Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm (Hay nhất)

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM

1. Khái niệm nhóm

2. Phân loại

3. Các giai đoan hình thành nhóm.

4. Các vị trí trong nhóm

1. Khái niệm nhóm

.

Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm

chí một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công

việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó được quản lý theo

kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có

nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc

giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ tư tưởng bè

phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ

tiến triển được. Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có

thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những khoảng cách

xa làm việc ở những dự án khác nhau.

.

Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp

tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều

hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt

động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực

tế lẫn lý thuyết).

2. Phân loại

2.1 Các nhóm chính thức

.

Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức.

Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính

thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có cùng chung

tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và

điều hành các đề án.

.

Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên

môn và mang tính chất lâu dài để đảm đương các

mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức năng chính

thức thường đưa ra những ý kiến chuyên môn theo

các lĩnh vực riêng của họ.

2.2 Các nhóm không chính thức

.

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường

để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm

giải quyết nhiều nhu cầu, như:



các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn

xếp từng vụ việc,



các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề

án cần nhiều sáng tạo,

những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp

rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn

2.3 So sánh các nhóm chính thức và không chính thức

.

Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng

lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và

các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép

tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ.

Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy

trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể

được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm

ngặt hơn.

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức,

việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có

sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.

3. Các giai đoạn hình thành và phát triển

.

Hình thành

Xung đột

giai đoạn bình thường hóa

giai đoạn hoạt động trôi chảy

3.1 Hình thành

.

Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều

rất giữ gìn và rụt rè.

Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ

yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực.

Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý

kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.

Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng

và lo âu quá.

Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên

như một người lãnh đạo.

3.2 Xung đột

.

Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình

thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước

trước khi giơ nanh múa vuốt.

.

Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng

nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.

Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với

nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề

ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ,

có thể bức tranh sẽ rõ hơn.

3.3 Giai đoạn bình thường hóa

.

Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm

bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với

nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ.

.

Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu

cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và

những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ

nhóm.

.

Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe

nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn

bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.

3.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

.

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.

Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định

trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan

điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của

cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết

định của nhóm.

II/ QUY CHẾ TỔ CHỨC NHÓM

1. Người lãnh đạo nhóm

2. Người góp ý

3. Người bổ sung

4. Người giao dịch

5. Người điều phối

6. Người tham gia ý kiến

7. Người giám sát

4.1 Người lãnh đạo nhóm

.

Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng

cao tinh thần làm việc

.

Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá

tính của các thành viên trong nhóm.

.

Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.

Có khả năng thông tri hai chiều.

Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong

nhóm.

4.2 Người góp ý

.

Nhiệm vụ:Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu

dài của nhóm.

Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu

quả.

Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được

các mặt yếu trong đó.

.

Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.

Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

4.3 Người bổ sung

.

Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.

Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc

nhằm tránh chúng đi.

.

Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.

Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.

4.4 Người giao dịch

.

Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho

nhóm

.

Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu

của người khác.

.

Gây được sự an tâm và am hiểu.

Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm.

Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.

4.5 Người điều phối

.

Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với

nhau theo phương án liên kết

.

Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.

Cảm nhận được những ưu tiên.

Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.

Có tài giải quyết những rắc rối.

4.6 Người tham gia ý kiến

.

Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới

của toàn nhóm

.

Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.

Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người

khác.

.

Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy

triển vọng chứ không là những tai hoạ.

4.7 Người giám sát

.

Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn

cao

.

Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.

Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.

Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người.

Không chần chừ đưa vấn đề ra.

Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót.

III/CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM