Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử
LỜI GIỚI THIỆU
Hiện nay cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học và công nghệ , công
nghệ thông tin đã có những phát triển vượt bậc và được ứng dụng trong hầu hết các
ngành nghề của xã hội. Một trong số các ứng dụng phổ biến và quan trọng đó là các
ứng dụng văn phòng. Để đáp ứng nhu cầu của công việc con người cần có các kỹ năng
soạn thảo văn bản thành thục. Giáo trình Soạn Thảo Văn bản Điện Tử ra đởi nhằm
cung cấp cho người soạn thảo các kỹ năng cơ bản và cần thiết giúp cho người soạn
thảo có thể tự tin trình bày các văn bản phù hợp với yêu cầu của công việc.
Giáo trình gồm 7 bài. Bài đầu tiên giúp HSSV có được cái nhìn tổng quan về
phần mềm MS Office 2010, các thao tác cơ bản cũng như làm quen với giao diện của
chương trình. Bài cuối cùng hướng dẫn sinh viên cách thiết lập các chế độ bảo mật và
in ấn đối với tài liệu của mình.
Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử được xây dựng theo chương trình khung
cho nghề Tin học văn phòng với những nội dung gần gũi với thực tế nhằm mong muốn
tạo cho học sinh sinh viên thực hiện được các thao cơ bản nhằm rèn luyện kỹ năng
soạn thảo và định dạng văn bản để ứng dụng vào thực tế công việc.
Ngày 15 tháng 7 năm 2016
Người biên soạn
Kim Thị Thương
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU............................................................................................................1
BÀI MỞ ĐẦU.................................................................................................................3
1. Giới thiệu về trình soạn thảo văn bản MS Word.....................................................3
2. Khởi động và thoát khỏi MS Word .........................................................................4
2.1 Khởi động ..........................................................................................................4
2.2 Thoát khỏi MS Word .........................................................................................4
3. Làm quen với môi trường làm việc .........................................................................4
1. Thao tác với thực đơn file........................................................................................7
1.1.Tạo tài liệu mới..................................................................................................7
1.2. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa............................................................................7
1.3. Ghi tài liệu lên đĩa.............................................................................................8
2. Các thao tác cơ bản..................................................................................................9
2.1. Sao chép, di chuyển văn bản.............................................................................9
2.2. Xoá, đổi tên văn bản .........................................................................................9
2.3. Tìm kiếm và thay thế đoạn văn bản................................................................10
3. Bài tập rèn luyện....................................................................................................11
BÀI 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN .................................................................................13
1. Định dạng các nội dung trên một trang văn bản....................................................13
1.1. Định dạng ký tự ..............................................................................................13
1.2. Định dạng dòng và khoảng cách đoạn............................................................14
1.3. Định dạng trang văn bản.................................................................................14
2. Chia cột báo, tạo chữ lớn đầu đoạn, thiết lập Tab.................................................16
2.1. Chia cột văn bản .............................................................................................16
2.2. Tạo chữ lớn đầu đoạn (Dropcap)....................................................................18
2.3. Thiết lập Tab cho văn bản...............................................................................19
3. Tạo và quản lý các Style........................................................................................20
3.1. Tạo các Style...................................................................................................20
3.2. Định dạng cho các Style .................................................................................21
3.3. Đánh mục lục tự động.....................................................................................23
4. Bài tập rèn luyện....................................................................................................26
Trang 2
1. Chèn các đối tượng vào văn bản............................................................................29
1.1. Chèn ký tự đặc biệt .........................................................................................29
1.2. Đánh số trang cho văn bản..............................................................................29
2. Tạo các ngắt trang, ngắt đoạn, liên kết..................................................................30
2.1. Ngắt trang........................................................................................................30
2.2. Ngắt đoạn........................................................................................................31
2.3. Tạo liên kết .....................................................................................................32
3. Các hiệu ứng đặc biệt ............................................................................................33
3.1. Tạo các hiệu ứng cho Font chữ.......................................................................33
3.2. Tạo màu chữ ...................................................................................................34
3.3. Chèn lời chú thích...........................................................................................35
4. Bài tập rèn luyện....................................................................................................36
BÀI 4: THAO TÁC TRÊN BẢNG ...........................................................................38
1. Tạo cấu trúc và định dạng bảng.............................................................................38
1.1. Tạo cấu trúc bảng............................................................................................38
1.2. Định dạng đường viền bảng............................................................................39
1.3. Định dạng cho hàng, cột, ô .............................................................................40
2. Tính toán và sắp xếp dữ liệu trên bảng..................................................................46
2.1. Sắp xếp dữ liệu trên bảng................................................................................46
2.2. Tính toán dữ liệu trên bảng.............................................................................48
3. Bài tập rèn luyện....................................................................................................50
1.1. Vẽ hình trong Word ........................................................................................52
1.2. Tạo chữ nghệ thuật..........................................................................................52
1.3. Vẽ sơ đồ ..........................................................................................................54
1.4. Vẽ biểu đồ.......................................................................................................55
2. Chèn tranh, ảnh vào văn bản .................................................................................56
2.1. Chèn tranh ảnh vào văn bản............................................................................56
2.2. Hiệu chỉnh hình ảnh........................................................................................57
3. Bài tập rèn luyện....................................................................................................59
1. Khái niệm Trộn thư: ..............................................................................................62
2. Tập tin data source.................................................................................................62
3. Tập tin main document..........................................................................................62
Trang 2
4. Bài tập rèn luyện ....................................................................................................70
1. Bảo mật ..................................................................................................................73
2. Định dạng trang in .................................................................................................78
3. In tài liệu ................................................................................................................79
4. Bài tập rèn luyện ....................................................................................................81
TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................................82
Trang 3
CÁC TỪ VÀ THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
Nghĩa từ viết tắt
Từ viết tắt
MS
Microsoft
Mô đun
MĐ
LT
Lý thuyết
TH
KT
Thực hành
Kiếm tra
MÔ ĐUN SOẠN THẢO VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Mã mô đun: MĐ 21
* Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi học sinh học xong các mô đun chung
* Tính chất: Là mô đun cơ sở bắt buộc của nghề Tin học văn phòng.
Mục tiêu của môn học:
* Kiến thức:
Trình bày được vai trò, chức năng của phần mềm Microsoft Word.
Giải thích được chức năng của một số công cụ chính trong bộ phần mềm
Microsoft Word.
* Kỹ năng:
Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word để tạo các tài
liệu đạt tiêu chuẩn theo quy định.
* Thái độ:
Tuân thủ các yêu cầu của giáo viên và nội quy phòng học
Nội dung của môn học:
Phân bổ thời gian
STT
Nội dung
Tổng
LT
1
TH KT
1
2
3
Bài mở đầu
2
3
1
1
Bài 1: Làm quen với Microsoft Word
Bài 2: Định dạng văn bản
2
20
8
10
9
2
Bài 3: Chèn các đối tượng trong MS
Word
4
15
6
5
6
7
Bài 4: Thao tác trên bảng
15
10
5
6
4
1
7
6
2
2
2
Bài 5: Công cụ vẽ trong MS Word
Bài 6: Trộn tài liệu trong MS Word
Bài 7: Bảo mật và in tài liệu trong MS
Word
8
9
3
2
1
Kiểm tra kết thúc mô đun
2
2
Cộng
75
30
37
8
BÀI MỞ ĐẦU
Mục tiêu
Trình bày được chức năng của Microsoft Word.
Giải thích được ý nghĩa, tác dụng các thao tác đơn giản với Microsoft Word
Thực hiện được các thao tác khởi động, thoát khỏi Microsoft Word.
Nội dung:
1. Giới thiệu về trình soạn thảo văn bản MS Word
pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng.
Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc,
hay .docx đối với các phiên bản từ Word 2007 trở đi. Hầu hết các phiên bản của
Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc
web.
Lịch sử phát triển
Phát hành
Phiên bản
Word 1.0
Chú thích
Phiên bản Word đầu tiên này chạy trên hệ
Phiên bản Microsoft Word đầu tiên chạy
trên Windows.
Word for Windows
Word for Windows 2.0
Word 6 for Windows
Word 2.0 trở nên khá phổ biển đối với
người sử dụng trước khi có Word 6.0.
Word 6.0 dùng cho cả DOS và Windows.
dùng cho DOS.
phiên bản 32-bit của hệ điều hành
Word 95 hay Word 7.0 Windows, Microsoft cho phát hành Word
95, còn được biết đến với cái tên Word
7.0.
Đây là phiên bản phổ biến tiếp theo,
Word 97
thuộc gói sản phẩm Microsoft Office 97.
Trang 3
Phát hành
Phiên bản
Word 2000
Chú thích
Đi kèm với bộ phần mềm Microsoft
Office 2000.
Đi kèm với bộ phần mềm Microsoft
Office XP. Còn được gọi là Word 2002.
Word XP
Đi cùng với gói công cụ văn phòng
Microsoft Office 2003
Office Word 2003
Office Word 2007
Word 2010
Đi kèm với Microsoft Office 2007.
Đi cùng với gói công cụ văn phòng
Microsoft Office 2010
10 (chỉ cần cài Windows 10 là có ngay
Word 2013
Word 13 trên máy)
Bảng 1. Bảng lịch sử phát triển của MS Word
2. Khởi động và thoát khỏi MS Word
2.1 Khởi động
- Cách 1: Kích đúp chuột trái vào
biểu tượng của MS Word
trên màn hình nền Desktop.
- Cách 2: Thực hiện theo đường dẫn: Start/ Programs (All Programs)/
Microsoft/ Microsoft Office 2010.
2.2 Thoát khỏi MS Word
- Cách 1: Thực hiện lệnh File – Exit
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
-Cách 3: Kích chuột trái vào biểu tượng
màn hình
Close trên góc phải cửa sổ
3. Làm quen với môi trường làm việc
Trang 4
8
1
2
4
5
3
6
7
Hình 1. Màn hình giao diện MS Word
Thanh công cụ truy xuất nhanh
Quick Access: Chứa các lệnh
thường sử dụng
Thước dọc: dùng để canh chỉnh
lề trên, lề dưới của văn bản
1
2
5
6
Thước ngang: Dùng để canh chỉnh
lề trên, lề dưới của văn bản.
Thanh cuộn ngang: Dùng để
cuộn văn bản theo chiều ngang
Thanh trạng thái: Cho biết
thong tin về trạng thái hiện
hành, tổng số trang,dòng cột
hiện hành
Thanh Ribbon: Liệu kê các
chức năng của MS Word, các
chức năng được gom thành
từng nhóm và được đặt trong
các thẻ khác nhau
Vùng soạn thảo văn bản: là nơi nhập
nội dung văn bản
3
4
7
8
Thanh cuộn dọc: Dùng để cuộn văn
bản theo chiều dọc, xem phần văn
bản bị che khuất
Bảng 2. Các thành phần trên màn hình giao diện
Các tab mặc định trong giao diện Ribbon:
Tab File: gồm các tùy chọn như lưu file (Save), mở file (Open), đóng file
(Close), tạo mới file (New),…
Tab Home: gồm các chức năng định dạng (cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, hiệu
ứng chữ…), canh chỉnh văn bản (canh trái, canh phải, canh giữa, canh đều, giãn
dòng…), thiết lập ký tự đầu đoạn, thiết lập số đầu đoạn…
Tab Insert: gồm các chức năng chèn các đối tượng đồ họa, tạo bảng, tạo
Header/ Footer, phóng to ký tự đầu đoạn, chèn công thức, chèn ký tự đặc biệt…
Tab Page Layout: gồm các chức năng chia cột văn bản, ngắt trang, căn
chỉnh lề, tạo đường viền, màu nền của trang…
Tab References: cung cấp một số công cụ cho việc chèn chú thích cuối
trang, chú thích cuối tài liệu, tạo và hiệu chỉnh mục lục…
Tab Maillings: cung cấp tính năng trộn thư.
Tab Review: cung cấp chức năng cho phép xem một tài liệu, ghi chú lại
những phần cần chú thích…
Tab View: gồm chức chức năng cho phép ẩn, hiển thị thanh thước kẻ,
đường lưới, phóng to, thu nhỏ văn bản…
Ngoài ra, giao diện Ribbon có thể điều chỉnh ẩn đi một Group mặc định,
thêm mới một Tab…
Trang 6
BÀI 1
LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD
Mục tiêu
Trình bày được trình tự thực hiện các thao tác cơ bản trên trình soạn thảo văn
bản.
Giải thích được ý nghĩa và công dụng của các thao tác đó.
Thực hiện được các thao tác cơ bản trên một tài liệu theo yêu cầu.
Nội dung
1. Thao tác với thực đơn file
1.1.Tạo tài liệu mới
Phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2010 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn
chuột Tab File, chọn New, nhấn đúp chuột trái vào mục Blank document.
Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Kích chuột trái vào Tab File, chọn New.
Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.
Hình 1.1. Cửa sổ tạo tài liệu mới
1.2. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa
- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl +O
- Cách 2: Kích chọn thẻ File trên thanh Ribbon, chọn Open
Trang 7
Hình 1.2. Thực đơn mở một tài liệu đã có
1.3. Ghi tài liệu lên đĩa
Lưu tài liệu
- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S
- Cách 2: Kích chọn thẻ File , chọn Save.
Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, MS Word sẽ được yêu cầu
đặt tên file và chọn nơi lưu.
Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), nhấn chọn Tab File, sau đó
chọn Save As (phím tắt F12).
Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước
Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với
*.DOC đã quen thuộc.Với định dạng này,người dùng sẽ không thể nào mở được trên
Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở
trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2010 cho phép lưu lại với
định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn
Word 97-2003 Document).
Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, Nhấn chọn tab
File, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái,
chọn Save. Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-2003 Document (*.doc).
Nhấn OK.
Trang 8
Hình 1.3. Lưu một tài liệu
Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, người soạn thảo nên
bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Tab File, chọn Word Options, chọn
Save
Hình 1.4. Thao tác lưu tự động
2. Các thao tác cơ bản
2.1. Sao chép, di chuyển văn bản
2.1.1. Sao chép văn bản
- Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần sao chép
- Bước 2: Trong thẻ Home chọn Coppy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C )
- Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào vì trí cần sao chép đên (vị trí đích)
- Bước 4: Trong thẻ Home chọn Paste (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V)
2.1.2.. Di chuyển văn bản
- Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần di chuyển
- Bước 2: Trong thẻ Home chọn Cut (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X )
- Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào vì trí cần di chuyển đên (vị trí đích)
- Bước 4: Trong thẻ Home chọn Paste (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V)
2.2. Xoá, đổi tên văn bản
2.2.1. Xóa văn bản
- Cách 1: Dùng phím Delete xóa các ký tự nằm bên phải con trỏ chuột.
- Cách 2: Dùng phím Backspace xóa các ký tự nằm bên trái con trỏ chuột.
- Cách 3: Xóa đoạn văn bản
+ Chọn văn bản cần xóa
Trang 9
+ Nhấn phím Delete để xóa
2.2.2. Đổi tên văn bản
- Cách 1:
+ Chọn văn bản cần đổi tiên
+ Kích chuột phải vào tên văn bản sau đó chọn Rename
Hình 1.5. Đổi tên tài liệu
+ Gõ vào tên mới, sau đó nhấn phím Enter để kết thúc.
- Cách 2:
+ Chọn văn bản cần đổi tiên
+ Nhấn phím F2
+ Gõ vào tên mới, sau đó nhấn phím Enter để kết thúc.
2.3. Tìm kiếm và thay thế đoạn văn bản
2.3.1. Tìm kiếm
- Trong thẻ Home ở nhóm Editing chọn Find
Hình 1.6. Thao tác tìm kiếm
- Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn hãy
nhập vào đoạn văn bản cần tìm.
Trang 10
Hình 1.7. Cửa sổ tìm kiếm
- Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ
cùng một lúc trong văn bản, nhấn Find in, sau đó nhấnMain Document.
- Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, nhấn ESC.
2.3.2. Thay thế đoạn văn bản
- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt
Ctrl+H).
Hình 1.8. Cửa sổ thay thế
- Ở mục Find what, nhập vào đoạn văn bản muốn tìm.
- Ở mục Replace with, nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế.
- Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, nhấn Find Next.
- Để thay thế đoạn văn bản, nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển
sang đoạn văn bản tiếp theo.
- Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm được, bạn nhấn Replace All.
3. Bài tập rèn luyện
Bài 1: Tìm hiểu về Microsoft
Trang 11
Khởi động Microsoft Word: Quan sát, di chuyển qua các thẻ trên thanh Ribbon -
kích vào Office Button và chọn Word Options -> để thiết lập một số thông số như: đơn
vị đo, hiển thị khung, đặt mặc định lưu tài liệu ở định dạng Word 97-2003, ....
Tạo một tệp mới, không cần soạn thảo nội dung hãy
- Ghi văn bản với tên “Vidu_1”: theo định dạng Word 97-2003 o Sử dụng hộp
thoại “Save As” lưu file này sang định dạng Word 2010 (docx)
Quan sát và thử thay đổi các cách hiển thị, di chuyển tài liệu.
Trang 12
BÀI 2
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Mục tiêu
Trình bày được các bước định dạng văn bản và tạo mục lục tự động
Thực hiện được các thao tác định dạng văn bảntheo yêu cầu.
Tạo được các Style và làm được mục lục tự động.
Nội dung
1. Định dạng các nội dung trên một trang văn bản
1.1. Định dạng ký tự
- Các thuộc tính của định dạng ký tự
+ Phông chữ (Font)
+ Cỡ chữ (Size)
+ Màu chữ (Color)
+ Kiểu chữ (Style)
+ Các thuộc tính khác
- Các bước định dạng
+ Bước 1:Lựa chọn đoạn văn bản cần định dạng
+ Bước 2: Trong thẻ Home chọn nhóm Font
- Font: Chọn kiểu Font
chữ
- Font Style: Kiểu chữ
+ Regular: Kiểu chữ
thường.
+
Italic: Kiểu chữ
nghiêng.
+Bold: Kiểu chữ đậm
+ Bold Italic: Kiểu chữ
đậm + nghiêng.
- Size: Kích thước chữ
- Font Color: Chọn màu
chữ
- Underline Style: Kiểu
gạch chân của chữ.
- Effects: Hiệu ứng của
chữ.
Hình 2.1. Hộp thoại Font
Trang 13
1.2. Định dạng dòng và khoảng cách đoạn
- Bước 1: Lựa chọn đoạn văn bản cần định dạng
- Bước 2: Trên thanh Ribbon chọn thẻ Home, sau đó mở hộp thoại Paragraph
Hình 2.2. Hộp thoại Paragraph
- Bước 3: Chọn thẻ Indents and Spacecing, trong mục Spacing
+ Before: Khoảng cách giữa đoạn văn bản đang chọn với đoạn trên.
+ After: Khoảng cách giữa đoạn văn bản đang chọn với đoạn dưới.
- Bước 4: Trong mục Line Spacing lựa chọn khoảng cách giữa các dòng
Hình 2.3. Hộp thoại Line spacing
- Bước 5: Kích chọn OK để hoàn tất
1.3. Định dạng trang văn bản
Trang 14
Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang
Lề trang có thể được chỉnh sửa qua các bước sau:
• Chọn thẻ Page Layout trên thanh Ribbon
• Trên nhóm Page Setup, kích chọn Margins
• Chọn Default Margin.
• Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại.
Hình 2.4. Hộp thoại Margins
Để thay đổi hướng, kích thước hay cột của trang:
• Chọn thẻ Page Layout trên
thanh Ribbon
• Trong nhóm Page Setup,
Chọn Orientation, Size hay
Columns
• Chọn kiểu thích hợp.
Hình 2.5. Hộp thoại Orientation
Áp dụng đường viền trang và màu sắc
Đế áp dụng đường viền trang hay màu sắc:
• Chọn thẻPage Layout trên thanhRibbon.
• Trong nhóm Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp
dụng cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang.
Trang 15
Hình 2.6. Công cụ Page Color và Page Border
2. Chia cột báo, tạo chữ lớn đầu đoạn, thiết lập Tab
2.1. Chia cột văn bản
- Cách 1: gõ văn bản trước, chia cột sau:
+ Bước 1: nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để
xuống hàng. Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, hãy nhấn Enter để con trỏ xuống
hàng tạo một khoảng trắng.
+ Bước 2: tô khối nội dung cần chọn (không tô khối dòng trắng ở trên), tại thẻ
Page Layput, nhóm Page Setup ,chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định.
Hình 2.7. Hộp thoại Columns
Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại:
Presets : các mẫu chia cột
One – Two – Three : Các cột có độ rộng bằng nhau
Left – Right : Các cột có độ rộng khác nhau
Number of Columns : Số cột (nếu muốn số cột chữ >3)
Line Between : Đường kẻ giữa các cột
Width and Spacing : Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách
Trang 16
Tải về để xem bản đầy đủ
86 trang
24540
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Soạn thảo văn bản điện tử", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_soan_thao_van_ban_dien_tu.pdf
