Bài giảng Tin học - Phần 2 - Chương 1: Làm quen với Excel 2010

TIN HỌC PHẦN 2 (6 TRÌNH)

CHƯƠNG 1. LÀM QUEN VỚI EXCEL 2010

CHƯƠNG 2. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

CHƯƠNG 3. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRÊN BẢNG TÍNH

CHƯƠNG 4. CÁC TÙY CHỌN HỮU ÍCH KHÁC

CHƯƠNG 5. TẠO BIỂU ĐỒ TRONG BẢNG TÍNH

CHƯƠNG 6. CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL

CHƯƠNG 7. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

CHƯƠNG 1

1.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010

• Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi

chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này

giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

• Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

• Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

• Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

• Vẽ đồ thị và các sơ đồ

• Tự động hóa các công việc bằng các macro

• Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình

bài toán khác nhau.

1.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT CHƯƠNG TRÌNH

1.2.1. Khởi động Excel 2010

 Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office

Excel 2010

 Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop

 Cách 3: Start  Run  Excel.exe

1.2.2. Thoát khỏi Excel

 Cách 1: File  Exit.

 Cách 2: Click vào nút Close ().

 Cách 3: Alt+F4.

(Biểu tượng Excel)

1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010

Thanh tiêu đề (Title bar)

Thanh Menu (Menu bar)

Thanh công thức (Formula)

Ribbon

Ô (Cell) hiện hành

Tên bảng tính (Sheet Tab)

1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010

Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn

truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên

màn hình gọi là Ribbon.

RFDVeoiaevrtiwmaew:uCTl:aáhCsciếá:ntcCúlậhntpèúlệntcnlácệhcônnthchghakếtoiễhđmđứộốc,lihỗvđiiểớặcnithdtínhêữhịnlcitvệủảùua,nhtbgrỗảo(ntrgraợntvgídnàeịhc)nh,gnctohôừàưn,i:gtEphxchêcụómenkl,gicểchmtáúoc,tdhrtahaícunthhnevhsoàáỏoc,dhõc,áhi cpicaôhônâm,ngcàátnhícchứhtìhcnd,ihếữ…t

HIPonamsgeeer:tL:LaCàyhonèuơnit:cháCcứhaứloacạáiccđácốniúntúưltợệlnệhgnhđvàưvoợềcbvảsiệửncgdhtụiíểnnhgtnthhhịưưbờ:ảnbngảgnxtguínybhêinểvuàt,rtovhnẽiếgstqơlậuđpáồit,nrđìnấồhnt.lhàịm, kvýiệhciệnuh,ư…:

lậđlipệiềubu,ả…kohviểệnbvảiệncgttíínnhh.toán của Excel.

cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột,

sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu …

1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010

Cấu trúc của một workbook

• Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là .xlsx. Một

Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet).

• Worksheet : một bảng tính gồm các cột và hàng.

• Hàng (Row): Có tối đa là 1.048.576 (2²⁰) hàng, được đánh số thứ tự từ 1,

2,3,…, 1048575, 1048576

• Cột (Column): Có tối đa là 16.384(2¹⁴) cột, được đánh số từ A, B,…, Z, AA,

AB … ZZ, AAA, AAB, …, XFD.

• Ô (Cell): Là giao của cột và hàng. Ví dụ: A1

• Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau. Địa chỉ vùng được xác định bởi

địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Ví dụ: A5:F10

• Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô.

1.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH

Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím

Di chuyển tới

, , , 

Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn

Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+,Ctrl + 

Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên.

Enter

Về ô liền kề phía dưới

Về ô liền kề bên phải

Về ô liền kề phía trên

Về cột A trong cùng hàng

Lên một màn hình

Tab

Shift + Enter

Home

PageUp

PageDown

Alt + PageDown

Alt + Page Up

Ctrl + Home

Ctrl + End

Xuống một màn hình

Sang phải một màn hình

Sang trái một màn hình

Tới ô A1

Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu

1.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH

Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home  (Editing) Find & Select 

Go To (F5)

Gõ địa chỉ ô cần đến

Ô chứa giá trị đặc biệt

1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

1.5.1. Các kiểu dữ liệu và cách nhập

a. Kiểu dữ liệu số

• Bao gồm: giá trị số: 0..9

giá trị %

giá trị tiền tệ $

giá trị thời gian: ngày, giờ

• Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ô

• Để đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows:

chọn lệnh Start  Control Panel Regional and Language  Formats 

Additional Settings Number

1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

b. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)

• Bắt đầu bằng ký tự chữ (A  Z) hoặc dấu nháy trên (‘)

• Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác

• Khi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô

(Khi nhập dữ liệu số sai quy cách  mặc định canh lề trái trong ô thì cũng được

hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi)

1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

c. Công thức (Formula)

• Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +

• Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thị

trên thanh công thức

• Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng.

• Các toán tử gồm:

• Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%)

• Nối chuỗi (&). Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam”  Hà Nội – Việt Nam

• So sánh: =, >, <, <=, >=, <>

• Các toán hạng gồm:

• Hằng số

• Hàm và các tham số

• Địa chỉ ô, địa chỉ vùng…

1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

1.5.2. Nhập chú thích

• Chọn ô cần ghi chú thích

• Review  (Comment) New Comment (Hoặc click phải chuột  Insert

Comment)

• Nhập nội dung, kết thúc bằng cách click trỏ chuột ra ngoài.

1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô

1.5.2. Nhập chú thích

• Sửa chú thích: Review  (Comment) Edit Comment (hoặc click phải chuột

 Edit Comment)

• Xem tất cả các chú thích: Review  (Comment ) Show All Comments

• Tắt chú thích: Review  Comment  hủy lệnh Show All Comments

• Xóa chú thích: Review  (Comment) Delete ( hoặc click phải chuột 

Delete Comment

1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.2. Canh lề cho dữ liệu trong ô

a. Sử dụng menu lệnh

• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.

Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Number

Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ

Number

1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

Các kiểu dữ liệu

Ví dụ mẫu

Số chữ số thập phân

(<=30)

Có dấu phân cách hàng

nghìn, triệu, tỷ, …

Định dạng số âm

1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

Decrease

Decimal

b. Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Number

Currency

Increase

Decimal

Percent Style

Comma Style

• Currency: Định dạng kiểu tiền tệ.

• Percent Style : Định dạng kiểu phần trăm.

• Comma Style: Định dạng có dấu phân cách ngàn.

• Increase Decimal: Tăng thêm một số ở phần thập phân.

• Decrease Decimal: Giảm bớt một số ở phần thập phân.

1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

1.6.2. Canh lề cho dữ liệu trong ô

a. Sử dụng menu lệnh

• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.

Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Alignment

Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ

Alignment

1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

Canh chỉnh dữ liệu theo

Chọn hướng của dữ

chiều ngang

liệu

Canh chỉnh dữ liệu theo

chiều dọc

Độ xoay dữ liệu trong

ô (từ -90  90)

Dữ liệu tự động xuống

Lùi vào đầu dòng dữ

liệu trong ô

dòng nếu quá kích thước

Dữ liệu tự động vừa với

kích thước của ô

Trình tự đọc và canh lề

nội dung

Trộn các ô thành một ô

1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

b. Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Alignment

Vertical

Orientation

Increase Indent

Horizontal

Decrease Indent

• Horizontal: Canh chỉnh theo chiều ngang.

• Vertical : Canh chỉnh theo chiều dọc.

• Orientation: Chọn hướng xoay cho dữ liệu

• Increase Indent: Tăng thêm khoảng cách lùi vào đầu dòng

• Decrease Indent: Giảm bớt khoảng cách lùi vào đầu dòng

• Wrap Text: Dữ liệu trong ô tự động xuống dòng

• Merge & Center: Trộn các ô thành một ô và canh giữa