Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 2: Cơ sở dữ liệu trong Excel

Trường Đại học Vinh

Khoa Công nghệ Thông tin

----------o0o------------

Chương 2

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

1

2.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu

2.2 Tạo lập cơ sở dữ liệu

2.3 Sắp xếp dữ liệu

2.4 Trích lọc dữ liệu

2.5 Kiểm tra dữ liệu khi nhập

2.6 Tạo lập báo cáo động với Pivot Table

2/

38

01/10/2015

 Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các thông tin, dữ liệu đựơc tổ

chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác, truy cập nhanh chóng.

 Dòng đầu tiên dùng để chứa tên vùng tin hay còn gọi là trường

(Field) của CSDL. Tên vùng tin phải là kiểu chuỗi và duy nhất.

 Những dòng kế tiếp dùng để chứa nội dung CSDL. Mỗi dòng

được gọi là mẩu tin hay bản ghi (Record).

3/

38

01/10/2015

 Các bước

◦ Nhập tên trường trên một hàng của bảng tính. Các tên trường này (ví dụ Họ

Tên, Địa Chỉ, Điện Thoại,...) là các tiêu đề cột của cơ sở dữ liệu. Không để

các hàng trắng sau tên trường.

◦ Chọn vùng tên trường và định dạng ví dụ chọn chữ đậm, nghiêng hay chọn

Font chữ to hơn để làm nổi bật trường với các bản ghi.

◦ Nhập các bản ghi (như thông tin từng khách hàng) ngay dưới tên trường,

mỗi bản ghi trên một hàng.

 Chú ý: Chúng ta vẫn có thể dùng các lệnh bảng tính bình thường để hiệu

chỉnh và định dạng cơ sở dữ liệu.

4/

01/10/2015

38

 Bật thanh công cụ Form: Vào File/ Options, xuất hiện hộp

thoại:

5/

38

01/10/2015

 Chọn mục Quick Access Toolbar / All commands

 Sau đó chọn mục Form.. và Add sang phía bên kia

 Chọn Ok

 Lúc này trên thanh Quick Access đã xuất hiện biểu tượng Form

 Trong file Exel ta có sẵn mẫu các trường trong bảng như sau:

STT

SBD

Khoa

Họ tên

 Bôi đen dòng tiêu đề bảng

 Click biểu tượng Form trên thanh công cụ để nhập dữ liệu

6/

38

01/10/2015

Hộp thoại nhập dữ liệu:

+ Find Prev: tìm dữ liệu trước đó

+ Find Next: Tìm dữ liệu tiếp theo

+ Criteria: Điều kiện

7/

38

01/10/2015

 Tính năng data form cung cấp cách thuận lợi để chèn, xoá và tìm bản

ghi. Bạn cũng có thể chèn, xoá trực tiếp trên bảng tính.

 Các bước:

1. Chọn một ô bất kỳ trong CSDL, sau đó gọi Form.

2. Nhấn nút New, sau đó nhập bản ghi mới vào các hộp văn bản.

3. Lặp lại bước 2 cho mỗi bản ghi mới bạn muốn thêm.

4. Nhấn Close khi kết thúc. Các bản ghi mới được thêm nối đuôi

vào CSDL. Bạn có thể sắp xếp lại các bản ghi theo một trật tự

khác.

 Chú ý: Để không ghi bản ghi vừa nhập, nhấn nút Restore.

8/

38

01/10/2015

 Bạn có thể xoá trực tiếp ngay trên bảng tính hoặc sử dụng data form

để tìm đến và xoá một bản ghi cụ thể.

 Các bước

1. Để xoá một bản ghi sử dụng data form, chọn một ô bất kỳ trong

CSDL; sau đó gọi Data, Form.

2. Nhấn nút Find Next hay Find Prev cho đến khi tới bản ghi cần

xoá, nhấn Delete.

3. Khi một cửa sổ cảnh báo xuất hiện, nhấn OK để xoá bản ghi.

(Nhớ rằng bạn không thể Undo một bản ghi bị xoá). Nhấn nút

Close để quay lại bảng tính.

 Chú ý: Để xoá trực tiếp một bản ghi từ bảng tính, nhấn chuột phải

lên tiêu đề hàng có chứa bản ghi cần xoá và chọn Delete.

9/

38

01/10/2015

 Khi cần tìm các bản ghi cụ thể, bạn có thể dùng data form để tìm.

Chỉ cần nhập tiêu chuẩn tìm kiếm và Excel sẽ tìm các bản ghi thoả

mãn tiêu chuẩn.

 Các bước

1. Chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi Form.

2. Nhấn nút Criteria; sau đó nhập tiêu chuẩn cần tìm trong một

hay nhiều hộp văn bản. Excel tìm các bản ghi thoả mãn tiêu

chuẩn.

3. Nhấn Find Next cho đến khi gặp bản ghi cần tìm, để thoát khỏi

Form nhấn nút Close.

10

/3

8

01/10/2015

 Dùng để sắp xếp dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần

 Sắp xếp 1 cột dữ liệu

◦ Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp

◦ Chọn tab Home  Sort & Filter

◦ Sắp xếp tăng dần: Chọn “Sort A to Z” hoặc “Sort Smallest to

Largest”

◦ Sắp xếp giảm dần: Chọn “Sort Z to A” hoặc “Sort Largest to

Smallest”

11

/3

8

01/10/2015

 Sắp xếp theo 1 cột

12

/3

8

01/10/2015

 Tùy chọn sẽ hiển thị, bạn có thể chọn bất kỳ cột nào để sắp

xếp: A to Z là theo thứ tự abc, còn Z to A là ngược lại và OK

13

/3

8

01/10/2015

 Sắp xếp dựa theo nhiều cột

14

/3

8

01/10/2015

 Lọc dữ liệu tự động (Filter): Dùng để lọc dữ liệu theo các tiêu chuẩn nào

đó

1. Chọn các cột dữ liệu cần lọc

2. Chọn tab Home  Sort & Filter  Filter

3. Chọn mũi tên ở các cột dữ liệu để lọc

4. Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:

Dữ liệu số

15

/3

8

01/10/2015

Dữ liệu ký tự

 Thứ tự ưu tiên lọc theo các cột từ trái  phải

 Hủy bỏ lọc đã thiết lập

◦ Chọn tab Home  Sort & Filter  Filter  Clear

16

/3

8

01/10/2015

o Lọc dữ liệu nâng cao

Trích ra các mẩu tin theo các điều kiện chỉ định trong vùng điều

kiện được tạo trước

Thực hiện:

 Bước 1: Tạo điều kiện gồm ít nhất 2 hàng

 1: Tiêu đề cột điều kiện

Kết quả được đặt

 2: Giá trị điều kiện

ở vị trí khác

 Bước 2: Vào Data -> advanced

 Khi đó xuất hiện hộp thoại

Vị trí copy

tới

Chọn địa chỉ

vùng CSDL

Chọn địa chỉ

vùng điều kiện

17

/3

8

01/10/2015

o Trích ra danh sách của người có địa chỉ ở Hà Nội

1

2

3

18

/3

8

01/10/2015

- Mục đích: Kiểm tra dữ liệu nhập vào một ô thỏa mãn điều kiện theo

danh sách.

1. Tạo bảng điều kiện và bảng cần nhập dữ liệu

2. Đặt tên cho các trường ở bảng điều kiện

3. Vào Data/ Data Validation, chọn Data Validation

19

/3

8

01/10/2015

- Xuất hiện hộp thoại:

- Allow: Chọn mục List

- Source: Nhập điều kiện

20

/3

8

01/10/2015