Giáo trình Excel căn bản
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. GIAO DIỆN EXCEL 2010 VÀ THAO TÁC CƠ BẢN...............................................4
1.1. Giới thiệu Ms Excel 2010 ...................................................................................................................4
1.1.1. Những thuật và ý nghĩa của nó....................................................................................................4
1.1.2. Giao diện......................................................................................................................................4
1.1.3. Sử dụng phím tắt trong Excel 2010 .............................................................................................5
1.1.4. Truy cập nhanh thanh Ribbon bằng bàn phím.............................................................................5
1.1.5. Sử dụng Shortcut Menu (thực đơn ngữ cảnh)..............................................................................5
1.1.6. Tùy biến thanh truy cập nhanh ....................................................................................................6
1.1.7. Sheet Tab .....................................................................................................................................6
1.2. Thao tác với bảng tính.........................................................................................................................7
1.2.1. Thao tác với Workbook...............................................................................................................7
1.2.2. Lưu Workbook (Save).................................................................................................................8
1.2.3. Đóng Workbook (Close)..............................................................................................................8
1.2.4. Sắp xếp các Workbook................................................................................................................9
1.2.5. Thao tác với Worksheet...............................................................................................................9
1.2.6. Thao tác với dẫy ô .....................................................................................................................13
1.2.7. Kỹ thuật chọn dãy ô bằng chuột ................................................................................................14
2.2.8. Kỹ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím..........................................................................................15
1.2.9. Chọn dãy ô bằng lệnh GoTo......................................................................................................15
1.2.10. Sao chép di chuyển dãy ô ........................................................................................................16
1.2.11. Thêm chú thích vào ô ..............................................................................................................16
1.2.12. Chèn thêm một ô, một hàng, một cột vào bảng tính................................................................16
1.2.13. Thay đổi kích thước của dòng, cột...........................................................................................17
1.2.14. Ẩn / hiện dòng, cột...................................................................................................................18
1.2.15. Ghép, trộn các ô (Merge & Center) và kẻ khung tô mầu.........................................................19
1.2.16. Di chuyển giữa các ô trong bảng tính......................................................................................20
CHƯƠNG 2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH.......................................................................21
2.1. Nhập dữ liệu vào bảng tính...............................................................................................................21
2.1.1. Những điều cần biết khi nhập dữ liệu........................................................................................21
2.1.2. Nhập dữ liệu vào một dãy..........................................................................................................21
=1=
2.2. Định dạng dữ liệu..............................................................................................................................23
2.2.1. Thiết lập Control panel để định dạng dữ liệu ............................................................................23
2.2.2. Định dạng dữ liệu cho số...........................................................................................................25
2.2.3. Định dạng dữ liệu ngày tháng năm và thời gian........................................................................26
2.2.4. Định dạng dữ liệu Text..............................................................................................................27
2.2.5. Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới........................................................................................................28
2.3. Canh chỉnh trên ô..............................................................................................................................28
2.3.1. Ngắt dòng trong ô......................................................................................................................28
2.3.2. Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô...................................................................................28
2.3.3. Canh lề cho dữ liệu....................................................................................................................28
2.3.4. Nhập những ký tự đặc biệt.........................................................................................................29
CHƯƠNG 3. CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL................................................................31
3.1. Công thức trong Excel ......................................................................................................................31
3.1.1. Những điều cần biết về công thức .............................................................................................31
3.1.2. Các loại công thức .....................................................................................................................31
3.1.3. Nhập và sửa công thức...............................................................................................................34
3.1.4. Tham chiếu địa chỉ ô trong công thức .......................................................................................34
3 .1.5. Làm việc với dãy tên trong công thức ......................................................................................35
3.1.6. Xử lý lỗi công thức....................................................................................................................39
3.2. Hàm trong Excel ...............................................................................................................................39
3.2.1. Khái niệm về hàm......................................................................................................................40
3.2.2. Cấu trúc một hàm ......................................................................................................................40
3.2.3. Các nhóm hàm trong Excel........................................................................................................40
3.2.4. Nhập hàm vào trong công thức..................................................................................................41
3.3. Một số nhóm hàm thông dụng trong Excel.......................................................................................42
3.3.1. Nhóm hàm toán học (Match Functions) ....................................................................................42
3.3.2. Nhóm hàm xử lý văn bản (Text Functions)...............................................................................47
3.3.4. Nhóm hàm thống kê (Statistical Functions) ..............................................................................55
3.4.5. Nhóm hàm ngày tháng và thời gian (Date & Time Functions) .................................................58
3.3.6. Nhóm hàm dò tìm (Lookup Functions) .....................................................................................63
CHƯƠNG 4. BIỂU ĐỒ VÀ IN ẤN.....................................................................................................74
4.1. Các thuật ngữ trên biểu đồ................................................................................................................74
=2=
4.1.1. Khái niệm ..................................................................................................................................74
4.1.2.Ý nghĩa các loại biểu đồ trong Excel..........................................................................................74
4.1.3. Khối dữ liệu để vẽ biểu đồ.........................................................................................................76
4.1.4. Các thành phần thông dụng trên biểu đồ ...................................................................................76
4.1.5. Cách tạo biểu đồ trong Excel.....................................................................................................77
4.1.6. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị..................................................................................................82
4.2. Định dạng trang bảng tính và in ấn...................................................................................................89
4.2.1. Định dạng trang bảng tính .........................................................................................................89
4.2.2. In ấn trong Excel........................................................................................................................91
CHƯƠNG 5. CƠ SỞ DỮ LIỆU EXCEL............................................................................................94
5.1. Tìm hiểu về cơ sở dữ liệu Excel........................................................................................................94
5.1.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Excel..............................................................................................94
5.1.2. Tạo lập một cơ sở dữ liệu trên Excel.........................................................................................94
5.1.3. Nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu..................................................................................................95
5.2. Thực hiện các chức năng cơ bản trên CSDL Excel ..........................................................................97
5.2.1. Sắp xếp các dòng CSDL............................................................................................................97
5.2.2. Lọc dữ liệu...............................................................................................................................100
5.2.3. Tổng hợp dữ liệu Subtotals......................................................................................................108
5.2.4. Tổng kết với bảng trọng tâm Pivot Table................................................................................111
5.3. Thực hiện các chức năng nâng cao trên CSDL Excel.....................................................................113
5.3.1. Định dạng bảng - Format as Table.........................................................................................113
5.3.2. Kiểm tra dữ liệu – Data Validation (DV) ................................................................................115
5.3.3. Tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng - Consolidate ........................................................................122
5.3.4. Định dạng có điều kiện - Conditional Formatting.................................................................124
5.4. Một số hàm trong cơ sở dữ liệu ......................................................................................................137
5.4.1. Cấu trúc chung của hàm cơ sở dữ liệu.....................................................................................137
5.4.2. Các hàm cơ sở dữ liệu thông dụng. .........................................................................................138
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................................141
=3=
CHƯƠNG 1. GIAO DIỆN EXCEL 2010
VÀ THAO TÁC CƠ BẢN
1.1. Giới thiệu Ms Excel 2010
1.1.1. Những thuật và ý nghĩa của nó
• Workbook: Đây là một tập tin để làm các công việc như: tính toán, vẽ đồ thị,
...và lưu trữ dữ liệu. Một workbook có thể chứa nhiều Worksheet, khi ghi tệp tin
vào bộ nhớ ngoài tệp tin có định dạng .xlsx
• Worksheet: Còn được gọi là Sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một
worksheet được lưu trong workbook. Trong Excel 2010, một worksheet chứa được
16,384 cột và 1,048,576 dòng, giao giữa dòng và cột gọi là ô.
• Chart sheet: Thực chất là một Sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ
thị. Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng lẻ thì Chart Sheet là lựa chọn tối
ưu.
• Sheet Tab: Tên của các Sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc bên trái phía dưới
của cửa sổ workbook. Excel cho phép di chuyển từ Sheet này sang Sheet khác
bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên Sheet cần đến trong Sheet Tab.
1.1.2. Giao diện
Hệ thống Ribbon
Thay cho các thanh Menu và Toolbar truyền thống là các nhóm nút lệnh được trình
bày theo chiều ngay phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, đó
chính là Ribbon.
Hệ thống Ribbon của Excel 2010
Bộ công cụ Ribbon có các Tab: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data,
Reviews, View, Developer, và Add-Ins làm cho giao diện trở lên trực quan, dễ nhìn, rõ
ràng và dễ sử dụng hơn. Các nút lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng, hầu như
không thiếu một lệnh nào (bởi vậy nên Excel 2010 không cần có menu nữa).
Ẩn / hiện hệ thống Ribbon
=4=
Để tiết kiệm không gian làm việc, Excel cho phép ẩn các Ribbon, chỉ chừa lại các
tên nhóm. Khi đó, các nhóm lệnh chỉ hiện ra khi nhấp chuột vào tên nhóm.
Hệ thống Ribbon đã được ẩn đi
Để ẩn / hiện Ribbon, có thể thực hiện một trong ba thao tác sau:
Double-click vào bất kỳ tên Tab nào trên Ribbon.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1.
Click vào Quick Access Toolbar rồi chọn Minimize the Ribbon.
1.1.3. Sử dụng phím tắt trong Excel 2010
Nếu là người đã sử dụng Excel các phiên bản trước đó, chắc hẳn người sử dụng sẽ
thuộc khá nhiều tổ hợp phím tắt của Excel như nhấn Alt+T+O để mở hộp thoại Options,
Alt+D+S sẽ mở hộp thoại Sort, v.v... Phiên bản Excel 2010 vẫn sử dụng những tổ hợp
phím tắt đã có ở những phiên bản trước.
1.1.4. Truy cập nhanh thanh Ribbon bằng bàn phím
Trong Excel 2010, cho truy cập Ribbon bằng bàn phím bằng cách nhấn phím Alt
khi đó trên thanh Ribbon xuất hiện những ký tự như ở hình dưới đây:
Nhấn Alt để truy cập nhanh Ribbon bằng bàn phím
Những chữ cái vừa xuất hiện đó đại diện cho tên của các Tab trên Ribbon. Cần
truy cập Tab nào, chỉ cần gõ chữ cái tương ứng hoặc có thể dùng các phím mũi tên để di
chuyển qua lại giữa các Tab.
Giả sử, nhấn phím H để gọi Tab Home, Ribbon sẽ ngay lập tức cho biết thêm các
phím tắt của từng nhóm nút lệnh trong Tab Home
Nếu muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính nhấn Esc hoặc nhấn Alt một lần
1.1.5. Sử dụng Shortcut Menu (thực đơn ngữ cảnh)
=5=
Khi Right-click vào một ô, hoặc một
nhóm các ô, hoặc một đối tượng nào đó trên
bảng tính, Excel 2010 sẽ xuất hiện một
Shortcut menu ngay tại vị trí con chuột , chứa
các lệnh thông dụng mà Excel nghĩ rằng bạn
có thể áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.
Tuy nhiên, ở Excel 2010, ngoài những
lệnh thông thường như đã có ở Excel 2003,
Shortcut menu này còn có thêm nhóm nút lệnh
dùng để định dạng font chữ, định dạng kiểu
dữ liệu và định dạng ô bảng tính, giúp bạn tiết
kiệm được khá nhiều thời gian khi làm việc
với Excel.
1.1.6. Tùy biến thanh truy cập nhanh
Excel 2010 cũng cho phép bạn đưa những nút lệnh thường hay sử dụng nhất lên
một chỗ gọi là Quick Access Toolbar, nằm ở phía trên bên trái của cửa sổ chương trình
Mặc định ban đầu, ở đây chỉ có 3 nút lệnh là Save, Undo và Redo. Để thêm các
lệnh khác. Bạn nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải thanh Quick Access Toolbar.
Trong cửa sổ mở ra có sẵn một số lệnh (New, Open...), muốn thêm nút lệnh nào vào thì
nhấn chọn lệnh đó
1.1.7. Sheet Tab
Sheet Tab là nhóm phím dùng để di chuyển qua lại giữa các Sheet nằm ở góc dưới
bên trái, ở ngoài cùng bên phải của Sheet Tab có thêm nút Insert Worksheet, dùng để chèn
một Sheet mới vào trong bảng tính.
=6=
1.2. Thao tác với bảng tính
1.2.1. Thao tác với Workbook
Tạo Workbook mới
Có nhiều cách để tạo một workbook mới áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào,
là nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để tạo ra workbook trắng
Nếu như bạn muốn tạo một workbook mới dựa theo những khuôn mẫu có sẵn
(template), thì: Nhấn Tab File \New, hộp thoại mở ra chọn Installed Templates rồi lựa
một trong những templates có sẵn đã được cài vào máy khi bạn cài đặt Excel 2010.
Bạn cũng có thể tạo mới một workbook dựa theo cấu trúc của một workbook đã có
sẵn trên máy, bằng cách nhấn vào mục New from existing...
Mở Workbook đã có sẵn (Open)
Có nhiều cách để mở một workbook có sẵn. Song cách dễ nhất và có thể áp dụng
cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Sau đó bạn chọn workbook
cần mở trong hộp thoại Open rồi nhấn nút Open.
Hoặc, bạn nhấn Tab File \ Open, một hộp thoại sẽ mở ra giống như khi bạn nhấn
Ctrl+O. Sau đó bạn chọn workbook cần mở trong hộp thoại Open rồi nhấn nút Open.
Excel 2010 sẽ lưu lại tên của những workbook được mở ra gần nhất trong khung
Recent Documents của Tab File. Tuy nhiên, Excel 2010 có thể lưu lại đến 50 workbook
được mở ra gần nhất, trong khi Excel 2003 thì chỉ có 9.
=7=
1.2.2. Lưu Workbook (Save)
Có nhiều cách để lưu một workbook, nhưng nhanh nhất và thích hợp với bất kỳ
phiên bản Excel nào, vẫn là tổ hợp phím Ctrl+S hoặc Shift+F12. Với riêng Excel 2010,
thì bạn nhấn Tab File \Save.
Trong trường hợp muốn lưu workbook với một tên khác, với mọi phiên bản của
Excel, bạn chỉ cần nhấn F12.
Excel 2010 cung cấp một cơ chế sao lưu tự động trong một khoảng thời gian nhất
định (mặc định là 10 phút/lần) để bảo toàn dữ liệu, phòng khi người sử dụng không ghi
hoặc mất điện đột xuất, bạn có thể chỉnh lại thời gian mặc định mày
Nhấn Tab File \ Excel Options \ Save, bạn chỉ cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save
AutoRecover Information Every rồi chỉnh lại thời gian sao lưu tự động theo ý muốn
Tùy chỉnh thời gian Auto Save trong Option của Excel 2010
Bảo mật khi Save
Để bảo mật cho workbook, bạn có thể gán mật mã bảo vệ, và chỉ có ai biết mật mã
mới mở được. Để gán mật mã cho workbook, bạn làm như sau:
1. Nhấn Tab File \ Save As, hộp thoại Save As hiện ra.
2. Nhấn nút Tools \ General Options..., hộp thoại General Options hiện ra.
3. Nhập mật mã mở (Password to open) và mật mã hiệu chỉnh (Password to modify)
cho workbook. Hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật. Sau đó nhấn nút
OK.
4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK.
5. Nhấn nút Save để hoàn tất.
1.2.3. Đóng Workbook (Close)
Có nhiều cách để đóng một workbook.
Cách dễ nhất và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là nhấn tổ hợp
phím Ctrl+W, hoặc Alt+F4
=8=
Hoặc, nhấn Tab File \ Close với Excel 2010.
1.2.4. Sắp xếp các Workbook
Excel 2010 cung cấp khả năng sắp xếp các workbook được mở cùng lúc. Nhờ vậy,
việc tham khảo qua lại giữa các các workbook thuận tiện hơn. Cách làm chọn View \
Windows \ Arrange All , tiếp theo chọn cho mình một kiểu bố trí thích hợp nhất.
1.2.5. Thao tác với Worksheet
Chèn một Worksheet mới
Dùng tổ hợp phím Shift+F11 để chèn một Sheet mới vào trước Sheet hiện hành.
Chọn Tab Home \Cells \Insert \Insert sheet.
Right - click lên Sheet Tab và chọn Insert, chọn Worksheet và nhấn nút OK trong
hộp thoại Insert...
Với Excel 2010: Nhấn vào biểu tượng nằm ở ngoài cùng bên phải của Sheet Tab,
bạn sẽ có ngay một Sheet mới.
Sắp xếp Worksheet
Khi cần phải di chuyển, sắp xếp lại các Sheet, bạn chỉ việc nhấn và giữ phím trái
chuột lên tên Sheet trên Sheet Tab rồi kéo đến vị trí mới trên Sheet Tab.
Sao chép Worksheet
Khi cần phải sao chép một Sheet (đến một vị trí khác hoặc sang một bảng tính
khác), bạn right-click lên tên Sheet cần di chuyển, chọn Move or Copy, Hộp thoại Move
or Copy sẽ mở ra, chỉ cần bấm chọn tên của Sheet mà bạn cần Copy, trước khi nhấn OK,
bạn hãy đánh dấu vào tùy chọn Create a copy.
Xóa Worksheet
Muốn xóa một Sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa rồi chọn Home \ Cells \ Delete \
Delete sheet. Hoặc nhanh hơn, right-click vào tên Sheet muốn xóa sau đó chọn Delete.
Đổi tên Worksheet
=9=
Các Worksheet có tên ngầm định: Sheet1, Sheet2, Sheet3,.... Đôi khi người ta cũng
cần đổi nó thành các tên có ý nghĩa. Ví dụ Sheet1 đổi thành Luong tháng 1, Sheet2 đổi
thành Lương tháng 2, ...Thực hiện đổi tên ta làm như sau:
Right- click vào tên Sheet cần đổi tên ở Sheet Tab rồi chọn Rename, sau đó bạn
nhập vào tên mới và nhấn Enter.
Nếu dùng Ribbon: Home \ Cells \ Format \ Rename Sheet.
Tô mầu Worksheet
Việc tô màu cho Sheet Tab là để dễ quản lý Sheet Tab hơn. Cách làm right-click
vào tên Sheet mà bạn muốn tô màu rồi chọn Tab Color và chọn màu thích hợp.
Ẩn Worksheet
Khi không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều Sheet nào đó thì có thể ẩn nó đi.
Tuy nhiên, không thể ẩn hết các Sheet trong workbook mà phải chừa lại ít nhất một Sheet.
Với Excel 2010, muốn ẩn sheet nào, chỉ việc right-click vào Sheet Tab của Sheet
đó rồi chọn Hide.
Để thấy lại những Sheet đã ẩn, bạn right-click vào bất kỳ Sheet Tab nào cũng
được, chọn Unhide, chọn Sheet muốn cho hiện ra và nhấn OK.
Nếu dùng Ribbon: Home \ Cells \ Format \ Hide & Unhide rồi chọn lệnh thích hợp.
Bảo mật Worksheet
=10=
Để ngăn cản không cho người khác thấy được những Sheet bị ẩn, hoặc thêm hay
xóa, đổi tên, sao chép, di chuyển các sheet,... bạn hãy sử dụng chức năng Protect
Workbook, với tùy chọn Structure (khóa cấu trúc của bảng tính):
Chọn Review \Changes \Protect Workbook \Protect Structure and Windows
Đánh dấu chọn Structure trong hộp thoại hiện ra, nhập mật khẩu nếu cần thiết rồi
nhấn OK để hoàn tất công việc và đóng hộp thoại
Chuyển qua lại giữa các Worksheet bằng bàn phím
Để di chuyển qua lại giữa các Sheet, bạn có thể dùng những tổ hợp phím sau đây
để di chuyển với máy tính để bàn:
Nhấn phím
Di chuyển
Ctrl + Page Up
Ctrl + Page Down
Sử dụng thanh Zoom
Di chuyển đến Sheet phía trước Sheet hiện hành
Di chuyển đến Sheet phía sau Sheet hiện hành
=11=
Excel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc
của bảng tính ngay ở góc dưới bên phải màn hình , và có thể giúp thu nhỏ và phóng to
khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì
nhấn vào nút dấu trừ.
Công cụ Zoom trong Excel 2010
Hoặc sử dụng những nút lệnh trong nhóm Zoom, nằm trong Tab View trên Ribbon.
Hoặc bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl và quay bánh xe lăn của con chuột, đẩy bánh xe về phía
trước để phóng to màn hình, kéo bánh xe về phía sau để thu nhỏ màn hình.
Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một Sheet hay các Sheet trong
cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau
Để thực hiện điều này, bạn chọn Tab View \ Windows \ New Windows
Chọn lệnh New Windows trên Ribbon
Tiếp theo, bạn nhấn nút lệnh View Side by Side. Mặc định thì Excel sẽ kích hoạt
luôn chức năng Synchronous Scrolling, nghĩa là nếu bạn cuộn cửa sổ bên này, thì cửa sổ
bên kia cũng tự động cuộn theo. Nếu không thích như thế, bạn chỉ cần nhấn vào nút
Synchronous Scrolling để tắt nó đi.
Cố định vùng tiêu đề
Cố định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc, ví dụ như dòng tiêu đề của một
danh sách.
=12=
Việc cố định rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng (hoặc cột) tiêu đề mặc
dù đã cuốn màn hình xuống phía dưới (hoặc sang phải) để nhập liệu.
Để cố định một vùng nào đó, bạn chọn View \Windows \Freeze Panes, sau đó chọn
kiểu cố định phù hợp
Dùng Freeze Panes để cố định vùng tiêu đề
Để bỏ việc cố định một vùng nào đó, bạn chọn View \Windows \Freeze Panes \
Unfreeze Panes.
1.2.6. Thao tác với dẫy ô
Làm việc với các dãy ô là làm các việc như sao chép, di chuyển, định dạng, đặt tên,
hay tô màu,...
Khái niệm về địa chỉ một ô, dãy ô
Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Ví
dụ, A3 là địa chỉ của ô đang nằm ở dòng thứ 3 của cột A.
Một dãy ô trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của
dãy và địa chỉ của ô góc dưới bên phải của vùng, phân cách bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ.
B5:H10 là địa chỉ của một dãy ô bắt đầu từ ô nằm ở dòng thứ 5 của cột B cho đến ô nằm
ở dòng thứ 10 của cột H.
Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định bằng chính tên của cột
(hay số thứ tự của dòng) đó. Ví dụ: B:B là địa chỉ của cột B, 20:20 là địa chỉ của dòng 20.
Name Box
Name Box là ô nằm ở bên trái của thanh Formular bar. Name Box sẽ hiển thị địa
chỉ của ô đang được chọn hoặc địa chỉ của ô đầu tiên của dãy ô đang được chọn. Excel
2010 trở lên, bạn mới có thể thay đổi kích cỡ của Name Box.
=13=
1.2.7. Kỹ thuật chọn dãy ô bằng chuột
Chọn một dãy ô liên tục
Một dãy ô liên tục là một nhóm các ô liền kề nhau tạo thành một hình chữ nhật. Để
chọn dãy ô liên tục bằng chuột, bạn làm theo các bước sau đây:
1. Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn (thường người ta gọi ô này là ô
neo, ô gốc), rồi nhấn và giữ phím trái chuột, rê con trỏ chuột đến ô dưới cùng bên
phải của dãy ô muốn chọn.
2. Thả nút chuột ra, bạn đã chọn xong một dãy. Lúc này, Name Box sẽ hiển thị địa
chỉ của ô gốc.
Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính
Để chọn nguyên một cột, nhấn chuột vào tiêu đề cột; để chọn nguyên một hàng:
nhấn chuột vào tiêu đề hàng.
Để chọn toàn bộ bảng tính, bạn hãy nhấn vào nút Select All, là nút nằm ở góc cao
bên trái của một bảng tính
Chọn một dãy ô liên tục với chế độ Extend
Bạn có thể sử dụng chế độ Extend của Excel chọn một dãy ô liên tiếp hình chữ
nhật, theo những bước sau đây:
1. Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn.
2. Nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn sẽ thấy chữ Extend Selection
hiện lên ở Status Bar)
3. Nhấp ô dưới cùng bên phải của dãy ô. Excel sẽ chọn toàn bộ dãy ô đó.
4. Nhấn F8 lần nữa để tắt chế độ Extend.
Chọn một dãy không liên tục bằng chuột
1. Nhấp chọn ô hoặc dãy ô đầu tiên mà bạn muốn đưa vào một dãy ô không liên
tiếp nhau.
2. Nhấn và giữ phím Ctrl.
=14=
3. Nhấp chọn tiếp các ô hoặc các dãy ô hình chữ nhật khác mà bạn muốn đưa
thêm vào dãy ô không liên tiếp đó.
4. Sau khi đã chọn đủ các ô hoặc các dãy ô, thả phím Ctrl.
2.2.8. Kỹ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím
Chọn một dãy ô liên tục
Để chọn dãy ô liên tục bằng bàn phím, bạn làm theo các bước sau đây:
1. Dùng phím mũi tên để di chuyển đến ô neo, ô gốc.
2. Nhấn và giữ phím Shift.
3. Dùng phím mũi tên (hoặc phím Page Up, Page Down nếu dãy muốn chọn là
một vùng lớn) để di chuyển đến ô cuối cùng của dãy muốn chọn.
4. Thả phím Shift.
Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính
Nhấn Ctrl+Spacebar nếu bạn muốn chọn nguyên cả một cột có chứa ô hiện hành,
hoặc nhấn Shift+Spacebar nếu muốn chọn nguyên cả một hàng có chứa ô hiện hành. Để
chọn cả bảng tính, bạn chỉ cần nhấn Ctrl+A.
Chọn một dãy không liên tục
Để chọn một dãy ô không liên tục bằng bàn phím, bạn theo những bước sau đây:
1. Chọn ô hoặc dãy ô đầu tiên mà bạn muốn đưa vào một dãy ô không liên tiếp
nhau.
2. Nhấn Shift+F8 để kích hoạt chế độ Add (bạn sẽ thấy chữ Add hiện lên ở Status
bar).
3. Chọn tiếp ô hoặc dãy ô mà bạn muốn thêm vào dãy ô không liên tục.
Lập lại bước 2 và bước 3 cho đến khi nào bạn đã chọn xong dãy ô không liên tục
mà bạn muốn.
1.2.9. Chọn dãy ô bằng lệnh GoTo
Đây là cách sử dụng khi lựa chọn một vùng ô rộng lớn
1. Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô.
2. Nhấn Ctrl+G (hoặc F5). Hộp thoại GoTo sẽ xuất hiện.
3. Nhập địa chỉ ô dưới cùng bên phải của dãy muốn chọn vào ô Reference.
4. Nhấn giữ phím Shift đồng thời nhấn OK.
=15=
1.2.10. Sao chép di chuyển dãy ô
Để sao chép hay di chuyển, chọn dãy ô cần sao chép hay
di chuyển, sau đó dùng nút lệnh hoặc phím tắt để thực hiện:
Dùng Ribbon: Bạn sử dụng nhóm lệnh đầu tiên bên trái
của Tab Home. Để sao chép, bạn nhấn vào nút Copy, còn để di chuyển, bạn nhấn
vào nút Cut
Dùng phím tắt: Để sao chép, nhấn Ctrl+C; để di chuyển, nhấn Ctrl+X.
Tiếp theo, bạn chọn ô đầu tiên của vùng sẽ sao chép hay di chuyển dãy ô đã chọn,
rồi nhấn vào nút lệnh Paste hoặc nhấn Ctrl+V.
Chú ý: Bạn cũng có thể dùng chuột, nhấp chuột phải lên vùng chọn hay vùng dán và chọn
chức năng thích hợp để thực hiện sao chép hay di chuyển.
1.2.11. Thêm chú thích vào ô
Để thêm chú thích cho một ô, bạn chọn ô đó, right-click và chọn Insert Comment,
hoặc chọn Review \ Comments \ New Comment, rồi nhập chú thích vào
Để đọc chú thích, bạn chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích.
Để sửa nội dung của chú thích, bạn right-click vào ô cần sửa chú thích và chọn
Edit Comment. Hoặc chọn Review \ Comments \ Edit Comment
Để xóa chú thích, bạn right-click vào chọn ô cần xóa chú thích, chọn Delete
Comment. Hoặc chọn Review \ Comments \ Delete
1.2.12. Chèn thêm một ô, một hàng, một cột vào bảng tính
Để chèn thêm cột (hoặc dòng) trống vào bảng tính, bạn
phải quét chọn các cột (hoặc dòng) tại vị trí muốn chèn, sau
đó right-click và chọn Insert. Hoặc chọn Home \Editing
\Insert \Insert Sheet Row (hoặc \Insert Sheet Column).
Để chèn thêm các ô trống vào bảng tính, bạn chọn các
=16=
ô tại vị trí cần chèn, sau đó right-click và chọn Insert, Insert Sheet Row. Hoặc chọn Home
\ Editing \Insert \Insert Cell... Hộp thoại với các lựa chọn hiện ra:
Shift cells right: Đẩy những ô đang được chọn sang bên phải và chèn các ô trống
vào.
Shift cells down: Đẩy những ô đang được chọn xuống phía dưới và chèn các ô
trống vào.
Entire row: Chèn dòng vào vị trí dòng hiện thời
Entire column: Chèn cột vào vị trí cột hiện thời
1.2.13. Thay đổi kích thước của dòng, cột
Dùng chuột để điều chỉnh bằng tay
Cách dễ nhất là bạn rà chuột vào cạnh bên phải của tiêu đề cột hoặc cạnh dưới của
số thứ tự chỉ dòng. Khi con trỏ chuột có hình dạng một mũi tên có 2 đầu và một
vạch đen ở giữa, thì bạn nhấn chuột và kéo qua kéo lại (hoặc kéo lên kéo xuống) để
điều chỉnh kích thước của cột hoặc dòng.
Cũng với thao tác này, nhưng thay vì nhấn chuột và kéo, nếu bạn double-click,
Excel sẽ tự động điều chỉnh kích thước của cột hoặc dòng cho vừa với nội dung
đang chứa trong đó (Auto Fit).
Dùng lệnh Format Cells trên Ribbon
Chọn một hay vài ô trên dòng/cột muốn thay đổi kích thước, sau đó chọn Home \
Cells \ Format rồi lựa chọn
Row Height...: Điều chỉnh
chiều cao cho dòng. Một hộp
thoại nhỏ sẽ mở ra để bạn nhập
kích thước vào đó
AutoFit Row Height: tự động
điều chỉnh chiều cao dòng cho
phù hợp với nội dung bên
trong.
Column Width...: Điều chỉnh
chiều rộng cho cột. Một hộp
thoại nhỏ sẽ mở ra để bạn nhập kích thước vào đó
=17=
AutoFit Column Width: tự động điều chỉnh chiều rộng cột cho phù hợp với nội
dung bên trong.
Default Width: Chọn lệnh này khi bạn muốn quy định lại chiều rộng mặc định cho
tất cả các cột trong bảng tính.
Sử dụng shortcut menu
Bạn cũng có thể gọi hộp thoại để nhập kích thước chính xác cho những cột hoặc
dòng. chỉ cần quét chọn những cột (hoặc dòng) cần điều chỉnh kích thước, right-click
chọn Column Width... hoặc Row Height..., nhập kích thước vào hộp thoại, rồi nhấn OK.
1.2.14. Ẩn / hiện dòng, cột
Ẩn dòng, cột
Thực hiện lệnh Home \Cells \Format. Trong menu con của lệnh này, nếu nhấn vào
lệnh Hide & Unhide , bạn sẽ thấy một menu nhỏ hơn mở ra với những lệnh như sau:
Hide Rows: Ẩn những dòng đang chọn.
Hide Colums: Ẩn những cột đang chọn.
Có một cách nhanh hơn cách gọi lệnh từ Ribbon, sau khi chọn những cột (dòng)
muốn ẩn, bạn right-click và chọn Hide từ shortcut menu.
Hiện những dòng, cột đã bị ẩn
Với các cột, quét chọn hai cột ở hai bên của cột đang bị ẩn, rồi chọn Home \Cells \
Format \Hide & Unhide \Unhide Colums. Với các dòng, bạn quét chọn hai dòng ở trên và
dưới của dòng đang bị ẩn, rồi chọn Home \Cells \Format \Hide & Unhide \Unhide Rows.
Hoặc nhanh hơn, sau khi quét chọn, bạn right-click và chọn Unhide.
Chú ý: Nếu cột (dòng) bị ẩn là ở biên ví như cột A bị ẩn (dòng 1 bị ẩn) thì không
làm như hướng dẫn trên đây, mà ta làm như sau:
Ví dụ 1.2.1: cột A đang bị ẩn, để làm hiện nó ra. Bạn làm như sau:
1. Chọn cột B.
2. Nhấn tiêu đề cột B và rê chuột sang bên trái.
3. Thả chuột ra (cột B vẫn đang được chọn).
=18=
4. Di chuyển mũi tên của con chuột vào trong cột B.
5. Right-click rồi chọn Unhide. Cột A sẽ hiện ra.
Ví dụ 1.2.2: dòng 1 và dòng 2 đang bị ẩn, để chúng hiện ra lại ta làm như sau:
1. Chọn dòng 3.
2. Nhấn vào tiêu đề dòng 3 và rê chuột sang lên trên.
3. Thả chuột ra (dòng 3 vẫn đang được chọn).
4. Di chuyển mũi tên của con chuột vào trong dòng 3.
5. Right-click rồi chọn Unhide. Dòng 1 và 2 sẽ hiện ra.
Vấn đề cho hiện lại cột biên mép phải (dòng biên dưới cùng làm tương tự)
1.2.15. Ghép, trộn các ô (Merge & Center) và kẻ khung tô mầu
Chọn Home \Alignment \Merge & Center, sẽ có một menu nhỏ mở ra với các tùy
chọn như sau:
Nếu muốn trộn và canh giữa dữ
liệu thì chọn lệnh Merge &
Center.
Nếu chỉ muốn trộn ô, nhưng vẫn
giữ nguyên định dạng của dữ liệu
(không canh giữa) thì chọn lệnh
Merge Across hoặc Merge Cells.
Lệnh Unmerge Cells dùng để trả lại vị trí bình thường cho những ô được trộn.
Chú ý: Một khi đã ghép/trộn lại, những ô này sẽ mang một địa chỉ duy nhất là địa chỉ của
ô trên cùng bên trái của dãy ô được trộn.
Kẻ khung, tô mầu cho ô
Nhấn Ctrl+1 gọi hộp thoại Format Cells, bạn sẽ thấy có hai Tab chuyên dùng để
kẻ khung và tô màu cho các ô.
Để kẻ khung cho các ô, chọn Tab Border , sau đó chọn loại đường kẻ trong danh
sách các Styles, chọn màu cho đường kẻ ở danh sách Color, sau đó nhấn vào những vị trí
sẽ kẻ khung trong hai nhóm Presets và Borders ở bên tay phải.
Để tô màu cho các ô, bạn chọn Tab Fill , chọn màu trong nhóm Background Color
nếu muốn tô một màu đơn cho ô.
=19=
1.2.16. Di chuyển giữa các ô trong bảng tính
Ngoài việc dùng chuột cuộn, các thanh cuộn ngang và dọc, hoặc dùng các phím
mũi tên, ta có thể dùng phím tắt để di chuyển ô hiện hành đến một nơi nào đó trong bảng
tính như trong bảng sau đây.
Nhấn phím
Di chuyển
hoặc Tab
Sang bên phải một ô
Sang bên trái một ô
Lên phía trên một ô
Xuống phía dưới một ô
hoặc Shift + Tab
Home hoặc (Fn + Home) Nhảy đến cột A (nhưng vẫn nằm trong dòng hiện hành)
Ctrl + Home
Ctrl + End
Alt + Page Up
Alt + Page Down
Page Up
Nhảy đến ô A1 (ô đầu tiên)
Nhảy đến ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet
Sang trái một màn hình
Sang phải một màn hình
Lên trên một màn hình
Xuống dưới một màn hình
Mở hộp thoại Go To
Page Down
F5
Ctrl + hoặc (Ctrl + ) Nhảy đến cột cuối cùng hoặc (cột đầu tiên)
Ctrl + hoặc (Ctrl + ) Nhảy đến dòng cuối cùng hoặc (dòng đầu tiên)
=20=
Tải về để xem bản đầy đủ
141 trang
13/04/2022
20160
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Excel căn bản", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_excel_can_ban.pdf
