Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
..........
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH
Sinh viên thực hiện:
Hoàng Thị Kiều My
Khóa học: 2015 - 2019
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
..........
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH
Sinh viên thực hiện
Giảng viên hướng dẫn
Ths. Nguyễn Ngọc Thủy
Hoàng Thị Kiều My
Lớp: K49A – Kiểm toán
Niên khóa: 2015-2019
Huế, tháng 1 năm 2019
LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Trường Đại học kinh tế Huế, khoa Kế Toán - Kiểm Toán
cùng với sự giúp đỡ của cô Nguyễn Ngọc Thủy, được sự cho phép của công ty
TNHH Tôn Bảo Khánh, em đã hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này.
Để hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn trường
Đại học kinh tế Huế, đặc biệt là cô Nguyễn Ngọc Thủy đã tận tình hướng dẫn, chỉ
bảo em trong thời gian qua. Ngoài ra, em cũng xin cảm ơn các thầy cô trong khoa Kế
toán – Kiểm toán đã trang bị cho em các kiến thức hữu ích cho đợt thực tế này. Đồng
thời, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc và lòng biết ơn đối với Giám đốc công ty cùng
các anh chị ở các phòng ban khác nhau trong công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, đặc
biệt là các anh chị ở bộ phận kế toán đã giúp đỡ tận tình em trong thời gian vừa qua.
Ngoài ra, em cũng đặc biệt cảm ơn bạn bè, người thân và gia đình đã luôn luôn
ủng hộ và động viên em trong suốt bốn năm đại học. Em muốn gửi lời cảm ơn chân
thành nhất đến ba và mẹ em, những ngi đã giúp em được ngồi trên giảng đường
đại học và có được ngày hôm nay.
Mặc dù đã cố gắng hết sức để hoàn thành bài báo cáo thực tập nghề nghiệp một
cách tốt nhất, song do hạn hế về thời gian, kiến thức và chưa có kinh nghiệm nên
không thể tránh khỏi hững sai sót nhất định. Vì vậy em rất mong nhận được những
sự góp ý của các thầy cô để bài báo cáo này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
i
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC
BPBH
BPGH
BTC
Báo cáo tài chính
Bộ phận bán hàng
Bộ phận giao hàng
Bộ tài chính
ĐĐH
Đơn đặt hàng
GĐ
Giám đốc
GTGT
HĐQT
KH
Giá trị gia tăng
Hội đồng quản trị
Khách hàng
HTK
Hàng tồn kho
KSNB
NVBH
NVGH
PXK
Kiểm soát nội bộ
Nhân viên bán hàng
Nhân viên giao hàng
Phiếu xuất kho
Tiền gửi ngân hàng
Tài sản dài hạn
Tài sản ngắn hạn
Vốn chủ sở hữu
TGNH
TSDH
TSNH
VSH
ii
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn.............................................18
Bảng 1.2 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền. .........................19
Bảng 1.3 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu. ..........................22
Bảng 1.4 Kiểm soát quá trình bán hàng. .......................................................................23
Bảng 1.5 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn...............................................24
Bảng 1.6 Kiểm soát đối với phương thức bán chịu.......................................................25
Bảng 2.1 Tình hình cơ cấu tài sản – nguồn vốn của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh
trong ba năm 2015 – 2017.............................................................................................37
Bảng 2.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tôn Bảo
Khánh trong ba năm 2015 - 2017..................................................................................39
Bảng 2.4 Đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
TNHH Tôn Bảo Khánh. ................................................................................................58
DANH MỤC BIỂU
Biểu 2.1 Tổng hợp công nợ phải thu tháng 9 năm 2018 của Công ty TNHH Tôn Bảo
Khánh..........................................................................................................................45
Biểu 2.2 Báo giông ty TNHH MTV Long Tý .........................................................47
Biểu 2.3 Đơn đặt hàng của Công ty TNHH MTV Long Tý..........................................48
Biểu 2.4 Phiếu xuất kho của Công ty TNHH MTV Long Tý .......................................49
Biểu 2.5 Biên bản bàn giao của Công ty TNHH MTV Long Tý ..................................50
Biểu 2.6 Hóa đơn GTGT - Hóa đơn chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử của Công ty
TNHH MTV Long Tý ...................................................................................................51
Biểu 2.7 Phiếu thu của Công ty TNHH MTV Long Tý................................................52
iii
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.....................32
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.....................34
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung.....36
DANH MỤC LƯU ĐỒ
Lưu đồ 2.1 Kiểm soát giai đoạn xử lý ĐĐH. ................................................................62
Lưu đồ 2.2 Kiểm soát giai đoạn xuất kho và giao hàng cho khách hàng......................63
Lưu đồ 2.3 Kiểm soát giai đoạn lập Hóa đơn và theo dõi nợ phải thu..........................64
Lưu đồ 2.4 Kiểm soát giai đoạn thanh toán...................................................................65
iv
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1 Tiêu chí làm việc và nguyên tắc phát triển của Công ty TNHH Tôn Bảo
Khánh.............................................................................................................................53
Hình 2.2 Nội quy và văn hóa ứng xử của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .................54
Hình 2.3 Lễ trao học bổng khuyến học hàng tháng của Công ty TNHH Tôn Bảo
Khánh.............................................................................................................................57
v
DANH MỤC KÝ HIỆU
Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ đầu ra)
bằng giấy
Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng
tay)
Xử lý thủ công
Xử lý bằng máy tính
Dữ liệu đầu vào, đầu ra
ắt đầu, kết thúc
Lưu trữ thủ công:
N
N: Lưu theo số thứ tự
A: Lưu theo Alphabel
D: Lưu theo ngày
Lưu trữ trong máy tính
vi
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................i
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................ii
DANH MỤC BẢNG, BIỂU ........................................................................................ iii
DANH MỤC SƠ ĐỒ ....................................................................................................iv
DANH MỤC HÌNH ẢNH .............................................................................................v
DANH MỤC KÝ HIỆU................................................................................................vi
MỤC LỤC ....................................................................................................................vii
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1
I.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu..............................................................................1
I.2. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................2
I.3. Đối tượng nghiên cứu................................................................................................2
I.4. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2
I.5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................2
I.6 Kết cấu đề tài.........................................................................................................3
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG – TTIỀN TRONG DOANH NGHIỆP..............................4
1.1 Khái quát về hệ thng kiểm soát nội bộ ....................................................................4
1.1.1 Định nghĩa..............................................................................................................4
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................................5
1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp..................................5
1.1.4 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp..........................6
1.1.4.1 Môi trường kiểm soát ..........................................................................................6
1.1.4.2 Đánh giá rủi ro...................................................................................................10
1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát..........................................................................................13
1.1.4.4 Thông tin và truyền thông .................................................................................15
1.1.4.5 Giám sát.............................................................................................................15
1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.........................16
vii
1.3 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền..............................................................16
1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng – thu tiền.............17
1.3.2 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền................................19
1.4. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp .....................21
1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung ............................................................................21
1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng giai đoạn.............................................22
1.4.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền.........26
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH ..............29
2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.......................................................29
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển...........................................................................29
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .............31
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................................31
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý........................................................................................32
2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán........................................................................................33
2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng......................................................................35
2.1.7 Nguồn lực kinh doanh ..........................................................................................36
2.2 Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo
Khánh........................................................................................................................41
2.2.1 Mô tả các hoạt ng của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn
Bảo Khánh.....................................................................................................................41
2.2.2 Ví dụ về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.........47
2.2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn
Bảo Khánh.....................................................................................................................53
2.2.3.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................................53
2.2.3.2 Đánh giá rủi ro...................................................................................................58
2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát..........................................................................................60
2.2.3.4 Thông tin và truyền thông .................................................................................66
2.2.3.5 Giám sát.............................................................................................................67
viii
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU
TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH .................................................68
3.1 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn
Bảo Khánh .....................................................................................................................68
3.1.1 Ưu điểm ................................................................................................................68
3.1.2 Nhược điểm...........................................................................................................71
3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh...............................................73
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................77
1. Kết luận......................................................................................................................77
2. Kiến nghị ...................................................................................................................78
ix
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
I.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường mang tính cạnh tranh cao như hiện nay, các doanh
nghiệp không chỉ phải cạnh tranh với các đối thủ trong nước mà còn phải nỗ lực để
vượt qua các doanh nghiệp nước ngoài. Muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường,
các doanh nghiệp phải có các chiến lược kinh doanh nhạy bén, các chính sách kinh
doanh phù hợp, đội ngũ nhân viên chất lượng cao, chất lượng sản phẩm tốt,... Bên
cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng giúp cho doanh nghiệp phát triển ổn định và
bền vững đó chính là hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Hệ thống KSNB là nền tảng
để các hoạt động thông thường có thể diễn ra một cách hiệu quả và hiệu năng. Đó
chính là nguyên nhân tại sao các kiểm toán viên quan tâm đến hệ thống KSNB đầu
tiên khi thực hiện kiểm toán tại một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có hệ thống
KSNB yếu kém sẽ có rủi ro và khả năng gian lận cao hơn một doanh nghiệp có hệ
thống KSNB hữu hiệu.
Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh là một công ty kinh doanh tổng hợp đa loại sản
phẩm bao gồm: Các loại sản phẩm từ sắt thép, các vật liệu xây dựng bằng kim khí, vật
liệu xây dựng bằng gốm svật trang trí nội thất. Các hoạt động kinh doanh này đều
mang lại lợi nhuận lớn cho công ty. Công ty có một trụ sở chính và 13 cơ sở kinh
doanh do đó “Chu trình bán hàng – thu tiền” của công ty diễn ra liên tục và thường
xuyên nên dễ xra rủi ro và gian lận. Vì vậy, công ty cần xây dựng một hệ thống
kiểm soát nội bộ chặt chẽ để giúp cho nhà quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu đề
ra, từ đó duy trì hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tôi đã lựa chọn đề tài “Thực
trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH
Tôn Bảo Khánh” để nghiên cứu trong đợt thực tập này. Việc thực hiện đề tài này sẽ
giúp cho công ty đánh giá lại công tác quản lý từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh
trong thời gian tới. Ngoài ra, nó cũng sẽ cung cấp cho tôi những kiến thức thực tế về
hệ thống KSNB trong doanh nghiệp.
SVTH: Hoàng Thị Kiều My
1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
I.2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm:
Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu
tiền trong doanh nghiệp.
Hai là, tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại
Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.
Ba là, thông qua cơ sở lý luận để đánh giá được các điểm mạnh và điểm yếu của
hệ thống KSNB tại công ty. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao
hiệu quả của hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH
Tôn Bảo Khánh để ngăn ngừa những rủi ro và gian lận có thể xảy ra.
I.3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài chính là thực trạng hệ thống KSNB trong chu
trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, thực trạng kiểm soát
trong từng giai đoạn, công đoạn của quy trình bán hàng – thu tiền.
I.4. Phạm vi nghiên cứu
+ Phạm vi về không gian: Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh tại trụ sở chính (199
Bà Triệu, Phường Xuân PTP Huế) và Cơ sở 14 (54 Phạm Văn Đồng, Phường Vỹ
Dạ, TP Huế).
+ Phạm vi về thời gian: Đề tài nghiên cứu trên cơ sở các số liệu được sử dụng
trong 3 năm từ năm 2015 – 2018. Cụ thể, số liệu phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn
và kết quả kinh doanh của công ty được lấy từ các Báo cáo tài chính của công ty trong
3 năm từ 2015 – 2017. Bên cạnh đó các số liệu trong các chứng từ, sổ sách ở chương 2
được lấy từ các nghiệp vụ phát sinh trong năm 2018.
I.5. Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp thu thập dữ liệu: Thực hiện nhiều cách thức để thu thập dữ liệu
cần thiết cho việc làm bài. Thu thập các dữ liệu trong giáo trình, chế độ, chuẩn mực về
kế toán, kiểm toán, các bài khóa luận có liên quan, các trang web để hệ thống hóa cơ
SVTH: Hoàng Thị Kiều My
2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Ngoài ra, thực hiện quan
sát và ghi chép lại các hoạt động bán hàng – thu tiền diễn ra tại kho và tại phòng kế
toán tại trụ sở chính của công ty để tìm hiểu công việc thực tế diễn ra tại công ty.
Phỏng vấn trực tiếp những người tham gia vào chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
để thu thập được các thông tin cần thiết và thu thập được số liệu thô.
+ Phương pháp thu thập và phân tích số liệu: Tiến hành thu thập số liệu, thu thập
các chứng từ và sổ sách liên quan tại phòng kế toán và tiến hành chọn lọc, phân tích
dựa trên các dữ liệu thu thập được để đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng –
thu tiền của công ty. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp cho việc phân tích tình hình
tài sản nguồn vốn để biết được tình hình hoạt động của công ty.
I.6 Kết cấu đề tài
Phần I: Đặt vấn đề
Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại
công ty TNHH Tôn Bảo Knh.
Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.
Phần III: ết luận và kiến nghị
SVTH: Hoàng Thị Kiều My
3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH
NGHIỆP
1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Định nghĩa
KSNB đóng vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một
doanh nghiệp. Và trên thế giới cũng đã diễn ra rất nhiều tranh luận và hình thành nên
rất nhiều định nghĩa về KSNB. Sau đây là một vài định nghĩa đáng chú ý:
Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc tế (IFAC –The International Federation of
Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập
nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của
thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản
lý.”
Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American
Institute of Certified PubAccountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của
tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận rong doanh
nghiệp để đảm bảo an ton tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ
liệu kế toán, tăncường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện
các chính sách quản lý lâu dài.”
Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ
những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc
quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này
đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện
các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo
lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.
SVTH: Hoàng Thị Kiều My
4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định
nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission), một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập
báo cáo tài chính, là Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành
lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối
bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và
tuân thủ.”
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo định nghĩa trên, Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị
hướng tới, bao gồm:
+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc
sử dụng các nguồn lực.
+ Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và cả báo cáo phi tài chính
cho bên ngoài và bên trong: Nhóm mụtiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực và
đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên
trong và bên ngoài.
+ Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy
định.
1.1.3 Ý ngcủa hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Hiện nay, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường phát triển liên tục, vì vậy
rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt cũng không ngừng thay đổi. Kiểm soát nội bộ có
ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu như
không có hệ thống kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, yếu kém
sẽ dễ dẫn đến các gian lận và rủi ro làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp. Các yếu kém trong hệ thống KSNB sẽ gây ra những tổn thất to lớn
đối với doanh nghiệp và gây cản trở đối với việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
SVTH: Hoàng Thị Kiều My
5
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
Xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp Ban giám đốc đạt được các mục
tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và đồng thời cũng ngăn chặn các rủi ro, sai sót và
gian lận.
1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Theo báo cáo của COSO 2013, hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận, đó là môi trường
kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối cùng
là giám sát.
1.1.4.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền
tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị.
Theo Báo cáo COSO 1992, các nhân tố cấu thành môi trường kiểm soát bao
gồm:
+ Tính trung thực và các giá trị đạo đức, Cam kết về năng lực, Hội đồng quản trị
và Ủy ban kiểm toán, Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, Cơ
cấu tổ chức, Phân định quyền hạn và trách nhiệm, Chính sách nhân sự và việc áp dụng
vào thực tế.
Còn theo Báo cáo C2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu
nếu đảm bảo được 5 nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo
đức.
Để thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lưu ý
các điểm quan trọng sau:
+ Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: Hội đồng quản trị và
các nhà quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của
đơn vị, xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành. Tính
trung thực và các giá trị đạo đức được phản ánh thông qua sứ mạng và các giá trị cốt
lõi, các chuẩn mực hay quy tắc ứng xử, các chính sách ban hành và thực tiễn áp dụng;
SVTH: Hoàng Thị Kiều My
6
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
các nguyên tắc điều hành; các hướng dẫn, chi thị; thái độ và cách thức xử lý đối với
các sai phạm cũng như các hành động hàng ngày của các nhà lãnh đạo ở các cấp trong
đơn vị.
+ Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nằm hướng dẫn
nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra các quyết định để
đạt được mục tiêu của đơn vi.
+ Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được
xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị
đọa đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá
sự tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một
bộ phận độc lập.Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo
về các vi phạm thông qua các kênh chính thức và không chính thức.
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm
nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn
vị.
Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lưu ý các
điểm quan trọng sau:
+ Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải
Giám đốc điều hành hay các chức vụ tương đương. HĐQT có trách nhiệm giám sát và
chất vấn nhà qulý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên
quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị.
+ Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và
các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng
giám sát. HĐQT cần có các thành viên độc lập ngoài các thành viên kiêm nhiệm điều
hành để đánh giá khách quan cũng như có thái độ hoài nghi mang tính xây dựng.
+ Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận
hành HTKSNB liên quan đến cả năm bộ phận của HTKSNB.
SVTH: Hoàng Thị Kiều My
7
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ
cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho
việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Để thực hiện nguyên tắc này, cần chú ý các điểm quan trọng sau:
+ Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT
thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực
hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp.
+ Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm là
việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhím người trong
việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên
quan.
+ Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người
để thực hiện một vai trò nào đó. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy
quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền.
Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát
triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Để thể hiện các cam này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau:
+ Chính sách ngồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực
tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ để giữ chân
các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các các hướng dẫn, quy định này vào thực
tế. Nó là cơ sở để giúp đơn vị đạt được mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với
các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
+ Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách và nguồn
nhân lực thể hiện thông qua việc thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản
lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được
mục tiêu của đơn vị.
SVTH: Hoàng Thị Kiều My
8
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy
+ Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Nhà quản lý cần xác định và
đánh giá vị trí (chức năng) nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được mục tiêu
của đơn vị. Các vị trí quan trọng cần chuẩn bị tốt người kế nhiệm cũng như cần có
nguồn lực dự phòng để đảm bảo rằng các mục tiêu vẫn đạt được cho dù các cá nhân
đảm nhận vị trí này vắng mặt.
Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan
đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu được thiết lập.
Để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị cần lưu ý các điểm
quan trọng sau:
+ Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm:
HĐQT cần khẳng định Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm cao nhất trong
việc điều hành, là người hiểu rõ các rủi ro mà đơn vị đối mặt cũng như nhận trách
nhiệm thiết lập một hệ thống KSNB để giảm thiểu rủi ro. Giám đốc điều hành và các
nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm thiết kế, triển khai, đánh gái định kỳ cơ cấu tổ
chức, quyền hạn và trách nhiệm của từnbộ phận để xác lập trách nhiệm giải trình về
KSNB đối với tất cả các cấp trong đơn vị.
+ Xác lập tiêu thức đo lờng kết quả hoạt động trong đó gồm cả biện pháp
khuyến khích và khen thưở: Nhà quản lý và HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng tiêu
thức đo lường kết quả hoạt động trong đó cần chú ý đén các biện pháp khuyến khích
và khen thưởng phù hợp với các trách nhiệm khác nhau ở tất cả các cấp cũng như xem
xét việc đáp ứng cả mục tiêu ngắn và dài hạn.
+ Xem xét các áp lực quá mức: Trong quá trình xây dựng các mục tiêu cần đạt
được, có khi vô tình tạo ra áp lực trong đơn vị. Nhà quản lý và HĐQT cần nắm rõ áp
lực và cân bằng chúng với các thông điệp, khuyến khích và khen thưởng phù hợp.
+ Đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật: HĐQT đánh gá hiệu quả
làm việc của Giám đốc điều hành. Giám đốc điều hành đánh gái hiệu quả làm việc của
các nhà quản lý cấp cao khác. Các nhà quản lý cấp cao lại đánh gái hiệu quả làm việc
của các nhà quản lý cấp trung gian. Cuối cùng hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ
SVTH: Hoàng Thị Kiều My
9
Tải về để xem bản đầy đủ
90 trang
11221
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- khoa_luan_thuc_trang_he_thong_kiem_soat_noi_bo_chu_trinh_ban.pdf
