Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý phạm vi

Tổ Chức Sản Xuất

Sản Phẩm Đa Phương Tiện

Phần 3: Quản lý dự án

Quản lý phạm vi

Nguyễn Anh Hào

2015

Khái niệm

• Phạm vi: ranh giới của công việc và sản phẩm (các chuyển

giao). Để có sản phẩm thì dự án cần sử dụng nguồn lực hữu

hạn của nó để thực hiện công việc tạo sản phẩm => phải có

giới hạn phạm vi để phù hợp với nguồn lực được cấp phát.

• Quản lý phạm vi: khẳng định tất cả các công việc (và sản

phẩm) cần làm, và chỉ làm các công việc (và sản phẩm) cần

làm để hoàn tất dự án (ie, giới hạn trách nhiệm của dự án,

khẳng định những gì thuộc dự án và không thuộc dự án, và chỉ

thực hiện những gì đã được cam kết để không bị trễ hạn, lạm

chi, hoặc kém chất lượng do thiếu thời gian, kinh phí)

• Gồm các tiến trình chính:

1.Định nghĩa phạm vi yêu cầu

2.Kiễm soát sự thay đổi yêu cầu của dự án.

2

3.Giám sát và điều khiển việc thực hiện yêu cầu

1.Định Nghĩa Phạm Vi

~ Là thiết lập các phát biểu mô tả chi tiết về phạm vi

của dự án để làm cơ sở kết thúc dự án trong tương lai,

dựa trên sự cân đối giữa nguồn lực được cấp phát và

yêu cầu đối với dự án.

– Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure).

– Phát biểu định nghĩa phạm vi dự án:

1. Mô tả sản phẩm và công việc của dự án; khẳng định

những gì thuộc/không thuộc dự án.

2. Các tiêu chuẩn đánh giá, nghiệm thu cho chuyển giao.

3. Các điều khoản để thay đổi phạm vi của dự án.

3

Định Nghĩa Phạm Vi

1. Xác định các chuyển giao của dự án.

2. Thiết lập ranh giới của dự án thể hiện trên các

chuyển giao và các công việc của dự án

3. Tiến hành cam kết giữa các bên về phạm vi

của dự án – ghi thành phát biểu về phạm vi dự

án.

4

Thiết lập ranh giới của dự án

~ Ranh giới là giới hạn trách nhiệm của dự án cho việc tạo ra

MOV thông qua các sản phẩm + dịch vụ được chuyển giao từ

dự án.

MOV là giá trị sử dụng của các chuyển giao được ứng dụng

trong tổ chức thụ hưởng, do đó chỉ có những chuyển giao tạo

ra MOV mới được đưa vào phạm vi của dự án (bên trong ranh

giới trách nhiệm của dự án).

Giá trị sử dụng của chuyển giao

MOV

Chuyển giao

Mong đợi từ chuyển giao

5

Tiến hành cam kết

~ Thiết lập các cam kết một cách có cơ sở khoa học

(khả thi) giữa dự án với tổ chức thụ hưởng (hoặc giữa

những cá nhân trong nội bộ dự án).

• Nhận yêu cầu  Phân tích khả thi  đưa yêu cầu

khả thi vào BPP  tiến hành cam kết thực hiện

Mục tiêu, MOV

Nguồn lực

Phương án / Rủi ro

Trợ giúp

Khả năng

Nơi

phát

sinh

yêu

Yêu cầu

Y/c Khả thi

Based Line Project Plan

cầu





Nhóm dự án: trách nhiệm

Cam kết



6

Ví dụ về phát biểu phạm vi

Trong phạm vi dự án:

1. Cung cấp chiến lược TMĐT cho tổ chức thụ hưởng,

trong đó xác định các xử lý, sản phẩm, dịch vụ được

cung cấp trên internet. → phạm vi dịch vụ của dự án

2. Tạo ra hệ thống phần mềm hổ trợ xử lý, sản phẩm,

dịch vụ của chiến lược trên → phạm vi sản phẩm của

dự án

3. Tích hợp hệ thống phần mềm vào môi trường đang

vận hành của công ty. → phạm vi dịch vụ của dự án

Ngoài phạm vi dự án:

1. Đánh giá trình độ công nghệ hiện tại của công ty

2. Phần mềm có chức năng khai khoáng dữ liệu

7

Work Breakdown Structure (1)

~ là cấu trúc phân rã mục tiêu, yêu cầu (sản phẩm

chuyển giao) của dự án thành những thành phần đủ

nhỏ để hiểu được và làm được (công việc).

Danh từ

0.0

Sản phẩm chuyển

giao

1.0

3.0

2.0

Công việc

3.2

1.2

2.1

2.2

1.1

Động từ

8

Work Breakdown Structure (2)

1. Sản phẩm được phân rã đến mức đủ nhỏ để hiểu

nó là gì (“what”).

2. Mọi sản phẩm con ở mức thấp nhất đều được gắn

với công việc.

3. Công việc được phân rã đến mức đủ nhỏ để thực

hiện được (how).

4. Mọi công việc ở mức thấp nhất đều khả thi trong

điều kiện nguồn lực giới hạn của dự án.

5. WBS phải bảo đảm rằng các sản phẩm và các công

việc được thể hiện theo thứ tự hợp lý, không mâu

thuẩn nhau.

9

WBS: Ví dụ

Sinh nhật

0.0

Thiệp

Bánh

2.0

Nến

1.0

3.0

Đến CH1 Mua thiệp Phát thiệp

Đến CH2 Mua bánh

2.1 2.2

Đến CH3 Mua nến

1.1

1.2

1.3

3.1

3.2

10

Ví dụ: WBS

Sản phẩm PM

Phiên bản ₁

Phiên bản ₂

SR₁DD₁P₁SR₂DD₂P₂

Đn yêu cầu R₁

Thiết kế D₁

Tạo mẫu P₁

WBS cho dự án làm theo mô hình xoắn ốc

Cập nhật R₁

Cập nhật D₁

Cập nhật P₁

2. Kiểm soát sự thay đổi phạm vi

• Xem xét các yếu tố gây ra sự thay đổi phạm vi của dự

án và kiểm soát các thay đổi trên phạm vi của dự án,

để tích hợp các công việc điều chỉnh cần thiết vào kế

hoạch thực hiện dự án.

– Là một phần việc quản lý cấu hình

• Kết quả:

– Các phiên bản cập nhật BPP, WBS, Phạm vi.

– Các hành động điều chỉnh cần thiết cho phạm vi.

12

Project Requirement Management

1. Các yêu cầu phải được “review” giữa các bên tham gia trước

khi đưa vào dự án, để

– Loại trừ yêu cầu không rõ nghĩa, không giới hạn trách

nhiệm

– Yêu cầu có tính khả thi và kiểm chứng được

– Yêu cầu được cam kết.

2. Các thay đổi trên nội dung yêu cầu phải được “review” giữa

các bên tham gia trước khi đưa vào dự án.

– Ước lượng mức độ ảnh hưởng và đàm phán

– Định nghĩa, tính toán rủi ro, thông báo và lập tài liệu kiễm

soát

13

Các loại thay đổi

• Không chắc chắn về phạm vi của một yêu

cầu (Scope grope)

– Do dự án không hiểu rõ hết yêu cầu

• Tăng thêm yêu cầu (Scope creep)

– Bổ sung thêm các tiện ích

• Sửa yêu cầu (Scope leap)

– Do nhận thức không đúng, hoặc nhu cầu sử dụng

cần thay đổi

=> Xem xét các yêu cầu một cách có hệ thống

(từ môi trường → sản phẩm) để hiểu rõ, và

giải quyết vấn đề từ cơ bản đến chi tiết.

Giám sát và điều khiển: yêu cầu

• Phát hiện để loại trừ các công việc không

góp phần làm thỏa mãn các yêu cầu của

chuyển giao, kể cả các tình huống có thể

làm cản trở quá trình chuyển giao

• Phát hiện để loại trừ những nguyên nhân

gây phát sinh thêm công việc nhưng lại

không gia tăng thêm giá trị cho dự án

• Tránh được sự lãng phí, kém hiệu quả

ngay trên bản thân các hành động giám

sát và điều khiển

Project Tracking & Oversight

• Xem xét đối chiếu thành quả của dự án với các yêu cầu của

dự án để điều chỉnh lại các hoạt động của dự án hoặc thay

đổi các yêu cầu ban đầu.

1. Mức độ thực hiện dự án (kích cở, nổ lực, chi phí, thời gian

thực hiện) được giám sát, cập nhật tài liệu và đối chiếu với

yêu cầu để thiết lập các hành động sửa đổi (corrective

actions) cần thiết.

2. Các rủi ro liên quan đến chi phí, nguồn lực, kế hoạch thực

hiện và giải pháp kỹ thuật cần phải được giám sát theo dõi

để phòng tránh hoặc khắc phục.

3. Diễn biến của kết quả thực hiện (bình thường hoặc không

bình thường) được thông báo đến các bên có liên quan.

16

Tracking

• Thu thập dữ liệu về các đối tượng quan

trọng (như mức độ thỏa mãn yêu cầu của

sản phẩm, mức độ tiêu tốn kinh phí,…) để

tìm nguyên nhân cho các độ đo “bất

thường” (phân tích), và tìm biện pháp ứng

xử (điều khiển) để giúp cho dự án làm tốt

hơn (cải tiến). Các độ đo này thể hiện

trách nhiệm và sự nổ lực của các tác nhân

tham gia dự án (người lập kế hoạch, người

bảo đảm chất lượng, người thiết kế,…).

Over-sight

• Tiên đoán được hoặc khẳng định được

điều gì sẽ xãy ra cho dự án (sẽ trễ hạn, sẽ

hụt kinh phí, sẽ bị hủy,…). Phạm vi đo sẽ

là toàn bộ các chuyển giao (hướng sản

phẩm và hướng dự án) ở tất cả các mức

(trong lược đồ WBS) và các công việc

được hoạch định để cung cấp các chuyển

giao này

Đánh giá kết quả thực hiện

• Phương pháp phân tích giá trị thu về

(Earned Value Analysis)

Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý phạm vi - Nguyễn Anh Hào