Bài giảng Cơ sở hệ thống thông tin - Chương 2: Hệ thống thông tin trong tổ chức

BÀI GIẢNG CƠ SỞ HTTT

CHƯƠNG 2. HTTT TRONG TỔ CHỨC

PGS. TS. HÀ QUANG THỤY

HÀ NỘI 01-2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

http://fit.uet.vnu.edu.vn/dmss2016/

1

Nội dung

1. Tổ chức và HTTT

2. Lợi thế cạnh tranh

3. HTTT dựa trên hiệu năng

4. Nghề nghiệp HTTT

2

1. Tổ chức và HTTT

⚫ Khái niệm tổ chức và mục tiêu của tổ chức

▪ Một tổ chức là một tập có tí nh phá p nhâ n gồm con người và cá c

nguồn tài nguyên khá c được thiết lập để hoàn thành một tập cá c

mục đích [Stair10].

▪ Tổ chức vì lợi nhuận tối đa hó a giá trị cổ đông (đo bằng giá trị cổ

phiếu). Tổ chức phi lợi nhuận (nhó m xã hội, tổ chức tô n giá o,

trường đại học, tổ chức khá c) khô ng lấy lợi nhuận làm mục đích

mà là tá c động xã hội.

▪ Mục tiêu nguyên thủy của mọi tổ chức là cung cấp giá trị

cho mọi bên liên quan (khá ch hàng, nhà cung cấp, người quản

lý, cổ đông, nhâ n viên)

⚫ Mô hì nh tổ chức

▪ Một tổ chức là một hệ thống: đầu vào, đầu ra, xử lý và phản hồi

▪ Đầu vào: nguyên vật liệu, con người và tiền từ mô i trường, dữ

liệu, thô ng tin và cá c quyết định

▪ Sản xuất đầu ra: hàng hó a/dịch vụ có giá trị tương đối cao hơn

so với đầu vào

▪ Gia tăng giá trị/danh tiếng: tổ chức đạt được mục tiêu.

3

Tầm nhìn

⚫ Tầm nhìn (vision): là một tuyên bố về mục tiêu tâm điểm

mà tổ chức hướng tới, trả lời cho câu hỏi là tổ chức đó

“mong muốn trở thành cái gì” hoặc “Những gì mong

muốn đạt được?”

⚫ Cꢀn có yếu tố thời gian “Tầm nhìn 2030”

⚫ Không phải mọi tổ chức đều tuyên bố tầm nhìn

⚫ Samsung tập trung vào phát triển các công nghệ sáng tạo và quy

trình hiệu quả nhằm tạo ra các thị trường mới, làm cuộc sống con

người phong phú hơn và Samsung luôn giữ vững vị thế của một

nhà lãnh đạo kỹ thuật số

⚫ Đại học Quốc gia Xơ-un vinh danh các lý tưởng giáo dục tự do

nhằm mục đích dạy sinh viên một tình yêu học tập suốt đời làm cơ

sở cho sự phát triển cá nhân không ngừng của họ

⚫ “DTT là một tổ chức của những con người cùng đồng tâm hợp lực

đóng góp chất xám và nỗ lực để dẫn đầu trong lĩnh vực kinh

doanh tri thức đóng góp vào quá trình đưa Việt Nam trở thành

nước tiên tiến trong nền kinh tế tri thức toàn cầu”

4

Tuyên bố sứ mạng và giá trị

⚫ Khái niệm sứ mạng

▪ Tuyên bố về mục đích lâu dài của tổ chức, phân biệt tổ chức đó

với các tổ chức cùng loại hình và là lý do để tổ chức đó tồn tại

hoặc cách thức để tổ chức hoàn thành mục tiêu

⚫ Câu hꢀi sứ mạng

▪ Kinh doanh của chúng ta là gì? Doanh nghiệp

▪ Đào tạo của chúng ta là gì?

Trường đại học

▪ Vận động quần chúng của chúng ta là gì? Tổ chức xꢁ hội

⚫ Giá trị của tổ chức

▪ Cam kết của tổ chức về phương châm hành động nhằm đạt

được tấm nhìn và sứ mạng bao gồm cả các khía cạnh về phát lý

và đạo đức

▪ Có thể xuất hiện cụm từ “giá trị cốt lõi…” trong nội dung giới

thiệu tổ chức.

5

Thành phần trong sứ mạng

⚫ Phát biểu sứ mạng nên đề cập :

▪ Định vị khách hàng,

▪ sản phẩm/dịch vụ,

▪ địa bàn,

▪ công nghệ,

▪ mối quan tâm sống cꢀn;

▪ triết lý,

▪ bản sắc riêng (self-concept),

▪ mối quan tâm tới hình ảnh công cộng,

▪ mối quan tâm tới nhân viên.

⚫ Có thể không nêu cả 9 khía cạnh trên

6

Tuyên bố sứ mạng của Samsung

⚫ A digital leader. A responsible global citizen. A multi-faceted family

companies. An ethical business. Samsung is all of these and more.

At Samsung Group and Samsung Electronics, we uphold a belief in

shared responsibility – to our people, our planet and our society.

Across the company, we hold ourselves to the highest standards so

that we can more effectively contribute to a better world.

http://www.samsung.com/us/aboutsamsung/samsung_group/values

_and_philosophy/

⚫ Một nhà lãnh đạo kỹ thuật số. Một công dân toàn cầu có trách

nhiệm. Một gia đình các công ty đa sắc màu. Một doanh nghiệp có

đạo đức. Samsung là tất cả các điều này và hơn thế nữa. Tại Tập

đoàn Samsung và Samsung Electronics, chúng tôi giữ vững niềm tin

chia sẻ trách nhiệm – với nhân dân ta, hành tinh chúng ta và xã hội

chúng ta. Trên khắp các công ty, chúng tôi tổ chức mình theo các

tiêu chuẩn cao nhất nhằm hoạt động hiệu quả hơn để đóng góp cho

một thế giới tốt đẹp hơn.

⚫ Đưꢁc đánh giá là một tuyên bố sứ mạng tuyệt vꢂi !

7

Tuyên bố sứ mạng của SNU

⚫ The mission of Seoul National University in the twenty-first

century is to create a vibrant intellectual community where

students and scholars join together in building the future. As

Korea's leading research university, Seoul National University

is committed to diversifying its student body and faculty,

fostering global exchange, and promoting path-breaking

research in all fields of knowledge.

http://www.useoul.edu/about/ab0101.jsp

⚫ Sứ mạng của Đại học Quốc gia Xơ-un trong thế kỷ 21 là xây dựng

một cộng đồng trí tuệ đầy khí lực của sinh viên và học giả cùng

cộng tác xây dựng tương lai. Là đại học nghiên cứu hàng đầu của

Hàn Quốc, Đại học Quốc gia Xơ-un cam kết đa dạng hóa sinh viên

và giảng viên, nuôi dưỡng trao đổi toàn cầu, và thúc đẩy nghiên cứu

mở đường (path-breaking) theo mọi lĩnh vực tri thức.

8

Tuyên bố sứ mạng của DTT Việt Nam

⚫ DTT là nhà cung cấp giải pháp và dịch vụ tổng thể về CNTT và

truyền thông. Với phương châm hoạt động ĐẠO ĐỨC, CHUYÊN

NGHIỆP VÀ SÁNG TẠO, chúng tôi tạo ra môi trường làm việc ý

nghĩa cho nhân viên, mang đến khách hàng các giá trị cách tân và

dịch vụ tuyệt hảo, hướng tới nâng cao giá trị cho cổ đông và có

trách nhiệm với cộng đồng

⚫ “Nâng cao giá trị cho cổ đông” là một tuyên bố khôn ngoan

9

Định hướng chiến lưꢁc của doanh nghiệp

⚫ “khách hàng là trung tâm” là tuyên bố phổ biến

⚫ Định hướng sản phẩm

▪ Tin khách hàng chọn sản phẩm có chất lượng

▪ Giả định về những gì mà khách hàng hướng tới

▪ Apple với iPad, đại học tinh hoa, công ty đột phá (spin-off) hoặc

khởi nghiệp (start-up)

▪ Khoảng 2,5% thị trường tiềm năng

▪ Là doanh nghiệp “đầu tiên” (first mover)

▪ start-up: giải quyết vấn đề chưa rõ ràng và thành công chưa

được bảo đảm. Gần đây “khởi nghiệp” hꢀa quyện với công nghệ.

http://www.forbes.com/sites/natalierobehmed/2013/12/16/what-

is-a-startup/#65eb41bf4c63

⚫ Định hướng sản xuất

▪ Điều hành xuất sắc: cung cấp cho khách hàng các giá trị tốt nhất

về tiền bạc, thời gian hoặc công sức. sản phẩm “đủ tốt”, giá rẻ

▪ Chi phí vận hành thấp, phát triển cung cấp sản phẩm chuẩn hóa

▪ Không là doanh nghiệp đầu tiên

10

Định hướng chiến lưꢁc của doanh nghiệp

⚫ Định hướng bán hàng

▪ Giả định khách hàng chọn sản phẩm của doanh nghiệp có quảng

cáo, bán hàng, quan hệ công chúng và xúc tiến bán hàng tốt

▪ Nhà thỏa thuận và người thuyết phục là vua trong công ty định

hướng bán hàng

▪ Sàn giao dịch bất động sản là ví dụ

▪ Tồn tại một vài hạn chế

⚫ Định hướng khách hàng/định hướng thị trường

▪ Niềm tin: đặt khách hàng lên trên hết

▪ Dữ liệu hành vi và thái độ khách hàng cho định hướng khách

hàng

▪ Định hướng khách hàng theo “cá nhân hóa”

11

Cấu trúc tổ chức

⚫ Khái niệm

▪ Các tổ chức con và cách liên quan tới tổ chức tổng thể.

▪ Cấu trúc phụ thuộc vào mục đích và phương pháp tiếp cận của

tổ chức→tác động tới khung nhìn và sử dụng HTTT. Ảnh hưởng

trực tiếp tới HTTT

▪ Tháp chuyển hóa từ sứ mạng tới vận hành

▪ Cấu trúc tổ chức: “phần cứng”, văn hóa tổ chức: “phần mềm”

12

Lãnh đạo quản lý chiến lưꢁc

⚫ Giới thiệu

▪ Mức hỗ trợ cao nhất của HTTT là hỗ trợ ra quyết định chiến lược

▪ Thành phần cốt lõ i nhất đại diện tổ chức: quy chế hoạt động

▪ Doanh nghiệp: Hội đồng quản trị và Tổng Giá m đốc cùng cá c

Phó Tổng Giá m đốc

▪ Ban Giá m đốc “C-suite” (C-level executies). CEO: Chief

Executive Officer). Tới khoảng 60 chức danh Giá m đốc

13

Các kiểu cấu trúc tổ chức

⚫ Kiểu cấu trúc tổ chức

▪ Truyền thống, dự á n, nhó m, ảo

▪ Hiện nay: cấu trúc kiểu “gig”

⚫ Cấu trúc truyền thống

▪ Phổ biến tại cá c tổ chức hành chí nh

▪ Đặc trưng: Người đứng đầu tổ chức con bá o cá o chủ tịch/quản

lý cao cấp

▪ “Cấu trúc phâ n cấp”: Quản lý hì nh thá p nhiều tầng

▪ Cao nhất: Chủ tịch và cá c phó chủ tịch  Thấp nhất: nhâ n viên

▪ Cá c tổ chức con: tiếp thị, sản xuất, HTTT, tài chí nh - kế toá n,

nghiên cứu - phá t triển, v.v.

14

Cấu trúc truyền thống

⚫ Tháp quản lý

▪ Bốn “tầng”: Từ quản lý cấp cao  nhân viên

15

Cấu trúc truyền thống

⚫ Các tầng quản lý

▪ Các vị trí cao nhất: Hội đồng ĐHQGHN, Giám đốc và các Phó

Giám đốc

▪ Các ban chức năng, đơn vị thành viên, trực thuộc

16

Cấu trúc TT: tổ chức phẳng “trao quyền”

⚫ Tổ chức phẳng

▪ Xu hướng cấu trúc truyền thống hiện tại: “cấu trúc phẳng” với rất

ít tầng quản lý → “nâng cao tính tự chủ”

▪ Cho phép nhân viên ở cấp thấp hơn quyết định và giải quyết vấn

đề không cần tầng quản lý trung gian.

▪ Trao nhiều hơn cho nhân viên và quản lý của họ quyền và trách

nhiệm ra quyết định, hành động, tự điều khiển.

▪ Công ty trao quyền cho nhân viên bán hàng ở mức cho phép

▪ Trường đại học trao quyền nhiều hơn cho hiệu trưởng và giáo

viên về ngân sách, chương trình, lớp học. “Cung cấp các điều

kiện phù hợp và kinh phí bổ sung nào đó, trường được trao

quyền cải thiện đáng kể năng lực sinh viên“ (Superintendent

Rulffes).

▪ Trong các tổ chức trao quyền, HTTT là yếu tố quan trọng: (i)

cung cấp thông tin để nhân viên ra quyết định, (ii) nhân viên

được trao quyền xây dựng “HTTT riêng của họ”.

▪ Tự chủ đại học

17

“trao quyền”: tự trị đại học

(i) tự chủ về tổ chức (organisational autonomy), (ii) tự chủ về tài chí nh

(financial autonomy) (iii) tự chủ về nhâ n lực (staffing autonomy), (iv) tự

chủ về học thuật (academic autonomy) [Turcan16, Lissoni13]

[Turcan16] Romeo V. Turcan, John E. Reilly, Larisa Bugaian. (Re)Discovering University

Autonomy: The Global Market Paradox of Stakeholder and Educational Values in

Higher Education. Palgrave Macmillan, 2016.

[Lissoni13] Francesco Lissoni, Michele Pezzoni, Bianca Potì, Sandra Romagnosi. University

autonomy, the professor privilege and academic patenting Italy, 1996-2007. Industry

and Innovation, 20(5): 399-421, 2013.

18

Cấu trúc tổ chức theo dự án và đội

⚫ Cấu trúc tổ chức theo dự á n

▪ project organizational structure

▪ Kiểu cấu trúc tập trung vào sản phẩm hoặc dịch vụ chí nh

➢ Một cô ng ty sản xuất thức ăn và sản phẩm khá c cho trẻ em: mỗi chuỗi

giá trị được sản xuất bởi một đơn vị (dự á n) riêng

▪ Chức năng truyền thống: tiếp thị, tài chí nh, sản xuất được bố trí

ở cá c đơn vị lớn.

⚫ Cấu trúc tổ chức theo đội

▪ team organizational structure

▪ Kiểu cấu trúc tập trung vào nhó m hoặc đội làm việc

➢ Kí ch cỡ: lớn / nhỏ

➢ Lã nh đạo đội bá o cá o quản lý cao cấp

➢ Đội/nhó m tạm thời/lâ u dài

➢ Tạm thời: đội dự á n tồn tại theo dự á n, xong dự á n lại thay đổi

19

Cấu trúc tổ chức ảo và làm việc cộng tác

⚫ Cấu trúc tổ chức ảo

▪ sử dụng cá nhân/nhóm/các đơn vị kinh doanh hoàn chỉnh tại các

vùng địa lý phân tán theo thời gian một vài tuần hoặc nhiều năm,

và thường đꢀi hỏi viễn thông hoặc Internet.

▪ Công việc không phân cách địa lý/thời gian

▪ HTTT chuyên và các thành viên trong cấu trúc cũng gặp nhau

⚫ Một số nội dung

▪ Nên sử dụng các thành viên đội ảo quen biết nhau hoặc sử dụng

công cụ để họ nhanh chóng làm quen

▪ Thành viên đội ảo: nên đꢁ kết nối với những người khác và các

tài nguyên dọc theo tổ chức

▪ Dự án đội ảo nên độc lập với dự án khác để sự chậm trễ/vấn đề

dự án không tác động tới tiến độ/thành công của đội ảo khác

▪ Phát triển tài nguyên Internet giúp đội ảo truyền thông và cộng

tác theo các dự án quan trọng

▪ Chắc chắn rằng dự án đội ảo là thách thức, khó khăn và hấp dẫn

20

Bài giảng Cơ sở hệ thống thông tin - Chương 2: Hệ thống thông tin trong tổ chức - Hà Quang Thụy