Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Tổng quan

Tổ Chức Sản Xuất

Sản Phẩm Đa Phương Tiện

Phần 3: Quản lý dự án

Tổng quan

Nguyễn Anh Hào

2015

Giới thiệu

• Mục tiêu:

– Nắm được các vấn đề trong quản lý dự án và các

phương pháp, kỹ thuật giải quyết từng vấn đề để áp

dụng.

• Tài liệu hổ trợ:

– PMBOK, 3^rdedition

– Information Technology Project Management

– OR-10 Project Management with PERT & CPM

– Resource management techniques - crashing,

leveling

Dự án là gì ?

~ Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra sản phẩm (và /

hoặc dịch vụ) đặc thù. (PMBOK)

• Nổ lực: là sự cố gắng nhiều hơn bình thường.

• Tạm thời: có thời điểm bắt đầu và kết thúc, vai trò và

trách nhiệm của những người thực hiện dự án cũng

chỉ có trong khoảng thời gian này.

• Đặc thù: không phổ biến, thể hiện ở

1. Sản phẩm đặc thù: không mua được, phải tự làm

2. Công việc đặc thù: trước đây chưa từng làm (chưa biết cách

làm nào tốt nhất).

Sự hình thành dự án

• Nguyên nhân nào đưa đến sự thành lập ra một dự án ?

• Do một tổ chức/cá nhân/nhà nước cần giải quyết vấn đề đặc

thù nào đó chưa có sẵn giải pháp.

– Vd: sửa chữa máy, phát triễn mạng lưới điện, cải tạo csht

thông tin,…

• Dự án là một phương thức biến tài nguyên có sẵn (như tiền,

nhân lực, công cụ,..) thành ra những kết xuất được mong đợi,

gọi là các chuyển giao của dự án (thể hiện qua sản phẩm và

dịch vụ mà dự án cung cấp).

• Dự án được hình thành khi nó có ý nghĩa thiết thực (có ích)

cho đối tượng nào đó (gọi là tổ chức thụ hưởng). Mức độ về

giá trị lợi ích mà dự án cung cấp cho tổ chức thụ hưởng được

gọi là MOV.

Các thuộc tính của dự án

1. Thời hạn (time frame). Mọi dự án đều phải có sản phẩm /dịch

vụ chuyển giao để ứng dụng đúng lúc, đúng bối cảnh => thời

điểm kết thúc dự án được xác định ngay khi các chuyển giao

được định nghĩa (khi hình thành dự án). Khi đã chuyển giao

xong thì sự tồn tại của dự án không còn cần thiết.

2. Mục đích-mục tiêu của dự án là cơ sở dùng để xem xét (chấp

nhận hoặc từ chối) các yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ mà nó

sẽ cung cấp.

3. Chủ sở hữu sản phẩm dịch vụ của dự án.

4. Nguồn lực để thực hiện dự án, được cung cấp bởi chủ sở hữu

dự án (tổ chức, nhà nước hoặc cá nhân-nhà tài trợ).

Các thuộc tính của dự án

5. Các vai trò (roles). Mỗi cá nhân tham gia vào dự án sẽ có một

vai trò (quyền hạn, trách nhiệm) nào đó, như trưởng dự án,

nhà tài trợ,... gọi chung là tác nhân (stakeholder).

6. Các rủi ro và giả định (assumptions). Trong những tình huống

không chắc chắn, người ta đặt ra các giả định (assumptions)

để chọn được phương án đơn giản hơn.

7. Sự phụ thuộc giữa các công việc.

8. Sự thay đổi phát sinh sau khi lập kế hoạch thực hiện (vd: thay

đổi yêu cầu, thay đổi cách thực hiện, thay đổi mục tiêu,…) là

nguồn gốc phát sinh rủi ro cho dự án.

Tiến trình – Công việc

~ Tiến trình là một (hoặc một chuổi) hành động tạo ra sự

thay đổi đúng như mong muốn.

– Sự thay đổi này là kết quả mà người ta muốn có được

từ công việc (góp phần tạo ra giá trị cho dự án).

• Tiến trình có 5 thuộc tính cơ bản: đầu vào, đầu ra, thời

gian, nguồn lực và ràng buộc:

Ràng buộc

thời gian thực hiện

Đầu vào

Đầu ra

Nguồn lực

Những gì mà công việc cần

Những gì mà người ta cần công việc

tạo ra.

Ràng buộc

~ Là những yêu cầu đối với công việc để công việc sẽ

tạo ra được kết quả đúng như mong muốn.

1. Ràng buộc trên kết quả

– Yêu cầu đối với sản phẩm: chức năng, đặc tính

2. Ràng buộc trên hành động

– Trình tự thực hiện, khuông mẫu giao tiếp, báo cáo

3. Ràng buộc trên liên kết giữa các công việc

– Thời điểm bàn giao, cách thức chuyển giao kết quả

– Đầu vào của một công việc thường đòi hỏi một số kết quả

chuyển giao từ các công việc được thực hiện trước nó,

hình thành ra các ràng buộc phụ thuộc giữa các công việc

– dự án phải thỏa mãn các ràng buộc này để các công việc

không bị ách tắc

Các loại tiến trình dự án

1. Tiến trình sản xuất (Product Oriented Processes) là các tiến

trình trực tiếp tạo ra sản phẩm/dịch vụ cho dự án, vd: khảo sát,

thi công, lắp ráp, cài đặt, chuyển giao,..

- Các tiến trình sản xuất liên kết nhau theo mô hình tạo sản

phẩm (vòng đời phát triễn sản phẩm, SDLC)

2. Tiến trình quản lý (Project Management Processes) là các tiến

trình hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường tất cả các nội

dung của dự án (vd: yêu cầu, nguồn lực, công việc, thời hạn,

rủi ro,…); nó không trực tiếp tạo ra sản phẩm / dịch vụ của dự

án, nhưng nó tạo ra môi trường làm việc thuận lợi nhất để đạt

được mục tiêu của dự án.

tt.quản lý đối với tt.sản xuất

1. Hoạch định: định nghĩa công việc cần làm cùng với các hạn

mức (tiền, thời gian, mức độ yêu cầu,..)

2. Điều khiển: hướng dẫn,sửa sai cho công việc để đạt mục tiêu.

3. Giám sát: nhận biết về môi trường thực hiện công việc để

nhận biết các yếu tố rủi ro, khả năng hoàn thành (định tính).

4. Đo lường: định lượng các yếu tố đã nhận biết được để hoạch

định và điều khiển.

hoạch định,điều

khiển

Output

tiến trình sản xuất

giám sát, đo lường

tiến trình quản lý

Input

Các nhóm công việc quản lý

Thực thi

Lập kế hoạch

Kết thúc

Khởi động

• Các nhóm cũng có thể xếp chồng lên nhau

• Nhóm công việc lập kế hoạch và thực thi kế hoạch được thực hiện

trong suốt vòng đời dự án

Các giai đoạn dự án

Dự án chia ra nhiều giai đoạn (phases, stages), mỗi giai đoạn

gồm một nhóm công việc có chung 1 mục đích: thỏa mãn mục

tiêu nhỏ của dự án (là một phần của sản phẩm sẽ chuyển giao

cho tổ chức thụ hưởng hoặc giai đoạn kế tiếp)

– Để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót,

– Để quyết định dự án có cần thực hiện tiếp hay không.

Giai đoạn

Khởi động

Giai đoạn Thực hiện

Giai đoạn

Kết thúc

Chuyển giao

Điểm bắt đầu

Điểm kết thúc

Vòng đời dự án - PLC

PLC – Project Life Cycle

1. Định nghĩa dự án (khởi động): xác định giá trị của dự án đối với

tổ chức (MOV).

2. Lập kế hoạch dự án: xác định các công việc của dự án, thời

điểm bắt đầu và kết thúc, nguồn lực thực hiện, các tiêu chí

đánh giá,…; có thể hiện mô hình phát triễn sản phẩm.

3. Thực thi dự án: trong đó công việc quản lý chính là giám sát và

điều khiển để bảo đãm mọi công việc trong bản kế hoạch đều

được thực hiện đúng.

4. Đóng dự án: để khẳng định dự án đã hoàn thành đầy đủ trách

nhiệm của nó (chuyển giao đúng yêu cầu,…).

5. Đánh giá dự án: xem xét những thành công và thất bại của dự

án để chia sẽ với tổ chức thụ hưởng dự án.

Giải quyết vấn đề

• Vấn đề (problem): là sự khác biệt giữa hiện trạng thực

tế và mong muốn

• Giải pháp (solution): là cách thức làm giảm bớt sự

khác biệt giữa hiện trạng và mong muốn.

– Giải pháp là một phương án được chọn (được cho là tốt

nhất) để áp dụng.

• Phương pháp giải quyết vấn đề (problem solving): là

cách tìm và áp dụng giải pháp.

1.Nhận thức hiện trạng

• Nhận thức hiện trạng (bối cảnh phát sinh vấn đề) là nhận

biết các biểu hiện bên ngoài của nguyên nhân nào đó.

– Vd: mức tiêu hao nguyên liệu trong kho vượt mức bình thường.

• Dựa trên các tín hiệu nguy cơ, các nhà quản lý cần tìm hiểu

nguyên nhân của chúng để xác định ảnh hưởng của nó.

– Vd: hao nguyên liệu do nguyên liệu kém chất lượng.

• Nếu ảnh hưởng của các tín hiệu nguy cơ nằm trong phạm

vi trách nhiệm của người quản lý thì nó trở thành vấn đề mà

người đó cần giải quyết.

– Người quản lý kho: có trách nhiệm trực tiếp

– Người sử dụng nguyên liệu: có trách nhiệm liên đới trên chất lượng

sản phẩm

2. Định nghĩa vấn đề

• Định nghĩa vấn đề là xác định chính xác yêu cầu gì cần phải

được thỏa mãn ở mức độ nào trong thời hạn bao lâu.

• Ảnh hưởng (đang hoặc sẽ gây tác hại) từ nguyên nhân là

thứ cần phải tìm hiểu để định nghĩa vấn đề.

• Vấn đề được định nghĩa quá lớn sẽ không tìm được giải

pháp khả thi vì không đủ tài lực để giải quyết; ngược lại, vấn

đề được định nghĩa quá nhỏ (hoàn toàn khả thi) thì lại không

giải quyết được trọn vẹn cho vấn đề đã phát hiện.

• Định nghĩa vấn đề đúng mức là nhằm tìm ra giải pháp tốt

nhất cho vấn đề (không đặt ra yêu cầu quá cao hoặc quá

thấp).

3. Tìm giải pháp

• Là tìm nhiều phương án cho vấn đề và chọn một phương án tốt

nhất trong số đó để làm giải pháp (hành động thực tế).

• Giải pháp được chọn là một phương án thoả mãn tốt nhất các

tiêu chí đánh giá.

Phương án 1

Phương án 2

Phương án 3

Vấn đề

Giải pháp

Chọn phương án theo

các tiêu chí đánh giá

Phát sinh phương án và

các tiêu chí đánh giá

Tiêu chí tìm giải pháp

• Một tiêu chí là một nội dung đo lường được (vd: thời

gian hoàn tất một công việc), để đánh giá mức độ

đạt/không đạt yêu cầu của nội dung đo.

• Các tiêu chí này là thước đo giá trị của phương án ở

mỗi phương diện khác nhau:

1. Phương diện kinh tế (tiền)

2. Phương diện kỹ thuật (độ phức tạp)

3. Phương diện vận hành (giá trị sử dụng)

4. Phương diện kế hoạch (thời gian)

5. Phương diện pháp lý (luật)

6. Phương diện chính trị xã hội (thái độ của cộng đồng)

4. Thực thi giải pháp & đánh giá

• Giải pháp chỉ là ý tưởng trong nhận thức.

• Thực thi giải pháp là áp dụng giải pháp vào

thực tế để tạo ra kết quả thực trong thế giới

thực.

• Đánh giá kết quả là đối chiếu giữa kết quả dự

kiến từ giải pháp và kết quả thực, để tìm ra

những điểm không phù hợp giữa dự kiến và

thực tế, từ đó quyết định các hành động tiếp

theo như: ngưng áp dụng giải pháp/cải tiến giải

pháp/tạm hoãn giải pháp,…

Sự tinh chỉnh từng bước

• Do tính đặc thù, dự án được thực hiện thận trọng bằng

cách tinh chỉnh từng bước để giảm bớt việc sửa sai

(rework).

• Tinh chỉnh từng bước là một quá trình hoàn thiện dần sản

phẩm qua từng bước thực hiện cẩn thận (đặt từng mục

tiêu nhỏ, cân nhắc cách làm, đánh giá rút kinh nghiệm).

Hiện trạng Mục tiêu

Thực hiện

Kết quả

Tinh chỉnh

1

2

Cần

Không

Đối chiếu

Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Tổng quan - Nguyễn Anh Hào