Giáo trình mô đun Hệ quản trị MS Access - Nghề: Tin học ứng dụng
ꢀY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHꢁ Hꢂ CHÍ MINH
TRꢃꢄNG CAO ꢅꢆNG KINH Tꢇ Kꢈ THUꢉT
THÀNH PHꢁ Hꢂ CHÍ MINH
GIÁO TRÌNH
MÔ ꢅUN: Hꢊ QUꢋN TRꢌ MS ACCESS
NGHꢍ: TIN HꢎC ꢏNG DꢐNG
TRÌNH ꢅꢑ: TRUNG CꢒP
Tháng 8 nꢓm 2020
ꢀY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHꢁ Hꢂ CHÍ MINH
TRꢃꢄNG CAO ꢅꢆNG KINH Tꢇ Kꢈ THUꢉT
THÀNH PHꢁ Hꢂ CHÍ MINH
GIÁO TRÌNH
MÔ ꢅUN: Hꢊ QUꢋN TRꢌ MS ACCESS
NGHꢍ: TIN HꢎC ꢏNG DꢐNG
TRÌNH ꢅꢑ: TRUNG CꢒP
THÔNG TIN CHꢀ NHIꢊM ꢅꢍ TÀI
Hꢀ tên: Nguyꢁn Gia Khoa
Hꢀc vꢂ: Thꢃc sꢄ
ꢅꢆn vꢂ: Khoa Công nghꢇ thông tin
Email: [email protected]
TRꢃꢔNG KHOA
Tꢕ TRꢃꢔNG
Bꢑ MÔN
CHꢀ NHIꢊM
ꢅꢍ TÀI
HIꢊU TRꢃꢔNG
DUYꢊT
Tháng 8 nꢓm 2020
TUYÊN Bꢁ BꢋN QUYꢍN
Tài liꢇu này thuꢈc loꢃi sách giáo trình nên các nguꢉn thông tin có thꢊ ꢋꢌꢍc phép
dùng nguyên bꢎn hoꢏc trích dùng cho các mꢐc ꢋích vꢑ ꢋào tꢃo và tham khꢎo.
Mꢀi mꢐc ꢋích khác mang tính lꢇch lꢃc hoꢏc sꢒ dꢐng vꢓi mꢐc ꢋích kinh doanh
thiꢔu lành mꢃnh sꢕ bꢂ nghiêm cꢖm.
LꢄI GIꢖI THIꢊU
Giáo trình Hꢇ quꢎn trꢂ MS Access này ꢋꢌꢍc biên soꢃn cꢗn cꢘ theo chꢌꢆng trình
ꢋào tꢃo chuyên ngành Tin hꢀc ꢘng dꢐng bꢙc trung cꢖp. Giáo trình này trình bày nhꢚng
vꢖn ꢋꢑ cꢆ bꢎn cꢛa Hꢇ quꢎn trꢂ Microsoft Access. Tài liꢇu gꢉm có 7 chꢌꢆng, mꢜi chꢌꢆng
ꢋꢌꢍc trình bày ngꢝn gꢀn kèm các ví dꢐ minh hꢀa giúp cho ngꢌꢞi ꢋꢀc dꢁ hiꢊu.
Trong quá trình giꢎng dꢃy và biên soꢃn giáo trình này, tôi ꢋã nhꢙn ꢋꢌꢍc sꢟ ꢋꢈng
viên, tꢃo ꢋiꢑu kiꢇn cꢛa các thꢠy cô Ban Giám Hiꢇu nhà trꢌꢞng, lãnh ꢋꢃo khoa Công nghꢇ
thông tin. Bên cꢃnh ꢋó, viꢇc ꢋóng góp ý kiꢔn cꢛa ꢋꢉng nghiꢇp ꢋã giúp tôi hoàn thành cꢆ
bꢎn phꢠn nꢈi dung cꢛa giáo trình. Tôi xin chân thành cꢎm ꢆn. Tôi hy vꢀng rꢡng giáo trình
này phꢠn nào giúp cho viꢇc dꢃy và hꢀc môn Hꢇ quꢎn trꢂ MS Access ꢋꢌꢍc tꢢt hꢆn.
TP.Hꢉ Chí Minh, ngày 15 tháng 08 nꢗm 2020
Tham gia biên soꢃn.
MꢐC LꢐC
CHꢣꢤNG 1: TꢥNG QUAN Vꢦ MICROSOFT ACCESS 2010 .....................................1
1.1 Giꢓi thiꢇu.................................................................................................................1
1.2 Khꢧi ꢋꢈng Access 2010 ..........................................................................................2
1.3 Các thành phꢠn trong cꢒa sꢨ khꢧi ꢋꢈng..................................................................2
1.3.1 Thanh Quick Access ........................................................................................2
1.3.2 Vùng làm viꢇc ..................................................................................................3
1.3.3 Thanh Ribbon...................................................................................................4
1.3.4 Cꢒa sꢨ Properties .............................................................................................4
1.3.5 Thanh Navigation Pane ....................................................................................5
1.4 Cách tꢃo tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu..................................................................................5
1.4.1 Tꢃo mꢈt cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu mꢓi rꢜng.......................................................................5
1.4.2 Tꢃo cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu theo mꢩu (Template) ...........................................................6
1.5 Quꢎn lý cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu ..............................................................................................6
1.5.1 Recent...............................................................................................................6
1.5.2 Mꢧ mꢈt cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu.......................................................................................7
1.5.3 Thoát khꢪi Access............................................................................................8
1.5.4 Thu gꢀn và chꢫnh sꢒa cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu (Compact & Repair Database)................8
1.5.5 Tꢃo Password ...................................................................................................8
1.5.6 Gꢬ bꢪ Password ...............................................................................................9
1.6 Các ꢋꢢi tꢌꢍng trong cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu trong Access .....................................................9
1.6.1 Bꢎng (Tables) ...................................................................................................9
1.6.2 Truy vꢖn (Queries) ...........................................................................................9
1.6.3 Biꢊu mꢩu (Forms) ............................................................................................9
1.6.4 Báo cáo (Reports).............................................................................................9
1.6.5 Tꢙp lꢇnh (Macros)..........................................................................................10
1.6.6 Bꢈ mã lꢇnh (Modules)....................................................................................10
1.7 Thao tác vꢓi các ꢋꢢi tꢌꢍng trong cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu.....................................................10
1.7.1 Tꢃo mꢓi ꢋꢢi tꢌꢍng..........................................................................................10
1.7.2 Thiꢔt kꢔ lꢃi mꢈt ꢋꢢi tꢌꢍng..............................................................................10
1.7.3 Xem nꢈi dung trình bày cꢛa mꢈt ꢋꢢi tꢌꢍng ...................................................11
1.7.4 Xóa mꢈt ꢋꢢi tꢌꢍng .........................................................................................11
1.7.5 ꢅꢨi tên ꢋꢢi tꢌꢍng ...........................................................................................11
1.7.6 Sao chép mꢈt ꢋꢢi tꢌꢍng .................................................................................11
1.7.7 Chép dꢚ liꢇu tꢭ Access sang ꢘng dꢐng khác (Export)...................................11
1.7.8 Chép dꢚ liꢇu tꢭ ꢘng dꢐng khác vào cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu Access hiꢇn hành (Import)
.................................................................................................................................12
1.7.9 Chꢘc nꢗng Link..............................................................................................14
1.8 Chꢀn giao diꢇn ngꢌꢞi dùng trong Access 2010 ....................................................15
1.8.1 Tabbed Documents ........................................................................................15
1.8.2 Overlapping Windows ...................................................................................15
1.8.3 Chuyꢊn tꢭ giao diꢇn Tabbed Documents sang Overlapping Windows .........16
CHꢣꢤNG 2: XÂY DꢮNG Cꢤ Sꢯ Dꢰ LIꢱU...............................................................17
2.1 Khái niꢇm vꢑ cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu Access .......................................................................17
2.2 Bꢎng dꢚ liꢇu (Table) .............................................................................................17
2.2.1 Khái niꢇm.......................................................................................................17
2.2.2 Khóa chính (Primary key) ..............................................................................18
2.2.3 Khóa ngoꢃi (Foreign key) ..............................................................................18
2.3 Cách tꢃo bꢎng........................................................................................................19
2.3.1 Tꢃo bꢎng bꢡng chꢘc nꢗng Table Design ........................................................19
2.3.2 Tꢃo bꢎng trong chꢔ ꢋꢈ Datasheet View .........................................................20
2.4 Các kiꢊu dꢚ liꢇu ....................................................................................................22
2.5 Các thuꢈc tính cꢛa Field........................................................................................23
2.5.1 Field Size........................................................................................................23
2.5.2 Decimal Places ...............................................................................................23
2.5.3 Format ............................................................................................................23
2.5.4 Input Mask (Mꢏt nꢃ nhꢙp dꢚ liꢇu) .................................................................27
2.5.5 Tꢃo Field Lookup Wizard ..............................................................................29
2.5.6 Validation Rule (Quy tꢝc hꢍp lꢇ)...................................................................30
2.5.7 Validation Text (Thông báo lꢜi) ....................................................................31
2.5.8 Required (Yêu cꢠu) ........................................................................................31
2.5.9 Allow Zero Length.........................................................................................31
2.5.10 Indexed (Chꢫ mꢐc/Sꢝp xꢔp)..........................................................................31
2.5.11 Caption .........................................................................................................31
2.5.12 Default Value ...............................................................................................31
2.6 Hiꢇu chꢫnh cꢖu trúc cꢛa bꢎng................................................................................31
2.7 Cách nhꢙp dꢚ liꢇu cho bꢎng ..................................................................................32
2.8 Tꢃo quan hꢇ giꢚa các bꢎng trong cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu.....................................................33
2.8.1 Các loꢃi quan hꢇ.............................................................................................33
2.8.2 Cách tꢃo quan hꢇ............................................................................................33
2.8.3 Cách xóa quan hꢇ ...........................................................................................35
2.8.4 Kiꢊu kꢔt nꢢi (Join type)..................................................................................35
CHꢣꢤNG 3: TOÁN Tꢲ - HÀM – BIꢳU THꢴC ..........................................................37
3.1 Toán tꢒ ..................................................................................................................37
3.1.1 Toán tꢒ sꢢ hꢀc................................................................................................37
3.1.2 Toán tꢒ so sánh ..............................................................................................37
3.1.3 Toán tꢒ Logic.................................................................................................38
3.1.4 Toán tꢒ chuꢜi .................................................................................................38
3.1.5 Toán tꢒ khác...................................................................................................38
3.2 Hàm .......................................................................................................................39
3.2.1 Các hàm thꢌꢞng dùng ....................................................................................39
3.2.2 Các hàm thꢞi gian ..........................................................................................39
3.2.3 Các hàm chuꢜi................................................................................................40
3.2.4 Các hàm sꢢ hꢀc ..............................................................................................40
3.2.5 Các hàm cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu....................................................................................41
3.3 Biꢊu thꢘc ...............................................................................................................41
3.3.1 Khái quát ........................................................................................................41
3.3.2 Thành phꢠn cꢛa biꢊu thꢘc ..............................................................................42
CHꢣꢤNG 4: QUERY – TRUY VꢵN Dꢰ LIꢱU...........................................................44
4.1 Khái niꢇm..............................................................................................................44
4.2 Các loꢃi query .......................................................................................................44
4.3 Cách tꢃo Select Query bꢡng Design View ............................................................44
4.3.1 Các thành phꢠn trong cꢒa sꢨ thiꢔt kꢔ query ...................................................45
4.3.2 Các thao tác trong cꢒa sꢨ thiꢔt kꢔ query ........................................................46
4.3.3 Cách nhꢙp biꢊu thꢘc ꢋiꢑu kiꢇn.......................................................................47
4.3.4 Truy vꢖn có nhiꢑu ꢋiꢑu kiꢇn ꢧ nhiꢑu field .....................................................48
4.3.5. Top Value......................................................................................................48
4.3.6 Tꢃo field tính toán trong query ......................................................................49
4.3.7 Sꢒ dꢐng Expresstion Builder .........................................................................50
4.4 Total query ............................................................................................................51
4.4.1 Cách tꢃo Total Query .....................................................................................51
4.4.2 Các tùy chꢀn trên dòng Total .........................................................................52
4.5 Query có tham sꢢ (Parameter Queries) .................................................................53
4.6 Crosstab Query......................................................................................................53
4.6.1 Khái niꢇm.......................................................................................................53
4.6.2 Cách tꢃo..........................................................................................................54
4.7 Các loꢃi query tꢃo bꢡng chꢘc nꢗng Wizard ..........................................................56
4.7.1 Find Duplicates Query Wizard ......................................................................56
4.7.2 Find Unmatched Query Wizard .....................................................................57
4.8 Action query..........................................................................................................58
4.8.1 Update query ..................................................................................................58
4.8.2 Make-Table query ..........................................................................................59
4.8.3 Append query .................................................................................................60
4.8.4 Delete query ...................................................................................................61
CHꢣꢤNG 5: FORM – BIꢳU MꢶU ...............................................................................63
5.1 Giꢓi thiꢇu...............................................................................................................63
5.2 Cách tꢃo Form .......................................................................................................63
5.2.1 Tꢃo mꢈt Single Form .....................................................................................64
5.2.2 Tꢃo form bꢡng chꢘc nꢗng Form Wizard........................................................65
5.2.3 Tꢃo Form bꢡng Design...................................................................................66
5.3 Sꢒ dꢐng Form........................................................................................................69
5.3.1 Tìm kiꢔm và chꢫnh sꢒa mꢈt record ................................................................69
5.3.2 Thêm mꢈt Record...........................................................................................70
5.3.3 Xóa mꢈt Record .............................................................................................71
5.3.4 Lꢀc dꢚ liꢇu trên Form ....................................................................................71
5.4 Tùy biꢔn Form trong chꢔ ꢋꢈ Desing View............................................................72
5.4.1 Thêm mꢈt Control vào Form .........................................................................72
5.4.2 Các loꢃi Form Control....................................................................................72
5.4.3 ꢅꢂnh dꢃng các Control trên Form ..................................................................73
5.4.4 Thiꢔt lꢙp thuꢈc tính cho Control ....................................................................74
5.5 Cách tꢃo các Command Button.............................................................................74
5.6 Form và nhꢚng bꢎng liên kꢔt ................................................................................77
5.6.1 Subform Control ............................................................................................77
5.6.2 Hiꢇu chꢫnh Subform .......................................................................................80
5.6.3 Tꢃo ô tính toán trong Subform.......................................................................80
CHꢣꢤNG 6: REPORT – BÁO CÁO .............................................................................82
6.1 Giꢓi thiꢇu...............................................................................................................82
6.2 Cách tꢃo Report.....................................................................................................82
6.2.1 Tꢃo bꢡng lꢇnh Report .....................................................................................82
6.2.2 Tꢃo Report bꢡng chꢘc nꢗng Wizard ..............................................................83
6.2.3 Tꢃo Report bꢡng Design ................................................................................85
6.3. Tꢃo Report có phân nhóm....................................................................................87
6.3.1 Sꢒ dꢐng Total Query......................................................................................87
6.3.2 Report Grouping ............................................................................................88
6.4 Preview Report......................................................................................................94
6.5 ꢅꢂnh dꢃng cho Report ...........................................................................................94
6.5.1 Tꢃo lꢌꢓi cho Report .......................................................................................94
6.5.2 Thiꢔt lꢙp thuꢈc tính cꢛa các ꢋꢢi tꢌꢍng trong Report .....................................95
6.5.3 ꢅꢂnh dꢃng dꢚ liꢇu...........................................................................................95
CHꢣꢤNG 7: MACRO - TꢷP LꢱNH .............................................................................99
7.1 Giꢓi thiꢇu...............................................................................................................99
7.2 Cách tꢃo và thꢟc thi Standalone Macros.............................................................100
7.2.1 Cách tꢃo........................................................................................................100
7.2.2 Thꢟc thi Macro.............................................................................................101
7.2.3 Sub Macro ....................................................................................................101
7.2.4 Các Actions và các Events thông dꢐng........................................................102
7.3 Tꢃo Data Macro...................................................................................................105
7.3.1 Cách tꢃo........................................................................................................105
7.3.2. Các Action cꢛa Data Macro........................................................................106
7.4 Embedded Macros...............................................................................................107
7.5 Hiꢇu chꢫnh Macro................................................................................................108
7.5.1 Thay ꢋꢨi Action Arguments.........................................................................108
7.5.2 Sꢝp xꢔp các Actions .....................................................................................108
7.5.3 Thêm mꢈt Action mꢓi..................................................................................109
7.5.4 Xóa mꢈt Action............................................................................................109
7.6 Các hàm thꢌꢞng dùng trong biꢊu thꢘc ꢋiꢑu kiꢇn................................................109
7.6.1 Hàm MsgBox (“Message”, “Type”, “Title”) ...............................................109
7.6.2. DCount (“Expr”, “Domain”, “Criteria”).....................................................110
7.7 Macro Autoexec ..................................................................................................111
7.8 Xây dꢟng hꢇ thꢢng Menu bꢡng Macro ...............................................................111
7.8.1 Tꢃo Macro cho hꢇ thꢢng Menu ....................................................................111
7.8.2 ꢅꢌa Menu vào chꢌꢆng trình ........................................................................112
BÀI TꢷP .......................................................................................................................113
TÀI LIꢱU THAM KHꢸO.............................................................................................125
DANH MꢹC HÌNH ......................................................................................................126
GIÁO TRÌNH MÔ ꢅUN
Tên mô ꢗun: Hꢘ quꢙn trꢚ MS Access
Mã mô ꢗun: Mꢅ2101080
Thꢛi gian thꢜc hiꢘn mô ꢗun: 75 giꢞ;
- Lý thuyꢔt: 41 giꢞ;
- Thꢟc hành, bài tꢙp: 30 giꢞ;
- Kiꢊm tra: 4 giꢞ.
I. Vꢚ trí, tính chꢝt cꢞa mô ꢗun:
- Vꢂ trí: mô ꢋun chuyên môn cho ngành, bꢢ trí sau môn Cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu, hꢀc kì 3
- Tính chꢖt: là mô ꢋun tích hꢍp, bꢝt buꢈc.
II. Mꢟc tiêu mô ꢗun:
- Vꢠ kiꢡn thꢢc:
+ Trình bày ꢋꢌꢍc công dꢐng và các thành phꢠn cꢆ bꢎn cꢛa Table;
+ Trình bày ꢋꢌꢍc công dꢐng cꢛa các loꢃi Query;
+ Khái quát ꢋꢌꢍc công dꢐng và chꢘc nꢗng cꢛa Form;
+ Trình bày ꢋꢌꢍc công dꢐng và chꢘc nꢗng cꢛa Report;
+ Trình bày ꢋꢌꢍc công dꢐng và chꢘc nꢗng cꢛa Macro.
- Vꢠ kꢣ nꢓng:
+ Tꢃo ꢋꢌꢍc các bꢎng dꢚ liꢇu và thiꢔt lꢙp ꢋꢌꢍc mꢢi quan hꢇ giꢚa các bꢎng;
+ Xây dꢟng ꢋꢌꢍc các loꢃi query theo yêu cꢠu;
+ Xây dꢟng ꢋꢌꢍc các loꢃi form theo yêu cꢠu;
+ Xây dꢟng ꢋꢌꢍc các loꢃi report theo yêu cꢠu;
+ Thiꢔt kꢔ các macro cꢆ bꢎn, liên kꢔt ꢋꢌꢍc vào form theo yêu cꢠu.
- Vꢠ nꢓng lꢜc tꢜ chꢞ và trách nhiꢘm:
+ Nhꢙn biꢔt ꢋꢌꢍc vai trò cꢛa Access trong xây dꢟng các ꢘng dꢐng nhꢪ;
+ Tꢟ tin xây dꢟng ꢘng dꢐng nhꢪ bꢡng Microsoft Access;
+ Tích cꢟc trong làm viꢇc nhóm.
Chꢌꢆng 1: Tꢨng quan vꢑ microsoft access 2010
CHꢃꢤNG 1: TꢕNG QUAN Vꢍ MICROSOFT ACCESS 2010
Giꢥi thiꢘu: Chꢌꢆng này giꢓi thiꢇu tꢨng quan vꢑ hꢇ quꢎn trꢂ cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu Microsoft
Access 2010.
Mꢟc tiêu:
+ Trình bày ꢋꢌꢍc các ꢋꢏc ꢋiꢊm cꢛa Microsoft Access;
+ Trình bày ꢋꢌꢍc các ꢋꢢi tꢌꢍng trong tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu Access;
+ Thao tác ꢋꢌꢍc vꢓi các ꢋꢢi tꢌꢍng trong cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu.
Nꢦi dung chính:
1.1 Giꢥi thiꢘu
Access là mꢈt hꢇ quꢎn trꢂ cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu quan hꢇ (RDBMS- Relational Database
Management System), rꢖt phù hꢍp cho các bài toán quꢎn lý vꢭa và nhꢪ. Hiꢇu nꢗng cao
và ꢋꢏc biꢇt dꢁ sꢒ dꢐng do giao diꢇn giꢢng các phꢠn mꢑm khác trong bꢈ MS Office nhꢌ
MS Word, MS Excel.
Access còn cung cꢖp hꢇ thꢢng công cꢐ phát triꢊn khá mꢃnh ꢋi kèm (Development
Tools) giúp các nhà phát triꢊn phꢠn mꢑm ꢋꢆn giꢎn trong viꢇc xây dꢟng trꢀn gói các dꢟ
án phꢠn mꢑm quꢎn lý qui mô vꢭa và nhꢪ.
Microsoft Access 2010 cung cꢖp hꢇ thꢢng công cꢐ rꢖt mꢃnh, giúp ngꢌꢞi dùng
nhanh chóng và dꢁ dàng xây dꢟng chꢌꢆng trìnhꢘng dꢐng thông qua Query, Form, Report
kꢔt hꢍp vꢓi mꢈt sꢢ lꢇnh cꢛa ngôn ngꢚ lꢙp trình Visual Basic.
Trong Microsoft Access 2010, bꢃn có thꢊ xây dꢟng cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu web và ꢋꢌa
chúng lên các SharePoint Site. Ngꢌꢞi duyꢇt SharePoint có thꢊ sꢒ dꢐng ꢘng dꢐng cꢆ sꢧ
dꢚ liꢇu cꢛa bꢃn trong mꢈt trình duyꢇt web, sꢒ dꢐng SharePoint ꢋꢊ xác ꢋꢂnh ai có thꢊ xem
nhꢚng gì. Nhiꢑu cꢎi tiꢔn mꢓi hꢜ trꢍ khꢎ nꢗng ꢋꢌa dꢚ liꢇu lên web, và cꢺng cung cꢖp lꢍi
ích trong viꢇc xây dꢟng cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu trên máy ꢋꢆn truyꢑn thꢢng.
Access 2010 giao diꢇn ngꢌꢞi dùng cꢺng ꢋã thay ꢋꢨi. Nꢔu bꢃn không quen vꢓi
Office Access 2007, Ribbon và cꢒa sꢨ danh mꢐc chính có thꢊ là mꢓi cho bꢃn. Thanh
Ribbon này thay thꢔ các Menu và thanh công cꢐ tꢭ phiên bꢎn trꢌꢓc. Cꢒa sꢨ danh mꢐc
chính thay thꢔ và mꢧ rꢈng các chꢘc nꢗng cꢛa cꢒa sꢨ Database.
Và mꢈt ꢋiꢊm mꢓi trong Access 2010, Backstage View cho phép bꢃn truy cꢙp vào
tꢖt cꢎ các lꢇnh áp dꢐng cho toàn bꢈ cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu, nhꢌ là thu gꢀn và sꢒa chꢚa, hoꢏc các
lꢇnh tꢭ Tab File.
Các lꢇnh ꢋꢌꢍc bꢢ trí trên các Tab ꢧ phía bên trái cꢛa màn hình, và mꢜi Tab chꢘa
mꢈt nhóm các lꢇnh có liên quan hoꢏc các liên kꢔt. Ví dꢐ, nꢔu bꢃn nhꢖn New, bꢃn sꢕ thꢖy
tꢙp hꢍp các nút cho phép bꢃn tꢃo ra mꢈt cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu mꢓi tꢭ ꢋꢠu, hoꢏc bꢡng cách chꢀn
tꢭ mꢈt thꢌ viꢇn cꢛa cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu các mꢩu thiꢔt kꢔ chuyên nghiꢇp.
KHOA CÔNG NGHꢀ THÔNG TIN
Trang 1
1.2 Khꢧi ꢗꢦng Access 2010
ꢅꢊ khꢧi ꢋꢈng MS Access ta có thꢊ dùng mꢈt trong các cách sau:
Cách 1: Start ꢻ (All) Programs ꢻ Microsoft Office ꢻ Microsoft Office Access 2010.
Cách 2: Double Click vào Shortcut MS Access trên Desktop, xuꢖt hiꢇn cꢒa sꢨ khꢧi ꢋꢈng
Access nhꢌ hình.
Hình 1.1: Màn hình khꢧi ꢗꢦng MS Access 2010
Cách 3: Vào Start ꢻ Run gõ vào tꢙp tin khꢧi ꢋꢈng msaccess.exe
1.3 Các thành phꢨn trong cꢩa sꢪ khꢧi ꢗꢦng
1.3.1 Thanh Quick Access
Thanh công cꢐ Quick Access: Hiꢊn thꢂ bên trái cꢛa thanh tiêu ꢋꢑ, mꢏc ꢋꢂnh thanh
Quick Access gꢉm các nút công cꢐ Save, Undo, …
Bên phꢎi cꢛa Quick Access chꢘa nút Customize, khi cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu ꢋang mꢧ, nꢔu
Click nút Customize sꢕ xuꢖt hiꢇn mꢈt menu giúp bꢃn chꢫ ꢋꢂnh các nút lꢇnh hiꢊn thꢂ trên
thanh Quick Access, nꢔu các lꢇnh không có trong menu, bꢃn có thꢊ Click nút More
Commands hoꢏc Click phꢎi trên thanh Quick Access chꢀn Customize Quick Access
Toolbar.
ꢅꢊ thêm nút lꢇnh vào Quick Access, bꢃn chꢀn lꢇnh trong khung Choose
commands from, Click nút Add ꢫClick OK.
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 2
Hình 1.2: Tùy biꢡn các nút lꢘnh cꢞa thanh công cꢟ Quick Access
1.3.2 Vùng làm viꢘc
Khi khꢧi ꢋꢈng MS Access, trong cꢒa sꢨ khꢧi ꢋꢈng, mꢏc ꢋꢂnh Tab File và
lꢇnh New trong Tab File ꢋꢌꢍc chꢀn, cꢒa sꢨ ꢋꢌꢍc chia thành 3 khung:
+ Khung bên trái gꢉm các lꢇnh trong Tab File.
+ Khung giꢚa: chꢘa các loꢃi tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu mà bꢃn có thꢊ tꢃo mꢓi.
+ Khung bên phꢎi: ꢋꢊ nhꢙp tên và chꢀn vꢂ trí lꢌu tꢙp tin mꢓi tꢃo và thꢟc thi lꢇnh
tꢃo mꢓi cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu.
Trái
Giꢚa
Phꢎi
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 3
1.3.3 Thanh Ribbon
Bên dꢌꢓi thanh tiêu ꢋꢑ, Access 2010 hiꢊn thꢂ các nút lꢇnh trên mꢈt thanh dài ꢋꢌꢍc
gꢀi là Ribbon, thanh Ribbon có thꢊ chiꢔm nhiꢑu không gian màn hình, ta có thꢊ thu nhꢪ
kích thꢌꢓc cꢛa Ribbon bꢡng cách Click nút Minimize The Ribbon
.
Hình 1.3: Thanh Ribbon
Thanh Ribbon ꢋꢌꢍc tꢃo bꢧi nhiꢑu Tab khác nhau, ꢋꢊ truy cꢙp vào mꢈt Tab bꢃn có
thꢊ Click trên nhãn cꢛa Tab hoꢏc dùng phím tꢝt. Nhꢖn phím Alt hoꢏc F10 ꢋꢊ hiꢊn thꢂ tên
cꢛa các phím tꢝt cꢛa các Tab.
Hꢠu hꢔt các Tab trên Ribbon ꢋꢌꢍc chia thành tꢭng nhóm khác nhau, mꢜi nhóm
hiꢊn thꢂ tiêu ꢋꢑ con bên dꢌꢓi cꢛa nhóm. Mꢈt sꢢ nhóm trong Ribbon có hiꢊn thꢂ nút, khi
Click nút này sꢕ xuꢖt hiꢇn cꢒa sꢨ cho phép thiꢔt lꢙp các thuꢈc tính cꢛa nhóm tꢌꢆng ꢘng.
1.3.4 Cꢩa sꢪ Properties
Cꢒa sꢨ Properties giúp bꢃn có thꢊ hiꢇu
chꢫnh thuꢈc tính cꢛa ꢋꢢi tꢌꢍng, tùy theo ꢋꢢi
tꢌꢍng ꢋang ꢋꢌꢍc chꢀn mà cꢒa sꢨ thuꢈc tính
sꢕ chꢘa nhꢚng thuꢈc tính tꢌꢆng ꢘng cꢛa ꢋꢢi
tꢌꢍng ꢋó.
ꢅꢊ mꢧ cꢒa sꢨ Properties, bꢃn chꢀn ꢋꢢi
tꢌꢍng muꢢn thay ꢋꢨi thuꢈc tính, chꢀn Tab
Design hoꢏc nhꢖn tꢨ hꢍp phím Atl +Enter.
Cꢒa sꢨ Properties ꢋꢌꢍc chia thành 5
nhóm
+ Format: Gꢉm các thuꢈc tính ꢋꢂnh
dꢃng ꢋꢢi tꢌꢍng.
Hình 1.4: Cꢩa sꢪ Properties
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 4
+ Data: Gꢉm các thuꢈc tính truy suꢖt dꢚ liꢇu cꢛa ꢋꢢi tꢌꢍng.
+ Event: Gꢉm các sꢟ kiꢇn (event) cꢛa ꢋꢢi tꢌꢍng.
+ Other: Gꢉm các thuꢈc tính giúp bꢃn tꢃo hꢇ thꢢng menu, toolbars,…
+ All: Gꢉm tꢖt cꢎ các thuꢈc tính trong bꢢn nhóm trên.
1.3.5 Thanh Navigation Pane
Navigation Pane là khung chꢘa nꢈi dung chính cꢛa cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu. Tꢭ khung
Navigation Pane, bꢃn có thꢊ mꢧ bꢖt kꢼ Table, Query, Form, Report, Macro, hoꢏc Module
trong cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu bꢡng cách Double Click vào tên cꢛa ꢋꢢi tꢌꢍng.
Bꢡng cách Click phꢎi vào tên cꢛa ꢋꢢi tꢌꢍng trong Navigation Pane, bꢃn có thꢊ
thꢟc hiꢇn các thao tác vꢓi ꢋꢢi tꢌꢍng nhꢌ: ꢋꢨi tên, sao chép, xoá, import, export mꢈt ꢋꢢi
tꢌꢍng…
Nhꢖn phím F11 hoꢏc Click vào mꢺi tên kép ꢧ góc trên bên phꢎi cꢛa khung
Navigation Pane ꢋꢊ hiꢊn thꢂ hoꢏc ꢽn khung Navigation Pane.
Hình 1.5: Navigation Pane
1.4 Cách tꢬo tꢭp tin cꢮ sꢧ dꢯ liꢘu
1.4.1 Tꢬo mꢦt cꢮ sꢧ dꢯ liꢘu mꢥi rꢰng
- Tꢃi cꢒa sꢨ khꢧi ꢋꢈng, Click nút Blank database.
- File Name: nhꢙp tên tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu, trong Access 2010, tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ
liꢇu ꢋꢌꢍc lꢌu vꢓi tên có phꢠn mꢧ rꢈng là .accdb.
- Nꢔu không chꢫ ꢋꢂnh ꢋꢌꢞng dꢩn thì mꢏc ꢋꢂnh tꢙp tin mꢓi tꢃo sꢕ ꢋꢌꢍc lꢌu trong
thꢌ mꢐc Document, ngꢌꢍc lꢃi, Click nút Browse
nút Create ꢋꢊ tꢃo tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu.
ꢋꢊ chꢫ ꢋꢂnh vꢂ trí lꢌu tꢙp tin. Click
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 5
Hình 1.6: Tꢬo CSDL mꢥi dꢬng Blank database
1.4.2 Tꢬo cꢮ sꢧ dꢯ liꢘu theo mꢱu (Template)
- Tꢃi cꢒa sꢨ khꢧi ꢋꢈng.
- Chꢀn Sample templates ꢻ chꢀn mꢈt mꢩu cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu có sꢾn.
- Trong khung File Name, nhꢙp tên tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu và Click nút Browse
ꢋꢊ chꢫ ꢋꢂnh vꢂ trí lꢌu tꢙp tin, Click nút Create ꢋꢊ tꢃo cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu.
1.5 Quꢙn lý cꢮ sꢧ dꢯ liꢘu
Sau khi tꢃo cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu, hoꢏc mꢧ mꢈt cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu thì Tab File sꢕ hiꢊn thꢂ các
lꢇnh quꢎn lý tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu.
1.5.1 Recent
Mꢐc Recent hiꢊn thꢂ danh sách các tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu ꢋꢌꢍc mꢧ gꢠn nhꢖt. Sꢢ tꢙp
tin hiꢊn thꢂ trong danh sách này mꢏc ꢋꢂnh là 9, có thꢊ thay ꢋꢨi bꢡng cách:
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 6
- Tꢃi cꢒa sꢨ làm viꢇc cꢛa Access, chꢀn Tab File.
- Chꢀn Options ꢫ Client Settings.
- Trong mꢐc Display, thay ꢋꢨi giá trꢂ cꢛa thuꢈc tính "Show This Number Of Recent
Documents".
- Click OK.
1.5.2 Mꢧ mꢦt cꢮ sꢧ dꢯ liꢘu
ꢅꢊ mꢧ mꢈt cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu ꢋã có ta thꢟc hiꢇn mꢈt trong các cách sau:
Cách 1:
+ Tꢃi cꢒa sꢨ khꢧi ꢋꢈng, trong Tab File ꢫ Open…
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 7
+ Chꢀn tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu cꢠn mꢧ ꢻ Open.
Cách 2:
Double Click vào tên tꢙp tin cꢠn mꢧ.
1.5.3 Thoát khꢲi Access
Có thꢊ thoát khꢪi Access bꢡng mꢈt trong các cách:
+ Chꢀn menu File ꢫ Exit.
+ Nhꢖn tꢨ hꢍp phím Alt + F4.
+ Hoꢏc sꢒ dꢐng nút Close trên cꢒa sꢨ Access ꢋang mꢧ.
1.5.4 Thu gꢳn và chꢴnh sꢩa cꢮ sꢧ dꢯ liꢘu (Compact & Repair Database)
Khi tꢃo thêm ꢋꢢi tꢌꢍng trong cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu thì dung lꢌꢍng cꢛa tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ
liꢇu sꢕ tꢗng lên, khi xóa mꢈt ꢋꢢi tꢌꢍng thì vùng nhꢓ cꢛa nó sꢕ rꢜng, nhꢌng không sꢒ dꢐng
ꢋꢌꢍc.
Chꢘc nꢗng Compact & Repair Database giúp thu hꢉi lꢃi phꢠn bꢈ nhꢓ bꢂ rꢜng, làm
cho tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu gꢀn lꢃi.
Cách thꢟc hiꢇn:
- Mꢧ cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu cꢠn thu gꢀn và chꢫnh sꢒa.
- Click nút Compact & Repair Database.
1.5.5 Tꢬo Password
Mꢧ cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu ꢧ chꢔ ꢋꢈ Exclusive bꢡng
cách: File ꢫ Open ꢫ Open Exclusive.
+ Chꢀn Tab File ꢻ Chꢀn lꢇnh Info
+ Click nút Encrypt with Password.
Xuꢖt hiꢇn hꢈp thoꢃi set Database Password.
+ Nhꢙp Password 2 lꢠn ꢻ OK.
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 8
1.5.6 Gꢵ bꢲ Password
- Mꢧ cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu ꢧ chꢔ ꢋꢈ Exclusive: File ꢫ Open ꢫ Open Exclusive.
- Trong Tab File, chꢀn lꢇnh Info ꢻ Click nút Decrypt Database.
1.6 Các ꢗꢶi tꢷꢸng trong cꢮ sꢧ dꢯ liꢘu trong Access
Cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu là mꢈt tꢙp hꢍp nhꢚng sꢢ liꢇu liên quan ꢋꢔn mꢈt mꢐc ꢋích quꢎn lý,
khai thác dꢚ liꢇu nào ꢋó, CSDL trong Access là cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu quan hꢇ gꢉm các thành
phꢠn: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules.
Hình 1.7: Các ꢗꢶi tꢷꢸng trong cꢮ sꢧ dꢯ liꢘu trong Access
1.6.1 Bꢙng (Tables)
Table là thành phꢠn quan trꢀng nhꢖt cꢛa tꢙp tin cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu Access, dùng ꢋꢊ lꢌu
trꢚ dꢚ liꢇu. Do ꢋó ꢋây là ꢋꢢi tꢌꢍng phꢎi ꢋꢌꢍc tꢃo ra trꢌꢓc. Bên trong mꢈt bꢎng, dꢚ liꢇu
ꢋꢌꢍc lꢌu thành nhiꢑu cꢈt và nhiꢑu dòng.
1.6.2 Truy vꢝn (Queries)
Query là công cꢐ ꢋꢊ ngꢌꢞi sꢒ dꢐng truy vꢖn thông tin và thꢟc hiꢇn các thao tác
trên dꢚ liꢇu. Ngꢌꢞi sꢒ dꢐng có thꢊ sꢒ dꢐng ngôn ngꢚ SQL hoꢏc công cꢐ QBE ꢋꢊ thao tác
trên dꢚ liꢇu.
1.6.3 Biꢹu mꢱu (Forms)
Form là công cꢐ ꢋꢊ thiꢔt kꢔ giao diꢇn cho chꢌꢆng trình, dùng ꢋꢊ cꢙp nhꢙt hoꢏc
xem dꢚ liꢇu. Biꢊu mꢩu giúp thân thiꢇn hóa quá trình nhꢙp, thêm, sꢒa, xóa và hiꢊn thꢂ dꢚ
liꢇu.
1.6.4 Báo cáo (Reports)
Report là công cꢐ giúp ngꢌꢞi dùng tꢃo các kꢔt xuꢖt dꢚ liꢇu tꢭ các bꢎng, sau ꢋó
ꢋꢂnh dꢃng và sꢝp xꢔp theo mꢈt khuôn dꢃng cho trꢌꢓc và có thꢊ in ra màn hình hoꢏc máy
in.
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 9
1.6.5 Tꢭp lꢘnh (Macros)
Macro là mꢈt tꢙp hꢍp các lꢇnh nhꢡm thꢟc hiꢇn mꢈt loꢃt các thao tác ꢋꢌꢍc qui ꢋꢂnh
trꢌꢓc. Tꢙp lꢇnh cꢛa Access có thꢊ ꢋꢌꢍc xem là mꢈt công cꢐ lꢙp trình ꢋꢆn giꢎn ꢋáp ꢘng
các tình huꢢng cꢐ thꢊ.
1.6.6 Bꢦ mã lꢘnh (Modules)
Là công cꢐ lꢙp trình trong môi trꢌꢞng Access mà ngôn ngꢚ nꢑn tꢎng cꢛa nó là
ngôn ngꢚ Visual Basic for Application. ꢅây là mꢈt dꢃng tꢟ ꢋꢈng hóa chuyên sâu hꢆn tꢙp
lꢇnh, giúp tꢃo ra nhꢚng hàm ngꢌꢞi dùng tꢟ ꢋꢂnh nghꢄa. Bꢈ mã lꢇnh thꢌꢞng dành cho các
lꢙp trình viên chuyên nghiꢇp.
Công cꢐ ꢋꢊ tꢃo các ꢋꢢi tꢌꢍng trong Access ꢋꢌꢍc tꢨ chꢘc thành tꢭng nhóm trong
Tab Create cꢛa thanh Ribbon
1.7 Thao tác vꢥi các ꢗꢶi tꢷꢸng trong cꢮ sꢧ dꢯ liꢘu
ꢅꢊ làm viꢇc trên ꢋꢢi tꢌꢍng, ta chꢀn ꢋꢢi tꢌꢍng trên thanh All Access Objects, các
thành viên cꢛa ꢋꢢi tꢌꢍng sꢕ xuꢖt hiꢇn bên dꢌꢓi tên cꢛa ꢋꢢi tꢌꢍng.
1.7.1 Tꢬo mꢥi ꢗꢶi tꢷꢸng
- Click Tab Create trên thanh Ribbon.
- Trong nhóm công cꢐ cꢛa tꢭng ꢋꢢi tꢌꢍng, chꢀn cách tꢃo tꢌꢆng ꢘng.
1.7.2 Thiꢡt kꢡ lꢬi mꢦt ꢗꢶi tꢷꢸng
- Nꢔu ꢋꢢi tꢌꢍng ꢋang ꢋóng:
+ Click phꢎi trên ꢋꢢi tꢌꢍng cꢠn thiꢔt kꢔ lꢃi.
+ Chꢀn Design view.
- Nꢔu ꢋꢢi tꢌꢍng ꢋang mꢧ:
+ Click nút Design View
.
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 10
1.7.3 Xem nꢦi dung trình bày cꢞa mꢦt ꢗꢶi tꢷꢸng
- Nꢔu ꢋꢢi tꢌꢍng ꢋang mꢧ ꢧ chꢔ ꢋꢈ Design View
+ Click nút View.
- Nꢔu ꢋꢢi tꢌꢍng ꢋang ꢋóng:
+ Click phꢎi trên tên ꢋꢢi tꢌꢍng cꢠn xem.
+ Chꢀn Open.
1.7.4 Xóa mꢦt ꢗꢶi tꢷꢸng
- Click phꢎi chuꢈt trên ꢋꢢi tꢌꢍng cꢠn xóa.
- Chꢀn mꢐc Delete trên Menu Popup.
- Hoꢏc chꢀn rꢉi nhꢖn phím Delete. Hoꢏc nút
1.7.5 ꢅꢪi tên ꢗꢶi tꢷꢸng
trên thanh công cꢐ.
- Click phꢎi chuꢈt trên ꢋꢢi tꢌꢍng, chꢀn Rename.
- Hoꢏc nhꢖn F2.
- Nhꢙp tên mꢓi.
1.7.6 Sao chép mꢦt ꢗꢶi tꢷꢸng
- Click phꢎi chuꢈt lên thành viên cꢠn chép.
- Chꢀn mꢐc Copy ꢋꢊ chép ꢋꢢi tꢌꢍng vào Clipboard.
- Click nút Paste trên thanh Menu ꢋꢊ chép vào cꢒa sꢨ Database.
- Nhꢙp tên cho ꢋꢢi tꢌꢍng sao chép.
- ꢅꢢi vꢓi kiꢊu ꢋꢢi tꢌꢍng Table, ta có thꢊ lꢟa chꢀn 1 trong 3 kiꢊu sao chép :
+ Structure Only: Sao chép cꢖu trúc.
+ Structure and Data: Sao chép cꢖu trúc và dꢚ liꢇu.
+ Append Data to Existing Table: Thêm dꢚ liꢇu vào mꢈt bꢎng ꢋang tꢉn
tꢃi.
1.7.7 Chép dꢯ liꢘu tꢺ Access sang ꢢng dꢟng khác (Export)
Có thꢊ xuꢖt dꢚ liꢇu sang cꢆ sꢧ dꢚ liꢇu Access khác, hoꢏc Excel,Word, Pdf …
KHOA CÔNG NGHꢱ THÔNG TIN
Trang 11
Tải về để xem bản đầy đủ
135 trang
26480
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình mô đun Hệ quản trị MS Access - Nghề: Tin học ứng dụng", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_mo_dun_he_quan_tri_ms_access_nghe_tin_hoc_ung_dun.pdf
