Các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

Đánh giá HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC là quá trình xem xét hiệu quả làm việc của nhân viên

dựa trên một cơ sở định sẵn. Mục đích của việc đánh giá là nhằm công nhận hoặc khuyến

khích nhân viên bằng cách khen thưởng, tạo điều kiện thăng tiến hoặc huấn luyện thêm khi

cần thiết.

Có nhiều phương pháp đánh giá khác nhau, mỗi cách có ưu và nhược điểm riêng. Quản lý nên

dựa trên các chính sách, quy trình và mục tiêu của công ty để chọn ra phương pháp phù hợp nhất.

Đồng thời, quá trình này nên diễn ra công bằng nhất có thể.

1. Phương pháp xếp hạng danh mục (Weighted Checklist Methods)

– Quản lý cấp trên, Phòng nhân sự thiết lập danh mục các câu hỏi đánh giá cho từng vị trí.

– Các câu hỏi có thể được đánh giá giống hay khác điểm nhau.

– Ví dụ:

• Tôn trọng lãnh đạo.

Có/Không

• Thực thi công việc được phân công.

• Thường xuyên mắc lỗi.

– Ưu điểm: Dễ đánh giá.

– Nhược điểm:

• Tốn thời gian.

• Khó tổng hợp, phân tích hay đánh giá mức độ hoàn thành công việc hay hành vi của từng

nhân viên.

2. Phương pháp so sánh cặp xếp hạng (Performance Ranking)

– Đánh giá nhân viên từ tốt nhất đến tệ nhất.

– So sánh nhân viên với những người còn lại thay vì so sánh vơi tiêu chuẩn.

– Người tốt nhất sẽ có điểm cao nhất.

– Ưu điểm: Dễ dàng thực hiện, phù hợp với môi trường lao động giản đơn.

– Nhược điểm:

• Khó so sánh mức độ hoàn thành công việc đối với các vị trí có nhiệm vụ khác nhau.

• Khó liệt kê hết các công việc và hành vi.

3. Phương pháp Phân phối bắt buộc (Incident Method)

– Đánh giá nhân viên trên cơ sở tỷ lệ bắt buộc nhất định.

Ví dụ: 10% xuất sắc, 70% trung bình, 20% yếu.

– Nhân viên xuất sắc được đề bạt tăng lương.

– Nhân viên yếu: gia hạn tăng lương, xem xét chuyển đối công việc hoặc nghỉ việc.

– Ưu điểm:

• Buộc quản lý phải ra quyết định nhằm xác định chính xác. năng lực thực hiện của nhân

viên.

• Nâng cao năng lực đội ngũ lao động.

– Nhược điểm:

• Làm tăng sự canh tranh thiếu lành mạnh.

• Không khuyến khích tinh thần hợp tác, làm việc đồng đội.

• Ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.

• Gây những mối nghi ngại về tình trạng phân biệt tuổi tác, giới tính…

4. Phương pháp bảng điểm (Graphic Scale Rating)

– Phương pháp này được thiết kế dựa trên việc đánh giá như khối lượng, chất lượng, tinh thần thái

độ và thực hiện nội quy.

– Mỗi yếu tố được đánh giá theo mức xuất sắc, tốt, khá, trung bình và yếu.

– Tổng hợp theo năm yếu tố trên, nhưng có thêm một số quy định như: nếu điểm trung bình là

khá nhưng có một lĩnh vực yếu thì bị đánh giá yếu.

– Ưu điểm:

• Tập trung vào một số KPI trọng yếu trong công việc.

• Dễ hiểu, dễ thực hiện.

• Được sử dụng rộng rãi.

– Nhược điểm:

• Nhiều hành vi và công việc không đạt yêu cầu nhưng không thể đánh giá.

• Phụ thuộc nhiều vào tính chủ quan của người đánh giá.

5. Phương pháp định lượng

* Bước 1: Xác định các yêu cầu chủ yếu để thực hiện công việc từng vị trí.

* Bước 2: Phân loại mức độ (level) từng yêu cầu theo các mức đánh giá: xuất sắc, khá, trung bình,

yếu và kém. Mỗi mức đánh giá này phải có quy định rõ ràng.

Ví dụ: Đối với yêu cầu chăm sóc tốt khách hàng thì mức độ khá nghĩa là không có khiếu nại, xuất

sắc nghĩa là không có khiếu nại và được khách hàng cảm ơn.

* Bước 3: Đánh giá trọng số của từng yếu tố trong tổng các yếu tố.

- Ưu điểm

• Theo phương pháp này, mọi nhân viên đều phải trải qua quá trình đánh giá như nhau với

các tiêu chí và thang điểm (tiêu chuẩn đánh giá) cơ bản như nhau - cho cùng vị trí. Điều

này tạo ra sự bình đẳng trong việc đánh giá nhân viên và một thước đo thành tích công việc

chuẩn trong toàn bộ DN.

• Phương pháp đánh giá rất dễ hiểu và dễ sử dụng bởi vì khái niệm cho điểm là rất rõ ràng:

cả người đánh giá và người được đánh giá đều dễ dàng thấy được logic đơn giản và hiệu

quả của thang điểm đánh giá.

- Nhược điểm:

• Thành tích công việc của một nhân viên có thể phụ thuộc và những nhân tố không được

đưa vào các đặc điểm (tiêu chí) được lựa chọn để đánh giá. Điều này có nghĩa là kết quả

đánh giá của một nhân viên có thể không phản ánh công sức và giá trị năng lực của họ.

6. Phương pháp đánh giá 360 độ (360 feedback)

– Người đánh giá là cấp quản lý, nhân viên cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng và nhân viên tự

đánh giá.

– Không công khai tên người đánh giá.

– Ưu điểm:

• Cho cái nhìn khách quan từ nhiều đối tượng và về mọi phương diện liên quan đến nhân

viên.

• Hữu ích khi đánh giá kỹ năng giao tiếp, làm việc đồng đội và chăm sóc khách hàng.

– Nhược điểm:

• Đôi khi không chính xác do năng lực người đánh giá hạn chế.

• Tiềm năng mâu thuẫn nội bộ.

7. Phương pháp đánh giá theo mục tiêu/kết quả (Management by Objectives MBO / Result)

– Xây dựng mục tiêu dựa trên sự đồng thuận giữa nhân viên và cấp quản lý.

– Tập trung vào kết quả đã thực hiện thay vì cách thức thực hiện.

– Cho phép nhân viên tính tự chủ cao nhất trong quá trình thực hiện công việc.

– Thường được áp dụng ở cấp quản trị cao nhất của công ty hoặc đánh giá các bộ phận, đánh giá

theo dự án hoặc đánh giá các công việc khó đo lường.

– Ưu điểm:

• Thích hợp cho tất cả các vị trí đặc biệt là vị trí quản lý, cấp chuyên viên và các công việc

liên quan đến dự án.

• Cơ sở lý luận của phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu là có thể nhìn nhận được kết quả

công việc một cách trực tiếp trong khi đặc điểm của nhân viên (có thể có hoặc có thể không

ảnh hưởng tới thành tích công việc) chỉ có thể được suy đoán hoặc suy luận ra mà thôi.

– Nhược điểm:

• Phương pháp này có thể dẫn tới kỳ vọng không thực tế về một mục tiêu có thể hoặc không

thể hoàn thành một cách hợp lý.

• Một điểm mạnh của phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu là tính rõ ràng của mục tiêu.

Nhưng đó cũng chính là yếu điểm của phương pháp này. Hiển nhiên các DN hiện đại cần

hết sức linh hoạt trong kinh doanh để tồn tại. Trong khi đó, những mục tiêu, tự bản thân nó

lại tạo ra một có gì đó cứng nhắc. Dĩ nhiên, giải pháp ở đây là những mục tiêu này cần xây

dựng sao cho có thể thay đổi và mềm dẻo hơn. Nhưng mục tiêu càng mềm dẻo bao nhiêu

thì sẽ càng không rõ ràng bấy nhiêu. Mục tiêu thay đổi sẽ làm nhân viên bối rối và mục

tiêu mềm dẻo có thể bị méo mó, sai lệch để nguỵ trang hoặc bào chữa những yếu kém trong

thành tích công việc.

8. Phương pháp đánh giá theo NGHIỆP VỤ (Management by Processs: MBP)

– Bước 1: Viết mô tả nghiệp vụ: mô tả rõ các bước thực hiện 1 công việc nào đó của vị trí cần

đánh giá.

VD: vị trí IT, có nghiệp vụ bảo trì máy tính (giả sử gồm 10 bước kiểm tra). Và các nghiệp vụ

khác.

- Bước 2: Xây dựng bảng tính điểm: gồm các nghiệp vụ cần đánh giá, gán trọng số theo mức độ

quan trọng của từng nghiệp vụ.

- Bước 3: Xây dựng biểu mẫu/ công cụ ghi chép bằng chứng thực hiện các bước đã nêu

trong nghiệp vụ .

– Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện nghiệp vụ: Nghiệp vụ này được làm mấy lần / tháng, quý, năm

(thường dùng cho công việc có tính chu kỳ).

VD: 1 tháng / 1 lần => năm sẽ là 12 lần. Cần có công cụ theo dõi thực hiện kế hoạch.

– Bước 5: Tới chu kỳ đánh giá, người phụ trách đánh giá tiến hành lấy mẫu công việc để phân

tích / kiểm tra dựa trên các bước nghiệp vụ đã mô tả.

VD: 10/12 việc đúng các bước nghiệp vụ, đúng kế hoạch đề ra.

- Bước 6: nhập kết quả vào bảng tính điểm.

– Ưu điểm:

• Thích hợp cho các vị trí công việc có tính chu kỳ.

– Nhược điểm:

• Ngược lại, những công việc không có tính chất chu kỳ.

9. Thẻ điểm cân bằng BSC và Chỉ số đo lường hiệu suất KPI

Doanh nghiệp xác định tầm nhìn, hoạch định chiến lược, xây dựng kế hoạch tăng trưởng và đánh

giá thực hiện công việc dễ dàng hơn bao giờ hết.

- Ưu điểm:

• Là công cụ mạnh, rất tốt đối với những doanh nghiệp đã có hệ thống quản lý chuyên nghiệp,

bài bản, được tổ chức, vận hành bởi những nhà quản lý chuyên nghiệp, coi trọng cách tiếp

cận hệ thống và quá trình, ra quyết định dựa trên dữ kiện và số liệu (facts and figures), chứ

không phải quản lý theo kiểu gia đình (với nhiều mối quan hệ “tế nhị”) và điều hành doanh

nghiệp theo cảm tính.

• Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp mới thành lập, đang trong quá trình tuyển dụng, bố

trí nhân sự thì hệ thống này, nếu đưa vào áp dụng ngay từ đầu, sẽ rất thuận lợi và phát huy

tác dụng nhiều hơn.

- Nhược điểm:

• Tuy vậy, với một doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn đã có quá trình hoạt động nhiều

năm, việc áp dụng BSC - 3P (để thay cho hệ thống lương cũ) phải hết sức thận trọng vì nó

dễ đưa doanh nghiệp vào tình thế “nguy hiểm”.

10. KẾT LUẬN:

- Về thuật ngữ: chúng ta thường quen sử dụng thuật ngữ “Đánh giá nhân viên”? Nhưng thực tế,

chúng ta không đánh giá nhân viên mà đánh giá những gì nhân viên đã và sẽ cống hiến cho doanh

nghiệp vì mục tiêu của doanh nghiệp. Nên đúng sẽ là “Đánh giá hiệu quả công việc của nhân

viên".

Nghĩa là đối tượng đánh giá là những gì nhân viên làm được và có thể làm được nhằm thực hiện

mục tiêu của doanh nghiệp.

Bao gồm:

1. kết quả công việc,

2. phương pháp làm việc,

3. những phẩm chất và

4. kỹ năng thực hiện công việc.

- Về phương pháp: có rất nhiều phương pháp đánh giá và không có phương pháp nào là tốt nhất

cho tất cả tổ chức. Ngay trong nội bộ doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phương pháp khác

nhau đối với các bộ phận khác nhau.

- Về mục đích: kết quả đánh giá sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:

1. Cung cấp các thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so

với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác;

2. Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làm việc;

3. Kích thích, động viên nhân viên thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận và hỗ

trợ;

4. Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên

chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức …;

5. Phát triển sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về các cơ hội và hoạch định nghề

nghiệp;

6. Tăng cường quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới.