Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 7: Thông tin và quyết định quản lý

HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN

KHOA CHÍNH TRỊ HỌC

CHƯƠNG VII

THÔNG TIN VÀ QUYẾT

ĐỊNH QUẢN LÝ

GV: NGUYỄN XUÕN PHONG

1

KẾT CẤU NỘI DUNG

I. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

1.1. Mét sè vÊn ®Ò lý luËn vÒ th«ng tin trong qu¶n lý

1.2. HÖ thèng ®¶m b¶o th«ng tin trong qu¶n lý

II. QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ

2.1. Một số vấn đề chung về quyÕt ®Þnh qu¶n lý

2.2. Qúa trình xây dựng và ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý

2.3. Quy tr×nh tæ chøc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh qu¶n lý

2

I. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

1.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ

THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

1.1.1. KHÁI NIỆM

- THÔNG TIN (INFORMATION)

- THEO TỪ ĐIỂN TIẾNG VIỆT: THÔNG TIN

LÀ TIN ĐƯỢC TRUYỀN CHO NGƯỜI KHÁC

BIẾT.

- THÔNG TIN LÀ NHỮNG THÔNG ĐIỆP, TIN

TỨC ĐƯỢC TRUYỀN ĐI TRONG XÃ HỘI

3

+ Thông điệp là những quan điểm, tư tưởng, tình

cảm, mong muốn, tri thức, kinh nghiệm...

được mã hoá dưới dạng ký hiệu như ngôn

ngữ, hình ảnh, cử chỉ

+ Tin tức là sự phản ánh thực trạng tồn tại, vận

động của sự vật, hiện tượng, quá trình dạng

mã hoá.

Định nghĩa: Thông tin QL là những thông điệp,

tin tức được nhận thức và sử dụng bởi chủ

thể và nó đóng vai trò quan trọng cho hoạt

động QL

4

1.1.2. Vai trò của thông tin trong QL

• Là đối tượng lao động của chủ thể quản lý (là

tiền đề, cơ sở của quản lý)

• Là công cụ của quản lý:

- Căn cứ xây dựng chiến lược

- Cơ sở để hoạch định công việc

- Tác động đến các khâu của quá trình quản lý

• Là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản

lý

5

1.1.3. Đặc điểm của thông tin trong quản lý

. Thông tin không phải là vật chất nhưng không

tồn tại ngoài các giá trị vật chất tức là các vật

mang thông tin

. Thông tin quản lý có số lượng lớn, mỗi cá nhân

có thể là một trung tâm thu và phát tin

. Thông tin phản ánh trật tự và phân cấp trong

quản lý

. Giá trị thông tin không mất đi mà tăng lên trong

quá trình sử dụng

. Thông tin thường rất dễ sao chép, nhân bản và

hình thức biểu hiện rất đa dạng: bảng biểu, ký

hiệu, số liệu, ngôn ngữ...

6

. Trong hệ thống quản lý riêng biệt, ai nắm được

thông tin, người đó có quyền lực.

. Trên bình diện xã hội việc nắm giữ được thông

tin đại chúng là “quyền lực thứ tư”

. Tính định hướng của thông tin: hướng của

thông tin là từ nơi phát đến nơi nhận tin

. Thông tin thường gắn với một quá trình quản lý

và điều khiển nhất định: thông tin vừa là sản

phẩm vừa là đối tượng của hoạt động quản lý

. Thông tin quản lý nhằm mang lại trật tự cho hệ

thống quản lý, đòi hỏi người nhận phải hiểu

đúng ý nghĩa

7

1.1.4. Yêu cầu đối với các thông tin quản lý

- Tính chính xác

- Tính kịp thời

- Tính hệ thống, tổng hợp và đầy đủ

- Tính cô đọng, lôgích

- Tính kinh tế

8

1.1.5. Quá trình thông tin trong quản lý

a. Quá trình truyền thông tin xuôi: 6 bước

B1: Hình thành thông tin quản lý dạng ý tưởng,

suy nghĩ

B2: Mã hoá thông tin QL dưới dạng lời nói, chữ

viết, ký hiệu, quy ước...

B3: Truyền thông tin thông qua kênh truyền tin

B4: Tiếp nhận thông tin dạng mã hoá

B5: Giải mã thông tin hiểu đúng ý tưởng của

người gửi

B6: Sử dụng thông tin vào công việc QL

9

Sơ đồ quá trình truyền thông tin trong quản lý:

Nhiễu

Giải

mãTT

Nhận

T. Điệp

Mó húa

KênhTT

T. Điệp

TTin

P.håi

10

b.Quá trình truyền thông tin ngược: cũng diễn ra 6

bước như quá trình truyền xuôi nhưng theo

chiều ngược lại với nội dung người nhận tin

phản ánh sự tiếp nhận thông tin của mình cho

người gửi

11

1.1.6. Phân loại thông tin trong quản lý

Theo phương tiện thông tin:(lời núi, chữ viết, phi

ngụn ngữ)

- Lời nói: chiếm 70% của TTQL

Ưu:

 Thông tin truyền đi nhanh

 Thu thông tin phản hồi nhanh

 Ít tốn kém, hiệu quả cao

Nhược:

• Lưu giữ thông tin thấp

• Truyền tin đôi khi không chuẩn xác.

12

- Chữ viết (văn bản)

Ưu:

- Rõ ràng, cụ thể, hạn chế sai lạc

- Có thể lưu giữ thông tin

- Cùng lúc có thể truyền đến nhiều nơi

Nhược điểm:

- Soạn thảo công phu

- Tiếp nhận thông tin phụ thuộc trình độ

nhận thức của đối tượng quản lý

- Thông tin phản hồi chậm

13

- Các loại phương tiện khác: (yếu tố phi

ngôn ngữ, ký hiệu, tớn hiệu...)

Ưu:

- TT truyền đi nhanh

ít tốn kém, hiệu quả cao

- Giữ bí mật thông tin

Nhược:

- Đối tượng có thể hiểu không đúng nội dung thông

tin

- Thông tin không lưu giữ được

14

Theo tính chất chính thống

- Thông tin chính thức: là thông tin của tổ

chức chính thức, gắn liền với chức năng của

hệ thống quản lý

Ưu: Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống,

mang tính công khai trong truyền đạt và

tiếp nhận

Nhược: Tốc độ truyền tin đôi khi chậm trễ

15

Thông tin không chính thức: gắn liền với sự tồn

tại và phát triển của các tổ chức không chính thức ,

liên quan đến hệ thống đó.

Ưu:

- Tốc độ truyền tin nhanh

- Sức thuyết phục cao vì nó kích thích sự tò mò của

đối tượng nhận tin

- Có thể tạo dư luận tốt cho tổ chức chính thức

Nhược:

- Dễ bị bóp méo, thổi phồng trong quá trình truyền

tin,

- Có thể tạo thành dư luận không có lợi cho sự thống

nhất và phát triển của tổ chức.

16

Theo chiều thông tin trong hệ thống

- Thông tin chỉ thị (trên xuống dưới)

- Thông tin báo cáo (dưới lên trên)

- Thông tin ngang (cùng cấp)

- Thông tin chéo

Theo quan hệ với hệ thống quản lý

- Thông tin bên trong (thông tin nội bộ): bí quyết kinh

doanh, bí quyết làng nghề, bí mật quân sự...

- Thông tin bên ngoài: thông tin quảng cáo, tiếp thị

thông tin về thị trường, về đối thủ cạnh tranh , về luật

pháp, về tiến bộ KH-CN…

17

Theo chức năng thể hiện

-Thông tin chỉ đạo: mệnh lệnh, chỉ thị, chủ trương,

nhiệm vụ đã định

-Thông tin thực hiện: phản ánh toàn diện kết quả mục

tiêu đã định cho hệ thống

Theo cách truyền tin

-Thông tin có hệ thống: truyền theo nội dung và thủ tục

đã đinh trước

- Thông tin không có hệ thống: truyền đi khi có sự kiện

đột xuất nảy sinh mang tính ngẫu nhiên, tạm thời

18

Theo phương thức thu nhận và xử lý

- Thông tin khoa học – kỹ thuật: làm cơ sở cho việc chế tạo

các thiết bị kỹ thuật và tổ chức các quá trình công nghệ

-Thông tin thu nhận trực tiếp trong quá trình sảnxuất

Theo số lần gia công

- Thông tin ban đầu: có được do sự theo dõi, ghi chép trực

tiếp.

- Thông tin thứ cấp: có được do chế biến bản tin ban đầu

hoặc do trung gian

Theo ý định của đối thủ

- Thông tin thật

- Thông tin giả

- Thông tin phóng đại

19

1.2. Hệ thống đảm bảo thông tin trong quản

lý

1.2.1. Khái niệm và nội dung đảm bảo

thông tin trong quản lý

a. Khái niệm

Hệ thống đảm bảo thông tin trong quản lý là

tập hợp các phương tiện, phương pháp, công cụ,

tổ chức và con người có liên quan chặt chẽ với

nhau nhằm đảm bảo việc thu thập, lưu trữ, xử lý

và cung cấp thông tin cần thiết, giúp chủ thể quản

lý ra các quyết định và tổ chức thực hiện cỏc

quyết định đú.

20

Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 7: Thông tin và quyết định quản lý - Nguyễn Xuân Phong