Bài thuyết trình và kỹ năng thuyết trình trước công chúng
BÀI THUYẾT TRÌNH VÀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRƯỚC CÔNG
CHÚNG
Thuyết trình là một cách nói chuyện với mọi người để trình bày những ý
tưởng, hay cung cấp thông tin một cách rõ ràng và gãy gọn. Mọi người thường cảm
thấy sợ khi thuyết trình trước đám đông, nhưng nếu bạn thực hiện theo một số quy
tắc đơn giản sau thì việc trình bày trước đám đông sẽ thực sự đơn giản. Chỉ dẫn này
sẽ hướng dẫn cho bạn từng giai đoạn cụ thể để thực hiện một bài thuyết trình, từ
bước chuẩn bị đến phần kết luận và kể cả những câu hỏi, câu trả lời. Và chính bài
hướng dẫn này cũng được thể hiện như một bài thuyết trình nhỏ.
PHẦN GIỚI THIỆU
Mỗi bài thuyết trình đều có một đối tượng chung và mọi người khi trình bày một
bài thuyết trình đều có mục đích nhằm:
+ Thông báo
+ Đào tạo
+ Thuyết phục
+ Bán hàng
Một bài thuyết trình thành công là một trong những cách hữu hiệu nhất để bạn
gửi thông điệp đến mọi người. Vì thế sử dụng hiệu quả các ngôn từ và thuật ngữ
trong một bài thuyết trình là điều vô cùng quan trọng.
- Trước tiên chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của công tác chuẩn bị.
- Sau đó, chúng ta sẽ xem xét sử dụng những công cụ, thiết bị nào cần để hỗ trợ
- Kế tiếp, chúng ta sẽ nghiên cứu cách trình bày bài thuyết trình
- Sau khi đã định hình được cách trình bày, chúng ta sẽ tiến hành kiểm tra ngôn từ
của bài thuyết trình trước khi xem xét lại toàn bộ nội dung.
- Cuối cùng, chúng ta sẽ kết thúc bài thuyết trình bằng cách tóm tắt những nội dung
chính.
- Sau đó, bạn sẽ được mời tham dự một kỳ kiểm tra tự đánh giá.
Nào, bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu cụ thể từng nội dung trên.
NỘI DUNG
Trước tiên chúng ta sẽ tìm hiểu về ý nghĩa của quá trình chuẩn bị để thấy được vai
trò của nó trong một bài thuyết trình.
CHUẨN BỊ
Bạn có thể nêu tên 3 điều quan trọng nhất để có một bài thuyết trình tốt?
- Thứ nhất : chuẩn bị!
- Thứ hai : chuẩn bị !!
- Thứ ba : cũng là chuẩn bị !!!
Khi mọi thứ đã được chuẩn bị và hoạch định tốt bạn sẽ cảm thấy đỡ hồi hộp và rất
tự tin. Thính giả sẽ nhận thấy sự tự tin ở bạn và lúc đó họ sẽ tin tưởng vào khả năng
của bạn. Đến lúc này bạn đã kiểm soát được khán giả và cả bài thuyết trình của
mình.
Khán giả sẽ lắng nghe bài thuyết trình của bạn một cách tích cực.
Mục đích
Trước khi tiến hành chuẩn bị một bài thuyết trình bạn nên tự hỏi: “Tại sao mình
làm bài thuyết trình này? Mình phải thông báo, thuyết phục, đào tạo hay bán gì
không?”. Bạn phải xác định rõ ràng mục tiêu của mình, bởi nếu chính bạn cũng
không xác định rõ thì thính giả không thể hiểu bài thuyết trình của bạn.
Thính giả
“Bạn sẽ trình bày bài thuyết trình này cho ai?” Thông thường điều này rất rõ ràng,
nhưng không phải luôn luôn như vậy. Bạn phải xác định có bao nhiêu khán giả? Họ
thuộc thành phần nào? Thương nhân? Giáo sư? Chính trị gia? Hay là những chuyên
gia? Đó sẽ là một buổi thuyết trình nhỏ giữa các đồng nghiệp hay là một cuộc thi
lớn hội tụ gần 400 đối thủ? Họ đã biết những gì và họ chờ đợi gì ở bạn?
Địa điểm
“Bạn sẽ thuyết trình ở đâu? Trong một phòng họp nhỏ ở khách sạn hay trong một
hội trường lớn? Hội trường đã được trang bị những trang thiết bị gì? Và vị trí của
khán giả như thế nào?
Thời gian
“Khi nào bạn sẽ thuyết trình và nó sẽ kéo dài trong bao lâu: 5 phút hay một tiếng?
Trước bữa trưa khi thính giả đói bụng hay ngay sau bữa trưa khi thính giả đang
buồn ngủ?
Phương pháp trình bày
“Bạn sẽ trình bày bài diễn văn như thế nào? Phương thức nào bạn sẽ sử dụng :
trang trọng hay không? Có cần nhiều thiết bị hỗ trợ không? Hay bạn có cần đưa
vào bài thuyết trình những tình tiết gây cười không?
Nội dung
“Bạn sẽ nói gì?”. Bây giờ bạn phải quyết định chính xác bạn sẽ trình bày những gì.
Trước tiên bạn phải có ý tưởng. Lưu ý là bạn không cần đưa quá nhiều ý tưởng vào
bài thuyết trình mà bạn chỉ cần chọn lọc những thông tin liên quan đến mục tiêu và
thính giả của bạn. Bạn nên loại trừ tất cả những thông tin khác. Bạn cũng cần đặt
tiêu đề cho bài thuyết trình của bạn (khi chưa được cung cấp). Chính tiêu đề sẽ
giúp bạn thể hiện nội dung chính. Tiếp theo bạn sẽ chuẩn bị các công cụ hỗ trợ nếu
bạn quyết định sẽ sử dụng cho bài thuyết trình,nhưng bạn nên nhớ rằng không nên
sử dụng quá nhiều thiết bị hỗ trợ. Ngoài ra, bạn cũng có thể cung cấp thêm thông
tin trong quá trình trả lời chất vấn.
Một bài thuyết trình được tổ chức chặt chẽ với những chi tiết rõ ràng sẽ giúp thính
giả nắm bắt dễ dàng, nhờ đó bài thuyết trình của bạn sẽ có hiệu quả hơn. Bạn nên tổ
chức các ý cần trình bày theo logic. Hầu hết các bài thuyết trình được chia thành 3
phần và thường được tiếp tục bằng những câu hỏi chất vấn.
Mở đầu
Giới thiệu ngắn gọn
• Chào thính giả
• Giới thiệu về chủ đề của bạn
• Giải thích về bố cục bài thuyết trình
• Giải thích các qui tắc đặt câu hỏi
• Trình bày bài thuyết trình
• Tóm tắt nội dung bài thuyết trình
• Cảm ơn sự tham dự của thính giả
• Mời thính giả đặt câu hỏi
Hỏi và trả lời
Nội dung
Kết thúc
Nội dung chính
kết luận ngắn gọn
Chú ý
Khi thuyết trình, bạn thể hiện càng tự nhiên càng tốt. Bạn nên nắm rõ nội
dung và các thông tin bạn muốn đưa ra mà không cần phải nhìn vào sách. Bạn
không nên đọc bài thuyết trình, như thế sẽ rất chán và nó sẽ làm khán giả buồn ngủ.
Nếu bạn không có cả bài thuyết trình để đọc thì làm sao bạn có thể nhớ hết những
điều cần trình bày? Bằng các ghi chú. Bạn có thể tạo những ghi chú của riêng
mình. Một số người tạo ghi chú bằng những tấm bìa A6. Một số người chỉ viết ra
tiêu đề chính của các phần trong bài thuyết trình. Những người khác lại viết ra
những từ khoá để ghi nhớ. Những ghi chú này sẽ giúp bạn tự tin hơn, nhưng vì bạn
đã chuẩn bị bài thuyết trình cẩn thận nên có thể bạn sẽ không cần đến chúng.
Tập thuyết trình
Tập trước là một công đoạn quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Bạn nên dành
thời gian để tập trước hai hoặc ba lần. Điều này sẽ tạo cho bạn một số thuận lợi sau:
• Nắm rõ hơn về những nội dung bạn sẽ thuyết trình
• Xác định được những điểm yếu của bài thuyết trình
• Luyện tập được những phần âm khó
• Kiểm tra trước khoảng thời gian bạn trình bày và có thể bổ sung, chỉnh sửa
lại nội dung
Vì thế việc bạn cần làm là chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị. Bạn phải chuẩn bị trước
mọi thứ: từ ngữ, thiết bị hỗ trợ, thời gian và trang thiết bị nơi thuyết trình. Tập
trước bài thuyết trình vài lần và xác định khoảnng thời gian cho phép. Khoảng thời
gian đã đúng chưa? Bạn đã hiểu rõ ràng về những dẫn giải chưa? Chúng đã được
sắp xếp theo đúng trật tự chưa? Bạn đã biết gì về thính giả của mình chưa? Có bao
nhiêu người tham dự? Bạn sẽ xoay sở thế nào với những câu hỏi khó? Bạn đã biết
địa điểm mình sẽ thuyết trình chưa? Bạn có tự tin về các trang thiết bị không? Khi
trả lời chất vấn bạn phải tự tin, nhiệt tình và vui vẻ thính giả.
Chúng ta đã thấy rõ vai trò quan trọng của quá trình chuẩn bị cho một bài thuyết
trình. Nào, bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu về những thiết bị hỗ trợ và xem chúng
có vai trò như thế nào đối với bài thuyết trình của chúng ta?
TRANG THIẾT BỊ
Một trong những điều quan trọng nhất
chính là …BẠN! Bạn phải chắc chắn là
mình đang tiến hành mọi việc đúng theo
kế hoạch, và bạn phải kiểm tra kỹ lưỡng
bài thuyết trình của mình. Nếu bạn không
làm điều đó trước thì chính thính giả sẽ
“làm thay” bạn.
Overhead projector (OHP)
Khi sử dụng loại thiết bị này sẽ bạn một số
thuận lợi sau:
• Có thể sử dụng ở độ sáng bình
thường
• Có thể quay mặt về phía thính giả
• Có thể viết hoặc vẽ trực tiếp lên
những slide khi thuyết trình.
Bảng trắng là một thiết bị rất hữu hiệu để trình bày những điều
phát sinh như ý tưởng, ví dụ…Nhưng với những nội dung đã
định trước thì sử dụng OHP có lẽ là hữu hiệu nhất.
Bạn sử dụng khăn lau để chùi bảng trắng. Bạn nhớ rằng khăn lau phải
sạch sẽ và bạn cũng nên chuẩn bị sẵn một cái cho riêng mình.
Bạn nên sử dụng bút màu để viết bảng trắng và khi cần thiêt bạn
có thể thay đổi màu mực. Có rất nhiều màu mực khác nhau cho
bạn lựa chọn như xanh duơng, đỏ, đen hay màu xanh lá cây. Bạn
cũng nhớ nên đem theo nhiều cái phòng khi gặp sự cố.
"Một người làm việc tốt không bao giờ cảm thấy giận dữ và bất mãn với
những dụng cụ làm việc của mình."
Kẹp giấy (flipchart): giống như một cuốn lịch, bạn kẹp một số trang
giấy lên đó và lật từng tờ để dẫn giảI khi thuyết trình. Một số người
thích loại thiết bị này hơn dùng bảng, nhưng thực ra thiết bị này chỉ
phù hợp với những bài thuyết trình nhỏ.
Slide projector chỉ được sử dụng trong phòng tối.
Một số máy Projector sử dụng slide có thể đồng
thời sử dụng cả âm thanh. loại Projector này
thường được sử dụng cho các buổi thuyết trình
lớn. Đa số loại máy này đòi hỏi slide 35mm nhưng
cũng có loại máy dùng với slide 6*6cm
Màn hình chiếu được sử dụng cho overhead projector hoặc projector
sử dụng các slide. Bạn có thể sử dụng loại màn hình chiếu có thể cuốn
lại và di chuyển được.
Máy tính xách tay ngày càng được sử dụng rộng rãi để trình chiếu
các đồ thị, biểu đồ. Nó thưòng được sử dụng cùng overhead projector
để trình chiếu các hình ảnh từ màn hình máy tính lên màn hình chiếu.
Handouts là các tài liệu hay mẫu nội dung mà bạn phát cho thính giả.
Bạn lưu ý không nên phát handout trước khi thuyết trình vì như thế
thính giả chỉ chăm chú đọc mà không lắng nghe bạn trình bày.
Như vậy chúng ta có thể thấy rằng sử dụng thiết bị hỗ trợ trong thuyết trình sẽ tạo
thêm hiệu quả cho chúng ta. Bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu về những kỹ năng cần
thiết trong thuyết trình.
CÁC KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Trình bày
Trình bày là cách bạn thể hiện bài thuyết trình của bạn. Trình bày là khâu
quan trọng của bài thuyết trình, chí ít nó cũng quan trọng như nội dung của bài
thuyết trình.
Lo lắng
Hầu hết những người thuyết trình lúc đầu đều cảm thấy rất hồi hộp, lo lắng
vì thế nếu bạn có hồi hộp, lo lắng cũng là chuyện bình thường. Điều quan trọng là
bạn bắt đầu như thế nào, bạn có tạo được ấn tượng ban đầu không. Đây là thời gian
để bạn tạo mối liên hệ với thính giả của bạn. Bạn nên trình bày rõ ràng, từ từ và cố
gắng giữ bình tĩnh. Tốt hơn hết là bạn nên học thuộc lòng phần giới thiệu.
Mối liên hệ với thính giả
Bạn cần phải tạo mối quan hệ thân thiện với thính giả của bạn. Bạn cần phải
thân thiện và nhiệt tình vì như thế thính giả cũng sẽ thân thiện và nhiệt tình với bạn.
Và trong quá trình thuyết trình bạn cũng nên quan sát và nhìn vào từng thính giả
một cách tự nhiên nhất vì như vậy sẽ tạo cho họ cảm giác như bạn đang nói trực
tiếp với họ. Chính điều này tạo cho bạn cơ hội để nhận ra những biểu hiệu của
thính giả:nhàm chán, không thích thú hay thậm chí bất đồng …để điều chỉnh cho
phù hợp.
Mục tiêu của bạn là giao tiếp!
Ngôn ngữ cử chỉ
Những điều bạn không nói cũng quan trọng như những điều bạn trình bày.
Ngôn ngữ cử chỉ có thể giúp thính giả hiểu được điều bạn muốn nói trước khi bạn
mở lời. Trang phục, dáng đi, mắt kính, kiểu tóc và cử chỉ của bạn là những điều tạo
ấn tượng đầu tiên khi bạn bước vào phòng. Nói chung, bạn nên đứng khi thuyết
trình. Bạn nên chú ý tránh lặp lại những cử chỉ khó chịu, bạn cũng cần hiểu rằng sự
di chuyển của bạn cũng là một cách để bạn kiểm soát quá trình thuyết trình của
mình. Ví dụ, khi bạn tiến đến hoặc rời khỏi bảng, bạn có thể di chuyển nhanh hay
chậm, lên hay xuống giọng với thính giả. Bạn có thể đứng tại chỗ khi trình bày mà
cũng có thể di chuyển từ bên này sang bên khác. Bạn có nghĩ rằng hai phương cách
hoàn toàn khác nhau này có ảnh hưởng gì đến thính giả của bạn không?
Yếu tố văn hoá
Mặc dù tiếng Anh được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới nhưng có thể sẽ
có một số thính giả của bạn không nói tiếng Anh chính thống. Bạn thử tưởng tượng
rằng khi một người Đức làm việc cho một công ty của Israel sẽ trình bày một bài
thuyết trình bằng tiếng Anh trước các thính giả người Nhật ở Hàn Quốc thì chắc
chắn sẽ xảy ra các tình huống nhầm lẫn do yếu tố văn hoá gây ra. Bạn nên cố gắng
nắm bắt những yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự tiếp nhận của thính giả. Đây là lý do
giải thích vì sao chuẩn bị là công đoạn vô cùng quan trọng. Sự khác biệt về văn hoá
cũng được thể hiện rõ trong ngôn ngữ cử chỉ. Nếu bạn là một người đến từ miền
nam nước Pháp hay từ nước Ý thì việc bạn sử dụng cử chỉ khi thuyết trình có thể
được coi là thân thiện, nhưng nếu bạn là một người Anh thì hành động đó của bạn
bị xem là thiếu tự tin và không hiểu rõ về những điều bạn đang trình bày.
Âm giọng tốt
Tất nhiên điều này rất quan trọng vì như thế thính giả có thể nghe rõ ràng bài
thuyết trình của bạn. Bạn hãy chú ý khi quay lưng về phía thính giả, ví dụ khi bạn
quay lên bảng, bạn cần phải nói lớn hơn. Nói chung bạn nên thay đổi giọng nói của
bạn phù hợp với từng thời điểm, như thế sẽ tạo hứng thú hơn cho thính giả. Bạn có
thể thay đổi âm lượng của bạn theo ít nhất 3 yếu tố sau đây:
• Tốc độ: bạn có thể trình bày theo tốc độ bình thường, có thể nói nhanh hơn,
có thể chậm lại và bạn cũng có thể dừng lại. Bạn nên dừng lại sau mỗi đoạn
để thu hút sự chú ý của thính giả. Đây là một kỹ năng rất quan trọng khi
thuyết trình.
• Ngữ điệu: bạn nên thay đổi ngữ điệu (khi lên cao, khi xuống thấp) cho phù
hợp theo từng tình huống cụ thể.
• Âm lượng: bạn có thể trình bày với âm lượng vừa phải, cũng có thể nói lớn
hay nhỏ lại. Hạ thấp giọng cũng có thể là một cách thu hút sự chú ý của thính
giả.
Nói chung, điều quan trọng là bạn không nên trình bày bằng giọng đều đều suốt cả
bài thuyết trình. Đó là âm giọng ru ngủ mọi người.
Thiết bị hỗ trợ
Trong tất cả những thông tin mà não tiếp nhận, thì hầu hết đều từ đôi mắt.
Theo thống kê, có đến 80 % thính giả tiếp thu thông tin bằng trực giác nhưng chỉ có
20 % tiếp thu bằng thính giác. Điều này cho thấy một ý nghĩa rất rõ ràng:
• Thiết bị hỗ trợ là một phương thức giao tiếp vô cùng hữu hiệu
• Những người chưa có được những kỹ năng hoàn hảo để thuyết trình cũng
không nên quá lo lắng vì hiệu quả của việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ cũng
đóng vai trò quan trọng.
Rất thiết thực khi dành thời gian để tạo ra những thiết bị hỗ trợ hữu hiệu nhưng
cũng không nên khiến người nghe quá tải. Bạn không nên đưa quá nhiều thông tin
vào trong mỗi phần và cũng nên dành thời gian cho thính giả quan sát và tiếp thu.
Bạn phải nhớ rằng thính giả của bạn chưa bao giờ tiếp cận với những loại thiết bị
này. Họ cần có đủ thời gian để hiểu chúng. Nếu chưa hiểu rõ thì họ chưa thể giao
tiếp.
Ngoài tranh ảnh, những dụng cụ hỗ trợ hữu hiệu nhất là những biểu đồ. Dưới đây là
3 mẫu biểu đồ thường gặp.
Biểu đồ hình tròn (có dạng như những miếng bánh)
Biểu đồ hình khối (thể hiện theo bề ngang hoặc hướng thẳng đứng)
Đồ thị (thể hiện sự tăng, giảm)
Phản hồi của thính giả
Hãy giữ bình tĩnh và lịch sự khi bạn nhận một câu hỏi khó hay thậm chí là
một câu hỏi không thân thiện. Và khi gặp một câu hỏi khó bạn nên đề nghị được trả
lời sau khi kết thúc phần thuyết trình.
Chúng ta đã hiểu được những kỹ năng thuyết trình, vậy ngoài nội dung tốt, dụng cụ
hỗ trợ thích hợp còn thành tố nào quan trọng nữa không? Đó chính là ngôn ngữ
trình bày. Nó có vai trò như thế nào? Chúng ta sẽ được thấy rõ trong phần tiếp
theo.
NGÔN NGỮ
Hãy trình bày những gì bạn đã dự định
Đơn giản và rõ ràng
Nếu muốn thính giả hiểu những điều bạn trình bày, hãy sử dụng những ngôn
từ đơn giản, trong sáng và rõ ràng.
Câu, từ nên ngắn gọn.
Không sử dụng từ biệt ngữ trừ khi bạn chắc chắn rằng thính giả đã biết rõ nó.
Nói chung, nên trình bày những điều xác thực, rõ ràng chứ không nên đề cập
những vấn đề trừu tượng.
Bạn nên sử sụng động từ ở thể chủ động vì chúng dễ hiểu, rõ ràng và thuyết phục
hơn. Bạn hãy xem xét hai ví dụ sau:
1. Năm ngoái công ty Toyota đã tiêu thụ hơn 2 triệu chiếc xe hơi.
2. Hơn hai triệu chiếc xe hơi đã được công ty Toyota tiêu thụ trong năm qua.
Theo bạn câu nào dễ hiểu, rõ ràng và thuyết phục hơn? Chắc chắn là câu thứ nhất
phải không bạn?
Tạo điểm chính
Khi đi trên đường bạn vẫn biết được mình đang ở đâu bởi mỗi con phố, mỗi
con đường đều có tên và mỗi ngôi nhà đều có số riêng. Nếu bạn đang đứng ở ngôi
nhà số 100 thì bạn có thể đi lùi lại nhà số 50 hay tiến đến nhà số 150. Chính nhờ
vào những chỉ dẫn, vào bản đồ mà bạn có thể xác định phương hướng dễ dàng và
không bao giờ bị lạc. Vậy khi thuyết trình làm sao để thính giả biết được bạn đang
trình bày ở phần nào, bố cục bài thuyết trình của bạn như thế nào? Họ chỉ biết được
khi bạn đã giới thiệu trước. Bạn hãy giới thiệu trước những điểm chính ở phần giới
thiệu cũng như trong quá trình thuyết trình. Để giới thiệu rõ bố cục bài thuyết trình,
bạn có thể giới thiệu như sau:
“Trước tiên tôi xin bắt đầu với phần khái quát tình hình hiện tại của chúng ta tại thị
trường Châu Âu, sau đó tôi sẽ chuyển sang phần đánh giá những thành tựu chúng ta
đã đạt được ở thị trường Châu Á, kế tiếp tôi sẽ chuyển sang nhận định những cơ
hội để mở rộng thị trường Châu Phi và cuối cùng tôi sẽ kết thúc bài thuyết trình với
một số kiến nghị.”
Thính giả có thể theo dõi bài thuyết trình của bạn chi tiết như sau:
Phần giới thiệu
• Chào thính giả
• Giới thiệu bố cục bài thuyết trình
• Ở Châu Âu
Nội dung
• Ở Châu Á
• Ở Châu Phi
Phần kết thúc
• Kết luận
• Kiến nghị
Thính giả sẽ dựa vào bố cục này để theo dõi bài thuyết trình của bạn. Họ có thể viết
nó ra giấy để nắm được phần nào bạn đã trình bày và phần nào bạn sẽ giới thiệu. Ví
dụ, sau khi giới thiệu xong nội dung ở thị trường Châu Âu và chuyển sang giới
thiệu về tình hình ở Châu Á, bạn có thể nói:
“Như vậy tôi đã trình bày cụ thể tình hình ở thị trường Châu Âu. Nào bây
giờ chúng ta hãy xem tình hình ở thị trường Châu Á như thế nào.”
Và khi muốn đưa ra phần kết luận sau khi giới thiệu xong thị trường Châu Phi, bạn
có thể nói:
“Vậy là chúng ta đã tổng quát được tình hình chung của 3 thị trường lớn:
Châu Âu, Châu Á và Châu Phi. Bây giờ chúng ta hãy cùng nhìn lại những nội dung
chính cần lưu ý.”
Sau phần kết luận, để đưa ra những kiến nghị của mình bạn có thể nói:
“Vậy những điều này có ý nghĩa gì với chúng ta? Chúng ta sẽ phải làm gì
trong thời gian tới? Theo tôi trước tiên chúng ta nên …”
Dưới đây là một số cách diễn đạt mà bạn có thể sử dụng để giới thiệu những điểm
chính trong bài thuyết trình của mình.
NỘI DUNG CHÍNH
Chức năng
Giới thiệu nội dung
Ngôn ngữ
• Tôi xin bắt đầu với …
• Nào, chúng ta cùng tìm hiểu nội dung đầu
tiên..
• Trước tiên tôi xin trình bày…
Kết thúc nội dung
• Tôi vừa trình bày về...
• Đó là những nội dung tôi muốn trình bày
trong..
• Chúng ta vừa tìm hiểu về…
• Nào chúng ta cùng chuyển sang phần kế tiếp
• Tôi xin trình bày nội dung kế tiếp
• Tiếp theo,…
Chuyển sang nội dung mới
• Chúng ta cùng tiếp tục thảo luận về…
• Nào, chúng ta cùng xem xét về…
• Điều này cho chúng ta thấy gì?
• Hãy cùng xem xét cụ thể về...
• Điều đó có ý nghĩa gì với…?
• Hãy xem xét vấn đề này ở góc độ…
• Ví dụ,...
Phân tích và đưa ra kiến
nghị cho một nội dung nào
đó
Cung cấp dẫn chứng, ví dụ
• Một ví dụ rất có ý nghĩa cho nội dung này
là…
• Như dẫn chứng sau…
• Để dẫn chứng cho nội dung này,…
• Chúng ta cùng xem xét cụ thể nội dung này ở
phần sau…
Giải quyết những câu hỏi
• Tôii sẽ trả lời những thắc mắc của quý sau
khi…
• Tôi sẽ quay lại những câu hỏi của quý vị sau
khi…
• Tôi xin đề nghị, nếu quý vị nào có thắc mắc
gì xin chờ sau khi tôi trình bày xong
• Nói tóm lại,...
Kết luận
• Nào, chúng ta hãy cùng nhìn lại …
• Chúng ta cùng khái quát lại những nội dung
vừa tim hiểu
• Cuối cùng, tôi xin nhắc kại những nội dung
vưa trình bày
Trật tự trình bày
• Thứ nhất…thứ hai…thứ ba…cuối cùng…
• Trước tiên…sau đó…kế tiếp…tiếp
theo…cuối cùng…
• Bắt đầu với…sau đó…kết thúc với…
TRÌNH BÀY
Hãy trình bày tốt bài thuyết trình của
bạn
Hầu hết mọi bài thuyết trình được chia thành 3 phần, bao gồm những câu hỏi chất
vấn
1 PHẦN GIỚI THIỆU
2
3
NỘI DUNG
PHẦN KẾT
Câu hỏi
Câu hỏi
Nhắc lại những điều bạn đã trình bày là một nguyên tắc chung và rất có ý nghĩa
trong quá trình giao tiếp. Qui tắc vàng về việc lặp lại trong quá trình thuyết trình là:
• Hãy trình bày những gì bạn dự định
• Hãy trình bày thật tốt
• Hãy nhắc lại những điều bạn vừa trình bày
Nói cách khác, nội dung bài thuyết trình của bạn sẽ được nhấn mạnh trong cả 3
phần. Ở phần mở đầu, bạn sẽ giới thiệu qua về nội dung bài thuyết trình, ở phần
chính bạn sẽ trình bày cụ thể nội dung bài thuyết trình và ở phần kết thúc bạn sẽ
tóm tắt lại những điều bạn đã trình bày.
Bây giờ chúng ta cùng xem xét cụ thể từng phần.
1. Phần giới thiệu
Đây là phần rất quan trọng, có lẽ là quan trọng nhất trong buổi thuyết trình của
bạn bởi vì đây là thời điểm bạn tạo ấn tượng ban đầu với thính giả. Bạn nên tập
trung đầu tư cho phần giới thiệu thật hoàn hảo. Bạn có thể tham khảo cách giới
thiệu sau:
1. Chào thính giả
2. Giới thiệu chủ đề bài thuyết trình
3. Giới thiệu bố cục bài thuyết trình
4. Hướng dẫn cách đặt câu hỏi
Dưới đây là một số cách diễn đạt cho mỗi phần cụ thể. Bạn hãy xác định rõ cách
diễn đạt nào phù hợp với phần nào trong bài thuyết trình.
Chức năng
Chào thính
giả
Cách diễn đạt
Kính chào quý ông, quý bà
Kính chào tất cả quý vị thính giả
Giới thiệu
chủ đề
thuyết trình
Giới thiệu về
bố cục bài
Hôm nay tôi xin trình bày về…
Mục đích bài thuyết trình của tôi là nhằm giới thiệu …
Trước tiên tôi xin trình bày những thành quả chúng ta đã đạt
được trong năm qua. Kế tiếp tôi sẽ đề cập đến những khó khăn
thuyết trình
chúng ta đã gặp và phương pháp khắc phục. Sau đó tôi sẽ xem xét
đến những phương pháp khả thi cho kế hoạch phát triển trong
năm tới. Cuối cùng tôi xin tổng quát lại những nội dung chính và
xin trình bày những kiến nghị của cá nhân tôi.
Hướng dẫn
về câu hỏi
Đừng ngần ngại cắt lời tôi nếu quý vị có thắc mắc gì.
Tôi xin phép sẽ trả lời tất cả những thắc mắc của quý vị sau
khi trình bày xong.
Tôi sẽ dành thời gian để trả lời các câu hỏi của quý vị sau khi
kết thúc phần trình bày.
2. Phần nội dung
Đây là phần trình bày nội dung cụ thể của bài thuyết trình. Nếu phần giới
thiệu đã được chuẩn bị và trình bày tốt thì bạn sẽ kiểm soát được quá trình thuyết
trình của mình. Bây giờ bạn hãy thư giãn một chút và tự tin lên. Bạn hãy xây dựng
bố cục và chia thời gian cho bài thuyết trình một cách hợp lý.
Khi trình bày bạn hãy lưu ý một số điểm sau:
• Không vội vàng
• Nhiệt tình
• Dành thời gian hợp lý cho thính giả khi sử dụng thiết bị hỗ trợ
• Luôn quan sát biểu hiện của từng thính giả
• Điều chỉnh âm lượng
• Luôn tỏ thái độ thân thiện
• Thực hiện theo đúng bố cục đã định
• Sử dụng card ghi chú
• Giới thiệu rõ bố cục bài thuyết trình
• Luôn vui vẻ, lịch sự dù gặp tình thế khó
3. Phần kết luận
Phần này sẽ bao gồm:
1. Khái quát lại
2. Đưa ra những kiến nghị nếu cần thiết
3. Cảm ơn sự tham dự của thính giả
4. Mời thính giả đặt câu hỏi
Sau đây là một số cách diễn đạt cho phần kết luận và bạn nên xác định rõ những
cách diễn đạt cho từng mục cụ thể khi trình bày,
Chức năng
Cách diễn đạt
Khái quát lại
• Nói tóm lại,…
• Cuối cùng tôi xin khái quát lại những nội dung chính vừa
trình bày
Kiến nghị
• Trước khi kết thúc phần thuyết trình, tôi xin trình bày một
số kiến nghị…
• Về phương pháp giải quyết tình hình hiện nay,tôi xin đề
xuất một số kiến nghị sau…
Cảm ơn thính
giả
• Xin chân thành cảm ơn sự tham dự của quý vị
• Tôi xin chân thành cám ơn quý vị đã dành thời gian quý
báu để đến dự buổi thuyết trình của tôi.
• Tôi xin vui lòng trả lời mọi thắc mắc của quý vị
• Nếu quý vị còn thắc mắc gì xin đừng ngại đặt câu hỏi cho
tôi
Mời thính giả
đặt câu hỏi
• Quý vị nào cần hỏi gì không ạ?
• Quý vị còn thắc mắc gì nữa không?
• Quý vị nào còn có thắc mắc gì nữ không?
Câu hỏi chất vấn
Những câu hỏi chất vấn là cơ hội để bạn tiếp xúc với thính giả. Tốt hơn hết
bạn nên dự tính trước những câu hỏi mà thính giả có thể đặt ra để chuẩn bị câu trả
lời trước. Bạn có thể trả lời các câu hỏi của thính giả trong kkhi trình bày mà cũng
có thể trả lời sau khi kết thúc phần trình bày. Điều đó phụ thuộc vào bạn nhưng tốt
nhất bạn nên nói rõ trong phần mở đầu. Hãy luôn thân thiện và lịch sự khi trả lời
thính giả dù họ đặt ra cho bạn những câu hỏi khó. Họ đang cảm thấy thú vị và quan
tâm đến đề tài bạn trình bày đấy. Thỉnh thoảng bạn nên đặt một câu hỏi hay bạn có
thể trả lời thính giả bằng một câu hỏi khác hay thậm chí sử dụng ngay ý kiến của
những thính giả khác để trả lời.
Chúng ta vừa tìm hiểu bố cục của một bài thuyết trình, nào bây giờ chúng ta hãy
nhìn lại những nội dung chính cần chú ý.
PHẦN KẾT
KHÁI QUÁT LẠI NỘI DUNG CHÍNH
...hãy nhắc lại những nội dung chính bạn vừa trình bày
Bạn học được gì từ buổi hội thảo này?
• Dành nhiều thời gian để chuẩn bị
• Hãy tự trả lời các câu hỏi liên quan đến bài thuyết trình: Vì sao? Như thế
nào? Ai? Khi nào? Ở đâu?
• Xây dựng bài thuyết trình của bạn theo cố cục: mở đầu, nội dung, kết luận và
phần chất vấn.
• Ghi chú những từ khoá
• Nhắc lại nội dung chính và nhấn mạnh khi cần thiết
• Lựa chọn những thiết bị hỗ trợ phù hợp với nội dung thuyết trình
• Sử dụng hữu hiệu các thiết bị hỗ trợ, tránh làm quá tải thính giả
• Sử dụng ngôn từ rõ ràng, đơn giản
• Sử dụng câu chủ động và cung cấp những thông tin thực tế, cụ thể
• Giải thích rõ bố cục bài thuyết trình ở ngay phần mở đầu
• Tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các phần
• Giới thiệu rõ từng phần khi trình bày để thính giả xác định được theo sát
được bài thuyết trình của bạn.
• Trình bày tốt những gì bạn đã chuẩn bị và nhắc lại nội dung chính what you
are
• Cố gắng vượt qua cảm giác lo âu, hồi hộp
• Tạo mối liên hệ với thính giả
• Kiểm soát ngôn ngữ cử chỉ
• Hiểu rõ những khác biệt văn hoá
• Kiểm soát âm lượng, ngữ điệu
• Luôn thay đổi tốc độ, âm lượng và ngữ điệu để tạo hứng thú
• Lịch sự, thân thiện và vui vẻ khi trả lời chất vấn
Chúng ta vừa khái quát lại toàn bộ nội dung của bài thuyết trình. Nào, để kiểm tra
xem mình đã tiếp nhận được gì qua bài thuyết trình này, chúng ta hãy cùng thử
nghiệm với bài kiểm tra trác nghiệm nhỏ sau.
BÀI KIỂM TRA TỰ ĐÁNH GIÁ
Những câu dưới đây đúng hay sai?
1. OHP sử dụng loại slide 35mm.
Đúng
Sai
2. Tài liệu phát cho thính giả gọi là “handout”.
Đúng
Sai
3. Chỉ có hai cách để chúng ta điều chỉnh giọng nói khi trình bày.
Đúng
Sai
4. 80 % thông tin chúng ta tiếp nhận bằng trực giác.
Đúng
Sai
5. Biểu đồ hình khối có thể hiển thị theo bề ngang hoặc chiều thẳng đứng.
Đúng
Sai
6. Động từ ở dạng chủ động hữu hiệu hơn đọng từ ở dạng bị động.
Đúng
Sai
7. Chỉ giới thiệu bố cục trong quá trình thuyết trình.
Đúng
Sai
8. 'Nhắc lại' có nghĩa là 'viết ra'.
Đúng
Sai
9. Nên cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt trên một biểu đồ.
Đúng
Sai
10. Viết màu được dùng với kẹp giấy chứ không phải dùng với bảng trắng.
Đúng
Sai
16 trang
07/04/2022
5000
Bạn đang xem tài liệu "Bài thuyết trình và kỹ năng thuyết trình trước công chúng", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_thuyet_trinh_va_ky_nang_thuyet_trinh_truoc_cong_chung.doc
