Ứng dụng lập trình VBA trong bổ sung giáo trình tại trường Đại học Hải Phòng

ỨNG DỤNG LẬP TRÌNH VBA TRONG BỔ SUNG GIÁO TRÌNH

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

Nguyễn Thị Hoàng Yến, Phạm Nghĩa Luân,

Đỗ Trọng Quang

Trung tâm Thông tin Thư viện

Email: [email protected]

Ngày nhận bài: 05/8/2020

Ngày PB đánh giá: 24/9/2020

Ngày duyệt đăng: 01/10/2020

TÓM TẮT: Bổ sung giáo trình là một trong những công việc thường xuyên tại Trường Đại học Hải

Phòng. Việc bổ sung này phải đảm bảo đáp ứng đúng, đủ nhu cầu của bạn đọc, đồng thời phải phù hợp

với các chương trình đào tạo của Nhà trường. Quá trình thực hiện công việc bổ sung thường mất rất

nhiều thời gian do các công đoạn hiện nay hầu như đều phải thực hiện thủ công.

Bài báo này trình bày một đề xuất, sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA trong bổ sung giáo trình với mục

tiêu giảm thời gian thực hiện và nâng cao hiệu quả công việc.

Từ khóa: ngôn ngữ lập trình VBA; lập trình VBA trong Excel; bổ sung giáo trình.

APPLY VBA PROGRAMMING IN PURCHASING ADDITIONAL BOOKS AT

HAIPHONG UNIVERSITY

ABSTRACTS: The purchasing addition books is one of the regular jobs at Haiphong University. This

work must ensure to meet the reader’s needs, and training programs. The time of doing this work often

takes a lot because the steps of this work almost are done manually.

This paper presents a method for reducing the time and improving the eﬃciency of this process using

the VBA programming language.

Keywords: VBA programming language; VBA for Excel; Purchasing additional books.

1. GIỚI THIỆU

Trung tâm Thông tin - Thư viện,

điều 14, điểm 2, khoản a của Luật Thư

viện số 46/2019/QH14 ban hành ngày

21/11/2019 [2], đảm bảo điều kiện mở

ngành đào tạo và trách nhiệm đảm bảo chất

lượng giáo dục đại học được quy định tại

Điều 33, điểm 1, khoản c và Điều 50, điểm

4 của Luật Giáo dục đại học số 34/2018/

QH14 ban hành ngày 19/11/2018 [3].

Trường Đại học Hải Phòng được thành lập

theo Quyết định số 1336/QĐ-ĐHHP ngày

05/12/2016 của Hiệu trưởng Trường Đại

học Hải Phòng. Trong các nhiệm vụ được

giao, Trung tâm có nhiệm vụ “thường

xuyên bổ sung, phát triển, số hóa nguồn

tài liệu trong nước và nước ngoài” [1].

Vai trò của Thư viện và nguồn học

liệu trong hỗ trợ hoạt động đào tạo cũng

được thể hiện trong các Thông tư quy định

về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cơ sở

giáo dục và đánh giá chương trình đào

Nhiệm vụ được giao ở trên trên phù

hợp với nhiệm vụ phát triển tài nguyên

thông tin của Thư viện được quy định tại

TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021

75

tạo, cụ thể: Điều 13, thông tư số 04/2016/

TT-BGDĐT ban hành ngày 14/3/2016 [4];

Điều 10, thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT

ban hành ngày 19/5/2017 [5] và Công văn

số 1669/QLCL-KĐCLGD ban hành ngày

31/12/2019 [6].

chức năng quản lý thì đều có chức năng

giúp người dùng tìm kiếm, tra cứu tài liệu

có tại thư viện. Tuy nhiên, chức năng này

chỉ có thể tìm kiếm, tra cứu lần lượt từng

tài liệu một, người dùng không thể tìm

kiếm, tra cứu theo danh sách. Các phần

mềm quản lý thư viện hiện có trên thị

trường đều không có chức năng tìm kiếm,

đối chiếu với danh mục tài liệu được yêu

cầu từ chương trình đào tạo.

Như vậy, việc bổ sung giáo trình là

một trong những nhiệm vụ quan trọng,

không chỉ thực hiện theo chức năng,

nhiệm vụ được giao mà còn để đảm bảo

thực hiện đúng các quy định của Luật thư

viện, Luật giáo dục đại học và công tác

kiểm định, đánh giá chương trình đào tạo,

cơ sở giáo dục. Công tác bổ sung giáo

trình yêu cầu phải:

Vì vậy, bài báo này đề xuất giải pháp

ứng dụng lập trình VBA trong công tác bổ

sung giáo trình tại trường Đại học Hải Phòng.

Bài toán này được giải quyết góp phần:

a) Phù hợp, đúng yêu cầu của chương

trình đào tạo;

- Giảm số lượng thao tác thủ công,

từ đó giảm thời gian, nâng cao hiệu suất

công việc;

b) Số lượng đáp ứng được tối đa nhu

cầu của bạn đọc.

- Đảm bảo về chất lượng của các

yêu cầu từ công tác bổ sung, từ đó tối ưu

nguồn kinh phí được cấp, tránh bổ sung

lãng phí.

Để thực hiện được yêu cầu (a), cán

bộ thư viện phải đối chiếu từng cuốn giáo

trình dự kiến sẽ bổ sung với mục Tài liệu

tham khảo trong đề cương chi tiết của các

chương trình đào tạo. Để thực hiện được

yêu cầu (b), cán bộ thư viện phải kiểm

tra từng cuốn giáo trình để xác định được

giáo trình đã có tại thư viện chưa, số lượng

bao nhiêu (nếu có), mức độ lưu thông như

thế nào? Các thao tác để thực hiện hai yêu

cầu hầu hết là các thao tác được lặp đi

lặp lại, và được cán bộ thư viện thực hiện

bằng phương pháp thủ công. Vì vậy, để

chất lượng của công tác bổ sung giáo trình

được đảm bảo thì cần rất nhiều thời gian.

Bài báo này bố cục gồm bốn phần,

Phần I là giới thiệu bài toán cần giải quyết;

Phần II chúng tôi phân tích, đánh giá thực

trạng; Phần III sẽ trình bày chi tiết giải

pháp và Phần IV là Kết luận.

2.PHÂNTÍCH,ĐÁNHGIÁTHỰCTRẠNG

2.1. Thực trạng

Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thư

viện, Trường Đại học Hải Phòng đang sử

dụng phần mềm quản lý thư viện và thư

viện số Kipos để quản lý, thực hiện nghiệp

vụ và phục vụ bạn đọc. Quy trình bổ sung

tài liệu hiện nay gồm 3 giai đoạn như hình

1 và được mô tả như sau:

Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý

thư viện được ứng dụng trong các trường

Đại học như phần mềm Kipos (http://

hiendai.com.vn), Libol (http://tinhvan.

vn), Dspace (https://www.dspace.com),....

Trong đó, Trung tâm đang sử dụng phần

mềm quản lý thư viện và thư viện số Ki-

pos. Nhìn chung, các phần mềm này ngoài

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

76

Hình 1. Mô tả quy trình bổ sung tài liệu tại Trường Đại học Hải Phòng

Giai đoạn 1. Tổng hợp thông tin

vị hoặc cán bộ giảng viên, sinh viên sẽ lập

danh mục tài liệu theo biểu mẫu có sẵn

như hình 2. Danh mục này được xác nhận

bởi lãnh đạo đơn vị, sau đó bản cứng được

gửi về Trung tâm, đồng thời bản mềm

được gửi về email của Trung tâm để cán

bộ thư viện tổng hợp, kiểm tra và các thực

hiện các thủ tục để mua bổ sung.

Giai đoạn này sẽ tổng hợp các thông tin

cần thiết cho việc bổ sung, bao gồm: nhan

đề, tác giả, năm xuất bản và nhà xuất bản.

Thông tin này được tổng hợp từ các nguồn:

•

Đề nghị của Khoa/Viện/Phòng/Ban

Khoa/Viện/Phòng/Ban có nhu cầu

mua tài liệu phục vụ chuyên môn của đơn

Hình 2. Biểu mẫu đề nghị bổ sung tài liệu, giáo trình dành cho Khoa/Viện/Phòng/Ban

•

Chương trình đào tạo

đủ điều kiện phải thỏa mãn: (1) chưa có

trong thư viện; (2) đáp ứng đúng yêu cầu

của chương trình đào tạo. Giai đoạn này

gồm hai bước, cụ thể:

Trung tâm thường xuyên tổng hợp và

lập danh mục tài liệu, giáo trình cần mua

bổ sung từ mục tài liệu tham khảo trong

đề cương chi tiết học phần của các chương

trình đào tạo. Thông tin sau khi tổng hợp

được gửi cho Ban Giám đốc để nắm tình

hình, đồng thời cũng được chuyển cho bộ

phận bổ sung để thực hiện các bước kiểm

tra như trong giai đoạn 2.

Bước 1. Kiểm tra trùng lặp

Ở bước này, cán bộ thư viện sử dụng

giao diện tra cứu của phần mềm quản lý

thư viện Kipos như hình 3 để thực hiện tra

cứu, tìm kiếm từng tài liệu theo danh sách,

kiểm tra xem tài liệu đó đã có tại thư viện

hay chưa, tình trạng lưu thông và số lượng

như thế nào, đồng thời tổng hợp, ghi chú

lại các thông tin cần thiết như hình 4.

Giai đoạn 2. Kiểm tra

Giai đoạn này nhằm xác định tài liệu

nào đủ điều kiện để mua bổ sung. Tài liệu

TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021

77

Hình 3. Giao diện tra cứu tài liệu của phần mềm quản lý thư viện Kipos

Hình 4. Ví dụ về danh sách tình trạng của tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện

Bước 2. Kiểm tra tính phù hợp

công tác bổ sung giáo trình được trình bày

như Phần II.1. Trong quy trình này, chỉ

Giai đoạn 2 là có sử dụng phần mềm quản

lý thư viện Kipos. Tuy nhiên:

Để xác định danh mục tài liệu đã kiểm

tra trùng lặp ở bước 1 có đảm bảo đáp ứng

đúng yêu cầu của chương trình đào tạo

không (đối với giáo trình). Bước này chỉ

thực hiện đối với nguồn tài liệu theo đề

nghị từ của Khoa/Viện/Phòng/Ban. Cán

bộ thư viện phải kiểm tra lần lượt từng tên

sách xem có trong mục tài liệu tham khảo

của đề cương chi tiết học phần hay không.

Tài liệu đáp ứng đúng yêu cầu của chương

trình đào tạo nếu tên sách có trong mục tài

liệu tham khảo và ngược lại.

- Tại Bước 1 (Kiểm tra trùng lặp),

phần mềm quản lý thư viện Kipos chỉ hỗ

trợ người dùng tra cứu từng cuốn sách một,

không hỗ trợ tra cứu theo lô. Vì thế, nếu

danh mục giáo trình dự kiến bổ sung có số

lượng lớn thì cán bộ thư viện sẽ cần nhiều

thời gian để tra cứu, xác định tình trạng

trong thư viện của lần lượt từng cuốn sách.

- Tại Bước 2 (Kiểm tra tính phù

hợp), phần mềm quản lý thư viện Kipos

không có chức năng để xác định một cuốn

sách có thuộc danh mục tài liệu yêu cầu

của chương trình đào tạo hay không. Vì

vậy, bước này phải thực hiện hoàn toàn

thủ công và cần rất nhiều thời gian.

Giai đoạn 3. Lập danh mục

Giai đoạn này, danh mục tài liệu và

các thông tin về tình trạng tài liệu dự kiến

bổ sung được Ban Giám đốc của Trung tâm

xem xét dựa vào lĩnh vực đào tạo, số lượng

bản, nhu cầu thực tế để tham mưu, đề nghị

nhà Trường cho phép mua bổ sung.

Như vậy, với quy trình nghiệp vụ

hiện tại thì các yêu cầu của công tác bổ

sung sẽ được đảm bảo, giúp sử dụng tối

2.2. Đánh giá

Quy trình nghiệp vụ để thực hiện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

78

ưu nguồn kinh phí được cấp. Nhưng khối

lượng công việc mà cán bộ thư viện cần để

thực hiện là rất lớn và phức tạp.

có sự cố không thể khắc phục được ngay,

đảm bảo hoạt động lưu thông, phục vụ bạn

đọc không bị gián đoạn. Các ứng dụng

được cài đặt trên máy chủ này giống như

máy chủ 01.

3. GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT

3.1. Giải pháp

Về dữ liệu, máy chủ 01 và máy chủ

02 được kết nối trong cùng một mạng

LAN và dữ liệu được đồng bộ một chiều

theo hướng từ máy chủ 01 sang máy chủ

02, sử dụng tính năng Replication của

SQL Server, tính năng này cho phép cơ

sở dữ liệu từ máy chủ 01 luôn luôn được

đồng bộ một chiều sang máy chủ 02 mỗi

khi có bất cứ thay đổi nào.

Do toàn bộ công việc liên quan tới quá

trình bổ sung tài liệu hiện đều được thực hiện

thủ công. Vì vậy, việc tin hóa quy trình, ứng

dụng công nghệ thông tin để xử lý công

việc là cần thiết, đặc biệt những công việc

mất nhiều thời gian để thực hiện, có nhiều

thao tác thủ công phải lặp đi lặp lại. Hiện

tại, giai đoạn 2 là giai đoạn mất nhiều

công sức và thời gian nhất. Trong phạm vi

bài báo này, chúng tôi đề xuất tin học hóa

bước 1 trong giai đoạn 2 của quy trình.

Với kiến trúc hệ thống như trên,

chúng tôi đề xuất phương án kết nối dữ

liệu như hình 5 và trình tự thực hiện các

công việc như hình 6.

Chúng tôi đề xuất sử dụng ngôn

ngữ lập trình Visual Basic for Applica-

tion (VBA) trong Microsoft Excel để xây

dựng ứng dụng hỗ trợ cán bộ làm công tác

bổ sung tài liệu trong việc tra cứu, kiểm

tra trùng lặp tài liệu, ứng dụng chạy trực

tiếp trên nền tảng Microsoft Excel, dữ liệu

được kết nối và đồng bộ với cơ sở dữ liệu

của phần mềm quản lý thư viện và thư

viện số Kipos.

Hình 5. Mô tả kiến trúc mạng của phần mềm

quản lý thư viện và thư viện số KIPOS

Hiện tại, phần mềm quản lý thư viện

và thư viện số Kipos hoạt động sử dụng

hai máy chủ có cấu hình giống nhau, mỗi

máy chủ đảm nhiệm một vai trò, cụ thể:

Mô tả:

Hình 5 mô tả đề xuất kết nối dữ liệu

giữa ứng dụng với hệ cơ sở dữ liệu của

phần mềm quản lý thư viện và thư viện số

Kipos, hoạt động như sau:

•

Máy chủ 01: đóng vai trò là máy

chủ web, được cài đặt các ứng dụng Inter-

net Information Services (IIS), hệ quản trị

cơ sở dữ liệu SQL Server và một số ứng

dụng khác phục vụ sao lưu tại chỗ và bảo

mật dữ liệu. Máy chủ này đảm bảo phần

mềm quản lý thư viện và thư viện số Ki-

pos hoạt động ổn định và an toàn.

- Người dùng tra cứu, tìm kiếm

thông tin hoặc thực hiện các thao tác

nghiệp vụ (lưu thông, biên mục tài liệu,…)

thông qua các máy Client, các máy Client

truy vấn trực tiếp tới cơ sở dữ liệu trên

máy chủ 01 để trả về kết quả. Mỗi thay đổi

của cơ sở dữ liệu được đồng bộ sang máy

chủ 02 theo thời gian thực.

•

Máy chủ 02: đóng vai trò là máy

chủ sao lưu, đồng thời là máy chủ dự

phòng cho máy chủ 01 trong trường hợp

TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021

79

- Ứng dụng phát hiện trùng lặp

được cài đặt trên các máy Client của

người dùng và dữ liệu được cập nhật

từ cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý

thư viện và thư viện số Kipos trên máy

chủ 02.

hoạt động trong mạng LAN để truy vấn

thông tin nên dữ liệu của phần mềm Kipos

đảm bảo an toàn.

- Thích ứng với kiến trúc mạng hiện

tại của phần mềm Kipos mà không phải

thay đổi hoặc thiết lập lại kiến trúc mạng.

Đề xuất kết nối dữ liệu như trên đảm bảo:

- Ứng dụng vẫn đảm bảo việc kiểm

tra được so khớp với nguồn cơ sở dữ liệu

mới nhất.

- Ứng dụng phát hiện trùng lặp kết

nối tới máy chủ sao lưu, dự phòng và chỉ

Hình 6. Quy trình thực hiện công việc bổ sung tài liệu

3.2. Kết quả triển khai

Hình 6 mô tả trình tự công việc trong

quy trình bổ sung, ứng dụng kiểm tra trùng

lặp thuộc bước 4 của quy trình. Để ứng

dụng cho kết quả chính xác thì cán bộ thư

viện cần thực hiện tiền xử lý dữ liệu đối

với danh sách tài liệu cần bổ sung và thực

hiện cập nhật dữ liệu mới nhất về thông tin

tài liệu từ máy chủ 02.

Từ thực trạng của công việc bổ sung

giáo trình tại Trường Đại học Hải Phòng,

chúng tôi đã đề xuất giải pháp được trình

bày trong Phần III.1. Chúng tôi đã xây

dựng thành công ứng dụng kiểm tra trùng

lặp tài liệu. Một số giao diện chức năng

của ứng dụng như hình 7.

Hình 7. Các chức năng của ứng dụng kiểm tra trùng lặp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

80

Hình 8. Giao diện chức năng tìm kiếm cơ bản

Hình 9. Giao diện chức năng tìm kiếm nâng cao

Ứng dụng gồm các nhóm chức năng

Ứng dụng được thử nghiệm tại Trung

tâm, trong thời gian này, chúng tôi đã thực

hiện các công việc:

chính là cơ sở dữ liệu, tìm kiếm cơ bản

và tìm kiếm nâng cao và hướng dẫn

người dùng:

- Thống kê, đánh giá mức độ đáp

ứng của tài liệu tại thư viện đối với chương

trình đào tạo của năm ngành trọng điểm,

phục vụ kế hoạch tự đánh giá chương trình

đào tạo của Nhà trường;

- Nhóm chức năng cơ sở dữ liệu: gồm

chức năng thiết lập chuỗi kết nối tới cơ sở

dữ liệu trong lần hoạt động đầu tiên của ứng

dụng; và chức năng cập nhật dữ liệu mới

nhất về thông tin tài liệu từ máy chủ.

- Kiểm tra, đánh giá tình trạng của

danh mục tài liệu dự kiến bổ sung theo

đề nghị từ các Khoa/Viện, tình trạng này

bao gồm trạng thái tài liệu trong thư viện

và trạng thái đối với yêu cầu của chương

trình đào tạo;

- Nhóm chức năng tìm kiếm cơ bản:

hỗ trợ người dùng tìm kiếm tuần tự từng

tài liệu tương tự như chức năng tra cứu

của phần mềm KIPOS. Giao diện chức

năng như hình 8.

- Nhóm chức năng tìm kiếm nâng

cao: cung cấp các chức năng cần thiết hỗ

trợ người dùng tìm kiếm, tra cứu tài liệu

theo danh sách. Giao diện chức năng như

hình 9.

- Kiểm tra, đánh giá trạng thái tài

liệu theo yêu cầu của chương trình đào tạo

năm ngành trọng điểm so với tài liệu có

tại thư viện, từ đó chủ động xây dựng kế

hoạch bổ sung giáo trình, phục vụ bạn đọc.

TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021

81

Kết quả từ thực tế cho thấy, khi thực

hiện kiểm tra, xác định tình trạng cho

danh sách giáo trình dự kiến bổ sung gồm

khoảng 100 tên sách theo đơn đề nghị từ

các Khoa/Viện. Với quy trình hiện tại,

tổng thời gian khi thực hiện Bước 1 (kiểm

tra trùng lặp) và Bước 2 (kiểm tra tính

phù hợp) hết khoảng một ngày làm việc

(8 giờ), nhưng khi sử dụng ứng dụng của

chúng tôi thì tổng thời gian cần để thực

hiện hết khoảng 1,5 giờ, trong đó thời gian

tiền xử lý dữ liệu, chuẩn hóa danh sách

hết khoảng 1 giờ 15 phút, còn tổng thời

gian thực hiện Bước 1 và Bước 2 chỉ hết

khoảng 15 phút, các lần chạy khác nhau

trên cùng một danh sách đều cho kết quả

đồng nhất.

đã góp phần: (1) nâng cao hiệu suất, giảm

thời gian thực hiện các công việc thủ công

có tính chất lặp đi lặp lại; (2) tối ưu nguồn

kinh phí được cấp cho bổ sung giáo trình,

hạn chế tối đa việc bổ sung những tài liệu

đã có; (3) hỗ trợ các công tác thống kê

nhanh chóng, kịp thời.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Trường Đại học Hải Phòng (2018), Quy

định chức năng nhiệm vụ, ban hành ngày tháng 3

năm 2018.

2. Luật Thư viện số 46/2019/QH14, ban hành

ngày 21 tháng 11 năm 2019.

3. Luật Giáo dục đại học số 34/2018/QH14,

ban hành ngày 19 tháng 11 năm 2018.

4. Bộ Giáo dục và đào tạo (2016), Thông tư

số 04/2016/TT-BGDĐT về Quy định về tiêu chuẩn

đánh giá chất lượng chương trình đào tạo các

trình độ của giáo dục đại học, ban hành ngày 14

tháng 3 năm 2016.

4. KẾT LUẬN

Trong bài báo này, chúng tôi đã trình

bày một giải pháp hỗ trợ công tác bổ sung

giáo trình, giảm thời gian thực hiện, nâng

cao hiệu quả công việc nhưng vẫn đảm

bảo được các yêu cầu của công tác bổ

sung. Chúng tôi đã sử dụng ngôn ngữ lập

trình VBA trong Microsoft Excel để xây

dựng ứng dụng. Ứng dụng đã được thực

nghiệm, ứng dụng tại Trung tâm Thông tin

- Thư viện, Trường Đại học Hải Phòng.

Việc xây dựng thành công ứng dụng này

5. Bộ Giáo dục và đào tạo (2017), Thông tư

số 12/2017/TT-BGDĐT về Quy định về kiểm định

chất lượng cơ sở giáo dục đại học, ban hành ngày

19 tháng 5 năm 2017.

6. Bộ Giáo dục và đào tạo (2019), Công văn số

1669/QLCL-KĐCLGD về hướng dẫn đánh giá chất

lượng chương trình đào tạo các trình độ của giáo

dục đại học, ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2019.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

82