Dự án phát triển đô thị Đồng Hới - Phần 3: Không vấn đề!

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT

COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM

DỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ ĐỒNG HỚI

HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤY SỸ

TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC

DỰ ÁN PTĐTĐH

3. Không Vấn Đề!

Tháng 11, 2003

Dựa theo tài liệu của Trường Đại học Quản Lý Henley

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Các nhóm công tác được thành lập vì một mục đích duy nhất là giải

quyết vấn đề. Trong cuộc sống và công việc hàng ngày luôn hiện

diện những vấn đề cần giải quyết. Người này kiếm sống bằng cách

cố gắng giải quyết vấn đề của người khác. Cung cấp dịch vụ cho

công dân, quản lý một phòng ban chuyên môn có nghĩa là chúng ta

phải liên tục giải quyết vấn đề. Về cơ bản, một vài những vấn đề cần

giải quyết trông có vẻ giống nhau, nhưng với đà phát triển ngày

càng phức tạp của các sự kiện trên toàn cầu, các vấn đề mới nảy

sinh hằng ngày, hằng giờ.

Trong tài liệu này, bạn sẽ học cách sử dụng những kỹ năng khác

nhau để tiếp cận, tìm hiểu và cuối cùng giải quyết một vấn đề… cho

tới khi vấn đề mới xuất hiện.

1. Vấn đề cần giải quyết là gì?

Theo định nghĩa Tự điển, "vấn đề cần giải quyết là một việc gì

đó chưa rõ ràng, hoặc là một khó khăn cần phải được xác định

rõ và là một vấn đề khó hiểu, khó hoàn thành hoặc khó giải

quyết". Trong phạm vi mục đích của nhóm công tác, chúng ta

có thể hiểu vấn đề như là việc xác định những hành động cần

phải thực hiện để hoàn thành một mục tiêu.

Từ đó, chúng ta có thể đặt ra các giả định sau:

• Vấn đề là khó giải quyết

• Vấn đề cần giải quyết thường xảy ra ngay trong hiện tại

(nhưng không phải luôn luôn!)

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

1

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

• Vấn đề cần giải quyết thường là xác định, chính xác và

cụ thể (nhưng không phải luôn luôn!)

• Vấn đề cần giải quyết thường là một giải pháp không

hoàn hảo, ẩn chứa một nguy cơ cần được tháo gỡ (nhưng

không phải luôn luôn!)

• Vấn đề cần giải quyết đòi hỏi phải có giải pháp.

2. Phân loại vấn đề

Có thể chia vấn đề thành 3 loại:

• Vấn đề trước mắt xuất hiện trong trường hợp một cá

nhân đang gặp phải khó khăn cần được tháo gỡ

• Vấn đề dự báo là những khó khăn dự kiến sẽ phát sinh

nếu tình hình như hiện tại tiếp tục diễn ra

• Vấn đề suy diễn là giả định và có thể sẽ xảy ra nếu tình

hình hiện tại thay đổi. Trong trường hợp này, quy trình

giải quyết vấn đề sẽ được gọi là phát hiện vấn đề.

Ba loại vấn đề trên có thể tách ra thành các dạng:

• Vấn đề mang tính hệ thống có khuynh hướng xảy ra ở

cấp thực thi của một tổ chức khi phải đưa ra những

quyết định tương tự lặp đi lặp lại. Những vấn đề thuộc

loại này thường được giải quyết bằng cách áp dụng

những thủ tục

• Vấn đề mang tính bán-cấu trúc cũng giống như vấn đề

mang tính hệ thống nhưng những thủ tục sẵn có chỉ có

thể giải quyết được một phần của vấn đề.

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

2

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

• Vấn đề mang tính hệ thống hóc búa là những vấn đề

cấu trúc chưa từng gặp phải. Khó khăn của loại vấn đề

này có thể bắt nguồn từ:

o Mới lạ: cấu trúc của vấn đề chưa hề được nhận

biết

o Phức tạp: do thay đổi bản chất của môi trường và

lượng thông tin chứa đựng trong môi trường đó

o Mơ hồ: khi có nhiều giải pháp, và mỗi giải pháp sẽ

mang lại kết quả khác nhau.

3. Phương pháp Giải quyết Vấn đề

Nỗ lực

Nỗ lực là phương pháp mà người giải quyết vấn đề phải nỗ

lực tìm kiếm công phu cho đến khi tìm ra được một giải pháp.

Nếu có nhiều sự lựa chọn, có thể tốn mất nhiều thời gian. Tuy

nhiên, trong hầu hết trường hợp, cần thiết phải thu hẹp phạm

vi tìm kiếm trong chừng mực có thể chấp nhận được bằng

phương pháp thử nghiệm.

Thử nghiệm

Thử nghiệm là phương pháp làm thử "theo kinh nghiệm" có

thể định hướng cho người giải quyết vấn đề đi đến giải pháp,

bằng cách thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Có nhiều phương pháp

để thu hẹp phạm vi tìm kiếm:

Phương pháp tiếp cận bao gồm các chiến lươc như:

• Leo núi mô phỏng động tác của một người leo núi mỗi khi

đặt từng bước chân lên vách núi để dần dần leo đến đích.

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

3

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

Sau mỗi bước, cần phải đánh giá lại tình hình trước khi

quyết định đặt những bước tiếp theo.

• Phân tích biện pháp-kết quả tạo điều kiện cho người giải

quyết vấn đề cân nhắc kỹ các biện pháp giải quyết vấn đề

bằng cách rút gọn mục tiêu ban đầu thành nhiều mục

tiêunhỏ.

Phương pháp kế hoạch bao gồm:

• Kế hoạch mô hình là dựa vào một mô hình cụ thể hoặc tự

tạo ra để có thể thông hiểu và thảo luận vấn đề.

• Kế hoạch tương đồng là sự so sánh giữa vấn đề hiện tại

và một vấn đề trong quá khứ. Giải pháp đối với vấn đề

trong quá khứ cũng có thể giúp giải quyết những vấn đề

hiện tại.

• Kế hoạch trừu tượng là dựa vào các giải pháp đối với

một một vấn đề ít phức tạp, và qua đó, có thể sử dụng như

là một điểm xuất phát để giải quyết các vấn đề phức tạp

hơn.

Đảo ngược là chiến lược làm ngược trở lại, đi từ mục đích

đến tình hình.

Sáng tạo Giải quyết Vấn đề

Có ý định mở rộng hoặc thay đổi phạm vi tìm kiếm.

Có ba chiến lược sau đây:

• Tăng kích thích nhằm thay đổi nhận thức đối với vấn đề

giúp phát triển thêm những giải pháp mới. Sử dụng sự

tương đồng, phép ẩn dụ, hoặc cả những mục tiêu mới để

kích thích và làm nảy nở những ý tưởng sáng tạo

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

4

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

• Tháo bỏ kích thích đặc biệt thích hợp khi tiếp cận những

vấn đề dễ sinh ngộ nhận. Đây là loại vấn đề giả tạo, chỉ là

những triệu chứng bên ngoài. Tháo bỏ những tác nhân

kích thích không liên quan hoặc sai lệch sẽ buộc những

người giải quyết vấn đề hướng đúng vào phạm vi tìm kiếm

giải pháp thích hợp.

• Sắp xếp lại kích thích đạt được bằng cách di chuyển

những yếu tố liên quan đến vấn đề theo một phương thức

nào đó để người trong cuộc có một nhận thức khác so với

trước. Ví dụ, hãy nhìn nhận vấn đề từ góc độ của người

dân.

Mặc dầu có nhiều giải pháp khác nhau tương ứng với nhiều

vấn đề khác nhau, nhưng, sẽ không có giải pháp trừ phi hội đủ

các tiền đề sau đây:

• Tồn tại một khoảng cách giữa tình hình hiện tại và tình

hình mong đợi

• Nhận thức được rằng thực sự có khoảng cách đó

• Có động cơ muốn thu hẹp khoảng cách

• Khả năng đo lường khoảng cách để biết chắc rằng nó có

giảm

• Kỹ năng và nguồn lực cần thiết để xoá bỏ khoảng cách.

4. Quy trình giải quyết Vấn đề

Quy trình giải quyết vấn đề phải được thực hiện chặt chẽ để

các thành viên nhóm giải quyết vấn đề có thể kiểm soát được

các cuộc thảo luận cũng như giúp họ kiềm chế bột phát tự

nhiên và tránh sa vào những cuộc tranh cãi không liên quan

và đi chệch hướng. Sau đây là chu trình giải quyết vấn đề:

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

5

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

Đề ra

Nhận ra

mục tiêu

Vấn đề

Hiểu

Vấn đề

Xác định

Giải pháp

Quan sát /

theo dõi

Thực thi

Đánh giá

giải pháp

Lựa chọn

• Quan sát: Quy trình giải quyết vấn đề khởi động khi có

người phát hiện rằng có cái gì đó chưa ổn hoặc một cơ hội

cho tương lai.

• Nhận ra vấn đề: Nhận ra được vấn đề khi có đủ lượng

thông tin cần thiết.

• Đề ra mục tiêu: Khi đã nhận biết vấn đề, người giải quyết

phải đề ra mục tiêu để có thể có hướng đến những cái

đích cụ thể.

• Hiểu vấn đề: Đây là khâu quan trọng nhất bởi vì nếu

không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề, các bước đi tiếp theo sẽ

bị ảnh hưởng.

• Xác định giải pháp: Đương nhiên, khó khăn của giai đoạn

này tuỳ thuộc vào độ phức tạp của vấn đề. Có thể xác định

các giải pháp bằng cách sử dụng các phương pháp giải

quyết vấn đề.

• Đánh giá giải pháp: Điểm mạnh và yếu của mỗi giải pháp

cần được thảo luận một cách kỹ lưỡng. Nhiều vấn đề khác

có thể được xác định trong giai đoạn này.

• Lựa chọn: Người có trách nhiệm giải quyết vấn đề phải

quyết định giải pháp nào có nhiều khả năng thành công

nhất.

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

6

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

• Thực thi: Khi đã quyết định, thành công tuỳ thuộc vào

năng lực và kỹ năng thực thi giải pháp.

• Theo dõi: Khi thực hiện giải pháp, cần tiến hành theo dõi

nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đặt ra ban đầu. Nếu

không đạt được mục tiêu, chúng ta đã có vấn đề! Toàn bộ

quy trình phải khởi động trở lại.

5. Sáng tạo là gì?

Tính sáng tạo trong phạm trù tổ chức được xác định là " sự

sáng tạo của những cá nhân cùng làm việc trong một hệ thống

tổ chức xã hội phức hợp, tạo ra được một sản phẩm, một ý

tưởng, một dịch vụ, một thủ tục hoặc một quy trình làm việc

mới, hữu ích, có giá trị."

6. Trở ngại cho Sáng tạo

Mỗi một người, ai cũng đều có tiềm năng sáng tạo, tuy nhiên,

cũng có những trở ngại ngăn cản sự sáng tạo của họ:

Trở ngại về nhận thức

• Do chấp nhận những dữ liệu rõ ràng là sai trái

• Khó khăn trong việc phân tách vấn đề, không thể phân biệt

vấn đề cơ bản và vấn đề nổi bề ngoài

• Thu hẹp hoặc mở rộng vấn đề một cách thái quá

• Không sử dụng tất cả các giác quan để quan sát, chỉ dựa

vào thị giác mà thôi

• Không thể quan sát, điều tra những cái hiển nhiên

• Khó khăn trong nhìn nhận những mối quan hệ ít liên quan

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

7

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

• Giả định thiếu chín chắn về bản chất của vấn đề

• Quá nhấn mạnh đến giải pháp hơn là xác định vấn đề

• Sử dụng dữ liệu sai, vận dụng những khái niệm rút ra từ

những lĩnh vực khác không thể áp dụng được.

Đường kẻ nào là dài nhất?

Cản trở về trí tuệ

• Khuynh hướng chỉ sử dụng những phương pháp đã có

hiệu quả trước đây

• Dựa vào suy nghĩ lô-gic

• Do dự khi dùng trực giác

• Quá tin vào số liệu và kinh nghiệm trong quá khứ

• Vội vàng trong suy nghĩ và trong giải quyết vấn đề

• Không đủ khả năng để huỷ bỏ một giải pháp không khả thi

• Sợ bộc lộ những điều không biết

• Ám ảnh về chức năng được giao, cứng nhắc và không

nhất quán, phong tục và tập quán

Theo bạn, là bao nhiêu?

I + I =

Cản trở về Cảm xúc

• Sợ khuyết điểm

• Sợ bị giám sát

• Không khả năng thích ứng với vấn đề chưa ngã ngũ

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

8

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

• Không sẳn sàng đi đường vòng để tới đích

• Thiếu động cơ tìm giải pháp

• Thái độ tiêu cực đối với ý tưởng mới

•

Bay bằng phương tiện có trọng lượng nặng hơn không

khí là không hợp lý, không thực tế, và không thể thực

hiện được (nhà du hành, 1902)

Có một thị trường thế giới cần đến 5, có thể là 6 chiếc

máy tính (chủ tịch IBM, 1947)

•

640 K là đủ cho mọi người (Bill Gates, Microsoft, 1981)

Những gì có thể sáng chế thì đã được sáng chế (một

quan chức của Cục Sáng chế,Mỹ 1899)

Cản trở về Văn Hoá

• Những điều cấm kỵ

• Tin rằng đắm mình trong "suy tưởng bay bổng" là lãng phí

thời gian

• Tin rằng bất cứ vấn đề nào cũng có thể giải quyết bằng tư

duy khoa học và tiền

• Ưa thích phương pháp truyền thống hoặc "cách làm của

chúng ta" hơn là thích ứng với thay đổi

• Cảm thấy "không lịch sự" khi tiến hành điều tra hoặc đặt

câu hỏi "tại sao"

• Mong muốn có được sự thoải mái trong môi trường quen

thuộc

• Không có khả năng dung hoà các ý kiếnkhác nhau

• Tin rằng vui đùa chỉ là trò trẻ con

Bạn nhìn thấy bao nhiêu

hình vuông?

Cản trở về Môi trường làm việc

• Thiếu hợp tác và lòng tin giữa các đồng nghiệp

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

9

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

• Hệ thống chuyên quyền

• "Tiếng ồn", bị phân tán, buồn chán

• Thiếu sự ủng hộ và sự thoải mái để chuyển từ ý tưởng

thành hành động

• Bị trừng phạt trong trường hợp thất bại

7. Kỹ năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo

Giải quyết đúng vấn đề là điều quan trọng. Thất bại của

chúng ta thường ở chỗ là đã tìm cách đưa ra các giải pháp tốt

nhưng lại không chọn đúng vấn đề, chứ không phải là thiếu

giải pháp cho các vấn đề đang cần giải quyết. Như vậy, tìm

đúng vấn đề để tháo gỡ và dù gặp phải khó khăn trong quá

trình tìm giải pháp vẫn tốt hơn là giải quyết không đúng vấn đề

cần thiết. Nhiều giải pháp hay nhưng không thể đem áp dụng

cho các vấn đề không phù hợp.

Có nhiều cách để diễn đạt vấn đề một cách đúng đắn:

Hạ tầng cơ sở

Thuế

bảo dưỡng

Quyền sở hữu

Đất

Kinh tế

Tài sản thế chấp

Hệ thống

Ngân hàng ?

kinh doanh

Cửa

hàng

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

10

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

Lập Bản đồ Trí tuệ

Bản đồ trí tuệ giúp bạn xem xét những đăc điểm chính của

một chủ đề trước khi quyết đinh cách thức tiến hành.

Cách lập bản đồ trí tuệ:

• Xoay chiều trang giấy nằm ngang hoặc dùng giấy A3

• Bắt đầu từ trung tâm, ghi tên chủ đề

• Mô tả khoảng 6 - 8 đề mục liên quan chính

• Trên cơ sở các đề mục này, phát triển thêm các phụ đề

• Tìm các mối liên hệ và quan hệ lẫn nhau giữa các đề mục

• Sau khi xem lại, nếu thấy cần thiết thì vẽ lại.

Động não

Kỹ năng động não nhằm để khắc phục áp lực về sự nhất quán

trong những nhóm phối hợp có thể cản trở sự phát triển

những ý tưởng sáng tạo. Nguyên tác cơ bản của động não là:

• Ghi lại mọi ý kiến lên trên giấy

• Không phê phán. Trong giai đoạn lấy ý kiến không đánh

giá hoặc phê phán

• Động viên những người tham gia đóng góp tất cả những ý

kiến họ có thể nghĩ ra dù ý kiến đó có kỳ lạ, tầm thường

hay ảo tưởng

• Cần số lượng. Càng nhiều ý kiến càng tốt

• Kết hợp và nâng cao. Động viên tham dự viên phát triển ý

kiến của mình trên cơ sở ý của người khác và tìm cách kết

hợp hai hoặc nhiều ý kiến đã có.

Một kỹ năng khác là mỗi cá nhân tự suy nghĩ và viết ý kiến

của mình ra giấy.

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

11

Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 3. Không Vấn Đề!

Đảo ngược

Với kỹ thuật đảo ngược, những ý kiến mới có thể được đề

xuất bằng cách kiểm tra phương hướng hiện tại của một vấn

đề và quay ngược lại hoàn toàn, hoặc bằng cách nêu lên sự

đối lập. Như thế, nguy cơ có thể trở thành thời cơ.

Kích thích ngẫu nhiên

Có nhiều phương pháp để kích thích ý tưởng một cách có chủ

định thông qua việc việc đối chiếu một cách ngẫu nhiên tài liệu

bất kỳ nào đó. Ví dụ như mở một cuốn sách rồi chọn một từ

bất kỳ nào đó khiến chúng ta tạo nên sự liên tưởng mới.

Tương tự

Đó là một cách diễn đạt về sự giống nhau trong quá trình hay

trong mối quan hệ của sự vật, con người hay tình huống. Ví

dụ, nói: " chiếc xe máy này chạy như là cái đồng hồ Thuỵ sỹ".

Giá trị của tương tự là để giúp sáng tạo ra những khía cạnh

mới của vấn đề trong quá trình phát triển ý tưởng. Sử dụng

kỹ thuật tương tự rất quan trọng trong việc tạo ra những ý

tưởng sáng tạo trên lĩnh vực khoa học và nghệ thuật

Ẩn dụ

Ẩn dụ là một cách nói hình ảnh về một sự việc mà không

thật sự phù hợp. Ví dụ nói một người có "bắp thịt thép" là một

ẩn dụ. Phương pháp ẩn dụ giống như phương pháp tương tự

ở chỗ chúng có thể sử dụng để tạo ra tình trạng bay bổng để

thu được những ý tưởng mới.

Dự Án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới

12

Muốn biết thêm thông tin và tài liệu:

ELECTROWATT-INFRA VIETNAM

Dự án Phát triển Đô thị Đông Hới

19 Quang Trung – Đồng Hới, Quảng Bình

ĐT: 052 821 378; Fax: 052 821 374

Email: [email protected]n.vn

Dự án Phát Triển Đô thị Đồng Hới do

Cơ quan Hợp tác và Phát triển Thuỵ Sỹ tài trợ