Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

ĐẠI HỌC HUẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT

Sinh viên thực hiện:

TRƯƠNG THỊ THÚY VÂN

Khóa học: 2016 - 2020

ĐẠI HỌC HUẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT

Họ, tên sinh viên:

Giáo viên hướng dẫn:

ThS: Nguyễn Trà Ngân

Trương Thị Thúy Vân

Lớp: K50D - Kế Toán

Niên khóa: 2016 - 2020

Huế, tháng 01 năm 2020

Được sự đồng ý và cho phép của Trường Đại học Kinh tế Huế, của Khoa

Kế toán – Kiểm toán, của công ty Cổ phần Tài Phát và sự giúp đỡ của cô

Nguyễn Trà Ngân, tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa với đề tài tốt

nghiệp “Tìm hiểu hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại

công ty Cổ phần Tài Phát”.

Để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này, tôi xin chân thành

cảm ơn trường Đại học Kinh tế Huế, đặc biệt là cô – Th.S Nguyễn Trà Ngân đã

tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi để có thể hoàn thiện khóa luận một cách tốt

nhất.

Bên cạnh đó, cũng xin cảm ơn quý thầy cô trong khoa Kế toán – Kiểm

toán đã trang bị cho tôi những kiến thức cần thiết thông qua các môn học để có

thể sử dụng trong đợt thực tập này.

Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Cổ phần Tài Phát,

đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội tìm hiểu, làm quen với môi trường làm việc

thực tế, đặc biệt gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở bộ phận kế toán và văn

phòng, đã tận tình chỉ bảo tôi trong thời gian vừa qua.

Ngoài ra, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, bạn bè và những người

thân đã luôn bên cạnh ủng hộ, động viên tôi trong suốt bốn năm Đại học.

Mặc dù đã cố gắng hết sức để hoàn thiện bài báo cáo thực tập tốt nghiệp,

song do hạn chế về thời gian, kiến thức và chưa có kinh nghiệm nên không

tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những đóng góp từ

phía quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân cảm ơn!

Huế, tháng 01 năm 2020

Sinh viên thực hiện

Trương Thị Thúy Vân

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ......................................................................... IV

DANH MỤC SƠ ĐỒ ....................................................................................................V

DANH MỤC LƯU ĐỒ.................................................................................................V

DANH MỤC BẢNG ................................................................................................... VI

DANH MỤC BIỂU..................................................................................................... VI

DANH MỤC KÝ HIỆU.............................................................................................VII

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1

1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI ............................................................................................1

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ..............................................................................................2

3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU............................................................................................2

4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ................................................................................................2

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................................................2

6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI..........................................................................................................3

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN ........................................................................4

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ..............................................4

1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ..............................................................................4

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ................................................................5

1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.................................5

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ...............................................6

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát..........................................................................................6

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro ..................................................................................................10

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát .........................................................................................13

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông.................................................................................15

1.1.4.5 Giám sát ............................................................................................................15

1.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................................16

1.2 KHÁI QUÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN.......................................................16

1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền..............................................................16

1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền ...................17

i

1.3 MỘT SỐ THỦ THUẬT GIAN LẬN THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU

TIỀN................................................................................................................................21

1.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng.............................................................21

1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu được .........................................................................21

1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm.....................................21

1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN ....22

1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung ...........................................................................22

1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng.......................................................22

1.4.1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin..................................................................23

1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện........................................................................24

1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn.........................................24

1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu..................24

1.4.2.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn .................................................25

1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng..........................................26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –

THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT ......................................................28

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT ..........................................................28

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát..................................28

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty ....................................................28

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................................29

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý........................................................................................29

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán........................................................................................31

2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng...........................................................................33

2.1.7 Nguồn lực kinh doanh ..........................................................................................34

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT..........................................................................................40

2.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát .........40

2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát...........70

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................................70

2.2.2.2 Đánh giá rủi ro...................................................................................................71

2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát..........................................................................................73

2.2.2.4 Thông tin và truyền thông .................................................................................76

ii

2.2.2.5 Giám sát.............................................................................................................77

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

TÀI PHÁT .....................................................................................................................78

3.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT..........................................................................................78

3.1.1 Ưu điểm................................................................................................................78

3.1.1 Hạn chế.................................................................................................................81

3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT ...............................................83

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................86

1. KẾT LUẬN...................................................................................................................86

2. KIẾN NGHỊ ..................................................................................................................87

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................88

iii

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

BCTC: Báo cáo tài chính

CCDC: Công cụ dụng cụ

CP:

Cổ phần

ĐĐH:

Đơn đặt hàng

GTGT: Giá trị gia tăng

HĐQT: Hội đồng quản trị

HTK:

KH:

Hàng tồn kho

Khách hàng

KSNB: Kiểm soát nội bộ

MTV:

NKC:

NNH:

NVL:

NXB:

Một thành viên

Nhật ký chung

Nợ ngắn hạn

Nguyên vật liệu

Nhà xuất bản

PTKH: Phải thu khách hàng

TMCP: Thương mại cổ phần

TNDN: Thu nhập doanh nghiệp

TNHH: Trách nhiệm hữu hạng

TP:

Thành phố

TSCĐ: Tài sản cố định

TSNH: Tài sản ngắn hạn

iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty CP Tài Phát ........................ trang 30

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty CP Tài Phát......................... trang 32

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA ............................................ trang 33

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế toán khi có thêm phòng Xét duyệt bán chịu. trang 84

DANH MỤC LƯU ĐỒ

Lưu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý ĐĐH..................................................................... trang 43

Lưu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho, giao hàng ....................................................... trang 52

Lưu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý nợ PTKH..................................................... trang 55

v

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền .............. trang 17

Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn ............................... trang 20

Bảng 1.3: Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu.............. trang 24

Bảng 1.4: Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn.................................. trang 25

Bảng 2.1: Tình hình lao động công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 ................ trang 34

Bảng 2.2: Tình hình cơ cấu Tài sản và Nguồn vốn của công ty CP Tài Phát trong năm

2017-2018.......................................................................................................... trang 36

Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh của công ty CP Tài Phát năm 2017-2018...... trang 38

Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn tại công ty CP Tài Phát

........................................................................................................................... trang 75

DANH MỤC BIỂU

Biểu 2.1: Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế........... trang 41

Biểu 2.2: Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế................................. trang 45

Biểu 2.3: ĐĐH công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế..................................... trang 47

Biểu 2.4: Maquette sản phẩm............................................................................ trang 48

Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế............................... trang 50

Biểu 2.6: Phụ lục kèm theo hợp đồng Bưu điện Thành Phố Huế ..................... trang 51

Biểu 2.7: Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa .............................................. trang 54

Biểu 2.8: Hóa đơn GTGT điện tử...................................................................... trang 56

Biểu 2.9: Hóa đơn GTGT số 971 ...................................................................... trang 57

Biểu 2.10: Giấy báo có ngân hàng BIDV.......................................................... trang 60

Biểu 2.11: Sổ chi tiết công nợ phải thu ............................................................. trang 61

Biểu 2.12: Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng....................................... trang 64

vi

DANH MỤC KÝ HIỆU

Chứng từ

Nhập liệu

Xử lý thủ công

Xử lý bằng máy tính

Sổ sách, báo cáo

Bắt đầu, kết thúc

Lưu trữ thủ công:

N

N: Lưu theo số thứ tự

A: Lưu theo Alphabel

D: Lưu theo ngày

Tập tin trong máy tính

Điểm nối cùng trang

Điểm nối sang trang

vii

Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do lựa chọn đề tài

Nền kinh tế thế giới phát triển hội nhập đã đem đến cho những doanh nghiệp tại

Việt Nam rất nhiều cơ hội để phát triển, bên cạnh đó cũng tồn tại không ít những thách

thức. Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như

ngày nay, ngoài chiến lược kinh doanh khôn khéo, doanh nghiệp phải không ngừng

chú trọng vào hiệu quả quản lý nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Mọi doanh nghiệp đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả,

vì vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt là vô cùng cần thiết. Kiểm soát

nội bộ (KSNB) là một bộ phận rất quan trọng giúp nhà quản lý có thể giám sát mọi

hoạt động trong doanh nghiệp, giúp loại bỏ cũng như phòng ngừa các rủi ro có thể xảy

ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệu

quả. Một doanh nghiệp có hệ thống KSNB yếu kém sẽ có rủi ro và khả năng xảy ra

gian lận cao hơn một doanh nghiệp có hệ thống KSNB hữu hiệu, chính vì thế việc xây

dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp hữu hiệu là xu hướng chung mà mọi doanh

nghiệp hướng đến nhằm nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh của

mình.

Công ty cổ phần Tài Phát là công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất và cung cấp

thùng giấy carton cho rất nhiều doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và các

tỉnh lân cận. Để công ty hoạt động một cách thực sự hiệu quả và đem lại lợi nhuận tốt

thì phải đặc biệt chú trọng đến chu trình bán hàng – thu tiền, vì đây là quá trình chuyển

quyền sử dụng hàng hóa – tiền tệ giữa người mua, người bán, quyết định trực tiếp đến

lợi ích kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng hệ thống

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền chặt chẽ, đầy đủ và chính xác để tránh

mất mát và thất thoát tài sản của công ty là vô cùng cần thiết.

Từ những vấn đề trên, tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát

nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát” để làm đề tài

tốt nghiệp nhằm tìm hiểu kĩ hơn vấn đề kiểm soát nội bộ và góp phần đưa ra một số

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán

1

Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân

giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại

công ty.

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình

bán hàng, thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát.

- Mục tiêu cụ thể:

+ Hệ thống lại một số lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình

bán hàng – thu tiền.

+ Tìm hiểu, nghiên cứu về thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát.

+ Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.

3 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

cổ phần Tài Phát.

4 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: đề tài nghiên cứu tập trung vào những thông tin số liệu trên BCTC

của công ty trong 2 năm 2017, 2018 và thông tin về Hệ thống KSNB chu trình bán

hàng – thu tiền năm 2018 tại công ty cổ phần Tài Phát.

- Về không gian: không gian nghiên cứu tại công ty cổ phần Tài Phát, đặc biệt tập

trung vào bộ phận kế toán – tài chính.

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập số liệu: Số liệu thu thập bao gồm cả số liệu sơ cấp và số

liệu thứ cấp.

+ Số liệu sơ cấp: các số liệu ghi nhận được từ phỏng vấn những nhà quản lý.

Trao đổi, phỏng vấn Giám đốc, Trưởng các bộ phận tại công ty, đặc biệt là bộ phận kế

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán

2

Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân

toán để được giải đáp các thắc mắc, cũng như được hướng dẫn về nghiệp vụ liên quan,

từ đó có cái nhìn tổng quan về công tác kế toán và kiểm soát nội bộ tại công ty.

+ Số liệu thứ cấp: thu được từ BCTC của công ty, từ chứng từ, sổ sách. BCTC

được Kế toán trưởng xuất từ phần mềm kế toán sử dụng tại doanh nghiệp, cụ thể là

phần mềm MISA. Các chứng từ kế toán khác như Phiếu xuất kho và giao nhận, sổ chi

tiết công nợ khách hàng cũng được nhân viên kế toán cung cấp để tham khảo.

- Phương pháp phân tích, so sánh: tiến hành so sánh số liệu giữa các năm để

thấy được biến động, từ đó phân tích và tìm hiểu nguyên nhân gây ra những biến động

đó. Đồng thời, so sánh Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền thực tiễn với cơ

sở lý luận để thấy được những ưu, nhược điểm tồn tại ở công ty.

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Từ những số liệu, thông tin thu thập được

về chu trình bán hàng – thu tiền, tổng hợp lại để đưa ra đánh giá khách quan hoạt động

kiểm soát chu trình này tại đơn vị.

6 Kết cấu đề tài

Gồm 3 phần:

Phần 1: Đặt vấn đề

Phần 2: Nội dung và kết quả nghiên cứu:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng – thu tiền tại doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

tại công ty cổ phần Tài Phát.

Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát.

Phần 3: Kết luận và kiến nghị.

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán

3

Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM

SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

TẠI DOANH NGHIỆP

1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là thuật ngữ được xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán,

sau đó lan rộng sang các lĩnh vực khác. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm

soát nội bộ, được thể hiện trong các công bố của các tổ chức nghề nghiệp khác nhau

như Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội

bộ (IIA), COSO - Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về

BCTC,… Một số khái niệm về Kiểm soát nội bộ có thể kể đến như sau:

Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC- The International Federation Of

Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập

nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của

thông tin; bảo đảm tuân thủ pháp luật; bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản

lý.”

Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: “Hệ thống KSNB là toàn bộ

những chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc

quản lý chặt chẽ và hiệu quả các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi

hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các

sai sót gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các

báo cáo trong thời gian mong muốn.”

Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American

Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của

tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh

nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán

4

Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân

liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện

các chính sách quản lý lâu dài.”

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống KSNB là

các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng

nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,

ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực, hợp lý và sử dụng có

hiệu quả tài sản của đơn vị.”

Định nghĩa được chấp nhận và sử dụng rộng rãi nhất về hệ thống KSNB là định

nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission), Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập

vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi

HĐQT, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”

Theo định nghĩa này, KSNB chính là quá trình kiểm soát các hoạt động lập kế hoạch,

thực hiện và giám sát tại đơn vị, được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm

HĐQT, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị nhằm cung cấp sự

đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Báo cáo COSO 2013 đã xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của

việc sử dụng các nguồn lực như nhân lực, vật lực và tài lực.

- Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người

bên ngoài và bên trong: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài

chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài.

- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy

định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của công ty.

1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp là một công cụ hữu hiệu nhằm giúp nhà

quản lý giám sát, kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp, loại bỏ cũng như phòng

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán

5

Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân

ngừa các rủi ro có thể xảy ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một

cách nhanh chóng và hiệu quả.

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng dựa

trên năm bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát,

Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát.

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc làm nền

tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Môi trường kiểm

soát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, các yếu tố cho phép HĐQT thực

hiện trách nhiệm giám sát; cơ cấu tổ chức, việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn; quy

trình thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực; các biện pháp khen

thưởng và kỷ luật để đảm bảo trách nhiệm giải trình của mỗi cá nhân về kết quả đạt

được.

Theo báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu

đảm bảo được năm nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo

đức.

Để thể hiện được sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần

lưu ý các điểm quan trọng sau:

- Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: HĐQT và các nhà

quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị,

xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành. Quan điểm

về tính chính trực và các giá trị đạo đức trong đơn vị bị tác động và chi phối bởi phong

cách điều hành và ứng xử cá nhân của người quản lý cũng như HĐQT, thái độ đối với

rủi ro, quan điểm trong việc lựa chọn các chính sách hay ước tính, và mức độ hình

thức trong các quy định. Như vậy, quan điểm của HĐQT và nhà quản lý cấp cao trong

đơn vị là nhân tố quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ,

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán

6

Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân

nhà quản lý cấp cao nhất có thể được xem là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời có

thể xem là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, điều này phụ thuộc

vào quan điểm điều hành của chính nhà quản lý đó.

- Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nhằm hướng dẫn

nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hằng ngày và khi đưa ra các quyết định để

đạt được mục tiêu của đơn vị.

- Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được

xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị

đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá

tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ

phận độc lập. Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về

các vi phạm qua các kinh chính thức và không chính thức.

Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức

năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.

Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT, cần lưu ý các

điểm quan trọng sau:

- Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải

Giám đốc điều hành và các chức vụ tương đương, là người chịu trách nhiệm về việc

triển khai các chiến lược, thực thi các mục tiêu, và đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống

kiểm soát nội bộ của đơn vị. HĐQT còn có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản

lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết

kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại đơn vị.

- Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và

các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng

giám sát. Thành viên HĐQT luôn được kỳ vọng là những người trung thực và tôn

trọng các giá trị đạo đức, có khả năng lãnh đạo, có tư duy phê phán và có kỹ năng giải

quyết các vấn đề.

- Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận

hành hệ thống KSNB liên quan đến cả năm bộ phận của hệ thống KSNB.

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán

7

Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân

Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các

cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực

hiện các mục tiêu của đơn vị.

Để thực hiện tốt nguyên tắc này, đơn vị cần chú trọng các điểm sau:

- Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT

thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực

hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp.

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền

hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề,

trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Cách thức phân định trách nhiệm và

quyền hạn chung trong đơn vị thông thường như sau:

+ HĐQT chịu trách nhiệm giám sát, thông qua chất vấn nhà quản lý cấp cao

khi cần thiết, và cho ý kiến đối với các quyết định quan trọng.

+ Nhà quản lý cấp cao, bao gồm Giám đốc điều hành hoặc tương đương,

chịu trách nhiệm trước HĐQT và các bên liên quan trong việc đưa ra các chỉ thị,

hướng dẫn và kiểm soát để giúp mọi người trong đơn vị hiểu và thực hiện trách nhiệm

của họ.

+ Nhà quản lý ở các cấp trung gian thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý

cấp cao tại bộ phận của mình.

+ Nhân viên được mong đợi là hiểu rõ các tiêu chuẩn ứng xử, các mục tiêu

liên quan đến phạm vi trách nhiệm của mình, các rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin

truyền thông, và các giám sát để đảm bảo họ hoàn thành trách nhiệm được giao.

- Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người

để thực hiện một vai trò nào đó, tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy

quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền.

Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát

triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.

Để thực hiện cam kết này, đơn vị lưu ý các điểm quan trọng sau:

- Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực

tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ, để giữ chân

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán

8

Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân

các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các hướng dẫn, quy định này vào thực tế.

Chính sách và thực tế phải phản ánh các mong đợi và yêu cầu của nhà đầu tư, cơ quan

nhà nước và các bên liên quan khác, và là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho

tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Nó là cơ sở giúp doanh nghiệp đạt được các mục

tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.

- Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách về nguồn

nhân lực thể hiện thông qua sự thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản

lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được

mục tiêu của đơn vị.

- Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Người quản lý cần xác định và

đánh giá vị trí nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được các mục tiêu của đơn

vị. Các vị trí quan trọng cần chuẩn bị tốt người kế nhiệm cũng như cần có nguồn lực

dự phòng.

Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan

đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu được thiết lập.

Để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị cần chú trọng các

điểm sau:

- Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm:

Trách nhiệm giải trình đề cập đến việc một cá nhân khi được giao trách nhiệm về

KSNB thì phải báo cáo và chịu trách nhiệm về việc thực thi KSNB tại đơn vị hay bộ

phận của mình, qua đó giúp đơn vị đối phó với các rủi ro và đạt được mục tiêu của đơn

vị. Trách nhiệm giải trình bị chi phối bởi quan điểm của người lãnh đạo cao nhất trong

đơn vị cũng như cam kết tính trung thực và các giá trị đạo đức, năng lực của đội ngũ

nhân viên, cơ cấu tổ chức.

- Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó gồm cả biện pháp

khuyến khích và khen thưởng: Nhà quản lý và HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng tiêu

thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó cần chú ý đến các biện pháp khuyến khích

và khen thưởng phù hợp với các trách nhiệm khác nhau ở tất cả các cấp cũng như xem

xét cả việc đáp ứng cả mục tiêu ngắn và dài hạn. Ngoài việc thiết lập các tiêu chuẩn

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán

9

Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Tài Phát