Giáo trình Tin học văn phòng
Giáo trình Tin học văn phòng
Chương 1. Microsoft word 2010
Bài 1. Giới thiệu Microsoft word 2010
1. Menu Ribbons
Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt
trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ.
2. Hệ thống menu
Khi lựa chọn trên menu công cụ, thay vì sổ xuống 1 menu như trước đây toàn bộ cửa sổ
Office 2010sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp các tùy chọn như: Save, Close, Preview… Và
trên cùng, hệthống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích thước tập tin, và
các thông tin về s a đổi file…. Thêm vào đó là một cửa sổ cho phép xem trước tài liệu ở dạng
trang in để chắc chắn rằng văn bản đã được trình bày theo đúng ý
3. Chức năng Backstage View
Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm ở trong cùng
bên trái. Khi click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage View sẽ được hiện
lên. Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, màn hình bên phải sẽ là tùy
chọn các chức năng tương ứng với tác vụ đó.
4. Chức năng Paster Preview
Paste Preview cho phép xem trước nội dung soạn thảo sẽ trông như thế nào nếu một nội dung
khác được dán vào trong đó giúp tiết kiệm được thời gian. Ngoài ra tính năng này còn cho
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 1
Giáo trình Tin học văn phòng
phép lưu giữ định dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng hoặc loại bỏ định dạng
của nội dung trước khi dán.
1. Chức năng Text Effect
Cho phép trang trí text bất kỳ mà không cần tạo thêm đối tương word Art. Các
bước thực hiện:
- Chọn chữ cần tạo hiệu ứng trang trí
- Nhấp chuột vào biểu tượng Text Effects trên thanh công cụ của thẻ Home (Font), menu
đổ xuống cho phép lựa chọn các hiệu ứng áp dụng.
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 2
Giáo trình Tin học văn phòng
Xóa bỏ tính năng text effect:
Chọn text đã thiết lập text effect
Kích nút Text Effects/ chọn Clear Text Effects
Chú ý: Chức năng này chỉ được áp dụng cho các file của word 2010 và có định dạng .docx,
nếu là file .doc, chức năng này sẽ bị xóa bỏ.
2. Lưu file dạng pdf Ý nghĩa:
- Dung lượng file nhỏ gọn hơn, mở cũng nhanh hơn - Hạn chế việc copy Cách thực hiện:
- File/Save As
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 3
Giáo trình Tin học văn phòng
-
- Chỉ ra đường dẫn tại hộp Save in, nhập tên file và File name, chọn đuôi trong Save as type
là PDF(*.pdf)
- Chọn Save
Lưu ý: Khi đặt tên file, phải là tên không dấu thì chức năng này mới không báo lỗi. 7.
Chụp ảnh cửa sổ
Ý nghĩa: Cho phép chèn ảnh cửa sổ hoặc một phần của cửa sổ vào văn bản Cách
thực hiện:
Insert/Screenshot
Có thể chọn cửa sổ cần chụp trong danh sách cửa sổ hoặc một phần cửa sổ bằng cách kích nút
Screen Clipping/ Khoanh vùng ảnh cần chụp.
8. Phát triển chức năng tìm kiếm
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 4
Giáo trình Tin học văn phòng
Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá linh hoạt và tốc
độ tìm kiếm cũng được cải thiện đáng kể. Khi chọn lệnh tìm kiếm hay nhấn tổ hợp phím
Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại về bên trái nhường chỗ cho hộp thoại tìm kiếm. Khi
người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống sẽ được đánh
dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp thoại cũng hiện ra một phần đoạn văn gần với từ đang
tìm kiếm để người dùng có thể dễ dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm
9. Tùy chọn bảo mật
Cho phép đặt mật khẩu để mở hay sửa file word.
-
-
Mở file Word mà mình muốn mã hóa và đặt mật khẩu bảo vệ lên.
File > Info > Protect Document.
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 5
Giáo trình Tin học văn phòng
-
-
Trong menu xổ xuống, chọn chức năng Encrypt with Password hoặc Restrict Editing
Một hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, nhập vào mật khẩu mã hóa văn bản của
mình vào, rồi bấm nút OK.
-
Một cửa sổ khác xuất hiện, nhập lại mật khẩu một lần nữa để xác nhận. Và bấm nút OK
để áp dụng.
Restrict Editing: ................................................................................................................
...........................................................................................................................................
10. Các thao tác với file trong word 2010
- Tạo mới văn bản: File/New hoặc Ctrl+N
- Mở văn bản sẵn có: File/Open hoặc Ctrl + O
- Lưu văn bản: File/Save hoặc Ctrl + S
- Đóng cửa sổ: File/Close hoặc Alt + X
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 6
Giáo trình Tin học văn phòng
Bài thực hành số 1.
Soạn thảo văn bản có định dạng như sau:
Sử dụng tính năng Paster Preview để copy và paste theo các tùy chọn: Keep source formatting,
Merge formatting, keep text only.
Bài thực hành số 2:
Sử dụng tính năng Text Effect để soạn thảo văn bản sau:
Bài 2. Làm việc với văn bản
1. Định dạng văn bản
Với word 2010, định dạng văn bản sử dụng ở 2 nhóm chức năng chính là Font (Định dạng về
font) và Paragraph (Đoạn văn bản) của thẻ Home
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 7
Giáo trình Tin học văn phòng
Trong đó:
– Chọn font, cỡ font nhấn vào
– Muốn cho chữ in đậm, in nghiêng hay gạch chân kích chuột vào nhóm chức năng
– Chỉ số dưới, chỉ số trên kích chuột chọn nhóm chức năng
– Để định dạng chữ một cách đặc biệt nhấn chuột chọn
(text effect)
– Để tạo highlight cho chữ, nhấn chuột chọn
– Thay đổi màu sắc chữ nhấn chuột chọn
– Để tăng, giảm cỡ font, định dạng chữ khách như VIẾT IN HOA, Viết In Các Ký Đầu Từ,
viết chữ thường… nhấn chuột chọn nhóm chức năng
– Để căn lề trái, căn giữa, căn phải, căn đều hai bên nhấn chuột chọn chức năng
ch n giãn dòng
Để
ọ
–
– Để tô màu nền, kẻ khung cho đoạn văn bản chọn
Muốn thiết lập hơn nữa về font và paragraph, kích vào mũi tên góc phải của nhóm Font,
Paragraph, các thiết lập giống word 2003.
2. Định dạng tab, numbering
Để thiết lập Tab được thuận tiện, nhấn chọn Ruler trong thẻ View. Ta có thể thiết lập các loại
tab sau:
Tab trái
: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi nhập liệu
Tab giữa
liệu
: Đặt vị trí chính giữa đoạn text. Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi nhập
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 8
Giáo trình Tin học văn phòng
Tab phải
: Nhằm bên phải cuối đoạn text. Khi nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trái
kể từ vị trí đặt tab
Để thiết lập tab, chọn kiểu tab bằng kích chuột vào
cho đến khi gặp kiểu tab mong muốn,
sau đó đưa chuột trên thanh kẻ ngang, chọn vị trí đặt tab thích hợp.
Muốn định dạng tab, ta kích đúp chuột vào tab muốn định dạng trên thước kẻ, hộp thoại tab
mở ra:
Alignment để thiết lập lề cho tab
Leader thiết lập kiểu ký tự dẫn: 1None là không có ký tự dẫn, 2: là Ký tự dẫn kiểu dấu chấm,…
Set để đặt điểm dừng tab, tọa độ đã gõ được đưa vào danh sách
Clear: Xóa tọa độ đã chọn
Clear all: Xóa tấ cả tọa độ điểm dừng tab
Numbering
Số thứ tự tự động cho phép ta định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 9
Giáo trình Tin học văn phòng
Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn:
– Lựa chọn văn bản muốn để tạo một thứ tự tự động
– Trong nhóm Paragraph trên tab Home, kích vào nút danh sách Bulleted hoặc
Numbered
Để tạo một thứ tự tự động mới:
– Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn thứ tự tự động trong tài liệu
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 10
Giáo trình Tin học văn phòng
– Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered
– Nhập nội dung bình thường
Để tạo số thứ tự lồng (là danh sách có một vài cấp độ). Để tạo một thứ tự động lồng:
– Tạo thứ tự tự động theo hướng dẫn trên
– Chọn Increase
Indent
hay Decrease
Indent
3. Chia cột báo, tạo chữ cái lớn đầu đoạn
Chia cột báo
Bước 1: Nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuống hang. Sau
khi gõ hết nội dung văn bản, nhấn Enter để con trỏ xuống hang tạo một khoảng trắng. Bước
2: Bôi đen khối nội dung cần chia cột báo. Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn các
mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định.
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 11
Giáo trình Tin học văn phòng
Nhấn vào More Columns, xuất hiện hộp thoại
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 12
Giáo trình Tin học văn phòng
Presets: Các mẫu chia cột
One – Two – Three: Các cột có độ rộng bằng nhau
Left – Right: Các cột có độ rộng khác nhau
Number of Columns: Số cột (nếu muốn số cột >=3)
Width and Spacing: Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách
Equal column width: Các cột có độ rộng bằng nhau.
Tạo chữ cái lớn đầu đoạn
Bước 1: Chọn chữ cái đầu tiên của đoạn
Bước 2: Nhấn chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn lệnh Drop Cap trong nhóm text.
Khi nhấn lên nút lệnh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hiện, nhấn lên dòng Dropped hoặc
In margin.
4. WaterMark
Là cách tạo một ảnh trong suốt xuất hiện ngay sau văn bản trong tài liệu. Để chèn watermark:
Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon
Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background
Kích chọn watermark muốn hoặc chọn Custom watermark vào tạo một hình mờ riêng.
Để bỏ một watermark, thực hiện các bước như trên nhưng chọn remove watermark.
5. Header, Footer và chèn số trang
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, nhấn chuột vào nút Header hay Footer
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 13
Giáo trình Tin học văn phòng
Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu, nhập nội dung cho Header hay Footer, nhập
xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header/Footer sẽ được áp dụng cho
toàn bộ trang tài liệu.
Không sử dụng Header/Footer cho trang đầu tiên
Tại thẻ Page Layout, nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại
Page Setup. Tiếp theo, mở thẻ Layout ra, đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới
mục Headers and footers/ Nhấn OK
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 14
Giáo trình Tin học văn phòng
Tạo Header và Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu
Bước 1: Tạo ngắt vùng để phân chia các vùng trong tài liệu:
+ Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt vùng mới
+ Page Layout/Page Setup, nhấn nút Breaks và chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp
trong Section Breaks
Bước 2: Tại thẻ Insert/ Chọn Header hoặc Footer để chèn nội dung Header và Footer cho mỗi
section khác nhau/ Tích bỏ vào Link to Previous
Chèn số trang:
Chọn thẻ Insert, tại nhóm Header & Footer nhấn nút Page Number, trong menu xuất hiện lựa
chọn vị trí chèn số trang thích hợp.
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 15
Giáo trình Tin học văn phòng
6. Định dạng trang văn bản
Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang
+ Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon
+ Trên nhóm PageSetup/ chọn Margins
+ Chọn các Default margin hoặc
+ Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại
Để thay đổi hướng của trang, trong tab Page Layout chọn Orientation rồi chọn Portrait (chiều
dọc) hoặc Landscape (chiều ngang)
Chèn một Trang bìa
Để chèn một trang bìa:
+ Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon +
Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages.
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 16
Giáo trình Tin học văn phòng
+ Chọn một kiểu trang bìa.
Bài tập thực hành:
Bài số 1: Soạn thảo và trình bày văn bản theo mẫu sau, sau đó chia văn bản thành 2 cột
có dòng kẻ ở giữa
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 17
Giáo trình Tin học văn phòng
Bài số 2: Soạn thảo và trình bày văn bản theo mẫu sau:
Bài 3: Sử dụng chức năng tab để soạn thảo văn bản sau:
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 18
Giáo trình Tin học văn phòng
Bài 3. Chèn các đối tượng trong word 2010
1. Chèn các ký hiệu đặc biệt
Các ký hiệu đặc biệt như hệ thống chấm câu, cách khoảng, hoặc các ký tự đồ họa mà không
có sẵn trên bàn phím. Để chèn các ký hiệu và các ký tự đặc biệt:
+ Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn
+ Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
+ Chọn nút Symbol trên nhóm Symbols
+
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 19
Giáo trình Tin học văn phòng
Ch n ký hi u phù h p
ọ
ệ
ợ
2. Chèn hình ảnh
+ Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh
+ Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
+ Chọn nút Clip Art
+ Hộp thoại xuất hiện và có thể tìm hình
mẫu +
Chọn hình minh họa muốn chèn
3. Chèn và hiệu chỉnh hình vẽ
Để chèn một hình ảnh:
+ Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn
+ Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
Giáo viên: Nguyễn Huy Thưởng
Trang 20
Tải về để xem bản đầy đủ
141 trang
22942
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học văn phòng", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_tin_hoc_van_phong.pdf
