Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin (Phần 1) - Phạm Nguyễn Cương
Đại học Quốc Gia Thành Phố Hồ Chí Minh
Đại học Khoa Học Tự Nhiên
Khoa Công Nghệ Thông Tin
---oOo---
GIÁO TRÌNH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN
Phạm Nguyễn Cương
2003
1
Mục lục
Phần I TỔNG QUAN.....................................................................................................7
Chương 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN........................................7
I. Hệ thống...................................................................................................................7
II. Hệ thống tổ chức....................................................................................................10
II.1
II.2
III.
Môi trường của hệ thống tổ chức (MTTC)....................................................10
Hệ thống quản lý............................................................................................11
Hệ thống thông tin (HTTT)................................................................................13
III.1 Thông tin........................................................................................................13
III.2 Nội dung thông tin .........................................................................................14
III.3 Hoạt động của hệ thống thông tin..................................................................14
III.4 Các hệ thống thông tin...................................................................................15
III.5 Biểu diễn HTTT.............................................................................................18
IV.
Các yêu cầu của một phân tích viên hệ thống....................................................21
IV.1 Kỹ năng phân tích..........................................................................................22
IV.2 Kỹ năng kỹ thuật............................................................................................24
IV.3 Kỹ năng quản lý.............................................................................................24
IV.4 Kỹ năng giao tiếp cá nhân..............................................................................25
V. Các bước phát triển HTTT thành HTTT tự động hóa............................................26
V.1
V.2
Chương 2
Các qui trình phát triển hệ thống....................................................................26
Các bước phát triển HTTT tự động hóa.........................................................32
MÔ HÌNH VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG
36
I. Mô hình..................................................................................................................36
I.1
I.2
Mô hình tĩnh và mô hình động.......................................................................36
Mục đích của mô hình hoá.............................................................................36
II. Phương pháp mô hình hoá .....................................................................................37
II.1
III.
Thành phần của một phương pháp.................................................................37
Lịch sử các phương pháp mô hình hoá..............................................................38
III.1 Thập niên 60 ..................................................................................................38
III.2 Thập niên 70 ..................................................................................................38
III.3 Thập niên 80 ..................................................................................................39
III.4 Thập niên 90 đến nay.....................................................................................40
IV.
Một số mô hình tiêu biểu ...................................................................................42
IV.1 Mô hình tổ chức.............................................................................................42
IV.2 Mô hình dòng dữ liệu.....................................................................................44
IV.3 Mô hình động.................................................................................................46
IV.4 Mô hình dữ liệu..............................................................................................48
IV.5 Mô hình hướng đối tượng..............................................................................50
V. Câu hỏi và bài tập ..................................................................................................53
Chương 3
KHỞI TẠO VÀ LẬP KẾ HOẠCH HỆ THỐNG..................................54
I. Tiến trình khởi tạo và lập kế hoạch hệ thống.........................................................54
I.1
I.2
Khởi tạo hệ thống...........................................................................................54
Lập kế hoạch hệ thống...................................................................................55
II. Đánh giá khả thi.....................................................................................................61
II.1
II.2
Khả thi về kinh tế...........................................................................................61
Khả thi về kỹ thuật.........................................................................................68
2
II.3
II.4
II.5
Khả thi về hoạt động......................................................................................71
Khả thi về lịch thực hiện................................................................................71
Khả thi hợp đồng và hợp luật.........................................................................72
Xây dựng tài liệu mô tả hệ thống.......................................................................72
III.
III.1 Kiểm tra và xác nhận tài liệu hệ thống ..........................................................74
Phần II PHÂN TÍCH.....................................................................................................75
Chương 4
XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG......................................................77
I. Mục đích khảo sát yêu cầu.....................................................................................77
II. Nội dung khảo sát ..................................................................................................77
III.
IV.
Đối tượng khảo sát.............................................................................................78
Phương pháp xác định yêu cầu ..........................................................................79
IV.1 Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầu..........................................79
IV.2 Các phương pháp mới xác định yêu cầu........................................................87
V. Đánh giá và phê phán hiện trạng............................................................................89
VI.
Chọn lựa phương án thiết kế..............................................................................90
VI.1 Phát sinh các chiến lược thiết kế....................................................................90
VI.2 Các tình huống trong việc phát sinh phương án ............................................93
VI.3 Phương pháp chọn lựa ...................................................................................96
Chương 5
MÔ HÌNH HOÁ XỬ LÝ HỆ THỐNG...................................................99
I. Biểu diễn hoạt động hệ thống ................................................................................99
I.1
I.2
Mô hình tổ chức...........................................................................................100
Mô hình tương tác thông tin ........................................................................100
II. Mô hình dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) ...........................................101
II.1
II.2
II.3
II.4
II.5
Đặc trưng .....................................................................................................101
Các khái niệm ..............................................................................................102
Các tình huống và qui định liên quan đến các khái niệm ............................105
Các hạn chế của mô hình DFD:...................................................................108
Ví dụ về mô hình DFD.................................................................................108
Các phương pháp phân tích xử lý ....................................................................110
III.
III.1 Các luật căn bản cho phân tích xử lý ...........................................................110
III.2 Các phương pháp phân tích xử lý ................................................................113
IV.
Các mức mô hình hoá xử lý.............................................................................121
IV.1 Mô hình hoá vật lý hệ thống ........................................................................121
IV.2 Mô hình hoá xử lý mức quan niệm..............................................................124
IV.3 Chuyển đổi từ sơ đồ vật lý qua sơ đồ quan niệm.........................................124
V. Quy trình mô hình hoá xử lý................................................................................127
VI.
Tự điển dữ liệu.................................................................................................133
VI.1 Định nghĩa....................................................................................................133
VI.2 Sự cần thiết của tự điển dữ liệu....................................................................133
VI.3 Nội dung tự điển dữ liệu ..............................................................................133
VII. Các sưu liệu cho mô hình quan niệm xử lý......................................................135
VII.1
VII.2
VII.3
VII.4
VII.5
Mô tả dữ liệu cơ sở ..................................................................................135
Mô tả dữ liệu cấu trúc ..............................................................................137
Mô tả dòng dữ liệu...................................................................................138
Mô tả kho dữ liệu.....................................................................................139
Mô tả ô xử lý............................................................................................141
VIII. Đặc tả xử lý......................................................................................................142
VIII.1
VIII.2
Mã giả ......................................................................................................142
Lưu đồ thuật giải......................................................................................144
3
VIII.3
Chương 6
Bảng quyết định – Cây quyết định...........................................................145
MÔ HÌNH HOÁ DỮ LIỆU...................................................................148
I. Mô hình thực thể - kết hợp (Entity Relationship Model) ....................................149
I.1
I.2
I.3
I.4
I.5
I.6
I.7
I.8
Các yếu tố cơ bản của mô hình thực thể kết hợp.........................................149
Mô hình thực thể kết hợp mở rộng ..............................................................156
Sự trừu tượng hóa trong mô hình TT-KH....................................................165
Sự trừu tượng hóa dạng phân loại................................................................166
Sự trừu tượng hóa dạng kết hợp...................................................................166
Sự trừu tượng hóa dạng tổng quát hóa.........................................................167
Đánh giá mô hình TT-KH............................................................................168
Các sưu liệu cho mô hình quan niệm dữ liệu...............................................168
II. Phương pháp luận cho phân tích ở mức quan niệm.............................................175
II.1
II.2
III.
IV.
Luật căn bản dùng cho phân tích quan niệm................................................175
Chiến lược thiết kế lược đồ..........................................................................181
Tiêu chuẩn để chọn lựa giữa các khái niệm.....................................................195
Quy tắc kiểm tra mô hình thực thể kết hợp......................................................200
V. Xác định các qui tắc quản lý (Business rule).......................................................202
Phần III THIẾT KẾ......................................................................................................205
Chương 7
I. Phân chia hệ thống...............................................................................................206
I.1 Mô tả hệ thống con ......................................................................................208
II. Xây dựng mô hình thiết kế xử lý hệ thống ..........................................................210
THIẾT KẾ XỬ LÝ ................................................................................206
II.1
II.2
II.3
Xác định các hoạt động thủ công và tự động hoá........................................211
Thiết kế vai trò thừa tác viên xử lý thông tin hệ thống................................215
Thiết kế xử lý theo lô - trực tuyến ...............................................................218
Mô hình hoá thiết kế xử lý...........................................................................220
THIẾT KẾ USE CASE..........................................................................221
II.4
Chương 8
I. Kiến trúc 3 tầng (three - layer).............................................................................221
I.1
I.2
I.3
Xác định class tầng dịch vụ người dùng (user interface layer)....................223
Xác địch class ở tầng dịch vụ tác nghiệp (business layer)...........................223
Xác định class ở tầng truy cập dữ liệu (data layer)......................................224
THIẾT KẾ FORM VÀ REPORT ........................................................225
Chương 9
I. Tiến trình thiết kế form và report.........................................................................225
II. Định dạng form và report.....................................................................................227
II.1
II.2
II.3
Các loại thông tin.........................................................................................227
Định dạng tổng quan....................................................................................227
Đánh dấu thông tin.......................................................................................228
Chương 10 THIẾT KẾ DỮ LIỆU HỆ THỐNG......................................................230
I. Thiết kế cơ sở dữ liệu luận lý...............................................................................230
Hình 7.1 tiếp theo sẽ giới thiệu cách tiếp cận của thiết kế dữ liệu.............................230
Hình 7.1: Thiết kế dữ liệu theo cách tiếp cận hai bước ..............................................230
Thiết kế luận lý cấp cao ...............................................................................................231
Quyết định về dữ liệu suy diễn ................................................................................231
Ví dụ: 231
Hình 7.2 a: Lược đồ thực thể kết hợp ..........................................................................232
Hình 7.2 b: Bảng tổng kết khối lượng ..........................................................................232
4
Hình 7.2 c: Bảng tác vụ truy vấn / khối lượng ............................................................233
Loại bỏ phân cấp tổng quát hóa...............................................................................233
Ví dụ: 234
Hình 7,3: Ví dụ về mô hình tổng quát hóa dùng thực thể tổng quát hóa .................234
Nhận xét:.........................................................................................................................234
Ví dụ: 234
Hình 7,4: Ví dụ về mô hình tổng quát hóa dùng thực thể tập con ............................235
Nhận xét:.........................................................................................................................235
Ví dụ: 236
Hình 7,5: Ví dụ về mô hình tổng quát hóa dùng mối kết hợp IS-A...........................236
Nhận xét:.........................................................................................................................236
Phân chia dữ liệu......................................................................................................237
Hình 7.6 tiếp theo sẽ giới thiệu ví dụ minh họa về việc phân chia thực thể..............237
Hình 7.6: Phân chia thực thể dọc và ngang.................................................................238
Hình 7.7: Sự phân chia mối kết hợp.............................................................................238
Gộp các thực thể & mối kết hợp..............................................................................238
Hình 7.8: Gộp các thực thể và mối kết hợp.................................................................239
Chọn lựa khóa chính ................................................................................................239
Hình 7.9: Chọn lựa khóa chính.....................................................................................240
Thiết kế luận lý cấp thấp..............................................................................................240
Loại bỏ định danh bên ngoài....................................................................................241
Hình 7.10: Loại bỏ định danh bên ngoài .....................................................................241
Hình 7.11: Ví dụ về loại bỏ định danh bên ngoài........................................................241
Loại bỏ thuộc tính đa giá trị và kết hợp...................................................................241
Hình 7.12: Ví dụ về chuyển đổi thuộc tính kết hợp ....................................................242
Hình 7.13: Ví dụ về chuyển đổi thuộc tính đa trị của thực thể..................................243
Hình 7.14: chuyển đổi thuộc tính đa trị của mối kết hợp...........................................243
Chuyển đổi thực thể.................................................................................................244
Chuyển đổi mối kết hợp...........................................................................................244
II. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý và hiệu năng ...........................................................249
II.1
II.2
II.3
II.4
II.5
II.6
II.7
II.8
II.9
Mục đích ......................................................................................................249
Mục tiêu .......................................................................................................249
Thiết kế field................................................................................................249
Phá vỡ chuẩn hoá (denormailization) ..........................................................249
Phân chia dữ liệu (partition) ........................................................................249
Tạo bản sao dữ liệu (replication) .................................................................249
Thiết kế file vật lý........................................................................................249
Tổ chức file chỉ mục ....................................................................................249
Các hưởng dẫn sử dụng chỉ mục..................................................................249
Chương 11 THIẾT KẾ THỬ NGHIỆM..................................................................250
I. Các chiến lược thử nghiệm ..................................................................................250
5
I.1
I.2
I.3
I.4
Thử nghiệm Hộp đen (black-box)................................................................250
Thử nghiệm Hộp trắng (white-box).............................................................250
Thử nghiệm trên xuống (top-down testing).................................................251
Thử nghiệm dưới lên (bottom-up testing)....................................................251
Chương 12 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG..........................................................................253
I. Các phương pháp cài đặt......................................................................................253
I.1
I.2
I.3
I.4
Cài đặt trực tiếp............................................................................................254
Cài đặt song song.........................................................................................254
Cài đặt theo vị trí..........................................................................................254
Cài đặt theo giai đoạn ..................................................................................255
II. Kế hoạch cài đặt...................................................................................................255
III. Xây dựng tài liệu hệ thống...............................................................................256
III.1 Tài liệu hệ thống ..........................................................................................256
III.2 Tài liệu người sử dụng.................................................................................257
IV.
Đào tạo và hỗ trợ người dùng ..........................................................................259
IV.1 Đào tạo người dùng hệ thống.......................................................................259
V. Bảo trì hệ thống....................................................................................................260
V.1
V.2
V.3
V.4
Chi phí bảo trì ..............................................................................................261
Các công việc bảo trì....................................................................................261
Tổ chức bảo trì.............................................................................................261
Các lọai bảo trì.............................................................................................261
Tài liệu tham khảo .........................................................................................262
(1)
6
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
Phần I TỔNG QUAN
Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. Hệ thống
Hệ thống (system) là một khái niệm được xuất phát từ rất lâu trong tự nhiên như hệ mặt
trời, hệ ngân hà,… trong sinh học cơ thể con người cũng là một hệ thống, hệ tuần hoàn
máu,…trong vật lý như hệ thống máy móc, trong hoạt động trao đổi như hệ thống thông
tin.
Một cách tổng quát hệ thống là một tập hợp các thành phần liên kết với nhau, thể hiện qua
một phạm vi (boundary) xác định, hoạt động kết hợp với nhau nhằm đạt đến những mục
đích xác định. Một hệ thống gồm có 9 đặc điểm:
Thành phần (components): một hệ thống được hình thành từ một tập hợp các
thành phần. Một thành phần là một phần đơn giản nhất hoặc là một sự kết hợp của những
phần khác nhau còn được gọi là hệ thống con (subsystem). Việc xem một hệ thống như
một tập hợp các thành phần giúp chúng ta có thể sửa đổi hoặc nâng cấp hệ thống bằng
cách thay đổi các thành phần riêng lẽ mà không cần phải thay đổi hoặc làm ảnh hưởng
đến toàn bộ hệ thống.
Liên kết giữa các thành phần (inter-related components): một chức năng hay
hoạt động của một thành phần liên kết một cách nào đó với các chức năng hay hoạt động
của những thành phần khác. Nói cách khác, đây chính là sự phụ thuộc của một hệ thống
con vào một hệ thống con khác. Ví dụ, trong hệ thống cửa hàng nước giải khát, phòng
bán hàng không thể giao hàng nếu không biết được số tồn kho được báo cáo từ kho (xem
một bộ phận như là một thành phần)
Ranh giới (boundary): hệ thống luôn có một ranh giới xác định phạm vi hệ
thống. bên trong ranh giới chứa đựng tất cả các thành phần, ranh giới giới hạn phạm vi
của hệ thống, tách biệt hệ thống này với những hệ thống khác. Các thành phần bên trong
phạm vi có thể bị thay đổi trong khi đó các sự vật bên ngoài hệ thống đó không thể bị
thay đổi.
Mục đích (purpose): tất cả các thành phần trong hệ thống hoạt động với nhau để
đạt được những mục đích toàn cục của hệ thống. mục đích này chính là lý do để tồn tại hệ
thống.
Môi trường (environment): hệ thống luôn tồn tại bên trong môi trường của nó, là
mọi thứ bên ngoài ranh giới tác động lên hệ thống, trao đổi với hệ thống, tạo đầu vào cho
hệ thống cũng như tiếp nhận đầu ra của hệ thống. Ví dụ, khách hàng
Giao diện (interfaces): là nơi mà hệ thống trao đối với môi trường.
Đầu vào (input): tất cả các sự vật cung cấp cho hệ thống từ môi trường. ví dụ;
nước giải khát mua về từ nhà cung cấp, tiền mặt thu về từ khách hàng, tài sản trang thiết
bị mua từ nhà cung cấp,…
Đầu ra (output): tất cả các sự vật mà hệ thống gởi tới môi trường, đây chính là
kết quả vận hành của hệ thống. Một đầu ra của hệ thống luôn xác định các đối tượng môi
trường mà hệ thống gởi tới. Ví dụ, nước giải khát bán cho khách hàng, tiền mặt thanh
toán cho nhà cung cấp, bảng giá gới tới khách hàng,…
7
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
Đầu vào
Phạm vi
Giao diện
Liên hệ giữa các thành phần
Đầu ra
Hình 1.
Minh hoạ về hệ thống và các thành phần của hệ thống
Ràng buộc (constraints): các quy định giới hạn ảnh hưởng tới xử lý và mục đích
của hệ thống. Những ràng buộc này có thể xuất phát từ bên trong (ví dụ: số lượng nhân
viên bị hạn chế) hoặc bên ngoài hệ thống (ví dụ: đúng ngày, điều lệ,…).
Ví dụ, hoạt động của một cửa hàng kinh doanh mua bán nước giải khát. Cửa hàng bán sỉ
và lẽ các loại nước ngọt, nước suối, rượu, bia,…Đối tượng mà cửa hàng giao tiếp là khách
hàng mua các loại nước giải khát, nhà cung cấp cung (các công ty sản xuất nước giải
khát) cấp các loại nước giải khát cho cửa hàng và ngân hàng giao tiếp với cửa hàng thông
qua việc gửi, rút và thành toán tiền mặt cho nhà cung cấp.
Cửa hàng có 3 bộ phận được xắp xếp để thực hiện các công việc khác nhau: kho dùng để
cất giữ hàng, nhập kho từ nước giải khát được giao từ các nhà cung cấp, xuất kho lên
quầy bán hàng cho nhân viên bán hàng để bán cho khách hàng và quản lý thông tin về tồn
kho hàng ngày của tất cả các loại nước giải khát. Phòng bán hàng thực hiện các công việc
bán và nhận đặt nước giải khát của khách hàng cũng như lập hóa đơn và xử lý thanh toán.
Văn phòng dùng để quản lý và theo dõi thông tin về nhập xuất, kế toán, đơn hàng và đặt
mua nước giải khát.
Xem xét cửa hàng dưới quan điểm là một hệ thống, chúng ta phân chia mỗi bộ phận là
một thành phần của hệ thống, các đặc điểm của hệ thống này được minh hoạ ở mô hình
dưới đây:
8
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
Môi trường: khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng,…
Đầu vào:
Nước giải
khát,
tiền mặt,
lao động,
tài sản,
Đầu ra:
Nước giải
khát,
tiền mặt,
bảng giá,
hóa đơn,
…
Kho
Phòng bán
hàng
….
Văn phòng
Ranh giới
Hình 2.
Xem xét cửa hàng quản lý nước giải khát như là một hệ thống
Để tổng quát hơn, chúng ta xét một ví dụ khác đó là một máy CD nghe nhạc, và xem nó
như là một hệ thống bao gồm những thành phần trong đó:
Thành phần đọc tín hiệu: tất cả thiết bị đọc từ đĩa CD và gởi ra các tín hiệu đọc
được
Thành phần khuếch đại tín hiệu: nhận tín hiệu từ thành phần đọc tín hiệu, khuếch
đại tín hiệu đó và xuất ra tín hiệu đã khuếch đại
Thành phần điều khiển tín hiệu: tập hợp các thiết bị cho phép xác lập các điều
khiển như là: điều chỉnh volumn, bass,…
Thành phần chuyển đổi tín hiệu: nhận các tín hiệu điều khiển và các tín hiệu đã
khuếch đại để sản xuất ra âm nhạc và phát ra to nhỏ tuỳ theo tín hiệu điều khiển.
Thành phần
Thành phần
khuếch đại tín
đọc tín hiệu
hiệu
Thành phần điều
khiển tín hiệu
Thành phần
chuyển đổi tín
hiệu
Xác lập điều
khiển
Âm nhạc
Hệ thống CD player
Xem một máy CD player như một hệ thống
Hình 3.
9
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
II. Hệ thống tổ chức
Khái niệm hệ thống trong bối cảnh môi trường kinh tế xã hội gồm các thành phần được tổ
chức kết hợp với nhau hoạt động nhằm đạt đến một mục tiêu kinh tế, xã hội. Trong
trường hợp này được gọi là hệ thống tổ chức kinh tế xã hội.
Các mục tiêu kinh tế xã hội thường bao gồm các mục tiêu lợi nhuận và phi lợi nhuận.
Mục tiêu lợi nhuận được đặt ra trong các hoạt động kinh doanh, ví dụ như bán hàng, sản
xuất,… Mục tiêu phi lợi nhuận thường được đặt ra trong các hoạt động xã hội, ví dụ như
các hoạt động từ thiện, y tế,… Người ta chia hệ thống tổ chức thành 3 loại như sau:
Tổ chức hành chánh sự nghiệp: hoạt động của các tổ chức thuộc loại này nhằm
mục đích phục vụ cho việc điều hành của nhà nước, phục vụ các yêu cầu của nhân dân.
Mục tiêu của các tổ chức này thường là phi lợi nhuận, ngân sách của tổ chức được cấp từ
ngân sách nhà nước và tạo ra các hoạt động, dịch vụ cho việc điều hành của nhà nước và
lợi ích của nhân dân. Ví dụ như là Uỷ ban nhân dân xã, phường, mặt trận, …
Tổ chức xã hội: hoạt động của các tổ chức này nhằm mục tiêu phi lợi nhuận, các
dịch vụ của tổ chức nhằm trợ giúp về tinh thần, vật chất cho con người mà không nhằm
mục tiêu kinh doanh. Ví dụ như là tổ chức từ thiện, hoạt động y tế, giáo dục,…
Tổ chức kinh tế: hoạt động của tổ chức này nhằm mục tiêu là lợi nhuận, hiệu quả
kinh tế. Đây là loại tổ chức chiếm đa phần trong xã hội như các doanh nghiệp, công ty, xí
nghiệp, … với đa dạng các hoạt động như là sản xuất sản phẩm, bán hàng, xuất nhập
khẩu, ngân hàng, vận chuyển, điện thoại,…
Đặc điểm chung của hệ thống tổ chức so với các hệ thống khác như là hệ thống vật lý, kỹ
thuật, sinh học,… là: của con người và có con người tham gia. Do đó, mục tiêu của chúng
là do con người định ra và thường xuyên góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển
của chúng.
II.1 Môi trường của hệ thống tổ chức (MTTC)
Hệ thống tổ chức là một hệ thống, cho nên một trong những phần quan trọng tạo thành tổ
chức là môi trường tổ chức. Đó chính là những thành phần bên ngoài tổ chức như là con
người, nhà máy, … hệ thống tổ chức khác tác động lên tổ chức nhằm cung cấp đầu vào
cũng như nhận các đầu ra của tổ chức như là hàng hóa, nguyên vật liệu, thông tin,…
MTTC được chia thành 2 loại như sau:
Môi trường kinh tế: khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng,…
Môi trường xã hội: nhà nước, công đoàn,…
Ví dụ: với hệ thống tổ chức cửa hàng nước giải khát thì môi trường tổ chức bao gồm:
Khách hàng: cung cấp tới cửa hàng các yêu cầu mua hàng, nhận hàng từ cửa hàng
và cung cấp thanh toán (tiền) cho cửa hàng.
Nhà cung cấp: nhận đặt mua nước giải khát từ cửa hàng, cung cấp nước giải khát
cho cửa hàng và nhận tiền thanh toán của cửa hàng,…
Sự tác động của môi trường lên tổ chức được biểu diễn như sau:
10
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
Môi trường
Môi trường
hàng hoá
hàng hoá
dịch vụ
tiền
Biến đổi
Thông lượng
vào
Thông lượng
ra
dịch vụ
tiền
Thông lượng nội bộ
Hình 4.
Sự tác động giữa môi trường và tổ chức
Các dòng vào và ra hệ thống được gọi là thông lượng, nội dung của thông lượng bao gồm
dòng hàng hóa, dịch vụ và dòng thông tin, dữ liệu. Sự hoạt động của hệ thống phụ thuộc
rất nhiều vào thông lượng vào và thông lượng ra của hệ thống, sự mất cân bằng của hai
thông lượng này dẫn đến sự mất cân bằng trong hoạt động tố chức, dẫn đến hoạt động của
tổ chức kém hiệu quả, trì trệ và ảnh hưởng đến sự tồn tại của hệ thống. Ví dụ, nhu cầu
mua nuớc giải khát của khách hàng nhiều hơn so với nước giải khát được nhập về từ nhà
cung cấp dẫn đến thiếu nước giải khát bán cho khách hàng, điều này làm cho hoạt động
bán hàng không đạt hiệu quả cao. Hoặc ngược lại, nuớc giải khát mua từ nhà cung cấp
nhiều hơn so với bán cho khách hàng làm cho giá trị tồn kho ngày càng lớn, dẫn đến vốn
thiếu cho các hoạt động khác.
Vấn đề đặt ra cho các hệ thống tổ chức là phải điều khiển được sự cân bằng của thông
lượng vào và ra. Làm sao để khi khách hàng đến mua thì luôn có nuớc giải khát để bán và
nuớc giải khát nhập về vừa đủ, tồn kho không quá nhiều? Để điều hành các hoạt động,
mỗi hệ thống tổ chức đều có một bộ phận để giám sát, quản lý để đảm bảo sự cân bằng
của tổ chức giúp cho tổ chức hoạt động hiệu quả và phát triển đúng mục tiêu. Bộ phận
này còn được gọi là hệ thống quản lý
II.2 Hệ thống quản lý
Là bộ phận đảm nhận hoạt động quản lý của tổ chức bao gồm con người, phương tiện,
phương pháp và biện pháp để kiểm tra nhằm đưa hoạt động của tổ chức đi đúng mục tiêu.
Ranh gii
Khách hàng
(8)
(1)
(2)
(4)
Phòng bán hàng
Văn phòng
(2)
(3)
Đơn vị
(6)
(5)
(7)
Kho
11
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
Hình 5.
Mô hình hoạt động quản lý đơn hàng của cửa hàng nước giải khát
Các dòng hàng hóa và thông tin được mô tả dưới đây:
(1): Đơn đặt mua nước giải khát của khách hàng gởi đến bộ phận bán hàng
(2): Đơn đặt mua nước giai khát đã được kiểm tra hợp lệ gởi cho văn phòng để theo dõi
và kho để chuẩn bị giao hàng
(3): Thông tin tồn kho và số lượng cần đặt để đáp ứng đơn hàng
(4): Đơn đặt hàng được lập và gởi cho đơn vị cung ứng
(5): Nước giai khát giao từ đơn vị cung ứng vào kho
(6): Phiếu nhập hàng gởi cho văn phòng để theo dõi
(7): Thông báo cho phòng bán hàng tình trạng tồn kho hiện hành
(8): Nước giải khát giao cho khách hàng
II.2.1. Cấu trúc của hệ thống quản lý
Hệ thống quản lý được phân chia theo hình tháp dưới đây, việc phân chia này không có
một ranh giới rõ ràng nó chỉ mang tính chất luận lý chứ không mang ý nghĩa tổ chức vật
lý bởi vì thực tế một nhân viên có thể vừa là lãnh đạo điều hành và tham gia quyết định
hoạt động của tổ chức, vừa là người xử lý thông tin vừa tham gia hoạt động công việc và
như vậy nhân viên đó thuộc cả ba hệ thống. Hơn nữa, một tổ chức trong thực tế thường
được tổ chức thành các phòng ban để đảm nhận các vai trò kinh doanh khác nhau như:
phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, phòng kế toán, phòng nhân sự… các phòng
ban này thường đảm nhận luôn các chức năng quản lý, xử lý thông tin và tác nghiệp.
Hệ thống
quyết định
Hệ
thống
thông
tin
Thông tin vào
Thông tin ra
Nguyên vật liệu, dịch vụ …
Hàng hoá, dịch vụ … ra
Hệ thống tác nghiệp
vào
Hình 6.
Các thành phần của hệ thống quản lý
Hệ thống quyết định: là trung tâm thần kinh của tổ chức, tập trung các con người
làm nhiệm vụ định nghĩa và xác định mục tiêu của tổ chức vươn tới, tác động lên hệ
thống tác vụ để thực hiện hoàn thành mục tiêu đó. Những người thuộc hệ thống này
thường là các lãnh đạo (Tổng giám đốc, giám đốc điều hành, giám đốc bộ phận, trưởng
phòng ban,…). Hệ thống này chiếm một phần nhỏ trong tổ chức nên biểu diễn nó là phần
đỉnh của hình tháp
12
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
Hệ thống tác nghiệp: bao gồm các con người thực hiện vật lý hoạt động của tổ
chức (trực tiếp sản xuất, thực hiện dịch vụ) dựa trên mục tiêu và phương hướng được đề
ra bởi hệ thống quyết định. Những người thuộc hệ thống này bao gồm công nhân, kỹ sư,
bác sĩ, giáo viên,… Hệ thống này chiếm phần lớn nhất trong tổ chức nên biểu diễn nó ở
phần đáy của hình tháp.
Hệ thống thông tin: bao gồm các công việc thu thập dữ liệu, thông tin; xử lý và
sản xuất thông tin; truyền tin. Đây là hệ thống trung gian nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin
của 2 hệ thống trên. những người thuộc hệ thống này là những nhân viên xử lý thông tin
của tổ chức (các nhân viên văn phòng)
Mô tả hoạt động của cửa hàng nước giải khát theo sự phân loại cấu trúc trên như sau:
Hệ thống tác vụ: thực hiện việc bán hàng của nhân viên bán hàng, thực hiện giao hàng,
kiểm tra kho, theo dõi công việc và chấm công, thực hiện phỏng vấn tuyển dụng, …
Hệ thống quyết định: mua thêm máy móc thiết bị, tuyển dụng thêm nhân viên mới, điều
chỉnh chế độ lương,…
Hệ thống thông tin: ghi nhận các số liệu nước giải khát được bán ra hàng ngày; xử lý các
báo cáo về doanh thu, tồn kho; theo dõi kế hoạch tuyển dụng nhân viên của hệ thống
quyết định,…
Chúng ta có thể đúc kết lại: một hệ thống quản lý là sự phối hợp hoạt động giữa hệ thống
công việc (bao gồm hệ thống quyết định và hệ thống tác nghiệp) và hệ thống thông tin.
Hệ thống công việc liên quan đến con người và công việc được thực hiện. Hệ thống thông
tin là một hệ thống tồn tại trong một hệ thống quản lý nhằm thu thập dữ liệu, thông tin;
quản lý chúng và tạo ra sản phẩm là thông tin phục vụ cho những đối tượng cần chúng.
III. Hệ thống thông tin (HTTT)
III.1 Thông tin
Thông tin là một khái niệm phản ánh tri thức, sự hiểu biết của con người về một đối
tượng. Ở dạng chung nhất, thông tin là một dạng thông báo nhằm mang lại cho đối tượng
tiếp nhận một sự hiểu biết nhất định nào đó, đây cũng chính là tính chất phản ánh của
thông tin. Cấu trúc của thông tin gồm: chủ thể phản ánh và đối tượng tiếp nhận.
Chủ thể phản
Đối tượng tiếp
nhận
ánh
Hình 7.
Cấu trúc thông tin
Thông tin được thể hiện thông qua vật chất chuyên chở thông tin (dạng thức trình bày
thông tin - chủ thể phản ánh), các vật chuyên chở thông thường là ngôn ngữ, chữ cái, chữ
số, ký số, bảng biểu, đĩa từ,… Còn tri thức mà thông tin mang lại gọi là nội dung thông
tin, thông tin phản ánh tri thức và sự hiểu biết nó phụ thuộc vào đối tượng nhận thông tin.
Cũng nhận được thông tin tồn quỹ tiến mặt của công ty nhưng người kế toán viên có thể
chỉ thấy được còn tiền mặt để chi trong khi cũng thông tin đó cho các chuyên gia tài chính
thì số tiền đó vần không đủ cho các hoạt động đầu tư mở rộng báng hàng trong thời gian
tới,…
13
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
Phân biệt dữ liệu và thông tin: trong một quá trình sản xuất sản phẩm, có thể ví dữ liệu
như là nguyên vật liệu và thông tin như là sản phẩm. Vậy dữ liệu là một khái niệm rộng,
thô, rời rạc và thông tin là sản phẩm của quá trình sản xuất từ dữ liệu. Do đó, cũng như
một sản phẩm thì thông tin gắn liền với giá trị sử dụng.
Sản xuất
thông tin
Sản phẩm thông
Dữ liệu
tin
Dữ liệu nhập
hàng
Báo cáo tồn
Tính toán
tồn kho
kho
Dữ liệu xuất
hàng
Hình 8.
Minh họa về sản xuất thông tin
Trong hoạt động của tổ chức thông tin phản ánh chính xác về nhịp sống kinh tế và qui mô
phát triển, cũng như triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn của các tổ chức. Trong thời đại ngày
nay, nơi mà xu hướng toàn cầu hóa đang xảy ra dẫn đến tính cạnh tranh ngày càng gay
gắt để giành lấy thị trường thì vai trò thông tin càng trở nên quan trọng và có tính quyết
định đến sự thành bại của hoạt động của tổ chức kinh doanh. Do đó, song song với việc
đầu tư sản phẩm, thị trường,… thì việc đầu tư vào tự động hóa quản lý thông tin (sản xuất
thông tin – tin học hóa hoạt động thông tin) phải được đặt lên hàng đầu của hoạt động
doanh nghiệp.
III.2 Nội dung thông tin
Trong hoạt động của tổ chức quản lý, thông tin được phân theo hai loại là:
Thông tin tự nhiên: thông tin viết (văn bản), thông tin hình ảnh (tranh ảnh, sơ đồ,
biểu đồ,…), thông tin miệng (lời nói), thông tin âm thanh, xúc giác,…
Thông tin cấu trúc: là các thông tin được chọn lọc từ các thông tin tự nhiên, cô
đọng và được cấu trúc hóa dưới dạng các đặc trưng cụ thể, ví dụ như cấu trúc về mặt
hàng, khách hàng,… thông tin cấu trúc có một số ưu điểm sau:
Truyền đạt nhanh hơn, độ chính xác và tin cậy cao, chiếm ít không gian
Có thể tính toán, xử lý theo thuật giải
III.3 Hoạt động của hệ thống thông tin
Hoạt động sản xuất thông tin cũng tương tự như hoạt động sản xuất một loại sản phẩm.
Nó bắt đầu từ một đối tượng có nhu cầu thông tin, sau đó thực hiện việc xử lý và tạo ra
sản phẩm thông tin đáp ứng yêu cầu. Quy trình tóm tắt được mô tả dưới đây:
14
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
Xác định dữ liệu: dựa vào yêu cầu thông tin từ đối tượng yêu cầu, xác định dữ liệu
nào cần thiết cho việc xử lý thông tin (tập tin, cơ sở dữ liệu, chứng từ sổ sách)
Tham khảo và thu thập dữ liệu: tham khảo dữ liệu đã được xác định ở bước trước,
nếu các dữ liệu đó nằm ở ngoài môi trường thì thực hiện việc thu thập. Kết quả của giai
đoạn này thu thập được tất cả nội dung dữ liệu cần thiết để định dạng thông tin.
Tổ chức xử lý dữ liệu: tính toán, điều chỉnh dạng thông tin, tạo kết xuất.
Chuyển thông tin: chuyển thông tin đến các đối tượng yêu cầu thông qua các
phương tiện truyền thông nếu có (fax, mail, thư tín,…).
Truyền đạt thông tin: nếu cần thiết phải tổ chức truyền đạt thông tin cho các đối
tượng yêu cầu để làm rõ kết quả xử lý thông tin so với yêu cầu.
Đối tượng truy cập
thông tin
Truyền đạt
thông tin
Các yêu cầu
thông tin
Chuyển thông
tin
Tổ chức, xử
lý dữ liệu
Tham khảo
dữ liệu
Xác định dữ
liệu cần thiết
Thông tin
Thu thập,
điều chỉnh dữ
Dữ liệu
hoạt động
Nguồn thông tin dữ liệu
bên ngoài
Thành phần
Hình 9.
Sơ đồ hoạt động xử lý thông tin
III.4 Các hệ thống thông tin
Trong môi trường hoạt động của hệ thống tổ chức, có nhiều loại người khác nhau có thể
tham gia vào việc phát triển HTTT. Tuỳ theo mức độ, trình độ và nhu cầu thông tin. Do
đó, HTTT được phân thành nhiều loại khác nhau để chuẩn hoá việc xử lý thông tin đáp
15
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
ứng tốt nhất cho các đối tượng sử dụng nó. Việc phân cấp này dựa trên tính năng của hệ
thống hoặc công nghệ được sử dụng để xây dựng hệ thống. Các phân loại hệ thống khác
nhau đòi hỏi sử dụng các phương pháp, kỹ thuật và công cụ khác nhau để phát triển.
Người ta có thể chia HTTT thành ít nhất 4 cấp như sau:
III.4.1. Hệ thống thông tin tác vụ (Transaction Processing Systems - TPS):
Đặc điểm: đây là thông tin ở cấp thấp nhất, thông tin ở cấp này là cơ sở để xử lý và hình
thành thông tin ở cấp cao hơn. Các thông tin ở cấp này liên quan trực tiếp đến các hoạt
động tác nghiệp của các nhân viên trong tổ chức (VD: thông tin về sản phẩm, khách hàng,
thông tin về hóa đơn bán hàng cho khách hàng hàng ngày của công ty,…). Việc xử lý
thông tin ở mức này chủ yếu là ghi nhận, tìm kiếm, phân loại thông tin để sắp xếp và tổ
chức lưu trử thông tin nên việc xử lý thông tin ở mức này không phức tạp và đòi hỏi
không cao. Tuy nhiên, khối lượng thông tin hằng ngày có thể rất lớn và chiếm một tỉ lệ
cao trong toàn bộ HTTT.
Mục đích của việc phát triển TPS cải tiến bằng việc tăng tốc độ xử lý giao tác, sử dụng ít
nhân lực hơn, cải tiến tính hiệu quả và độ chính xác, tích hợp với các HTTT tổ chức khác
hoặc cung cấp thông tin không có trước đó.
Đối tượng: phục vụ cho nhân viên thực thi tác vụ của hệ thống
III.4.2. Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS)
Đặc điểm: đây là hệ thống các báo biểu báo cáo được tổng kết từ HTTT tác vụ nhằm đáp
ứng cho việc theo dõi, quản lý, đánh giá về tình hình và hoạt động của hệ thống hiện hành
của các cấp lãnh đạo bậc trung như các trưởng, phó phòng, lãnh đạo của những chi nhánh.
Hoạt động của MIS là thu thập thông tin đến từ môi trường và đọc dữ liệu từ hệ thống
TPS mô tả tình trạng hiện tại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp rồi chuyển đổi nó
thành các kết xuất dạng tổng hợp có ý nghĩa. (VD: báo cáo doanh thu của từng mặt hàng
trong từng tháng, báo cáo tình hình công nợ của từng khác hàng, thống kê tình hình mua
nguyên vật liệu,…). Thông thường các báo cáo này được sử dụng để theo dõi trong một
thời gian ngắn: ngày, tuần, tháng, quý, năm.
Đôi lúc các nhà quản lý không biết chính xác những gì họ cần hoặc họ phải sử dụng thông
tin như thế nào. Do đó, các phân tích viên cũng phải có một hiểu biết nhất định về công
việc quản lý và TPS, đề xuất các dạng thức tổng hợp và khai thác thông tin.
Đối tượng: các nhà quản lý bậc trung như các trưởng, phó phòng và các lãnh đạo của các
chi nhánh.
III.4.3. Hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS)
Đặc điểm: DSS được thiết kế để giúp đỡ các nhà quản lý có cơ sở để quyết định các hoạt
động của hệ thống tổ chức. Thay vì tổng hợp dữ liệu như MIS, DSS cung cấp một môi
trường tương tác giúp cho các nhà ra quyết định có thể thao tác một cách nhanh chóng dữ
liệu và mô hình của các hoạt động quản lý. DSS bao gồm một CSDL (có thể trích ra từ
TPS hoặc MIS), các mô hình toán học hoặc đồ họa của những tiến trình quản lý, và một
giao diện người dùng. DSS có thể sử dụng dữ liệu quá khứ để đánh giá về các tình huống
thay thế hoặc tình huống chọn lựa trong tương lai.
EIS (Executive Information Systems): là một dạng thức của DSS. Thông tin được tổ chức
ở cấp cao nhất, nhấn mạnh khả năng không cấu trúc cho các nhà lãnh đạo cấp cao như
ban giám đốc có thể bắt đầu việc khai thác dữ liệu ở mức độ tổng hợp cao rồi đi xuống
các vùng dữ liệu chi tiết xác định để theo dõi hoạt động của từng chi nhánh và của toàn
16
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
bộ công ty theo từng yêu cầu riêng biệt. Từ đó, họ có một cái nhìn tổng thể và có đầy đủ
cơ sở thông tin để hoạch định chiến lược phát triển của công ty.
Đối tượng: các nhà quản lý cấp cao, các nhà phân tích kinh doanh của công ty
DSS, ES
MIS
TPS
Hình 10.
Mô hình tháp các mức độ HTTT
III.4.4. Hệ thống chuyên gia (ES - Expert Systems)
Đặc điểm: là hệ thống cố gắng hệ thống hóa và thao tác tri thức hơn là thông tin. Luật if-
then-else hoặc các dạng thức trình bày tri thức khác mô tả cách mà các chuyên gia sẽ tiếp
cận các tình huống trong một lãnh vực cụ thể của bài toán. Hoạt động của ES là người
dùng làm việc thông qua một hộp thoại tương tác. ES đặt ra câu hỏi và người dùng trả lời,
dựa vào kết quả trả lời, ES sẽ cung cấp các đề nghị dựa vào các luật.
Đối tượng: các lãnh đạo, chuyên gia, các nhà hoạch định chiến lược
Bảng tổng kết các loại HTTT
Loại IS
Đặc tính HTTT
Phương pháp phát triển
TPS
Dung lượng cao, trọng tâm là thu thập dữ hướng xử lý; bao gồm việc
liệu; mục tiêu là hiệu quả của việc hoạt thu thập, hợp lệ hóa và lưu
động và xử lý dữ liệu; giao tiếp với các trữ dữ liệu và sự di chuyển
TPS khác
dữ liệu giữa mỗi thành phần
MIS
Tổng hợp và tích hợp dữ liệu; có thể bao hướng dữ liệu; liên quan với
gồm luôn dự báo dữ liệu tương lai từ xu việc hiểu những quan hệ
hướng quá khứ;…
giữa dữ liệu vì vậy dữ liệu
có thể trược truy cập và
tổng hợp trong nhiều cách;
xây dựng một mô hình dữ
liệu hỗ trợ nhiều nhu cầu sử
dụng khác nhau.
DSS
ES
Cung cấp chỉ dẫn trong việc nhận dạng bài hướng dữ liệu và logic
toán, tìm kiếm và đánh giá các tình huống quyết định; thiết kế đối
thay thế, và chọn lựa hoặc so sánh các tình thoại
huống; thường bao gồm luôn các bài toán
bán cấu trúc
Cung cấp những trợ giúp có tính chuyên hướng logic quyết định
gia bằng việc hỏi người sử dụng tuần tự chuyên môn hóa bằng cách
những câu hỏi dựa vào những câu trả lời tri thức được gợi ý từ các
trước đó để dẫn dắt tới một kết luận hoặc chuyên gia và được mô tả
17
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
một đề nghị.
bằng các luật hoặc bằng các
dạng thức khác.
Mô hình tháp trên minh họa cho thấy sự khác nhau về thông tin ở các mức về khối lượng
thông tin, thời gian đáp ứng thông tin (có những thông tin phải được cung cấp hằng ngày,
những thông tin khác thì hàng tháng, quý,…) và về độ chắc chắn của thông tin (thông tin
về công nợ thì độ chính xác phải là 100%, còn thông tin về đánh giá doanh thu các chi
nhánh ở công ty thì không cần chính xác 100%). Tuy nhiên, các mức độ này trong một tổ
chức phải phù hợp với mô hình hoạt động của tổ chức nhằm cung cấp các sản phẩm thông
tin cần thiết nhất với mục đích và đối tượng của tổ chức đó.
HTTT trong một đơn vị tổ chức có thể bao gồm một vài khía cạnh của mỗi loại HTTT,
tuy nhiên không có sự phân biệt một cách tường minh các chức năng nào thuộc loại nào.
Với vai trò một người phân tích, chúng ta nên nên khảo sát và phân định nhu cầu trên mỗi
loại để có thể áp dụng các phương pháp, kỹ thuật công nghệ và các công cụ liên quan đến
mỗi loại thích hợp nhằm làm cho việc phát triển và khai thác HTTT đạt hiệu quả cao.
III.5 Biểu diễn HTTT
Một HTTT được biểu diễn qua các đặc trưng: các thành phần của HTTT và các mức nhận
thức về HTTT:
Các mức nhận thức về HTTT
Quan niệm
Tổ chức
Vật lý
Các thành phần của HTTT
Xử lý
Dữ liệu
Bộ xử lý Con người Truyền
Hình 11.
Các trục biểu diễn HTTT
III.5.1. Các mức nhận thức về HTTT
Các mức độ con người phản ánh về một HTTT, nói cách khác là các mức độ tiếp cận trừu
tượng hoá khác nhau về hệ thống.
Quan niệm: HTTT được biểu diễn ở mức độ luận lý, trừu tượng hóa, mức độ này HTTT
chỉ thể hiện được là có những gì? Mà không mô tả nó thực hiện ở gốc độ vật lý, ngôn ngữ
lập tình nào?...
Do đó, câu hỏi chính được đặt ra là “cái gì ?” để xác định yêu cầu của hệ thống. Các ngôn
ngữ và mô hình dùng để biểu diễn ở mức này chủ yếu là biểu diễn yêu cầu của hệ thống,
do vậy nó độc lập với tin học và các phương tiện lưu trữ vật lý.
Vật lý: mô tả HTTT một cách cụ thể với một môi trường được chọn lựa, do đó nó được
mô tả liên quan đến các thiết bị tin học: phần cứng, phần mềm, ngôn ngữ cài đặt, mạng
máy tính, cơ sở dữ liệu,…
Câu hỏi chính được đặt ra là “như thế nào ?” với mục đích là xác định cụ thể cách thức
thực hiện hệ thống.
Tổ chức: là mức mô tả trung gian giữa quan niệm và vật lý, xác định sự phân bố dữ liệu
và xử lý trên các bộ xử lý và sự truyền thông giữa các bộ phận, xử lý.
18
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
Câu hỏi chính được đặt ra là “Ai? ở đâu? Bao giờ?” với mục đích là xác định cách thức tổ
chức xử lý.
Yêu cầu HTTT
mới
Quan niệm
Hệ thống quan niệm
(luận lý) hiện tại
Hệ thống quan niệm
(luận lý) mới
Tổ chức
Vật lý
Hệ thống vật lý hiện
tại
Hệ thống vật lý mới
Hình 12.
Trình tự mô hình hóa HTTT
Để biểu diễn một HTTT trong trình tự phát triển, bước đầu tiên là biểu diễn mức độ vật lý
của hệ thống hiện tại nhằm xác định rõ cách thức hoạt động của hệ thống hiện hành: hoạt
động như thế nào?, được bố trí ở những bộ phận đơn vị nào, sử dụng công nghệ gì? kỹ
thuật gì? do ai thực hiện? dùng phương tiện gi? thời gian? ... mức biểu diễn này giúp để
nhận biết tình trạng hiện hành đang hoạt động của hệ thống.
Hệ thống quan niệm hiện tại là bước kế tiếp bằng cách chuyển đổi từ hệ thống vật lý hiện
tại qua việc loại bỏ đi tất cả các khái niệm về kỹ thuật, công nghệ, ngôn ngữ, phương
tiện… mà chỉ chú trọng đến bản chất, nội dung của hệ thống độc lập cách thức cài đặt,
giúp cho người phân tích tìm ra được các tồn tại bên trong hệ thống hiện hành làm cho hệ
thống hoạt động kém hiệu quả, để đề xuất cải tiến mà không chịu ảnh hưởng quá nhiều
vào các yếu tố vật lý vốn là một trong những lý do làm cho hệ thống hoạt động kém hiệu
quả.
Dựa vào hệ thống quan niệm hiện tại cùng với các yêu cầu cho hệ thốg mới được xác
định. Hệ thống quan niệm mới là hệ thống được chỉnh sửa từ hệ thống quan niệm hiện tại
bằng cách bổ sung hoặc loại bỏ các khái niệm không phù hợp hoặc không còn hiệu quả để
đáp ứng được các yêu cầu mới đặt ra. Hệ thống mới này cũng chỉ mô tả bản chất và nội
dung thực hiện chứ chưa mô tả cách thức thực hiện sử dụng công cụ, phương tiện, cách
bố trí trên những tài nguyên nào,…
Hệ thống vật lý mới là sự hiện thực hóa hệ thống quan niệm mới trong một môi trường
(tương lai) cụ thể. Môi trường này chỉ ra cách thức thực hiện hệ thống mới với một giải
pháp phần cứng, con người, ngôn ngữ, các yếu tố vật lý sẽ đầu tư cho hệ thống mới,…
Đây chính là mô hình hệ thống sẽ được áp dụng trong tương lai nhằm mong muốn đem
lại hiệu quả cao trong hoạt động của doanh nghiệp.
19
Phần 1 - Tổng quan
Chương 1 -Tổng quan về Hệ thống thông tin
III.5.2. Các thành phần của HTTT
HTTT được mô tả thông qua 5 thành phần: dữ liệu, xử lý, bộ xử lý, con người, truyền
thông. Trong 5 thành phần này thì thành phần dữ liệu và xử lý đóng vai trò quan trọng
nhất và chiếm phần lớn nhất trong quá trình nghiên cứu và phát triển hệ thống.
Dữ liệu: phản ánh khía cạnh tĩnh của HTTT bao gồm các dữ liệu, thông tin được lưu trữ
và khai thác nhằm phản ánh tình trạng quá khứ, hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Có thể phân chia dữ liệu thành 2 loại sau:
Dữ liệu tĩnh: là dữ liệu ít biến động, ít thay đổi và có một chu trình sống dài trong
hệ thống, nó phản ánh các đối tượng cấu trúc, tài sản, nhân viên, hàng hoá,… của doanh
nghiệp mà chúng ta thường gọi là danh mục. Trong quá trình xem xét hoạt động xử lý của
HTTT thì các dữ liệu này thường ít liên quan đến các quyết định ý nghĩa. Ví dụ: danh
mục hàng hoá, danh sách nhân viên, phòng ban, qui tắc, qui định,…
Dữ liệu biến động: là các dữ liệu phản ánh các giao dịch xảy ra trong hoạt động
kinh doanh, dịch vụ. Các dữ liệu này thường biến đổi và có tần suất cập nhật cao, chu
trình sống được xác định từ khi tạo mới cho đến khi hết báo cáo cuối cùng khai thác dữ
liệu. Ví dụ: đơn đặt hàng, hóa đơn, giao hàng, thu chi, sản xuất,…
Xử lý: phản ánh khía cạnh động của HTTT, mô tả quá trình thông tin được tạo ra, biến
đổi và bị loại bỏ khỏi HTTT với các mục đích sau:
Sản xuất các sản phẩm thông tin mới dựa trên thông tin dữ liệu tồn tại dựa trên các
dạng thức đã được xác định như các chứng từ (hoá đơn, đơn đặt mua hàng,…), các báo
cáo, bản thống kê,…
Cập nhật: tạo mới, chỉnh sửa hoặc huỷ bỏ một thông tin, dữ liệu
Vận chuyển thông tin từ một vị trí này sang vị trí khác: ví dụ như là gởi một thông
báo, đơn đặt hàng,…
Tính chất của xử lý phụ thuộc vào:
Áp dụng một quy tắc thủ tục định sẳn của doanh nghiệp hoặc của môi trường(quy
định VAT, cách tính lương,…)
Diễn ra theo một thứ tự: lập thanh toán rồi lập giao hàng
Dữ liệu tĩnh
TT, DL khai thác
Dữ liệu động
TT, DL khai thác
TT, DL thu thập
TT, DL lưu
Xử lý
TT, DL thu thập
từ bên ngoài
TT chuyển giao
Nguồn cung cấp
Nguồn khai thác
Hình 13.
Mô hình tương tác giữa dữ liệu và xử lý
Con người: là những người có vai trò trong việc điều hành và sử dụng HTTT, chúng ta
chia thành hai nhóm:
20
Tải về để xem bản đầy đủ
147 trang
24400
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin (Phần 1) - Phạm Nguyễn Cương", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_phan_tich_thiet_ke_he_thong_thong_tin_phan_1_pham.pdf
