................7
2.4. Thao tác với khối văn bản ...........................................................................................8
3. CÁC THAO TÁC VỚI VĂN BẢN...........................................................................................9
3.1. Lưu cất và mở văn bản ................................................................................................9
3.2. Định dạng văn bản:....................................................................................................10
4. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN .........................................................................................19
4.1. Đặt lề, cỡ giấy và hướng in........................................................................................19
4.2. Chèn tiêu đề, số trang, dấu ngắt trang .......................................................................20
4.3. In ấn...........................................................................................................................22
5. MỘT SỐ HIỆU ỨNG ĐẶC BIỆT .........................................................................................23
5.1. Chèn ký tự đặc biệt, chèn hình ảnh ...........................................................................23
5.2. Soạn thảo công thức toán học....................................................................................26
5.4. Định nghĩa gõ tắt .......................................................................................................28
5.5. Công cụ đồ họa..........................................................................................................30
6. LẬP BẢNG BIỂU ....................................................................................................................32
6.1. Tạo, sửa đổi và trình bày trong bảng.........................................................................32
6.2. Sắp xếp trong bảng ....................................................................................................34
6.3. Tính toán trong bảng .................................................................................................35
7. TRỘN VĂN BẢN .....................................................................................................................35
8. BÀI TẬP ỨNG DỤNG ............................................................................................................38
1. CÁCH TẠO MỘT TRÌNH DIỄN ..........................................................................................46
Trang 2
2. THIẾT KẾ SLIDE ...................................................................................................................47
2.1. Nhập văn bản cho Slide.............................................................................................47
2.2. Cách định dạng Fonts chữ ...........................................................................................47
2.3. Điều chỉnh khoảng cách dòng, cách đoạn ....................................................................47
2.4. Điều chỉnh lề văn bản..................................................................................................47
2.5. Chèn ký hiệu, số đầu dòng ..........................................................................................47
2.6. Đổi kiểu chữ ..............................................................................................................48
3.1. Sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ Drawing................................................48
3.2. Tạo chữ nghệ thuật ....................................................................................................49
4. QUẢN LÝ, TẠO NỀN CHO SLIDE .....................................................................................50
4.1. Quản lý các Slide.......................................................................................................50
4.2. Định nghĩa lại kiểu Slide ...........................................................................................50
4.3. Tạo màu nền cho Slide................................................................................................51
5. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀOSLIDE ..............................................................................51
5.1. Chèn hình ảnh .............................................................................................................51
5.2. Chèn âm thanh...........................................................................................................52
5.3. Chèn, thiết lập biểu đồ...............................................................................................52
5.4. Chèn số trang, tiêu đề đầu cuối trang ........................................................................53
6.1. Chế độ chuyển cảnh...................................................................................................54
7.1. Tạo siêu liên kết.........................................................................................................56
7.2. Biên tập thời gian trình chiếu ....................................................................................58
8. ĐÓNG GÓI VÀ IN ẤN ............................................................................................................58
8.1. Đóng gói ....................................................................................................................58
8.2. Trình chiếu Flie đã đóng gói .....................................................................................60
Trang 3
CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG
Mã số của mô đun: MĐ 07;
Thời gian của mô đun: 60 giờ;
(Lý thuyết: 16 giờ; Thực hành: 44 giờ)
I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MÔ ĐUN:
Tin học văn phòng là mô đun cơ sở nghề bắt buộc của chương trình đào tạo Cao
đẳng nghề Công nghệ thông tin (ứng dụng phần mềm). Mô đun được bố trí sau khi
sinh viên học xong các môn học chung.
II. MỤC TIÊU CỦA MÔ ĐUN:
- Biết được nguyên tắc quản lý, nhập văn bản và quy tắc sử dụng các bộ gõ;
- Hiểu cách định dạng trang văn bản, văn bản, bảng biểu và in ấn;
- Hiểu cách trộn 1 văn bản trong Word;
- Hiểu cách thiết kế một trình diễn;
- Sử dụng thành thạo các công cụ soạn thảo, định dạng và in ấn văn bản;
- Tạo được các chương trình trình chiếu với các hiệu ứng chuyển động, âm
thanh và liên kết;
- Sinh viên phải tích lũy đủ số giờ học theo quy định. Tham gia đầy đủ các
giờ thực hành;
- Sinh viên phải có được tính cẩn thận và sáng tạo khi soạn thảo và thiết kế
chương trình trình diễn.
III. NỘI DUNG MÔ ĐUN:
1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian:
Số
Thời gian
TT
Tên các bài trong mô đun
Tổng số
Lý
thuyết
Thực
hành,
Kiểm
tra
Bài tập
Hệ soạn thảo văn bản Microsoft
Word
Hệ trình diễn điện tử Microsoft
PowePoint
1.
2.
30
8
20
2
30
8
20
2
Tổng cộng
60
16
40
4
* Ghi chú: Thời gian kiểm tra lý thuyết được tính vào giờ lý thuyết, kiểm tra
thực hành được tính vào giờ thực hành.
Trang 4
BÀI 1: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD
Mục tiêu:
Trình bày cách soạn thảo, các loại văn bản thông dụng bằng MICROSOFT WORD;
Trình bày cách nhúng các đối tượng vào văn bản: hình ảnh, bảng biểu, công thức,
cơ sở dữ liệu,...;
Thành thạo trong việc đánh máy, lưu trữ, bảo vệ văn bản;
Tạo được các văn bản có thẩm mỹ, có nhiều tính năng;
Có tính cần cù, cẩn thận, chăm chỉ trong công việc.
1. Giới thiệu chung về Microsoft Office và Microsoft Word
1.1. Giới thiệu
Microsoft Office được sử dụng khá rộng rãi trong đời sống hằng ngày. Đối với
nhiều trường học và doanh nghiệp, kỹ năng sử dụng ứng dụng tin học văn phòng
không còn là điều xa lạ, ngoài tầm với, mà là một sự cần thiết tuyệt đối.
Microsoft Word hay còn gọi là Winword, là một phần mềm trong bộ Microsoft
Office của hãng phần mềm nổi tiếng Microsoft, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn
bản, sách vở, tạp chí ... phục vụ cho công tác văn phòng
1.2. Khởi động
Dùng lệnh Start \ All Programs \ Microsoft Office \ MicrosoftWord.
Ngoài cách khởi động trên, ta còn có thể khởi động Winword theo các cách sau:
Click biểu tượng Word
Click biểu tượng Word
1.3. Màn hình giao tiếp
trên Desktop.
trên Start Menu.
Formatting Toolbar
Menu Bar
Title Bar
Standard Toolbar
Drawing Toolbar
Status bar
Hình 1.1: Màn hình giao tiếp
- Title Bar (thanh tiêu đề): Thanh chứa tên của tập tin văn bản.
- Menu Bar (thực đơn ngang): Thanh chứa các lệnh của Word, mỗi mục trên
Menu Bar ứng với một Menu Popup (thực đơn dọc). Thao tác để mở một Menu Popup
là click vào tên mục hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ký tự đại diện của tên mục.
- Toolbars (các thanh công cụ): Các thanh công cụ chứa một số biểu tượng
hoặc nút điều khiển thể hiện một số lệnh thông dụng. Muốn biết chức năng của một
Trang 5
biểu tượng hay một nút điều khiển nào đó ta chỉ cần rà mũi tên chuột lên biểu tượng
hay nút đó và chờ vài giây (nếu chưa có tính chất này thì ta dùng lệnh Tools \
Customize \ Options, chọn mục Show ScreenTips on Toolbars). Để hiển thị hay ẩn
các thanh công cụ, ta dùng lệnh View \ Toolbars, sau đó click đánh dấu hoặc bỏ dấu
check
tại các mục tương ứng.
- Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu tượng, nút điều khiển thực
hiện các chức năng thông dụng như ghi văn bản vào đĩa, mở văn bản, in văn bản ....
Thay vì phải vào các menu để chọn lệnh, chỉ cần click biểu tượng hoặc nút điều khiển
tương ứng. Chẳng hạn, muốn lưu văn bản đang soạn thảo lên đĩa, thay vì vào menu
File chọn Save, chỉ cần click biểu tượng
.
Hình 1.2: Thanh Standard
- Formatting (thanh định dạng): chứa các biểu tượng, nút điều khiển dùng cho việc
định dạng văn bản như loại font chữ, cỡ font, căn lề ...
Hình 1.3: Thanh Formatting
- Tables and Borders: chứa các công cụ để kẻ khung và thao tác trên bảng
biểu.
Hình 1.4: Thanh Tables and Borders
- Drawing: chứa các công cụ để vẽ hình, tô màu ...
Hình 1.5: Thanh Drawing
- Ruler (thước): dùng để canh chỉnh lề và định Tab cho văn bản. Để thay đổi
đơn vị đo (Inches, Centimeters, Millimeters, Points, Picas), ta thực hiện lệnh Tools \
Options \ General, rồi vào hộp Measurement units để thay đổi. Thường chọn đơn vị
là Centimeters hoặc Inchs. Ruler có thể tắt hay mở bằng lệnh View \ Ruler.
- Status Bar (thanh trạng thái): hiển thị tình trạng của cửa sổ hiện tại như số
thứ tự trang hiện hành, tổng số trang, vị trí con trỏ (dòng, cột) ... Thanh này nằm ở
dòng cuối cùng của cửa sổ.
- Scroll Bar (thanh cuốn): dùng để di chuyển màn hình cửa sổ văn bản bằng chuột.
- Thanh cuốn dọc (Vertical scroll bar)
Click để cuốn lên từ từ
Drag di chuyển đến chỗ mong muốn
Click để kéo xuống từ từ
Click để cuốn lên 1 trang
Click để cuốn xuống 1 trang
Hình 1.6: Thanh cuốn dọc
Trang 6
- Thanh cuốn ngang (Horizontal scroll bar): cách sử dụng như thanh cuốn
dọc.
a. Các kiểu xem văn bản trên màn hình:
Dùng lệnh View \ Normal để xem văn bản ở chế độ bình thường. Đây là chế độ
mặc nhiên của Word, phần lớn các kiểu định dạng đặc biệt đều nhìn thấy được trên
màn hình. Riêng một số trường hợp được đơn giản hóa để tăng tốc độ truy xuất (chẳng
hạn, không thấy được các tiêu đề và số trang, không thực hiện được các thao tác vẽ đồ
họa ...). Trong chế độ này, các trang được ngăn cách nhau bởi đường chấm chấm nằm
ngang.
- Dùng lệnh View \ Print Layout để xem văn bản giống như lúc được in ra.
Các tiêu đề đầu và cuối trang, số trang đều được thể hiện. Muốn sử dụng các thao tác
vẽ đồ họa, chèn hình ảnh phải chuyển qua chế độ này.
- Dùng lệnh View \ Outline để xem tổng quan văn bản, chỉ xem những mục
tiêu đề lớn của tài liệu, giấu đi các chi tiết nhỏ.
b. Chế độ phóng to, thu nhỏ màn hình:
- Dùng lệnh View \ Zoom.
Hình 1.7: Chế độ Zoom màn hình
- Trong hộp thoại Zoom, chọn cỡ bạn muốn phóng to hay thu nhỏ trong khung
Zoom to, hoặc chọn số phần trăm trong hộp Percent.
- Click nút OK để đồng ý với kích cỡ phóng màn hình vừa chọn.
Lưu ý: Có thể click hộp Zoom
rồi click chọn cỡ muốn phóng.
c. Xem toàn màn hình: Có thể cho vùng của người sử dụng nhiều hơn bằng
cách bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ ... Để thực hiện việc này, dùng lệnh View \
Full Screen. Trở lại màn hình cũ bằng phím Esc.
1.4. Thoát khỏi Winword: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước khi thoát, nếu
không Winword sẽ hỏi:
Chọn Yes nếu muốn ghi.
Chọn No nếu không muốn ghi.
Chọn Cancel nếu muốn hủy lệnh thoát.
Các cách thoát :
Click nút Close
ở góc trên phải cửa sổ của Winword.
Dùng lệnh File \ Exit.
Double click biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình.
Trang 7
Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
2. Một số thao tác cơ bản
2.1. Các phím thường dùng
- Các loại con trỏ trên cửa sổ soạn thảo:
+ Con trỏ nhập văn bản có dạng “ \ “ (vạch đứng) Khi gõ một ký tự trên bàn
phím, ký tự sẽ được chèn vào chỗ con trỏ nhập.
+ Con trỏ chuột trong vùng văn bản có dạng “ I “ (dấu vạch đứng với hai dấu
gạch ngang ở hai đầu). Muốn chuyển con trỏ nhập tới một vị trí mới trong văn bản để
nhập, ta đưa con trỏ chuột đến vị trí mới và click chuột.
- Di chuyển con trỏ (cursor) bàn phím:
Home
End
: về đầu dòng.
: đến cuối dòng.
: qua phải một ký tự.
: qua trái một ký tự.
: xuống một dòng.
: lên một dòng.
: qua phải một từ.
: qua trái một từ.
Ctrl + Home: về đầu văn bản.
Ctrl + End : đến cuối văn bản.
Page Up : lên một trang màn hình.
Page Down : xuống một trang màn
hình.
Ctrl +
Ctrl +
- Phím xoá ký tự:
Delete
: xoá ký tự tại vị trí con trỏ.
Backspace : xoá ký tự bên trái con trỏ
- Các phím khác:
Enter
: xuống hàng, kết thúc đoạn.
Shift + Enter: xuống hàng, chưa kết thúc đoạn.
Insert
Alt
Esc
: dùng để chuyển đổi giữa chế độ chèn ký tự và đè ký tự.
: dùng để chọn các lệnh trên menu bằng bàn phím.
: dùng để ngắt một lệnh đang thực hiện.
2.2. Nguyên tắc nhập văn bản
- Chọn kiểu chữ, cỡ chữ rõ ràng và dễ đọc.
- Nhập văn bản đủ nội dung, đúng chính tả, không để thừa khoảng trắng.
- Chỉ nhấn Enter khi kết thúc một đoạn.
- Trước dấu chấm, dấu phẩm không có khoảng trắng.
- Không dùng phím khoảng trắng, phím Tab 2 lần liên tiếp để canh lề văn bản.
- Không dùng phím Enter 2 lần để cách đoạn.
- Nên nhập liệu trước, định dạng sau.
2.3. Quy ước gõ tiếng Việt
Trong mục này sẽ giới thiệu hai kiểu đánh tiếng Việt thông dụng nhất hiện nay:
kiểu gõ VNI và kiểu gõ TELEX.
a. Kiểu gõ VNI: Kiểu gõ này dùng các phím chữ số ở hàng phím phía trên các
phím chữ cái để thể hiện dấu trong tiếng Việt. Trong tiếng Việt, dấu được đặt ở trên
các nguyên âm. Vì vậy, muốn thể hiện được dấu, ta phải gõ vào nguyên âm trước, sau
đó mới gõ các phím thể hiện dấu theo quy tắc sau:
Trang 8
- Dấu sắc
: phím số 1
- Dấu huyền
- Dấu hỏi
- Dấu ngã
- Dấu nặng
: phím số 2
: phím số 3
: phím số 4
: phím số 5
- Dấu mũ (â/ê/ô) : phím a/e/o + phím số 6
- Dấu móc (ơ/ư)
- Dấu liềm (ă)
- Dấu ngang (đ)
: phím o/u + phím số 7
: phím chữ a + phím số 8
: phím chữ d + phím số 9
b. Kiểu gõ TELEX:
- Dấu sắc
: phím s
- Dấu huyền : phím f
- Dấu hỏi
: phím r
- Dấu ngã : phím x
- Dấu nặng : phím j
â (aa), ê (ee), ô (oo), đ (dd)
- ă (aw), ơ (ow), ư (uw)
Lưu ý:
- Nếu muốn bỏ dấu cho chữ hoa thì phải nhấn đồng thời phím Shift với phím
thể hiện dấu.
- Thường gõ dấu ở cuối từ.
2.4. Thao tác với khối văn bản
a. Chọn một khối: Để chọn một khối văn bản ta có thể dùng chuột hoặc bàn
phím, hoặc dùng kết hợp cả chuột và bàn phím. Sau đây là một vài phương pháp chọn
khối.
- Chọn một từ : Double click vào từ muốn chọn.
- Chọn các ký tự liên tiếp nhau: Drag lên các ký tự muốn chọn; hoặc dùng
bàn phím bằng cách đưa con trỏ nhập vào ký tự đầu tiên muốn chọn, sau đó nhấn phím
Shift đồng thời nhấn các phím mũi tên thích hợp.
- Chọn một dòng: Click vào khoảng trống bên trái của dòng đó.
- Chọn một câu: Nhấn phím Ctrl, đồng thời click vào vị trí bất kỳ trong câu.
- Chọn một đoạn: Double click vào khoảng trống bên trái của đoạn muốn
chọn.
- Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn phím Ctrl, đồng thời click vào khoảng trống
bên trái văn bản; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.
Chú ý :
Nếu chọn một số dòng bằng chuột, có thể click và Drag vào khoảng trống
bên trái các dòng.
Chọn từ vị trí con trỏ nhập đến cuối văn bản : gõ Shift + Ctrl + End
Chọn từ vị trí con trỏ nhập đến đầu văn bản : gõ Shift + Ctrl + Home
Chọn từ vị trí con trỏ nhập đến đầu dòng
: gõ Shift + Home
Chọn từ vị trí con trỏ nhập đến cuối dòng : gõ Shift + End
b. Các thao tác trên khối: Sau khi đã chọn một khối văn bản, ta có thể tiến
hành các thao tác sau :
Trang 9
- Xóa khối: Nhấn phím Delete.
- Di chuyển khối:
Dùng lệnh Edit \ Cut, hoặc click biểu tượng
nhấn Ctrl + X.
Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí mới.
Dùng lệnh Edit \ Paste, hoặc click biểu tượng
nhấn Ctrl + V.
trên thanh Standard, hoặc
trên thanh Standard, hoặc
Lưu ý: Có thể di chuyển một khối văn bản bằng cách đưa trỏ chuột vào khối rồi
Drag đến vị trí mới và nhả phím chuột.
- Sao chép khối:
Dùng lệnh Edit \ Copy, hoặc click biểu tượng
nhấn Ctrl + C.
trên thanh Standard, hoặc
Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí cần sao chép.
Dùng lệnh Edit \ Paste, hoặc click biểu tượng
nhấn Ctrl + V.
trên thanh Standard, hoặc
Lưu ý: Có thể sao chép một khối văn bản bằng cách đưa trỏ chuột vào khối,
nhấn phím Ctrl, đồng thời Drag đến vị trí mới và nhả phím chuột.
Ý nghĩa của Clipboard: Clipboard là một vùng nhớ tạm dùng để lưu trữ khối
chọn khi thực hiện thao tác Copy hay Cut.
3. Các thao tác với văn bản
3.1. Lưu cất và mở văn bản
a. Tạo mới một văn bản: Để tạo mới một văn bản, ta có thể dùng các cách sau:
Cách 1:
Dùng lệnh File \ New.
Trong hộp thoại New, chọn biểu tượng Blank Document.
Cách 2: Click biểu tượng New Blank Document
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
trên thanh Standard.
b. Mở một văn bản đã có trên đĩa: Để mở một văn bản đã có trên đĩa, ta có thể
tiến hành theo các bước sau:
Dùng lệnh File \ Open (hoặc click biểu tượng
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O) để mở hộp thoại Open.
trên thanh Standard,
Hình 1.8: Hộp thoại Open để mở văn bản
Trong hộp thoại Open, chọn tên tập tin muốn mở.
Click nút Open hoặc nhấn Enter.
Trang 10
Lưu ý: Nếu ta không nhớ tên hay vị trí của tập tin muốn mở thì thực hiện như
sau:
Nhập tên hay ký tự đại diện (?, *) vào khung File name.
Chọn tên ổ đĩa hay tên thư mục muốn tìm trong khung Look in.
Click nút Open hoặc nhấn Enter.
c. Lưu văn bản vào đĩa:
Lưu với tên mới:
Dùng lệnh File \ Save As.
Chọn thư mục lưu trong khung Save in, nhập tên mới trong khung File
name và chọn dạng của tập tin để lưu trong khung Save as type.
Click nút Save hoặc gõ Enter.
Lưu với tên cũ:
Dùng lệnh File \ Save hoặc click biểu tượng , thao tác cũng có thể sử dụng
khi lưu văn bản lần đầu tiên.
Nếu tài liệu đã được ghi vào một tập tin, khi ra lệnh Save tất cả những sự thay
đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa.
3.2. Định dạng văn bản:
3.2.1. Định dạng ký tự (Font)
Việc quy định dạng trình bày của một ký tự, một từ hay một nhóm từ gọi là
định dạng ký tự. Có thể sử dụng hộp thoại Font, hoặc các biểu tượng trên thanh công
cụ, hoặc các phím tắt để định dạng ký tự.
a. Dùng hộp thoại Font:
- Chọn khối gồm các ký tự muốn định đạng.
- Dùng lệnh Format \ Font. Hộp thoại Font xuất hiện và chọn lớp Font.
Hình 1.9: Hộp thoại định dạng Font
Trang 11
Xác định Font chữ trong khung Font.
Xác định kiểu chữ: thường (Regular hoặc Normal), đậm (Bold), nghiêng
(Italic) ... trong khung Font style.
Xác định kích cỡ chữ trong khung size.
Click hộp Font color để xác định màu chữ.
Click hộp Underline style để xác định dạng gạch chân của chữ.
Xác định hiệu ứng cho chữ trong khung Effects. Ví dụ : H2O (Subscrip), 50
m2 (Superscrip), INTERNET (Strikethrought) ...
Sau mỗi chọn lựa, ta có thể xem trước kết quả trong khung Preview.
Click nút OK để đồng ý với các chọn lựa trên.
b. Sử dụng các tổ hợp phím:
Một số chức năng định đạng ký tự thường sử dụng có thể thực hiện nhanh chóng
thông qua các tổ hợp phím:
Bảng 1.1:
Mục đích
Gõ
Tăng kích cỡ ký tự
Ctrl + ]
Ctrl + [
Ctrl + B
Ctrl + I
Ctrl + U
Giảm kích cỡ ký tự
Bật/tắt chữ dậm (bold)
Bật/tắt chữ nghiêng (Italic)
Bật/tắt chữ gạch dưới đơn (Single Underline)
Bật/tắt chữ gạch dưới kép (Double Underline)
Đổi chữ in thành chữ thường và ngược lại
Bật/tắt chỉ số dưới
Ctrl + Shift + D
Shift + F3
Ctrl + dấu bằng
Ctrl + Shift + dấu bằng
Ctrl + Space
Bật/tắt chỉ số trên
Trả về định dạng mặc định
Ngoài ra, ta có thể định dạng ký tự dùng thanh Formatting Toolbar để định
dạng nhanh.
Font chữ
Nghiêng
Gạch chân
Cỡ chữ
Đậm
.VnTime, 14
:
Tin học Văn phòng
Tin học Văn phòng
TIN HỌC VĂN PHÒNG
Tin học Văn phòng
.VnTime, 14, Italic :
.VnHelvetInsH, 14 :
VNI-Awchon, 13 :
Trang 12
3.2.2. Định dạng đoạn văn bản (Paragraph)
Việc quy định dạng trình bày của một hay nhiều đoạn liên tục gọi là định dạng
đoạn. Có thể sử dụng hộp thoại Paragraph, hoặc các biểu tượng trên Formatting Toolbar,
hoặc các phím tắt để định dạng đoạn văn bản.
a. Sử dụng hộp thoại Paragraph:
- Chọn khối gồm các đoạn muốn định dạng (nếu chỉ định dạng cho một đoạn thì
chỉ cần chuyển con trỏ nhập vào đoạn đó).
- Dùng lệnh Format \ Paragraph, xuất hiện hộp thoại Paragraph và chọn lớp
Indents and Spacing.
Hình 1.10: Hộp thoại Paragraph
Alignment: quy định việc bố trí các dòng theo lề trái (left), lề phải (Right),
đều cả hai lề (Justified) hay canh giữa (Centered).
Indentation: dùng để xác định lề cho đoạn.
Left: khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản.
Right: khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản.
Special: có ba trường hợp chọn
None: lề theo quy định của Left và Right Indent.
First line: chỉ dời lề trái của dòng đầu tiên (xác định trong By).
Hanging: chỉ dời lề trái của các dòng không phải dòng đầu tiên (xác
định trong By).
Spacing: quy định khoảng cách giữa các dòng.
Before: xác định khoảng trống phía trên mỗi đoạn.
After: xác định khoảng trống phía sau mỗi đoạn.
Line Spacing: xác định khoảng cách các dòng trong cùng đoạn.
- Sau mỗi chọn lựa, ta có thể xem trước kết quả trong khung Preview.
- Click nút OK để hoàn tất thao tác định dạng đoạn.
Trang 13
b. Sử dụng các biểu tượng trên Formatting Toolbar:
Canh trái
Tăng lề trái
Giảm lề trái
Thay đổi
khoảng
cách dòng
Canhđều
Canh phải
Canh giữa
Có thể dời lề của đoạn bằng cách di chuyển chuột trên bốn biểu tượng nằm trên
Ruler gồm: First line Indent, Left Indent, Hanging Indent và Right Indent.
First line Indent
Hanging Indent
Left Indent
Right Indent
c. Sử dụng các tổ hợp phím: Một số chức năng định đạng đoạn thường sử dụng
có thể thực hiện nhanh chóng thông qua các tổ hợp phím:
Bảng 1.2:
Mục đích
Gõ
Cách dòng đơn
Ctrl + 1
Cách dòng đôi
Ctrl + 2
Cách một dòng rưỡi
Canh trái (Left Align)
Canh giữa (Center Align)
Canh phải (Right Align)
Canh đều (Justify Align)
Tăng lề trái
Ctrl + 5
Ctrl + L
Ctrl + E
Ctrl + R
Ctrl + J
Ctrl + M
Ctrl + Shift + M
Ctrl + T
Ctrl + Shift + T
Ctrl + Q
Giảm lề trái
Tăng lề trái trừ dòng đầu
Giảm lề trái trừ dòng đầu
Trả về định dạng đoạn mặc định
3.2.3. Định dạng cột trong văn bản
Có thể trình bày toàn bộ văn bản, một phần văn bản hay một nhóm các
Paragraph trên nhiều cột (dạng như cột báo). Thông thường có hai cách định dạng cột
trong văn bản: nhập nội dung văn bản trước sau đó định dạng cột, hoặc định dạng cột
trước rồi nhập văn bản. Thông thường, ta hay dùng cách thứ nhất. Để dịnh dạng cột
văn bản, ta thực hiện như sau:
- Chọn khối văn bản cần chia cột.
- Dùng lệnh Format \ Columns, hộp thoại Columns xuất hiện.
Trang 14
Hình 1.11: Hộp thoại Columns
Presets: xác định dạng chia cột theo mẫu định sẵn.
Number of columns: xác định số cột cần chia.
Width and Spacing: xác định chiều rộng và khoảng cách giữa các cột.
Các ô trong cột Col #: hiển thị tên cột.
Các ô trong cột Width: chọn chiều rộng của các cột tương ứng.
Các ô trong cột Spacing: chọn khoảng cách giữa các cột tương ứng.
Nếu đánh dấu check vào ô kiểm tra Equal column width thì độ rộng của các
cột bằng nhau.
Line between : xác định có hay không đường gạch đứng phân chia giữa
các cột.
Click nút OK để hoàn tất việc định dạng cột.
Ghi chú: Có thể thực hiện nhanh định dạng cột bằng cách click vào biểu tượng
trên Standard Toolbar, sau đó Drag để chọn số cột. Khi muốn thay đổi chiều rộng
cột, ta có thể điều chỉnh trực tiếp trên Ruler.
3.3.4. Định dạng Tab
Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng tại một vị trí. Khoảng cách từ vị trí dừng
của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là chiều dài của Tab Stop, khoảng cách
mặc định là 0.5 inch. Việc dùng các Tab Stop rất tiện lợi khi ta gõ một văn bản có
dóng theo các cột. Ví dụ bảng danh sách các học sinh trong lớp gồm: Số thứ tự, Họ
tên, Ngày sinh, Quê quán, Điểm thi ...
Các Tab Stop nằm trên thanh Ruler, nếu thanh Ruler chưa hiện thì ta phải cho
nó hiện bằng lệnh View \ Ruler. Đầu phía trái của Ruler có nút định dạng Tab Stop,
khi click liên tiếp vào nút này sẽ xuất hiện các cách định dạng của Tab Stop.
Dóng theo
Dóng trái cột
Dóng phải
Canh giữa
Nút định dạng
dấu chấm
Trang 15
* Định dạng Tab Stop trên Ruler :
- Click chọn kiểu Tab trên góc trái Ruler.
- Click chuột tại một vị trí muốn đặt Tab Stop trên Ruler.
- Để di chuyển một dấu Tab Stop trên Ruler: Drag đến vị trí mới. Muốn xóa
một dấu Tab Stop: click và Drag ra khỏi thanh Ruler. Muốn xóa hết các Tab Stop trên
Ruler: dùng lệnh Format \ Tabs \ Clear All.
3.2.5. Định dạng Bullets & Numbering
Ta có thể điền tự động các dấu chấm hình tròn, quả trám, dấu sao, dấu mũi tên...
hoặc đánh thứ tự theo số, theo ký tự Alphabet ở đầu dòng các đoạn nhằm giúp cho các
đề mục trong văn bản dễ đọc và nổi bật hơn.
Cách thức thực hiện như sau:
- Di chuyển con trỏ nhập vào đoạn muốn định dạng hay chọn các đoạn muốn
định dạng.
- Dùng lệnh Format \ Bullets & Numbering. Xuất hiện hộp thoại Bullets &
Numbering. Chọn mục Bulleted và chọn kiểu chấm, hoặc chọn mục Numbered và
chọn kiểu số hay chữ.
Hình 1.12: Hộp thoại Bullets and Numbering
- Nếu muốn chọn dạng Bullets hay dạng Numbering khác thì click vào nút
Customize để thay đổi.
3.2.6. Tạo chữ cái lớn đầu dòng (Drop Cap)
ó thể sử dụng khả năng của Drop Cap để tạo chữ cái lớn đầu dòng như trong
đoạn văn bản này. Để tạo chữ cái lớn, ta thực hiện như sau:
- Di chuyển con trỏ nhập vào đoạn muốn tạo Drop Cap.
- Dùng lệnh Format \ Drop Cap.
Xuất hiện hộp thoại Drop Cap:
Trang 16
Hình 1.13: Hộp thoại Drop Cap
Position: Có 3 mẫu để chọn dạng trình bày.
Option:
Định dạng của kiểu chữ cho ký tự Drop Cap trong hộp Font.
Xác định số dòng mà ký tự Drop Cap thể hiện trong hộp Lines to drop.
Xác định khoảng cách giữa ký tự Drop Cap và kí tự tiếp theo trong hộp
Distance From text.
- Click nút OK để hoàn tất thao tác định dạng Drop Cap.
3.2.7. Định dạng khung và nền (Borders & Shading)
Việc thêm những đường viền hay làm nổi bật nền của văn bản gọi là định dạng
khung và nền. Có thể định dạng khung và nền cho một số ký tự, một số đoạn hay trang
in. Để định dạng khung và nền, ta thực hiện như sau:
- Chọn khối văn bản cần định dạng khung & nền (nếu định dạng khung & nền
một đoạn thì chỉ cần chuyển con trỏ nhập vào đoạn đó).
- Dùng lệnh Format \ Borders and Shading.
Để định dạng khung, chọn lớp Borders, xuất hiện hộp thoại:
Hình 1.15: Hộp thoại Borders and Shading
Trang 17
Style : chọn kiểu đường viền mỗi cạnh của khung.
Color : chọn màu đường kẻ.
Width : chọn độ rộng đường kẻ.
Setting : chọn các mẫu kẻ khung.
Preview : xác định cạnh nào có đường viền.
Để định dạng nền, chọn lớp Shading, xuất hiện hộp thoại:
Hình 1.15: Hộp thoại Shading
Style : chọn mẫu tô (nhiều mẫu tô có đường kẻ).
Color : chọn màu cho các đường kẻ trong mẫu tô.
Fill : chọn nền của văn bản. Chọn No Fill : không có màu nền.
Để định dạng khung cho trang in, chọn lớp Page Border, xuất hiện hộp
thoại:
Hình 1.16: Hộp thoại Page Border
Trang 18
Setting, Style và Preview có tác dụng giống định dạng khung cho đoạn.
Apply to để xác định những trang được làm khung.
Ghi chú: Một số chức năng định dạng khung và nền thông dụng có thể thực
hiện nhanh chóng thông qua các biểu tượng trên thanh công cụ Tables and Borders.
Để xuất hiện thanh công cụ này, dùng lệnh: View \ Toolbars \ Tables and Borders,
hoặc click vào biểu tượng
trên Standard Toolbar.
Kiểu đường kẻ
Độ lớn đường kẻ
Màu nền
Màu đường kẻ
Chọn đường kẻ
Hình 1.17: Công cụ Tables and Borders
3.2.8. Định khuôn dạng chung (Style)
Trong quá trình định dạng văn bản, để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn có
thể tạo kiểu định dạng cho một đoạn bất kỳ, sau đó sao chép kiểu định dạng này đến
các đoạn khác. Đây là một hình thức giúp cho văn bản của ta thống nhất về kiểu chữ,
kích cỡ chữ, định dạng đoạn, định dạng Tab stop ...
Trong Word đã có sẵn một số style chuẩn như: Normal, Heading 1, Heading
2,... Trong đó style Normal áp dụng cho mọi đoạn văn bản trong các tài liệu mới.
a. Tạo một paragraph style mới:
- Chọn một đoạn có chứa dạng mà ta muốn sử dụng cho style.
- Click vào bên trong hộp Styles and Formatting trên Formatting Toolbar
(không click vào nút mũi tên của ô), nhập đè lên tên một style đang có để tạo ra tên
cho style mới, gõ Enter.
b. Tạo một character style mới:
- Dùng lệnh Format \ Styles and Formatting, hay click vào biểu tượng
trên Formatting Toolbar.
- Click vào
. Xuất hiện hộp thoại New Style.
- Nhập tên của character style ở hộp Name.
- Trong hộp Style type, click chọn Character.
- Chọn các tuỳ chọn khác, rồi click OK.
Hình 1.18: Hộp thoại New Style
Trang 19
c. Áp dụng một style cho một đoạn văn bản:
- Để áp dụng một paragraph style, hãy chọn các đoạn văn bản muốn thay đổi.
Để áp dụng một character style, hãy chọn các kí tự cần thay đổi.
- Vào Styles and Formatting, click lên tên style muốn áp dụng.
4. Định dạng trang và in ấn
4.1. Đặt lề, cỡ giấy và hướng in
Trước khi bắt tay vào soạn một văn bản, thông thường ta chọn cỡ giấy định in
và đặt lề cho trang in bằng lệnh File \ Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup.
a. Chọn cỡ giấy : Trong hộp thoại Page Setup, chọn lớp Paper.
Hình 1.19: Hộp thoại Paper
Hộp Paper size: xác định kích cỡ trang giấy. Đối với các công văn giấy tờ
ta thường chọn khổ giấy A4, 210 x 297 mm.
Hộp Width và Height: định dạng lại chiều rộng và chiều dài của trang giấy.
Khi đó cỡ giấy được gọi là Custome size (cỡ của người dùng tự định nghĩa).
Hộp Apply to, chọn một trong ba khả năng: This Secsion (để áp dụng cho
secsion văn bản hiện tại), This Point Forward (áp dụng cho vùng từ vị trí hiện tại trở
về sau), Whole Document (áp dụng cho toàn bộ tài liệu).
Chọn OK để xác nhận các thông số mới thiết lập. Có thể chọn Default để
lưu các thông số vào tập tin khuôn mẫu sử dụng cho nhiều tài liệu về sau.
Hình 1.20: Hộp thoại Margins
Tải về để xem bản đầy đủ
75 trang
23280
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học văn phòng (Mới)", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_tin_hoc_van_phong_moi.pdf
