Bài giảng Hoạt động của cán bộ văn phòng trong quy trình tham vấn

HOẠT ĐỘNG CỦA

CÁN BỘ VĂN PHÒNG TRONG QUY TRÌNH THAM VẤN

NỘI DUNG CHÍNH

➢Quy trình chung cần làm;

➢Các kỹ năng cần thiết dành cho

cỏn bộ tham gia thiết kế và phục vụ

Đoàn ĐBQH, HĐND tổ chức cỏc

cuộc tham vấn, xử lý thụng tin phản

hồi, tiếp thu …

KHỞI ĐỘNG

Theo Anh/ChÞ ®iÒu

kiÖn “cÇn” vµ “®ñ”

trong c«ng t¸c chuÈn

bÞ cho mét ho¹t ®éng

TV lµ g×?

QUY TRÌNH CHUNG

Xác định Yêu cầu tham vấn:

❖ Tập hợp thông tin yêu cầu tham vấn => Theo chỉ đạo của §oµn

§BQH vµ Thường trực HĐND, Văn phòng §oµn giúp §oµn

§BQH/TT HĐND tập hợp các thông tin theo yêu cầu tham vấn.

=> các thông tin liên quan và văn bản gốc của những đề

nghị (theo yêu cầu chủ đề của cuộc TV);

=> nguồn xuất phát đề nghị tham vấn (gồm các văn kiện

chính thức và những văn bản do Văn phòng yêu cầu vì

có liên quan. . .

❖ Bản tập hợp Thông tin yêu cầu TV kết thúc bằng Bản tập hợp

yêu cầu tham vấn gồm những nội dung cần TV, sử dụng ngôn

từ trong thông tin yêu cầu TV.

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

❖ Trên cơ sở bản Tập hợp thông tin yêu cầu TV =>

Văn phòng §oµn dự thảo bản Tổng hợp yêu cầu TV

gồm danh mục những nội dung cần TV thể hiện cụ thể

bằng ngôn từ chính xác, khái quát và kèm theo mỗi nội

dung cần TV danh mục những vấn đề nhỏ, cụ thể hoá,

đại lượng hoá để phục vụ công tác chỉ đạo nội dung TV.

❖Trên cơ sở bản Tập hợp thông tin yêu cầu TV và bản

Tổng hợp yêu cầu TV, §oµn §BQH/TT HĐND tổ chức

họp c¸c bé phËn liªn quan hoặc họp mở rộng với các

đại biểu có yêu cầu TV, Văn phòng §oµn và chuyên gia

để cho ý kiến chỉ đạo hình thành ý kiến của §oµn

§BQH/H§ND về nội dung TV chính sách.

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

❖Ý kiến của §oµn §BQH/TT HĐND về Nội dung TV gồm:

=> Tên của đợt TV;

=> Mục đích cña TV;

=> Nội dung TV; trong đó làm rõ những đại lượng cần được

làm rõ để phục vụ các nội dung cần TV;

=> Đối tượng TV, trong đó ghi chú các đối tượng ưu tiên,

phạm vi TV liên quan tới yếu tố lãnh thổ, nhóm khảo sát

theo mục đích tham vấn;

=> Đối tượng liên quan cần tham gia trong đợt tham vấn

chính sách hoặc lấy ý kiến 1 dự án luật …

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

Yêu cầu kỹ thuật đối với cơ quan tổ chức thực hiện TV:

Hình thức - công cụ sử dụng tham vấn và yêu cầu xử lý

phân tích mẫu; về bảo đảm độ tin cậy tối thiểu của các

mẫu khảo sát; về nguồn lực sử dụng để TV; về thời gian

TV; về công tác truyền thông của đợt TV.

Trên cơ sở Ý kiến chỉ đạo của §oµn §BQH/TT HĐND,

Văn phòng §oµn soạn thảo Kế hoạch TV ý kiến nhân dân

về chủ đề để trình §oµn §BQH/Thường trực HĐND phê

duyệt.

Kế hoạch TV ý kiến nhân dân cần được công bố trên

phương tiện truyền thông địa phương theo ý kiến chỉ đạo

của §oµn §BQH/TT HĐND ngay sau khi phê duyệt.

CÙNG TRAO ĐỔI

- Chuẩn bị kế hoạch tham vấn trình Đoàn

ĐBQH/TT HĐND về vấn đề khám chữa

bệnh người nghèo?

- Gợi ý một số nội dung :

+ Bối cảnh? Mục đích?

+ Phân tích vấn đề => nội dung và phạm vi tham

vấn (tiếp cận, khai thác thông tin + đối tượng

được TV…)?

+ Quyết định TV => chủ trương? (Chung?

Riêng?) cách triển khai?

+ Lập KH TV (chi tiết) + càng cụ thể -> hiệu quả

càng cao …

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

Thiết kế các công cụ tham vấn

• Văn phòng §oµn thực hiện việc thiết kế chi tiết các

công cụ tham vấn và các điều kiện tổ chức TV; bố trí và

lên kế hoạch nguồn lực cho cuộc TV.

• Trong trường hợp §oµn §BQH/TT HĐND quyết định

thuê cơ quan độc lập thực hiện tham vấn, Văn phòng

§oµn có trách nhiệm theo dõi và đánh giá; lên kế

hoạch và thông báo để các đại biểu QH/HĐND và

những người được phân công tham gia cuộc TV biết và

tham gia.

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

Tập huấn cán bộ hỗ trợ tham vấn

▪ Văn phòng §oµn tổ chức tập huấn cán bộ hỗ trợ TV,

nếu cuộc tham vấn do Văn phòng §oµn tổ chức. Tập

huấn hỗ trợ tham vấn cần tiến hành trước khi tiến hành

tham vấn .

▪ Các bước cần tiến hành tập huấn

+ Lập danh sách triệu tập.

+ Nội dung tập huấn => tập huấn vấn đề gì?

- Phần khái quát chung.

- Phần kỹ năng:

1) Những điều nên làm và nên tránh của người điều hành;

2) Lỗi của người làm biên bản, tổng hợp.

- Phần truyền thông.

- Những quy tắc cơ bản trong ứng xử.

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

+ Kế hoạch tập huấn

- Cấu trúc của đợt tập huấn;

- Thời gian;

- Sơ đồ đi lại (tính hợp lý khi sử dụng các công cụ);

- Tài liệu;

- Kế hoạch triệu tập triển khai.

+ Phương pháp tập huấn

- Thảo luận nhóm? Thảo luận chung?

- Thực tập đóng vai;

- Hội nghị TV diện rộng;

- Hội nghị các bên liên quan;

- Tham vấn qua thư công dân.

+ Tài liệu tập huấn

- Chương trình tập huấn;

- Bộ tài liệu đọc;

- Cẩm nang thực hành.

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

Triển khai cuộc tham vấn

• Chương trình truyền thông của địa phương về cuộc TV phải

được tiến hành đầy đủ trên phương tiện thông tin đại chúng và

ưu tiên tới những nơi và đối tượng cần TV trước và trong khi

tiến hành cuộc TV cho tới khi kết thúc cuộc tham vấn.

Nội dung truyền thông bao gồm:

- Truyền thông về chủ trương, mục đích tham vấn;

- Thông báo nội dung chính sách cần TV, các vấn đề cần TV và

kế hoạch TV, các hình thức TV, địa chỉ gửi ý kiến và hình thức

phản hồi ý kiến của nhân dân;

- Tuỳ theo mỗi hình thức TV cụ thể, §oµn §BQH/TT HĐND có kế

hoạch bố trí đại biểu tham gia kèm theo nhiệm vụ cụ thể.

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

▪ Đối với hình thức TV bằng hội nghị lấy ý kiến, khảo sát tại

chỗ, phải bố trí:

- Ghi â m;

- Ghi Biên bản nguyên văn và ghi Biên bản theo cấu trúc nội

dung và thống kê.

Biên bản theo cấu trúc nội dung và thống kê cần được gửi

ngay tới §oµn §BQH/TT HĐND hoặc cơ quan chỉ đạo TV để

chỉ đạo VP §oµn tổng hợp và báo cáo.

- Tổng hợp báo cáo nhanh phục vụ lãnh đạo

+ Có cấu trúc đơn giản do người lập biên bản làm;

+ Phục vụ lãnh đạo theo dõi, chỉ đạo TV, kiểm tra kết quả tổng hợp chung;

+ Là những kết luận với những phát hiện có giá trị;

+ Ngắn gọn khoảng 1- 2 trang, nếu cần thì kèm phụ lục để giải thích thêm.

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

▪ Báo cáo tổng hợp ý kiến TV

Báo cáo tổng hợp thư công dân; Báo cáo phân tích xử lý

kết quả TV phiếu hỏi và các hình thức phỏng vấn, hình

thức khảo sát khác là nguồn để §oµn §BQH/TT HĐND

xem xét, tổ chức thảo luận để hình thành Báo cáo tổng

kết TV và đề xuất các hoạt động tiếp theo cña việc TV.

Báo cáo tổng hợp TV là tài liệu của quá trình TV, với đầy

đủ các thông tin trực tiếp, gián tiếp => kết quả của báo

cáo sẽ giúp cho ĐBDC có những quyết sách cụ thể phù

hợp hơn trong thực tiễn.

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

Xử lý các ý kiến và tiếp thu, phản hồi

• Báo cáo tổng kết tham vấn của TT HĐND là nền tảng để chỉ

đạo việc nghiên cứu tiếp thu và phản hồi ý kiến tới những

người được tham vấn và công chúng.

• Hình thức phản hồi bằng thư và các hình thức khác trên

phương tiện truyền thông đại chúng. HĐND nên chọn một nơi

để chuyên đăng tải các thông tin phản hồi để nhân dân và các

phương tiện thông tin đại chúng biết để tìm hiểu và theo dõi.

QUY TRÌNH CHUNG (TT)

Theo dõi việc tiếp thu các ý kiến TV tại phiên

thảo luận chính sách và quyết định:

+ Đoàn ĐBQH/HĐND có kế hoạch theo dõi việc xử lý

các ý kiến đã thu thập được, tổ chức các cuộc họp giải

trình, họp với cơ quan soạn thảo chính sách để theo dõi

việc tiếp thu và lý do tại sao không tiếp thu, các phương

án thay đổi sau khi tiếp thu tham vấn;

+ Kết quả của việc theo dõi giúp Đoàn ĐBQH/HĐND tiếp

tục nghiên cứu hoàn thiện chính sách qua giám sát thi

hành.