Giáo trình Ứng dụng tin học trong kinh doanh

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ NGHỆ II

KHOA DL-NH-KS

----------

GIÁO TRÌNH

ỨNG DỤNG TIN HỌC

TRONG KINH DOANH

Giảng viên: PHAN LÊ HỒNG VÂN

TP.HỒ CHÍ MINH, 2019

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình môn học ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG KINH DOANH là môn học

chuyên ngành cho ngành Quản trị nhà hàng.

Trong giáo trình gồm có 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về Microsoft Excel

Chương 2: Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel

Chương 3: Các hàm trong MS Excel

Chương 4: Biểu đồ, lưu trữ và in ấn

Trong quá trình giảng dạy và học tập giáo trình môn ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG

KINH DOANH có gì chưa rõ hoặc cần thêm hoặc bớt nội dung, mong quý Thầy Cô và các

Em sinh viên góp ý để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn.

Tp.Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 02 năm 2019

Biên soạn giáo trình

ThS. PHAN LÊ HỒNG VÂN

MỤC LỤC

Chương 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL...................................1

1.1. Giới thiệu Microsoft Excel ................................................................................1

1.2. Các thành phần trong cửa sổ Excel....................................................................1

1.3. Các kiểu dữ liệu và cách nhập ...........................................................................2

Chương 2. CÁC VẤN ĐỀ XỬ LÝ CĂN BẢN TRONG EXCEL.................................6

2.1. Quản lý worksheet.............................................................................................6

2.1.1. Các thao tác trên worksheet ........................................................................6

2.1.2. Thiết lập tùy chọn trong Page Setup ...........................................................7

2.2. Thao tác trên Cell ............................................................................................ 11

2.2.1. Các thao tác trên cell................................................................................. 11

2.2.2. Sao chép dữ liệu của một cell hay nhiều cell............................................. 12

2.2.3. Merge /Split Cells..................................................................................... 14

2.2.4. Ẩn/hiện dòng và cột.................................................................................. 14

2.3. Định dạng và các chế độ xem bảng tính........................................................... 14

2.3.1. Định dạng chung ..................................................................................... 14

2.3.2. Định dạng Cell/Worksheet........................................................................ 14

2.3.3. Định dạng dữ liệu có điều kiện ................................................................. 18

2.3.4. Thao tác trên nhiều cửa sổ Workbook....................................................... 19

2.3.5. Các chế độ xem workbooks ...................................................................... 20

CHƯƠNG 3. CÁC HÀM TRONG MS EXCEL......................................................... 21

3.1. Các khái niệm và dạng tổng quát của hàm....................................................... 21

3.2. Thao tác với công thức và hàm........................................................................ 21

3.2.1.Các loại địa chỉ và thông báo lỗi thường gặp ............................................. 21

3.2.2. Tạo công thức........................................................................................... 23

3.2.3. Sao chép công thức................................................................................... 24

3.2.4. Các hàm cơ bản thường dùng.................................................................... 24

CHƯƠNG 4. BIỂU ĐỒ, LƯU TRỮ VÀ IN ẤN.......................................................... 27

4.1. Biểu diễn dữ liệu ............................................................................................. 27

4.2.Lưu trữ dữ liệu ................................................................................................ 29

4.2.1. Lưu trữ với định dạng excel (.xlsx)........................................................... 29

4.2.2. Lưu workbook với định dạng tùy ý........................................................... 30

4.2.3. Lưu workbook trên OneDrive................................................................... 31

4.2. 4. Chia sẻ workbook qua e.mail................................................................... 31

4.3. In Worksheet hay Workbook........................................................................... 31

Chương 1

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL

1.1. Giới thiệu Microsoft Excel

Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của Microsoft. Excel

giúp người dùng dễ dàng:

-Tính toán, phân tích số liệu

-Lập thống kê, báo cáo

-Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác

-Lập đồ thị thống kê và sơ đồ

-Tạo macro để tự động hóa các công việc thường nhật

-Và nhiều tính năng ứng dụng trong từng lĩnh vực khác nhau…

Các từ khóa cần làm quen và ý nghĩa của chúng:

- Workbook: là một file dữ liệu có nhiều bảng tính(worksheet)

- Worksheet(còn gọi là sheet): là một bảng tính, số dòng hiện tại của một worksheet

là 1,048,576 và số cột là16,384.

- Chart sheet: là sheet chứa đồ thị.

- Ribbon: Nhóm các lệnh trên menu truyền thống thành các cụm lệnh để dễ dàng

truy cập trên màn hình. Có các nhóm Ribbon chính: HOME, INSERT, PAGE LAYOUT,

FORMULAS, DATA, REVIEW, VIEW.

1.2. Các thành phần trong cửa sổ Excel

Trang

1

1.3. Các kiểu dữ liệu và cách nhập

Các kiểu dữ liệu

Các kiểu dữ liệu cơ bản thường dùng trong Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày

tháng. Mặc định, khi nhập liệu trong Excel, kiểu ký tự sẽ tự động gióng hàng trái, kiểu số và

kiểu ngày sẽ gióng hàng phải.

- Nhập dữ liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/ key

down đến cell cần nhập  nhập dữ liệu  enter.

- Nhập các ký tự đặc biệt: Insert  Symbol  chọn bảng mã  chọn ký

hiệuInsert

- Nhập dữ liệu bằng công thức: bắt đầu là dấu = hoặc +, theo sau là địa chỉ ô dữ liệu

cùng với các toán tử hoặc hàm (hàm sẽ được trình bày ở phần sau)

Các lưu ý:

- Nếu nhập số mà không cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước khi nhập: vào

Home Number Text  OK.

- Nhập ngày và thời gian: cần định dạng mặc định trong Control Panel Regional

and Language Options trước khi nhập.

- Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau

thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM. Ví dụ 6:30 AM hoặc 5:15 PM.

- Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô  chọn các ô nhập liệu tại ô đầu

tiênnhấn <Ctrl+Enter>.

a. Hủy bỏ thao tác nhập liệu

- Nhấn Ctrl-Z: hủy dữ liệu vừa nhập

- Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy

b. Hiệu chỉnh nội dung ô

- Hiệu chỉnh: Chọn ô cần hiệu chỉnh  nhấn F2nhập nội

Trang

2

dung mới.

- Xóa nội dung: chọn các ô cần xóa nội dung  nhấn Delete. Cách này chỉ xóa dữ

liệu, định dạng của ô vẫn còn

- Để xóa định dạng: chọn các ô cần xóa nội dung  Home Clear chọn tùy chọn:

. Clear All: xóa tất cả nội dung và định dạng

. Clear Formats: chỉ xóa định dạng

. Clear Contents: chỉ xóa nội dung

. Clear Comments: xóa chú thích của ô

. Clear Hyperlinks: xóa liên kết dữ liệu

c. Công cụ nhập liệu tự động

- Dùng AutoFill: AutoFill cho phép nhập liệu tự động theo mẫu có sẵn. Các dạng

AutoFill trong Excel gồm:

. Tự động lặp lại giá trị đã được nhập trước đó. Chức năng này đôi khi cũng gây

phiền toái cho người dùng trong trường hợp không muốn lặp lại tự động. Để bật

hoặc tắt chức năng này, ta thực hiện: File tab  Options  Advancedchọn

(bật) hoặc bỏ chọn(tắt) tại checkbox Enable AutoComplete for cell values.

.

Bật tắt Fill handle: fill handle là chức năng tự động

cài đặt trong Excel cho phép người dùng sao chép

công thức , dữ liệu cho các dòng, cột một cách tự

động. Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể tắt chức năng

này bằng cách vào File tabOptionsAdvancedEnable fill handle and cell

drag-and-drop.

. Điền dữ liệu cho dòng/cột liền kề:

chức năng này cho phép người dùng sao chép dữ liệu sang

cột hoặc dòng kế của dữ liệu đang có một cách nhanh

chóng. Thực hiện: chọn cột/dòng (trống) liền kề của dữ

liệu, chọn biểu tượng tương ứng trên tab Home

EditingFill  chọn vị trí để điền dữ liệu:

Down/Right/Up/Left.

. Trường hợp muốn tạo một dãy dữ liệu tự động,

chúng ta dùng Series. Thực hiện:

Trang

3

. Chọn ô

tiên

đầu

GIÁ TRỊ NHẬP VÀO GIÁ TRỊ MỞ RỘNG

1, 2, 3

9:00

4, 5, 6,...

trong

10:00, 11:00, 12:00,...

Tue, Wed, Thu,...

dãy

Mon

nhập

giá

Monday

Tuesday, Wednesday, Thursday,...

trị đầu

tiên của

dãy

. Home EditingFillSeriesmàn hình xuất hiện

Trang

4

Jan

Feb, Mar, Apr,...

Jan, Apr

Jul, Oct, Jan,...

Jan-07, Apr-07

15-Jan, 15-Apr

2007, 2008

1-Jan, 1-Mar

Jul-07, Oct-07, Jan-08,...

15-Jul, 15-Oct,...

2009, 2010, 2011,...

1-May, 1-Jul, 1-Sep,...

Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...

text1, textA

1st Period

Product 1

text2, textA, text3, textA,...

2nd Period, 3rd Period,...

Product 2, Product 3,...

. Linear : tạo một dãy được tính toán bằng cách cộng thêm giá trị vào cho mỗi ô tính

kế tiếp trong Step value.

. Growth: tạo một dãy tính toán bằng cách nhân giá trị cho mỗi ô tính kế tiếp với giá

trị trong Step value.

. Date: tạo một dãy ngày tăng dần theo giá trị xác định trong Step Value và đơn vị

trong Date unit.

. AutoFill: tạo một dãy dữ liệu giống nhau bằng cách di chuyển ký hiệu Fill handle

trên bảng tính.

o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm và các chuỗi ký tự định dạng khác:

chức năng này cho phép người dùng nhập một dãy giá trị theo thứ tự tăng

dần của dãy giá trị biết trước. Bảng sau cho gợi ý của các giá trị nhập vào

tương ứng với giá trị mở rộng.

Trang

5

Chương 2

CÁC VẤN ĐỀ XỬ LÝ CĂN BẢN TRONG EXCEL

2.1. Quản lý worksheet

2.1.1. Các thao tác trên worksheet

a. Thêm một worksheet

- Click Insert Worksheet ở button bên phải của worksheet hiện

hành

- Hoặc R_Click trên tên sheet, chọn Insert  xuất hiện hộp

thoại Insert  chọn Worksheet.

b. Xóa worksheet

- R_Click trên tab worksheet cần xóa  Delete

c. Đổi tên worksheet

- R_Click trên worksheet cần đổi tênchọn Rename gõ tên

mới  enter

- Hoặc double_click trên worksheetgõ tên mớienter.

d. Sao chép worksheet

- Chọn worksheet cần thao tác chọn Move or Copy, màn hình xuất hiện. Thực hiện

trình tự các thao tác từ 1 đến 3 như hình và nhấn OK.

- Nếu muốn di chuyển worksheet thực hiện thao tác 1 và 2 rồi nhấn OK.

1. Chọn tên tập tin chứa

worksheet sau khi copy. Mặc

định là tên workbook hiện

2. Chọn vị trí đặt worksheet

3. Chọn Create a copy nếu

muốn tạo ra bảng copy trên

cùng một cùng một tập tin

Trang

6

e. Quản lý nội dung trên bảng tính

- Chọn toàn bộ nội dung bảng tính: click chọn góc trên cùng

của bảng tính (bên trái cột A và phía trên dòng 1).

- Chọn dòng/cột: click trên tên dòng(vd: 1) /tên cột muốn chọn

(vd: A)

- Thay đổi độ rộng dòng/cột vừa khít với nội dung: đưa chuột vào cạnh trên/dưới của

dòng hay cạnh trái/phải của cột rồi double click.

f. Tìm và thay thế dữ liệu

- Click Find & Select trên nhóm Editing của tab Home

- Chọn Find hoặc Replace, hộp thoại xuất hiện

1.Nhập nội dung cần tìm

2.Nhập nội dung cần thay thế

2.1.2. Thiết lập tùy chọn trong Page Setup

- Ribbon Page Layout Page Setup, màn hình xuất hiện

Trang

7

o Tab Page:

. Orientation: chọn Portrait (trang thẳng đứng)/ chọn Landscape(trang nằm ngang)

. Scaling: xác định tỉ lệ trang in. Ta có thể nén nội dung in vào một/một số trang và có

thể thu nhỏ hay phóng to tài liệu khi in.

o Tab Margin:

. Nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải),

Header (lề tiêu đề đầu)

Trang

8

o Tab Header/Footer:

. Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin cuối

trang

. Tùy chỉnh Header và Footer, ta vào Custom Header hay Custom Footer

Trang

9

. Các ký hiệu trong cửa sổ Custom và ý nghĩa được mô tả bằng bảng sau:

Biểu tượng

Ký hiệu

Chức năng

Format text

Định dạng nội dung cho Header/Footer

&[Page]

&[Pages]

&[Date]

Hiển thị số trang

Hiển thị tổng số trang

Hiển thị ngày tháng năm

&[Time]

Hiển thị giờ

&[Path]&[File]

Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin

và tên tập tin

&[File]

&[Tab]

Hiển thị tên tập tin

Hiển thị tên sheet

Chèn hình ảnh online

- Different Odd & Even Pages: đặt nội dung header/ footer khác nhau cho các

trang chẵn và các trang lẻ.

- Different First Page: đặt nội dung của header/ footer ở trang đầu tiên khác với

header/ footer của các trang còn lại trong tài liệu.

- Scale With Document: kích thước chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài

liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có sử dụng tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.

-Align With Page Margins: lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái

và lề phải của tài liệu.

Trang

10

o Tab Sheet:

- Print area: quét vùng cần in

- Print titles: chọn nội dung tiêu đề sẽ được lặp lại cho mỗi trang

o Rows to repeat at top: dòng lặp lại trên cùng

o Columns to repeat at left: cột lặp lại bên trái

- Gridlines: lựa chọn nếu muốn in đường lưới cho bảng tính

- Page order: chọn thứ tự in nội dung các trang.

2.2. Thao tác trên Cell

2.2.1. Các thao tác trên cell

a. Di chuyển giữa các ô

-Lên cell phía trên: nhấn phím mũi tên lên ( Up Arrow key)

-Xuống cell phía dưới: nhấn phím mũi tên xuống (Down Arrow key)

-Di chuyển sang ô bên trái: nhấn phím mũi tên trái (Left Arrow key)

-Di chuyển sang ô bên phải: nhấn phím mũi tên phải (Right Arrow key) hoặc nhấn

phím Tab.

Trang

11

b. Di chuyển màn hình hiển thị

-

Di chuyển lên màn hình trên: Page Up

Di chuyển xuống màn hình dưới: Page Down

Di chuyển sang trái/phải: Alt-Page Page Up or Alt-Page Down

Di chuyển đến vị trí đầu tiên của dòng hiện hành : nhấn Home

Di chuyển đến vị trí đầu tiên của worksheet : nhấn Ctrl + Home

c. Xóa một cell hay nhiều cell

Chọn một hoặc nhiều cell cần xóa R_Click 

-

Delete, màn hình xuất hiện, chọn một trong các lựa chọn

sau:

. Shift cells left: sau khi xóa các ô dữ liệu sẽ dịch

chuyển sang trái

. Shift cells up: sau khi xóa các ô dữ liệu sẽ dịch

chuyển lên trên

. Entire row: xóa luôn dòng đang chứa cell/các cells muốn xóa

. Entire column: xóa luôn cột đang chứa cell/các cells muốn xóa.

d. Thêm vào cell/row/column

-

Chọn vị trí cần thêm, R_ClickInsert, màn hình xuất

hiện, chọn một các tùy chọn sau:

. Shift cells right: đẩy các ô dữ liệu đang có từ vị trí chọn

sang phải

. Shift cells down: đẩy các ô dữ liệu xuống phía dưới

. Entire row: thêm vào 1 dòng

. Entire column: thêm vào 1 cột

2.2.2. Sao chép dữ liệu của một cell hay nhiều cell

-

Chọn cell/các cell cần sao chép dữ liệu

Nhấn Ctr+C hoặc R_Click, chọn Copy

Di chuyển đến vị trí cần đặt dữ liệu, nhấn Ctrl-V trong trường hợp không thực hiện các

tùy chọn, Excel sẽ copy đúng công thức/nội dung/định dạng đã sao chép đến vị trí mới.

Trang

12

Thông thường, làm việc với dữ liệu trên Excel liên quan đến các địa chỉ của cell nên chúng

ta không nên nhấn Ctrl-V mà thực hiện R_click và chọn các tùy chọn như sau :

Chọn biểu tượng sao chép tương

ứng hoặc click Paste Special, màn

hình Paste Special xuất hiện

-

 All: tương ứng với Ctrl-V, sao chép tất cả

 Values: chỉ sao chép giá trị

 Formulas: sao chép công thức

 Transpose: sao chép hoán chuyển dữ liệu dòng thành cột và ngược lại

 Formats: sao chép định dạng

-

 Sao chép liên kết

 Formulas and number formats: sao chép công thức và định dạng

 All except borders: sao chép tất cả không sao chép border

 All using Source Theme: giữ nguyên độ rộng cột

Keep Source Formatting: sao chép giữ nguyên định dạng

Value and Number formats: sao chép giá trị và giữ định dạng số

Trang

13

-

Picture: sao chép hình ảnh

Link Picture: liên kết hình ảnh

-

None: không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào

Add: cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích

Subtract: các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn

Multiply: các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn

Divide: các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia với các ô tương ứng của vùng nguồn

2.2.3. Merge /Split Cells

-

Gộp (merge) nhiều cells thành 1 cell.

o Chọn các ô cần merge, Ribbon Home  chọn Merge & Center.

o Muốn bỏ merge, chọn lại ô vừa được merge, vào Ribbon Home  chọn UnMerge

Cells (Split Cells).

2.2.4. Ẩn/hiện dòng và cột

-

R_Click trên dòng/cột cần ẩn (hide)  Hide

Để hiện trở lại dòng/cột đã ẩn R_Click trên dòng/cột bất kỳUnhide

2.3. Định dạng và các chế độ xem bảng tính

2.3.1. Định dạng chung

Các tính năng định dạng của Excel được bố trí tương tự như Ms Word 2013. Khi cần định

dạng, ta chỉ việc chọn dữ liệu cần định dạng và nhấn vào biểu tượng tương ứng

Nhóm định dạng font chữ

Nhóm canh lề/gióng hàng

Định dạng số

2.3.2. Định dạng Cell/Worksheet

Để định dạng phức tạp hơn với các kiểu dữ liệu tương ứng của bảng tính, ta có thể thực hiện

bằng cách:

-

Chọn cell/vùng dữ liệu/bảng tính cần định dạng

Trang

14

-

Chọn Home nhóm Cells Format Format Cells hoặc R_Click, chọn Format

Cells.

a. Định dạng hiển thị dữ liệu

Chọn tab Number, mục Category:

- General: hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo định dạng chúng ta

đang chọn

- Number: định dạng kiểu số

- Currency: định dạng tiền tệ

- Accounting: định dạng ký hiệu tiền tệ

- Date: định dạng kiểu ngày tháng

- Time: định dạng kiểu giờ

- Percentage: định dạng tỉ lệ phần trăm (%)

- Fraction:hiển thị số dưới dạng phân số

Trang

15

- Scientific: hiển thị số dạng E+n. Ví dụ con số 10987654321 được định dạng hiển

thị là 1.10E+10

- Text: định dạng dữ liệu dạng văn bản

- Special:định dạng số theo một số trường hợp đặc biệt như: mã bưu điện, số điện

thoại, số bảo hiểm…

- Custom: tùy chỉnh các định dạng do người dùng thiết lập

b. Định dạng vị trí văn bản

- Chọn tab Alignment

- Text alignment:

o Horizontal: chọn vị trí chữ theo chiều ngang (left, center, right, justify…)

o Vertical: chọn vị trí chữ theo chiều dọc (top, bottom, center,…)

- Text control:

o Wrap text: nội dung được xuống hàng trong cùng 1 cell tùy thuộc vào độ rộng

ô và độ dài nội dung.

Trang

16