Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý rủi ro - Nguyễn Anh Hào
Tổ Chức Sản Xuất
Sản Phẩm Đa Phương Tiện
Phần 3: Quản lý dự án
Quản lý rủi ro
Nguyễn Anh Hào
2015
Khái niệm
• Rủi ro là sự kiện (biến cố) không chắc chắn xãy ra, mà nếu có
xãy ra thì nó sẽ có tác động tốt hoặc xấu đến dự án.
– Phát sinh từ nhận thức về tương lai, dựa trên ước lượng, giả
định hoặc đặc điểm nguồn lực, thời hạn và yêu cầu.
• Quản lý rủi ro là “các tiến trình có tính hệ thống để xác định,
phân tích và ứng phó với các rủi ro, để tận dụng tối đa khả
năng xuất hiện và tác động của các biến cố tích cực, đồng thời
giảm thiểu tối đa khả năng xuất hiện và tác động của các biến
cố tiêu cực”.
• Mặc dù rủi ro có thể tạo ra các tác động xấu đến dự án, nhưng
dự án cũng cần xem xét và tận dụng tác động tốt hoặc các cơ
hội phát sinh từ rủi ro (ie, không cố gắng tránh tất cả các rủi ro).
• Đối với các rủi ro có tác động xấu đến dự án, hoạt động phòng
ngừa cần phải được ưu tiên hơn các hoạt động khắc phục rủi
ro.
1.Xác định rủi ro
~ là xác định và thiết lập danh sách các nguy cơ
(threats) và cơ hội (opportunities) có ảnh hưởng đến
dự án.
Framework:
Internal
1. Các rủi ro tác động đến MOV cần
phải được xem xét trước tiên.
2. Xem xét các rủi ro tác động lên
các mục tiêu quản lý chất lượng,
phạm vi, thời gian, và chi phí.
3. Xem xét các yếu tố tác động từ
môi trường bên trong và bên
ngoài của dự án.
External
Risk Framework
Kỹ thuật xác định rủi ro
• Learning cycle. Dựa trên các sự kiện đã biết, các giả định và
nghiên cứu để tìm các rủi ro có thể xảy ra đối với dự án. Các rủi
ro này được giả lập để đo mức độ ảnh hưởng, và để xác định
cách phòng ngừa.
• Cause & Effect. Kỹ thuật phân tích rủi ro dựa trên các quan hệ
nguyên nhân – hậu quả, các yếu tố được phân loại chính-phụ, và
diễn tả bằng lược đồ Ishikawa
• Brainstorming. Dựa trên các ý kiến phát sinh từ nhiều quan điểm
(của nhiều người) khác nhau về dự án để phân loại các rủi ro và
mức độ ảnh hưởng đến dự án. Đây là một phương pháp làm việc
theo nhóm.
• Delphi Technique. Sử dụng phương tiện hổ trợ làm việc nhóm,
dùng “bí danh”, và ý kiến của 1 người sẽ được chuyển cho người
khác để góp ý thêm.
• Interviewing. Phỏng vấn những người có nhiều kinh nghiệm trong
dự án hoặc tương tự. Kỹ thuật này phụ thuộc rất nhiều vào trình
độ của người được phỏng vấn và người phỏng vấn, cũng như
cách phỏng vấn.
Giám sát các thay đổi
Các thay đổi không được chuẩn bị trước thường là
nguyên nhân của các rủi ro. Có 4 loại thay đổi
chính gây ra rủi ro:
1. Con người. sự nổ lực của mỗi cá nhân phụ thuộc
vào tâm lý, sức khỏe, hoàn cảnh,cơ hội thăng
tiến,… nếu có thay đổi trong các yếu tố này, sự nổ
lực cá nhân cho công việc sẽ bị thay đổi (trễ hạn).
2. Công nghệ. Vai trò của công nghệ đối với các tiến
trình là trợ giúp phương pháp tối ưu cho các xử lý,
đồng thời chuẩn hoá các hoạt động nhân công.
Thay đổi công nghệ có thể gây rủi ro do nhận thức
chưa đầy đủ ở cả 2 khía cạnh: tích hợp hệ thống,
và ứng dụng.
Giám sát các thay đổi
3. Cấu trúc dự án. Dự án là một hệ thống có cấu
trúc liên kết nhiều thành phần, vd: liên kết các
tiến trình, các stakeholders, users và người phát
triển,… Nếu có sự thay đổi trong cấu trúc liên kết
này, cơ chế vận hành của dự án sẽ bị ảnh hưởng
lớn.
4. Công việc. Các kế hoạch công việc được biết
sớm là cơ sở để chuẩn bị cho công việc gồm
nhiều hoạt động như nghiên cứu, tập huấn, tìm
công cụ, sắp xếp lịch cá nhân,...; thay đổi về
công việc thường làm bỏ đi những gì đã được
chuẩn bị (đã quen) trước đây để làm công việc
mới → thiếu sự chuẩn bị trước dẫn đến thiếu sót
trong công việc
2.Phân tích & đánh giá rủi ro
• Là tiến trình xác định mức độ tác động của các rủi
ro đến dự án (có thể tích cực hoặc tiêu cực), để
quyết định có cần thiết lập các hoạt động phòng
ngừa, khắc phục hay không.
• Mục đích của phân tích rủi ro là xác định khả năng
xuất hiện của các rủi ro và mức độ tác động của
rủi ro lên dự án.
• Mục đích của đánh giá rủi ro là để xác định thứ tự
ưu tiên của các rủi ro để đối phó có hiệu quả nhất.
Expected value
• Xem xét giá trị của các rủi ro đối với dự án (A*B), dựa trên xác
suất xảy ra (A) và ảnh hưởng của từng rủi ro (B) lên dự án. A*B
là khả năng thu được giá trị ảnh hưởng từ các rủi ro.
Xác suất Thưởng /
Điểm
Thời hạn hoàn thành
( A )
Phạt ( B ) (A * B)
Dự án hoàn tất sớm hơn 20 ngày 5 %
Dự án hoàn tất sớm hơn 10 ngày 20 %
$ 200,000 $ 10,000
$ 150,000 $ 30,000
$100,000 $ 50,000
Dự án hoàn tất đúng thời hạn
Dự án hoàn tất trễ hơn 10 ngày
Dự án hoàn tất trễ hơn 20 ngày
50 %
20 %
5 %
-
-
- $ 50,000 - $ 3,000
(các rủi ro độc lập nhau)
100 %
Decision tree
• Ví dụ: để quyết định chọn Full test hay Limited test, dự án cần
phân tích 2 phương án testing này.
• Full test cần $10,000 để test 95% số lỗi, 5% lỗi còn lại nếu bị
phát hiện thì dự án sẽ phải chi thêm $2,000 để sửa lỗi. Như vậy
xác suất để sản phẩm được chấp nhận là 95% với chi phí
$10,000.
• Đối với Limited test, xác suất được chấp nhận chỉ có 30% với
chi phí kiểm thử và sửa lỗi là $8,000.
• Vấn đề đối với người quản lý dự án là chọn phương án rủi ro
cao (Limited test) để có lợi nhuận lớn hay ngược lại.
Decision tree
EV(FullTest) = 0.95I1+0.05I2
= 10100
I1 = 10000+0
= 10000
Pa
$ 0
95%
5%
I2 = 10000+2000
= 12000
Full test
$10000
+ $2000
Testing
system
I3 = 8000+0
= 8000
?
Pass
$0
30%
0%
Limited test
$8000
I4 = 8000+8000
= 16000
Fa
+ $8000
EV(LimitedTest) = 0.3I3+0.7I4
= 8000+5600 = 13600
Ví dụ
Dự án có các công việc được cho trong hình. Các rủi ro tác động lên
các công việc được đo bằng xác suất. Hãy xác định độ tin cậy của kế
hoạch khi ước tính thời gian hoàn thành dự án là 9 tháng.
A
D
B
C
CV
A
t/gian xác suất trễ hạn xs trễ
4 tháng
5 tháng
3 tháng
5 tháng
0.8
0.9
0.9
1
1 tháng
2 tháng
1 tháng
0
0.2
0.1
0.1
0
B
C
D
Ví dụ
Các sự kiện hoàn tất công việc thể hiện dạng cây:
TED = 9, TEC=8 T = 9, xs=1*0.9
0.8*0.9
A(4),B(5)
A(4),B(7)
A(5),B(5)
A(5),B(7)
D(5), C(3)
0.8*0.1
T > 9 xs (T≤9) =0
TED = 9, TEC=9 T=9, xs=1*0.1
0.2*0.9
0.2x*0.1
D(5), C(4)
1*0.1
P(T≤9)=(0.9 + 0.1) * 0.8 * 0.9 = 0.72
PERT – Action duration
• Ước lượng trung bình PERT dựa trên phân phối xác suất
Beta (β-distribution), hoặc đơn giản là phân phối xác suất
chuẩn (Normal-distribution). Vì xác xuất nằm ngoài đoạn
[μ-3σ, μ+3σ] không đáng kể (<0.003), nên:
p o
p o 4m
Variance( 2 ) ( )2
Mean()
ET
6
6
p
o
o
p
p
m
o
m
m
PERT – Action duration
o p 4m
p o
Công
việc
σ2
ET
o p m
6
6
A
B
1 3
2 4
1 5
2
3
3
2
3
3
1/3
1/9
1/9
4/9
1/3
2/3
1
C
A,B→C
D
2 8
3 7
2
5
3
5
1
A→D
E
2/3
4/9
C,D→E
Chú thích: o,p,m và ET được tính bằng tuần
PERT – Project duration
• Giả định 1: Thời gian hoàn thành dự án được xác định
bằng thời gian trung bình để hoàn tất các công việc trên
critical path của dự án đó.
Mean critical path (CP): thời gian hoàn tất CP = tổng thời
gian trung bình μ(t) để hoàn tất mỗi công việc trên CP.
• Giả định 2: Thời gian hoàn tất một công việc có phân
phối xác suất độc lập với thời gian hoàn tất các công
việc khác.
• Giả định 3: Phân phối xác suất cho thời gian hoàn tất
toàn bộ dự án là phân phối xác xuất chuẩn (normal
distribution)
μ(T) của dự án = ∑ μi(t) của cvi trên CP
σ2(T) của dự án = ∑ σi2(t) của cvi trên CP
PERT – Project duration
(3,5,6,1)
(2,2,3,1)
A
CP = B(3)→C(3)→E(5)
D
μ = 3+3+5 = 11 tuần
σ2 = 1/9+4/9+4/9 = 1
σ = 1
(5,11,11,0)
E
B
C
(3,3,3,0)
(3,6,6,0)
• Vấn đề: Nếu dự án cần hoàn tất trong vòng 12 tuần thì
xác suất hoàn thành dự án trong khoản thời gian 12
tuần là bao nhiêu, ie: với X=12 là dead-line của dự án,
P(T ≤X) = ?
P(T ≤ 12)
PERT – Project duration
CP = B(3)→C(3)→E(5), μ = 11, σ2 = 1, σ = 1
T: thời điểm hoàn thành dự án, X: dead-line của dự án
σ
μ
2σ
μ
Hàm pp xs P(T)
Hàm xs P(T<X)
• Để tính P(T≤X), ta tính độ lệch z = (X-μ) /σ và tra bảng hoặc
dùng hàm NORMDIST() của excel để tính:
– P(T ≤ X) = P(Normal ≤ z) = 1 - P(Normal > z)
– Với X=12: z = (12–11)/1 = 1 → tra bảng → P(T ≤ 12) ≈ 0.84
Bảng tra cứu phân phối xác suất chuẩn
3.Giám sát & đối phó rủi ro
• Khi kế hoạch quản lý rủi ro được thiết lập, (vào thời điểm
này rủi ro chưa xãy ra), các biểu hiện của rủi ro cần phải
được giám sát liên tục theo thời gian để phát hiện rủi ro
và để kích hoạt kịp thời các hoạt động đối phó với rủi ro
R1
R2
“Triệu chứng
của R2”
Đã xãy ra
Sẽ xãy ra
Thời gian
T1
T2
T3
T4
Thực thi kế hoạch
phòng ngừa.
Thực thi kế hoạch
khắc phục.
Giám sát & đối phó rủi ro
• Đối với các nguy cơ (threats), các hoạt động đối
phó cho rủi ro cần tập trung vào phòng ngừa
nhiều hơn khắc phục. Nội dung của các hoạt
động đối phó với rủi ro bao gồm:
– Xác định các sự kiện kích hoạt các tiến trình đối phó
rủi ro.
– Xác định người giám sát các rủi ro và thực thi các
hoạt động đối phó rủi ro.
– Xác định nguồn lực cần thiết để thực thi các tiến
trình đối phó rủi ro.
– Thông báo cho các nơi liên quan về rủi ro.
20 trang
20321
Free
Bạn đang xem tài liệu "Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án - Quản lý rủi ro - Nguyễn Anh Hào", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_to_chuc_san_xuat_san_pham_da_phuong_tien_phan_3_qu.pdf
