Để tạo một bài thuyết trình thành công

Để Tạo Một Bài Thuyết Trình

Thành Công

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ CHO BÀI THUYẾT TRÌNH

Trong công việc cũng như mọi hoạt động khác, kỹ năng thuyết trình

đóng 1 phần quan trọng dẫn đến sự thành công của mỗi cá nhân cũng

như tập thể. Có đực kỹ năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải

được tưởng và mong muốn của mình đến người nghe. Với kĩ năng

thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được mọi

đối tác, ban giám khảo dù là khó tính nhất.

Nhưng để đạt được điều đó, nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ,

chúng ta cần có sự chuẩn bị tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả

hình thức. Do đó phần chuẩn bị , phần "bếp núc" cho 1 bài thuyết trình

là vô cùng quan trọng. Với sự chuẩn bị tốt, dự trù mọi tình huống có thể

xảy ra bạn đã nắm được 70% thành công. Dưới đây chúng tôi xin đưa ra

1 số điều quan trọng trong công việc chuẩn bị cho 1 bài thuyết trình:

1. Xác định đối tượng

Trả lời các câu hỏi:

- Ai sẽ đến dự?

- Bao nhiêu người sẽ đến dự?

Trả lời được 2 câu hỏi trên bạn sẽ biết điều chỉnh bài thuyết trình phù

hợp nhất để thu hut người nghe. Vd: Bill Gate đã có buổi nói chuyện với

sinh viên Bách Khoa Việt Nam. Với phong cách thoải mái đút tay 1 bên

túi quần, nụ cười luôn thường trực trên gương mặt ông đã tạo 1 không

khí thân thiện và cởi mở với những thanh niên trẻ.

2. Nội dung

- Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình

- Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về

sẽ nắm bắt được (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh

những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình)

- Xây dựng dàn cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần :

giới thiệu, nội dung và kết luận): có 3 bước : động não ( Tìm ý chọn ý -

> sắp xếp ý)

- Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.Điều này rất

quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn

quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời

gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào

phần quan trọng nhất

3. Hình thức

a. Địa điểm:

- Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn

địa điểm phù hợp với lượng người đó. Bên cạnh đó cần chọn địa điểm

phù hợp với nội dung thuyết trình. Chương trình “ Hành trình du học lấy

địa điểm Văn Miếu – Quốc Tử Giám làm nơi tổ chức. Đó là địa điểm

phù hợp với lượng khách mời không quá lớn, phù hợp với tính chất

khuyến học của chương trình bới Quốc Tử Giám là trường đại học đầu

tiên của Việt Nam.

- Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm.

Với một bài thuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm

ngoài trời, trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa , tượng...Nhưng

với một buổi thuyết trình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn

phòng quá cầu kì với các đồ trang trí rườm rà

- Tập nói trước ở địa điểm đã chọn. Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm

thanh. Nếu trong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn

ngoan. Lưu tâm đến độ sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những

ghi chú của bản thân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư

liệu bạn cung cấp.

b. Thiết bị hỗ trợ.

- Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước ,

kiểm tra chất lượng và giá cả hợp lí.

- Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau.

- Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi

thuyết trình. Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200

người tham gia.

4. Tập luyện

Rèn luyện lâu dài :

- Giọng nói: tiếng nói chuẩn là cần thiết, bạn cũng nên tập thở bằng

bụng để cho hơi được dài , thường xuyên đọc văn và hành văn để có lời

nói hay, cũng cần phải tập sử dụng nhiều giọng điệu khác nhau. Không

phải ai sinh ra cũng có giọng nói hay, nhưng nếu kiên trì tập luyện,

giọng nói của bạn sẽ có sức lôi cuốn khán giả.

- Ứng khẩu : viết dàn bài ra giấy, tập nói một mình nhiều lần, bạn sẽ

luyện được khả năng xử lý ngôn từ nhanh. Đồng thời, thường xuyên thu

thập dụng ngữ , lời hay, cách dùng từ ngữ lạ từ sách báo, trong khi nói

chuyện.

- Cử chỉ : tập sử dụng các cử chỉ của tay, nét mặt để thể hiện tình cảm

trong khi thuyết trình. Để quá trình rèn luyện này có hiệu quả, cách tốt

nhất là cùng học theo nhóm, tham gia sinh hoạt câu lạc bộ, có như vậy

bạn mới được thực hành nói trước mọi người.

Luyện tập ngay trước khi thuyết trình :

- Chọn trang phục phù hợp chủ đề sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho

khán giả và giúp bạn tự tin hơn.

Khớp với các thiết bị phụ trợ và với các phần khác của chương trình.

Đặc biệt khi thuyết trình theo nhóm thì phải có buổi thao luyện cùng các

thành viên khác để có sự thống nhất và logic trong cả buổi thuyết trình.

2. GIAI ĐOẠN TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH:

1. Khi bắt đầu thuyết trình:

a. Thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của thính giả.

Một cử chỉ liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe

hình dung được sơ lược về đề tài bạn sắp đề cập. Thường thì bạn có thể

đưa nó vào sau bài diễn thuyết.

b. Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác

phải giật mình.

c. Hãy bông đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề.

Không phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn

toàn không biết gì về người nghe, nhưng thực sự sẽ không có cái gì có

thể đánh gục khán giả của bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải

mái.

d. Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngôn nổi tiếng )

Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo

ra sự tín nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm

rõ về đề tài mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù

hợp.

e. Thuật lại một câu chuyện có liên quan

Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta

lại kể chuyện hằng ngày. Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách

thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài diễn văn.

f. Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có

tác dụng lôi kéo sự chú ý của khán giả.

2. Phần chính:

a. Ngôn ngữ nói: Diễn thuyết hay đọc

Thuyết trình một cách tự nhiên, như đang trò chuyện với khán giả. Tránh

nói một cách đều đều như trả bài, cũng không nên chỉ nhìn và đọc lại bài

thuyết trình đã chuẩn bị sẵn.

- Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích

về chủ đề bạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét

mặt. Nét mặt tươi vui, đừng quên những nụ cười sẽ là vũ khí giúp bạn tự

tin hơn và lấy thiện cảm với người nghe

- Sự rõ ràng: giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp

và lòng vòng, lan man chỉ một vấn đề

-.Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu

nhầm và sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi. Sử dụng

thành thạo phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn.

b. Ngôn ngữ cơ thể:

- Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với

khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và

bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài

thuyết trình của mình. Nếu số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một

lượt, còn nếu bạn không thấy thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt thính giả

thì hãy nhìn vào vị trí khác trên khuôn mặt, có thể là mũi .

- Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện , cởi mở . Kể cả khi bạn căng thẳng,

nhờ nụ cười đó mà khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của

bạn, và bạn sẽ cảm thấy thư giãn hơn. Đừng để quá nghiêm nghị hay

cứng nhắc từ đầu đến cuối.

- Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp

lại. Dùng cử chỉ của bạn: như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu

hút sự chú ý nơi khán giả

- Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự

tự tin, chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn.

Ko nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho người

nghe. Cần chú ý khi đi lên bậc thuyết trình vì không có gì làm cho sự tin

cậy của thính giả đối với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp

té trên đường bước lên trước người nghe

c. Phương tiện trợ giúp (visual aid):

Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác. Thường là

powerpoint, tranh ảnh, đồ thị…Các phương tiện nhìn nên:

- Đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ.

- Được đặt tại vị trí dễ nhìn, không đứng che tầm nhìn khán giả.

- Đơn giản và dễ hiểu: Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản,

ngắn gọn và nêu ra ý chính mà thôi. Mục đích của các câu này là để giúp

người thuyết trình dễ dàng theo sát được nội dung theo cách logic nhất,

đồng thời giúp người nghe tiện theo dõi và tránh được sự rườm rà. Mỗi

trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu là hợp lý.

d. Giao lưu khán giả :

- Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu . Bác Hồ đã

có câu nói nổi tiếng: ”Tôi nói đồng bào nghe rõ không?” rất hiệu quả.

- Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy

nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó

người thuyết trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện

theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc

đường.

e. Giải quyết câu hỏi:

- Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau mỗi đoạn nói, sau

khi kết thúc, hay bất cứ lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó.

Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một.

- Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười

và bình tĩnh tìm một câu trả lời tích cực.

Nếu bạn không biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tôi chưa có câu trả lời,

bạn có thể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn

sau “ Tuy nhiên , chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thôi.

Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới

thiệu người đó.

f. Tâm thế khi thuyết trình :

Tự chủ, không lo lắng, hăng hái, nhiệt tình là cần thiết khi bạn muốn

truyền đạt lại cho người khác. Điều này có được khi bạn có sự chuẩn bị

tốt ( nội dung, thiết bị, luyện tập,… )

3. Kết thúc bài thuyết trình:

- Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả: Cách kết thúc này rất có

tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe

- Tóm tắt những ý chính: Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp cho

những bài nói dài, chia làm những luận điểm cụ thể

- Cung cấp những trích dẫn thích hợp.

- Minh họa để tiêu biểu hoá các ý.

- Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ

BƯỚC 3: SAU KHI THUYẾT TRÌNH

Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với sự kết thúc của mọi

việc. Nói trên một khía cạnh nào đó thì đó là một sự bắt đầu mới. Đặc

biệt những buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm, thì vấn đề hậu thuyết

trình đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và giữ chân khách

hàng.

Lấy ví dụ bạn tổ chức buổi thuyết trình giới thiệu nhãn hiệu xe ô tô của

hãng. Công việc sau khi buổi thuyết trình của bạn là gì? Đó là:

- Thống kê được đánh giá của khách hàng về buổi giới thiệu. Nó không

chỉ cho ta biết sự quan tâm của họ tới sản phẩm mà còn đánh giá về

điểm đạt và chưa đạt của buổi giới thiệu từ khâu tổ chức tới thực hiện

- Có thể cung cấp cho người tham dự 1 số tài liệu hay quà lưu niệm để

nhắc họ nhớ tới buổi thuyết trình. Hay mục đích là tạo 1 hình ảnh trong

trí nhớ của họ về sản phẩm.

- Giữ liên lạc được với các vị khách mời, người tham dự. Bởi họ có thể

không là khách hàng của bạn sau buổi giới thiệu này, nhưng vẫn là

khách hàng tiềm năng cho lần sau.

Vậy các điều cần làm sau 1 buổi thuyết trình là:

- Thống kê đánh giá của người tham gia

- Cung cấp tài liệu hay tặng vật

- Giữ liên lạc với những người tham gia